Журнал регистрации приказов
Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов «задним числом».
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- «КМ» — приказы по командировкам работников.
- «К» — кадровые.
- «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.
Требования к оформлению журнала
Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:
- Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
- Номер приказа и его дата издания.
- Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
- ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
- Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
- Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Ведение журнала в электронном виде
В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.
Образцы журналов
Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.
Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.
Похожие записи
Перейти к содержанию
Журнал регистрации приказов
На чтение 1 мин Просмотров 5.6к. Опубликовано 10.01.2022
Журнал регистрации приказов нужен для регистрации всех приказов по основному виду деятельности или по личному составу.
Порядок заполнения бланков не прописан ни в одном законодательном акте. Как это делать, решает работодатель.
Как оформить?
Вести журналы можно в электронном виде, на бумаге или двумя способами для подстраховки.
Каждый журнал начинается с титульного листа, на котором пишется дата начала ведения и окончания, а также сведения об ответственном работнике. По окончании журнал прошивается и скрепляется печатью.
Нельзя делать исправления в документе!
Если запись внесена неправильно, аккуратно зачеркните её.
Ответственный сотрудник в этой же строчке делает верную запись и ставит подпись.
Журнал состоит из граф, в которые вписываются данные обо всех приказах – порядковый номер, дата выпуска, список лиц, к которым имеет отношение распорядительный документ и т.д.
Скачать журнал приказов бесплатно
Бланк журнала приказов по основной деятельности — doc — pdf
Заполненный образец журнала приказов по основной деятельности — doc — pdf
Бланк журнала приказов по личному составу — doc — pdf
Заполненный образец журнала приказов по личному составу — doc — pdf
Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности .docСкачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности .doc
Обязанности
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Функционал
К приказам по основной деятельности имеют отношение:
- Документы о назначении руководителя на свою должность.
- Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
- Документы относительно формирования штатного расписания.
- Документы о трудовом распорядке.
- Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:
- Хозяйственной деятельности компании.
- Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
- Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Элементы
Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:
- Наименование документа.
- Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
- Если есть, то наименование структурного подразделения.
- Номер дела по номенклатуре и номер тома.
- Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
- Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Вложенные страницы содержат две таблицы.
- Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
- Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
Графы обеих следует заполнять. Они включают:
- Порядковые номера регистрируемых документов.
- Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
- Номера приказов по основной деятельности.
- Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
- Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
- ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
Возможно ли вести электронный журнал
В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:
- Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
- Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.
Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.
Срок хранения
Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.
В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.
Организационно-распорядительная документация, издаваемая в организации, подлежит обязательной регистрации. Журнал регистрации приказов в организации является документом, в котором проводится фиксация изданных руководством приказов.
Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации приказовОбразец журнала регистрации приказов
Виды приказов
Вся организационно-распорядительная документация в организации может быть разделена на две больших группы:
- приказы и распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют трудовые процессы в организации: вводят в действие и отменяют нормативные локальные акты, назначают ответственных лиц, утверждают планы подготовки, графики отпусков и т.п. Эти приказы относятся к документации постоянного срока хранения.
Приказы по личному составу регулируют трудовую деятельность определенного работника: прием и увольнение, перевод на другую должность, уход в отпуск и т.п. Приказы по личному составу в зависимости от вида имеют различные сроки хранения: от 5 лет для приказов по дисциплинарным взысканиям, до 75 лет для приказов о приеме, увольнении и т.п.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельных журналах. Также в организации, как правило, заводятся отдельные журналы для регистрации приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Нумерация приказов
В организации могут быть утверждены особые индексы для регистрации приказов и распоряжений. Эти индексы, как правило, вносятся в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются заново каждый год приказом по предприятию.
Ежегодно нумерация должна начинаться заново, с №1.
Оформление и ведение журнала
Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию.
Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован. Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов».
Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение
На титульном листе журнала указываются:
- его название;
- название организации;
- крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
- ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.
Форма журнала
Утвержденной законом формы журнала регистрации приказов не существует. Организация сама разрабатывает эту форму. Вы можете воспользоваться образцом журнала регистрации приказов, приведенным ниже.
В журнале для регистрации приказов должны иметься следующие обязательные графы:
- номер по порядку;
- раздел «Год»;
- дата и номер приказа;
- заголовок приказа;
- краткое содержание приказа «О допуске сварщика Иванова И.И. к самостоятельной работе»;
- примечания (например, срок исполнения приказа).
