Журнал учета оборудования в excel скачать

Журнал учет выдачи инструментов

Учет выдачи инструментов — неотъемлемая часть любой организации работающей как в сфере предоставления услуг, будь то строительство, ремонтные работы, так и в производственной области. Именно с целью автоматизации данного процесса и был создан журнал учета выдачи инструментов. Программа разработана в среде MS Excel, что не требует установки никакого дополнительного программного обеспечиванию на рабочую машину кроме стандартного пакета MS Office Excel. Ведение журнала выдачи/возврата рабочего инструмента сводится к выбору полей из выпадающих списков, построенных на основе редактируемых справочников, что сводит к минимуму ошибки ручного ввода администратора. А построение сводных по статусам инструмента и фио сотрудников делает историю пользования и перемещения инвентаря максимально понятной и прозрачной.

Ссылки для скачивания:

— Скачать журнал учета выдачи инструментов (архив 243КБ)

Как начать работу с учетом выдачи инструментов в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Инструкция по настройке журнала учета выдачи инструментов

Табель учета выдачи инструментов состоит из трех справочных листов: справочник, штат, инструмент и рабочего листа — передвижение инструмента. На листе «Справочник» (представлен на рисунке ниже) расположены следующие таблицы: статус инструмента, вид инструмента и списание.

В таблицах представлены данные для тестового построения и ознакомления с программой. После могут быть заменены на ваши в соответствии со спецификой учета организации. Для более детальной настройки и отладки программы под Ваши потребности можно обращаться по телефону +79507094770 или на почту goryaninov@bk.ru. Статус списания — списано удалять не рекомендуется, но можно добавить свои ниже.

На следующем справочном листе «Штат» заведите список сотрудников, в распоряжении которых может находится инструмент. Заполните все обязательные поля таблицы: №пп, табельный номер (при наличии), фио, должность, телефон (при необходимости).

На листе «Инструмент» необходимо завести полный перечень инструмента организации (рисунок ниже).

В поле «Тип инструмента» выберите тип из выпадающего списка. Список для выбора формируется на листе «Настройки». Далее обязательно укажите уникальный серийный номер, чтобы идентифицировать каждую единицу инвентаря. Поле «списание» предназначено для того, чтобы пометить инструмент, который по тем или иным причинам вышел из под учета и содержит только один вариант выбора — «списано». Инвентарь, помеченный статусом «списано», будет убран из дальнейших таблиц учета. «Дата покупки» и «Дата списания» вводятся как вручную, так и с помощью всплывающего календаря, вызываемого двойным кликом на ячейке ввода даты.

Инструкция по ведению журнала учета выдачи инструментов

Все операции по учету выдачи, передачи, возврата, хранения инструмента необходимо вести на листе «Передвижение инструмента».

Укажите номер операции, выберите ее статус из выпадающего списка в поле «статус». Укажите фио сотрудника, которому был передан инвентарь в пользование или на ответственное хранение. Если статус не предполагает личной ответственности (например: хранение на складе), то оставьте поле пустым. Далее выберите тип инструмента из выпадающего списка (формируется на основе данных листа «Справочник»). В соответствии с указанным типом поле «серийный номер» сформирует список выбора доступного инвентаря с листа «инструмент» (исключив единицы со статусом «списано»), выберите необходимый. Далее укажите дату передачи или дату сдачи инструмента либо ручным вводом, либо используя двойной клик по ячейке, вызвав встроенный календарь. Добавьте комментарий при необходимости (например, если инструменту был причинен ущерб).

На основе таблицы «Передвижение инструмента» могут быть построены сводные листы: инструмент по фио (на рисунке ниже), инструмент по статусам.

Сводная таблица учета выдачи инструмента «Инструмент по фио» представляет собой полное историрование всех операций с инвентарем в разбивке по сотрудникам.

При нажатии на кнопку «Инструмент по статусам» макрос создаст новую рабочую книгу excel, в которой распределит инструмент по вкладкам в соответствии с его статусом.

Заказать разработку ПО или доработку любого из проектов

Доброго дня, дорогие друзья!

Более 10 лет нахожусь на страже автоматизации Вашего бизнеса, готов взяться за реализацию любого проекта, подсказать пути автоматизации Ваших бизнес процессов и потребностей. Занимаюсь индивидуальной разработкой программ учета для Вашего бизнеса, а также настройкой и доработкой представленных продуктов. Для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:

Всегда на связи, рад быть полезен Вашему бизнесу!

Ссылки для скачивания:

— Скачать журнал учета выдачи инструментов (архив 243КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов

— Платежный календарь в excel

Журнал проверки электроинструментов, учета и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования — документ, подтверждающий, что организация соблюдает правила безопасности при работе с такими аппаратами. Специальной формы для него не существует, хотя сам он обязателен.

Зачем нужен

Во избежание несчастных случаев при работе с электрической техникой важно соблюдать установленные нормы безопасности и эксплуатации:

• не допускать к работе с электрическим оборудованием неквалифицированный персонал;
• вовремя проводить испытания инструмента;
• регистрировать весь инструмент и электрооборудование, даты и результаты его контроля фиксировать в специальном журнале.

О необходимости ведения в организациях специального журнала учета и содержания электроинструмента говорит Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 № 6 «Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей». Потребителями энергии, согласно правилам, являются граждане, предприниматели и организации независимо от форм собственности и организационно-правовых форм, которые владеют электроустановками с напряжением от 1000 вольт и до 220 000 вольт.

Руководитель организации (ИП) обязан обеспечить:

• правильное содержание, эксплуатацию и обслуживание инструмента;
• проведение испытаний электрооборудования;
• подбор электротехнического персонала, своевременные медосмотры;
• обучение и проверку знаний такого персонала;
• назначение ответственного за электрохозяйство (при необходимости в каждом подразделении), который займется вопросами электробезопасности.

В правилах сказано, что в каждом структурном подразделении следует создать перечень технической документации, утвержденный техническим руководителем. В этот перечень, в том числе, входит журнал проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему и иные спецжурналы, в которых перечислен весь основной инструмент с указанием характеристик и инвентарных номеров. К ним прилагаются инструкции, техпаспорта, сертификаты, акты испытаний, измерений, ремонта и техобслуживания.

В какой форме вести журнал

Унифицированные формы документов к правилам не прилагаются, из чего легко сделать вывод, что форма ведения такого учета произвольная.

Существует рекомендованная форма для учета, осмотров, проверок, испытаний электроинструмента и дополнительного к нему оборудования, которая приведена в приложении к правилам безопасности при работе с инструментом и приспособлениями (РД 34.03.204). Эти нормы утверждены еще Минэнерго СССР 30.04.1985. Они не зарегистрированы Минюстом, а потому не являются нормативным актом.

С января 2016 года эксплуатация электроинструментов регулировалась правилами по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями, утвержденными Приказом Минтруда России от 17.08.2015 № 552н, а с 01.01.2021 появился новый Приказ Минтруда с одноименным названием — от 27.11.2020 № 835н.

В письме Минтруда России от 16.08.2016 № 15-2/ООГ-2956 чиновники разъясняют, что утвержденные в СССР правила РД 34.03.204 разрешено применять и сегодня в части, не противоречащей современным правилам. Это значит, что подойдет любой журнал выдачи инструмента в excel или ином формате, где содержатся все обязательные пункты, указанные в правилах.

На практике компании часто заводят несколько учетных документов, касающихся электрических приборов и оборудования:

• для регистрации электрооборудования и электроинструмента;
• учета, осмотров, проверок и испытаний аппаратов;
• проверок заземления электрооборудования. Но опять же: в каком журнале фиксируются результаты измерения сопротивления изоляции электрических цепей, решает руководство организации самостоятельно.

Для удобства вы вправе оформить 2 и 3 разных документа, но контролерам достаточно только одного, где перечислены характеристики электрооборудования, инвентарные номера, даты и результаты проверок. Старая форма, рекомендованная правилами Минэнерго СССР, включает все эти сведения.

Правила заполнения и ведения журнала

Документ ведет специально назначенный распоряжением руководителя работник, ответственный за электрохозяйство, с группой по электробезопасности не ниже третьей.

К оформлению бланка применяются общие правила ведения первичных учетных документов: страницы нужно пронумеровать, прошить, заверить печатью организации и подписью руководящего или наделенного полномочиями лица. Печать ставится на бумажную полоску, которой приклеиваются концы шнуровки, так, чтобы часть попадала на заверительную надпись, а часть — на последнюю страницу.

В стандартную форму журнала, с учетом требований Приказа Минтруда от 27.11.2020 № 835н, включают такие сведения:

• порядковый номер записи;
• наименование инструмента;
• инвентарный номер инструмента;
• причина проверки (плановая периодическая — с периодичностью, рекомендованной производителем, внеплановая, к примеру, после ремонта);
• дата последнего и очередного ремонта, испытания, технического освидетельствования инструмента;
• результаты внешнего осмотра инструмента и контроля работы на холостом ходу;
• результаты испытания изоляции повышенным напряжением, измерения сопротивления изоляции, исправности цепи заземления;
• Ф.И.О. и подпись сотрудника, проводившего проверку.

В журналах можно отражать и другие сведения, предусмотренные технической документацией организации-изготовителя. К примеру, для абразивного и эльборового инструмента — рабочую скорость и частоту вращения круга при испытании.

Вот для примера образец журнала учета электроинструмента, проведенных проверок:

Проводят испытания специальными приборами в лаборатории. Если таковой на предприятии нет, то инструмент проверяют в лицензируемых организациях, имеющих необходимое оборудование.

Пройдемся подробнее по графам представленного образца заполнения журнала проверки электроинструмента и разберемся, как и в какой последовательности их заполнять:

• наименование электрического инструмента копируется из его технического паспорта — вписываем детально с указанием марки и модели;
• присвоенный инвентарный номер, нанесенный краской на корпус, важно занести без ошибок;
• если испытание первое, то в графе «дата последнего испытания» указываем дату заводской проверки из техпаспорта. Если не первое, смотрим дату в журнале;
• причина проведения испытания — либо плановая, либо после ремонта. Плановый контроль проводится не реже одного раза в 6 месяцев, технический руководитель вправе установить необходимость и более частых поверок в зависимости от интенсивности эксплуатации оборудования;
• при внешнем осмотре инструмента ищут сколы, проверяют крепления вилки, провод — на гибкость, заломы, нарушение изоляции. При тестировании работы на холостом ходу включают инструмент в сеть, проверяют плавность нажатия, наличие посторонних шумов, запаха гари, искрения. По результату записывают, удовлетворительно или неудовлетворительно работает прибор;
• сопротивление изоляции проверяют мегомметром. Проверку проводят 2 человека, и у одного из них должны быть группа по электробезопасности не ниже третьей. Прибор соединяется с инструментом, рукоятка вращается (либо нажимается кнопка), пока стрелка мегомметра не приблизится к нулю. Показания фиксируются, затем замеряются еще двумя способами. Величина показаний должна превышать 0,5 Мом. Если все три измерения показали нормальный результат, записываем в графу — удовлетворительно;
• исправность цепи заземления инструментов с заземляющими контактами на вилке проверяют омметром. Показания прибора при нормальной работе стремятся к нулю. Прибор крепится к заземляющим контактам и металлическим деталям корпуса. Проверку проводит 1 человек. По результатам записываем, удовлетворительно или нет;
• внимательно проверяем дату следующей поверки при внесении записи, особенно если ответственный за электрохозяйство работник установил сроки поверок чаще, чем раз в полгода;
• проводящий испытание работник, заканчивая внесение записей в журнал учета электрооборудования, вписывает фамилию и инициалы, расписывается.

Ответственность

В соответствии со статьей 5.27.1 КоАП РФ, нарушения в области охраны труда, включая несоблюдение техники безопасности при эксплуатации электрооборудования и отсутствие обязательной документации, наказываются штрафами:

• на должностных лиц — от 2000 до 5000 рублей;
• на ИП — от 2000 до 5000 рублей;
• на юрлиц — от 50 000 до 80 000 рублей.

Несоблюдение требований иногда квалифицируют как нарушение требований пожарной безопасности. По ст. 20.4 КоАП РФ санкции выше, особенно если возникли такие последствия, как пожар, уничтожение или повреждение чужого имущества, причинение вреда здоровью человека или его смерть.

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно бланк личной карточки учета выдачи инструмента по форме МБ-2

Скачать образец описи инструмента

Скачать бесплатно образец журнала выдачи инструмента по форме МБ-2 в excel

Скачать образец журнала учета инструмента, заполненный по форме 423-АПК

Скачать журнал учета выдачи инструмента в word по форме 422-АПК

Скачать образец журнала выдачи оборудования по форме 423-АПК в excel

Скачать бесплатно бланк журнала выдачи инструмента по форме 131

Скачать образец заполнения карточки учета МБП по форме МБ-2 в ворде

Скачать образец карточки работника на получение инструмента, заполненный по форме 131

Документальный учет инструмента и инвентаря

Если в мелких фирмах сотрудники часто пользуются собственными инструментами для работы, то в крупных компаниях всеми необходимыми хозяйственными средствами их обеспечивает работодатель. Это инструментарий для уборки, мелкого ремонта, канцелярские принадлежности, хозтовары, осветительные приборы и т. д. Для контроля за их сохранностью ведут учетные документы — журнал или табель учета выдачи инструмента и карточки, которые заполняют на каждого работника.

Есть несколько унифицированных бланков, утвержденных или согласованных Госкомстатом, которые вправе использовать в компаниях:

• типовая межотраслевая МБ-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997, — для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов;
• форма учета инвентаря и хозпринадлежностей 423-АПК, утвержденная Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003 и согласованная с Госкомстатом, — для первичного учета на сельхозпредприятиях;
• типовая форма 131 — используют крупные предприятия для контроля за выданной спецодеждой, инструментарием и инвентарем в эксплуатации.

С 2013 года закон не обязывает использовать типовые бланки для первичных документов. Работодатель вправе самостоятельно решать, выбрать типовые бланки или разработать собственный вариант. Допустимо вносить и дополнительные пункты в унифицированные образцы. Решение следует утвердить в учетной политике предприятия распоряжением руководителя.

Один из документов, который часто используют, — бланк 423-АПК. Но учтите, что Приказ Минсельхоза РФ № 750, в котором она закреплена, отменен Приказом Минсельхоза № 480 от 14.08.2020. Этот унифицированный документ напрямую использовать нельзя, но вы вправе взять его за основу при составлении собственной карточки.

Обычно этот документ ведут по однотипным объектам, одинаковой стоимости, например, для слесарного, производственного, земледельческого оборудования. На лицевой стороне заполняют сведения о выданных средствах, на оборотной — о списанных.

Вот как выглядит карточка, разработанная на основе бланка 423-АПК:

Если требуется составить ведомость выданного инвентаря, то допустимо разработать ее на основе бланка 422-АПК, закрепленного в том же отмененном Приказе Минсельхоза № 750. Никто не запрещает использовать удобный бланк в работе, приспособив его под собственные нужды.

Дополнительно: как обеспечить охрану труда на производстве

Зачем нужна форма МБ-2

Это межотраслевой типовой бланк, который применяют для контроля за малоценными и быстроизнашивающимися объектами. К таким объектам относятся предметы с ограниченным периодом использования, к примеру, мешки, перчатки, канцелярия, средства для уборки и т. д.

Чтобы проконтролировать, куда, для чего и сколько выдали инструментов, сведения о них вносят в карточку учета, а сотрудник подтверждает их получение подписью. Затем указывают информацию о том, когда и в каком количестве их вернули. Это необходимо, чтобы вести учет активов и производить списание изношенного имущества.

Заполняет карточку ответственный сотрудник (обычно кладовщик, завхоз или секретарь). В ней две таблички. В первой — дата составления и сведения об организации (структурное подразделение, вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя).

Затем уже заполняют вторую таблицу. В нее вносят следующие сведения, касающиеся выданных предметов:

• их наименование, марка, размер;
• номенклатурный номер;
• когда и сколько выдано;
• когда и сколько возвращено;
• акт выбытия (номер и дата, срок службы, номер паспорта).

Рядом с информацией о выдаче предметов ставит подпись работник, который их получил, а рядом с информацией о возврате — кладовщик.

На оборотную сторону при заполнении переходят тогда, когда не хватает строк на лицевой стороне. Затем ответственный работник подписывает карточку и ставит дату заполнения.

Образец заполнения формы МБ-2

Зачем нужна форма 131

При помощи этого бланка крупные предприятия ведут контроль за малоценными предметами (спецодеждой, инструментами, инвентарем в эксплуатации). Как и остальные документы по первичному учету, бланк под номером 131 не обязателен. Но есть возможность использовать его для разработки собственных бланков, дополнив их в соответствии со спецификой деятельности компании и утвердив во внутренних ЛНА.

Инструменты группируют по типам или стоимости, в таблице заполняют:

• номенклатурный № предмета;
• название;
• дату выдачи;
• количество выданных предметов;
• срок, на который они выданы;
• процент износа при выдаче;
• дату возвращения;
• количество возвращенных предметов;
• степень износа при возврате.

Сотрудник расписывается в карточке два раза — при получении и при сдаче активов.

Дополнительно: какие нужны на предприятии знаки безопасности по охране труда

Образец заполнения формы 131

Об авторе статьи