Зарплата с помощью excel

Is this article up to date?

Содержание

• Как работает расчет заработной платы в Excel
• 1. Просмотрите шаблон Excel для расчета заработной платы и отредактируйте его для своего бизнеса
• Добавить или удалить столбцы
• Изменить имена столбцов
• 2. Настройте информацию о заработной плате для каждого сотрудника.
• Имя сотрудника
• Почасовая ставка в прямом эфире
• Годовой оклад
• Количество (#) периодов выплаты заработной платы в году
• Ставки федерального подоходного налога и налога штата
• Ставки налога на социальное обеспечение и медицинское обслуживание
• Льготы и другие отчисления
• Расчет оплачиваемого свободного времени (PTO)
• 3. Настройте налоговую информацию о заработной плате работодателя.
• 4. Введите часы работы.
• Продолжительность рабочего времени и другие доходы
• Прямое и сверхурочное время
• Почасовая ставка за прямое и сверхурочное время
• Налогооблагаемый и необлагаемый доход
• 5. Просмотрите автоматический расчет заработной платы.
• Заработная плата за период
• Прямая оплата
• Оплата сверхурочной работы
• Валовая оплата
• Налоги FICA
• Удержание подоходного налога
• Льготы и другие отчисления
• Чистая оплата
• 6. Платите своим сотрудникам
• 7. Изучите информацию о заработной плате за текущий год.
• Как вести расчет заработной платы в Excel. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Какие инструменты или формулы Excel я могу использовать для оценки расходов на заработную плату в моем шаблоне Excel?
• Какие формулы Excel можно использовать для расчета налогов на заработную плату?
• Как создать собственный шаблон расчета заработной платы в Excel?
• Где я могу найти другие шаблоны расчета заработной платы в Excel?
• Нижняя граница

Расчет заработной платы в Excel лучше всего подходит для предприятий, которым необходимо платить 10 или менее сотрудникам и которые работают в штатах без сложного трудового и налогового законодательства. Чтобы сэкономить время, используйте предварительно заполненную информацию, такую ​​как налоговые ставки и формулы сверхурочной работы. Автоматизация помогает упростить расчет заработной платы, независимо от того, используете ли вы шаблон или поставщика расчета заработной платы.

Если расчет заработной платы по-прежнему занимает слишком много времени или вы переросли электронную таблицу, подумайте об использовании программного обеспечения для расчета заработной платы для малого бизнеса, такого как Gusto. Он автоматически регистрирует новые документы о найме, рассчитывает и регистрирует налоги на заработную плату, генерирует W-2 и 1099 на конец года, производит оплату прямым депозитом и даже помогает сотрудникам выбирать и управлять своими льготами с единой панели управления. Начните 1-месячную бесплатную пробную версию сегодня.

Как работает расчет заработной платы в Excel

Для эффективного расчета заработной платы в Excel требуется стандартизированный шаблон Excel для расчета заработной платы, который вы можете использовать из месяца в месяц. Должны быть вкладки для каждого месяца, связанные с формулами для расчета и суммирования налогов, удержаний и заработной платы сотрудников. У вас также должна быть вкладка настройки, чтобы ваши расчеты заработной платы могли получать стандартную информацию, такую ​​как ставка заработной платы и зарегистрированные льготы; постоянное обновление этого файла, чтобы вы могли ссылаться на него каждый месяц, помогает автоматизации и предотвращает двойную работу.

Мы создали для вас шаблон Excel, в котором есть 15 вкладок, по одной на каждый месяц, настройка данных о сотрудниках, налоговая информация работодателя и информация о заработной плате на конец года. Сначала вы вводите информацию, которая редко меняется, например имена сотрудников, ставки заработной платы, налоговые ставки и удержания. Затем вы введете отработанные часы и увидите, как автоматически заполняется информация о заработной плате.

Посмотрите, как рассчитать заработную плату с помощью нашего шаблона расчета заработной платы в Excel

При использовании нашего бесплатного шаблона расчета заработной платы в Excel для расчета заработной платы вашего бизнеса выполните следующие действия:
1. Просмотрите шаблон Excel для расчета заработной платы и отредактируйте его для своего бизнеса.
2. Настройте информацию о заработной плате для каждого сотрудника.
3. Настройте налоговую информацию о заработной плате работодателя.
4. Введите часы работы.
5. Просмотрите автоматический расчет заработной платы.
6. Платите своим сотрудникам
7. Изучите информацию о заработной плате за текущий год.

