Заполнение access через excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel
Импорт данных из Excel
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Связывание с данными Excel
Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

Определение именованного диапазона (необязательно)
1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
  
  Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент	Описание
Число столбцов	Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк	В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать. Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки. Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Табличный формат	Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки	Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Значения ошибок	Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Тип данных	Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных. Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый. Нажмите кнопку ОК. Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Первая строка	Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта. Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

-или-

Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
- Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
- Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
  
  Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
- Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
- Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
  
  Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

-или-

Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
Укажите способ сохранения импортируемых данных.

Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Нажмите кнопку ОК.

Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
- Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
  
  В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
- Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
- Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
  
  Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.
Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.
Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

Отформатируйте исходные столбцы.
Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений	Конечный объект импорта	Тип целевого поля	Решение
Текст	Новая таблица	Поле даты	Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.
Текст	Существующая таблица	Числовое поле или поле даты	Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения даты в последующих строках. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.
Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.
Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка	Описание
Обрезка полей	Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля.
Ошибка преобразования типа	Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице.
Нарушение уникальности ключа	Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.
Нарушение условия на значение	Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule.
Пустое значение в обязательном поле	Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да.
Пустое значение в поле счетчика	Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика.
Неинтерпретируемая запись	Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например: Диаметр 4 1/2″»

К началу страницы

Связывание с данными Excel

Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.

Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Первое связывание с листом Excel

В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.
При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.
Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.
При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Подготовка данных Excel

Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.

Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)
1. Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
  
  Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент	Описание
Табличный формат	Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пропуск столбцов и строк	Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.
Число столбцов	Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пустые столбцы, строки и ячейки	Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.
Значения ошибок	Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.
Тип данных	Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце. Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Нажмите кнопку ОК.
Первая строка	Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.

Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.
Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.

После этого можно начать операцию связывания.

Создание связи

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.
Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.
На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.
На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.

Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.

Проблема	Решение
Графические элементы	Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess.
Формат отображения	Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора.
Вычисляемые значения	В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение).
Усеченные текстовые значения	Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных.
Сообщение о переполнении числового поля	Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле.
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0	Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE.
Многозначные поля	В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.
#Число!	В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях. Если исходный столбец, который содержит в основном текстовые значения, включает также несколько числовых значений или значений дат, числовые значения и значения дат не импортируются. Если исходный столбец, который содержит в основном числовые значения, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются. Если исходный столбец, который содержит в основном значения дат, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются. Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значения с разными типами данных. Отформатируйте столбцы на листе Excel. Во время операции связывания выберите нужный тип данных для каждого поля. Если тип данных неправильный, результирующий столбец может содержать только #Num! Значения для всех строк данных.
Числовые значения, замененные значениями дат	Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания.
Значения дат, замененные числовыми значениями	Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания.

К началу страницы

Источник

C заполнением word частично я разобрался. Частично потому, что нужно заполнять слоожную таблицу в word. Ну да ладно. Теперь решил переделать код для word под excel

Кликните здесь для просмотра всего текста

Visual Basic

Option Compare Database
 
Private Sub Кнопка17_Click()
Dim w As Object
Set w = CreateObject("Word.Application")
Dim strPathDot As String, strPathWord As String
 
strPathDot = CurrentProject.Path & "Шаблон.dot"
strPathWord = CurrentProject.Path & "Письмо.doc"
 
'Если есть документ с таким же названием и местом расоложения, выдается сообщение о замене
If Dir(strPathWord) <> "" Then
DlgUser = MsgBox("Документ с таким именем ранее уже был создан. Заменить его?", vbYesNo, "admin")
 
'Если нет, открывается старый документ
If DlgUser = vbNo Then
Set app = CreateObject("Word.Application")
With app
.Visible = True
.Documents.Open strPathWord
End With
Set app = Nothing
Else
GoTo nn
End If
Else
 
'Если такого документа нет или, если человек выбрал "да", то создается новый документ взамен старого на основе шаблона
nn:
Set app = New Word.Application
app.Visible = True
app.Documents.Add strPathDot
With app.ActiveDocument
 
