Журнал учета заявок Excel
Если театр начинается с вешалки, то бизнес в сфере предоставления услуг начинается с регистрации заявок. Журнал учета заявок excel — автоматизированная табличная форма регистрации и ведения заявок на предоставление услуг, созданная в среде Microsoft Excel. Удобный инструмент учета входящего потока клиентов, обеспечивающий сопровождение заказа от этапа поступления заявки до момента его завершения и получения обратной связи. Применение данного инструмента позволит отойти от устаревшей бумажной формы журнала, что позволит увеличить эффективность работы: отслеживание статуса заявки, назначение исполнителей, ведение единой клиентской базы. Также электронная версия журнала учета заявок обладает всеми возможностями стандартного документа Excel, такими как форматирование данных, фильтрация, сортировка, что существенно повышает скорость обработки заказов.
Ссылка для скачивания:
— Скачать журнал учета заявок Excel (архив 410 КБ)
Как начать работу с журналом учета заявок в excel:
1. Скачайте архив с файлом по ссылке выше и разархивируйте с помощью программы 7zip или WinRar.
2. При появлении баннера предупреждения закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле, выберите «Свойства», далее установите галочку в разделе «Разблокировать».
3. Если в Вашем Microsoft Office запуск макросов по умолчанию выключен, то в данном предупреждении необходимо кликнуть «Включить содержимое».
4. Для полноценной работы с программой также необходимо нажать кнопку «Разрешить редактирование» при появлении сообщения, как на рисунке ниже.
Инструкция по настройке журнала учета заявок
Журнал учета заявок представляет из себя стандартную рабочую книгу Excel в формате поддержки макросов xlsm. При открытии файла по умолчанию вам будут доступны три листа:
- Инструкция — перечень действий для первого запуска и настройки программы;
- Настройки — справочники для автозаполнения полей со списком на листе журнала учета заявок;
- Январь гггг — непосредственно сам журнал учета заявок, построенный на основе тестовых данных для ознакомления с функционалом и возможностями программы.
Перейдем к более детальному рассмотрению листа с настройками.
Данный лист состоит из следующих основных элементов:
- Справочник исполнителей — список сотрудников в формате [ФИО | Должность], ответственных за выполнение заявки;
- Справочник статусов заявок — перечень статусов/состояний заявки. Можно отредактировать на свое усмотрение;
- Справочник диспетчеров — сотрудники, которые отвечают за прием и регистрацию входящего потока клиентов.
- Кнопка «Создать журнал» — запуск процедуры построения чистого шаблона журнала за определенный месяц и год (выбираются во всплывающем диалоговом окне).
Для построения журнала учета заявок заполните справочные таблицы своими данными и нажмите кнопку «Создать журнал». Далее выберите месяц и год построения.
Ведение журнала учета заявок
После того как журнал учета заявок будет сформирован, в Вашем распоряжении окажется пустой лист — шаблон документа. Каждый новый лист имеет наименование [месяц_год], для того чтобы упорядочить учет по периодам. Рассмотрим основные правила заполнения таблицы на основе заполненного тестового примера.
Первая часть таблицы представлена на рисунке ниже:
Вторая часть таблицы:
Дата поступления заявки заполняется с помощью встроенного календаря. Вызовите его кликнув правой кнопкой мыши на ячейке с датой. Время поступления заявки заполняется вручную. Далее идет блок данных заявителя: ФИО, телефон, адрес. Также заполняется вручную диспетчером (менеджером) при поступлении заявки. Блок №6 «Описание заявки» — краткий перечень основных работ. Следом идет колонка «Назначенный исполнитель» — выберите сотрудника из выпадающего списка (подтягивается с листа Настройки), который ответственен за выполнение работ по заявке. Статус заявки аналогично заполняется с помощью выбора одного из предложенных вариантов. По умолчанию на листе настроек указаны следующие статусы: В работе, Ожидание, Выполнена, Не выполнена, Отменена, Перенесена. При смене статуса, для наглядности, строка заявки окрашивается в соответствующий цвет посредством условного форматирования. Замените или удалите статусы на листе настроек при необходимости. В блоке №9 «Комментарий по заявке» можно оставлять актуальные заметки о ходе выполнения заказа.
Формат таблицы имеет рекомендательных характер и может быть изменен / доработан в соответствии с потребностями Вашего бизнеса. Контакты для связи со мной приведены ниже.
Заказать разработку или доработку программы
Доброго времени суток, дорогие читатели!
