Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.
Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.
Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».
В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток временидаты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.
В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.
На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:
• Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
• Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
• Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.
Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.
А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.
В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.
Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.
И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».
Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.
|
Добрый день. Необходимо реализовать такую штуку — защитить от редактирования все непустые ячейки в Excel. Данные в файл будут постоянно вноситься, поэтому нужно сделать, чтобы когда ввели данные в пустую ячейку, после этого ее нельзя было отредактировать. Подскажите, пожалуйста, пути реализации ? |
|
|
ikki  Пользователь Сообщений: 9709 |
на этой же странице есть тема с похожим названием. фрилансер Excel, VBA — контакты в профиле |
|
Тему нашел и прочитал, спасибо. Но не понятно как реализовать вот это: На событие изменения ячейки повесить макрос, который сразу после изменения будет ставить на ячейку атрибут «Защищенная ячейка». Подскажите пожалуйста. |
|
|
{quote}{login=The_Prist}{date=26.05.2011 01:21}{thema=}{post}Правый клик по ярлыку листа-Исходный текст Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Макросы должны быть разрешены.{/post}{/quote} Параметр «Защитная ячейка» появляется у ячейки только когда лист без защиты. Если включить защиту, то при изменении любой ячейки вываливается Run-time Error 1004: Нельзя установить свойство Locked класса Range. В чем может быть проблема ? Макросы разрешены, офис 2010 |
|
|
Спасибо огромное, все получилось. Еще такой последний вопрос — у меня стоят фильтры, если хоть одна ячейка в таблице становится защищенной, то выпадающий список фильтров уже не появляется. Не могу сообразить как сделать, чтобы если я наводил на ячейку с фильтром — защита с листа убиралась, а после применения фильтра — становилась обратно. Также хотелось бы чтобы вместе с фильтрами была доступна сортировка. |
|
|
Спасибо огромное, все получилось. Еще такой последний вопрос — у меня стоят фильтры, если хоть одна ячейка в таблице становится защищенной, то выпадающий список фильтров уже не появляется. Не могу сообразить как сделать, чтобы если я наводил на ячейку с фильтром — защита с листа убиралась, а после применения фильтра — становилась обратно. Также хотелось бы чтобы вместе с фильтрами была доступна сортировка. P.S. Извините, что предыдущий пост написал не от пользователя. |
|
|
{quote}{login=The_Prist}{date=26.05.2011 05:09}{thema=}{post}Почему все боятся пользоваться макрорекордером и справкой? Если не знаете, что такое макрорекордер: <EM>http://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/chto-takoe-makros-i-gde-ego-iskat/</EM> Поверьте, эта информация поможет Вам не раз. При установке защиты поставьте галочку «Использование автофильра»{/post}{/quote} Галочку я ставлю всегда. И фильтр работает до того момента, как в таблице появляется защищенная ячейка. После этого при нажатии на ячейку с фильтром ничего не происходит, выпадающее меню не появляется. |
|
|
Собственно вот файл, попробуйте что-нибудь вбить в ячейку, а потом сделать фильтр или сортировку. <EM><STRONG>Файл удален</STRONG> — велик размер — [<STRONG>МОДЕРАТОРЫ</STRONG>]</EM> |
|
|
joelynnturner Пользователь Сообщений: 13 |
#9 26.05.2011 18:50:27 {quote}{login=The_Prist}{date=26.05.2011 06:22}{thema=Re: Re: }{post}{quote}{login=joelynnturner}{date=26.05.2011 05:13}{thema=Re: }{post}Галочку я ставлю всегда. И фильтр работает до того момента, как в таблице появляется защищенная ячейка. После этого при нажатии на ячейку с фильтром ничего не происходит, выпадающее меню не появляется.{/post}{/quote}Да что же такое! Вы запишите макрорекордером установку защиты с разрешенным фильтром и уже с ЭТИМИ параметрами в макросе защиту на лист устанавливайте. Огромное спасибо Вам за помощь. Все отлично получилось и работает. Извините за «тупизм». |
Используйте проверку данных, чтобы ограничить тип данных или значения, которые пользователи вводит в ячейку, например раскрывающийся список.
Проверьте, как это работает!
-
Выделите ячейки, для которых необходимо создать правило.
-
Выберите Данные > Проверка данных.
-
На вкладке Параметры в списке Тип данных выберите подходящий вариант:
-
Целое число, чтобы можно было ввести только целое число.
-
Десятичное число, чтобы можно было ввести только десятичное число.
-
Список, чтобы данные выбирались из раскрывающегося списка.
-
Дата, чтобы можно было ввести только дату.
-
Время, чтобы можно было ввести только время.
-
Длина текста, чтобы ограничить длину текста.
-
Другой, чтобы задать настраиваемую формулу.
-
-
В списке Значение выберите условие.
-
Задайте остальные обязательные значения с учетом параметров Тип данных и Значение.
-
Откройте вкладку Подсказка по вводу и настройте сообщение, которое будут видеть пользователи при вводе данных.
-
Установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек или наведении на них указателя пользователю отображалось сообщение.
-
Откройте вкладку Сообщение об ошибке, чтобы настроить сообщение об ошибке, и выберите Вид.
-
Нажмите ОК.
Теперь, если пользователь попытается ввести недопустимое значение, появится сообщение об ошибке с настроенным сообщением.
Скачивание примеров
Скачать образец книги со всеми примерами проверки данных из этой статьи
Если вы создаете лист, на котором пользователи должны вводить данные, может потребоваться ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел либо разрешить ввод только положительных целых чисел. В Excel можно ограничить ввод данных в определенные ячейки с помощью функции проверка данных, предлагающей пользователям вводить допустимые данные при выделении ячейки и отображающей сообщение об ошибке, если пользователь вводит недопустимые данные.
Ограничение ввода данных
-
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
-
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
-
В поле Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить, и заполните ограничивающие условия и значения.
Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных «Дата», вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.
Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
Когда пользователь щелкает ячейку, содержащую требования к вводу данных, можно отобразить сообщение о том, какие данные допустимы.
-
Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
-
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
-
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
-
В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
-
В поле Подсказка по вводу введите сообщение, которое должно отображаться.
Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных
При наличии ограничений для данных и при вводе пользователем недопустимых данных в ячейку можно отображать сообщение об ошибке.
-
Выберите ячейки, в которых нужно отображать сообщение об ошибке.
-
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
-
Н вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.
-
В поле Сообщение введите сообщение, которое должно отображаться при вводе недопустимых данных.
-
Выполните одно из следующих действий.
Задача
В контекстном меню
Вид
выберитеТребовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением
Остановка
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать
Предупреждение
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, но разрешить продолжать после закрытия предупреждающего сообщения
Сообщение
Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
Примечание: Первые два действия, указанные в этом разделе, можно использовать для добавления любого типа проверки данных. Действия 3–7 относятся к созданию раскрывающегося списка.
-
Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
-
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных.
-
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите Список.
-
В поле Источник введите значения списка, разделенные запятыми. Например, введите Низкий,Средний,Высокий.
-
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
-
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
-
Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки применяются, как вы хотите, а ваши сообщения появляются в нужный момент.
Примечания:
-
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, можно проверить, достаточно ли ширины ячеек для отображения всех ваших записей.
-
Отмена проверки данных. Выделите ячейки, проверку которых вы хотите отменить, щелкните Данные > Проверка данных и в диалоговом окне проверки данных нажмите кнопки Очистить все и ОК.
В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.
|
Чтобы: |
Сделайте следующее: |
|---|---|
|
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона |
|
|
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона |
|
|
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени |
|
|
Разрешить вводить только время в заданном интервале |
|
|
Разрешить вводить только текст определенной длины |
|
|
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки |
|
на вкладке Главная в группе Число.Примечания:
-
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля «Данные» не играет роли.
-
Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016, но функции аналогичны Excel в Интернете.
|
Чтобы |
Введите формулу |
|---|---|
|
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса «ID-» и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков. |
=И(ЛЕВСИМВ(C2;3)=»ID-«;ДЛСТР(C2)>9) |
|
Ячейка с наименованием продукта (D2) содержала только текст. |
=ЕТЕКСТ(D2) |
|
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4. |
=ЕСЛИ(B6<=(СЕГОДНЯ()-(365*B4));TRUE,FALSE) |
|
Все данные в диапазоне ячеек A2:A10 содержали уникальные значения. |
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$10;A2)=1 Примечание: Необходимо сначала ввести формулу проверки данных в ячейку A2, а затем скопировать эту ячейку в ячейки A3:A10 так, чтобы второй аргумент СЧЁТЕСЛИ соответствовал текущей ячейке. Часть A2)=1 изменится на A3)=1, A4)=1 и т. д. Дополнительные сведения |
|
Адрес электронной почты в ячейке B4 содержал символ @. |
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«@»,B4)) |
Совет: Если вы владелец малого бизнеса и хотите получить дополнительные сведения о настройке Microsoft 365, посетите раздел Справка и обучение для малого бизнеса.
Хотите узнать больше?
Создание раскрывающегося списка
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
Дополнительные сведения о проверке данных
Предположим, у меня есть рабочий лист, который заполняет несколько пустых ячеек в диапазоне данных, теперь я хочу заблокировать и защитить все ячейки данных и оставить пустые ячейки разблокированными, чтобы ввести новое значение. Как вы могли заблокировать и защитить непустые ячейки так быстро, как вы можете в Excel?
Блокируйте и защищайте все непустые ячейки в выбранном диапазоне с помощью Protect Sheet
Блокируйте и защищайте все непустые ячейки в используемом диапазоне с помощью кода VBA
Блокируйте и защищайте все непустые ячейки в выбранном диапазоне с помощью Protect Sheet
Блокируйте и защищайте все непустые ячейки в выбранном диапазоне с помощью Protect SheetОбычно вы можете завершить эту работу в Excel, используя следующие пошаговые инструкции:
1. Выберите диапазон ячеек, который вы хотите заблокировать и защитить ячейки данных, а затем щелкните Главная > Найти и выбрать > Перейти к специальному, см. снимок экрана:
2. В Перейти к специальному диалоговое окно, выберите Пробелы из Выберите раздел, см. снимок экрана:
3. Затем нажмите OK кнопку, и все пустые ячейки были выбраны сразу, а затем нажмите Ctrl + 1 , чтобы открыть Формат ячеек диалоговое окно под Protection , снимите флажок Заблокированный вариант, см. снимок экрана:
4. Нажмите OK, А затем нажмите Обзор > Защитить лист, затем введите и подтвердите пароль, как вам нужно, см. снимок экрана:
5. Нажмите OK чтобы закрыть диалоговые окна, и теперь все ячейки данных защищены, а незащищенными остаются только пустые ячейки.
Блокируйте и защищайте все непустые ячейки в используемом диапазоне с помощью кода VBA
Вышеупомянутый метод состоит из нескольких шагов, чтобы достичь его как можно быстрее, следующий код VBA может оказать вам услугу, пожалуйста, сделайте следующее:
1. Удерживайте ALT + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.
2. Затем нажмите Вставить > Модулии вставьте следующий код в Модули Окно.
Код VBA: блокировка и защита всех непустых ячеек на листе
Sub UnlockEmptyCells()
'Updateby Extendoffice
Application.ScreenUpdating = False
Cells.Locked = True
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Locked = False
ActiveSheet.Protect DrawingObjects:=True, Contents:=True, Scenarios:=True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
3, Затем нажмите F5 ключ для запуска этого кода, только непустые ячейки защищаются сразу в используемом диапазоне.
Лучшие инструменты для работы в офисе
Kutools for Excel Решит большинство ваших проблем и повысит вашу производительность на 80%
- Снова использовать: Быстро вставить сложные формулы, диаграммы и все, что вы использовали раньше; Зашифровать ячейки с паролем; Создать список рассылки и отправлять электронные письма …
- Бар Супер Формулы (легко редактировать несколько строк текста и формул); Макет для чтения (легко читать и редактировать большое количество ячеек); Вставить в отфильтрованный диапазон…
- Объединить ячейки / строки / столбцы без потери данных; Разделить содержимое ячеек; Объединить повторяющиеся строки / столбцы… Предотвращение дублирования ячеек; Сравнить диапазоны…
- Выберите Дубликат или Уникальный Ряды; Выбрать пустые строки (все ячейки пустые); Супер находка и нечеткая находка во многих рабочих тетрадях; Случайный выбор …
- Точная копия Несколько ячеек без изменения ссылки на формулу; Автоматическое создание ссылок на несколько листов; Вставить пули, Флажки и многое другое …
- Извлечь текст, Добавить текст, Удалить по позиции, Удалить пробел; Создание и печать промежуточных итогов по страницам; Преобразование содержимого ячеек в комментарии…
- Суперфильтр (сохранять и применять схемы фильтров к другим листам); Расширенная сортировка по месяцам / неделям / дням, периодичности и др .; Специальный фильтр жирным, курсивом …
- Комбинируйте книги и рабочие листы; Объединить таблицы на основе ключевых столбцов; Разделить данные на несколько листов; Пакетное преобразование xls, xlsx и PDF…
- Более 300 мощных функций. Поддерживает Office/Excel 2007-2021 и 365. Поддерживает все языки. Простое развертывание на вашем предприятии или в организации. Полнофункциональная 30-дневная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег.
Вкладка Office: интерфейс с вкладками в Office и упрощение работы
- Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
- Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
- Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!
Комментарии (0)
Оценок пока нет. Оцените первым!
На чтение 5 мин. Просмотров 711 Опубликовано 21.05.2021
Предположим, у вас есть список данных с нулевыми или пустыми ячейками, и вы хотите условно отформатировать этот список данных, но игнорировать пустые или нулевые ячейки, что бы вы сделали? В этой статье мы покажем вам, как использовать условное форматирование с игнорированием пустых или нулевых ячеек в Excel.
Игнорировать пустые ячейки при условном форматировании в Excel
Игнорировать нулевые ячейки в условном форматировании в Excel
Вас может заинтересовать:
Легко заполнять все пустые ячейки значением выше в диапазоне в Excel
Нажмите Kutools > Вставить > Заполнить пустые ячейки . Этот Kutools for Excel Заполнить пустые ячейки может быстро заполнить все пустые ячейки значением выше или фиксированным значением в выбранном диапазоне. См. Снимок экрана ниже:
Kutools for Excel включает более 300 удобных инструментов Excel. Бесплатная пробная версия без ограничений в течение 60 дней. Загрузите бесплатную пробную версию
Вкладка Office Включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте вашу работу намного проще …
Подробнее … Бесплатная загрузка …
Kutools for Excel решает большинство ваших проблем и увеличивает вашу производительность на 80%
- Повторно использовать что угодно: добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
- Более 20 текстовых функций: извлечение числа из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
- Инструменты слияния: несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек/строк/столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и суммируйте.
- Инструменты разделения: разделение данных на несколько листов в зависимости от значения; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; Один столбец в несколько столбцов.
- Вставить пропуск скрытых/отфильтрованных строк; Подсчет и сумма по цвету фона; Массовая отправка персонализированных писем нескольким получателям.
- Суперфильтр: создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделе, дню, частоте и т. Д. Фильтр жирным шрифтом, формулами, комментарием …
- Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.
Подробнее … Бесплатная загрузка …
->
Содержание
- Игнорировать пустые ячейки при условном форматировании в Excel
- Игнорировать нулевые ячейки при условном форматировании в Excel
- Статьи по теме:
Игнорировать пустые ячейки при условном форматировании в Excel
Потрясающе! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!
Сэкономьте 50% времени, и уменьшайте тысячи щелчков мышью для вас каждый день!
->
После создания правил условного форматирования для списка данных, вам необходимо добавить новое правило для игнорирования пустых ячеек в списке.
1. Продолжайте оставаться в диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования , затем нажмите кнопку Новое правило . См. снимок экрана:
Примечание : диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования можно открыть, нажав Условное форматирование > Управление правилами на вкладке Главная .
2. Затем он попадает в Новое правило форматирования диалоговое окно. Чтобы игнорировать пустые ячейки при условном форматировании, можно использовать два следующих метода.
Метод 1
- a. В поле Выберите тип правила выберите Форматировать только ячейки, содержащие ;
- b. Выберите Пробелы в раскрывающемся списке Форматировать только ячейки с помощью ;
- c. Не выбирайте какой-либо формат и нажмите кнопку OK . См. Снимок экрана:
Метод 2
- а. В поле Выбрать тип правила выберите Использовать формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно форматировать ;
- b. Скопируйте и вставьте формулу = ISBLANK (A2) = TRUE в поле Формат значений, где эта формула верна .
- Примечание : здесь A2 в формуле – это первая ячейка выбранного диапазона. Например, выбран диапазон B3: E12, вам нужно изменить в формуле A2 на B3.
- c. Нажмите кнопку OK , не указывая формат.
3. Затем он возвращается в диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования . Независимо от того, какой метод вы используете для игнорирования пробелов, вам необходимо установить флажок Stop If True в этом диалоговом окне, а затем нажать кнопку OK . См. Снимок экрана:
Затем выбранные ячейки форматируются за исключением пробелы.
Игнорировать нулевые ячейки при условном форматировании в Excel
Если у вас есть список данных в диапазоне B2: B12, и вы хотите отформатировать пять наименьших значений среди них, но игнорировать нулевые ячейки, сделайте следующее.
1. Выберите диапазон B2: B12, затем нажмите Условное форматирование > Новое правило на вкладке Главная ..
2. В диалоговом окне Изменить правило форматирования вам необходимо:
- 1). В поле Выбрать тип правила выберите Использовать формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно форматировать ;
- 2). Скопируйте и вставьте формулу = И (B2 0, B2 0, $ B $ 2: $ B $ 12), 5)) в значения формата , где эта формула верна. box;
- 3). Нажмите кнопку Формат , чтобы указать формат для ячеек;
- 4). После указания формата нажмите кнопку OK . См. Снимок экрана:
Примечание : вам необходимо изменить диапазон ячеек в формуле в соответствии с вашими потребностями.
После этого вы увидите, что пять наименьших значений в выбранном списке отформатированы немедленно без форматирования нулевые значения.
Статьи по теме:
- Как удалить условное форматирование из пустых ячеек в Excel?
- Как удалить (временно скрыть ) условное форматирование при печати в Excel?
- Как условно форматировать даты меньше/больше, чем сегодня в Excel?
- Как условно форматировать отрицательные проценты красным цветом в Excel ?
17 авг. 2022 г.
читать 2 мин
Вы можете использовать следующие формулы в Excel, чтобы игнорировать пустые ячейки при выполнении вычислений:
Формула 1: игнорировать пустые ячейки в одном столбце
=IF( A2 <>"", A2 +10, "")
Эта конкретная формула добавляет 10 к значению в ячейке A2 , только если значение в ячейке A2 не является пустым.
Формула 2: игнорировать пустые ячейки в нескольких столбцах
=IF(AND( A2 <>"", B2 <>""), A2 + B2 , "")
Эта конкретная формула добавляет значения в ячейки A2 и B2 , только если обе ячейки не пусты.
В следующих примерах показано, как использовать каждую формулу на практике.
Пример 1: игнорировать пустые ячейки в одном столбце
Предположим, у нас есть следующие данные в Excel, которые показывают очки, набранные различными баскетболистами:
Теперь предположим, что мы используем следующую формулу, чтобы добавить 10 к каждому из значений в столбце A:
= A2 +10
На следующем снимке экрана показано, как использовать эту формулу:
Обратите внимание, что 10 добавляется к каждой ячейке в столбце А, даже если ячейка в столбце А пуста.
Вместо этого мы можем использовать следующую формулу, чтобы добавить 10 к каждой из ячеек в столбце A и полностью игнорировать пустые ячейки:
=IF( A2 <>"", A2 +10, "")
На следующем снимке экрана показано, как использовать эту формулу:
Обратите внимание, что 10 добавляется только к каждой ячейке в столбце A, которая не пуста.
