Заполнение по первым буквам excel

Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце. В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.

Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.

Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.

Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.

 

rainbow78

Пользователь

Сообщений: 9
Регистрация: 01.01.1970

Добрый день Планетяне! :-)  
Хочу спросить возможно ли сделать следующее:  
Имеется колонка с выпадающим списком (в моём случае «В»).  
Необходимо чтобы при вводе текста в любую ячейку этой колонки, выдавались варианты совпадений по заданному тексту из выпадающего списка. И при помощи клавиш «вверх» «вниз» и «Enter»  
можно было осуществить выбор необходимой позиции (по аналогии с 1С).  
Это реально?  
Благодарю за внимание.

 

nerv

Пользователь

Сообщений: 3071
Регистрация: 22.12.2012

думаю, это можно осуществить через пользовательскую форму.  

  еще вариант Alt+Вниз

 

rainbow78

Пользователь

Сообщений: 9
Регистрация: 01.01.1970

{quote}{login=nerv}{date=09.07.2011 06:24}{thema=}{post}думаю, это можно осуществить через пользовательскую форму.{/post}{/quote}  
Спасибо за Ваш ответ. Только вот в этом деле я практически ничего не понимаю.  
Что есть пользовательская форма?

 

Igor67

Пользователь

Сообщений: 3729
Регистрация: 21.12.2012

Посмотрите по ссылке  

http://www.planetaexcel.ru/forum.php?thread_id=11478  

Там, кажется, есть несколько вариантов подобного решения. Возможно что то Вам и подойдет.

 

К сожалению ничего из предложенного Вами не подходит мне (((

 

sva

Пользователь

Сообщений: 1027
Регистрация: 23.12.2012

Посмотрите вариант.  
По двойному клику значение из списка переносится в ячейку на листе.

 

rainbow78

Пользователь

Сообщений: 9
Регистрация: 01.01.1970

Спасибо, но Ваш вариант ещё более усложняет работу над этим документом.  
Это не то.

 

по моему, предложенный вариант вполне нормальный.  
иначе как вы себе представляете автозаполнение при наличии 8 позиций с началом «Активиа йогурт 120г»?

 

Serge

Пользователь

Сообщений: 11308
Регистрация: 01.01.1970

Попробуйте поиском.  
Ваша тема минимум 2-3 раза в месяц периодически повторяется. На всех форумах.

 

sva

Пользователь

Сообщений: 1027
Регистрация: 23.12.2012

Попробуйте такой вариант.  
Вводите текст, нажимаете Enter, в ячейке формируется выпадающий список, содержащий введенный текст. Из выпадающего списка выбираете нужную позицию.

 

rainbow78

Пользователь

Сообщений: 9
Регистрация: 01.01.1970

Именно это мне и нужно!  
Только вот как это сделать???

 

sva

Пользователь

Сообщений: 1027
Регистрация: 23.12.2012

Чуть исправил код. В предыдущем ошибся.  
Код можно посмотреть если кликнуть ПКМ на ярлыке листа (Sheet1) и в меню выбрать исходный текст.

 

sva

Пользователь

Сообщений: 1027
Регистрация: 23.12.2012

 

rainbow78

Пользователь

Сообщений: 9
Регистрация: 01.01.1970

Доброе утро Рома. Теперь если можно расскажи, как пользоваться этим док-том?

 

ariadna

Пользователь

Сообщений: 4
Регистрация: 01.01.1970

Роман, большое спасибо за ваш файл. у меня похожая проблема из выпадающего списка в 57 тыс позиций надо выбрать материал, и ваш файлик очень помог. можете подсказать: есть возможность организовать выбор по части слов, например: *анкер*канат* или «анкер*1270* чтобы сузить список

 

ariadna

Пользователь

Сообщений: 4
Регистрация: 01.01.1970

Роман, подскажите почему не работает поиск. слишком большой список номенклатуры матриалов?  
<EM><STRONG>Файл удален</STRONG> — велик размер — 1,4М [<STRONG>МОДЕРАТОРЫ</STRONG>]</EM>

 

Юрий М

Модератор

Сообщений: 60580
Регистрация: 14.09.2012

Контакты см. в профиле

Света, Вам бы с Правилами ознакомиться…

 

sva

Пользователь

Сообщений: 1027
Регистрация: 23.12.2012

А попробывать?  
Напишите анкер канат и в списке будут только анкер канатный.  
Так как у Вас в списке есть запятые, например  
Анкер канатный АК 02 L=6,5м  
То эту строку    
If InStr(UCase(arr(i, 1)), UCase(Target.Value)) > 0 Then sRez = arr(i,1) & sRez  
Лучше записать так:  
If InStr(UCase(arr(i, 1)), UCase(Target.Value)) > 0 Then sRez = Replace(arr(i, 1), «,», «.») & «,» & sRez

 

слэн

Пользователь

Сообщений: 5192
Регистрация: 16.01.2013

вот.. делал одному человеку..  

  для желтых полей дает выпадающие списки(содержание — на листе справочники), при вводе буквов автоматически фильтрует списки. можно вводить фразы — настроено чтобы содержало все слова фразы..(можно и по-другому)

 

nerv

Пользователь

Сообщений: 3071
Регистрация: 22.12.2012

слэн, добрый день. Случайно обнаружил следующее: в столбце напротив ячеек помеченных желтым (т.е. там где появляется комбо) если активировать появление комбо и выбрать любую позицию (впрочем, можно и не выбирать), при нажатии Escape и переходе на другую ячейку, комбо остается видимым.  

  =55122=

 

nerv

Пользователь

Сообщений: 3071
Регистрация: 22.12.2012

 

слэн

Пользователь

Сообщений: 5192
Регистрация: 16.01.2013

да, это так..  

  писалось для 2007го икселя

 

nerv

Пользователь

Сообщений: 3071
Регистрация: 22.12.2012

Да все равно круто : )  

  =79997=

 

ariadna

Пользователь

Сообщений: 4
Регистрация: 01.01.1970

Юрий М  
Извиняюсь, правила не прочитала, тк очень обрадовалась когда увидела решение.  

  Роман  
я уже потом увидела, что сортировка происходит и без звездочек. Попробую завтра Ваши правки сделать. посмотри что получится. Спасибо ;)

 

ariadna

Пользователь

Сообщений: 4
Регистрация: 01.01.1970

Если кому интересно: обнаружила следующую деталь: при автопоиске из списка, если количество значений удовлетворяющих заданному слову больше 100 возможность выбора из выпадающего окна отсортированных значений не происходит, надо указывать еще один параметр(или слово).    
Роман, еще раз спасибо все отлично работает

 

Hugo

Пользователь

Сообщений: 23252
Регистрация: 22.12.2012

Думаю, для Светы лучше бы подошло это решение (нужно эти темы перевязать :) ):  

http://www.planetaexcel.ru/forum.php?thread_id=35087  

*анкер*канат* тоже вполне работает :)

 

nerv

Пользователь

Сообщений: 3071
Регистрация: 22.12.2012

 

добрый день, планетяне  

  столкнулся с этой же проблемой — необходимостью создания автопоиска для финансовых форм. почитал формум, решения для продвинутого пользователя (непрограммиста) не нашел…  
вопрос: подскажите, если я не учился программированию, самостоятельно эту функцию автопоиска по буквам возможно организовать для форм рабочих или только выкладывать файлы на форум и просить о помощи?  

  заранее благодарен.

 

zygel

Пользователь

Сообщений: 4
Регистрация: 01.01.1970

#29

03.04.2012 21:14:16

Спасибо) Не осилил бы сам не никогда!

Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце. В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.

Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.

Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.

Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Автозаполнение в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

Маркер заполнения в Microsoft Excel

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Ячейки заполнены в Microsoft Excel

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

    Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Автозаполнение чисел в Microsoft Excel

Переход в параметры автозаполнения в Microsoft Excel

Автозаполнение ячеек числами по порядку в Microsoft Excel

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Ячейки числами по порядку заполнены в Microsoft Excel

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

    Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

Два числа прогрессии в Microsoft Excel

Автозаполнение прогрессией в Microsoft Excel

Прогрессия в Microsoft Excel

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

Инструмсмент заполнить в Microsoft Excel

    Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

Выделение диапазона в Microsoft Excel

Заполнение ячеек в Microsoft Excel

Данные скопированы в Microsoft Excel

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

    Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

Запуск прогрессии в Microsoft Excel

  • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
  • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
  • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
  • установить предельное значение (необязательный параметр).

Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

Настройка прогрессии в Microsoft Excel

Ячейки заполнены прогрессией в Microsoft Excel

Автозаполнение формулами

Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

Автозаполнение формулами в Microsoft Excel

Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

Автозаполнение формулами с абсолютными ссылками в Microsoft Excel

Автозаполнение другими значениями

Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

Автозаполнение дат в Microsoft Excel

Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

Автозаполнение дней недели в Microsoft Excel

Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

Автозаполнение чисел со словами в Microsoft Excel

Добавление собственных списков

Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

    Делаем переход во вкладку «Файл».

Переход в раздел Файл в Microsoft Excel

Переход в раздел Параметры в Microsoft Excel

Переход во вкладку Дополнительно в Microsoft Excel

Переход к изменению списков в Microsoft Excel

Переход к добавлению списка в Microsoft Excel

Список добавлен в Microsoft Excel

Автозаполнение ячеек новым списком в Microsoft Excel

Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

ЗакрытьМы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
ЗакрытьОпишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

При вводе первых букв подбирается слово в excel как сделать

при вводе первых букв подбирается слово в excel как сделать

Во многих случаях требуется, чтобы первая буква в ячейке таблицы была заглавной (прописной). Если пользователь изначально ошибочно везде вписал строчные буквы или скопировал в Excel данные из другого источника, в котором все слова начинались с маленькой буквы, то можно потратить очень большое количество сил и времени, чтобы привести внешний вид таблицы в желаемое состояние. Но, возможно у Эксель имеются специальные инструменты, с помощью которых можно эту процедуру автоматизировать? Действительно, у программы есть функция для изменения строчных букв на прописные. Давайте рассмотрим, как она работает.

Процедура трансформации первой буквы в заглавную

Не стоит ожидать, что в Excel имеется отдельная кнопка, нажав на которую, можно автоматически превратить строчную букву в заглавную. Для этого придется использовать функции, причем сразу несколько. Впрочем, в любом случае, этот путь с лихвой окупит временные затраты, которые потребовались бы на ручное изменение данных.

Способ 1: замена первой буквы в ячейке на заглавную

Для решения поставленной задачи используется основная функция ЗАМЕНИТЬ, а также вложенные функции первого и второго порядка ПРОПИСН и ЛЕВСИМВ.

  • Функция ЗАМЕНИТЬ осуществляет замену одного символа или части строки на другие, согласно указанным аргументам;
  • ПРОПИСН – делает буквы прописными, то есть, заглавными, что нам и требуется;
  • ЛЕВСИМВ – возвращает указанное количество знаков конкретного текста в ячейке.

То есть, исходя из этого набора функций, с помощью ЛЕВСИМВ мы вернем в указанную ячейку первую букву, с помощью оператора ПРОПИСН сделаем её заглавной, а затем функцией ЗАМЕНИТЬ заменим строчную букву на прописную.

Общий шаблон данной операции будет выглядеть следующим образом:

Но лучше все это рассмотреть на конкретном примере. Итак, мы имеем заполненную таблицу, в которой все слова пишутся с маленькой буквы. Нам предстоит первый символ в каждой ячейке с фамилиями сделать заглавным. Первая ячейка с фамилией имеет координаты B4.

    В любом свободном месте данного листа или на другом листе записываем следующую формулу:

После этого, лишние данные будут очищены, и мы получим тот результат, который добивались: в каждой ячейке таблицы первое слово начинается с большой буквы.

при вводе первых букв подбирается слово в excel как сделать

Способ 2: каждое слово с большой буквы

Но бывают случаи, когда нужно сделать не только первое слово в ячейке, начинающимся с заглавной буквы, а вообще, каждое слово. Для этого тоже существует отдельная функция, причем, она намного проще предыдущей. Эта функция называется ПРОПНАЧ. Её синтаксис очень простой:

На нашем примере её применение будет выглядеть следующим образом.

  1. Выделяем свободную область листа. Кликаем по значку «Вставить функцию».
  2. В открывшемся Мастере функций ищем «ПРОПНАЧ». Найдя это наименование, выделяем его и жмем на кнопку «OK».
  3. Открывается окно аргументов. Ставим курсор в поле «Текст». Выделяем первую ячейку с фамилией в исходной таблице. После того, как её адрес попал в поле окна аргументов, жмем на кнопку «OK».

при вводе первых букв подбирается слово в excel как сделать

Существует и другой вариант действий без запуска Мастера функций. Для этого мы должны, как и при предыдущем способе, ввести в ячейку функцию вручную с записью координат исходных данных. В данном случае эта запись будет иметь следующий вид:

Потом нужно будет нажать кнопку Enter.

Выбор конкретного варианта полностью зависит от пользователя. Для тех юзеров, которые не привыкли держать в голове множество разных формул, естественно, легче действовать при помощи Мастера функций. В то же время, другие считают, что намного быстрее ручной ввод оператора.

После этого мы получим практически неизменную исходную таблицу, но только все слова в обработанных ячейках теперь будут прописаны с большой буквы.

при вводе первых букв подбирается слово в excel как сделать

Как видим, несмотря на то, что массовую смену строчных букв на прописные в Excel через специальную формулу нельзя назвать элементарной процедурой, тем не менее, это намного проще и удобнее, чем менять символы вручную, особенно, когда их очень много. Указанные выше алгоритмы берегут не только силы юзера, но и самое ценное – время. Поэтому желательно, чтобы постоянный пользователь Эксель мог использовать данные инструменты в своей работе.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Итак, полистал форум, особенно тему «Списки в Эксель»

Так и не нашлось в теме ни одного решения…..

В общем есть список, допустим имена. список постоянно пополняется новыми именами (вплоть до 65536 строк)

И есть ячейка в таблице, в которую периодически заносятся данные имена

как сделать так, чтобы при наборе первых букв, появлялись все позиции с набранной последовательностью букв(например вводим Лю, и сразу появляется список с Любовь и Люся). И нам остается курсором выбрать из списка например Люся и оно появляется в ячейке. Если вдруг данного имени не окажется в списке то после нажатия кнопки «Ввод» это имя добавляется в конец списка.

Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.

Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

2. Храните данные в таблицах данных:

Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».

Несколько хитростей таблиц данных:

  • Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
  • Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
  • С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
  • Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
  • Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
  • Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».

Ввод данных с помощью форм

После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа

Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК

Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.

В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:

  • Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
  • Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
  • Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
  • Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
  • Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
  • Закрыть: Закрывает диалоговое окно

4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:

  • Введите список элементов в диапазоне.
  • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
  • Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
  • В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
  • В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
  • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.

5. Автозамены для ввода данных:

Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.

Автозамена несколько хитростей:

  • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
  • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
  • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
  • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
  • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».

6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.

Автозаполнение несколько хитростей:

  • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
  • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
  • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
  • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.

7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.

Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

Microsoft Excel предлагает несколько функций для работы с регистром текста, находящегося в ячейках листа. Но ни одна из данных функций самостоятельно не способна решить задачу, когда требуется сделать первую букву текста заглавной, а все остальные перевести в нижний регистр.

Функция LOW переводит весь текст в нижний регистр, функция UPPER переводит весь текст в верхний регистр, функция PROPER переводит в верхний регистр первую букву каждого слова в тексте.

Поэтому для решения задачи будем использовать сочетание нескольких функций в изящной формуле, которая работает и с первой буквой, делая ее заглавной, и с остатком текста, переводя его в нижний регистр:
=UPPER(LEFT(A1))&RIGHT(LOWER(A1);LEN(A1)-1)

То же на русском языке:

=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1))&ПРАВСИМВ(СТРОЧН(А1);ДЛСТР(А1)-1)
За варианты, помощь и идеи спасибо форуму сайта www.planetaexcel.ru и отдельно господину Казанскому.

В категории Правописание представлены только две группы элементов управления: Параметры автозамены и При исправлении орфографии в программах Microsoft Office.

Автоматизация многих действий может быть как благом, так и истинным проклятием, если вы в ней своевременно не разобрались. Именно механизм автозамены зачастую нервирует начинающих пользователей Excel тем, что без спросу заменяет и подставляет вместо введенных вами символов нечто другое, чего вы вводить не собирались. При этом особую циничность приобретают действия Excel, когда вы упорствуете в своем желании видеть на экране именно то, что набираете на клавиатуре. Вы вводите, а Excel заменяет, вы исправляете, а программа заменяет снова.

Между тем все дело в том, как настроены в Excel параметры автозамены. Стоит изменить параметры — и программа начинает вести себя вполне благопристойно. В разделе Параметры автозамены рядом с надписью Настройка исправления и форматирования текста при вводе располагается единственная кнопка, которая выводит на экран окно настройки параметров автозамены и автоформата при вводе.

  • Показать кнопки возможностей автозамены — в этом режиме после выполнения автозамены появляется кнопка, позволяющая отменить выполненное действие или подобрать другое слово для замены из
    списка.
  • Исправлять две прописные буквы в начале слова — этот режим позволяет исправлять достаточно часто встречающуюся ошибку набора, когда вы вовремя не успеваете отпустить клавишу Shift, и в результате у вас в имени или названии появляются две прописные буквы вместо одной, первой. В этом режиме такая ошибка будет исправляться автоматически прямо во время ввода. Как только в конце слова, в котором появилась подобная ошибка, вы нажмете клавишу пробела, ошибка будет исправлена.
  • Делать первые буквы предложений прописными — этот режим очень полезен для тех, кто печатает быстро и вслепую. Он позволяет в начале каждого предложения не нажимать клавишу Shift. Обнаружив в тексте точку, Excel автоматически сделает следующую букву прописной. Если же вы используете в тексте много сокращений, то вам нужно либо добавить все сокращения в список исключений (см. далее), либо сбросить данный флажок, поскольку после каждого сокращения, оканчивающегося точкой, у вас будет появляться прописная буква в середине предложения.
  • Названия дней с прописной буквы — этот режим тоже может сильно раздражать… Вы пишете «окружающая среда», а вам услужливо переделывают предложение в «окружающая Среда».
  • Устранять последствия случайного нажатия CapsLock — этот режим призван учитывать то, что люди часто, пытаясь нажать клавишу Shift, промахиваются и нажимают соседнюю клавишу CapsLock. В результате первая буква слова становится строчной, а остальные — прописными. Для автоматического исправления подобных ошибок установите этот флажок.
  • Заменять при вводе — вы можете сформировать свой список автозамены, а также отредактировать существующий. Это очень удобно, если вам приходится часто вводить неудобопечатаемые длинные словосочетания. Вы можете, например, вместо слов «коллоидный слабощелочной раствор» задать последовательность автозамены «кср» и в дальнейшем вводить эту последовательность, которая автоматически будет заменяться нужным вам словосочетанием.

Многочисленные флажки, расположенные в разделе При исправлении орфографии в программах Microsoft Office, предназначены для настройки системы проверки правописания.

Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце.

В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.

Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.

Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.

Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel использовать автоматическое завершение для автоматизации ввода данных

Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце.

В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.

Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.

Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.

Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.

dvorkin

Личный блог и сайт обо всем на свете

7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.

Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

2. Храните данные в таблицах данных:

Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».

Несколько хитростей таблиц данных:

  • Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
  • Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
  • С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
  • Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
  • Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
  • Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».

Ввод данных с помощью форм

После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа

Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК

Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.

В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:

  • Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
  • Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
  • Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
  • Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
  • Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
  • Закрыть: Закрывает диалоговое окно

4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:

  • Введите список элементов в диапазоне.
  • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
  • Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
  • В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
  • В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
  • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.

5. Автозамены для ввода данных:

Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.

Автозамена несколько хитростей:

  • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
  • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
  • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
  • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
  • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».

6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.

Автозаполнение несколько хитростей:

  • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
  • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
  • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
  • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.

7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.

Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

Автозаполнение ячеек в Excel из другой таблицы данных

На одном из листов рабочей книги Excel, находиться база информации регистрационных данных служебных автомобилей. На втором листе ведется регистр делегации, где вводятся личные данные сотрудников и автомобилей. Один из автомобилей многократно используют сотрудники и каждый раз вводит данные в реестр – это требует лишних временных затрат для оператора. Лучше автоматизировать этот процесс. Для этого нужно создать такую формулу, которая будет автоматически подтягивать информацию об служебном автомобиле из базы данных.

Автозаполнение ячеек данными в Excel

Для наглядности примера схематически отобразим базу регистрационных данных:

Как описано выше регистр находится на отдельном листе Excel и выглядит следующим образом:

Здесь мы реализуем автозаполнение таблицы Excel. Поэтому обратите внимание, что названия заголовков столбцов в обеих таблицах одинаковые, только перетасованы в разном порядке!

Теперь рассмотрим, что нужно сделать чтобы после ввода регистрационного номера в регистр как значение для ячейки столбца A, остальные столбцы автоматически заполнились соответствующими значениями.

Как сделать автозаполнение ячеек в Excel:

  1. На листе «Регистр» введите в ячейку A2 любой регистрационный номер из столбца E на листе «База данных».
  2. Теперь в ячейку B2 на листе «Регистр» введите формулу автозаполнения ячеек в Excel:
  3. Скопируйте эту формулу во все остальные ячейки второй строки для столбцов C, D, E на листе «Регистр».

В результате таблица автоматически заполнилась соответствующими значениями ячеек.

Принцип действия формулы для автозаполнения ячеек

Главную роль в данной формуле играет функция ИНДЕКС. Ее первый аргумент определяет исходную таблицу, находящуюся в базе данных автомобилей. Второй аргумент – это номер строки, который вычисляется с помощью функции ПОИСПОЗ. Данная функция выполняет поиск в диапазоне E2:E9 (в данном случаи по вертикали) с целью определить позицию (в данном случаи номер строки) в таблице на листе «База данных» для ячейки, которая содержит тоже значение, что введено на листе «Регистр» в A2.

Третий аргумент для функции ИНДЕКС – номер столбца. Он так же вычисляется формулой ПОИСКПОЗ с уже другими ее аргументами. Теперь функция ПОИСКПОЗ должна возвращать номер столбца таблицы с листа «База данных», который содержит название заголовка, соответствующего исходному заголовку столбца листа «Регистр». Он указывается ссылкой в первом аргументе функции ПОИСКПОЗ – B$1. Поэтому на этот раз выполняется поиск значения только по первой строке A$1:E$1 (на этот раз по горизонтали) базы регистрационных данных автомобилей. Определяется номер позиции исходного значения (на этот раз номер столбца исходной таблицы) и возвращается в качестве номера столбца для третьего аргумента функции ИНДЕКС.

Благодаря этому формула будет работать даже если порядок столбцов будет перетасован в таблице регистра и базы данных. Естественно формула не будет работать если не будут совпадать названия столбцов в обеих таблицах, по понятным причинам.

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

  • арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
  • геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
  • даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
      • день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
      • рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
      • месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
      • год – меняются только годы
  • автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

Like this post? Please share to your friends:
  • Заполнение textbox в excel
  • Заполнение платежных бланков excel
  • Заполнение excel таблиц через форму
  • Заполнение планы закупок в excel
  • Заполнение combobox vba с листа excel