Запрос в excel для access

  1. Что делает макрос
  2. Код макроса
  3. Как работает макрос
  4. Как использовать
  5. Скачать файл

Ссылка на это место страницы:
#zadacha

Если вы часто копируете и вставляете результаты запросов Microsoft Access в Excel вам пригодится этот макрос. В этом макросе используется DAO (Data Access Object), чтобы открыть и запустить запрос Access в фоновом режиме и вывести результаты в Excel.

В этом макросе вы указываете Excel базу данных Access и извлекаете данные из существующего запроса. Затем вы сохраняете этот запрос в Recordset объекта, который вы можете использовать для заполнения таблиц Excel. Необходимо установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Access. В дополнение к библиотеке объектов доступа, необходимо установить ссылку на Microsoft DAO XX библиотеки объектов, где XX это номер версии. Обратите внимание, что вы можете увидеть несколько версий этой библиотеки в диалоговом окне Reference. Как правило, нужно выбрать последнюю версию Microsoft DAO. Установите флажок рядом с записью. 

Ссылка на это место страницы:
#formula

  1. Sub VipolnitZaprosAccessIzExcel()
  3. Dim MyDatabase As DAO.Database
  4. Dim MyQueryDef As DAO.QueryDef
  5. Dim MyRecordset As DAO.Recordset
  6. Dim i As Integer
  8. Set MyDatabase = DBEngine.OpenDatabase _
  9. ("C:TempYourAccessDatabse.accdb")
  10. Set MyQueryDef = MyDatabase.QueryDefs("Ваше имя запроса")
  12. Set MyRecordset = MyQueryDef.OpenRecordset
  14. Sheets("Лист1").Select
  15. ActiveSheet.Range("A6:K10000").ClearContents
  17. ActiveSheet.Range("A7").CopyFromRecordset MyRecordset
  19. For i = 1 To MyRecordset.Fields.Count
  20. ActiveSheet.Cells(6, i).Value = MyRecordset.Fields(i - 1).Name
  21. Next i
  22. End Sub

Ссылка на это место страницы:
#kak

1. Шаг 1 объявляет необходимые переменные. Переменная объекта MyDatabase привязывает Access к приложению базы данных через библиотеку объектов DAO. MyQueryDef также является объектной переменной, которая служит контейнером памяти для целевого запроса. MyRecordset является объектом набора записей, содержащий результаты извлечения данных. В дополнение к этим переменным i целочисленная переменная используется для добавления заголовков столбцов. 

2. Шаг 2 определяет базу данных, которая содержит ваш целевой запрос, а также какой запрос будет запущен. Присвоение запроса объекту QueryDef позволяет вам открыть запрос. 

3. Шаг 3 буквально запускает запрос в памяти. Результаты запроса затем сохраняются в MyRecordset. После того как результаты помещены в переменную, вы можете вывести данные в Excel. 

4. Шаг 4 готовится к выводу набора записей путем очистки листа Excel. Это гарантирует отсутствие остатка предыдущих данных. 

5. На этом шаге используется метод CopyFromRecordset в Excel, чтобы получить набор данных в электронной таблице. В этом примере макрос копирует данные из объекта MyRecordset на Лист1 в ячейку А7. 

6. Наконец, макрос перечисляет все поля в наборе записей, чтобы автоматически получить имя каждого заголовка и добавить его в Excel. 

Ссылка на это место страницы:
#touse

Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

1. Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11. 
2. Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта. 
3. Выберите Insert➜Module. 
4. Введите или вставьте код во вновь созданном модуле. 

Ссылка на это место страницы:
#file

Файлы статей доступны только зарегистрированным пользователям.

1. Введите свою почту

2. Нажмите Зарегистрироваться

3. Обновите страницу
Вместо этого блока появится ссылка для скачивания материалов.

Привет! Меня зовут Дмитрий. С 2014 года Microsoft Cretified Trainer. Вместе с командой управляем этим сайтом. Наша цель — помочь вам эффективнее работать в Excel. 

