Журнал учета рабочего времени сотрудников скачать excel - Word и Excel

Журнал учёта рабочего времени

Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.

Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок. Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Порядок ведения журнала

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника — должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном — с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью. Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных — никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

Содержание бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

порядковый номер записи;
календарную дату;
ФИО работника;
время прихода на работу;
время ухода;
подпись сотрудника;
сведения о служебных поездках — время ухода, прихода, цель.

Пример заполнения журнала учёта рабочего времени

Журнал учёта рабочего времени сотрудников скачать

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников скачать

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

наименование компании;
дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
указать работника, ответственного за его ведение;
если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
информацию о прогуле – да/нет;
количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Источник

О журнале учета прихода и ухода сотрудников

В ряде случаев рабочий процесс внутри организации требует строгого учета рабочего времени персонала. А именно, точная фиксация времени прихода и ухода сотрудников. Зачастую, данная функция осуществляется по средством специализированных пропускных систем, которые в автоматическом режиме вносят данные о времени в единую базу. Если же штат компании небольшой, то учет рабочего времени производится в ручном режиме — ведется журнал прихода и ухода сотрудников. В зависимости от типа носителя табель может быть как в бумажном, так и в электронном виде. На данный момент, лучшей средой для реализации цифрового версии журнала является Microsoft Excel, который входит в стандартный пакет Microsoft Office. Электронный вариант имеет ряд неоспоримых преимуществ: возможность резервного копирования данных, автоматизация расчетной части, удобный поиск и форматирование информации. Основная цель данного журнала прихода и ухода сотрудников excel — реализация функций учета рабочего времени в сочетании с широкими возможностями среды Office.

Ссылка для скачивания:

— Скачать журнал учета прихода и ухода сотрудников Excel (архив 293 КБ)

Как начать работать с журналом учета прихода и ухода сотрудников:

1. Скачайте архив (внутри сам файл журнала) по ссылке и разархивируйте с использованием программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения, как на рисунке ниже, сделайте клик правой кнопкой мышки на excel документе, далее «Свойства», поставьте галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем офисе автоматический запуск макросов отключен, то в данном предупреждении необходимо кликнуть «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с журналом также необходимо кликнуть область «Разрешить редактирование» при появлении сообщения из примера ниже.

Процесс настройки журнала учета прихода и ухода сотрудников

Все опции создания табеля вынесены на отдельный лист «Настройки». Первое построение можно осуществить на внесенных тестовых данных для ознакомления с функционалом журнала прихода и ухода сотрудников.

В левой части листа расположена таблица для заведения штата организации. Добавлять работников можно с помощью кнопки «Добавить запись». Реализована возможность создания двухуровневого списка по средством добавления групп (отделов) — кнопка «Добавить группу». Удалить сотрудника / группу можно как кнопкой «Удалить элемент», так и стандартным удалением ячеек со сдвигом. Для использования стандартного удаления выделите необходимый диапазон (например: А6:H6) в таблице персонала, клик правой кнопкой мыши, далее Удалить… => Ячейки со сдвигом вверх. После чего удалится только выделенный диапазон данных (не затрагивая остальные таблицы в данной строке), а все остальные записи подтянутся вверх.

В правой части листа расположена таблица основных настроек построения (представлена на рисунке ниже). Здесь можно выбрать месяц и год, на который Вы хотите сформировать журнал прихода и ухода сотрудников, настроить форматы отображения сумм. Также есть возможность выбора основных активностей, которые вы хотите отслеживать в рабочем процессе (прогулы, отгулы, отпуска, больничные и т.д.). Например, если Вы не учитываете в своих расчетах плановую переработку / недоработку, тогда поставьте «Нет» напротив данной опции. У некоторых активностей есть возможность установки коэффициента увеличения / уменьшения (например: переработка первые 2 часа, последующие часы, оплата отпуска, больничного). Укажите дату выплаты аванса и зарплаты для отображения в расчетном листе. При необходимости скорректируйте справочник праздничных дней — добавьте или удалите актуальные праздники.

Процесс ведения журнала прихода и ухода сотрудников

После того как процесс настройки завершен можно переходить к построению журнала учета прихода и ухода сотрудников. Для этого нажмите кнопку «Создать табель». Если Вы хотите внести изменения в уже созданный месячный лист (добавились или уволились сотрудники), то используйте кнопку «Обновить». Пример сформированного листа представлен на рисунках ниже.

Левая часть таблицы:

Правая часть таблицы:

В начале таблицы формируется блок общей информации по работнику: ФИО, должность, вид оплаты, норма рабочего дня и т.д.. Данные подтягиваются автоматически с листа «Настройки». Следом создается календарь на выбранный месяц-год, в котором и происходит проставление основных активностей по каждому сотруднику. Для этого на каждого работника отводится три строки: отметка, приход, уход. Если это стандартный рабочий день, то в журнале необходимо заполнить только время прихода и ухода сотрудника, в поле «отметка» автоматически рассчитается продолжительность его прибывания на рабочем месте. Если же сотрудник находится в отпуске, на больничном или занят любой другой учитываемой активностью, то время не проставляется, заполняется только строка «отметка» соответствующим условным обозначением. Все стандартные условные обозначение можно посмотреть в легенде журнала.