Опционально в журнал могут быть добавлены и другие графы, например, «Исполнитель», «Рассылка» (то есть список лиц, которых касается данные приказ и до которых он доведен) и т.п.
Хранение
Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности должен быть не меньше срока хранения самих приказов.
При составлении внутренней описи в процессе оформления дела с приказами в архив (более подробно об этом можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте) следует иметь в виду, что записи в журнале должны в обязательном порядке подтверждаться фактическим наличием приказа в его физическом, бумажном виде.
В случае если запись имеется, а сам документ отсутствует, об этом также делается отметка в графе «Примечание».
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации.
Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.
Виды приказов
В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.
По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).
Существует несколько родовых видов приказов:
- Приказы по личному составу.
- Приказы по линии основной деятельности
- Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.
Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.
Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.
Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать. Подписанные приказы передаются в канцелярию организации для регистрации, копирования и рассылки совместно с приложениями, к которым имеются отсылки в тексте, а также списком для рассылки.
Регистрация приказа, представляет собой запись учетных данных произведенную по установленной процедуре, фиксирующей момент его создания, отправления или получения. Данное действие производится в журнале.
Правила ведения журнала регистрации приказов
В настоящий момент не существует четко регламентированной формы журналов, однако они должны соответствовать, определенным требованиям. Журнал должен быть постранично пронумерован, прошит и скреплен, предусмотренной для этого, печатью и подписью ответственного лица.
Для различных приказов, должны быть заведены отдельные журналы, в которых их будут фиксироваться, в зависимости от вида и срока хранения.
На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.
Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.
Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности.
Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.
Загрузка документа
«Журнал регистрации приказов по организации»
Имя файла документа: 10005
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 1,4 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам организации
- Журнал регистрации представлений об устранении нарушения бюджетного законодательства Российской Федерации и решений о приостановлении операций по лицевым счетам
- Журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами. Форма N 304/у
- Журнал регистрации и учета решений, вынесенных в порядке статьи 412 Таможенного кодекса Российской Федерации
- Журнал регистрации заявлений о выплате единовременных пособий войсковой части
- Журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством. Форма N 23
- Журнал регистрации вводного инструктажа для руководителей и других должностных лиц, ответственных за охрану труда на предприятиях и в организациях отрасли связи
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте для руководителей и других должностных лиц, ответственных за охрану труда на предприятиях и в организациях отрасли связи
- Журнал регистрации граждан, пострадавших при исполнении трудовых обязанностей, на обеспечение специальными транспортными средствами
- Журнал регистрации санитарных паспортов, выдаваемых на подвижной состав, автомобильного транспорта, занимающегося перевозкой пищевых продуктов
- Журнал регистрации результатов осмотров жилого дома (рекомендуемая форма)
- Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи, заключаемых адвокатами с гражданами и юридическими лицами
- Журнал регистрации результатов автоматизированного учета алкогольной продукции
- Журнал регистрации нормативного правового акта (распорядительного документа) в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
- Журнал регистрации решений и постановлений о взыскании налога (сбора), а также пени за счет имущества налогоплательщика-организации (налогового агента-организации) (образец)
Журнал регистрации приказов по организации
Тематика документа: Журнал
Файл текстовой версии: 1,1 кб
Образец документа:
ЖУРНАЛ регистрации приказов по организации
------------------------------------------------------------------ ¦ N ¦Номер ¦Назва- ¦Основа-¦В отно-¦Срок ¦Контроль¦Приме-¦ ¦п/п¦приказа,¦ние ¦ние ¦шении ¦исполнения,¦ ¦чание ¦ ¦ ¦дата ¦приказа¦ ¦кого ¦кто ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦издан ¦исполнитель¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦приказ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+--------+-------+-------+-------+-----------+--------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+--------+-------+-------+-------+-----------+--------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+--------+-------+-------+-------+-----------+--------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+--------+-------+-------+-------+-----------+--------+-------
Приложения к документу:
- Журнал регистрации приказов по организации.rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Журнал»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Журнал учета приказов по личному составу (образец заполнения)
- Журнал регистрации выдачи путевок на продолжение госпитального лечения больных, направленных в санаторно-курортные учреждения ФСБ России (образец)
- Журнал учета решений о предстоящем исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц
- Журнал учета согласований выдачи удостоверений личности моряка (образец)
- Журнал учета радиоактивных отходов
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте