Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
- Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
- Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
- Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
- Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
- При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
- Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
На титульном листе рекомендуется написать:
- наименование компании;
- дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
- указать работника, ответственного за его ведение;
- если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
- порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
- дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
- информацию о прогуле – да/нет;
- количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
- подпись работника.
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
Журнал учета рабочего времени сотрудников
⏬Журнал учета рабочего времени сотрудников — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 52,5 Kb. Скачиваний: 100442. Формат документа: doc
На крупных предприятиях работает объемный штат сотрудников. Поэтому, чтобы избежать конфликтов с руководством о количестве отработанных часов, ведут журнал, фиксирующий рабочее время каждого работника. Это позволит вести личную статистику отработанного времени, а значит зафиксировать на бумаге сверхурочный труд. Например, сотрудник «засиживается» на рабочем месте по корпоративным делам и работает сверх нормы — 9-10 часов в день.
В таком случае, он вправе претендовать на повышение заработанной платы. Он направляет запрос руководству, предлагая выдержки из журнала. Документ доказывает его переработку, которую другим способом выяснить не удастся.
Скачайте журнальный образец с сайта. Он являет собой простую таблицу — фамилия, время прибытия, ухода, наличие опоздания ли прогула. Напротив сотрудник ставит подпись.
Интересные материалы по теме:
- Приказ о назначении комиссии по проверке знаний по электробезопасности
- Приказ о назначении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет
- Заявление на выплату пособия при рождении ребенка
Журнал учета рабочего времени
|
Содержание
|
|
Что это такое?
Журнал рабочего времени — тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся.
Продолжительность трудовой недели закреплена в ТК РФ и других законах, в соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка организации и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.
В журнал рабочего времени вносят данные прибытии и отсутствии сотрудника на работе, простое и другое.
Форма журнала
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени, файл Word (14 кБ).
Скачать образец журнала учета рабочего времени. Файл *doc (Word), размер файла 47 КБ.
Скачать образец журнала учета рабочего времени. Файл *doc (Word), размер файла 47 КБ.
Оформление
Как оформлять журнал учета рабочего времени организация решает сама (утвержденной формы нет) и прописывает это в локальных нормативных документах. В дальнейшем необходимо придерживаться этих правил.
В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:
- № п/п.
- Фамилия, имя, отчество сотрудника.
- Дата.
- Время прибытия.
- Время ухода.
- Причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня.
- Подпись трудящегося.
Как вести?
Вести журнал учета рабочего времени можно тремя способами:
- Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников — страницы заполняются ежедневно по отдельности для членов трудового коллектива.
- Еженедельный учет — этот способ применяется, когда сотрудники работают не каждый день, но в течение недели выполняют норму рабочего времени. Информация в журнал заносится в конце рабочей недели.
- Суммированный учет — применяется при гибком графике работы в организации. Информация вносится по окончании месяца.
Как вести журнал учета рабочего времени предприятие подбирает само, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.
Кто ведет?
Вести журнал может как сам работодатель (при малом количестве работников), так и один из сотрудников компании, для этого необходимо внести соответствующие пункты работнику в должностные инструкции или руководителю издать приказ на выполнение сотрудников таких полномочий.
Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в журнале, выполняет следующие действия:
- Контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте (приход-уход).
- Заносит данные в книгу учета.
- Предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.
- За правильное отображение в журнале присутствия сотрудников на работе такое лицо несет ответственность.
Исправление ошибок
Если допущена ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала. Затем вносят правильную информацию.
Хранение
Сроки хранения Журнала учета рабочего времениВ положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.
В организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.
Ответственность и штраф
Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.
Штраф 1-5 т.р. за первое нарушение, 10-20 т.р. за последующее (КоАП РФ Статья 5.27.)
Время прибытия на рабочее место сотрудников, время, которое фактически работники находятся на работе и время окончания работы, являются не только довольно существенными условиями соглашения работника с организацией, но и в некоторых случаях, имеет значение для начисления оплаты за работу.
Естественно на предприятии должен быть организован контроль за соблюдение сотрудниками графика работы.
Как производится учёт рабочего времени
В современных реалиях, контроль за временем нахождения сотрудников на работе всё больше доверяют электронным системам.
Такие сервисы автоматически учитывают время появления работника на предприятии, все его отлучки и время ухода с места работы. Но ведение ручного, на бумаге, учёта вовсе не возбраняется, хотя и отходит к устаревшим методам контроля персонала.
Ведение журнала учета рабочего времени
В журнале учёта рабочего времени (такой журнал можно вести не только в отношении всех сотрудников предприятия, а можно завести отдельные журналы для каждого подразделения), отмечаются фамилии работников, работающих в подразделении или компании и ставятся отметки о времени прибытия на место работы и время убытия с него.
В форме простейшей таблицы, в которую ежедневно вносятся данные ответственным сотрудником, руководителем или сотрудником службы безопасности, в конце отчётного периода или в любое другое время, руководитель может определить, кто из работников нарушил условия трудового соглашения, не соблюдая график работы, закреплённый в договоре.
В определённых случаях, журнал учёта рабочего времени может стать довольно веским обоснованием применения к работнику какого-либо взыскания, связанного как раз с несоблюдением условий договора.
Самовольное опоздание, без веской причины, или без объяснения такой причины, как и покидание рабочего места до официального времени окончания работы, вполне могут стать причинами, побудившими работодателя уволить сотрудника.
Электронный вид ведения учёта рабочего времени повторяет бумажную форму учёта, по запросу, предоставляя сводную таблицу о графике прибытия сотрудников и времени их убытия с работы. Но электронные системы намного удобнее.
Функционал позволяет просмотреть время прибытия отдельного работника в течение некоторого времени, сделать определённые выборки, провести анализ эффективности установления именно такого графика работы предприятия.
Журнал учёта рабочего времени, как и любая другая форма контроля, требует ответственного за ведение такого контроля.
В должностных обязанностях ответственного сотрудника отдельным пунктом должно быть помечено, что именно он ответственен за ведение подобного журнала.
Должна быть предусмотрена ответственность за ненадлежащее ведение и внесение намеренных искажений в таблицу учёта рабочего времени сотрудников.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала учета рабочего времени, вариант которого можно скачать бесплатно.
Трудовым законодательством на всех работодателей независимо от формы организации и собственности юридического лица возложено обязательство по ведению учета времени, в течении которого работник выполняет свои трудовые обязанности.
Несмотря на то, что ненормированный рабочий день не подлежит дополнительной оплате, внесение отметок о начале и окончании работ сотрудником с ненормированным режимом в журнал учета рабочего времени не является исключением и должно производиться лицом, уполномоченным на ведение такого документа.
Нужно ли вести?
Статья 94 Трудового кодекса России обязует всех работодателей осуществлять фиксацию времени, на протяжении которого сотрудники пребывали в месте постоянной работы и выполняли свои трудовые обязанности.
При этом законодатель не отмечает исключений из представленного выше обязательства для предприятий с различной формой собственности или нестандартными режимами работы.
До 2013 года основной учет информации о пребывании работников в месте работы или на выполнении служебных заданий осуществлялся исключительно на унифицированных бланках, разработанных Государственным комитетом статистики и утвержденных в 2004 году (Т-12 и Т-13).
На сегодняшний день работодатели уполномочены самостоятельно разрабатывать соответствующие бланки, а помимо представленных документов проставлять отметки в журнале учета рабочего времени.
Несмотря на то, что основная цель фиксации продолжительности исполнения работниками трудовых обязанностей – это расчет заработной платы, ненормированный график также должен отмечаться в таком журнале.
Установление работодателем ненормированного рабочего времени возможно на основании статьи 101 Трудового кодекса РФ. Указанный график подразумевает:
Эпизодическое привлечение работника к выполнению производственных заданий вне стандартного режима 8-мичасового работы;- Отсутствие необходимости издания приказа при каждом привлечении;
- Внесение в локальные нормативные акты перечня должностей, для которых может быть установлен ненормированный день;
- Заключение соответствующего дополнительного соглашения к трудовому договору;
- Компенсация сверх отработанных часов путем предоставления дополнительных дней оплачиваемого отпуска (не менее 3-х).
В связи с отсутствием в трудовом законодательстве многих понятий, касающихся ненормированного режима работы, эпизодичность привлечения работника к выполнению заданий свыше стандартного времени можно подтвердить лишь путем ведения журнала учета ненормированного рабочего времени.
Также этот документ может являться основным доказательством или опровержением злоупотребления работодателем установленным режимом в случае обращения работника в суд.
Какую форму нужно использовать?
Законодатель не представляет унифицированной формы журнала учета рабочего времени, обязательного к использованию на всех предприятиях, организациях.
Компания имеет право фиксировать отработанные своими работниками часы в самостоятельно разработанных журналах или приобрести его типографский вариант.
Обязательные требования выдвигаются к оформлению документа, страницы которого в обязательном порядке должны быть прошиты и пронумерованы.
Отсутствие журнала учета ненормированного рабочего времени может стать основанием для привлечения руководства и самого юридического лица к административной ответственности в виде наложения штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как заполнять?
Для ведения учета времени, отработанного работниками с ненормированным режимом руководителем предприятия (организации) назначается ответственное лицо из числа сотрудников (это может быть тот же работник, который ведет табель учета).
Уполномоченный работник заполняет журнал в соответствии с имеющимися графами:
- Порядковый номер записи;
- Дата;
- Должность работника;
- Личные данные (ФИО);
Время прибытия на работу;- Время ухода с работы;
- Общее количество отработанных часов;
- Особенные отметки (заполняется в случае необходимости отлучиться с рабочего места по уважительной причине или пребывания в командировке).
Также в журнале должны быть графы для подписей самого работника, которыми он удостоверяет верность внесения информации.
Журнал может вестись как в электронной форме, так и от руки, однако подписи работника должны быть проставлены ежедневно и собственноручно.
Скачать образец
Скачать пример журнала учета рабочего времени в режиме ненормированного дня – word.
Выводы
Ведение учета рабочего времени обязательно осуществляется работодателем относительно всех работников. Ненормированный режим не является исключением для ведения журнала учета рабочего времени.
В случае отсутствия представленного документа относительно сотрудников с ненормированным рабочим режимом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности.