Журнал регистрации трудовых договоров excel

Книга учета трудовых договоров помогает кадровикам следить за порядком в документации. Вести ее или нет — решение добровольное, поскольку документ законом не предусмотрен, но он очень полезен при проведении внутреннего аудита. Рассказываем, в какой форме вести книгу учета и как правильно ее заполнять.

Зачем нужен журнал регистрации ТД

Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой реестр, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то его форма и порядок ведения утверждаются локальным нормативным актом.

Книга учета особенно необходима в крупных организациях, имеющих большой штат сотрудников, например в образовательном учреждении. Такой журнал регистрации трудовых договоров в школе помогает упростить работу кадровика или бухгалтера, если он отвечает еще и за кадровые вопросы.

В качестве обоснования необходимости существования журнала учета приведем следующие факты:

• его наличие помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее оформление трудовых отношений с работником;
• с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
• он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись архива документов;
• в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый сотрудник, результаты прохождения испытания и пр.

Правила ведения и заполнения журнала

Форма реестра произвольная, количество столбцов не лимитировано и их названия ничем не ограничены. Ведет его сотрудник отдела кадров, который несет за это ответственность. Форму заполняют как в бумажном, так и в электронном виде, работники не обязаны знакомиться с его содержанием, поэтому на бумаге экономят. Инспекторов контролирующих органов этот документ тоже не интересует по причине его необязательности: если и спрашивают про эту книгу, то лишь в попытках найти хоть какие-то нарушения. А вот для внутренних аудиторов он представляет интерес, поскольку журнал регистрации трудовых договоров обязателен при наличии соответствующего внутреннего нормативного акта, и правила его ведения в этом случае утверждает руководитель организации.

Если принимается решение вести книгу на бумаге, то листы придется прошивать. Структурно она состоит из двух разделов: титульный лист и сама форма регистрации. На титульном листе указывают:

• наименование компании;
• период, за который вносятся сведения;
• Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение этого реестра.

Внесение записей происходит следующим образом:

1. Указывают номер записи по порядку.
2. Фиксируют дату заключения контракта.
3. Присваивают номер (и для контракта, и для дополнительного соглашения к нему).
4. Указывают Ф. И. О. работника полностью.
5. Пишут должность, профессию, структурное подразделение, в которое принят сотрудник.
6. Ставят дату.

В форме имеет смысл предусмотреть столбцы и для более детальной информации, зависящей от потребностей организации, это могут быть:

• указание о том, является ли эта работа основной или по совместительству;
• дата получения работником экземпляра документа;
• реквизиты приказа о приеме на работу и пр.

В конце оставляют свободный столбец для примечаний.

Образец заполнения книги учета

Где и как долго хранить книгу учета

Книги учета контрактов с сотрудниками, делопроизводство которых завершили до 2003 года, по-прежнему хранят 75 лет. А если работа по ним закончена после 1 января указанного года, то срок уменьшается до 50 лет. Об этом указано в п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной. Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей. Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Ведение дополнительных записей, тем более необязательных, может показаться кадровому работнику занятием скучным и излишним, но ощущение порядка (называемое бухгалтерами «ажуром») с лихвой компенсирует эти мнимые неудобства. Главное достоинства журнала (книги) регистрации трудовых договоров состоит в системности записей, позволяющей находить нужную информацию быстро и беспроблемно. В противном случае поиск документа будет сопряжён с «перелопачиванием» гор папок и неоправданными потерями времени.

Надобность в выдаче какой-то справки давно уволившемуся работнику или ответе на запрос о периоде и характере занятости сотрудника может возникнуть внезапно, и как раз тогда, когда менеджер по персоналу особенно занят. А ещё бывает, что возникают споры между работодателем и наёмными работниками, и тогда промедление крайне нежелательно, особенно если дело может дойти до судебного разбирательства.

Таким образом, систематизация всех сведений о заключаемых на предприятии договорах представляется важной и нужной задачей.

Традиционно регистрация трудовых договоров, бессрочных и срочных, ведётся на бумаге, в отдельной, достаточно толстой тетради (желательно в твёрдом переплёте). В настоящее время можно даже иногда приобрести готовые книги, производящиеся отдельными типографиями специально в помощь кадровикам. При этом весьма полезным представляется параллельное ведение учёта в электронном виде, для чего очень удобны таблицы, составленные в Excel, хотя особо «продвинутые» кадровики могут использовать и другие инструменты.

• Листы бумажного варианта журнала следует пронумеровать, а саму книгу – прошить и опломбировать мастичной печатью, чтобы оставалась возможность контроля изъятия отдельных фрагментов текста.
• Титульный лист содержит название предприятия, наименование самой книги («Журнал регистрации трудовых договоров»), дату ведения документации и номер тома (их со временем может быть несколько).
• Первая внутренняя страница посвящена работнику, ответственному за ведение журнала, а если он меняется, то на ней делаются соответствующие дополнения в виде таблицы (ФИО, должность, приказ или распоряжении о возложении обязанностей).
• Исправление возможных ошибок производится аккуратным перечеркиванием и заверением исправлений (не замазывать корректором, маркером и т. п. – начальная запись должна легко прочитываться).

Начальник отдела кадров может скачать готовый образец, или оформить книгу по своему усмотрению.

Рекомендуемы графы журнала:

• Номер записи (по порядку);
• Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
• Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
• Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
• Дополнительные соглашения;
• Примечания.

Данная система учёта трудовых отношений широко распространена, что на практике доказывает её эффективность. Она же рекомендована для электронной таблицы, дублирующей основной источник в компьютере. Скачать образец журнала регистрации договоров вы можете здесь:

Скачать образец .xls

Скачать образец .doc

Особенности ведения и хранения журнала регистрации трудовых договоров

Не исключено, что через какое-то время обязательность ведения этого вида кадрового учёта будет введена на законодательном уровне, и к этому нужно быть готовым. Пока же опытные кадровики рекомендуют придерживаться следующих правил:

• Нумерацию обнулять в начале года с указанием даты. Так будет легче искать, если в том возникнет надобность;
• За ошибки, допущенные в ведении журнала учёта трудовых договоров, применять санкции к сотрудникам отдела персонала не следует. По закону они могут обжаловать решения о штрафе в суде. Ведение этого журнала не входит в обязанности, указанные в должностной инструкции;
• Срок хранения книги регистрации — 75 лет;
• Изменения статуса срочных договоров находит отражение в журнале учёта;
• Книга заверяется руководителем, для чего используется задняя сторона обложки;
• После заполнения последней страницы журнал пломбируется и сдаётся в архив.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет кадровикам упростить учет, поиск и обработку кадрового документооборота. Законодательство не обязывает его вести. Но на крупном предприятии с большой численностью сотрудников без учетной книги не обойтись. Рассказываем, в какой форме вести, по каким правилам заполнять, сколько хранить.  

Зачем нужен журнал

Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — не обязательно, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти документ, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета трудового договора, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра соглашений рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Надо знать: в каких случаях можно не оформлять трудовую книжку

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

• наименование организации;
• наименование документа (журнал, книга, реестр);
• даты заполнения — начало и окончание;
• данные лиц, ответственных за ведение.

Какую форму журнала учета выбрать: бумажную или электронную

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия трудового договора, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае необходимо, чтобы его оформление отвечало стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

У обоих вариантов есть плюсы и минусы. Бумажная форма удобна для хранения, предоставления для подписи (руководству, сотрудникам и др.). Но есть и минус — в необходимости его прошивать, нумеровать, заполнять.

У электронного варианта много преимуществ:

• возможность оперативного поиска информации;
• быстрое копирование необходимых сведений;
• простота в оформлении;
• конфиденциальность.

Но не все кадровые работники хорошо обучены навыкам учета в цифровом виде. Если компания еще не освоила электронный документооборот, то у некоторых кадровиков возникают проблемы с ведением таблиц, например, в формате Excel, в котором обычно ведут такую книгу.

Работодатель вправе самостоятельно выбрать, какую форму использовать, в зависимости от удобства и специфики деятельности. Закрепить выбранный вариант необходимо в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Может пригодиться: как прописать сдельную оплату труда в трудовом договоре

Какие еще книги учета вести кадровикам

В компании ведут множество разных книг учета для фиксирования фактов (например, ознакомление работников с распоряжениями, выдача выписок и справок) или документов (личных дел, трудовых книжек, соглашений).

Среди книг, которые обычно ведут кадровики:

• регистрация распоряжений по основной деятельности и личному составу;
• учет заявлений от работников;
• регистрация уведомлений, отправляемых работникам;
• регистрация несчастных случаев на производстве;
• ознакомление с приказами, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка и иными ЛНА;
• учет командировочных удостоверений;
• учет медицинских обследований;
• ознакомление с правилами по охране труда и пожарной безопасности;
• учет проверок контролирующими органами и др.

Кто заполняет журнал регистрации трудовых договоров

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:

• наименование, период ведения (если предприятие большое, реестр заводится на каждый год);
• номер п/п;
• номер договора;
• дата его заключения;
• фамилия работника;
• подразделение или отдел, где работает;
• характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

• изменения в соглашении;
• наличие или отсутствие дополнительных соглашений;
• основная должность или совместитель;
• подпись о вручении трудового договора;
• другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают собственную систему присвоения номеров. Нумерацию вправе вести как в хронологическом порядке, так и обнулять в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового трудового договора. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к ТД, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной договор и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого соглашения.

Как действовать, когда надо внести изменения в журнал

Вести реестры важно аккуратно, по установленным правилам и не допускать ошибок. Если ответственный сотрудник обнаружил неточность, то зачеркивать, замазывать или исправлять иным способом нельзя. В этой ситуации решение одно — закрыть книгу и завести новую, для этого издают специальное распоряжение.

Вносить изменения есть возможность только в нескольких ситуациях, если:

• сотрудника переводят в другой отдел или назначают на другую должность;
• отстраняют от должности;
• меняют условия труда.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета трудовых договоров хранятся 75 лет (если их делопроизводство завершено до 1 января 2003 года) или 50 лет (если после 2003 года).

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

• наименование работодателя;
• даты начала и окончания ведения журнала;
• Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

• 1 — номер регистрации трудового договора;
• 2 — дата заключения;
• 3 — номер договора;
• 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
• 5 — должность работника;
• 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
• 7 — срок действия договора;
• 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
• 9 — допсоглашения к договору;
• 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Скачать образец

Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Как определяются сроки хранения журнала?

Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.

Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):

• 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
• 75 лет — до 01.01.2003.

Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.

С каждым сотрудником организации работодатель должен заключить трудовой договор. Если в него в процессе трудовой деятельности работника вносятся какие-либо изменения, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

При достаточно большой штате организации удобно систематизировать информацию о заключаемых трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним в регистрационном журнале. Данный журнал позволит в любой момент определить заключен ли с работником трудовой договор, когда он был заключен, какой срок имеет, имеются ли дополнительные соглашения к нему. Это очень удобно и повышает скорость получения информации о нужном документе.

Оформить журнал регистрации трудовых договоров можно так, как это удобно предприятию. Обычно используется толстая обложка, на которой пишут наименование организации, ответственное лицо и дата заведения журнала.

Если журнал ведется в рукописном виде, то страницы нужно пронумеровать и прошить.

В качестве примера предлагаем скачать образец оформления журнала регистрации трудовых договоров по ссылке ниже. Формат данного журнала — excel. Можно вести журнал и в электронном виде, так как он не является обязательным и не подлежит запросу проверяющими органами, в отличие от книги учета трудовых книжек, которая должна быть на каждом предприятии.

Другие журналы регистрации:

• для инструктажа — образец;
• для входящих документов — образец.

Образец заполнения

Каждый лист журнала следует разлиновать на графы. Количество граф и их наименование остается на усмотрение организации.

Рекомендуется делать следующие графы:

• порядковый номер строки;
• дата заключения трудового договора или дополнительного соглашения (можно для допсоглашений делать отдельную графу);
• номер договора, который присваивается при внесении регистрационной записи в журнал;
• ФИО и должность работника, с который заключен трудовой договор;
• дата выдачи экземпляра соглашения работнику на руки;
• дата и номер приказа о приеме на работу;
• подпись работника, который получил трудовой договор.

Таким образом, журнал будет не только регистрировать заключаемый трудовой договор, но и служить подтверждением тому, что подписанный экземпляр действительно выдан работнику на руки.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать.