Заполнение поля шаблона документа word

Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Создание заполняемых форм недоступно в Word в Интернете.

Вы можете создать форму в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.

Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, то увидите внесенные изменения.

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Урок: Создание макросов в MS Word

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Урок: Как в Ворде сделать титульный лист

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Уроки по работе с Word:
Как сделать форматирование
Как изменить поля
Как изменить интервалы
Как изменить шрифт
Как сделать заголовок
Как сделать автоматическое содержание
Как сделать сноски

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

Уроки по работе с Ворд:
Вставка рисунка
Добавление подложки
Изменение фона в документе
Создание блок-схем
Вставка знаков и специальных символов

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).

2. Выберите пункт “Сохранить как”.

3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:

• Шаблон Word (*.dotx): обычный шаблон, совместимый со всеми версиями Ворда старше 2003 года;

• Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm): как понятно из названия, данный тип шаблонов поддерживает работу с макросами;

• Шаблон Word 97 — 2003 (*.dot): совместим со старыми версиями Ворд 1997 — 2003.

4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.

5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.

5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.

6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.

7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.

2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.

3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).

2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.

3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.

4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.

Добавление элементов управления содержанием

1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.

Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:

• Форматированный текст;
• Обычный текст;
• Рисунок;
• Коллекция стандартных блоков;
• Поле со списком;
• Раскрывающийся список;
• Выбор даты;
• Флажок;
• Повторяющийся раздел.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).

2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

3. Измените, отформатируйте замещающий текст.

4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.

5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.

На написание данного материала меня натолкнул вопрос
Антона Максунова заданный им на форуме Как можно вставлять в шаблон логотип компании?
Процитирую сам вопрос:

Есть задача — надо переписку между нашими компаниями перевести в рамки шаблонов в Directum. У всех компаний разный логотип и он обязательно должен быть в письмах. В связи с этим несколько вопросов:

1. можно ли хранить в справочнике изображение?
2. можно ли такое изображение передавать в карточку ЭД?
3. можно ли из карточки ЭД вставлять не просто поле, а это изображение?

Если это слишком сложный путь, то может кто подскажет другое решение?

Немного поразмыслив, я подумал, а почему бы не реализовать какой-нибудь готовый вспомогательный механизм, который позволит при разработке шаблонов документов использовать возможности объектной модели Word, при этом избавит от необходимости
изучения нюансов взаимодействия Directum и Word. Как говориться, дело было вечером, делать было нечего и в результате родилось что-то наподобие технического решения, которое будет описано ниже.

Само решение состоит из следующих компонент:

RITWordTemplate — справочник шаблонов документов Word;

RITOrgLogo — справочник логотипов «Наших организаций»;

RITGenerateEDocFromWordTemplate(EDocument: Вариантный;
VersionNumber: Целое число; WTCode: Строка) — функция заполнения полей в документе Word, где 

EDocument — объект типа IEDocument, документ, в котором мы хотим заполнить поля;

VersionNumber — версия электронного документа, в которой необходимо заполнить поля;

WTCode — код записи справочника RITWordTemplate, в котором содержатся имена полей и их вычисления.

RITGetWordTemplateFieldValue(EDocID: Целое число;
CalculateText: Строка) — функция вычисления значения поля документа, где

EDocID — ИД документа, для которого выполняется вычисление значения полей;

CalculateText — текст вычисления значения поля.

RITTestCreateEDocFromWordTemplate — сценарий примера использования данного решения.

Справочник RITWordTemplate выглядит так:

Карточка записи справочника RITWordTemplate:

Назначение реквизитов карточки понятно из их заголовков.

По кнопке Шаблон можно открыть для просмотра или изменения шаблон документа, указанный в реквизите «Шаблон электронного документа»:

По кнопке Просмотр можно посмотреть результат заполнения полей шаблона:

В табличной части записи справочника RITWordTemplate
задаются имена полей шаблона и вычисления для этих полей на языке ISBL. Результат вычисления необходимо вернуть в строковой переменной Result. В вычислениях доступна предопределенная переменная
EDocument, с помощью которой можно обращаться к реквизитам карточки документа. Для полей, в которые нужно будет вставить картинку, необходимо установить реквизит «Картинка» в значение «Да». Для таких полей результат вычисления должен возвращать путь
до картинки (другого способа вставки картинки в документ я не нашел). Путь может быть как локальный, так и сетевой (у пользователя должен быть доступ к сетевой папке, где хранятся картинки, на чтение). Поля, для которых не задано вычисление, пропускаются (для
примера, поле [Тема] на скриншотах). Если результат вычисления будет пустая строка, то такие поля тоже заполняться не будут.

Для поля [Должность подписанта] вычисление выглядит так:

Для поля [Логотип] вычисление выглядит так:

Пример использования:

  TypeKode = "ПЭА"
  KindCode = "Г000043"
  TemplateCode = "Д000066"
  EDocument = EDocuments.CreateNewFromTemplate(TypeKode; KindCode; TemplateCode)
  EDocument.ISBEDocName = "Документ из тестового шаблона"
  EDocument.Save()
  RITGenerateEDocFromWordTemplate(EDocument;;"Д000005")
  EDocument.Open(True; -1)

Бонусом к решению добавлен справочник логотипов организаций RITOrgLogo:

Карточка записи справочника RITOrgLogo:

С помощью этого справочника можно хранить логотипы наших организаций и потом их использовать в вычислениях на ISBL или вставлять в шаблоны документов.

В итоге мы получили:

1. Возможность вставлять значения текстовых реквизитов в поля шаблонов документов размером более 255 символов.
2. Возможность вставлять картинки в шаблоны документов.
3. Возможность «вешать» вычисления на поля шаблонов документов.
4. Возможность заполнить поле шаблона документа не только значением из карточки документа.
5. И много чего еще

Разработка велась в версии DIRECTUM 4.6.1. В 4.7 тоже проверял, все работает. Ниже прилагаю архив с самой разработкой. Структура архива:

1. Dev — папка с разработкой.
2. Ref — папка с записями справочников для примера.
3. Шаблон для тестирования (110124 v1).DOC — шаблон документа, на котором я все это тестировал. 

WordTemplate.zip (153,46 Кб)

——————————————————————————————-

Решение обновилось до версии 2.0

Список изменений:

1. Карточка записи справочника RITWordTemplate теперь выглядит так:

2. При выборе Вида электронного документа в реквизите
Тип карточки доступны для выбора типы карточек только для данного вида электронного документа. Если доступен только один вид карточки, то он подставляется автоматически.

3. При выборе Вида электронного документа в реквизите
Шаблон электронного документа доступны для выбора шаблоны только для данного вида электронного документа. Если доступен только один шаблон, то он подставляется автоматически.

4. Добавился реквизит Запоминать реквизиты. Если реквизит установлен в значение «Да», то будут запоминаться значения реквизитов, которые указываются при заполнении карточки, что избавляет от постоянного заполнения карточки
документа при тестировании шаблона. Для каждой записи справочника RITWordTemplate запоминается свой набор значений реквизитов. Т.к. значения реквизитов хранятся в окружении, они будут храниться, пока не будет закрыт справочник
RITWordTemplate.

5. Добавился реквизит Удалять временные документы. Если реквизит установлен в значение «Да», то при каждом просмотре шаблона (по кнопке
Просмотр) будет удаляться временный документ, созданный при предыдущем просмотре. Если вам мешает то, что перед следующим просмотром, предыдущий временный документ, созданный из шаблона, надо закрыть (иначе его не получится удалить), то установите
реквизит в значение «Нет». В этом случае вы можете потом после отладки шаблона удалить все временные документы, созданные во время отладки шаблона, по кнопке
Эл.документы.

6. Добавилась кнопка Эл.документы. По этой кнопке отображается список всех временных документов, которые создавались во время тестирования шаблона. Вы можете их после отладки удалить или произвести с ними какие-либо другие
действия.

Данную функцию удобно использовать, когда значения полей вычисляются динамически (например, в ходе выполнения типового маршрута) и вы не можете их расчитать заранее в справочнике
RITWordTemplate. Пример использования данной функции:

  RECORDS_DOES_NOT_EXIST = 0
  FIRST_WORKER_INDEX = 0
  if Job.ExecutionResult.Code = 1
    // Получим ИД документа из параметров задачи
    DocID = ТМПолучитьПараметрЗадачи('ИДПНК')
    EDoc = EDocuments.GetObjectByID(DocID)
    // Добавим подпись руководителя и дату подписания
    Performer = Job.Info.Performer
    WorkerCodeList = GetEmployeesByUserID(Performer.ID)
    if WorkerCodeList.Count > RECORDS_DOES_NOT_EXIST
      WorkerCode = WorkerCodeList.Values(FIRST_WORKER_INDEX)
      Worker = References.РАБ.GetObjectByCode(WorkerCode)
      FieldsList = CreateList()
      if Assigned(Worker.Requisites('Текст').AsString)
        FileName = Worker.SYSREQ_NAME & '.' & Worker.Requisites('Текст').Extension
        Path = GetTempFolder()
        FileName = Path & FileName
        Worker.Requisites('Текст').SaveToFile(FileName)
        FieldsList.Add('[Подпись2]'; ArrayOf(FileName; YES_VALUE))
      endif
      FieldsList.Add('[Дата2]'; ArrayOf(ToDay(); NO_VALUE))
      RITGenerateEDocFromWordTemplateFieldsList(EDoc; ; FieldsList)
      FieldsList = nil
    endif
  endif

8. Исправлено много мелких ошибок, выявленных в ходе тестирования решения.

Разработка тестировалась в версиях DIRECTUM 4.6.0, 4.6.1, 4.7.0.

WordTemplate_ver2.zip (100,63 Кб)

P.S. данный механизм удобно использовать при разработке и тестировании шаблонов и с использованием стандартной интеграции DIRECTUM с MS Office. По крайней мере вы будете избавлены от необходимости выполнять действия по созданию
шаблона и заполнению реквизитов карточки документа при тестировании шаблона. Сейчас все гораздо проще:

1. Нажал кнопку «Шаблон» — поправил шаблон и сохранил его.

2. Нажал кнопку «Просмотр» — посмотрел результат.