Zotero plugin for word

The word processor plugins are bundled with Zotero and should be installed automatically for each supported word processor on your computer when you first start Zotero.

You can reinstall the plugins later from the Cite → Word Processor Plugins pane of the Zotero preferences. If you’re having trouble, see Manually Installing the Zotero Word Processor Plugin or Word Processor Plugin Troubleshooting.

If you previously installed the Firefox versions of the word processor plugins into Zotero 5.0 or Zotero Standalone 4.0, you should uninstall them from Tools → Add-ons.

Manually Installing the Zotero Word Processor Plugin

Word for Windows

Word for Mac 2016 and 2019

Word for Mac 2011

LibreOffice

Locating your Word Startup folder

Note: On non-English systems or in certain custom setups, these locations may be different.

Word 2007 or later for Windows

Word 2016 and 2019 for Mac

Word 2011 for Mac

Для чего нужен Zotero?

Zotero — это бесплатная программа с открытым исходным кодом, которая помогает систематизированно хранить библиографические описания текстов и, при желании, их полные версии. Помимо этого, с помощью Zotero вы сможете тратить меньше времени на оформление ссылок и списка литературы по нужным стандартам.

Zotero — не единственная программа, решающая эти задачи; существует ещё, как минимум, два значимых аналога: Mendeley и Citavi. У каждой из них есть свои уникальные функциональные особенности, но среди примечательных функций Zotero — интеграция с веб-браузером и Google Docs.

Как пользоваться этой инструкцией

Для удобства навигации элементы содержания инструкции интерактивны. Все описываемые компоненты программы, которые вынесены на картинки, выделены бордовыми прямоугольниками. В инструкции описаны только самые необходимые функции, поэтому если вы освоили базовый уровень и хотите больше узнать о возможностях Zotero, напишите нам на Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

Содержание

Установка и регистрация
Установка программы
Установка плагина
Регистрация
Синхронизация
Загрузка данных в Zotero
Загрузка файлов с помощью плагина Zotero
Загрузка файлов с компьютера
Плагин для MS Word
Как можно систематизировать данные в Zotero?
Создание папок
Присвоение собственных ключевых слов (тегов)
Возможности поиска в Zotero

Установка и регистрация

Установка программы

Для установки программы необходимо зайти на официальный сайт Zotero — www.zotero.org — и нажать на красную кнопку «Download».

Рис. 1. Главная страница с красной кнопкой «Download»

После этого вы окажетесь на странице, где будут два раздела для скачивания. Скачивайте версию программы, которая подходит для вашей операционной системы. Zotero адаптирован для Windows 7 и выше, MacOS и Linux.

Рис. 2. Страница загрузки Zotero (в верхней бордовой рамке синяя кнопка для скачивания версии для Windows, в нижней бордовой рамке — ссылки на скачивание программы для MacOS и Linux)

После загрузки нажмите на иконку с этим файлом на панели загрузок в вашем браузере или найдите установочный файл в папке с загрузками на вашем компьютере и запустите его. Вам нужна установка по умолчанию, поэтому выберите пункт «Standard» и нажмите кнопку «Next».

Установка плагина

На той же странице вам нужно скачать плагин Zotero Connector. Плагин для браузера — одно из главных преимуществ Zotero, потому что он упрощает сохранение библиографических данных и полных текстов. С помощью плагина доступные данные загружаются в Zotero прямо из браузера, и их не нужно скачивать на компьютер. Вы можете установить плагин в Firefox, Google Chrome и Safari. Для Internet Explorer и Microsoft Edge плагина не предусмотрено.

На сайте предлагается плагин для того браузера, в котором вы открываете страницу. Если вам нужно установить плагин в другой браузер, то вы можете открыть страницу загрузок в нем или нажать на название нужного браузера под синей кнопкой «Install…». После установки в правом углу браузера появится значок Zotero, который меняет вид в зависимости от того, какой контент видит Zotero: веб-страницу, статью, набор статей, книгу (или её фрагмент), диссертацию, статью в газете или энциклопедии.

Рис. 3. Страница загрузки плагина для браузера в Google Chrome (синяя кнопка в верхней бордовой рамке); чтобы загрузить плагин для других браузеров, нажмите ссылку из нижней бордовой рамки)

Регистрация

На сайте есть возможность зарегистрироваться, но в целом для работы с программой делать это необязательно. Регистрация может понадобиться вам для того, чтобы синхронизировать данные с другими устройствами. Zotero хранит все данные на компьютере, где установлена программа, поэтому если с компьютером что-то случится, а синхронизация у вас отключена, ваши данные могут не сохраниться. Zotero предлагает бесплатно онлайн-хранилище на 300 Мб. Лучше всего хранить библиографические описания в облаке Zotero, но полные тексты с ним не синхронизировать, иначе доступный объём при активном использовании быстро исчерпается и придётся платить за хранилище или перестать пользоваться синхронизацией.

Для того чтобы зарегистрироваться, вам нужно перейти по ссылке «Register» в правом верхнем углу страницы. На странице регистрации заполните все необходимые поля. После этого вам на почту придёт письмо с ссылкой для подтверждения учётной записи. Нажмите на ссылку в письме — после этого вы сможете пользоваться своим аккаунтом Zotero и синхронизировать свои данные.

Рис. 4. Кнопка «Register» для регистрации (в правом верхнем углу)

Синхронизация

Для того, чтобы войти в свой аккаунт, вам нужно открыть программу на компьютере, на верхней панели меню выбрать пункт Правка → Настройки → Синхронизация. Там будет поле для ввода логина-пароля, куда вы можете ввести ваши данные.

Рис. 5. Поле для ввода логина-пароля во вкладке Правка → Настройки → Синхронизация (в верхнем меню)

После ввода логина-пароля появятся настройки синхронизации, где можно уточнить, что нужно переносить в облачное хранилище Zotero, а что синхронизировать с другим хранилищем. Для того, чтобы настроить синхронизацию с другим облачным хранилищем, в строке «Синхронизировать файлы приложений в Моей Библиотеке, используя» нужно выбрать WebDAV. Появятся поля для заполнения, введите в них информацию о вашем хранилище, после этого нажмите «проверить сервер» — если все введено корректно, то синхронизация будет настроена. Один из самых удобных серверов для хранения — Яндекс.Диск. Впишите в строку URL — адрес — https://webdav.yandex.ru/ и свои логин и пароль от почты на Яндексе. По ссылке https://webdav.yandex.ru/ вы можете прочитать инструкцию по настройке синхронизации с Яндекс. Диском.

Рис. 6. Кнопка для включения протокола WebDAV для синхронизации с внешним хранилищем (верхний бордовый прямоугольник) и поле для ввода адреса внешнего хранилища (нижний бордовый прямоугольник)

Загрузка данных в Zotero

В Zotero можно загружать несколько категорий данных: библиографические описания, полные тексты, веб-страницы и другие типы файлов.

Загрузка файлов с помощью плагина Zotero

Главный плюс Zotero в том, что плагин в браузере автоматически считывает и сохраняет данные с веб-страницы. Для того, чтобы загрузить нужный материал в Zotero зайдите на сайт любой базы публикаций, например JSTOR, и введите интересующий вас запрос. Когда загрузится поисковая выдача по вашему запросу, значок плагина Zotero на странице с результатами поиска будет выглядеть как папка. Если вы нажмете на неё, то на экране появится окно, где будет список найденных статей — выбирайте нужные вам, и в Zotero сохранятся их библиографические описания или полные тексты, если они доступны.

Обратите внимание, что Zotero формирует список только для одной страницы выдачи, при переходе на следующую страницу с результатами поиска он соответственно меняется. Запись появится в основной папке «Моя Библиотека» или в папке, которую вы создали.

Рис. 7. Кнопка в виде папки для сохранения нескольких документов в Zotero (в правом верхнем углу) и поле для выбора текстов, которые нужно сохранить

Рис. 8. Окно состояния загрузки файлов в Zotero (красный крест означает, что не доступны полные тексты и загрузятся только их библиографические описания)

Если вас интересует информация о конкретном тексте, то, перейдите на его страницу и нажмите на иконку Zotero в виде страницы текста — документ с библиографическим описанием появится в программе Zotero. Как и в случае с добавлением нескольких файлов, появление красного креста в окне загрузки означает, что недоступен полный текст и загрузится только библиографическое описание.

