Журналы регистрации приказов в excel

Загрузка документа
«Журнал регистрации приказов по личному составу»

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Журнал регистрации договоров
• Журнал учета трудовых договоров
• Журнал регистрации доверенностей
• Журнал выдачи нарядов
• Журнал выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью
• Журнал учета средств дезинфекции
• Журнал учета огнетушителей
• Журнал учета выданных доверенностей. Форма М-3
• Алфавитный журнал архива бюро технической инвентаризации
• Алфавитный журнал по уголовным делам. Форма N 5
• Алфавитный журнал по гражданским делам. Форма N 6
• Алфавитный журнал к материалам, разрешаемым в порядке судебного контроля. Форма N 11
• Алфавитный журнал учета уголовных дел, истребованных по надзорным жалобам (представлениям). Форма N 39
• Алфавитный журнал учета гражданских дел, истребованных по надзорным жалобам (представлениям). Форма N 39 а
• Алфавитный журнал регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях. Форма N 45

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — внутренний документ организации, представляющий собой реестр всех распорядительных актов компании за какой-либо период. Ведут его как государственные, так и частные предприятия. Законодательно правила его оформления не закреплены, но на некоторые особенности важно обратить внимание.

Зачем нужен журнал распорядительных актов

Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:

• упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
• в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
• в любой момент узнать общее количество распоряжений;
• зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.

Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:

• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственной деятельности;
• по личному составу (кадрам).

К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:

• назначение руководителей организации;
• создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
• утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
• расследование несчастного случая;
• создание профсоюза и различных комиссий;
• определение порядка финансирования;
• назначение ответственных лиц;
• наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
• порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
• проведение организационных мероприятий;
• другие, касающиеся профильной работы компании.

Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.

Поскольку ведение таких реестров не обязательно, то и стандартной формы их не установлено.

Так оформляется титульный лист:

А это образец книги регистрации приказов по основной деятельности в виде таблицы:

Как вести и хранить книгу приказов

Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:

• на титульном листе:
  • наименование организации;
  • даты начала и окончания;
  • срок хранения;
  • Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
• в основной части:
  • порядковый номер записи;
  • регистрационный номер приказа;
  • дата;
  • краткое содержание документа;
  • ответственные за исполнение лица;
  • отметка об исполнении;
  • примечания и комментарии.

Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:

• используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
• страницы обязательно нумеруются;
• бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
• записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
• исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.

Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.

Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:

В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.

Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.

Сроки хранения журналов регистрации приказов определяются на основании перечня и содержания зарегистрированных документов:

• по основной деятельности — постоянно;
• по личному составу — 75 (50) лет;
• по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Когда все распоряжения регистрируются в одном реестре, длительность его хранения определяют по самому «долгоиграющему» документу, т. е. постоянно.

Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации.

Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.

Виды приказов

В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.

По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).

Существует несколько родовых видов приказов:

• Приказы по личному составу.
• Приказы по линии основной деятельности
• Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.

Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.

Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.

Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать. Подписанные приказы передаются в канцелярию организации для регистрации, копирования и рассылки совместно с приложениями, к которым имеются отсылки в тексте, а также списком для рассылки.

Регистрация приказа, представляет собой запись учетных данных произведенную по установленной процедуре, фиксирующей момент его создания, отправления или получения. Данное действие производится в журнале.

Правила ведения журнала регистрации приказов

В настоящий момент не существует четко регламентированной формы журналов, однако они должны соответствовать, определенным требованиям. Журнал должен быть постранично пронумерован, прошит и скреплен, предусмотренной для этого, печатью и подписью ответственного лица.

Для различных приказов, должны быть заведены отдельные журналы, в которых их будут фиксироваться, в зависимости от вида и срока хранения.

На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.

Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.

Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности.

Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.

Об обязательности регистрации документов однозначно высказываются Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003¹:

Создадим файл в Excel и назовем его «Журнал регистрации распорядительных документов». Для этого можно использовать круглую кнопку «Office» в верхнем левом углу экрана (на Рисунке 1 отмечена цифрой 1), при нажатии на которую открывается меню, в нем выбираем первую команду – «Создать». Чтобы не потерять результаты своих дальнейших настроек, лучше сразу сохранить созданный файл; для этого подойдут команды «Сохранить» или «Сохранить как» того же меню.