Журнал учета хозяйственных операций — образец его заполнения представлен в данной статье — является регистром, без которого не обходится практически ни одна организация. Рассмотрим ниже правила его заполнения.
Что такое журнал учета хозяйственных операций
Журнал учета хозяйственных операций является самым полным регистром бухгалтерского учета, он содержит записи по всем транзакциям, касающимся деятельности организации. По сути, этот документ содержит перечень всех проводок, отражаемых в бухучете в хронологическом порядке.
Поскольку объем информации, заносимой в журнал, может быть большим, то этот документ не удобен для анализа или сортировки данных. Однако при необходимости отследить все транзакции за какой-либо период либо найти проводку по дате журнал учета хозяйственных операций незаменим.
В настоящее время все большее количество организаций ведет учет с помощью программного обеспечения, поэтому составление журнал учета хозяйственных операций намного упростилось. Однако и по сей день есть организации, иногда даже достаточно крупные, с ручным учетом. В нашей статье разберем заполнение электронного и бумажного журнала.
Пример заполнения журнала учета хозяйственных операций по счету 99 «Прибыли и убытки» можно посмотреть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.
Заполняем журнал учета хозяйственных операций в «1С»
В основном бухгалтеры оформляют проводки в бухгалтерских программах только путем электронного заполнения первичных документов в разделах программы, относящихся к различным сферам хозяйственной деятельности, в этом случае проводки формируются самостоятельно и автоматически попадают в журнал хозяйственных операций. Однако существуют нетипичные операции, которые можно отразить только напрямую в журнале хозяйственных операций. Рассмотрим это на примере «1С:Предприятие».
Чтобы открыть журнал операций, заходим во вкладку «Бухгалтерия», выбираем вкладку «Журнал операций».
Этот журнал содержит перечень всех операций организации. Одной операции может соответствовать несколько проводок, которые можно увидеть во второй части журнала, если нажать на операцию. В этом регистре можно добавить новую операцию, которая будет оформлена бухгалтерской справкой. Для этого выбираем вкладку «Действия» и «Добавить», далее заполняем все поля для оформления транзакции. Также можно выгрузить журнал в виде списка для его печати — для этого выбираем «Действия», «Вывести список».
В «1С» также есть журнал проводок — в нем отсутствует разбивка на операции, проводки показываются списком в хронологическом порядке. В журналах можно отбирать и фильтровать нужные проводки. Параметры отбора и выбор временного интервала делается через вкладку «Действия».
Заполняем журнал учета хозяйственных операций в бумажном виде
Журнал учета хозяйственных операций составляется в виде таблицы. В этой таблице должна быть следующая информация: порядковый номер, дата, сама проводка (Дт и Кт), сумма операции, описание операции, документ, на основании которого сделана проводка. Скачать бланк журнала учета хозяйственных операций вы можете на нашем сайте.
Скачать бланк
Кроме того, на нашем сайте вы найдете заполненный образец журнала учета хозяйственных операций.
Скачать образец
Журнал учета фактов хозяйственной деятельности для малых предприятий
Для субъектов малого предпринимательства разработаны подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Они утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее — Книга) рекомендуется использовать в качестве единственного регистра по учету всех операций малым предприятиям с небольшим количеством транзакций, вид деятельности которых не связан с материалоемким производством. Согласно приказу № 64н такой учет называется простой формой бухучета. Скачать бланк книги вы можете на нашем сайте.
Скачать бланк
Что такое субъект малого предпринимательства и каковы критерии отнесения предприятия к малому, узнайте из статьи «Особенности бухгалтерского учета на малых предприятиях».
На основании данных Книги можно составить бухгалтерскую отчетность и определить данные по активам и пассивам. В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода. По завершении месяца вычисляются итоги по дебетовым и кредитовым оборотам всех счетов, их сумма должна равняться итогу по графе 4. Далее выводятся конечные сальдо по счетам. Образец заполнения Книги можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец
Кроме того, разработаны еще одни рекомендации по ведению учета субъектами малого предпринимательства, утвержденные решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (протокол от 25.04.2013 № 4/13). Эти рекомендации одобрены Минфином и являются усовершенствованной и расширенной версией приказа № 64н с примерами оформления регистров. Этими рекомендациями определено три вида упрощенного бухучета для малых предприятий:
- полная форма, при которой используется рекомендуемый перечень различных регистров бухучета;
- сокращенная форма, при которой эти регистры не используются;
- простая форма только для микропредприятия, когда не применяется двойная запись.
Аналогом простой формы бухучета по приказу № 64н является сокращенная форма по рекомендациям НП «ИПБ России». При сокращенной форме комбинированным регистром учета является Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП. Эта форма повторяет Книгу № К-1 и заполняется аналогично. Скачать бланк формы № К-1МП можно по ссылке https://www.ipbr.org/accounting/small-business-accounting-recommendations.
Отметим также то, что если организации недостаточно ведения одного регистра по форме № К-1 или № К-1МП, то она может применять и другие рекомендуемые регистры, например по учету оплаты труда, основных средств, расчетов с контрагентами и т. д.
О том, как упрощено составление отчетности для малых предприятий, читайте в статье «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий».
ИП должны вести книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Как правильно заполнить документ, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Итоги
Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.
Каждую хозяйственную операцию, будь то поступление в кассу, покупка оборудования или списание ГСМ, нужно подтвердить первичным документом и принять к учету. Регистрировать первичку следует в момент операции либо сразу после ее завершения. А для систематизации информации принято использовать специальные учетные регистры — журналы хозяйственных операций.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.
Основные принципы таковы:
- Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
- Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
- Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
- Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
- Можно формировать их помесячно.
Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.
Формы журналов
Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.
Бланк журнала ОКУД 0504071
Скачать
Перечень действующих журналов
Бюджетники используют такие виды.
|
Номер журнала |
Вид операций |
|---|---|
|
№1 |
Касса и движение наличных денежных средств |
|
№2 |
Банковские расчетные счета |
|
№3 |
Расчеты с подотчетными лицами |
|
№4 |
Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
|
№5 |
расчеты с дебиторами по доходам |
|
№6 |
Расчеты по заработной плате, стипендиям, денежному довольствию |
|
№7 |
Выбытие и перемещение нефинансовых активов |
|
№8 |
Расчеты по прочим операциям |
|
№9 |
Санкционирование |
Некоммерческие организации применяют другие.
|
Наименование журнала-ордера |
Содержание операций |
|---|---|
|
ЖО №1 |
Движение наличных денежных средств в кассе учреждения |
|
ЖО №2 |
Расчетные счета |
|
ЖО №3 |
Специальные банковские счета |
|
ЖО №4 |
Расчеты по кредитам и займам (краткосрочные и долгосрочные) |
|
ЖО №6 |
Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
|
ЖО №7 |
Расчеты с подотчетными лицами |
|
ЖО №8 |
Расчеты по налогам и сборам, внутрихозяйственные операции, расчеты по авансам |
|
ЖО №10 |
Основное производство |
|
ЖО №11 |
Учет готовой продукции (товаров, работ или услуг) |
|
ЖО №12 |
Учет целевого финансирования |
|
ЖО №13 |
Основные средства и амортизация |
|
ЖО №15 |
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
|
ЖО №16 |
Вложение во внеоборотные активы |
Особенности формирования регистров бухучета
Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.
Обязательные реквизиты регистра:
- Наименование документа и его формы.
- Полное наименование учреждения.
- Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
- Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
- Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
- Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
- Подписи ответственных лиц.
Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.
Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.
Правила заполнения
Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)
Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами (РКО и ПКО) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.
Скачать
Журнал-ордер 2
Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.
Скачать
Журнал-ордер 6
Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».
Скачать
Журнал-ордер 7
Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.
Скачать
Журнал-ордер 8
Указываем данные по каждой операции:
- авансовые платежи и расчеты с подрядчиками и поставщиками (выданные и полученные);
- расчеты с бюджетами по налогам и сборам;
- расчеты с разными кредиторами и дебиторами;
- внутрихозяйственные операции.
Скачать
Журнал-ордер 10
Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).
Скачать
Журнал-ордер 11
Отражаем данные об учете готовой продукции. Допускается внесение обобщенной информации. Форма журнала разрабатывается организацией самостоятельно, с учетом особенностей специфики деятельности (производства).
Скачать
Журнал-ордер 13
Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).
Скачать
При использовании автоматизированных бухгалтерских программ данные в журналах-ордерах заполняются автоматически. Причем записи формируются по каждой хозяйственной операции в отдельности.
Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.
Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Организации и бизнесмены, которые относятся к субъектам малого предпринимательства, вправе вести учет в упрощенном порядке и отражать все операции в одном журнале. В нашей статье вы узнаете, как заполнить и вести книгу учета хозопераций, а также сможете скачать образец и бланк этого документа.
Журнал регистрации хозяйственных операций
Субъекты малого предпринимательства, которые ведут бухгалтерский учет в упрощенной форме, вправе отражать все факты хозяйственной жизни в специальном учетном регистре – журнале учета фактов хоздеятельности.
Данный документ служит основным учетным регистром, в который в хронологическом порядке записывают все операции (проводки), совершаемые организацией или индивидуальным предпринимателем в процессе своей деятельности.
Как составить журнал учета хозяйственных операций
Составить документ можно по типовой форме № К-1 (приложение № 1, утвержденное Приказом Минфина РФ от 21.12.98 № 64н) или по форме № К-1МП (приложение № 11 к рекомендациям НП «ИПБ России»).
Обе формы представляют собой таблицы, в графах которых перечислены счета бухучета и другие технические поля, а строки предназначены для отражения операций. Чаще всего используют книгу по форме К-1МП, поэтому далее мы рассмотрим порядок ее составления.
Проводки в журнале хозяйственных операций
В качестве самой первой открывающей операции (проводки) в журнале записывают остатки по счетам бухучета на начало отчетного периода (на начало ведения деятельности).
Далее в последующих строках документа в хронологической последовательности записывают операции (проводки), основанные на «первичке» – товарных накладных, актах, счетах-фактурах и других бумагах.
Сумму по каждой операции отражают в соответствующей графе «Сумма», а также одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» соответствующих счетов рабочего плана счетов. Таково требование метода двойной записи.
В конце отчетного периода считают дебетовые и кредитовые обороты, а также остатки по каждому счету и в целом по всем счетам. Для проверки обороты и остатки по дебету и по кредиту сверяют между собой (оборотный и сальдовый баланс).
В конце отчетного года при составлении годовой бухгалтерской отчетности формируют финансовый результат и закрывают счет 99. Сумму чистой прибыли или убытка отчетного года списывают со счета 99 в кредит или дебет счета 84 заключительной записью декабря.
Такой порядок следует из пунктов 40–44 рекомендаций, утвержденных Решением президентского совета НП «ИПБ России» от 25.04.2013 № 4/13.
Сроки представления отдельными лицами консолидированной бюджетной отчетности в 2023 году установлены Приказом Казначейства России от 22.08.2022 N 24н. Также см. дополнительные критерии по раскрытию информации при составлении и представлении в 2023 году бюджетной отчетности, консолидированной бюджетной отчетности и консолидированной бухгалтерской отчетности.
Применяется — при формировании учетной политики с 2015 года
Утверждена — Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
Скачать форму журнала операций:
— в MS-Excel
Образец заполнения журнала операций >>>
Материалы по заполнению журнала операций:
— Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
— Готовое решение: Как учреждению заполнить журнал операций (ф. 0504071)
Архивные формы журнала операций:
— журнал операций при формировании учетной политики с 2011 года до 2015 года
— журнал операций при формировании учетной политики с 2006 года до 2011 года
—————————————-
Для составления бухгалтерской отчетности широкое распространение получила форма К-1, имеющая название «Книга (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности». Наиболее часто ее используют на небольших предприятиях, где работают с ограниченным количеством счетов бухучета. Это табличная форма с хронологическим отражением необходимых операций.
Бухгалтерская суть данного документа — регистр аналитического, а также синтетического учета, с его помощью определяют наличие денежных средств и имущества, их источников на предприятии. Кроме того, это комбинированный регистр, позволяющий вести учет операций по каждому из бухгалтерских счетов.
При открытии книги учета вписываются остатки на начало года или на начало деятельности предприятия. Запись производится по каждому виду отдельного имущества, обязательств либо же иных средств. Графа «Содержание операций» предназначена для хронологического отражения хозяйственных операций по методу двойной записи (в графах дебита и кредита соответственно).
По итогам месяца для каждого счета учета вписываются итоговые суммы оборотов, затем по каждому счету выводится сальдо на начало следующего месяца. Такая упрощенная форма учета для малых предприятий ведется без использования учетных регистров (так называемая простая форма, если у предприятия нет основных средств и расчеты с контрагентами осуществляются сразу же), а для других организаций — с применением регистров.
Кроме Книги учета хозяйственной деятельности на предприятии ведется Форма В-8 — ведомость для учета оплаты труда, а также лицевые счета, кассовые книги и т.д.