Рис. 9. Кнопка в виде документа (в правом верхнем углу) и окно загрузки данных одной статьи в Zotero

Zotero может сохранять материалы с веб-страниц, в том числе видео- и аудиоматериалы. Это может быть полезно тем, кто много работает с интернет-источниками и нуждается в их удобном хранении. Для того, чтобы сохранить информацию с сайта, нажмите на значок Zotero в виде веб-страницы. Программа сохранит страницу, так что вы сможете просматривать её, даже если она исчезнет с сайта.

Рис. 10. Кнопка в виде веб-страницы (в правом верхнем углу) и окно сохранения страницы

Zotero обычно сохраняет следующие категории данных о веб-страницах: тип документа, название страницы, URL-адрес, дату доступа, дату добавления и изменения в Zotero. Это сохраняет достаточно много времени, поскольку вы не тратите усилия для того, чтобы вспомнить детали своего поиска. Плюс вы можете хранить всю разнородную информацию с помощью одной программы.

Рис. 11. Окно с описанием веб-страницы (справа) и кнопка для открытия сохраненной страницы (в основном окне)

Загрузка файлов с компьютера

Помимо этого, вы можете загружать данные в Zotero с компьютера. Существуют стандартизированные форматы хранения библиографической информации, которые позволяют программам вроде Zotero считывать эти данные и автоматически распределять по нужным полям (автор, название, год публикации и т.д.). Оптимальный вариант — скачивать эти данные в формате RIS (файлы с расширением .ris), потому что обычно там хранятся наиболее полные библиографические описания текстов. В большинстве баз публикаций (например, JSTOR или SpringerLink) существует возможность сохранять библиографические описания в таком формате, обычно на странице статьи есть кнопка со словом «cite», то есть «процитировать».

Чтобы добавить в Zotero описание, сохранённое в файле формата RIS, нажмите вкладку Файл→ Импорт → Файл (BibTex, RIS, Zotero PDF, etc.), затем выберите нужный файл и нажмите «Next». Файл с подробным библиографическим описанием будет сохранен в Zotero. На всякий случай проверьте корректность данных, иногда файлы с описаниями заполнены с ошибками или пропусками, но их всегда можно исправить вручную.

Чтобы исправить данные, нажмите на строку с нужным текстом — после этого справа появится панель со всей доступной информацией о документе. Наведите курсор в область рядом с названием нужного поля — там появится синий прямоугольник, нажмите на него, чтобы открылся режим редактирования, внесите правки, после чего нажмите на любую область вне этого поля, чтобы выйти из режима редактирования.

Рис. 12. Поле с описанием документа (справа)

В Zotero можно загружать и хранить полные тексты документов, для этого нужно просто перетащить файл из папки, в которой он хранится на компьютере, в основное окно программы или сохранить его с веб-страницы, как было указано в предыдущем подразделе инструкции. В некоторых случаях Zotero автоматически распознает, какой текст вы загрузили, тогда его библиографическое описание появится в основном окне в строке с этим документом. Если этого не произошло, вы можете отредактировать данные самостоятельно.

Плагин для MS Word

Плагин Zotero для MS Word (или LibreOffice) позволяет быстро ссылаться на тексты, описания которых вы загрузили в Zotero, и создавать списки библиографии внутри MS Word. Важно! Для того, чтобы Zotero работал в MS Word или LibreOffice, программа Zotero должна быть открыта. После установки Zotero на верхней панели инструментов MS Word должна появиться отдельная вкладка Zotero. В ней находятся кнопки для автоматического цитирования текстов и составления списков библиографии на основе вашей библиотеки в Zotero.

Рис. 13. РПлагин Zotero в MS Word на панели инструментов

Иногда вкладка Zotero не появляется в текстовом редакторе автоматически после установки самой программы Zotero, тогда нужно вернуться в Zotero, через верхнюю панель меню зайти в раздел Правка → Настройки → Цитирование и нажать «Переустановка дополнения Microsoft Word» или «Переустановка дополнения LibreOffice» в зависимости от того, каким текстовым редактором вы пользуетесь.

Рис. 14. Вкладка Правка → Настройки → Цитирование с кнопками для установки плагина в текстовые редакторы

После того, как плагин был установлен и вкладка Zotero появилась в текстовом редакторе, нужно нажать на неё. Для начала выберите, по какому стандарту будет настроено цитирование. Zotero позволяет настраивать цитирование в соответствии со многими существующими требованиями. В поле «Document Preferences» выберите нужный вам стандарт цитирования, например, установленный журналом, для которого вы готовите текст. Если в предложенном базовом списке не оказалось того стандарта, который вам нужен, нажмите на «Управление стилями». После этого автоматически откроется Zotero с окном поиска стандартов. Затем нужно нажать «Загрузить дополнительные стили» — откроется окно с поиском, где вы можете найти то, что вам нужно и добавить выбранное. Если вы хотите установить ГОСТ, наберите GOST латинскими буквами.

Рис. 15. Поле для поиска новых стилей в Zotero

Zotero стандартно предлагает только один вариант ГОСТа (GOST Russian), когда при цитировании в скобках указывается автор и год публикации. Есть еще, как минимум, два стандарта GOST, поэтому будьте внимательны при скачивании.
GOST (numeric) — при цитировании в скобках указывается номер цитируемого текста в библиографическом списке, в котором тексты указаны в порядке появления в вашей работе;
GOST(sorted alphabetically, Russian) — при цитировании в скобках указывается номер цитируемого текста в библиографическом списке, в котором тексты указаны в алфавитном порядке.

Несмотря на то, что база данных Zotero со стандартами цитирования обновляется регулярно, лучше перепроверять оформление, предложенное Zotero, — для этого внимательно прочтите последние требования на сайте журнала или в методических рекомендациях диссертационного совета и сравните форматирование своего документа с ними.

После того, как нужный стандарт установлен, вы можете добавлять правильно оформленные ссылки на документы, которые вы загрузили в Zotero, с помощью одной кнопки в MS Word — «Add Citation».

Как можно систематизировать данные в Zotero?

Плагин для MS Word

Если вы собираете тексты для нескольких разных задач или по нескольким разным обособленным темам, вы можете рассортировать их по папкам. Чтобы создать папку, правой кнопкой мыши нажмите на строку «Моя библиотека» на левой панели меню, а затем — «Новая подборка». При нажатии на кнопку появится строка, в которую нужно ввести название папки, после чего нажать Enter.

Рис. 16. Расположение кнопок «Моя библиотека» и «Новая подборка» на левой панели меню

Если вы хотите создать еще одну самостоятельную папку, повторите те же действия. Если вы хотите создать подпапку, переместите одну из папок в другую с помощью курсора. Чтобы добавить документ в папку, найдите строку с документом, который вы хотите добавить в папку, и перетащите эту строку в нужную папку на левой панели.

Присвоение собственных ключевых слов (тегов)

В Zotero сохранение ключевых слов работает недостаточно хорошо. Обычно авторские ключевые слова он считывает автоматически при добавлении документа в формате RIS или при скачивании с SpringerLink и Web of Science. Несмотря на то, что авторы сами присваивают статьям ключевые слова, они не всегда очевидно отражают содержание статьи или не включают категории, которые кажутся важными именно вам, поэтому вы можете размечать свою коллекцию самостоятельно, чтобы потом легко находить то, что вам нужно.

Ключевые слова, которые присвоил автор, отображаются во вкладке «Тэги» на панели справа. Они подгружаются не всегда, в случае, если вы знаете, какие ключевые слова указывал автор, и вам важно их сохранить, впишите их самостоятельно или вы можете присвоить собственные ключевые слова. Авторские ключевые слова выделяются желтым ярлыком, те, которые вписали вы — голубым.

Рис. 17. Расположение вкладки «Тэги» на панели с описанием документа (справа)

Возможности поиска в Zotero

Когда исследователь пользуется Zotero длительное время и загружает туда информацию о большом количестве текстов, ему нужна навигация по документам. Для этого предусмотрен поиск по нескольким параметрам: автор, заглавие, год публикации, тэги. Если не выбирать параметр поиска, Zotero будет искать по всем полям описания документа.

Рис. 18. Расположение поисковой строки для простого поиска (в правом верхнем углу)

Вы можете пользоваться функциями расширенного поиска для этого нажмите на значок лупы в верхней части панели меню, которая находится над списком текстов. Когда у вас будет достаточное количество материалов, вам будет удобнее пользоваться расширенным поиском.

Рис. 19. Расположение кнопки для открытия расширенного поиска (на верхней панели меню) и непосредственно поле расширенного поиска

Все ключевые слова в вашей библиотеке или подборке отображаются в левом нижнем углу, здесь вы также можете искать материалы по ключевым словам. Будьте внимательны при поиске, поскольку в этой рамке авторские ключевые слова и те, которые вы вписали самостоятельно, не различаются.

Рис. 20. Расположение всех ключевых слов в библиотеке или отдельной подборке и поле поиска по ним (в левом нижнем углу)

Если у вас остались вопросы, пишите нам на

Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

.

Анастасия Маслова,
сотрудник отдела поддержки исследований
Научная библиотека РАНХиГС

Zotero Word for Windows Integration

This is a Firefox add-on that consists of a library written in C++ that communicates with Microsoft Word out of process using OLE Automation, a js-ctypes wrapper for said library, and a template that is installed into Microsoft Word to communicate with Zotero.

C++ Library Build Requirements

• Visual Studio (currently 2017)
• Windows XP C++ libraries (install in VS by right-clicking the project and selecting «Install Missing Features»)
• Microsoft Office (previously build with 2010, but newer versions should work)

To Build the C++ Library

• Open build/zoteroWinWordIntegration/zoteroWinWordIntegration.sln
• Change imports.h to point to the appropriate files (may be in different places with newer Office)
• Set to Release configuration in the dropdown in the toolbar
• Set to Win32 target in dropdown to the right of Release dropdown
• Build->Build Solution
• Set to x64 target in dropdown
• Build->Build Solution

Template Build Requirements

• Templates should be built with the oldest version of Word to be supported. Otherwise older versions of Word may fail to function properly. This is currently:
  • Word 2007 (for the ribbonized dotm template)
  • Word 2003 (for the old dot template)

To Modify/Build the Templates

• Open the template from inside Microsoft Word
• Go to View->Macros->View Macros (Ribbonized Word) or Tools->Macros->View Macros (Word 2003) and click «Edit» for one of the Zotero macros
• Edit/replace code as desired
• Go to Debug->Compile Project to ensure there are no code errors
• Run build/template/unpack_templates.sh

Development Starter’s Guide

Start by opening the dotm/dot template in Word. Word templates have support for custom macros
and adding UI elements to call the macros, which is how the extension is implemented on Word.
RibbonUI can be edited by extracting the dotm file or using the Custom UI editor.
To edit the .dot template UI Word for Windows 2003 is needed.
In VBA macro code you will find that SendMessage
protocol is used to issue commands to Zotero process from Word. These commands are received in zotero-service.js
where they are passed to integration.js.

Zotero talks to Word via js-ctype bindings
to a C++ OLE Automation based library.
To generate new interfaces for Word interop communications you should use the Add New Class wizard in
Visual Studio and select ‘MFC Class from Typelib’. The interop API docs can be found in the MSDN.
The plugin should technically work with Word versions starting with 2003, but we have stopped supporting everything below Word 2010
due to impossible to fix bugs cropping up as time goes on and Microsoft drops compatibility themselves.
Some API calls are on a deprecation path, so we may be inevitably be forced to move
away or split the library into multiple DLLs.

In this guide, I will demonstrate how you can use the reference manager Zotero to swiftly add citations and a bibliography into a Microsoft Word document.

Zotero is a free, open-source reference manager that integrates within your web browser to store all your references and it also works with Microsoft Word very well. The simplicity of Zotero makes it my number one choice as a reference manager.

Things to do beforehand

1. You need to download and install Zotero. For the purpose of this guide, I will be using the Zotero Standalone program with the Zotero Connector Firefox Add-on.

To download the Zotero Standalone program, follow this link and click on the download button for the standalone program. Install the program using the recommended settings.

To download the Zotero Connector Firefox Add-on, follow this link and click the download button. Install the Add-on to your Firefox browser and enable it. You may need to restart your browser for the install to take effect. You can also download the extension for Google Chrome by clicking here.

2. You need to ensure that the Microsoft Word add-in is installed through the Zotero Standalone program. This will allow the Zotero programme to work within Word. To do this, open up the Zotero Standalone program and click on ‘Edit > Preferences‘. Within the preferences window, go to the ‘Cite‘ tab and then click on the ‘Word Processors‘ sub-tab. There should now be an option to install the add-in.

Click on this button. Once finished, click the ‘OK‘ button.

3. Ensure you have some references within your Zotero program. If you don’t know how to add references to the Zotero program I will be doing a guide on how to do this in the near future.

Now you are ready to go and add citations into a Word document. Here is how you can do this.

1. Open up Microsoft Word and either create a new document or open an existing one. Also, open up the Zotero Standalone program.
2. Click on the document where you want to insert the citation.
3. At the top of the Word document, you should see a ribbon called ‘Add-ins‘ and/or ‘Zotero‘. Click on either of these.
   • If going through the ‘Add-ins‘ ribbon, click on the far-left button called ‘Zotero Bibliographic Management: Zotero Insert Citation‘.
   • If going through the ‘Zotero‘ ribbon, click on the far-left button called ‘Add/Edit Citation‘.

4. If this is the first citation inserted into the document, the ‘Document Preferences‘ window will now open. This is where you select the citation style. For this example, I will use the ‘American Psychological Association 6th edition‘ style.

Select the style you want and click the ‘OK’ button.

5. The ‘Quick Format Citation‘ bar should now open. This is a floating, red bar from the Zotero Standalone program.

Within this search bar, type in the author name or publication you want to cite. The bar will then return the closest matches in real time. When you see the reference you want to cite, click on it and it will be added to the bar. To add multiple citations, just repeat the process by searching and clicking on the required reference. When you are happy, hit the enter button.

Alternative view: If you prefer to use the ‘Zotero Classic View‘ to insert citations, click the small down-arrow next to the Zotero logo in the Quick Format Citation bar and select ‘Classic View‘.

This will open another window where you can scroll through your saved citations within Zotero and select the reference(s) you want to cite. Once you are happy with it, click the ‘OK‘ button to insert the citation.

6. If you ever want to edit or add more citations, go to the ‘Add-ins‘ or ‘Zotero‘ ribbon at the top of Microsoft Word, and click the ‘Zotero Bibliographic Management: Zotero Edit Citation’ or ‘Add/Edit Citation‘ button respectively.

How to insert a bibliography (reference list) in Word using Zotero

Inserting the bibliography (reference list) by using Zotero is as simple as clicking one button. Obviously, for this to work you need to have a document where Zotero citations are present. Then follow these simples steps.

1. Click on the Word document where you want the bibliography to be inserted.
2. At the top of the Word document, you should see a ribbon called ‘Add-ins‘ and/or ‘Zotero‘. Click on either of these.
   • If going through the ‘Add-ins‘ ribbon, click on the button called ‘Zotero Bibliographic Management: Zotero Insert Bibliography‘.
   • If going through the ‘Zotero‘ ribbon, click on the button called ‘Add/Edit Bibliography‘.

The bibliography will now be inserted.

Note that sometimes the bibliography is not always updated if you delete some Zotero citations in the text. To update this, click the ‘Refresh‘ button in the Word ribbon panels to update the bibliography.

How to remove Zotero field codes in Word

Another useful thing you can do is to remove the field codes within the Word document. This will then turn all of the citations and bibliography text into standard text. Therefore, you will no longer be able to edit the citations or bibliography. This is useful to do before sending a manuscript off to a journal, for example. However, ensure you save the copy with the field codes still in place to allow for editing in the future.

To remove Zotero field codes in Word, find the appropriate link in the Word ribbon bar.

• If going through the ‘Add-ins‘ ribbon, click on the button called ‘Zotero Bibliographic Management: Zotero Remove Codes‘.
• If going through the ‘Zotero‘ ribbon, click on the button called ‘Unlink Citations‘.

Zotero version used: 5.0.34
Microsoft Word version used: 2016