Журнал регистрации доверенностей скачать в excel

Для чего нужен

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2020 года образец вы сможете в конце статьи).

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

На какой срок выписывать

Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Скачать

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Заполненный образец книги

Скачать

Об авторе статьи

Журнал регистрации доверенностей — это реестр, в котором отмечают на чьё имя и для каких действий выдан документ.

Обязательно ли вести реестр выданных доверительных документов

Для получения товаров, подписи заявлений и договоров и представления интересов юрлица полномочия подтверждают письменно. При большом количестве выдаваемых полномочий необходима их регистрация, чтобы присвоить порядковый номер и отразить выдачу в реестре.

Ведение учета необходимо для упорядочения документооборота и подтверждения выдачи. Реестр удобен для оперативного поиска нужного документа по его номеру.

Для учета формы М-2 отдельный регистр не используют: отрывные части формы сшивают — они образуют единый документ, не требующий отдельного учета. М-2 применяют для получения товарно-материальных ценностей.

Закон не обязывает организацию его вести и не закрепляет правила ведения книги доверенностей — эти вопросы регулирует учетная политика предприятия.

Ранее применяли форму учета М-3, утв. Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. В 1997 году она отменена Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. Закон не запрещает её использовать, просто она упразднена для обязательного применения.

В положение об учетной политике вносят правила и форму ведения учета документов и порядок заполнения регистров. В локальном акте утверждают образец реестра доверенностей или указывают сведения, обязательные для внесения в него. При отсутствии локального регулирования руководствуются общепринятыми правилами в организации.

При принятии решения по вопросу, нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2022 году, руководствуйтесь учетной политикой, обычаями делопроизводства и объемом документации: если документ выдают редко — реестр нецелесообразен.

Обычно регистр ведет бухгалтерия. Допустимо иметь отдельные книги для разных отделов: бухгалтерия, юр. отдел, технический отдел и пр.

Образец

При ведении реестра в физическом формате руководствуйтесь правилами документооборота:

• на титульном листе укажите наименование организации, дату начала ведения и ФИО ответственного лица;
• после заполнения реквизитов документа оставьте колонку для подписи представителя о получении документа;
• если сотрудник не воспользовался полномочиями — делают отметку в соответствующей графе;
• страницы книги нумеруют и прошивают, скрепляют печатью.

Титульный лист оформляют в свободной форме:

Пример заполнения:

Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Все статьи автора