1. Просмотрите шаблон Excel для расчета заработной платы и отредактируйте его для своего бизнеса

Чтобы понять, как рассчитать заработную плату с помощью шаблона Excel, может потребоваться некоторое время. Во-первых, взгляните на шаблон и оцените потребности своего бизнеса: сколько у вас сотрудников? Какие выплаты и удержания нужно удерживать из их зарплаты? Что-то не хватает в шаблоне, что вам нужно добавить?

Добавить или удалить столбцы

Возможно, вам потребуется добавить столбцы, чтобы удовлетворить потребности вашего малого бизнеса. Например, если вы живете в месте, где взимается местный подоходный налог, например в Нью-Йорке, вам необходимо отразить это в шаблоне. Для этого сначала перейдите на вкладку «Настроить данные о сотрудниках». С этого момента всегда следует начинать при внесении изменений, потому что все остальные вкладки расчета заработной платы извлекают свои исходные данные отсюда.

Чтобы добавить столбец, выберите его, щелкнув букву столбца (например, G, H, I), перед которой вы хотите разместить новый столбец. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить». Введите заголовок для нового столбца, например «Местный налог Нью-Йорка», и введите ставки для соответствующих сотрудников. Перейдите на все 13 вкладок расчета заработной платы («Расчет заработной платы за январь» через «Расчет заработной платы за декабрь» и «Расчет заработной платы с начала года до текущей даты») и введите новый столбец где-нибудь между столбцами L и O (столбцы налогов); назовите его «Местный налог Нью-Йорка».

Добавляя новые столбцы на вкладки заработной платы, вы должны быть последовательны. Если вы добавите столбец «Местный налог Нью-Йорка» в столбец M на вкладке «Заработная плата за январь», вы также должны добавить его на другие вкладки: «Заработная плата за февраль», «Расчет заработной платы за март» и т. Д. Вкладка «Расчет заработной платы с начала года» в правом нижнем углу представляет собой сумму за 12 месяцев; вам также необходимо добавить в него любые новые столбцы, чтобы он отражал отдельные вкладки расчета заработной платы.

Чтобы удалить столбцы, выберите столбец — аналогично тому, как мы проинструктировали вас сделать при добавлении столбца, — и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите «Удалить». Правила такие же, если вы удаляете столбец на вкладке «Настройка данных о сотрудниках».Если вы удаляете столбец с одной из 13 вкладок расчета заработной платы или вкладки «Настройка», вы должны удалить его из других.

Например, если вы удалите ставку налога на социальное обеспечение в столбце G на вкладке «Настройка данных о сотрудниках», вам нужно будет удалить столбец «Ставка налога на социальное обеспечение» на 13 вкладках для расчета заработной платы (от «Заработная плата за январь» до « Расчет заработной платы за декабрь »и« Расчет заработной платы за текущий год »). В противном случае вы получите сообщения об ошибках, и ваши формулы не будут работать.

Изменить имена столбцов

Перед добавлением и удалением столбцов подумайте, можете ли вы просто изменить метки столбцов, чтобы персонализировать шаблон Excel для расчета заработной платы для вашего бизнеса. Это сэкономит вам время от необходимости менять несколько вкладок и сократит количество ошибок.

Чтобы помочь, мы добавили два столбца (N и O) на вкладку «Настройка данных о сотрудниках» и назвали их «Другие удержания». Просто дважды щелкните описание и замените его меткой, которая более точно отражает ваши потребности.

Поскольку мы создали раздел «Другие вычеты», который можно легко персонализировать, вам не нужно менять какие-либо другие вкладки для соответствия. На остальных 13 вкладках есть только один столбец «Другие удержания», и они суммируют столбцы N и O на вкладке «Настройка данных сотрудников». Если вам нужно добавить дополнительные столбцы для удержаний на вкладке «Настройка данных о сотрудниках», следуйте приведенным выше инструкциям по добавлению или удалению столбцов.

2. Настройте информацию о заработной плате для каждого сотрудника.

Когда вы будете удовлетворены макетом шаблона, вы можете приступить к настройке данных о сотрудниках. Введите имена, почасовые ставки или годовой оклад, а также количество периодов оплаты в году на вкладке «Настроить данные о сотрудниках».

Кроме того, введите все ставки федерального налога и налога штата, за исключением социального страхования и Medicare (столбцы G и H соответственно). Ставки налога на социальное обеспечение и медицинское обслуживание (FICA) являются фиксированными до тех пор, пока сотрудники не достигнут более 132 900 долларов в год. Наконец, добавьте льготы и отчисления.

Имя сотрудника

Введите полные имена своих сотрудников в столбце A на вкладке «Настройка данных сотрудников». Вы будете повторно вводить их имена на вкладках ежемесячной заработной платы, когда будете готовиться платить им каждый платежный период. Когда вы это сделаете, убедитесь, что оно соответствует имени, которое вы ввели на вкладке «Настройка». Если есть какие-либо различия, включая написание или форматирование, вкладки ежемесячной и годовой заработной платы не смогут выполнять свои автоматические вычисления.

Также обратите внимание, что если вы удалите сотрудников из электронной таблицы после их увольнения, данные о заработной плате будут неточными. Это связано с тем, что все 13 вкладок расчета заработной платы связаны с вкладкой «Настроить данные о сотрудниках». Таким образом, если вы удалите сотрудников из вкладки «Настройка» в середине года, любые предыдущие месяцы, отраженные в их данных о заработной плате, будут обновлены до 0 долларов США, а суммы ваших текущих расходов по заработной плате изменятся.

Если сотрудники увольняются, просто прекратите добавлять данные о заработной плате для них на вкладках ежемесячной заработной платы. Когда вы воссоздаете шаблон Excel для расчета заработной платы на следующий год, вы можете удалить всех неактивных сотрудников на вкладке «Настроить данные о сотрудниках». Если вам нужно добавить сотрудника, введите его после существующих сотрудников, и информация об их заработной плате будет автоматически перенесена на другие вкладки расчета заработной платы, когда вы введете их имена в столбец B вкладок ежемесячной заработной платы.

Как отмечалось выше, вкладка «Расчет заработной платы с начала года» автоматически извлекает данные без необходимости вводить что-либо. Имена ваших сотрудников будут извлекаться непосредственно из вкладки «Настроить данные сотрудников», а все соответствующие суммы, такие как заработная плата и удержания, будут заполняться из вкладок ежемесячной заработной платы.

Почасовая ставка в прямом эфире

В столбце B введите почасовую оплату за каждого почасового сотрудника; исключить сверхурочную работу. Оставьте эту ячейку пустой для наемных сотрудников.

Годовой оклад

Введите годовой оклад каждого наемного сотрудника в столбце C. Например, если ваш сотрудник зарабатывает 50 000 долларов в год, введите «50 000 долларов».

Количество (#) периодов выплаты заработной платы в году

Если вы платите два раза в неделю, введите 26 (52 недели / две недели за период оплаты = 26) в столбце D. В качестве альтернативы, если вы платите ежемесячно, введите 12 (12 месяцев в году). Если вы платите еженедельно, введите 52 (52 недели в году); для полумесячных платежей введите 24 (52 месяца / два платежных периода в месяц = ​​24).

Ставки федерального подоходного налога и налога штата

Вам нужно будет использовать формы W-4, которые вы собрали при приеме на работу ваших сотрудников, чтобы узнать их применимые ставки федерального налога и налога штата. Налоговые ставки зависят от количества пособий, введенных вашими сотрудниками (обычно на основе количества иждивенцев), и их статуса регистрации, например главы семьи, женат или холост. Как правило, чем больше пособий запрашивают сотрудники, тем ниже их налоговые ставки.

Ставки налога на социальное обеспечение и медицинское обслуживание

Не вносите никаких изменений в ставки налога на социальное обеспечение и медицинскую помощь в столбцах G и H. Эти ставки FICA предварительно определяются IRS. Тем не менее, вы должны иметь в виду, что социальное обеспечение достигает максимума, если до конца года работник получает 132 900 долларов в качестве заработной платы. Если у вас есть сотрудники, зарабатывающие больше, вам нужно будет прекратить удерживать налог в размере 6,2%, как только их годовой доход превысит эту сумму.

Проверьте столбец M «Годовая валовая заработная плата» на вкладке «Годовая зарплата», чтобы проверить текущую валовую заработную плату. Вычтите весь необлагаемый налогом доход с начала года до текущей даты (столбец I) из этой суммы, чтобы найти налогооблагаемую валовую прибыль.

Например, если у вас есть сотрудник, который в апреле достиг порога заработка 132 900 долларов для социального обеспечения, удалите все формулы в столбце M («Ставка налога на социальное обеспечение») для этого конкретного сотрудника на вкладках заработной платы с мая по декабрь. Обратите внимание: поскольку ставка налога на социальное обеспечение составляет 6,2% от заработной платы, максимальная сумма, которую будет платить любой сотрудник, составляет 8 239,80 долларов США в год (максимум 132 900 долларов США x 6,2% = 8 329,80 долларов США).

Ставка налога по программе Medicare составляет 1,45% для первых 200 000 долларов заработной платы сотрудника и 2,35% для любой заработной платы, превышающей 200 000 долларов. Если у вас есть сотрудники, которые достигли этого порога в течение года, вам нужно будет изменить формулы в столбце «Налоговая ставка Medicare» (столбец N) на всех вкладках ежемесячной заработной платы после месяца, когда сотрудник достиг 200 000 долларов валовой заработной платы.

Посмотрите на снимок экрана ниже и замените выделенную часть формулы налоговой ставкой 2,35%. Информация, которую вы перезаписываете, представляет собой ссылку на налоговую ставку Medicare для сотрудника (1,45%) на вкладке «Настройка данных сотрудника».

Порог социального обеспечения увеличился за последние восемь лет, поэтому вам следует проверять наличие каких-либо изменений в начале каждого года и обновлять шаблон. Ставка налога на бесплатную медицинскую помощь остается неизменной в течение последних шести лет, но все же рекомендуется проверять ее каждый год.

Льготы и другие отчисления

Мы включили многочисленные льготы, которые вы можете предложить сотрудникам, включая медицинское страхование, стоматологическое страхование и страхование зрения, а также льготы 401 (k). Вам нужно будет ввести премию сотрудников за период оплаты в столбцы с I по L на вкладке «Настройка данных о сотрудниках» для каждого из них, применимого к вашему бизнесу.

Используйте столбцы M, N и O для дополнительных расходов и других удержаний сотрудников. Как только вы введете их на этой вкладке, они будут автоматически заполнены, когда вы введете имена сотрудников в столбец B на вкладках ежемесячной заработной платы.

Расчет оплачиваемого свободного времени (PTO)

Инструмент расчета PTO не является обязательным, но будет полезен, если вы предлагаете оплату отпуска, отпуска или больничного. Просто помните, что полагаться на своих сотрудников в отслеживании их PTO — не лучшая стратегия, и не следует предполагать, что вы ее запомните.

Если вы решите использовать инструмент расчета PTO в шаблоне, просмотрите последние три столбца на вкладке настройки, которые относятся к PTO. Введите общее годовое количество часов работы на отгрузке, на которое ваш сотрудник имеет право, в столбце P («Введите годовые часы отгрузки»). Затем в столбце Q («Автоматический расчет — Отработанные часы отбора мощности») будет автоматически извлечено общее количество часов отбора мощности, использованных каждым сотрудником, из вкладки «Год до даты».

Помните, что на вкладке «Расчет заработной платы с начала года» суммируются все часы работы на отгрузке, которые вы вводите в столбце F («Затраченные часы на отбор») вкладок ежемесячной заработной платы. В столбце R («Автоматический расчет — оставшееся количество часов ВОМ») вы будете получать информацию о том, сколько осталось ВОМ за вычетом общего количества ВОМ за год до текущей даты, взятого из общего годового права на ВОМ. Посмотрите это видео о расчете часов работы ВОМ с помощью Excel.

× Загрузите наш бесплатный шаблон расчета заработной платы. Этот адрес электронной почты недействителен. Электронное письмо × Скачать наш бесплатный шаблон расчета заработной платы Электронное письмо

3. Настройте налоговую информацию о заработной плате работодателя.

Помимо отслеживания удержаний из зарплаты сотрудников, вы несете ответственность за уплату своей доли налогов на заработную плату. На вкладке «Налоги на заработную плату работодателя» есть ячейки, которые можно использовать для ввода ставок федерального налога и налога штата по безработице. Федеральный налог на безработицу в размере 6% взимается только с первых 7000 долларов, зарабатываемых каждым работником (большинство налогов штата следуют той же логике). Обязательно просматривайте информацию на вкладках заработной платы каждый месяц, чтобы помочь вам подсчитать сумму, причитающуюся для каждого сотрудника и компании.

Вы также, вероятно, будете нести ответственность за компенсационные страховые выплаты работникам, но ставки и суммы могут варьироваться в зависимости от работы ваших сотрудников, истории претензий и других факторов. Однако вы должны получать ежемесячную сумму страхового взноса из страхового фонда, который создает ваш полис, что должно упростить вам отслеживание. Просто введите ежемесячные суммы страховых взносов в столбце G «Укажите платежную ведомость работников».

4. Введите часы работы.

Теперь, когда у вас есть все данные о сотрудниках и работодателях, вы готовы к запуску первого набора расчетов заработной платы. Перейдите на соответствующую вкладку ежемесячной заработной платы — «Заработная плата за январь», если это январь — и введите дату выплаты в столбце A. Затем вы введете имена своих сотрудников и, наконец, отработанные часы.

Введите полное имя каждого сотрудника, которому вы платите за период, в столбце B. Имя должно отражать то же имя, которое вы ввели в столбце A на вкладке «Настройка данных сотрудника»; если он не совпадает, ставки заработной платы, налоговые ставки и удержания не будут отображаться на вкладках ежемесячной заработной платы. Если вас беспокоит, что вы вводите их неправильно, скопируйте и вставьте имена в.

Продолжительность рабочего времени и другие доходы

Единственная другая информация, которую вам нужно ввести, — это количество отработанных часов без перерыва, которое обычно составляет 40 или меньше (если вы не находитесь в Калифорнии), отработанные часы отгрузки, отработанные сверхурочные часы, бонусы и необлагаемый налогом доход.

Прямое и сверхурочное время

Мы рекомендуем вам ознакомиться с законами вашего штата о сверхурочных ставках. Федеральный закон обычно требует, чтобы вы выплачивали сотрудникам сверхурочную работу за любое количество часов, отработанных свыше 40 в течение семи дней подряд. Однако в Калифорнии сверхурочными считаются любые часы, отработанные более восьми часов в день, независимо от того, работаете ли вы 40 часов или меньше в рабочую неделю.

Вы должны ввести правильное количество часов без перерыва в столбце E и сверхурочных часов в столбец G, чтобы зарплаты ваших сотрудников были точными. Как мы обсудим позже, в шаблоне сверхурочная работа рассчитывается по ставке, в 1,5 раза превышающей вашу обычную ставку, с использованием указанного вами количества часов.

Почасовая ставка за прямое и сверхурочное время

Почасовая ставка прямой и сверхурочной работы, указанная в столбцах C и D вкладок ежемесячной заработной платы, автоматизирована с использованием формулы. Когда вы вводите имена своих сотрудников в столбце B, почасовые ставки за прямое время автоматически переносятся из вкладки «Настройка данных сотрудников». Почасовая ставка сверхурочной работы в столбце D рассчитана как 1,5-кратная почасовая ставка прямой работы, указанная в столбце C.

Над обоими столбцами почасовой оплаты есть примечание, в котором говорится, что содержимое ячеек не следует изменять, поскольку они будут обновляться автоматически. Однако, если ваш бизнес работает в Калифорнии, вам может потребоваться внести коррективы, потому что сотрудники, которые работают более 12 часов в один рабочий день, имеют право на двойную оплату. В этом случае вам может потребоваться изменить приведенную ниже формулу, чтобы отразить ваш реальный долг.

Если вам когда-либо придется платить вдвое больше, замените формулу в столбце D «Почасовая ставка сверхурочной работы». Например, если сотрудник работает 16 часов в день, вы бы перезаписали существующий расчет следующей формулой:

= (4 * (C4 * 1.5)) + (4 * (C4 * 2))

Вам нужно будет разбить формулу на две части: четыре часа, которые будут оплачиваться по ставке полтора времени, и другие четыре часа, которые следует засчитать как двойное время. Помните, что в Калифорнии сотрудник, работающий 16 часов в день, должен получать сверхурочную работу за восемь из этих часов.

В любое время менее 12 часов (12 — 8 = 4) может быть оплачена ставка, в 1,5 раза превышающая обычную ставку оплаты, а за любые часы более 12 (16 — 12 = 4) должны быть оплачены в два раза больше постоянной ставки.

Налогооблагаемый и необлагаемый доход

Если вы решите выплатить премию сотруднику, вы должны удерживать налог с заработной платы так же, как вы это делаете с обычной заработной платой. В этом шаблоне заработной платы просто введите сумму бонуса в столбец H, и она будет включена в налогооблагаемую валовую прибыль.

Если вам случится возместить сотруднику расходы, понесенные во время командировки по вашему бизнесу, это, как правило, не облагается налогом. Сотрудник заплатил за это, а вы просто возвращаете деньги; Таким образом, сотрудник фактически не получил никакого нового дохода.

В этом случае вам не нужно удерживать налог с заработной платы. Вместо этого введите сумму, которую вы возместили сотруднику, в соответствующей строке в столбце I вкладок расчета заработной платы шаблона. У нас есть формулы, которые не учитывают эту сумму при расчете удерживаемых и уплачиваемых налогов.

Если вам сложно научиться рассчитывать заработную плату в Excel, попробуйте Gusto. Вы можете автоматически платить своим сотрудникам и подтверждать их отработанное время онлайн без необходимости обновлять таблицы.

5. Просмотрите автоматический расчет заработной платы.

После завершения первоначальной настройки и ввода часов работы сотрудников все расчеты заработной платы должны быть видны. Рекомендуется просмотреть их, прежде чем платить сотрудникам, чтобы вам не пришлось аннулировать и повторно оформлять платежи позже. Кроме того, точность ваших расчетов налога на заработную плату зависит от того, насколько точна информация о заработной плате вашего сотрудника, а это означает, что вы можете подвергнуться штрафам, если не будете осторожны.

Заработная плата за период

Заработная плата в столбце J автоматически извлекается из вкладки «Настройка данных сотрудника». После того как в шаблоне будет указана годовая зарплата сотрудника и ваше общее количество периодов оплаты в году, в столбце J на ​​вкладках расчета заработной платы автоматически будет отображаться зарплата сотрудника за этот период. Ячейки в этом столбце просто делят годовую зарплату на количество годовых периодов оплаты, которые вы указали на вкладке «Настройка данных о сотрудниках», чтобы получить размер заработной платы за период.

Прямая оплата

«Прямая оплата» в столбце K состоит из двух частей: (1) количество отработанных часов прямого рабочего времени, умноженное на почасовую ставку прямого рабочего времени, и (2) количество отработанных часов PTO, умноженное на прямую ставку. повременная почасовая оплата. Короче говоря, вы хотите быть уверены в том, что платите сотрудникам все причитающиеся им деньги, особенно за время отгрузки.

Оплата сверхурочной работы

Оплата сверхурочной работы проста в том смысле, что она рассчитывается с использованием количества сверхурочных часов, которое вы указали в столбце G, и почасовой ставки сверхурочной работы в столбце D. Если у вас указаны сверхурочные часы, в столбце L. должна быть соответствующая сумма в долларах.

Валовая оплата

Валовая заработная плата — это общий доход, который работник должен причитаться до вычетов и налогов. В этом шаблоне он рассчитывается путем добавления столбцов с J по L, которые включают зарплату за период, прямую оплату и сверхурочную оплату. Также включены «Бонусы / Комиссионные / Другой налогооблагаемый доход» (столбец H) и «Необлагаемый доход, то есть возмещения» (столбец I).

Налоги FICA

Налоги FICA помечены как «Ставка налога на социальное обеспечение» (столбец N) и «Ставка налога на медицинское страхование» (столбец O). Эти ячейки связаны с вкладкой «Настройка данных о сотрудниках» и автоматически извлекают оттуда налоговые ставки. В ячейках ставки умножаются на валовую заработную плату сотрудника за вычетом любого необлагаемого налогом дохода, такого как компенсация.

Удержание подоходного налога

Вы несете ответственность за удержание федерального подоходного налога из зарплаты своих сотрудников и, в зависимости от штата, вам, возможно, придется удержать дополнительные суммы. В столбцах P и Q (федеральный подоходный налог и налог штата соответственно) рассчитываются налоги на основе информации о налоговой ставке, которую вы предоставили на вкладке «Настройка». Как правило, работодатели получают информацию, необходимую для расчета налоговых ставок, из формы W-4, предоставляемой во время найма.

Льготы и другие отчисления

Льготы отражаются в столбце R на каждой из вкладок ежемесячной заработной платы, где суммируются все премии, показанные в столбцах с I по L на вкладке «Настройка данных о сотрудниках». Суммы должны быть фиксированными от одного платежного периода к другому, но вы можете обновить суммы на вкладке «Настройка», если они когда-либо изменятся.

Если вы действительно измените размер удержаний для определенного сотрудника, вам нужно будет сначала перезаписать формулы удержания пособий за предыдущие месяцы и заменить их фактическими суммами в долларах.

Например, если вам нужно изменить размер вычета по страхованию здоровья сотрудника со 100 до 200 долларов, начиная с июня, перейдите на вкладку заработной платы за предыдущий месяц (с января по май) и удалите формулу в столбце медицинского страхования для этого конкретного работника. Замените на 100 долларов, а затем обновите вкладку «Настроить данные сотрудника».

Остальные вычеты должны производиться так же, как и льготы. Столбец «Другие удержания» (столбец S) на вкладках расчета заработной платы состоит из ассигнований и других удержаний, подробно описанных на вкладке «Настройка».

Общие отчисления — это сумма всех удержанных налогов, собранных премий на льготы и других отчислений.

Чистая оплата

Чистая зарплата — это сумма, которую вы будете платить своим сотрудникам чеком, прямым депозитом или платежной картой. Эта сумма также рассчитывается автоматически путем вычитания общих удержаний сотрудника (столбец T) из его валового дохода (столбец M). Посмотрите это видео о расчете заработной платы сотрудников, которое поможет вам начать работу.

6. Платите своим сотрудникам

После того, как вы проверите свой налог на заработную плату, удержания и расчеты заработной платы за период оплаты, вы готовы платить своим сотрудникам. Для этого вы можете бесплатно распечатать чеки онлайн, внести деньги на платежные карты сотрудников или сотрудничать с вашим банком для обработки прямых депозитов.

7. Изучите информацию о заработной плате за текущий год.

В предоставленном нами шаблоне расчета заработной платы вы можете просмотреть все сведения о заработной плате своих сотрудников за год на вкладке «Расчет заработной платы с начала года», которая является последней вкладкой в ​​шаблоне. Он связан со всеми вкладками ежемесячной заработной платы, поэтому все расходы на заработную плату сотрудников должны быть отражены. Если вы решите предоставить квитанции о заработной плате — в некоторых штатах это требуется — на этой вкладке будет представлена ​​информация за текущий год, которую вам необходимо заполнить. Чтобы начать работу, ознакомьтесь с некоторыми другими нашими бесплатными шаблонами для расчета заработной платы в Excel.

Как вести расчет заработной платы в Excel. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие инструменты или формулы Excel я могу использовать для оценки расходов на заработную плату в моем шаблоне Excel?

Вы можете использовать сводную таблицу для анализа данных, если они организованы в виде таблицы. Это может помочь вам увидеть, каким сотрудникам платят больше всего, какие налоги на заработную плату стоят больше всего денег, а кто больше всего оплачивает сверхурочную работу.Вы также можете использовать функцию фильтра Excel, чтобы скрыть некоторые данные в таблице, чтобы вы могли сосредоточиться на конкретных данных, которые хотите проанализировать.

Какие формулы Excel можно использовать для расчета налогов на заработную плату?

Функцию «Сумма» в Excel можно использовать для расчета общих налогов на заработную плату, если они введены в электронную таблицу. Вы также можете создать свою собственную формулу, которая умножает две ячейки для расчета определенного налога, например социального страхования; например, если ставка налога на фонд заработной платы находится в ячейке C7, а валовая заработная плата — в ячейке E5, используйте эту формулу «= C7 * E5».

Как создать собственный шаблон расчета заработной платы в Excel?

Чтобы создать собственный шаблон Excel для расчета заработной платы, вам нужно будет решить, насколько вы хотите автоматизировать расчеты. Если у вас всего пара сотрудников, вы можете создать простой шаблон с одной таблицей для использования в качестве калькулятора заработной платы, просто вводя данные о заработной плате, такие как отработанные часы и ставки заработной платы, для расчета итогов, которые вы можете использовать для осуществления платежей (40 часов X 8 долларов США / час = 320 долларов брутто). Конечно, вам нужно будет создать столбцы для налогов, чтобы вы знали, сколько удерживать (вычесть из заработной платы брутто).

Вы также можете настроить шаблон Excel на год, аналогичный нашему бесплатному загружаемому шаблону Excel для расчета заработной платы, чтобы сэкономить ваше время от необходимости повторно вводить данные о сотрудниках каждый месяц. Вам нужно будет создать несколько вкладок и использовать формулы, чтобы связать некоторые электронные таблицы вместе. Обязательно дважды проверьте, что он работает должным образом, прежде чем внедрять его в процесс расчета заработной платы.

Где я могу найти другие шаблоны расчета заработной платы в Excel?

У Microsoft есть несколько загружаемых шаблонов расчета заработной платы, таких как калькулятор заработной платы, который вы можете использовать для расчета удержаний сотрудников, расчета заработной платы и печати квитанций о заработной плате для каждого сотрудника. Другие загружаемые шаблоны расчета заработной платы в Excel включают еженедельные и двухнедельные табели учета рабочего времени, регистры заработной платы и счетчики посещаемости сотрудников.

Нижняя граница

Если у вас 50 или менее сотрудников и вы живете в штате, где законодательство о труде и начислении заработной платы не строго регулируется, изучение того, как рассчитывать заработную плату в Excel, может быть полезно для вашего бизнеса. Вы сможете платить сотрудникам, отслеживать задолженность по налогам на заработную плату и вести учет заработной платы в электронном виде.

Если вам нужна система начисления заработной платы, которую вы можете легко адаптировать к своему бизнесу, подумайте о Gusto. После первоначальной настройки вы можете настроить расчет заработной платы на автопилот. Gusto будет платить вашим сотрудникам и налоги в электронном виде от 45 долларов в месяц. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и посмотрите, подходит ли она вам.

Цель
работы: Учащиеся
научатся: вводить данные, редактировать и форматировать данные, оформлять в
виде таблицы, изменять ширину и высоту ячейки, выравнивать, редактировать и
форматировать ячейки, создавать границы и заливку ячеек, производить вычисления
в таблицах с относительной, смешанной и абсолютной адресацией ячеек, освоить
автосуммирование, копирование формул и организацию адресных ссылок.

Порядок работы:

1.        
Открыть
книгу Excel одним из способов:

1 способ     Пуск,
Программы, Microsoft Excel, Файл, Отрыть, устанавливаем в окне Папка Личную
папку, выделяем одну из рабочих книг и нажимаем клавишу Открыть,
переходим на чистый лист

2-способ    Мой
компьютер, Личная папка, Выделить один из файлов Exсel, клавиша Открыть и перейти на чистый лист.

2.        
Переименовать
лист таблицы как Зарплата. Для этого:

—         
поставить  
указатель мыши на наименование листа;

—         
вызвать
контекстное меню щёлкнув правой клавишей мыши;

—         
 переименовать;

—         
удаляем
старую надпись;

—         
набираем
новую;

—         
ENTER

3.        
Выполните
названия и шапки таблиц с учётом действующего стандарта. При этом нужно
пользоваться пунктом меню Главная, вкладка Выравнивание:

Выделить блок А1:L1, клавиша “Объединить и поместить
в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок А2:L2, клавиша “Объединить и поместить
в центре” на панели Выравнивание

Поставить указатель мышки между обозначениями 1 и 2 строк
так, чтобы он изменился в двунаправленную черную стрелку, нажать левую клавишу
мыши и протащить её до нужной для заголовка ширины строки.

Так же увеличить
ширину столбцов и строки 3.

Выделить блок A3:A4, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок B3:D3, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок E3:G3, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок H3:H4, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок I3:I4, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок J3:J4, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок K3:K4, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить блок L3:L4, клавиша “Объединить и поместить в центре” на панели Выравнивание

Выделить строки
3,4.

Выполнить команды
Выравнивание (по горизонтали — по центру, по вертикали тоже — по центру,
переносить по словам.

Заносим название
таблицы в ячейку A1, А2.

Заносим названия
граф в ячейки в соответствии с таблицей 1.

4.        
Заполняем
ячейки таблицы с учётом того, что приведённые в таблицах величины: Расценка,
руб. за шт.; План, шт.; Сделано, шт.; являются исходными, а остальные графы –
производными:

Начислено=Втулка_Расценка
* Втулка_Сделано + Кронштейн_Расценка * Кронштейн _Сделано

Конструировать
формулы в соответствии с таблице 2.

5.        
Сохраняем
книгу в Личной папке. Выходим из Excel.

6.        
Оформляем
отчёт. В отчёте должны быть приведена таблица с указанием формул и ссылок. Чтобы в таблицах вместо результатов высвечивались
формулы необходимо выполнить команду Формулы, Отобразить формулы.