'Вставка данных
.FormFields("Номер").Result = Forms![Письма]![Номер письма]
.FormFields("Дата").Result = Forms![Письма]![Дата]
.FormFields("Получатель").Result = Forms![Письма]![Получатель]
.FormFields("ФИОпол").Result = Forms![Письма]![ФИО получателя]
 
 
.SaveAs strPathWord
End With
Set app = Nothing
End If
funOutputWord = True
Exit_:
 
End Sub

Подправив код и подключив библиотеку для работы с Excel получил это:

Кликните здесь для просмотра всего текста

Visual Basic

Option Compare Database
 
Private Sub Кнопка17_Click()
Dim w As Object
Set w = CreateObject("Excel.Application")
Dim strPathDot As String, strPathExcel As String
 
strPathDot = CurrentProject.Path & "шаблон.xlt"
strPathExcel = CurrentProject.Path & "итог.xls"
 
If Dir(strPathExcel) <> "" Then
DlgUser = MsgBox("Äîêóìåíò ñ òàêèì èìåíåì ðàíåå óæå áûë ñîçäàí. Çàìåíèòü åãî?", vbYesNo, "admin")
 
If DlgUser = vbNo Then
Set app = CreateObject("Excel.Application")
With app
.Visible = True
.Documents.Open strPathExcel
End With
Set app = Nothing
Else
GoTo nn
End If
Else
 
nn:
Set app = New Excel.Application
app.Visible = True
app.Documents.Add strPathDot
With app.ActiveDocument
 
 
Set oSheet = oBook.Worksheets(1)
   oSheet.Range("A1").Value = "Last Name"
   oSheet.Range("B1").Value = "First Name"
   oSheet.Range("A1:B1").Font.Bold = True
   oSheet.Range("A2").Value = "Doe"
   oSheet.Range("B2").Value = "John"
 
 
 
.SaveAs strPathExcel
End With
Set app = Nothing
End If
funOutputWord = True
Exit_:
 
End Sub

Документ Excel он открывает, а дальше ничего. К тому же данные он для заполнения должен брать из формы, но, похоже не берёт. Да и не доходи до этого этапа, наверное.

И ещё вопрос (это мне на будущее): есть таблица в Excel:

Список генов и в столбцах Генотип должен быть вписан результат исследования. Т.е. клиент заказал, например, 1,2 и 27 гены. В базу в таблицу Гены (этот этап уже пройден) вписывается его заказ и сохраняется под одним idОбращения три раза. Не суть. Исследрвания провели. Для каждого из трёх генов вписали результат — Аллель. И как теперь реализовать заполнение таблицы в Excel? Если для одного клиента могут быть одни гены и результаты, а для другого другие?

Источник

Загрузить PDF

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

1
На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1] и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.
- Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
- Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.
2
Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
- Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4] Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
- В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
- Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5] Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.
3
Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
- Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
- Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».
4
Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:
- Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
- Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).
Реклама

1
Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.
- Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
- Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».
2
Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.
- На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7] В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
- В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
- Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
- Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.
Реклама

1
Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.
- Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
- Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
- Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.
2
Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).
- Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
- В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
- Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
- Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.
Реклама

Предупреждения

Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]

Об этой статье

Эту страницу просматривали 45 293 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Содержание

0.1 Метод 1 С помощью Microsoft Access
0.2 Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

1 Процесс создания
- 1.1 Создание таблицы
- 1.2 Присвоение атрибутов базы данных
- 1.3 Сортировка и фильтр
- 1.4 Поиск
- 1.5 Закрепление областей
- 1.6 Выпадающий список
- 1.7 Помогла ли вам эта статья?

2 метода:С помощью Microsoft AccessС помощью сторонней программы для работы с базами данных

Из данной статьи вы узнаете, как создать базу данных из таблицы Microsoft Excel путем импорта данных прямо в Access (программа для работы с базами данных от Microsoft) или экспорта данных в формат, который подходит для работы с большинством баз данных. Microsoft Access является частью пакета программ Microsoft Office и доступен только на компьютерах с ОС Windows.

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Создайте новую базу данных в Microsoft Access.
Это красное приложение с буквой «А».
- Access предназначен для работы с Excel и входит в состав пакета программ Microsoft Office Professional. Access доступен только на компьютерах с ОС Windows.
Нажмите на вкладку Внешние данные вверху окна.
Нажмите на Excel на панели инструментов.
Нажмите на Обзор в правой верхней части окна.
Найдите файл Excel, который хотите использовать в качестве источника.
Укажите способ передачи данных.
Для этого нажмите на переключатель рядом со следующими опциями:
- Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных: выберите эту опцию, если вы создали новую базу данных без таблиц или хотите вставить новую таблицу в уже существующую базу данных. Ели вы решите создать новую таблицу, ее данные можно изменить в Access.
- Добавить копию записей в конец таблицы: выберите эту опцию, если вы используете существующую базу данных и хотите вставить данные в одну из таблиц в базе. Если вы решите добавить данные в уже готовую таблицу, ее можно будет изменить по своему усмотрению.
- Создать связанную таблицу для связи с источником данных: выберите эту опцию, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу в Excel. С помощью этого метода можно изменять информацию в Access.
Нажмите OK.
Выберите в списке лист, который хотите импортировать.
- По умолчанию Excel создает книгу с тремя листами «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». За раз можно перенести лишь один лист. Если у вас есть данные на всех трех листах, выполните передачу данных с одного листа, а затем вернитесь на вкладку «Внешние данные» и повторите процедуру для оставшихся листов.
- Листы в Excel можно удалить, добавить и переименовать, при этом все внесенные изменения появятся в базе данных Access.
Нажмите Далее.
Поставьте галочку рядом с опцией «Первая строка содержит название столбцов», если ее нет.
- Снимите галочку, если хотите, чтобы Access вставил свои названия столбцов.
Нажмите Далее.
Измените имя поля и тип данных.
Если вы хотите импортировать все поля из листа, не внося каких-либо изменений, нажмите «Далее».
- Если вы хотите изменить поле, нажмите на название столбца, который хотите изменить, а затем измените его название, тип данных и включите или выключите индексацию. Когда закончите, нажмите «Далее».
- Если вы не хотите импортировать поле, поставьте галочку рядом с опцией «Не импортировать (пропустить) поле», а когда закончите, нажмите «Далее».
Установите основные ключи для базы данных.
- Опцию «автоматически создать ключ» лучше оставить включенной. Ключ также можно установить самому. Для этого введите ключ в поле рядом с опцией «определить ключ» или выберите опцию «не создавать ключ», хотя данную опцию включать не рекомендуется.
Нажмите Далее.
Введите название листа в поле «Импорт в таблицу». Оставьте как есть, чтобы выбрать имя по умолчанию.
Нажмите Готово.
Поставьте галочку рядом с опцией «Сохранить шаги импорта».
Нажмите Закрыть, чтобы создать базу данных.

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Создайте или откройте книгу в Excel.
Это зеленое приложение с буквой «Х» внутри.
- Сохраните первоначальный файл в виде формате Excel, чтобы сохранить контрольный экземпляр.
Нажмите Файл на панели меню.
Выберите Сохранить как.
Нажмите на выпадающее меню Тип Файла (Windows) или Формат файла (Mac).
Выберите тип файла.
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с компьютером, выберите формат .csv (разделители — запятые).
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с онлайн базами данных, выберите формат .xml.
Нажмите Сохранить.
Создайте в своем приложении новую базу данных.
Найдите в ней команду Импортировать. Как правило, она находится в выпадающем меню «Файл».
Найдите и выберите файл, который извлекли из Excel.
Следуйте инструкциям и вставьте базу данных в программу.
Сохраните базу данных.