Надеюсь, Вам понравилась моя статья и данное ПО окажется полезным для Вашего дела. Более 10 лет работаю в сфере автоматизации бизнес процессов на ежедневной основе. За эти годы накоплен огромный опыт решения рутинных задач, на которые менеджеры тратят часы, а порой и дни! Готов взяться за реализацию любого продукта, дать совет по автоматизации Ваших бизнес потребностей. Занимаюсь индивидуальной разработкой программ учета для организаций и предприятий, а также настройкой и доработкой представленных продуктов. Среди моих клиентов как крупные российские компании, так и огромное количество представителей малого бизнеса. Гарантирую качество и индивидуальный подход к любой задаче. Ну, и приятное общение, само собой разумеется!) Для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк.
Ссылка для скачивания:
— Скачать журнал учета заявок Excel (архив 410 КБ)
Другие популярные программы и продукты Excellab.ru
Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:
— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
— Платежный календарь в excel
Шаблоны Excel постепенно стали нашим незаменимым инструментом для оптимального контроля предпринимательской деятельности. Например, в случае отслеживания клиентов, когда благодаря функциям Excel предоставляемым расчётными листами у нас есть возможность установить всеобъемлющий контроль деятельности наших клиентов, чтобы всегда предлагать им самое лучшее.
Как вести отслеживание клиентов в Excel
На основе шаблона Excel для отслеживания клиентов у нас есть в распоряжении самый эффективный инструмент для мониторинга деятельности клиентов, как потенциальных клиентов , так и клиентов, чей уровень участия меньше. Процесс очень прост, так как он работает как база данных Excel, в которой только нужно заполнить каждую ячейку, выпоняя следующие действия:
- Дата контакта, когда начались деловые отношения
- Ваши личные данные, всегда абсолютно конфиденциальные
- Статус клиента или его сфера деятельности
- Уровень предложений и приобретений
Кроме того, в разделе комментариев, мы можем указать все интересующие нас данные, которые нам помогут поддерживать оптимальные отношения между клиентом и компанией.
Бесплатный шаблон для отслеживания клиентов в Excel
Ниже вы найдете этот шаблон для бесплатного скачивания, так что вы сможете выполнить все задачи и оценивать отслеживание клиентов в Excel. Не ждите больше и начните организовывать всё значительно лучше чтобы ничего не упустить и иметь всё под контролем.
Шаблон Excel для отслеживания клиентов
Используйте этот шаблон Excel для отслеживания клиентов и поддерживайте в порядке управление бизнесом. Научитесь лучше организовываться с помощью этой базы данных Еxcel благодаря этому бесплатному расчётному листу.
We’ve compiled the most useful free client management and tracking templates for successful customer relationship management (CRM), including templates for sales teams, human resources (HR) personnel, and client-facing employees.
On this page, you’ll find many helpful client management and tracking templates, including a CRM template, client intake templates, client profile templates, client log templates, client info sheets, and onboarding checklists and templates.
Customer Relationship Management Template
Generate and manage leads, track communication, and increase sales with your new and existing clients with this CRM template. Use the lead section to track a company, its contacts, and its projected sales details. In the communication log section, keep tabs on the date of last contact, next action to take, and lead-status details. Ensure you meet your sales and revenue goals with the customer-relationship-building and sales-activity-tracking capabilities that this all-in-one CRM template provides.
For more on CRM, see “Customer Relationship Management Strategy, Planning, and Implementation.”
Download CRM Template
Excel | Google Sheets | Smartsheet
Client Intake Templates
At the heart of any thriving business is the ability to capture valuable details during the client intake process. Whether you are a startup, a small business, or a larger company, you can use these client intake templates to accurately record your client-rich data and share it securely with team members. With new client details at their fingertips, everyone at your organization will be able to manage clients effectively.
Simple Client Intake Form
It’s crucial for businesses to maintain comprehensive records of their initial contact with new and prospective clients. This fully customizable template includes sections for the following information about a client’s business:
- Their company name, related companies, and contact information
- Their business-specific details (e.g., their bank, legal counsel, etc.)
- The details of products or services they might want you to provide
Using this form, any team member can easily review a client’s intake information and determine the required action in order to ensure successful client tracking and management.
For details on successful client onboarding, see “The Definitive Guide to Client Onboarding.”
Download Simple Client Intake Form
Word | PDF | Smartsheet
Small-Business Client Intake Form
With this small-business-specific client intake form, you can capture vital information during the client intake process. This intake form is designed for smaller businesses that need a reliable method to record accurate information about their new and prospective clients. Use this client intake form for a single client or for multiple clients as your business continues to grow.
Download Small-Business Client Intake Form
Excel | Word | PDF | Smartsheet
Business/Corporate Client Intake Form
During the intake process for a new client, you need to have the right tool to accurately gather client-specific details. When you don’t record a new or potential client’s information precisely, you risk losing valuable CRM opportunities. This business/corporate client intake form enables you to personalize the details regarding each new or potential client to help establish a long-term, mutually beneficial partnership.
Download Business/Corporate Client Intake Form
Excel | Word | PDF
Client Profile Templates
These customizable client profile templates enable you to easily define your company’s ideal client and instantly access their marketing personas. Client profile templates allow you to specify your target audience, so you can better understand what improvements you might need to make in order to provide exactly what your clients are seeking. Download and use these templates to help determine who is likely to buy your products and services and where additional sales opportunities might exist.
Simple Client Profile Template
When you understand your clients, you can confidently approach them with suitable sales strategies. Moreover, these highly targeted strategies ultimately lead to more enduring business partnerships. To gain insight into how well your offerings match a client’s needs, use this simple client profile template to track profile information concerning individual clients. You can easily enter ideal client characteristics, company details, persona specifics, and compatibility assessments.
Download Simple Client Profile Template
Excel | Word | PDF
Client Persona Worksheet Template
Create accurate depictions of your ideal client with this client persona worksheet template. This template allows you to add a target persona’s image — as well as their characteristics and habits — so that you can get to know your perfect client and determine opportunities for growth.
Download Client Persona Worksheet Template
Word | PDF
Confidential Client Profile Template
Use this confidential client profile template to guarantee that sensitive details of your client profiles remain private. This template enables you to mark all sensitive material as confidential, so you can ensure that anyone who accesses the profile handles it appropriately. In order to create a comprehensive portrait of a client, you can enter their contact information, as well as any relevant details regarding family members and assets. By following this process, you can better tailor your offerings to a client’s needs.
Download Confidential Client Profile Template
Word | PDF
When you are able to keep track of details concerning client contacts, you can improve your relationships with potential, new, and existing clients, as well as load business opportunities into your sales pipeline. Use these free client log templates to guarantee effective client management.
Sales Call Log Template
This call log template is perfect for sales teams looking for a way to accurately record sales-specific call details. Enter a client’s phone number, the date of the call, the relevant contacts, and any call notes, so team members can keep current and determine what action to take to help meet your sales goals.
Download Sales Call Log Template
Excel | Word | Smartsheet
Client Phone Log Template
This simple client phone log template enables you to maintain strong relationships with new and existing clients. Enter the date of the call, the contact number, the meeting details, and any important notes related to the conversations you have with each client. Team members can review the client phone log and determine the appropriate action that enables you to make the most of your client partnerships.
Download Client Phone Log Template
Word | PDF
Daily Client Call Log Template
Up your client management game with this all-in-one daily client call log template that tracks day-by-day communication with your clients. Enter the date and time of the communication, the caller’s name and contact number, and any other details relating to the client call. With a streamlined layout, this template helps you keep comprehensive, up-to-the-minute details regarding client calls.
Download Daily Client Call Log Template
Excel | Word
Client Info Sheets
Designed to accommodate client information tracking for organizations of any size, the following free client info sheets help you standardize your information-gathering process. These fully customizable templates enable you to collect all relevant client information. By doing so, you can progressively build a better understanding of a client’s details and better serve them to attain your company’s client-relationship goals.
Simple Client Information Form Template
Use this simple client information form template to capture all relevant details for a client. You can use this all-purpose client-information form to gather information for a single client or for many clients. With this template’s flexible, customizable, and streamlined layout, you can keep members of your organization apprised of client-by-client details (contact information, special instructions, and other notes, such as special terms).
Download Simple Client Information Form Template
Excel | Word | PDF
Client Information Sheet Excel Template
This easy-to-fill client information sheet is the perfect client-information tool to help you gather unique client-by-client details. Enter contractual information, appointments, client inquiries, credit specifics, account usage, and signatures (if needed) to ensure that you maintain comprehensive client-specific notes. With a simple layout, this information-tracking template provides an overall picture of what your clients are seeking.