Изучайте наши статьи с примерами формул, сводных таблиц, условного форматирования, диаграмм и макросов. Записывайтесь на наши курсы или заказывайте обучение в корпоративном формате.

Подписывайтесь на нас в соц.сетях:

Источник

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

  • Общее представление об импорте данных из Excel

  • Импорт данных из Excel

  • Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

  • Связывание с данными Excel

  • Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

  • Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.

  • Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

  • Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.

  • При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

  1. Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

    Определение именованного диапазона (необязательно)

    1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.

    2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.

    3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

    4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

      Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

  2. Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

    Элемент

    Описание

    Число столбцов

    Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

    Пропуск столбцов и строк

    В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.

    Смещ_по_строкам    В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.

    Столбцы.    В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    Тип данных

    Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

    Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

    1. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

    2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    Первая строка

    Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.

    Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

  3. Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

  1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

    -или-

    Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

    Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.

  2. Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

    Создание новой таблицы.    Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

    Добавление в существующую таблицу.    При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

    Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.

    • Первая строка.    Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.

    • Отсутствующие или лишние поля.    Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

      Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

    • Первичный ключ.    Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.

    • Индексированные поля.    Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.

      Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

  1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

    Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

  2. В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

    -или-

    Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.

  3. Укажите способ сохранения импортируемых данных.

    Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

    Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

    Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

  1. На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

  2. На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

  3. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

    Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

    Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.

  4. Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.

    • Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

      В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    • Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.

    • Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.

      Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.

  5. На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.

  6. На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

    Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

  7. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

  • Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.

  • Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

  • После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

  • Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

  • Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.

  • Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание    При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

  • Отформатируйте исходные столбцы.

  • Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.

  • В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений

Конечный объект импорта

Тип целевого поля

Решение

Текст

Новая таблица

Поле даты

Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.

Текст

Существующая таблица

Числовое поле или поле даты

Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

  • Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения даты в последующих строках. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

  • Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

    Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

    Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

  • Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

  • Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка

Описание

Обрезка полей

Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля.

Ошибка преобразования типа

Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице.

Нарушение уникальности ключа

Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.

Нарушение условия на значение

Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule.

Пустое значение в обязательном поле

Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да.

Пустое значение в поле счетчика

Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика.

Неинтерпретируемая запись

Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например:

Диаметр 4 1/2″»

К началу страницы

Связывание с данными Excel

Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.

  • Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Первое связывание с листом Excel

  • В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.

  • При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.

  • Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.

  • База данных может содержать несколько связанных таблиц.

  • Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.

  • При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Подготовка данных Excel

  1. Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.

    Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)

    1. Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.

    2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.

    3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

    4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

      Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

  2. Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

    Элемент

    Описание

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

    Пропуск столбцов и строк

    Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.

    Число столбцов

    Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.

    Тип данных

    Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце.

    Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

    1. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

    2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    Первая строка

    Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.

  3. Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовка конечной базы данных

  1. Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.

  2. Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.

После этого можно начать операцию связывания.

Создание связи

  1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

    Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

  2. В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.

  3. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

    Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.

  4. На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.

  5. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.

  6. На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.

    Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

    При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора.

Вычисляемые значения

В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение).

Усеченные текстовые значения

Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных.

Сообщение о переполнении числового поля

Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE.

Многозначные поля

В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

#Число!

В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном текстовые значения, включает также несколько числовых значений или значений дат, числовые значения и значения дат не импортируются.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном числовые значения, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном значения дат, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются.

Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия.

  1. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значения с разными типами данных.

  2. Отформатируйте столбцы на листе Excel.

  3. Во время операции связывания выберите нужный тип данных для каждого поля. Если тип данных неправильный, результирующий столбец может содержать только #Num! Значения для всех строк данных.

Числовые значения, замененные значениями дат

Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания.


К началу страницы

Источник

Skip to content

На чтение 3 мин. Просмотров 3.2k.

Что делает макрос: Вот отличный макрос для тех из вас, кто часто копирует и вставляет результаты запросов Microsoft Access в Excel. В этом макросе вы используете DAO (Data Access Object), чтобы открыть и запустить запрос Access в фоновом режиме и вывода результатов в Excel.

Содержание

  1. Как макрос работает
  2. Код макроса
  3. Как этот код работает
  4. Как использовать

Как макрос работает

В этом макросе вы указываете Excel базу данных Access и извлекаете данные из существующего запроса доступа. Затем вы сохраняете этот запрос в Recordset объекта, который вы можете использовать для заполнения таблиц Excel.
Необходимо установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Access.
В дополнение к библиотеке объектов доступа, необходимо установить ссылку на Microsoft DAO XX библиотеки объектов, где XX это номер версии. Обратите внимание, что вы можете увидеть несколько версий этой библиотеки в диалоговом окне Reference. Как правило, нужно выбрать последнюю версию Microsoft DAO. Установите флажок рядом с записью.

Код макроса

Sub VipolnitZaprosAccessIzExcel()
'Шаг 1: Объявляем переменные
Dim MyDatabase As DAO.Database
Dim MyQueryDef As DAO.QueryDef
Dim MyRecordset As DAO.Recordset
Dim i As Integer
'Шаг 2: Определить базу данных и запрос
Set MyDatabase = DBEngine.OpenDatabase _
("C:TempYourAccessDatabse.accdb")
Set MyQueryDef = MyDatabase.QueryDefs("Ваше имя запроса")
'Шаг 3: Откройте запрос
Set MyRecordset = MyQueryDef.OpenRecordset
'Шаг 4: Очистить предыдущее содержимое
Sheets("Лист1").Select
ActiveSheet.Range("A6:K10000").ClearContents
'Шаг 5: Скопируйте набор записей в Excel
ActiveSheet.Range("A7").CopyFromRecordset MyRecordset
'Шаг 6: Добавить имена заголовков столбцов в электронную таблицу
For i = 1 To MyRecordset.Fields.Count
ActiveSheet.Cells(6, i).Value = MyRecordset.Fields(i - 1).Name
Next i
End Sub

Как этот код работает

  1. Шаг 1 объявляет необходимые переменные. Переменная объекта MyDatabase выставляет ваш Access к приложению базы данных через библиотеку объектов DAO. MyQueryDef также является объектной переменной, которая служит контейнером памяти для целевого запроса. MyRecordset является Объект набора записей, содержащий результаты извлечения данных. В дополнение к этим, i целочисленная переменная используется для добавления заголовков столбцов.
  2. Шаг 2 определяет базу данных, которая содержит ваш целевой запрос, а также какой запрос будет запущен. Присвоение запроса объекту QueryDef позволяет вам по существу открыть запрос.
  3. Шаг 3 буквально запускает запрос в памяти. Результаты запроса затем сохраняются в MyRecordset объекте. После того, как результаты находятся в наборе записей, вы можете вывести данные в Excel.
  4. Шаг 4 готовится к выводу набора записей путем очистки области вывода. Это гарантирует отсутствие остатка предыдущих данных.
  5. На этом шаге используется метод CopyFromRecordset в Excel, чтобы получить возвращенный набор данных в электронные таблицы. В этом примере макрос копирует данные из объекта MyRecordset в Лист1 в ячейке А7.
  6. Наконец, вы перечисляете все поля в наборе записей, чтобы автоматически получить имя каждого заголовка и вводите его в Excel.

Как использовать

Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

  1. Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта.
  3. Выберите Insert➜Module.
  4. Введите или вставьте код.

Источник

Учимся работать с базами данных Access из макросов Excel

Кратко о структуре базы данных. База состоит из таблиц. Таблица — из строк. Строка — из полей. В полях могут храниться данные разных форматов. Форматы определяются в момент создания таблицы. Создать базу и таблицы в ней можно в Access, а можно и средствами макроса прямо из Excel.

Чтобы Access смог обращаться к базам Access, нужно подключить библиотеку DAO. Для этого в редакторе Visual Basic выбираем меню «Tools->References», открывается окошко, в котором нужно поставить галочку напротив Microsoft DAO 3.6 Object Library.

Теперь делаем так:

‘Объявляем переменные
Dim dbs As DAO.Database ‘База данных
Dim rs As DAO.Recordset ‘Запрос к базе данных

‘Открываем базу
Set dbs = DAO.OpenDatabase(«c:database.mdb»)
‘Выполняем запрос к базе данных
Set rs = dbs.OpenRecordset(«SELECT * FROM тбл_тов WHERE ID_тов>2»)


Тут объясню подробнее. Запросы к базе выполняются на языке SQL. Пока рассмотрим только одну команду этого языка — SELECT. Эта команда выбирает из таблицы строки, удовлетворяющие заданному условию. Там, где у нас стоит звездочка, можно указать названия полей, которые будут присутствовать в ответе. В нашем случае будет возвращаться вся строка полностью. После слова FROM идет название таблицы, из которой идет выбор строк. Таблиц в базе может быть много. В нашем случае это тбл_тов — таблица товаров. После слова WHERE указывается условие, по которому отбираются строки. У нас условие такое: если поле ID_тов > 2, то строка включается в ответ. Ответ получается в переменной rs, которая имеет тип Recordset. Recordset — это временная таблица, сформированная из строк, удовлетворяющих условию запроса.

‘Если ничего не найдено — выдаем сообщение и выходим

If RS.RecordCount = 0 Then

    MsgBox («По вашему запросу ничего не найдено»)

    Exit Sub

End If

Do While Not RS.EOF    ‘цикл выполняется пока не достигнута последняя строка в таблице ответа

    ‘Присваиваем ячейкам таблицы значения из базы

    Cells(i, 2).Value = RS.Fields(«назв_тов»)

    Cells(i, 1).Value = RS.Fields(«ID_тов»)

    i = i + 1

    ‘переходим к следующей строке во временной таблице ответа

    RS.MoveNext

Loop

‘Закрываем временную таблицу

RS.Close

‘Очищаем память. Если этого не сделать, то таблица так и останется в памяти до закрытия рабочей книги.

Set RS = Nothing

‘Закрываем базу

dbs.Close

‘Очищаем память

Set dbs = Nothing

Источник
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Есть таблица Excel, данные которой загружаются в запрос на выборку Access
В запросе можно указать разные способы загрузки данных:
1. Загружаются данные всего листа:  SELECT [Лист1$].* FROM [Лист1$] IN » [Excel 12.0;HDR=Yes;IMEX=1;DATABASE=С:База данныхФайл.xlsx];
2. Загружаются данные заданных полей:  SELECT [Лист1$].[Поле1], [Лист1$].[Поле2],[Лист1$].[Поле3]  FROM [Excel 12.0;HDR=YES;IMEX=1;DATABASE= С:База данныхФайл.xlsx].[Лист1$]

Нужен третий вариант: загрузка данных именованного диапазона или заданного диапазона, например A3:K20. Подскажите, можно ли загружать напрямую из Excel в ЗАПРОС Access данные диапазона? Если да, то как?
Знаю как загружать именованный диапазон в Access с помощью сводных таблиц, но нужна загрузка в запрос

Изменено: Ram-zes — 12.01.2015 17:58:10
 

B.Key

Пользователь

Сообщений: 633
Регистрация: 26.02.2014

попробуйте просто указать имя именованного диапазона …….С:База данныхФайл.xlsx].[tbl]
где tbl имя диапазона
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

B.Key, так не получается…
Сборка по теме с учетом моих экспериментов:
1. Данные всего листа
SELECT [Лист1$].* FROM [Лист1$] IN » [Excel 12.0XML;HDR=Yes;IMEX=1;DATABASE=С:База данныхФайл.xlsx];

2. Данные заданных полей (поля должны стоять в первой строке)
SELECT [Лист1$].[Поле1], [Лист1$].[Поле2],[Лист1$].[Поле3] FROM [Excel 12.0XML;HDR=YES;IMEX=1;DATABASE= С:База данныхФайл.xlsx].[Лист1$]

3. Данные по заданному диапазону
SELECT * FROM [Лист1$A6:A11] IN » [Excel 12.0XML;HDR=Yes;IMEX=1;DATABASE=С:База данныхФайл.xlsx];

4. Данные по именованному диапазону
SELECT * FROM [имя диапазона] IN » [Excel 12.0XML;HDR=Yes;IMEX=1;DATABASE=С:База данныхФайл.xlsx];

Изменено: Ram-zes — 15.01.2015 16:34:17
 

LVL

Пользователь

Сообщений: 903
Регистрация: 01.01.1970

Загрузка в запрос — не правильная постановка задачи (формулировка). Если я правильно понял, то вам нужно использовать значения из именованного диапазона в запросе на выборку в базе Access. Тогда я бы сделал так:
Сначала создаем связанную таблицу в этой базе (линкуем данные), а потом в самой базе выполняем нужный запрос с использованием этой таблицы без заморочек. После выполнения запроса связанную таблицу удаляем.
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Да, использовать значения…

LVL, обмен данными идет постоянно — это не разовая акция. Поэтому, как я понимаю, при удалении связанной таблицы, данные перестанут загружаться в запрос.
Изначально я так и делал, как вы описали (делал связанные таблицы в Access и обращался к ним запросами), но мои эксперименты показали, что если сразу обращаться к данным в файле  Excel из запроса с помощью SQL, то скорость обмена данными выше, а заморочек меньше. Если Вы линкуете, то перегружаете базу дополнительными таблицами, мне кажется — это лишнее промежуточное звено, особенно если нужно получать данные не с одного, а с нескольких таких файлов
 

LVL

Пользователь

Сообщений: 903
Регистрация: 01.01.1970

#6

15.01.2015 14:19:58

Цитата
Ram-zes пишет: обмен данными идет постоянно — это не разовая акция

В чем проблема, не удаляйте связанную таблицу

Цитата
Ram-zes пишет: мои эксперименты показали, что если сразу обращаться к данным в файлеExcel из запроса с помощью SQL, то скорость обмена данными выше

Доля правды в этом есть, вернее даже не так… Варианта 2:
1. Работаете с таблицами посредством SQL (в данном случае прилинковывая таблицу)
2. Формируете запрос с ограничениями сразу в нем (WHERE и т.д.)

Лично я предпочту первый вариант, он более прозрачен и его проще поддерживать, что касается производительности, то да, в теории второй вариант быстрее, но это только в теории, на практике время выполнения запроса врятле будет отличаться значительно. На самом деле вопрос несколько в ином, насколько сложно сформировать запрос сразу со всеми ограничениями? + Нужно ли будет его корректировать и как часто… Поэтому, как я уже сказал, я предпочту первый вариант.
 

LVL

Пользователь

Сообщений: 903
Регистрация: 01.01.1970

Перечитал ещё раз тему… Хочу уточнить — где находятся данные и куда их нужно вернуть? Я предполагал, что данные находятся в базе Access и вы хотите получать их с помощью запроса в файл Excel, при этом в тексте запроса использовать ограничения указанные в файле Excel… Я правильно вас понял?
 

Antubas

Пользователь

Сообщений: 50
Регистрация: 22.10.2013

#8

15.01.2015 14:28:51

Цитата
Ram-zes пишет: Если Вы линкуете, то перегружаете базу дополнительными таблицами

DAO.Recordset не спасет? Если в него записать SQL запрос условием отбора, после обнулить и закрыть.
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Вообще коммуникация очень сложная… Но если коротко то примерно так:
Есть файл Excel, куда вносится первичная информация (одно из полей Отдел). Информация поступает в Access и там идет нарезка этой информации на отделы, т.е. в Access есть запросы, которые и делают эту нарезку, скажем на 10 отделов (ну понятно, что в каждом запросе стоит свое условие — название отдела). C этих запросов информация отправляется в другие файлы Excel — по отделам. Там вносится необходимая информация. Затем в Access работают другие запросы, которые уже обращаются к этим файлам Excel и получают информацию в базу, есть консолидирующий запрос, который после, отправляет все данные в исходный файл.
При сохранении файлов Excel информация попадает в Access. При обновлении данных в Excel информация закачивается из Access. Ну вот как-то так.

Изменено: Ram-zes — 15.01.2015 14:36:16
 

LVL

Пользователь

Сообщений: 903
Регистрация: 01.01.1970

Задумчивая схема…
Т.е. всетаки обмен идет между Access и Excel — это я и хотел уточнить…
А теперь — в каком именно моменте возникает проблема?
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Antubas, может DAO.Recordset и спасет… Но мне об этом не ведомо. Я не профессиональный IT и к сожалению об DAO.Recordset пока ничего не знаю. Можете показать пример кода, я попробую
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

LVL, ну сейчас с запросами и получением (обменом) информации между файлами проблем нет. Есть другая проблема:

Почему при обновлении данных в файле Excel открывается другой файл, связанный с ним через запрос Access?

Есть файл данные_1.xlsx. Он связан с файлом данные_2.xlsx через запрос Access. Все файлы находятся в локальной сети. Подключение к базе данных Access в Excel идет по ссылке на сетевой диск Data Source=P:База…
При обновлении файла данные_1.xlsx на компьютере_1 происходит запуск на этом же компьютере файла данные_2.xlsx (в режиме для чтения), если он одновременно открыт на компьютере_2.
Если файл данные_2.xlsx закрыт, то обновление в файле данные_1.xlsx происходит без открытия связанного файла
Из-за чего так происходит и что сделать, что бы при обновлении файла данные_1.xlsx не запускался файл данные_2.xlsx

Можно ли решить эту проблему через настройку свойств подключения в Excel? В частности в настройке прав доступа:
Права доступа (Read — только чтение; ReadWrite — чтение и запись; Share Deny None — никому не отказывать ни в чтении, ни в записи; Share Deny Read — запретить всем работу в режиме чтения; Share Deny Write — запретить всем работу в режиме записи; Share Exclusive — запретить всем работу в режиме чтения/записи; Write — только запись).

Изменено: Ram-zes — 15.01.2015 14:43:28
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Когда я создавал эту тему, то хотел упростить (упорядочить) работу в Access, обнаружил в интернете информацию про прямое обращение к файлам Excel с помощью запросов из Access, но там не было информации о том, как делать такие запросы на диапазоны. Пока ждал помощи, сам разобрался с этими запросами, но вот появилась новая проблемы с обновлением данных (описал выше)
 

Antubas

Пользователь

Сообщений: 50
Регистрация: 22.10.2013

#14

15.01.2015 14:51:53

Цитата
Ram-zes пишет: пример кода
Код 
Function status()
   Dim db As Database
   Dim rst As DAO.Recordset
   Dim strSQL As String
   Set db = CurrentDb
   strSQL = "SELECT [Лист1$].* FROM [Лист1$] IN '' [Excel 12.0;HDR=Yes;IMEX=1;DATABASE=С:База данныхФайл.xlsx];"
   Set rst = db.OpenRecordset(strSQL)
   rst.MoveFirst
   While Not rst.EOF
      rst.Fields("Столбец").Value
      rst.MoveNext
   Wend
   Set rst = Nothing
   rst.Close
End Function

Примерно так
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Да, совсем забыл, есть еще одно огромное преимущество у SQL запросов перед связанными таблицами. Вы знаете, что Access не берет более 255 столбцов…
В моем случае в файлах ведется учет рабочего времени и там создана шкала времени на весь год, т.е. более 360 столбцов. Если вы делаете связанную таблицу, то она возьмет в Access только первы 255 столбцов. Даже если вы создадите именованный диапазон на столбцы после 255 и попытаетесь создать связанную таблицу в Access на этот диапазон, то он ее не подцепит. А вот SQL запрос берет с этого листа любые диапазоны. В начале мне приходилось дублировать вторую половину года на отдельный лист и с него делать связанную таблицу, сейчас же все на одном листе
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Antubas, а вставляем этот код в SQL запрос? Я правильно понимаю, что вместо моего кода нужно вставить ваш?
 

Antubas

Пользователь

Сообщений: 50
Регистрация: 22.10.2013

Может выложите примерчик с Excel и Access файлом, или сходите на

http://www.cyberforum.ru/ms-access/

там помогут с Access.
 

Antubas

Пользователь

Сообщений: 50
Регистрация: 22.10.2013

#18

15.01.2015 15:03:51

Цитата
Ram-zes пишет: вставляем этот код в SQL запрос?

В VBA, лучше всего дайте файлы с примерами )
 

LVL

Пользователь

Сообщений: 903
Регистрация: 01.01.1970

#19

15.01.2015 15:04:20

Цитата
Ram-zes пишет: Access не берет более 255 столбцов…

Вы создаете таблицы в Access с таким количеством полей?
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

LVL, а куда деваться? Если нужно такое количество полей: 01.01 | 02.01 | 03.01 и т.д.

Antubas, с VBA не работаю, к сожалению…

Изменено: Ram-zes — 15.01.2015 15:08:07
 

Antubas

Пользователь

Сообщений: 50
Регистрация: 22.10.2013

У Вас база Access типа «Клиент»-«Сервер», или же Вы Access используете просто для операции БД?

Изменено: Antubas — 15.01.2015 15:08:14
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

видимо просто для операции БД
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

В принципе, выложить можно, но мне нужно ее подготовить для этого, только завтра
 

Antubas

Пользователь

Сообщений: 50
Регистрация: 22.10.2013

#24

15.01.2015 15:11:44

Цитата
Ram-zes пишет: операции БД

А почему бы тогда Вам не тратить время на Access и сделать все эти деления и обновления в самом Excel?

Цитата
только завтра

no problem

Изменено: Antubas — 15.01.2015 15:21:55
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

Вопрос в совместном доступе в Excel — не просто это сделать (ну мне не просто). Потребуется VBA. Ну или я не знаю адекватного способа

Изменено: Ram-zes — 15.01.2015 15:21:11
 

Ram-zes

Пользователь

Сообщений: 46
Регистрация: 18.11.2014

В общем решение оказалось простым. Нужен офис 2010 на всех компах и в свойствах подключения в правах доступа нужно указать: Share Deny None
 

zin-renat

Пользователь

Сообщений: 1
Регистрация: 24.07.2015

#27

24.07.2015 11:37:14

Добрый день. Ситуация такая. Имеется запрос из внешней базы данных MS SQL Server 2012, результат которого выводится в книгу Excel.

Код 
select * from packs where packs.prday = 10

Как вместо цифры 10 подставить значение из ячейки листа Excel без использования VBA?
 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

#28

24.07.2015 12:05:22

попробуйте так — при обновлении запроса должно выскочить окно — там и указать ячейку или др (см вроде бы в свойствах выходной таблицы — параметры)…

Код 
select * from packs where packs.prday = [?]

или заново сформируйте параметрический (!) запрос через ms query…

см пост№23 здесь

p.s. и все запросы сваливать в эту ветку, наверно, не надо — лучше см.

Правила форума

— чуть что, я вас предупредила…

Изменено: JeyCi — 24.07.2015 12:10:08

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Запрет ввода символов в excel
  • Запрет ввода повторяющихся значений excel
  • Запрашиваемый номер семейства не существует word vba
  • Запрашиваемый номер семейства не существует word 2007 как исправить
  • Заправочная ведомость на выдачу гсм бланк скачать word