Образец журнала регистрации входящих документов
Скачать журнал регистрации входящих документов
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Штатное расписание
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
Командировочное удостоверение
Ошибки и пожелания
Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel форматах.
Выберете нужный вам формат бланка журнала регистрации входящих документов и нажмите скачать:
- Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать
- Журнал регистрации входящих документов в Word формате скачать
- Журнал регистрации входящих документов в Excel формате скачать
Образец журнала регистрации входящих документов |
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
- Сначала деловые бумаги сортируют.
- Затем присваивают регистрационные номера.
- Отмечают момент их поступления в компанию.
- Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.
Главные задачи журнала:
- учет, порядок и сохранность деловой переписки;
- распределение полученных писем и распоряжений;
- быстрое реагирование на запросы начальства;
- контроль за решением важных вопросов в срок;
- выдача справок по полученным документам.
Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
По какой форме вести
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
- название организации;
- информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
- период заполнения;
- другие реквизиты.
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
Какие данные обязательно вносят в журнал
Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:
- регистрационный номер и дата;
- адресат или получатель;
- исполнитель;
- наличие примечаний или приложений.
Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:
- дату поступления бумаги в компанию;
- данные о сотруднике, отправившем документ (имя, фамилия и должность сотрудника, название и реквизиты организации);
- сведения о человеке, для которого предназначен документ;
- основное содержание бумаги;
- данные об исполнителе, которому передали письмо;
- период исполнения документа.
Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.
Придерживайтесь правила делопроизводства: если документ неправильно составлен и не заверен подписью должностного лица, не регистрируйте его.
Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.
Образец
Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.
Дата документа | Регистрационный номер | Адресат | Краткое содержание | Количество листов | Исполнитель (Ф.И.О., должность, подразделение) | Примечание |
---|---|---|---|---|---|---|
… | ||||||
… | ||||||
… | ||||||
… |
А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.
Сколько хранить журнал
Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.
При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.
☰
Журнал учета входящей корреспонденции (приложение к положению о документообороте)
Тематика документа: Журнал
Файл текстовой версии: 3,6 кб
Образец документа:
Приложение N 1 к Положению о документообороте
Журнал учета входящей корреспонденции
Раздел 1 Регистрация входящей корреспонденции
--------------------------------------------------------------------------- ¦ N¦ Время, дата¦От кого ¦ Краткое ¦ Резолюция ¦ Передан ¦По делу¦ ¦ ¦ получения/ ¦поступил¦содержание¦руководства+-----------------+N и ¦ ¦ ¦ дата, время¦документ¦документа,¦ ¦кому¦дата¦подпись¦другие ¦ ¦ ¦регистрации,¦ ¦ объем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отметки¦ ¦ ¦ вх. номер ¦ ¦ (стр.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ 1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+--------
Раздел 2 Регистрация входящей электронной почты
-------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ N ¦ Время, дата¦Наименование¦Наименование¦ Объем ¦Результат¦ От кого ¦ Адрес ¦ ¦п/п¦ получения/ ¦ или Ф.И.О. ¦ документа ¦информации¦ проверки¦ получен ¦электронной¦ ¦ ¦ дата, время¦ получателя,¦ ¦ в байтах ¦ на ¦ документ, ¦ почты ¦ ¦ ¦регистрации,¦ электронный¦ ¦ ¦ наличие ¦ наименование ¦отправителя¦ ¦ ¦ вх. номер ¦ адрес ¦ ¦ ¦ вирусов ¦подразделения,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ отправителя ¦ ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+------------
Приложения к документу:
- Журнал учета входящей корреспонденции (приложение к положению о документообороте).rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Журнал»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Журнал учета приказов по личному составу (образец заполнения)
- Журнал учета решений о предстоящем исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц
- Журнал учета согласований выдачи удостоверений личности моряка (образец)
- Журнал учета радиоактивных отходов
- Журнал учета результатов ветеринарного надзора товаров, включенных в Единый перечень товаров, подлежащих ветеринарному контролю (надзору), утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 18 июня 2010 г. N 317
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
- Акт
- Анкета
- Аттестат
- Ведомость
- Возражение
- Выписка
- График
- Декларация
- Доверенность
- Жалоба
- Журнал
- Завещание
- Записка
- Заявка
- Заявление
- Извещение
- Инструкция
- Иск
- Карта
- Карточка
- Квитанция
- Контракт
- Накладная
- Опись
- Отказ
- Перечень
- Письмо
- План
- Положение
- Поручение
- Претензия
- Приказ
- Протокол
- Разрешение
- Расписка
- Распоряжение
- Сведения
- Свидетельство
- Сертификат
- Смета
- Соглашение
- Справка
- Табель
- Требования
- Уведомление
- Устав
- Характеристика
- Ходатайство
Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.
Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.
В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.
Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.
Скачать другие образцы регистрационных журналов:
- для инструктажа на рабочем месте — образец;
- для приказов по основной деятельности — образец;
- для приказов по личному составу — скачать.
Образец заполнения
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.
Все листы журнала нумеруют и прошивают.
Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:
- дата поступления документа в организацию;
- номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
- лицо, от которого поступил документ;
- дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
- его содержание;
- ФИО и должность исполнителя;
- задание и срок исполнения этого задания;
- расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.
Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации входящих документов образец — скачать.
Регистрация входящей корреспонденции в отдельном журнале ведется, если необходимо обеспечить ее учет и систематизацию. Его ведение позволяет контролировать процесс поступления писем и документов в организацию и отслеживать их дальнейшее движение и исполнение.
Журнал учета можно вести в свободном виде без применения типовых форм, ниже предлагаем бесплатно скачать примерный образец оформления.
Содержание
- Что такое журнал регистрации входящей корреспонденции
- Нужно ли вести на предприятии
- Как заполнить
- Скачать образец
Что такое журнал регистрации входящей корреспонденции
Многие организации практикуют журнальную форму регистрации входящих (поступающих) писем. Такой подход считается традиционным и в то же время достаточно удобным.
Журнальная форма подразумевает, что учет документов ведется по строгому шаблону – в соответствующих графах данного регистра фиксируются только те сведения, которые имеют значение. Впоследствии это позволяет быстро находить нужную информацию.
На предприятиях и в учреждениях журнал регистрационного учета поступающей корреспонденции выполняет следующие важные функции:
- Обеспечиваются учет входящих документов, их систематизация и целенаправленная обработка.
- Своевременно исполняются решения, выработанные руководством. Это достигается посредством надлежащего информационного обеспечения принимаемых решений.
- Контролируется деятельность наемных работников, осуществляемая как внутри самой организации, так и в её внешней среде.
- Ведется результативная и эффективная работа с входящими письмами, представляющими особую важность для организации.
Вся корреспонденция, которая поступает в компанию, подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя обычно поступает от сотрудников организации, а внешняя – от различных сторонних субъектов.
Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснительные, служебные записки, докладные записки и прочие бумаги, которые поступают в компанию от её сотрудников и внешних субъектов.
Нужно ли вести на предприятии
На предприятии вся входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале регистрации по следующим причинам:
- При большом количестве писем, регулярно поступающих в компанию, надлежащая регистрация всей входящей корреспонденции – присвоение письмам входящих порядковых номеров – обеспечивает должный учет и сохранность документов. Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.
- Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь. Регистрация позволят расставлять приоритеты.
- Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
- Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий. Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.
- Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.
Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии.
Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов. При этом нужно четко определить, какие входящие письма не отражаются в данном журнале (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, буклеты конференций, книги и прочие бумаги, не представляющие большую важность для организации).
Как заполнить
Журнал регистрации и учета оформляется и ведется в виде таблицы, включающей такие столбцы (графы):
- Регистрационный номер, присвоенный входящему письму получателем, то есть в самой компании.
- Дата/время поступления документа в компанию (к получателю).
- Дата, указанная на самом письме (имеется в виду дата его оформления отправителем).
- Регистрационный номер, присвоенный отравителем.
- Отправитель – юрлицо/физлицо.
- Краткое содержание. Указываются существенные реквизиты и сведения.
- Адресат письма – получатель.
- Лицо, которое приняло данное письмо в работу (ФИО, должность).
- Способ доставки.
- Резолюция руководителя компании.
- ФИО и должности исполнителей.
- ФИО и должность лица, осуществляющего контроль.
- Ход работы с письмом.
- Отчет о выполненной работе.
- Номер дела, в которое данное письмо подшивается.
На практике в журнале учета входящей корреспонденции могут быть не все графы (столбцы), перечисленные выше. Их следует использовать, если есть необходимость.
Информацию следует отражать аккуратно и без ошибок.
Не рекомендуется фиксировать лишние сведения, которые не имеют значения с точки зрения регистрационного учета входящей корреспонденции.
Скачать образец
Образец журнала учета и регистрации входящей корреспонденции.
Форма N 1
См. данную форму в MS-Word.
Журнал
учета входящей корреспонденции
N п/п (вх. номер) |
От кого поступил документ |
Краткое содержание документа |
Зарегистрирован |
Передан |
Другие отметки |
|||
номер |
дата |
кому |
дата |
роспись |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
«__» __________ 20__ г.
(дата поступления корреспонденции
в отдел делопроизводства суда пишется
с названием месяца прописью)
Что это
Журнал регистрации входящих документов предусматривает важные аспекты при составлении. Поэтому опытные специалисты рекомендуют скачать образец заполнения. Это поможет избежать распространенных ошибок и сократить время составления.
Как и для чего использовать
Каждая организация должна своевременно фиксировать процесс предоставления и составления различных документов. Можно использовать как электронные форматы, так и стандартные бумажные журналы. Оформление каждого типа предусматривает некоторые нюансы.
При работе над журналом необходимо указывать реквизиты компаний. Прописывается номер документа, краткий текст. Это позволяет быстро ориентироваться в полученной информации. Важно помнить утверждение о неправильной регистрации бумаг, которые еще находятся на стадии подготовки. Опытные делопроизводители знают, что требуется соблюдать гриф о назначении бумаг.
Правильно организованный журнал позволяет правильно и вовремя находить соответствующую информацию. Поэтому перед составлением рекомендуется найти заполненный образец. Такой подход является оптимальным, так как позволяет ознакомиться со структурой и содержанием нужных бумаг.