Download Client Information Sheet Excel Template — Excel
Tax Client Information Sheet Template
Use this tax-client-specific information sheet template to track client tax details, so your tax preparation team has the most up-to-date tax figures to better serve your clients. Enter taxpayer details, spousal and dependent information, and other relevant data to ensure that you have the most recent tax information for preparing tax forms. This template also includes sections for total tax service fees and for any balance due. Tax accountants and other tax experts can use this tax client information sheet template to guarantee complete accuracy — and accountability — come Tax Day.
Download Tax Client Information Sheet Template
Excel | Word | PDF
Onboarding Checklists and Templates
Use these onboarding checklists and templates to track all client or new hire information and ensure that you’ve set up yourself and your clients for success from the outset. Whether you are in sales, management, HR, or other departments that facilitate client onboarding or new employee onboarding (welcome, initiation, follow-up, etc.), these templates give you all the tools you need to ensure that you account for all documentation, tasks, training, and other to-do’s.
Client Onboarding Checklist Template
Although onboarding is often considered a set of tasks and to-do’s for new employees, your team members can use this client onboarding checklist template to assign client-specific tasks and ensure that you successfully onboard your clients. Enter backlog (e.g., assign a sales representative), welcome (e.g., schedule a client kickoff meeting), and follow-up (e.g., answer client questions) tasks, as well as other details to ensure that you’ve optimally integrated your clients with your company and the products or services you provide.
Download Client Onboarding Checklist Template
Word | Google Docs
New Hire Onboarding Checklist
Ensure you get the best from your new employees by using this new hire onboarding checklist to track all assigned and required documentation, as well as training and tasks. This checklist template serves as a tracking sheet and checklist to assist HR personnel, managers, and other mentors when they account for the work of new hires.
Download New Hire Onboarding Checklist
Excel | Google Sheets
HR Onboarding Checklist
Use this HR-specific checklist to keep track of new hire onboarding tasks. Set week-1 activities (e.g., meet with your manager, discuss key responsibilities and objectives, etc.), as well as 30-, 60-, and 90-day activities, and assign a contact person to monitor each onboarding activity. This HR onboarding checklist is designed to verify that new hires are meeting milestones and fulfilling the tasks assigned to them, thus helping you keep tabs on their productivity.
Download HR Onboarding Checklist
Excel | Google Sheets
Onboarding Plan Template
Set up a comprehensive new hire onboarding plan with this onboarding plan template. Designed to help new employees successfully integrate with your company, the template includes a process monitor/mentor column to designate who’s responsible for each task during the preparation, orientation, and integration stages of the onboarding process. This onboarding plan template is customizable, allowing you to add specific tasks, stages, and mentor details. By following this process, you can make sure that new hires have what they need to be highly productive employees post-onboarding.
Download Onboarding Plan Template
Excel | Google Sheets
Additional Free Client Management and Tracking Templates
For additional resources to support you in all aspects of your client management process, check out our wide selection of free, downloadable templates — from successful customer and client relationship management sheets to client profile templates, client log templates, client info sheets, and client onboarding checklists and templates:
- Free CRM Templates for Excel and Google Sheets
- Free Client Intake Templates
- Free Client Profile Templates
- Free Client Log Templates
- Free Client Info Sheets
- Free Onboarding Checklists and Templates
Improve Client Management and Tracking with Smartsheet Templates
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.
Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.
В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.
База клиентов в Excel (простой вариант)
Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.
Скачать файл для ведения базы клиентов (.xls)
Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.
Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:
- Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
- Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
- Телефон
- Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
- Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
- Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
- Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.
По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).
При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.
Как работать с простой базой клиентов в Excel?
- Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
- Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе
- Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
- Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.
База клиентов в Excel (расширенный вариант)
Скачать шаблон базы данных (расширенный вариант) (.xls)
В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:
- Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
- Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.
В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.
Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.
Резюме
Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.
Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.
Дополнительные материалы
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.
Что такое CRM-система?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.
Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?Рекомендуем
Умение вести хронометраж важно для эффективного управления временем – как своим, так и сотрудников. Этот метод позволяет увидеть, на что …
Никнейм – Ваша визитная карточка в Интернете. Виртуальные собеседники не видят ничего, кроме Вашего ника и иногда – аватарки (небольшой картинки …
Простой список контактов: клиенты
Этот список контактных данных клиентов со специальными возможностями используется для отслеживания сведений о клиентах. В нем есть раздел заметок, где можно добавить комментарии и дополнительные сведения.
Excel
Скачать
Открыть в браузере
Поделиться
