Журнал регистрации приказов
Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов «задним числом».
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- «КМ» — приказы по командировкам работников.
- «К» — кадровые.
- «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.
Требования к оформлению журнала
Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:
- Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
- Номер приказа и его дата издания.
- Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
- ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
- Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
- Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Ведение журнала в электронном виде
В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.
Образцы журналов
Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.
Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.
Похожие записи
Загрузка документа
«Журнал регистрации приказов по личному составу»
Имя файла документа: zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu
Доступный формат скачивания: xls
Размер текстовой версии файла: 58,5 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылки для скачивания, она очень скоро появится на этом месте
После появления ссылки, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации договоров
- Журнал учета трудовых договоров
- Журнал регистрации доверенностей
- Журнал выдачи нарядов
- Журнал выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью
- Журнал учета средств дезинфекции
- Журнал учета огнетушителей
- Журнал учета выданных доверенностей. Форма М-3
- Алфавитный журнал архива бюро технической инвентаризации
- Алфавитный журнал по уголовным делам. Форма N 5
- Алфавитный журнал по гражданским делам. Форма N 6
- Алфавитный журнал к материалам, разрешаемым в порядке судебного контроля. Форма N 11
- Алфавитный журнал учета уголовных дел, истребованных по надзорным жалобам (представлениям). Форма N 39
- Алфавитный журнал учета гражданских дел, истребованных по надзорным жалобам (представлениям). Форма N 39 а
- Алфавитный журнал регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях. Форма N 45
Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы.
Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.
Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.
Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.
Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.
Как правильно оформить?
Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.
Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.
Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.
Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.
Как правило, в журнал включают следующие графы:
- номер по порядку;
- регистрационный номер приказа по личному составу;
- дата формирования документа;
- содержание документа — о чем приказ;
- лицо, которое подписало приказ;
- сведения об исполнителе;
- сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
- отметка о направлении в дело.
Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.
Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
⏬Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 33,5 Kb. Скачиваний: 100192. Формат документа: doc
Если предприятие включает объемный штат сотрудников, ему требуется ведение учетов по выписанным приказам. Для этого формируют специальный журнал, в который вносят соответствующие изменения. Личный состав — перечень всех сотрудников, которые входят в персонал компании. Поэтому любые взаимодействия приказного порядка (увольнение, принятие в должность, повышение) протоколируют в журнале.
Этот документ необходим для систематизирования работы организации. При ведении учета важно следовать хронологическому порядку. В текст книги вносят краткое содержание приказных записок: ФИО, что приказал, когда исполнить. К каждому журналу привязывают ответственного сотрудника, который будет его вести от начала до закрытия. При открытии документа указывают срок его хранения.
Скачайте образец с сайта. Внутри вы найдете таблицу из 8 столбцов, в которых отмечены положения для фиксации. Измените их названия в соответствии с регламентом предприятия.
Интересные материалы по теме:
- Доверенность на подачу документов — образец 2019
- Доверенность на перевозку груза — скачать образец бланка
- Приказ о дисциплинарном взыскании — образец бланка
Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации.
Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.
Виды приказов
В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.
По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).
Существует несколько родовых видов приказов:
- Приказы по личному составу.
- Приказы по линии основной деятельности
- Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.
Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.
Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.
Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать. Подписанные приказы передаются в канцелярию организации для регистрации, копирования и рассылки совместно с приложениями, к которым имеются отсылки в тексте, а также списком для рассылки.
Регистрация приказа, представляет собой запись учетных данных произведенную по установленной процедуре, фиксирующей момент его создания, отправления или получения. Данное действие производится в журнале.
Правила ведения журнала регистрации приказов
В настоящий момент не существует четко регламентированной формы журналов, однако они должны соответствовать, определенным требованиям. Журнал должен быть постранично пронумерован, прошит и скреплен, предусмотренной для этого, печатью и подписью ответственного лица.
Для различных приказов, должны быть заведены отдельные журналы, в которых их будут фиксироваться, в зависимости от вида и срока хранения.
На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.
Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.
Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности.
Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.