Информация о статье

Категории: Microsoft Excel

На других языках:

English: Create a Database from an Excel Spreadsheet, Español: crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel, Deutsch: Eine Datenbank aus einem Excel Arbeitsblatt erstellen, Português: Criar um Banco de Dados a Partir de uma Planilha do Excel, Italiano: Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel, Français: créer une base de données à partir d’une feuille de calcul d’Excel, 中文: 创建一个Excel电子表格数据库, Bahasa Indonesia: Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel, Nederlands: Een database maken van een Excel spreadsheet, ไทย: สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel, العربية: إنشاء قاعدة بيانات من جدول بيانات إكسل, Tiếng Việt: Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel, हिन्दी: एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) से डेटाबेस तैयार करें (Create a Database from an Excel Spreadsheet), 日本語: Excelのシートからデータベースを作成する

Печать
Править
Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 64 708 раза.

Была ли эта статья полезной?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

На чтение 2 мин. Просмотров 1.8k.

Что делает макрос: В некоторых случаях, вам или вашим клиентам, возможно, потребуется переключить фокус на форму доступа. Этот пример демонстрирует, как вы можете открыть форму Access из Excel.

Содержание

Как макрос работает
Код макроса
Как этот код работает
Как использовать

Как макрос работает

С помощью этого макроса, вы указываете Excel базу данных Access и вызываете определенную форму доступа, чтобы открыть.
Для автоматизации доступа, необходимо установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Access. Для этого откройте VBA в Excel и выберите Tools➜References. Откроется диалоговое окно «References». Прокрутите вниз, пока вы найдите запись Microsoft Access XX Object Library, где XX — это ваша версия Access. Выберите флажок рядом с записью.

Код макроса

Sub OtkritFormuAccess()
'Шаг 1: Объявляем переменные
Dim AC As Access.Application

'Шаг 2: Запустите Access и откройте целевую базу данных
Set AC = New Access.Application
AC.OpenCurrentDatabase _
("C:TempYourAccessDatabase.accdb")

'Шаг 3: Откройте целевую форму и сделайте доступ видимым
With AC
.DoCmd.OpenForm "MainForm", acNormal
.Visible = True
End With
End Sub

Как этот код работает

объявляем переменную объекта AC. Эта переменная открывает библиотеку приложений баз данных Access.
используем переменную AC, чтобы открыть базу данных Microsoft Access, где находятся целевые формы.
открываем соответствующую форму. Форма Access открывается в новом окне Microsoft Access. Обратите внимание, что вы не закрывали базу данных в последней строке шага 3.

Как использовать

Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11.
Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта.
Выберите Insert➜Module.
Введите или вставьте код.

Источник

Что делает макрос
Код макроса
Как работает макрос
Как использовать
Скачать файл

Ссылка на это место страницы:
#zadacha

Если вы часто копируете и вставляете результаты запросов Microsoft Access в Excel вам пригодится этот макрос. В этом макросе используется DAO (Data Access Object), чтобы открыть и запустить запрос Access в фоновом режиме и вывести результаты в Excel.

В этом макросе вы указываете Excel базу данных Access и извлекаете данные из существующего запроса. Затем вы сохраняете этот запрос в Recordset объекта, который вы можете использовать для заполнения таблиц Excel. Необходимо установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Access. В дополнение к библиотеке объектов доступа, необходимо установить ссылку на Microsoft DAO XX библиотеки объектов, где XX это номер версии. Обратите внимание, что вы можете увидеть несколько версий этой библиотеки в диалоговом окне Reference. Как правило, нужно выбрать последнюю версию Microsoft DAO. Установите флажок рядом с записью.

Ссылка на это место страницы:
#formula

Sub VipolnitZaprosAccessIzExcel()
Dim MyDatabase As DAO.Database
Dim MyQueryDef As DAO.QueryDef
Dim MyRecordset As DAO.Recordset
Dim i As Integer
Set MyDatabase = DBEngine.OpenDatabase _
("C:TempYourAccessDatabse.accdb")
Set MyQueryDef = MyDatabase.QueryDefs("Ваше имя запроса")
Set MyRecordset = MyQueryDef.OpenRecordset
Sheets("Лист1").Select
ActiveSheet.Range("A6:K10000").ClearContents
ActiveSheet.Range("A7").CopyFromRecordset MyRecordset
For i = 1 To MyRecordset.Fields.Count
ActiveSheet.Cells(6, i).Value = MyRecordset.Fields(i - 1).Name
Next i
End Sub

Ссылка на это место страницы:
#kak

1. Шаг 1 объявляет необходимые переменные. Переменная объекта MyDatabase привязывает Access к приложению базы данных через библиотеку объектов DAO. MyQueryDef также является объектной переменной, которая служит контейнером памяти для целевого запроса. MyRecordset является объектом набора записей, содержащий результаты извлечения данных. В дополнение к этим переменным i целочисленная переменная используется для добавления заголовков столбцов.

2. Шаг 2 определяет базу данных, которая содержит ваш целевой запрос, а также какой запрос будет запущен. Присвоение запроса объекту QueryDef позволяет вам открыть запрос.

3. Шаг 3 буквально запускает запрос в памяти. Результаты запроса затем сохраняются в MyRecordset. После того как результаты помещены в переменную, вы можете вывести данные в Excel.

4. Шаг 4 готовится к выводу набора записей путем очистки листа Excel. Это гарантирует отсутствие остатка предыдущих данных.

5. На этом шаге используется метод CopyFromRecordset в Excel, чтобы получить набор данных в электронной таблице. В этом примере макрос копирует данные из объекта MyRecordset на Лист1 в ячейку А7.

6. Наконец, макрос перечисляет все поля в наборе записей, чтобы автоматически получить имя каждого заголовка и добавить его в Excel.

Ссылка на это место страницы:
#touse

Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

1. Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11.
2. Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта.
3. Выберите Insert➜Module.
4. Введите или вставьте код во вновь созданном модуле.

Ссылка на это место страницы:
#file

Файлы статей доступны только зарегистрированным пользователям.

1. Введите свою почту

2. Нажмите Зарегистрироваться

3. Обновите страницу
Вместо этого блока появится ссылка для скачивания материалов.

Привет! Меня зовут Дмитрий. С 2014 года Microsoft Cretified Trainer. Вместе с командой управляем этим сайтом. Наша цель — помочь вам эффективнее работать в Excel.

Изучайте наши статьи с примерами формул, сводных таблиц, условного форматирования, диаграмм и макросов. Записывайтесь на наши курсы или заказывайте обучение в корпоративном формате.

Подписывайтесь на нас в соц.сетях:

Источник

Excel: умный импорт из Excel листа в таблицу Access

Всем привет, помогите разобраться с нижеизложенным.

Что Дано:
Есть книга Excel «C:Datatest.xls». В этой книге есть лист «output», с таблицей данных (первая строка — название полей).
Есть база Access «C:DatamyData.mdb.xls». В этой базе есть таблица «test» с данными.

Что надо сделать:
Необходимо создать макрос в Excel, который бы вставлял данные из листа output, в таблицу «test», причем если в таблице «test» есть уже такие данные (определяется по трем ключевым полям), то их необходимо заменить. Т.е. не должно быть дублированых записей в таблице «test». Этим макросом я буду пополнять ежедневно данные в таблице «test», либо заменять уже существующие (на верные или скорректированные).

В чем проблема:
Я не знаю как создать таблицу (объект?) с дынными из Excel, что бы:
a. проверить есть ли такие же записи в таблице «test» (если есть, то удалить их из «test» и залить заново)
b. Вставить их в access.

Все это я буду делать (уже делаю) через ADO. Сейчас копаюсь в книгах и инете — не нашел примеров создания таблицы (recordset’а) в Excel, копированием/выделением/селектом диапазона ячеек. Помогите пожалуйста, горит.

‘=======================================================================

Решать такую задачу со стороны Excel сложнее чем из Access, в котором достаточно выполнить два запроса, один на обновление второй на добавление.
В Вашем варианте можно сделать следующее:
создать рекордсет ADO в Excel,
заполнить его данными из листа «output»,
открыть рекордсет с набором записей таблицы «test»
фильтром и перебором всех записей произвести сравнение, для редактирования или добавления записей.
Все эти процедуры и библиотека ADO должны присутствовать в проекте VBA файла xls.
Евгений.

‘=======================================================================

Получается последовательность такая:
1создать рекордсет ADO в Excel,
2заполнить его данными из листа «output»,
22 Подконнектится
3открыть рекордсет с набором записей таблицы «test»
4фильтром и перебором всех записей произвести сравнение, для редактирования или добавления записей.

Как раз проблема с пп. 1 и 2 — я не знаю что прописать.

Код :

Dim xlsRecordSet as ADODB.Recordset

Set xlsRecordSet=New ADOD.Recordset

???

22.

Код :

Const ConnectionString As String = _

«Provider = Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;» + _

«Data Source = C:DatamyData.mdb;Persist Security Info=False»

Dim Connection As ADODB.Connection

Set Connection = New ADODB.Connection

Connection.ConnectionString = ConnectionString

If Connection.State = ObjectStateEnum.adStateOpen Then objConn.Close

Connection.Open

End If

‘….

If Connection.State = ObjectStateEnum.adStateOpen Then objConn.Close

Connection.Close

End If

…

‘=======================================================================

Как рекордсет создается и заполняется Вы можете посмотреть в коде.

Также его можно сортировать и передавать в массив (это для примера).

Код :

Sub SortRecordset()

Dim rs As Object, i%, V()

Set rs = CreateObject(«ADODB.Recordset»)‘создание рекордсета

rs.Fields.Append «Fld», 200, 255 ‘ добавление поля в рекордсет

rs.Open ‘открываем рекордсет

rs.AddNew ‘добавление записи в реккордсет

rs(0) = «Text» ‘ввод данных

rs.Update ‘сохранение

rs.Sort = «Fld» ‘имя поля сортировки «Fld desk» — по убыванию

V = rs.GetRows ‘при необходимости передаем все содержимое рекордсета в массив

rs.Close ‘ закрываем рекордсет

Set rs = Nothing ‘ очищаем переменную для освобождения памяти

End Sub

Организовать циклы добавления нужного количества полей, сбора данных листа и заполнения полей рекордсета, надеюсь Вы сможете самостоятельно.

‘=======================================================================В цикле перебора набора записей, создается строчная переменная содержащая значение поля рекордсета

Код :

…

rs.MoveFirst

Do Until rs.EOF

sSql = «INSERT INTO Table1 ( Fld1 ) SELECT ‘» & rs(1) & «‘» ‘текст момещается в апострофы

Execute.sSql ‘

rs.MoveNext

Loop

…

примерно так.

‘=======================================================================

Источник

07. Этот пример показывает, как в Access можно заполнить файл Excel разными способами:
1) Заполнение каждой ячейки своим значением
2) Заполнение ячеек из массива
3) Заполнение несколько ячеек 1 значением
4) Заполнение ячеек из ADODB.Recordset

'***************************************************************
'   Подписка:   "Access - программирование и готовые решения"
'   Тема:       "Клиенты автоматизации Access"
'   Версия:     1 от 16.07.2009
'   Автор:      Copyright © Leader Access, Ltd
'   Сайт:       http://www.leadersoft.ru

'***************************************************************
'  07. Пример. Вывод информации в Excel
'  Записывается информация о книгах по строкам,
'  используя разные варианты: Название, Цена, Автор, Пункт
'***************************************************************

Private Sub butOK_Click()
    On Error GoTo 999
    Dim xlApp As Excel.Application
    Dim xlBook As Excel.Workbook
    Dim xlSheet As Excel.Worksheet
    Dim xlFileName As String
     
    ' Определяем и проверяем имя файла
    xlFileName = Application.CurrentProject.Path  "Книги.xls"
    If Dir(xlFileName, vbNormal) = "" Then
        MsgBox "Файл не найден: "  xlFileName, vbCritical, "http://www.leadersoft.ru"
        Exit Sub
    End If
    
    ' Устанавливаем ссылку на страницу
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application") ' Открываем Excel
    Set xlBook = xlApp.Workbooks.Open(FileName:=xlFileName) ' Открываем файл
    Set xlSheet = xlBook.Sheets("Мои книги") ' Выбираем лист книги
    xlApp.Visible = True ' Отображаем Excel

    ' Записываем данные в ячейки, пропустив строку заголовка
    ' 1 вариант. Сохраняем 1 значение ( 2 строка данных )
    xlSheet.Range("A2").Value = "Война и мир"
    xlSheet.Range("B2").Value = "200"
    xlSheet.Range("C2").Value = "Толстой"
    
    ' 2 вариант. Используем массив ( 3 строка данных )
    xlSheet.Range(xlSheet.Cells(3, 1), xlSheet.Cells(3, 3)).Value = _
        Array("Горе от ума", "150", "Грибоедов")
    
    ' 3 вариант. Используем одно значение ( Нумерация строк на листе )
    xlSheet.Range(xlSheet.Cells(2, 4), xlSheet.Cells(6, 4)).FormulaR1C1 = "=ROW()-1"

    ' 4 вариант. Используем запрос из базы данных ( 5 и 6 строка данных )
    Dim cn As ADODB.Connection, rs As New ADODB.Recordset, SQL As String
    Set cn = Application.CurrentProject.Connection
    SQL = "SELECT Книга,Сумма,Автор FROM [Пример 04] WHERE Len([Автор])  0"
    rs.Open SQL, cn
    xlSheet.Range("A5").CopyFromRecordset rs
    rs.Close
    Set rs = Nothing
    
' --- Закрываем  Excel и уничтожаем объекты, если это необходимо сделать автоматически ---
'    xlBook.Close SaveChanges:=True
'    xlApp.Quit
'    Set xlSheet = Nothing
'    Set xlBook = Nothing
'    Set xlApp = Nothing
    Exit Sub
999:
    MsgBox Err.Description, vbCritical, "http://www.leadersoft.ru"
    Err.Clear
End Sub

Источник

Отчет Access имеет известные достоинства, такие как простота формирования его структуры и
мощный аппарат компоновки исходных данных. Но есть и неудобства: пользователь для
изменения этого отчета должен вносить изменения в исходные данные базы, или, того хуже, обращаться к Разработчику для внесения поправок (напр. нужен раздел «Кому, от кого»).
Есть еще недостатки, описывать их, думаю, не стоит: понятно.

Предлагается решение:

Создание локальной исходной таблицы — источника (t3_Sborka).
Копирование исходных данных отчета в t3_Sborka с мин. преобразованием типов данных
(здесь в t3_Sborka данные сохраняются в поле формата STRING).
… и далее по F1:
Формирование на основе t3_Sborka перекрестного запроса NewQueryDef.
Вывод в формат Excel NewQueryDef.
Уничтожение — NewQueryDef и t3_Sborka.

Я по этой теме уже публиковался на

http://www.cyberforum.ru/ms-access/thread2158558.html

но речь там идет об обратном процессе — о сохранении уже готовых таблиц Excel в БД.

Подробнее на примере БД со схемой БД учета трудоемкости изготовления изделия по заданному технологическому маршруту, где значение записи поля Итог в таблице Маршруты есть трудоемкость изготовления конкретной детали в одном из цехов предприятия. Здесь предлагается рассматривать изделие как простую совокупность входящих деталей и на практике дело намного сложнее, но это уже другая тема.

где такой код Basic :

Dim qdfNew As QueryDef
Dim D, N
    Otvet = MsgBox("Обработать данные", vbOKOnly, "Отчеты Excel")
    Call Заполнитьt3_Sborka
    ' Создайте временный QueryDef.
    Set qdfNew = CurrentDb.CreateQueryDef("ДеталиОперации", "TRANSFORM Max(t3_Sborka.NCH) AS [Max-NCH] SELECT " _
         & "t3_Sborka.NumStroka FROM t3_Sborka GROUP BY t3_Sborka.NumStroka ORDER BY " _
         & "t3_Sborka.NumStroka, t3_Sborka.NumStolbec PIVOT t3_Sborka.NumStolbec;")
     Call closeProject("Excel")  'закрыть процесс Excel
    ' Откройте набор записей и распечатайте отчет.
    DoCmd.OutputTo acOutputQuery, "ДеталиОперации", "ExcelWorkbook(*.xlsx)", "Таблица.xlsx", True, "", , acExportQualityScreen
    ' Удалите новый QueryDef, потому что это демонстрация.
    CurrentDb.QueryDefs.Delete "ДеталиОперации"
    ' Удалите источник, потому что это демонстрация.
    CurrentDb.TableDefs.Delete "t3_Sborka"
Exit_Кн_Отчеты_Click:
    Exit Sub
End Sub

Sub Заполнитьt3_Sborka()
Dim rs1 As DAO.Recordset, rs2 As DAO.Recordset, rs3 As DAO.Recordset
Dim NStroka As Long, NStolb As Long

    'создать t3_Sborka
    CurrentDb.Execute ("CREATE TABLE t3_Sborka (t3Cod COUNTER CONSTRAINT MyFieldConstraint PRIMARY KEY, NumStroka LONG, " _
        & "NumStolbec LONG, NCH STRING);")

    'три выборки:
    Set rs1 = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT Детали.КодДетали, Детали.ДецимДетали, Сборки.КолДеталей FROM Детали INNER JOIN Сборки ON " _
        & "Детали.КодДетали = Сборки.КодДетали WHERE Сборки.КодИзделия=" & Me.КодИзделия & " ORDER BY Сборки.КодСборки;")
    Set rs2 = CurrentDb.OpenRecordset("Цеха")
    Set rs3 = CurrentDb.OpenRecordset("t3_Sborka")
    <cut/>
     'заполнить сетку с данными
    NStroka = 0
    With rs3
    Do Until rs1.EOF
        NStroka = NStroka + 1
        NStolb = 2
        Do Until rs2.EOF
            NStolb = NStolb + 1
            .AddNew
            !NumStroka = NStroka
            !NumStolbec = NStolb
            !NCH = DLookup("Итог", "Маршруты", "КодДетали=" & rs1!КодДетали & " And КодЦеха=" & rs2!КодЦеха)
            .Update
            rs2.MoveNext
        Loop
        rs2.MoveFirst
        rs1.MoveNext
    Loop
    End With
    rs2.Close

    'заголовки строк
    rs1.MoveFirst
    NStroka = 0
    With rs3
    Do Until rs1.EOF
    NStroka = NStroka + 1
    .AddNew
    !NumStroka = NStroka
    !NumStolbec = 1
    !NCH = rs1!ДецимДетали
    .Update
    .AddNew
    !NumStroka = NStroka
    !NumStolbec = 2
    !NCH = rs1!КолДеталей
    .Update
    rs1.MoveNext
    Loop
    .Close
    End With
    rs1.Close
Exit_Заполнитьt3_Sborka:
    Exit Sub
End Sub

Sub closeProject(proc As String) 'закрыть процесс Excel
    Dim Process As Object, i
    For Each Process In GetObject("winmgmts:").ExecQuery("Select * from Win32_Process")
        i = i + 1
        If Process.Caption Like "*" & proc & "*" Then
           Process.Terminate
        End If
    Next
End Sub

Выдает итоговый отчет

Конечно, в коде заполнения источника t3_Sborka можно предусмотреть и заголовки, и поля итогов. Простор широкий, а получаемый результат, думаю, окупит затраченные усилия.

Источник