Пример 2. Игнорирование пустых ячеек в нескольких столбцах
Предположим, у нас есть следующие данные в Excel, которые показывают набранные очки и подборы, собранные различными баскетболистами:
Мы можем использовать следующую формулу, чтобы сложить значения в столбцах очков и подборов только для строк, где оба значения не пусты:
=IF(AND( A2 <>"", B2 <>""), A2 + B2 , "")
На следующем снимке экрана показано, как использовать эту формулу:
Обратите внимание, что значения очков и подборов добавляются только для тех строк, где оба значения не являются пустыми.
Дополнительные ресурсы
В следующих руководствах объясняется, как выполнять другие распространенные задачи в Excel:
Как заменить значения #N/A в Excel
Как игнорировать значения #N/A при использовании формул в Excel
Используя проверку данных, я создал раскрывающийся список в ячейке «A1» в Excel, в котором написано «Да» и «Нет».
Я хочу, чтобы пользователь выбрал «Да» или «Нет» в ячейке «A1». Его не следует оставлять пустым; вместо этого он должен предупредить нас, что «ячейка A1 не должна быть пустой».
Как лучше всего это сделать в Excel? Может кто-нибудь мне помочь?
2021-10-22 06:11
1
ответ
В B1 поместите формулу:
=IF(ISBLANK(A1)," Must enter a choice"," OK")
(Пробелы позволяют разместить стрелку раскрывающегося списка Проверка данных.)
2021-10-22 06:22
Другие вопросы по тегам
excel
Содержание
- 1 Условие проверки
- 1.1 Любое значение
- 1.2 Целое число
- 1.3 Действительное
- 1.4 Список
- 1.5 Дата
- 1.6 Время
- 1.7 Длина текста
- 1.8 Другой
- 2 Сообщение об ошибке
- 2.1 Отличие версий Microsoft Excel
- 3 Сообщение для ввода данных
- 4 Как отключить эту ошибку
- 5 Примеры от компании Microsoft
- 6 Заключение
- 7 Видеоинструкция
Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.
Условие проверки
В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.
- Нажмите на любую клетку.
- Перейдите на вкладку «Данные».
- Кликните на выделенный инструмент.
- Выберите пункт «Проверка данных».
- После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.
Рассмотрим эти форматы более внимательно.
Любое значение
В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.
Целое число
Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.
Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».
Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.
Действительное
В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».
Список
Этот формат наиболее интересный.
Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.
- Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.
- Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.
- В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».
- Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.
Дата
Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.
Время
Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).
Длина текста
Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.
Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.
Другой
Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.
Сообщение об ошибке
При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.
- Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
- Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.
- Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
- Выбираем вид отображения:
- «Останов»;
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
- Указываем заголовок и текст уведомления.
- Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»
В качестве примера мы укажем следующие настройки.
- Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу Enter. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.
В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.
Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.
А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.
В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.
Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!
Отличие версий Microsoft Excel
Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.
Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.
В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.
Сообщение для ввода данных
Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.
- Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
- Откройте в меню раздел «Данные».
- Выберите инструмент «Работа с данными».
- Нажмите на иконку «Проверка данных».
- В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
- Укажите любой текст в указанных полях.
- Для продолжения нажмите на «OK».
- Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.
Как отключить эту ошибку
Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.
- Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
- Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
- Нажмите на инструмент «Работа с данными».
- Кликните на иконку «Проверка данных».
- Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
- Сохраняем изменения кликом на «OK».
- Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.
Примеры от компании Microsoft
Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.
Заключение
В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.
Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.
Видеоинструкция
Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.
Недавно дочь обратилась с вопросом, нельзя ли в Excel выпадающий в ячейке список сделать контекстным, например, зависящим от содержания ячейки, находящейся слева от ячейки со списком (рис. 1)? Я довольно давно не использовал в работе выпадающие списки, поэтому для начала решил освежить свои знания по вопросу проверки данных в Excel.
Рис. 1. Состав выпадающего списка зависит от содержания соседней ячейки
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel2007
Команда Проверка данных находится на вкладке Данные, область Работа с данными.
Примечание. Иногда команда Проверка данных может быть недоступна:
- Возможно, в настоящее время вводятся данные. Во время ввода данных в ячейку команда Проверка данных недоступна. Чтобы завершить ввод данных, нажмите клавишу ВВОД или ESC.
- Возможно, лист защищен или является общим. Если лист защищен или является общим, изменить параметры проверки данных невозможно. Снимите защиту или отмените режим «общий».
- Возможно, таблица Excel связана с узлом SharePoint. Невозможно добавить проверку данных в таблицу Excel, которая связана с узлом SharePoint. Чтобы добавить проверку данных, необходимо удалить связь таблицы Excel или преобразовать ее в диапазон.
К сожалению, Excel в своем стандарте позволяет делать списки только на основе:
- имени массива
- диапазона ячеек
- прямого перечисления элементов списка (рис. 2).
Примечание. Элементы списка вводите через стандартный разделитель элементов списка Microsoft Windows (в русском Excel по умолчанию это точка с запятой).
Рис. 2. Возможные источники списка: вверху – имя массива; посередине – диапазон ячеек; внизу – элементы списка
Попытка ввести формулу в поле Источник диалогового окна Проверка вводимых значений заканчивается неудачей (рис. 3). Видно, что Excel не воспринял значение ячейки D2 ("цвет"), как имя массива, и просто включил это значение в качестве единственного элемента списка.
Рис. 3. Недопустимый источник списка – формула
Примечания. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Ширину ячейки можно настроить так, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка.
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка. Хотя ограничение на ввод значений в ячейку работать будет.
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки. При включенном флажке ячейку можно будет оставить пустой.
Если допустимые значения заданы именем диапазона ячеек, среди которых имеется пустая ячейка, установка флажка Игнорировать пустые ячейки позволит вводить в проверяемую ячейку любые значения.
После изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры. Для этого откройте диалоговое окно Проверка данных и на вкладке Параметры установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.
И всё же в Excel есть одна функция непрямого действия. На английском языке у нее говорящее название – INDIRECT. На русском – название функции ни о чем – ДВССЫЛ… В чем же заключается непрямое действие? В отличие от других функций Excel, ДВССЫЛ возвращает не значение, хранящееся в ячейке, а ссылку, хранящуюся в ячейке. Непонятно? Сам «продирался» через это с трудом 🙂 Попробую пояснить. Вот что написано в справке Excel: ДВССЫЛ – возвращает ссылку, заданную текстовой строкой. Ссылки немедленно вычисляются для вывода их содержимого (рис. 4).
Рис. 4. Как работает функция ДВССЫЛ: вверху – формулы, внизу – значения
Понимаю, что если вы впервые столкнулись с функцией ДВССЫЛ, то разобраться сложно. Пробуйте, экспериментируйте, и понимание со временем придет.
Итак, еще раз, ДВССЫЛ возвращает ссылку, а не значение, хранящееся в ячейке. Ссылка немедленно вычисляется, и выводится ее значение (или содержимое). Именно это свойство позволит нам ввести непрямую ссылку на соседнюю ячейку так, что вернется не значение, хранящееся в этой соседней ячейке (как на рис. 3), а ссылка, хранящаяся в ячейке, эта ссылка тут же вычисляется, и получается имя массива (рис. 5).
Рис. 5. Формирование списка, зависящего от значения в левой ячейке
Примечание. Ссылка в формуле =ДВССЫЛ(D2) должна быть относительной (D2), а не абсолютной ($D$2). Подробнее об этом см. раздел Тип ссылок на ячейки в формулах для проверки данных заметки Excel. Проверка данных.
Если настоящая заметка не подсказала вам путь к решению вашей проблемы, рекомендую почитать Связанные (зависимые) выпадающие списки (обратите также внимание на многочисленные комментарии к ней).
В этом примере мы расскажем о том, как использовать проверку данных, чтобы предотвратить превышение бюджетного лимита пользователями.
- Выделите диапазон В2:В8.
Примечание: Ячейка В10 содержит функцию SUM (СУММ), которая вычисляет сумму ячеек диапазона B2:B8.
- На вкладке Data (Данные) нажмите кнопку Data Validation (Проверка данных).
- Выберите пункт Custom (Другой) из выпадающего списка Allow (Тип данных).
- Введите формулу, показанную ниже, в поле Formula (Формула) и нажмите ОК.
=SUM($B$2:$B$8)
|
Запрет заполнения ячейки, если заполнена другая ячейка |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
Skip to content
Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.
При настройке рабочей книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все введенные данные точны и непротиворечивы. Кроме того, вы можете захотеть разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых значений, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет выполнять все эти действия во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и более ранних версиях.
Что такое проверка данных в Excel?
Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.
Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:
- Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
- Разрешить только числа в указанном диапазоне.
- Разрешить ввод данных определенной длины.
- Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
- Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
- Проверка вводимого на основе другой ячейки.
- Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
- Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
- Найти неправильные записи в проверенных ячейках.
Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:
Как сделать проверку данных в Excel
Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.
1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».
Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».
2. Создайте правило проверки Excel.
На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:
- Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
- Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
- Формулы — позволяют выразить более сложные условия.
В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:
Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.
3. Подсказка по вводу (необязательно).
Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:
- Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
- Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:
4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)
В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.
| Тип оповещения | Описание |
|---|---|
| Стоп (по умолчанию) |  Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Предупреждение |  Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Информация |  Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки. |
Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:
- Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
- В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
- Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
- Нажмите ОК.
И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).
Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.
Как настроить ограничения проверки данных Excel
При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.
Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.
К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:
- Равно или не равно указанному числу
- Больше или меньше указанного числа
- Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел
Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:
Проверка даты и времени в Excel
Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.
Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.
Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:
Разрешить только будни или выходные
Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).
Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.
Таким образом, разрешить только рабочие дни:
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6
Разрешить только выходные :
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5
Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:
=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.
Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:
- Выберите Дата в поле Тип данных
- Выберите в поле Значение – между
- В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
- В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6
Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.
Проверка времени на основе текущего времени
Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:
В поле Тип данных выберите Время .
В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.
В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:
Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:
=ТДАТА()
Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:
=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))
Проверка длины текста
Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.
Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:
Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
- В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
- Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
- Нажмите ОК.
Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:
Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.
Другие способы создания списка проверки данных в Excel
Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:
- Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
- Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
- Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.
Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.
Разрешить только числа
В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.
Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:
=ЕЧИСЛО(C2)
Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.
Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.
Разрешить только текст
Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:
=ЕТЕКСТ(B2)
Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:
=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)
Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)
Проверка ввода с учетом регистра
Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)
Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)
В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:
Проверка без учета регистра:
ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))
Проверка с учетом регистра:
ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))
В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:
Без учета регистра:
=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))
С учетом регистра:
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))
Формулы работают по следующей логике:
Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :
=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1
Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1
При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.
Как отредактировать проверку данных в Excel
Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:
- Выберите любую из проверенных ячеек.
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- Внесите необходимые изменения.
- Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.
Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:
- Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
- Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
- Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».
Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.
- Нажмите ОК.
Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :
Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.
Как убрать проверку данных в Excel
В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)
Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных
Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:
- Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
- На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
- На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».
Советы:
- Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
- Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».
Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.
Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки
Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:
- Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите
Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена. - Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
- Нажмите
Ctrl + Alt + V, и затемН. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных». - Нажимаем ОК.
Советы по проверке данных в Excel
Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.
Проверка данных на основе другой ячейки
Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.
Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.
Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:
Рис18
Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.
Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:
Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.
Правила проверки на основе формул
В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.
Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:
=МИН($С$2:$С$10)
=МАКС($С$2:$С$10)
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.
Как найти неверные данные на листе
Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.
Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».
Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.
Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».
Как поделиться книгой с проверкой данных
Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.
После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.
Почему проверка данных Excel не работает?
Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.
Проверка данных не работает для скопированных данных
Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.
Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».
Проверка данных Excel не активна
Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.
Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге
Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.
Неправильные формулы проверки данных
При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:
- Формула проверки не возвращает ошибок.
- Формула не ссылается на пустые ячейки.
- Используются правильные ссылки на ячейки.
Ручной пересчет формул включен
Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».
Проверьте правильность формулы проверки данных
Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.
Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.
Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.
Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку
Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.
В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.
Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки
При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.
Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.
Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.
Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:
Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.
Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4 для переключения между различными типами ссылок.
Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!