Далее идет расчетная часть журнала прихода и ухода сотрудников. Она разделена на отдельные блоки по типам вычисляемых данных. Сначала суммируется количество дней и часов, отработанных за месяц. Потом идет блок «Учет дней» для подсчета остальных активностей, отмеченных условными обозначениями. Следом «Учет переработок» — формируется в зависимости от выбранных опций настроек, данные вычисляются формулами автоматически. Блок «Расчет заработной платы» — также зависит от указанных критериев. За ним «Удержания» и «Начисления» — ручной ввод премий и штрафов по итогам месяца. Завершают таблицу колонки «Аванс» — ручное редактирование и «К получению» — формула.

Формирование расчетных листов

В программе реализована возможность автоматизированного формирования расчетных листов по каждому сотруднику. На расчетных листах представлена исчерпывающая информация по начислению заработной платы. Для того чтобы их создать нажмите кнопку «Расчетные листы».

Листы имеют стандартный утвержденный формат и разделены на 4 секции:

Начислено — все начисления по сотруднику за месяц;
Доходы в натуральной форме — блок для ручного внесения корректировок оплаты;
Удержано — штрафы и прочие удержания;
Выплачено — итоговый блок, отражающий суммы выплаты аванса и заработной платы.

Автоматизация данного процесса позволяет избежать расчетных ошибок при начислении заработной платы, а также делает начисления простыми и понятными для сотрудников Вашей организации.

Индивидуальная разработка и доработка макросов и программ

Здравствуйте, дорогие друзья!

Многие просили выпустить версию табеля учета рабочего времени с учетом часов прихода и ухода и вот этот день настал) Спасибо за Ваше терпение, и за то что остаетесь на моем ресурсе все эти годы! Впереди еще много идей по разработке полезного софта, медленно, но верно, все реализую, заходите, проверяйте. Всегда рад Вам!

Если Вы впервые на моем ресурсе, Welcome!) По традиции, расскажу немного о себе: более 10 лет работаю в сфере автоматизации бизнес процессов, расчетов, написания макросов, обработки данных. За эти годы сформирован огромный набор кейсов решения ежедневных рутинных задач, на которые сотрудники тратят часы, дни, а порой и недели. 80% таких задач поддаются автоматизации. К сожалению, могу поделиться только общими небольшими проектами, т.к. многое разрабатывается индивидуально и имеет специализированную направленность. С удовольствием возьмусь за реализацию любого программного обеспечения, проконсультировать по автоматизации Ваших бизнес процессов. Занимаюсь индивидуальной разработкой программ учета для организаций и предприятий, а также настройкой и доработкой представленных продуктов. Среди моих клиентов как крупные российские компании, так и огромное количество представителей малого и среднего бизнеса. Более 1000 организаций пользуются моими программными продуктами на ежедневной основе и уже упростили себе жизнь. Гарантирую качество и индивидуальный подход к любой задаче. Для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк.

Ссылка для скачивания:

— Скачать журнал учета прихода и ухода сотрудников Excel (архив 293 КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Журнал учета заявок excel

— Платежный календарь в excel

Источник

Журнал учета рабочего времени сотрудников

⏬Журнал учета рабочего времени сотрудников — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Размер файла: 52,5 Kb. Скачиваний: 100442. Формат документа: doc

На крупных предприятиях работает объемный штат сотрудников. Поэтому, чтобы избежать конфликтов с руководством о количестве отработанных часов, ведут журнал, фиксирующий рабочее время каждого работника. Это позволит вести личную статистику отработанного времени, а значит зафиксировать на бумаге сверхурочный труд. Например, сотрудник «засиживается» на рабочем месте по корпоративным делам и работает сверх нормы — 9-10 часов в день.

В таком случае, он вправе претендовать на повышение заработанной платы. Он направляет запрос руководству, предлагая выдержки из журнала. Документ доказывает его переработку, которую другим способом выяснить не удастся.

Скачайте журнальный образец с сайта. Он являет собой простую таблицу — фамилия, время прибытия, ухода, наличие опоздания ли прогула. Напротив сотрудник ставит подпись.

Интересные материалы по теме:

Приказ о назначении комиссии по проверке знаний по электробезопасности
Приказ о назначении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет
Заявление на выплату пособия при рождении ребенка

Источник

Для того, чтобы было проще отслеживать время прихода и ухода работников, в некоторых организациях используется вспомогательный документ, который помогает поддерживать дисциплину на предприятии. Это журнал учета рабочего времени. Образец скачать бесплатно вы сможете в нашей статье.

Для чего он нужен?

Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является табель учета трудового времени. Он заполняется и ведется в обязательном порядке. Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ — журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).

Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочим временем считается период, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, в течение которого гражданин выполняет свои профессиональные обязанности. Эта же статья гласит, что нормальная продолжительность труда не должна превышать 40 часов в неделю. Руководителем утверждается начало и конец трудового дня, а также время для обеденного перерыва.

По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.

Кто занимается ведением и заполнением журнала?

Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его должностной инструкции и в трудовом договоре. За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.

Какая информация указывается в журнале?

Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

В документе указывается следующая информация:

порядковый номер записи;
ФИО сотрудника;
время прихода на работу;
время ухода по окончании трудового дня;

Разрешается добавление иных граф.

Польза данного документа очевидна – повышается дисциплина штата, производительность труда сотрудников.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

скачать

Источник