Записанная с именем последовательность действий в excel называется

Введение

Всем нам приходится — кому реже, кому чаще — повторять одни и те же действия и операции в Excel. Любая офисная работа предполагает некую «рутинную составляющую» — одни и те же еженедельные отчеты, одни и те же действия по обработке поступивших данных, заполнение однообразных таблиц или бланков и т.д. Использование макросов и пользовательских функций позволяет автоматизировать эти операции, перекладывая монотонную однообразную работу на плечи Excel. Другим поводом для использования макросов в вашей работе может стать необходимость добавить в Microsoft Excel недостающие, но нужные вам функции. Например функцию сборки данных с разных листов на один итоговый лист, разнесения данных обратно, вывод суммы прописью и т.д.

Макрос — это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Мы можем запускать макрос сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых  нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.

В принципе, существует великое множество языков программирования (Pascal, Fortran, C++, C#, Java, ASP, PHP…), но для всех программ пакета Microsoft Office стандартом является именно встроенный язык VBA. Команды этого языка понимает любое офисное приложение, будь то Excel, Word, Outlook или Access.

Способ 1. Создание макросов в редакторе Visual Basic

Для ввода команд и формирования программы, т.е. создания макроса необходимо открыть специальное окно — редактор программ на VBA, встроенный в Microsoft Excel.

• В старых версиях (Excel 2003 и старше) для этого идем в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Toos — Macro — Visual Basic Editor).
• В новых версиях (Excel 2007 и новее) для этого нужно сначала отобразить вкладку Разработчик (Developer). Выбираем Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) и включаем в правой части окна флажок Разработчик (Developer). Теперь на появившейся вкладке нам будут доступны основные инструменты для работы с макросами, в том числе и нужная нам кнопка Редактор Visual Basic (Visual Basic Editor)
  
  
  
  :

К сожалению, интерфейс редактора VBA и файлы справки не переводятся компанией  Microsoft на русский язык, поэтому с английскими командами в меню и окнах придется смириться:

Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. В любой книге Excel мы можем создать любое количество программных модулей и разместить там наши макросы. Один модуль может содержать любое количество макросов. Доступ ко всем модулям осуществляется с помощью окна Project Explorer в левом верхнем углу редактора (если его не видно, нажмите CTRL+R). Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:

• Обычные модули — используются в большинстве случаев, когда речь идет о макросах. Для создания такого модуля выберите в меню Insert — Module. В появившееся окно нового пустого модуля можно вводить команды на VBA, набирая их с клавиатуры или копируя их из другого модуля, с этого сайта или еще откуда нибудь:

  

• Модуль Эта книга — также виден в левом верхнем углу редактора Visual Basic в окне, которое называется Project Explorer. В этот модуль обычно записываются макросы, которые должны выполнятся при наступлении каких-либо событий в книге (открытие или сохранение книги, печать файла и т.п.):

  

• Модуль листа — доступен через Project Explorer и через контекстное меню листа, т.е. правой кнопкой мыши по ярлычку листа — команда Исходный текст (View Source). Сюда записывают макросы, которые должны выполняться при наступлении определенных событий на листе (изменение данных в ячейках, пересчет листа, копирование или удаление листа и т.д.)

  

 Обычный макрос, введенный в стандартный модуль выглядит примерно так:

Давайте разберем приведенный выше в качестве примера макрос Zamena:

• Любой макрос должен начинаться с оператора Sub, за которым идет имя макроса и список аргументов (входных значений) в скобках. Если аргументов нет, то скобки надо оставить пустыми.
• Любой макрос должен заканчиваться оператором End Sub.
• Все, что находится между Sub и End Sub — тело макроса, т.е. команды, которые будут выполняться при запуске макроса. В данном случае макрос выделяет ячейку заливает выделенных диапазон (Selection) желтым цветом (код = 6) и затем проходит в цикле по всем ячейкам, заменяя формулы на значения. В конце выводится окно сообщения (MsgBox).

С ходу ясно, что вот так сразу, без предварительной подготовки и опыта в программировании вообще и на VBA в частности, сложновато будет сообразить какие именно команды и как надо вводить, чтобы макрос автоматически выполнял все действия, которые, например, Вы делаете для создания еженедельного отчета для руководства компании. Поэтому мы переходим ко второму способу создания макросов, а именно…

Способ 2. Запись макросов макрорекордером

Макрорекордер — это небольшая программа, встроенная в Excel, которая переводит любое действие пользователя на язык программирования VBA и записывает получившуюся команду в программный модуль. Если мы включим макрорекордер на запись, а затем начнем создавать свой еженедельный отчет, то макрорекордер начнет записывать команды вслед за каждым нашим действием и, в итоге, мы получим макрос создающий отчет как если бы он был написан программистом. Такой способ создания макросов не требует знаний пользователя о программировании и VBA и позволяет пользоваться макросами как неким аналогом видеозаписи: включил запись, выполнил операци, перемотал пленку и запустил выполнение тех же действий еще раз. Естественно у такого способа есть свои плюсы и минусы:

• Макрорекордер записывает только те действия, которые выполняются в пределах окна Microsoft Excel. Как только вы закрываете Excel или переключаетесь в другую программу — запись останавливается.
• Макрорекордер может записать только те действия, для которых есть команды меню или кнопки в Excel. Программист же может написать макрос, который делает то, что Excel никогда не умел (сортировку по цвету, например или что-то подобное).
• Если во время записи макроса макрорекордером вы ошиблись — ошибка будет записана. Однако смело можете давить на кнопку отмены последнего действия (Undo) — во время записи макроса макрорекордером она не просто возрвращает Вас в предыдущее состояние, но и стирает последнюю записанную команду на VBA.

Чтобы включить запись необходимо:

• в Excel 2003 и старше — выбрать в меню Сервис — Макрос — Начать запись (Tools — Macro — Record New Macro)
• в Excel 2007 и новее — нажать кнопку Запись макроса (Record macro) на вкладке Разработчик (Developer)

Затем необходимо настроить параметры записываемого макроса в окне Запись макроса:

• Имя макроса — подойдет любое имя на русском или английском языке. Имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов и знаков препинания.
• Сочетание клавиш — будет потом использоваться для быстрого запуска макроса. Если забудете сочетание или вообще его не введете, то макрос можно будет запустить через меню Сервис — Макрос — Макросы — Выполнить (Tools — Macro — Macros — Run) или с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или нажав ALT+F8.
• Сохранить в… — здесь задается место, куда будет сохранен текст макроса, т.е. набор команд на VBA из которых и состоит макрос.:
• Эта книга — макрос сохраняется в модуль текущей книги и, как следствие, будет выполнятся только пока эта книга открыта в Excel
• Новая книга — макрос сохраняется в шаблон, на основе которого создается любая новая пустая книга в Excel, т.е. макрос будет содержаться во всех новых книгах, создаваемых на данном компьютере начиная с текущего момента
• Личная книга макросов — это специальная книга Excel  с именем Personal.xls, которая используется как хранилище макросов. Все макросы из Personal.xls загружаются в память при старте Excel и могут быть запущены в любой момент и в любой книге.

После включения записи и выполнения действий, которые необходимо записать, запись можно остановить командой Остановить запись (Stop Recording).

Запуск и редактирование макросов

Управление всеми доступными макросами производится в окне, которое можно открыть с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Макрос — Макросы (Tools — Macro — Macros):

• Любой выделенный в списке макрос можно запустить кнопкой Выполнить (Run).
• Кнопка Параметры (Options) позволяет посмотреть и отредактировать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса.
• Кнопка Изменить (Edit) открывает редактор Visual Basic (см. выше) и позволяет просмотреть и отредактировать текст макроса на VBA.

Создание кнопки для запуска макросов

Чтобы не запоминать сочетание клавиш для запуска макроса, лучше создать кнопку и назначить ей нужный макрос. Кнопка может быть нескольких типов:

Кнопка на панели инструментов в Excel 2003 и старше

Откройте меню Сервис — Настройка (Tools — Customize) и перейдите на вкладку Команды (Commands). В категории Макросы легко найти веселый желтый «колобок» — Настраиваемую кнопку (Custom button):

Перетащите ее к себе на панель инструментов и затем щелкните по ней правой кнопкой мыши. В контекстом меню можно назначить кнопке макрос, выбрать другой значок и имя:

Кнопка на панели быстрого доступа в Excel 2007 и новее

Щелкните правой кнопкой мыши по панели быстрого доступа в левом верхнем углу окна Excel и выберите команду Настройка панели быстрого доступа (Customise Quick Access Toolbar):

Затем в открывшемся окне выберите категорию Макросы и при помощи кнопки Добавить (Add) перенесите выбранный макрос в правую половину окна, т.е. на панель быстрого доступа:

Кнопка на листе

Этот способ подходит для любой версии Excel. Мы добавим кнопку запуска макроса прямо на рабочий лист, как графический объект. Для этого:

• В Excel 2003 и старше — откройте панель инструментов Формы через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms)
• В Excel 2007 и новее — откройте выпадающий список Вставить (Insert) на вкладке Разработчик (Developer) 

Выберите объект Кнопка (Button):

Затем нарисуйте кнопку на листе, удерживая левую кнопку мыши. Автоматически появится окно, где нужно выбрать макрос, который должен запускаться при щелчке по нарисованной кнопке.

Создание пользовательских функций на VBA

Создание пользовательских функций или, как их иногда еще называют, UDF-функций (User Defined Functions) принципиально не отличается от создания макроса в обычном программном модуле. Разница только в том, что макрос выполняет последовательность действий с объектами книги (ячейками, формулами и значениями, листами, диаграммами и т.д.), а пользовательская функция — только с теми значениями, которые мы передадим ей как аргументы (исходные данные для расчета).

Чтобы создать пользовательскую функцию для расчета, например, налога на добавленную стоимость (НДС) откроем редактор VBA, добавим новый модуль через меню Insert — Module и введем туда текст нашей функции:

Обратите внимание, что в отличие от макросов функции имеют заголовок Function вместо Sub и непустой список аргументов (в нашем случае это Summa). После ввода кода наша функция становится доступна в обычном окне Мастера функций (Вставка — Функция) в категории Определенные пользователем (User Defined):

После выбора функции выделяем ячейки с аргументами (с суммой, для которой надо посчитать НДС) как в случае с обычной функцией:

Макросы в Excel

1. Введение.

Если при работе с Microsoft Excel для Windows у вас возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то вы можете записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинации клавиш. Макрос может быть назначен так же графическому объекту.

Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications. Текст макроса можно вызывать для редактирования.

В следующей главе мы рассмотрим вопросы:

Создание и редактирование макросов

Назначение макроса клавише быстрого вызова и пункту основного меню

Назначение макроса графическому объекту и кнопке пользователя

Запись новых действий в существующий макрос

Создание кнопки для вызова макроса

2. Начало пути.

Создание макросов

К часто повторяющимся действиям можно отнести выбор нужного формата. Процедуру создания макросов мы рассмотрим на примере макроса “Число”, который будет устанавливать для выделенной области числовой формат. Требуемый числовой формат создадим заранее в категории форматов Все форматы.

Для записи макроса выполните следующие действия:

Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появится окно диалога “Запись макроса”.

Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса — Число. Помимо стандартной информации (когда и кем был записан макрос) вы можете ввести в поле ввода Описание краткое описание назначения макроса. После этого нажмите кнопку OK. Начиная с этого момента осуществляется запись макроса. На экране появляется кнопка Остановить макрос. Если вы нажмете на ней кнопку мыши, то запись макроса будет закончена. Другим признаком режима записи макроса является появление слова “Запись” в строке состояния.

Теперь вам нужно выполнить последовательность действий, которая и будет записана в макрос. В нашем случае последовательность действий следующая: выделите ячейки, которые вы собираетесь форматировать, и нажмите Ctrl+1; в появившемся окне диалога “Формат ячеек” выберите вкладку “Число”, а на ней категорию форматов Все форматы. Из появившегося списка форматных кодов выберите требуемый код, после чего нажмите кнопку OK.

В заключение вам остается завершить запись макроса. Кроме нажатия на кнопку Остановить макрос вы можете воспользоваться альтернативным способом: в списке опций пункта основного меню Сервис выберите Запись макроса, а затем — Остановить запись.

Если кнопка Остановить макрос отсутствует с экрана, то ее легко можно восстановить. Для этого нажмите правую кнопку мыши на любой панели инструментов и в появившемся списке выберите пункт Настройка. Появится список категорий кнопок. Выберите среди них категорию Макрос. Появится набор кнопок, который содержит кнопку Остановить макрос. Нажмите на ней кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместите кнопку на нужную вам панель или просто на экран. Для выхода из режима настройки панелей нажмите кнопку Закрыть.

После окончания записи макроса он появляется в списке макросов под именем “Число”. Для вызова макроса выполните команду Сервис | Макрос. Появится окно диалога со списком макросов. Найдите требуемый макрос и нажмите кнопку Выполнить. Результатом работы макроса “Число” будет ввод форматного кода в выделенные ячейки таблицы.

В Excel предусмотрена возможность вызывать макрос при помощи клавиши быстрого вызова или назначить макросу пункт меню в списке опций меню Сервис. Обе эти возможности можно реализовать одновременно. Для этого при выполнении 3 шага процедуры создания макроса, после ввода имени, нужно нажать кнопку Параметры. Появится окно диалога.

Назначить макросу пункт меню или клавишу быстрого вызова можно и после того как макрос создан. Для этого выполните команду Сервис | Макрос. Появится окно диалога со списком макросов. Выделите нужный и нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога, в котором вы можете сделать все необходимые назначения.

При записи макроса можно включать режим с относительными ссылками. Этот режим позволяет использовать записанный макрос для любой области рабочей книги. Режим с относительными ссылками нужно включать при записи макросов, которые используют ссылки на адреса рабочей книги.

Разберем два примера макросов. Один записан в обычном режиме, а другой— с относительными ссылками, после чего сравним их работу.

Пример 1. Вывод на экран названий месяцев

При составлении различных отчетов и сводок в качестве названий строк часто используются названия месяцев. Создадим макрос, который будет выводить на экран столбец с названиями месяцев в ячейках A1:A12. Для этого выполните следующие действия:

·Установите курсор в какую-нибудь ячейку книги, за исключением A1.

·Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появляется окно диалога “Запись макроса”.

·Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса Месяц_абс. В поле ввода Описание введите текст: Вводит названия месяцев. Нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·Введите клавишу быстрого вызова макроса. Для этого перейдите в поле ввода Ctrl, переключитесь на латинский регистр, удалите находящуюся там букву и введите букву m. После этого нажмите кнопку OK. Начиная с этого момента, осуществляется запись макроса.

·Выполните последовательность действий, которую будет выполнять макрос: установите курсор в ячейку A1; введите слово январь; поместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки A1, при этом указатель мыши изменит вид на черный крестик; нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, продолжите выделение до ячейки A12.

·Нажмите на кнопку Остановить макрос.

Если вы не выполните условие 1 шага, то есть курсор будет находиться в ячейке A1, то макрос будет правильно работать только в том случае, когда вы перед нажатием клавиш Ctrl+m поместите курсор в ячейку A1.

Макрос записан и теперь нажатие клавиш Ctrl+m вызовет появление в ячейках A1:A12 названий месяцев. При записи макроса мы не включали режим записи с относительными ссылками, поэтому названия месяцев будут появляться только в ячейках A1:A12. Для устранения этого неудобства предназначен режим записи с относительными ссылками.

Пример 2. Создание макроса с относительными ссылками

В этом примере вам предстоит создать макрос с относительными ссылками для размещения заголовка таблицы продаж компьютеров в произвольном месте рабочей книги.

Перед созданием макроса включите режим записи с относительными ссылками. Для этого выполните следующие действия:

·Выполните команду Сервис | Запись макроса | С относительными ссылками.

·Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса — Заголовок. В поле ввода Описание введите текст: Вводит названия компьютеров.

·Нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·Введите наименование добавляемого пункта меню: Типы ЭВМ. Нажмите кнопку OK.

·Выполните последовательность действий, которую будет выполнять макрос: введите заголовок таблицы: Тип компьютера; нажмите клавишу Enter; введите тип 1 компьютера CP_35_SR и нажмите клавишу Tab. Аналогично введите следующие типы компьютеров CP_40_SR, CP_55_LS, CP_55_SX. Выделите четыре ячейки с введенными типами компьютеров, выберите команду Формат | Столбец, а затем команду Подгон ширины (поскольку названия типов компьютеров не умещаются полностью в ячейке).

·Нажмите на кнопку Остановить макрос.

После окончания записи макроса в меню команды Сервис появится пункт с названием Типы ЭВМ, которое мы ввели на 4 шаге.

Для выполнения макроса “Заголовок” нужно нажать кнопку мыши на пункте с названием Типы ЭВМ. В том месте таблицы, где расположен курсор, появится заголовок следующего вида: Тип компьютераCP_35_SRCP_40_SRCP_55_LSCP_55_SX

Этот макрос отличается от макроса, созданного в примере №1 тем, что заголовок таблицы можно поместить в любом месте текущей рабочей книги.

Редактирование макросов

В этом разделе мы рассмотрим вопросы изменения текста макроса, его удаления и переименования. Здесь же будет рассказано о том, как записать новую последовательность действий в уже существующий макрос.

Одним из способов внесения изменений в записанный макрос является запись нового макроса. Однако это не всегда удобно, а часто бывает и утомительно из-за большого объема работы. В следующем примере мы изменим формат вводимых чисел в макросе “Число”.

Пример 3. Редактирование текста макроса

В этом примере вам предстоит изменить текст макроса.

Для входа в режим редактирования макроса выполните команду Сервис | Макрос. Появляется окно диалога “Макрос”, в котором после выбора нужного для редактирования макроса становятся доступными кнопки, в том числе кнопка Редактирование.

Редактировать можно и непосредственно в модуле с текстом макроса. Текст макроса “Число” расположен в модуле 1, расположенном после 16 листа рабочей книги. Используя кнопки прокрутки листов найдите модуль 1 и нажмите кнопку мыши на его ярлычке. Перед вами появится текст макроса “Число”, записанный на языке Visual Basic:

Число Макрос Форматный код “# #??” Быстрый вызов: Ctrl+x

Sub Число()

Selection.NumberFormat = “# #??”

End Sub

Первые две строки составляют комментарий, последующие — текст макроса. Редактирование сводится к тому, что вместо форматного кода “# #??” вводится форматный код “# #??,00”.

Действуя аналогичным образом, вы можете внести более серьезные изменения в текст макроса. Фактически вы имеете возможность изменять текст программы Visual Basic, реализующий макрос. Это открывает перед вами большие возможности в написании собственных программ.

Удаление макросов

Если макрос назначен клавише быстрого доступа, графическому объекту или кнопке, то процесс удаления является стандартным. Вы выбираете опцию Макрос пункта Сервис основного меню. Появляется окно диалога “Макрос”, содержащее список макросов текущей рабочей книги. После выбора макроса, который вы предполагаете удалить, станут доступными кнопки окна диалога “Макрос”, в том числе кнопка Удалить. Для удаления выбранного макроса вам достаточно нажать эту кнопку.

Макрос можно удалить и другим способом. Если макрос записан в отдельном модуле, то нужно удалить модуль. Для этого нужно сделать его активным, а затем нажать правую кнопку мыши на его ярлычке. Появится окно диалога, в котором нужно выбрать команду Удалить. Если модуль содержит и другие макросы, то нужно выделить весь текст удаляемого макроса и нажать клавишу Del на клавиатуре.

Объекты, которым был назначен макрос, удаляются из режимов редактирования этих объектов.

Определенную трудность представляет процесс удаления строк с названиями макросов из пункта Сервис основного меню. Для их удаления вы можете использовать окно диалога “Редактор меню”, которое открывается нажатием кнопки Редактор меню, расположенной на панели инструментов “Visual Basic”. Вы можете выбрать требующийся пункт меню из списка Меню. При этом в следующем списке Элементы меню появляются опции этого пункта меню. Вы можете выбрать и удалить нужную строку нажатием кнопки Удалить.

Кнопка Сброс окна диалога восстанавливает стандартное состояние всех пунктов основного меню Excel.

После нажатия кнопки Сброс восстановить ранее сделанные в пункты меню назначения с помощью клавиш Ctrl+Z невозможно. Можно только закрыть файл без сохранения всех сделанных изменений, а затем открыть его снова.

Окно диалога “Редактор меню” можно вызвать и без использования кнопки Редактор меню. Для этого нужно выполнить следующие действия:

·Сделайте активным какой-нибудь модуль. Если в рабочей книге нет ни одного макроса, то создайте какой-нибудь макрос (например, не выполняющий никаких действий).

·Выберите пункт Сервис текущего меню. Появится ниспадающее меню, в котором присутствуют дополнительные опции, одной из которых является Редактор меню

·Установите курсор на команду Редактор меню и нажмите клавишу Enter. Появится требуемое окно диалога.

Не создавайте макрос, восстанавливающий пункты меню. Делайте эту работу вручную и вы избежите неприятностей, связанных с потерей информации.

Переименование макроса

Специальной команды для переименования макроса нет, а часто возникает потребность исправить имя или присвоить макросу совершенно новое наименование. Для этого нужно войти в режим редактирования макроса и в тексте программы исправить заголовок.

Пример 4. Изменение имени макроса

Изменим имя макроса “Месяцы” на “Месяцы_с_абсолютными_адресами”. Для этого войдите в режим редактирования макроса “Месяцы”. Ниже расположен текст программы.

Месяцы Макрос Быстрый вызов: Ctrl+o

Sub Месяцы()

ActiveCell.FormulaR1C1 = “январь”

Selection.AutoFill Destination:=ActiveCell.Range(“A1:A12”); _

Type:=xlFillDefault

ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select

End Sub

Первая строка является комментарием. Заменим “Месяцы” на “Месяцы_с_абсолютными_адресами”. Соответствующим образом изменим комментарий. В результате получим новый текст программы макроса:

‘Месяцы_с_абсолютными_адресами Макрос Быстрый вызов: Ctrl+o

Sub Месяцы_с_абсолютными_адресами()

ActiveCell.FormulaR1C1 = “январь”

Selection.AutoFill Destination:=ActiveCell.Range(“A1:A12”); _

Type:=xlFillDefault

ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select

End Sub

Новое имя автоматически заменит старое в списках макросов. По клавише быстрого вызова будет вызываться макрос с новым именем. Но не все замены происходят автоматически. Если ваш макросу были назначены графические объекты или кнопки, то вам нужно будет самим сделать для них переназначения.

Запись в существующий макрос новых действий

Если вы хотите добавить в макрос новые действия, то вам нужно включить соответствующий режим записи макроса. Для этого выполните следующие действия:

Сделайте активным модуль, в котором находится макрос.

В тексте программы установите курсор в место ввода новых действий.

Выполните команду Сервис | Запись макроса | Отметить позицию. Теперь ваши действия при записи макроса будут записываться в программу с того места, где вы установили курсор.

Перейдите в лист рабочей книги, где вы будете записывать новые действия.

Выполните команду Сервис | Запись макроса | Записать с отметки. Начиная с этого момента все ваши действия будут записываться в макрос.

Выполните все дополнительные действия макроса.

Нажмите на кнопку Остановить запись.

Рассмотрим конкретный пример добавления новых записей.

Полезно сначала выполнить макрос, в который вы собираетесь добавлять новые записи. Тогда вам легче будет ориентироваться, в каком месте таблицы установить указатель перед тем как начать выполнять действия.

Пример 5. Внесение изменений в существующий макрос

Внесем изменения в макрос “Заголовок”, который был записан в примере 6.2. Изменения будут касаться формата заголовка. Расположим заголовок “Типы компьютеров” в центре строки над названиями типов и введем другой шрифт для заголовка.

Приведем текст программы, реализующий макрос “Заголовок” и укажем место расположения курсора строкой с комментарием “‘место установки курсора”.

Заголовок Макрос назначен пункт меню Сервис “Тип ЭВМ”

Sub Заголовок()

ActiveCell.FormulaR1C1 = “Тип компьютера”

ActiveCell.Offset(1; 0).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_35_SR”

ActiveCell.Offset(0; 1).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_40_SR”

ActiveCell.Offset(0; 1).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_55_LS”

ActiveCell.Offset(0; 1).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_55_SX”

ActiveCell.Offset(0; -3).Range(“A1:D1”).Select

ActiveCell.Activate

Selection.Columns.AutoFi

‘место установки курсора

End Sub

Для внесения новых записей в макрос “Заголовок” выполните следующие действия:

·Удалите комментарий в предпоследней строке программы и поместите там указатель.

·Для того чтобы определить позицию, с которой будут записываться новые действия, выполните первые 5 шагов алгоритма внесения изменений в макрос.

·Перед тем как выполнить 6 шаг алгоритма внесения изменений в макрос, запустите макрос “Заголовок”. Это позволит вам определить положение курсора на рабочем листе, где будут вноситься новые действия.

·Выполните 6 шаг алгоритма внесения изменений в макрос. Все последующие действия будут записаны.

·Выделите четыре ячейки, включающие заголовок “Тип компьютера”.

·Вызовите окно диалога “Формат ячейки”, нажав Ctrl+1.

·Выберите вкладку “Выравнивание”, в которой установите флажок Центрировать по выделению. Таким образом мы поместим заголовок в середину строки.

·Выберите вкладку “Шрифт”, в которой установите стиль Italic и размер шрифта 16. Нажмите кнопку OK, чтобы выйти из режима форматирования ячейки.

·Нажмите кнопку Остановить макрос.

После завершения записи новых действий в макрос “Заголовок” мы получили новый текст программы:

Заголовок Макрос назначен пункт меню Сервис “Тип ЭВМ”

Sub Заголовок()

ActiveCell.FormulaR1C1 = “Тип компьютера”

ActiveCell.Offset(1; 0).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_35_SR”

ActiveCell.Offset(0; 1).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_40_SR”

ActiveCell.Offset(0; 1).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_55_LS”

ActiveCell.Offset(0; 1).Range(“A1”).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = “CP_55_SX”

ActiveCell.Offset(0; -3).Range(“A1:D1”).Select

ActiveCell.Activate

Selection.Columns.AutoFit

ActiveCell.Offset(-1; 0).Range(“A1:D1”).Select

With Selection

.HorizontalAlignment = xlCEnterAcrossSelection

.VerticalAlignment = xlBottom

.WrapText = False

.Orientation = xlHorizontal

End With

With Selection.Font

.Name = “TimesET”

.FontStyle = “Italic”

.Size = 16

.Strikethrough = False

.Superscript = False

.Subscript = False

.OutlineFont = False

.Shadow = False

.Underline = xlNone

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

End Sub

Перед последним оператором программы осталась пустая строка. Вы можете удалить ее.

Теперь результат работы макроса “Заголовок” имеет следующий вид:

Тип компьютера

CP_35_SRCP_40_SRCP_55_LSCP_55_SX

Назначение макроса

Назначение макроса графическому объекту

Макрос может вызываться не только нажатием клавиш быстрого вызова, но и нажатием кнопки мыши на графическом объекте. В этом разделе рассказывается о том, как организовать такой вызов макроса.

Для назначения макроса графическому объекту необходимо наличие такого объекта на экране. Представлены три графических объекта, которым назначены макросы.

Для создания графических объектов была вызвана панель инструментов “Рисование”. Для этого необходимо выполнить команду Вид | Панели инструментов, а затем в окне диалога “Панели инструментов” установить флажок на строке Рисование.

Для вызова списка панелей вы можете нажать правую кнопку мыши на любой панели инструментов.

Чтобы нарисовать закрашенный овал или прямоугольник, нажмите кнопку мыши на соответствующем рисунке на панели “Рисование”. Вам будет предложено выбрать место для объекта. Поместите указатель мыши в нужное место таблицы и, удерживая нажатой кнопку мыши, нарисуйте объект — прямоугольник или овал.

Для выбора заливки объекта нажмите правую кнопку мыши на активном объекте. Появится меню, в котором выберите пункт Формат объекта. Появится окно диалога “Форматирование объекта”, в котором выбирается цвет и вид заливки.

Надписи на объектах создаются следующим образом:

Нажмите кнопку Текстовое поле на панели инструментов “Рисование”.

Удерживая нажатой кнопку мыши, выделите место для текста.

Введите требуемый текст и нажмите кнопку мыши вне текстового окна. Это необходимо сделать для того, чтобы войти в режим выравнивания текста внутри текстового окна.

Нажмите правую кнопку мыши на текстовом окне. Появится меню, в котором выберите пункт Формат объекта. В результате появится окно диалога “Форматирование объекта”, в котором перейдите на вкладку “Выравнивание”.

Установите переключатели вертикального и горизонтального выравнивания в положение по центру и выберите вкладку “Шрифт”.

Установите стиль и размер шрифта и нажмите клавишу OK.

Нажатие Enter при вводе текста не завершает ввод, а лишь переводит на следующую строку.

Вы получили надпись на объекте. Обратите внимание, что надпись “Заголовок” сделана под графическим объектом “прямоугольник”. После того как было найдено удачное расположение надписи на объекте, была нажата кнопка На задний план, расположенная на панели инструментов “Рисование” и текст оказался под объектом.

Мы построили графические объекты. Теперь назначим этим графическим объектам макросы. Для этого выполните следующие действия:

·Нажмите кнопку мыши на графическом объекте. Объект становится активным.

·Выполните команду Сервис | Назначить макрос. Появится окно диалога со списком макросов.

·Выберите требуемый макрос и нажмите на нем кнопку мыши. Имя макроса появится в верхней строке окна диалога.

·Нажмите кнопку OK. Вы выйдете из режима назначения макроса. Графический объект остается активным. Нажмите кнопку мыши в любом месте вне объекта.

Объект становится активным, когда на его границе появляются черные квадратики. Если графический объект не назначен макросу, то чтобы сделать его активным достаточно нажать на нем кнопку мыши. Если назначение макроса графическому объекту уже сделано, то чтобы сделать его активным нужно нажать на нем одновременно кнопку мыши и клавишу Ctrl.

Назначить макрос графическому объекту можно и другим способом. Нажмите правую кнопку мыши на объекте. Из появившегося меню выберите команду Назначить макрос и из списка макросов выберите требуемый.

Макрос назначен графическому объекту. Если теперь поместить указатель мыши на этот объект, то белый крестик перейдет в изображение руки с отогнутым указательным пальцем. Нажатие левой кнопки мыши приводит к выполнению макроса, который назначен этому объекту.

Пример 6. Назначение макроса графическому объекту

Назначим макрос “Число” графическому объекту “стрелка”. Для этого выполните следующие действия:

·Нажмите кнопку с изображением стрелки на панели инструментов “Рисование”.

·Установите курсор в нужное место таблицы и, удерживая нажатой кнопку мыши, проведите стрелку.

·Нажмите кнопку Текстовое поле на панели инструментов “Рисование” и, удерживая нажатой кнопку мыши, выделите место для текста.

·Введите текст “Число” и нажмите кнопку мыши вне текстового поля.

·Нажмите правую кнопку мыши на текстовом окне. Появится меню, в котором выберите пункт Формат объекта. После этого появится окно диалога “Форматирование объекта”. В этом окне нам понадобятся вкладки: “Выравнивание”, “Шрифт” и “Вид”. Во вкладке “Выравнивание” установите переключатели вертикального и горизонтального выравнивания в положение по центру. Во вкладке “

Шрифт” выберите шрифт TimesET, стиль Italic, размер 16. Во вкладке “Вид” установите переключатель Рамка в положение Нет, в результате чего рамка вокруг текста будет удалена.

·Нажмите клавишу OK. Графический объект построен.

·Нажмите кнопку На задний план, расположенную на панели инструментов “Рисование”. Текст оказался под стрелкой.

·Нажмите кнопку мыши на графическом объекте. Объект становится активным.

·Нажмите правую кнопку мыши, когда ее указатель находится на объекте. Появится меню со списком команд.

·Выберите Назначить макрос. Появится окно диалога “Назначить макрос объекту” со списком созданных макросов.

·Выберите макрос “Число”. Имя макроса появится в верхней строке окна диалога.

·Нажмите кнопку OK. Вы назначили макрос графическому объекту. Нажмите кнопку мыши вне объекта, чтобы он перестал быть активным.

Если поместить указатель мыши на изображение стрелки, то белый крестик перейдет в изображение руки с отогнутым указательным пальцем. Нажатие левой кнопку мыши приводит к выполнению макроса “Число”.

Пример 7. Назначение макроса рисунку

Представлены три рисунка, которым назначены созданные нами макросы “Месяц”, “Заголовок” и “Число”.

Назначение макроса рисунку ничем не отличается от назначения макроса графическому объекту, которое было рассмотрено ранее. Рисунки взяты из каталога Windows. Они содержатся в файлах WINLOGO.BMP, EGYPT.BMP и ARCHES.BMP.

Для назначения макроса рисунку нужно выполнить следующие действия:

·Выполните команду Вставка | Рисунок. Появится окно диалога выбора рисунка.

·Выберите каталог Windows. В окне диалога появится список графических файлов.

·Выберите файл WINLOGO.BMP и выбранный рисунок появится на рабочем листе Excel.

·Нажмите правую кнопку мыши, когда ее указатель находится на активном рисунке.

·Из всплывающего меню выберите команду Назначить макрос. Появится окно диалога со списком макросов, в котором выберите требуемый. Нажатие кнопки OK завершает процесс назначения.

·Нажмите кнопку мыши вне рисунка, чтобы он перестал быть активным.

В ячейках A1:A3 вы можете увидеть результат работы макроса “Число”, который был назначен рисунку “winlogo”. Для получения результата мы выделили ячейки A1:A3 и переместили указатель мыши на рисунок “winlogo”. Нажатие кнопки мыши привело к выполнению макроса “Число”, то есть к форматированию ячеек A1:A3.

4. Примеры макросов

Служебной кнопке Excel также можно назначить макрос. При этом она потеряет свое первоначальное предназначение. Для восстановления служебной кнопки сначала удалите ее с панели в режиме настройки, а затем переместите оригинал из соответствующей категории кнопок на требуемую панель инструментов.

В этом разделе мы приведем примеры макросов, выполняющих следующие функции:

1Заполнение ячейки числами, являющимися членами арифметической прогрессии с разностью равной 0,5

2Назначение встроенного формата диаграмм

3Вставка значения вместо формул

Пример 10. Макрос “Прогрессия”

В результате работы макроса “Прогрессия” выделенные в строке ячейки заполняются числами, являющимися членами арифметической прогрессии с разностью равной 0,5 или с шагом 0,5.

Для записи макроса “Прогрессия” выполните следующие действия:

·Введите в ячейку A1 число 1000 и выделите ячейки A1:C1.

·Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·Введите в поле ввода Имя макроса название записываемого макроса Прогрессия и нажмите кнопку Параметры. Окно диалога “Запись макроса” расширяется.

·Перейдите на латинский регистр и введите букву p для клавиши быстрого вызова макроса.

·Нажмите кнопку OK в окне диалога “Запись макроса”, которое после этого закроется. Начиная с этого момента, все ваши действия будут записываться в макрос. В строке состояния появится слово “Запись”.

·Выполните команду Правка | Заполнить | Прогрессия. Появится окно диалога “Прогрессия”.

·Установите флажок по строкам. Это означает, что прогрессия будет строится в выделенной строке.

·Установите флажок арифметическая. Это означает, что ячейки в строке будет заполняться числами, являющимися членами арифметической прогрессии.

·В окне “Шаг” введите число 0,5 — разность арифметической прогрессии.

·Нажмите кнопку OK, чтобы выйти из окна диалога “Прогрессия”. Теперь нужно закончить запись макроса.

·Нажмите кнопку Остановить макрос.

Итак, результаты работы макроса “Прогрессия”. Он запускается нажатием Ctrl+p. Перед этим нужно ввести первый член прогрессии и выделить ячейки в строке, где будут размещаться члены арифметической прогрессии с разностью 0,5.

После нажатия клавиш Ctrl+p ячейки A1:G1 заполнятся числами 1000 1000,5 1001 1001,5 1002 1002,5 1003.

Если первая ячейка среди выделенных не содержит число, то заполнение числами не произойдет и ячейки останутся без изменения.

Пример 11. Макрос “Диаграмма”

Этот макрос будет восстанавливать стандартную диаграмму Excel. Если вы строили графики с использованием пользовательского автоформата диаграмм, то для перехода к стандартной диаграмме Excel вам достаточно будет запустить этот макрос.

Для записи макроса “Диаграмма” выполните следующие действия:

·Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·Введите в поле ввода Имя макроса название записываемого макроса Диаграмма и нажмите кнопку Параметры.

·Перейдите на латинский регистр и введите букву d для клавиши быстрого вызова макроса.

·Нажмите кнопку OK в окне диалога “Запись макроса”. Начиная с этого момента все ваши действия будут записываться в макрос. В строке состояния появится слово “Запись”.

·Из меню Сервис выберите команду Параметры. Появится окно диалога “Параметры”.

·Выберите вкладку “Диаграмма”. В поле ввода списка Формат диаграммы по умолчанию отображается название последнего использовавшегося пользовательского автоформата диаграммы.

·В списке Формат диаграммы по умолчанию с помощью полосы прокрутки найдите значение Встроенная и нажмите кнопку OK.

·Нажмите кнопку Остановить макрос.

До запуска макроса “Диаграмма” в качестве диаграммы по умолчанию строилась диаграмма формата Линии .После нажатия клавиш Ctrl+d в качестве диаграммы по умолчанию будет использоваться Встроенная. Макрос изменяет значение формата для стандартной диаграммы. Обе диаграммы построены на наборе данных A1:E4, но с использованием разных форматов.

Пример 12. Макрос “Значение”

Действие этого макроса аналогично нажатию кнопки Вставить значения. В ячейке остается только результат работы формулы, а сама формула исчезает. Это очень важная функция, поэтому приведем алгоритм записи соответствующих действий в макрос, который впоследствии будет вызываться нажатием Ctrl+v.

Для записи макроса “Значение” выполните следующие действия:

·Для наглядности введите в ячейки A1 и A2 какие-нибудь формулы, например, следующего вида: =COS(D1), =COS(D2). В ячейках D1 и D2 расположены числа.

·Выделите ячейки A1 и A2.

·Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·Введите в поле ввода Имя макроса название записываемого макроса Значение и нажмите кнопку Параметры.

·Перейдите на латинский регистр и введите букву v для клавиши быстрого вызова макроса.

·Нажмите кнопку OK в окне диалога “Запись макроса”. Начиная с этого момента все ваши действия будут записываться в макрос.

·Выполните команду Правка | Копировать.

·Нажмите мышью в первую ячейку выделенной области. В нашем случае это ячейка A1.

·Выполните команду Правка | Специальная вставка. Появится окно диалога “Специальная вставка”.

·Установите признак Значения.

·Нажмите кнопку OK для выхода из окна диалога “Специальная вставка”.

·Нажмите мышью в первую ячейку выделенной области. В нашем случае это ячейка A1.

·Нажмите клавишу Esc.

·Нажмите кнопку Остановить макрос.

Работа с макросом “Значение” осуществляется следующим образом. Сначала выделите блок ячеек, в которых присутствуют формулы, а затем нажмите Ctrl+v. В выделенных ячейках останутся только значения формул.

Результатом работы формул может быть текст. После нажатия Ctrl+v формулы исчезнут и останется только текст.

Если вы хотите использовать макрос “Значение” вместо команды Специальная вставка, запишите его с относительными ссылками.

5. Заключение

И в заключении, целесообразно обобщить всё ранее сказанное и выделить основные моменты.

1Макрос представляет собой записанную последовательность определенных действий.

2Для записи макроса выполните команду Сервис | Запись макроса.

3Назначение существующему макросу клавиши быстрого вызова и пункта меню выполняется с помощью команды Сервис | Макрос.

4Команда С относительными ссылками записывает макрос, обрабатывающий данные в любом месте рабочей книги.

5Редактировать текст макроса можно непосредственно в модуле с текстом.

6Для удаления макроса нажмите мышью на его имени. При этом станут доступными кнопки окна диалога “Макрос”, в том числе кнопка Удалить.

7Команда Сервис | Назначить макрос назначает макросы графическим объектам.

8Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса и запишите новый макрос.

9Вы можете вносить изменения непосредственно в текст программы, в которой на языке Visual Basic for Applications записана последовательность действий макроса.

10Записанный макрос можно запустить на выполнение одним из следующих способов:

—из основного меню

—при помощи кнопки на панели инструментов

—при помощи кнопки на рабочей области

—нажатием комбинации клавиш клавиатуры

—нажатием кнопкой мыши на графическом объекте

Дата добавления: 16.05.2001

Хитрости »

1 Май 2011              465136 просмотров

---

Что такое макрос и где его искать?

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

  Tips_Macro_Basic_Video.xls (63,5 KiB, 4 006 скачиваний)

---

Наверное, многие слышали это слово «макрос«, но не все имеют точное представление что это, если заглянули на эту страничку.

Макрос

— это макрокоманда(так звучит в правильном переводе с англ.языка), содержащая последовательность действий, записанных пользователем. Запись производится с помощью встроенного в пакет Microsoft Office языка программирования — Visual Basic for Application(VBA).

Зачем же нужны макросы? А нужны они для того, чтобы избавить Вас от рутинного выполнения одних и тех же действий. Например, Вам каждый день приходиться удалять из ежедневных отчетов по несколько столбцов и добавлять новые строки для шапки и т.п. Скучно и утомительно. Вы просто можете записать один раз все эти действия макрорекордером, а в дальнейшем только вызывать записанный макрос и он все сделает за Вас. Что немаловажно, для использования макрорекордера и записи макроса не надо обладать никакими навыками программирования.
В этой статье:

• Подготовка к записи макроса
• Запись макроса
• Параметры записи макроса
• Воспроизведение макроса
• В каких файлах можно хранить макросы?

• Excel 2003:
  Сервис-Безопасность-Уровень макросов «Низкий»
• Excel 2007:
  Кнопка Офис—Параметры Excel (Excel Options)—Центр управления безопасностью (Trust Centr)—Параметры центра управления безопасностью (Trust Centr Settings)—Параметры макросов (Macro Settings)—Разрешить все макросы (Enable All Macros)
• Excel 2010:
  Файл (File)—Параметры (Options)—Центр управления безопасностью (Trust Centr)—Параметры центра управления безопасностью (Trust Centr Settings)—Параметры макросов (Macro Settings)—Разрешить все макросы (Enable All Macros)

После изменения параметров безопасности макросов необходимо перезапустить приложение Excel: закрыть его полностью и открыть заново. Только после этого изменения вступят в силу.

Прежде чем начать записывать макрос необходимо помнить следующее:

• Макрорекордер записывает АБСОЛЮТНО ВСЕ ваши действия – ошибки, прокручивание экрана, переключение между листами, выделение ячеек и т.д. Поэтому перед записью своих действий необходимо сначала тщательно продумать все свои действия, чтобы в дальнейшем записать только то, что действительно необходимо записать и в дальнейшем воспроизвести. Это сократит как сам код, так и время его выполнения
• Макрорекордер записывает действия выполненные только в пределах Microsoft Excel. Если вы переключитесь в другое приложение – действия в этой программе записаны не будут. Если закроете Excel – запись прекратится
• Макрорекордер может записать только те действия, которые можно проделать вручную(те, которые доступны для выполнения из меню и с панелей)
• Если во время кода вы совершили ошибочное действие и нажали кнопку отмены(Ctrl+Z) – отмененное действие не будет записано в макрос, как будто вы его просто не делали

Для пользователей Excel 2007-2010 и старше:

• Эта книга (This Workbook) – макрос будет записан в той же книге, из которой была запущена запись. Записанный макрос будет доступен из приложения только если книга открыта
• Новая книга (New Workbook) – будет создана новая книга, в которой записан макроса. Записанный макрос будет доступен из приложения только если книга открыта
• Личная книга макросов (Personal Macro Workbook) – самый интересный вариант. Если его выбрать, то макрос будет сохранен в отдельной книге PERSONAL.XLS (для Excel 2007 и выше — PERSONAL.XLSB). Макросы, записанные в эту книгу доступны из всех открытых книг Excel и эта книга подключается автоматически при запуске самого Excel. Т.е. однажды записав где-то макрос в эту книгу – он теперь будет доступен из любой книги независимо от того, открыта ли книга, из которой был записан макрос или нет. Изначально эта книга отсутствует и создается в момент первого обращения к ней (т.е. как только вы первый раз выбрали Сохранить в личную книгу макросов)

1. ПРИ ПОМОЩИ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ: Alt+F8
   Этот способ универсальный и его можно использовать из любой версии Excel. Достаточно нажать сочетание клавиш Alt+F8 и выбрать нужный макрос из списка:
   
2. ВЫЗОВ ИЗ МЕНЮ:
   Excel 2007-2010 и старше: вкладка Разработчик (Developer)→ Макросы (Macros)
   Excel 2003: Сервис→ Макрос→ Макросы
3. НАЖАТИЕМ СОБСТВЕННОЙ КНОПКИ НА ЛИСТЕ:
   Можно разместить на листе собственную кнопку, по нажатии которой будет запускаться записанный макрос. Подробно этот процесс я описал в статье: Как создать кнопку для вызова макроса на листе
4. ПРИ ПОМОЩИ НАЗНАЧЕННЫХ МАКРОСУ ГОРЯЧИХ КЛАВИШ:
   Если вы перед записью назначили макросу сочетание клавиш, то вы также можете вызвать этот макрос и нажатием данного сочетания. Горячие клавиши макросу можно назначить и после записи: Alt+F8→ Выделяем нужный макрос→ Параметры (Options).
5. ПРИ НАСТУПЛЕНИИ ОПРЕДЕЛЕННОГО СОБЫТИЯ В ЛИСТЕ ИЛИ КНИГЕ:

   Прежде чем пробовать использовать этот метод рекомендуется изучить статью Что такое модуль? Какие бывают модули?Для этого сначала необходимо вставить код макроса в тело событийной процедуры (подробнее про событийные процедуры). Например, если выбрать процедуру листа Change, то в лист автоматически будет вставлена пустая процедура:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    
   End Sub

   Если ранее вами был записан код выделения и удаления двух столбцов – Макрос1:

   Sub Макрос1()
   '
   ' Макрос1 Макрос
   ' макрос удаляет столбцы C и D из активного листа
   '
   ' Сочетание клавиш: Ctrl+Shift+Q
   '
       Columns("C:D").Select
       Selection.Delete Shift:=xlToLeft
   End Sub

   То для выполнения это кода при наступлении события изменения на листе можно вставить вызов этого макроса:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
       Call Макрос1
   End Sub

   или вставить сам код (без Sub и End Sub) внутрь процедуры Worksheet_Change:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
       Columns("C:D").Select
       Selection.Delete Shift:=xlToLeft
   End Sub

• *.xls – формат книги Excel 97–2003 (поддержка VBA, макросов)
• *.xla – надстройка Excel 97–2003 (поддержка VBA, макросов)
• *.xlsx – формат книги Excel 2007 по умолчанию без поддержки макросов
• *.xlsm – книга Excel 2007 с поддержкой макросов
• *.xlsb – двоичный формат для больших объемов данных (с поддержкой VBA, макросов)
• *.xltx – шаблон книги Excel 2007 без поддержки макросов
• *.xltm – шаблон книги Excel 2007 с поддержкой макросов
• *.xlam – надстройка Excel 2007

Для смены формата файла его необходимо сохранить в другом формате:

• Excel 2007: Кнопка Офис —Сохранить как(SaveAs) -Выбрать необходимый формат файла
• Excel 2010: Файл(File) —Сохранить как(SaveAs) -Выбрать необходимый формат файла

Теперь несложно понять, что хранить макросы в версиях Excel 2007 и выше можно в форматах: xls, xla, xlsm, xlsb, xltm, xlsm.

Также см.:
Почему не работает макрос?
Как создать кнопку для вызова макроса на листе?
Select и Activate — зачем нужны и нужны ли?
Как ускорить и оптимизировать код VBA

---

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

---

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Экономисты в повседневной работе сталкиваются с рутинной работой: с определенной периодичностью им приходится выполнять одну и ту же последовательность действий для получения определенного отчета, например. Частично автоматизировать такую работу можно с помощью макросов. Причем для написания несложных команд достаточно знать только азы программирования.

Как записать самый простой макрос?

Для начала запишем самый легкий макрос — зададим в ячейке А1 формат вида 12 345:

•  Открываем новую книгу, в ячейке А1 набираем шестизначное число 123456. Сейчас оно выдается без разделителей разрядов. Запишем макрос, который ставит эти разделители.
•  Заходим на панели инструментов в закладку Вид*, находим кнопку Макросы, жмем Запись макроса. В появившемся окне задаем имя макроса и книгу, в которой хотим этот макрос сохранить.

Важно

Запустить макросы можно только из открытых книг, поэтому если вы планируете использовать записанные вами макросы довольно часто, стоит использовать специальную книгу макросов, которая автоматически открывается вместе с запуском сеанса Excel.

Если вы все-таки хотите хранить макросы в отдельном файле, эту книгу нужно сохранить, выбрав тип файла Книга Excel с поддержкой макросов. В противном случае после закрытия книги макросы будут стерты.

•  Выбираем Сохранить в… —  Личная книга макросов и нажимаем Ок (рис. 1).

Рис. 1. Запись макроса в личную книгу макросов

•  Записываем в макрос действия, которые хотим выполнить: вызываем контекстное меню Формат ячеек (можно воспользоваться комбинацией клавиш Сtrl+1) и задаем нужный нам формат числа: на закладке Число идем в блок (все форматы) и выбираем там формат вида # ##0.

К сведению

Этот формат можно задать и в блоке Числовой, но чуть позже вам станет ясно, почему мы воспользовались блоком Все форматы.

•  На закладке Вид — Макросы выбираем пункт Остановить запись.

Второй, более быстрый способ остановить запись макроса — нажать на появившийся в левом нижнем углу синий квадратик (рис. 2.).

Мы рекомендуем

Всегда обращайте внимание на этот квадратик: если он появился на панели, значит, сейчас идет запись всех ваших действий в макрос. Не забывайте вовремя останавливать запись макроса, чтобы потом его не пришлось переделывать.

Проверяем, что макрос записан и работоспособен:

•  в ячейку А2 вбиваем любое шестизначное число;
•  запускаем макрос одним из двух способов: на закладке Вид — Макросы выбираем пункт Макросы или нажимаем комбинацию клавиш Alt+F8, находим в списке наш макрос и нажимаем кнопку Выполнить.

Рис. 2. Форматирование числа и остановка записи макроса

Итак, вы записали свой первый макрос! Примите поздравления. Теперь давайте познакомимся с личной книгой макросов и синтаксисом написания команд для макроса.

Личная книга макросов

По умолчанию Excel не отображает личную книгу макросов. Чтобы убедиться, что она открыта, выбираем на вкладке Вид кнопку Отобразить — в появившемся окне должна быть книга под именем PERSONAL.

Мы убедились, что книга открыта, но отображать ее не будем, чтобы потом по ошибке не закрыть ее. По сути, в этой книге нас интересует так называемый Исходный текст — блок, в котором записываются макросы. Чтобы увидеть это окно, нажмите клавиши Alt+F11 или кликните правой кнопкой мыши на ярлыке любого листа Excel и выберите в контекстном меню Исходный текст. Откроется окно VBA-кодирования в Excel (рис. 3). Оно состоит из двух блоков:

1. В левой части экрана окно Project – VBAProject — это проводник, в котором отображаются все открытые в данный момент книги Excel (даже если вы их не видите, как, например, книгу Personal). Работа с этим блоком аналогична работе в обычном проводнике — двойной клик по наименованию книги раскрывает ее содержимое. Нас интересует блок Modules — Module1. Кликаем левой кнопкой мыши дважды по этому объекту.

2. В правой части экрана откроется блок записи и редактирования макросов. Здесь уже автоматически записался Макрос1. Рассмотрим на его примере основную канву макроса.

Рис. 3. Окно VBA-кодирования в Excel

Синтаксис макроса

Макросы — это команды, написанные на языке VBA (Visual Basic for Applications). И синтаксис кода макроса не отличается от записи кода в Visual Basic.

Любой макрос имеет следующий вид:

Sub Имя_Макроса_Без_Пробелов()

‘ комментарии к макросу — они нужны для вас, VBA не воспринимает такие строки как команды

команды, написанные на языке VBA

End Sub

3 обязательных блока макроса:

1. Начало макроса. Всегда начинается с команды Sub. Далее идет имя макроса — оно может быть на русском языке, но не должно содержать пробелы и специальные символы.

В конце имени макроса всегда ставятся скобки () — они нужны, когда вы создаете свою функцию, в них указываются аргументы функции, но об этом сейчас речь не пойдет.

2. Блок команд. В нашем примере он состоит из одной строки: Selection.NumberFormat = «#,##0»

Каждая команда должна начинаться с новой строки. Если текст команды очень длинный и не помещается на экране, его можно разбить на несколько строк, заканчивая строку символом нижнего подчеркивания _ (далее в примере мы это увидим).

3. Конец макроса. Всегда обозначается как End Sub.

Есть и один необязательный блок — это комментарии, которые вы можете оставлять в любом месте внутри кода макроса, поставив перед началом комментариев знак апострофа ‘. Например, вы можете описать, что именно делает тот или иной макрос.

Обратите внимание!

Если вы хотите разместить комментарии в несколько строк, каждую новую строку надо начинать с апострофа.

Теперь запишем более сложный макрос и научимся понимать текст его кода.

Например, информационная система выдает отчет «Бюджет на месяц» без выделения групповых значений цветом или шрифтом.

Нам необходимо:

•  выделить групповые строки полужирным шрифтом;
•  отформатировать на печать — расположить отчет по центру листа, задать масштаб 75 %, вывести в колонтитулы название отчета (рис. 4).

Рис. 4. Изменения после написания макроса

Запишем алгоритм форматирования отчета в макрос.

Нажимаем кнопку записи макроса и выполняем следующие действия:

•  Даем макросу имя Форматирование_БДР, в блоке описания записываем, что будет делать этот макрос (например, Выделяет жирным курсивом итоги, форматирует на печать). Жмем Ок.
•  Выделяем столбцы А:С, ставим автофильтр — на закладке Данные находим кнопку Фильтр.
•  По столбцу КОД задаем условие не содержит точку: Текстовые фильтры — Не содержит и в поле текста ставим символ точки без пробелов (рис. 5).

Рис. 5. Использование автофильтра по столбцу «КОД»

•  Выделяем отфильтрованный диапазон и задаем ему полужирный шрифт.
•  Снимаем автофильтр (повторное нажатие на закладке Данные кнопки Фильтр).
•  Заходим в меню форматирования на печать (Кнопка Файл/Office — Печать — Предварительный просмотр — Параметры страницы) и задаем там три параметра:

1) на вкладке Страница задаем масштаб 75 %;

2) на вкладке Поля отмечаем пункт Горизонтально в блоке Центрировать на странице;

3) на вкладке Колонтитулы создаем верхний колонтитул с текстом Бюджет на январь.

•  Выходим из параметров страницы.
•  Заканчиваем запись макроса.
•  Нажимаем Alt+F11 и смотрим, что получилось (см. рис. 4).

Код этого макроса уже гораздо длиннее и непонятнее, но легко читаем для знающих английский язык и азы программирования в VBA.

Правила написания команд в VBA

Любая команда макроса состоит из двух блоков, разделенных точкой:

Объектами в Excel являются, например:

•  книга: WorkBook, ActiveWorkbook;
•  лист, листы: WorkSheet, ActiveSheet, Sheets;
•  ячейка: Cells(1,1) — в скобках указываются номера строки (Row) и столбца (Column) ячейки на листе;
•  диапазон ячеек (может быть и одна ячейка): Range(«А1:С5»), Range(«А1»);
•  строки (Rows);
•  столбцы (Columns);
•  выделение (Selection) — выделенный в данный момент диапазон (это может быть как несколько смежных ячеек, так и смежные строки или столбцы).

Примеры действий с объектами:

•  ActiveWorkbook.Save — сохранить рабочую книгу (та, которая была активна в момент вызова пользователем макроса);
•  Sheets(«Лист3»).Name = «Отчет» — переименовать «Лист3» в «Отчет»;
•  Sheets(«Отчет»).Activate — перейти на лист с названием «Отчет»;
•  Range(«А1»).Copy — скопировать в буфер обмена данные из ячейки А1;
•  Rows(«13:13»).Delete Shift:=xlUp — удалить строку 13 со сдвигом вверх.

Примеры свойств объектов:

•  ActiveCell.FormulaR1C1 = «БДР» — в выделенной (активной) ячейке записан текст «БДР»;
•  ActiveCell.Row < 65 — номер ряда активной ячейки меньше 65.

Помнить все названия объектов, команд и свойств для написания несложных макросов не обязательно. Вы всегда можете сначала записать ваши стандартные действия с отчетами в Excel, а потом отформатировать код макроса, убрав из него лишние действия или заменив некоторые заданные параметры (например, длину диапазона) на переменные (которые в дальнейшем макрос будет запрашивать у пользователя или рассчитывать самостоятельно).

Но об этом мы расскажем далее, а сейчас обратимся к коду нашего первого макроса, состоящего из одной строки:

Суть его в следующем: к объекту Выделенный диапазон (у нас одна ячейка, но это может быть и весь столбец/строка или диапазон смежных ячеек) применяется свойство Числовой формат вида # ##0 (если помните, именно этот формат мы выбрали в списке).

Код макроса Форматирование_БДР и расшифровка строк кода представлены в таблице.

 

Строка кода	Расшифровка
Sub Форматирование_БДР()	Начало макроса, имя макроса
‘	Пустая строка комментариев (ставится автоматически при записи макроса)
‘ Форматирование_БДР Макрос	Автоматически добавленный комментарий при записи макроса — может быть удален без потери работоспособности макроса
‘ Выделяем жирным курсивом итоги, форматируем на печать	Автоматически добавленный комментарий при записи макроса из поля Описание
	Пустая строка — не влияет на суть исполнения макроса, но их полезно добавлять для разделения блоков команд внутри кода
Columns(«A:C»).Select	Выделить (Select) объект Столбцы (Columns) А:С
Selection.AutoFilter	Применить автофильтр (AutoFilter) для выделенного диапазона (Selection)
ActiveSheet.Range(«$A$1:$C$34″).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=»<>*.*», _	Задать критерий отбора «не содержит точку»
Operator:=xlAnd	Продолжение команды из предыдущей строки. Обратите внимание: предыдущая строка закончилась символом нижнего подчеркивания _, значит, текст команды не уместился на одну строку и окончание команды перенесено на следующую
Range(«A1:C34»).Select	Выделить (Select) объект Диапазон (Range) А1:С34. Обратите внимание: какой бы длины ни был ваш следующий отчет, для которого вы будете применять этот макрос, выделится всегда только диапазон до 34 строки! Как сделать этот диапазон любой длины — обсудим немного позже
Selection.Font.Bold = True	Для выделенного диапазона (Объект Selection) установить свойство «полужирный шрифт» (Font.Bold = True). Если нужно отменить какое-то свойство, пишем False
Selection.AutoFilter	Снять автофильтр (при записи макроса это было повторное нажатие кнопки Фильтр на закладке Данные)
With ActiveSheet.PageSetup	Начало процедуры With (используется, если далее перечисляются свойства или действия с одним и тем же объектом для компактности записи кода). Для объекта ActiveSheet (Текущий лист) применить следующие параметры свойства PageSetup (Параметры печати):
.PrintTitleRows = «»	Печатать на каждой странице сквозные строки — пусто (то есть данное свойство не задано пользователем)
.PrintTitleColumns = «»	Печатать на каждой странице сквозные столбцы — пусто
End With	Окончание процедуры With
ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = «»	Заданная область печати — пусто (то есть пользователь не ограничил область печати, следовательно, на экран будет выведено все, что есть на листе)
With ActiveSheet.PageSetup	Начало процедуры With Для объекта Текущий лист применить следующие параметры печати (цветом выделены те, которые мы изменили по сравнению со стандартными):
.LeftHeader = «»	Левый верхний колонтитул — пусто
.CenterHeader = «Бюджет на январь»	Центральный верхний колонтитул — задан текст пользователем
.RightHeader = «»	Правый верхний колонтитул — пусто
.LeftFooter = «»	Левый нижний колонтитул — пусто
.CenterFooter = «»	Центральный нижний колонтитул — пусто
.RightFooter = «»	Правый нижний колонтитул — пусто
.LeftMargin = Application.InchesToPoints(0.708661417322835)	Размеры левого поля
.RightMargin = Application.InchesToPoints(0.708661417322835)	Размеры правого поля
.TopMargin = Application.InchesToPoints(0.748031496062992)	Размеры верхнего поля
.BottomMargin = Application.InchesToPoints(0.748031496062992)	Размеры нижнего поля
.HeaderMargin = Application.InchesToPoints(0.31496062992126)	Размеры верхнего колонтитула
.FooterMargin = Application.InchesToPoints(0.31496062992126)	Размеры нижнего колонтитула
.PrintHeadings = False	Не печатать заголовки строк и столбцов (False — пользователь не отметил этот пункт)
.PrintGridlines = False	Не печатать сетку
.PrintComments = xlPrintNoComments	Не печатать примечания
.PrintQuality = 600	Качество печати — 600 точек на дюйм
.CenterHorizontally = True	Центрировать на странице горизонтально (True — пользователь отметил этот пункт)
.CenterVertically = False	Не центрировать по вертикали
.Orientation = xlPortrait	Ориентация страницы — книжная
.Draft = False	Пользователь не отметил пункт Черновая в блоке Печать
.PaperSize = xlPaperA4	Размер бумаги А4
.FirstPageNumber = xlAutomatic	Номер первой страницы — автоматически
.Order = xlDownThenOver	Последовательность вывода страниц: вниз, потом вправо (пункт в блоке Печать)
.BlackAndWhite = False	Пользователь не отметил пункт Черно-белая в блоке Печать
.Zoom = 75	Масштаб 75 %
.PrintErrors = xlPrintErrorsDisplayed	Пункт в блоке Печать – Ошибки ячеек — Как на экране
.OddAndEvenPagesHeaderFooter = False	Пользователь не задавал разные колонтитулы для четных и нечетных страниц (флажок в блоке Колонтитулы)
.DifferentFirstPageHeaderFooter = False	Пользователь не задавал отдельный колонтитул для первой страницы (флажок в блоке Колонтитулы)
.ScaleWithDocHeaderFooter = True	Флажок в блоке Колонтитулы – Изменять вместе с масштабом страницы отмечен пользователем
.AlignMarginsHeaderFooter = True	Флажок в блоке Колонтитулы – Выровнять относительно полей страницы отмечен пользователем
.EvenPage.LeftHeader.Text = «»	Текст колонтитулов для четных и первой страниц не задан
.EvenPage.CenterHeader.Text = «»
.EvenPage.RightHeader.Text = «»
.EvenPage.LeftFooter.Text = «»
.EvenPage.CenterFooter.Text = «»
.EvenPage.RightFooter.Text = «»
.FirstPage.LeftHeader.Text = «»
.FirstPage.CenterHeader.Text = «»
.FirstPage.RightHeader.Text = «»
.FirstPage.LeftFooter.Text = «»
.FirstPage.CenterFooter.Text = «»
.FirstPage.RightFooter.Text = «»
End With	Окончание процедуры With
End Sub	Окончание кода макроса

Редактирование макроса

Как видите, код макроса легко читаем и понятен. Кроме того, нам не надо нагромождать его лишними строками: так как в параметрах печати мы меняли только три пункта, остальные строки можем удалить (они будут установлены по умолчанию). Удалим ненужные строки, поставим комментарии и в итоге получим вот такой элегантный код:

Sub Форматирование_БДР()

‘ Макрос выделяет жирным курсивом итоги, форматирует отчет на печать

‘——————

‘ Выделяем столбцы и ставим фильтр по столбцу КОД

 Columns(«A:C»).Select

 Selection.AutoFilter

 ActiveSheet.Range(«$A$1:$C$34″).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=»<>*.*», _

 Operator:=xlAnd

‘ Выделяем отфильтрованный диапазон полужирным шрифтом, снимаем фильтр

 Range(«A1:C34»).Select

 Selection.Font.Bold = True

 Selection.AutoFilter

 ‘ Форматируем на печать: верхний колонтитул, центрирование по горизонтали, масштаб 75 %

 With ActiveSheet.PageSetup

 .CenterHeader = «Бюджет на январь»

 .CenterHorizontally = True

 .Zoom = 75

 End With

End Sub

Ввод в код макроса функций и процедур

Теперь усложним код макроса, задав ему два параметра:

1. Название месяца отчета запрашиваем у пользователя.

2. Последняя строка отчета БДР (в случае если она плавающая) рассчитывается в коде макроса.

Функция InputBox

Чтобы запросить у пользователя месяц отчета, воспользуемся функцией Inputbox, которая выводит диалоговое окно, в котором пользователь может самостоятельно задать значение переменной, используемой в коде. Синтаксис функции InputBox:

где Zapros — введенная вами переменная (имя придумываете вы сами), а в скобках через запятую перечисляются аргументы функции.

Обратите внимание: первый аргумент является обязательным, то есть любое диалоговое окно должно сопровождаться пояснительным текстом, чего вы ждете от пользователя. Следующие аргументы обязательными не являются и их можно не указывать. То есть если вы хотите задать значение по умолчанию, но не хотите писать текст в шапке диалогового окна, разделите первый и третий аргументы двумя запятыми, как это будет сделано в нашем примере (см. далее).

Для удобства присвойте полученное значение функции InputBox какой-нибудь введенной вами переменной, особенно если в коде макроса вы будете несколько раз использовать значение этой функции.

Важно

Имена вводимых переменных не должны совпадать с уже занятыми VBA словами под название объектов, свойств или функций!

В нашем примере присвоим результат вызова функции InputBox переменной Mes.

Например, нельзя завести свою переменную Range, Cells или Month — компилятор VBA предупредит вас, что делать этого нельзя, и не запустит макрос, пока вы не устраните ошибку (рис. 6).

Рис. 6. Пример ошибки при заведении переменной

Не забывайте любой текст в коде брать в кавычки! В противном случае компилятор VBA будет воспринимать этот текст как команды и выдавать ошибку, так как не сможет их обработать.

Итак, приступим к редактированию кода макроса. Добавим в самое начало кода макроса строки:

Теперь при запуске макроса будет выводиться диалоговое окно, в котором пользователь самостоятельно сможет указать, за какой месяц этот отчет (рис. 7).

Рис. 7. Диалоговое окно для указания месяца

С помощью функции InputBox можно запросить у пользователя и длину отчета. Но мы научим Excel высчитывать ее самостоятельно. Для этого нам потребуется процедура While.

Процедура While

Используется в коде, если надо сделать одинаковые действия несколько раз подряд до тех пор, пока выполняется какое-либо условие. Синтаксис процедуры While:

Условие может состоять из одного выражения или содержать несколько, перечисленных через оператор AND (то есть оба условия должны быть выполнены) или OR (достаточно выполнения только одного из перечисленных условий). Также условие обязательно должно содержать переменную-счетчик (это может быть номер строки или столбца ячейки, значения которой вы проверяете).

В список команд обязательно должна входить команда наращивания переменной-счетчика, иначе процедура зациклится (так как она постоянно будет сравнивать одно и то же значение) и макрос придется прерывать принудительно.

Если макрос ушел в цикл, прервите его с помощью комбинации клавиш Ctrl+Break и либо прекратите макрос (кнопка End), либо зайдите в код макроса и исправьте ошибку (кнопка Debug). Чтобы макрос не уходил в цикл, рекомендуется включить в блок условий «защиту от дурака». Например, добавляем в условие проверку, чтобы значение счетчика не превышало определенной, заведомо достаточной для нас величины.

Рассмотрим применение процедуры While для поиска конца отчета БДР.

Как видно на рис. 4, последняя строка отчета имеет код «500». Напишем процедуру, которая будет проверять значения в ячейках столбца «А» и остановит свои действия, когда найдет ячейку с кодом «500».

Обратите внимание!

Excel иногда воспринимает числа как текст, поэтому включим два условия проверки значения ячейки и добавим «защиту от дурака» на случай, если в форме отчета случайно затрется код последней строки.

Помним, что все текстовые значения надо брать в кавычки. Числа записываем без кавычек:

‘ Ищем последнюю строку отчета

Dim Row_End As Integer     ‘ Вводим переменную «счетчик номера строки»

Row_End = 1             ‘ Присваиваем ей номер 1

‘ Начинаем процедуру поиска последней строки отчета по коду «500»

Do While Cells(Row_End, 1).Value <> «500» And Cells(Row_End, 1).Value <> 500 And Row_End < 100

‘ До тех пор, пока код не равен 500 и номер строки меньше 100, выполняем наращивание счетчика

Row_End = Row_End +1

Loop

Таким образом, процедура While нам нужна только для наращивания счетчика — никаких дополнительных действий она не производит. Запомните этот прием — он часто нужен в кодировании.

Теперь заменим в изначальном коде макроса номер последней ячейки (34) на переменную Row_End. Число 34 было частью текста А1:С34, а теперь нам надо часть текста заменить на переменную. Делается это с помощью символа амперсанд &:

В нашем случае ссылка на диапазон А1:С34 будет записана так: А1:С & Row_End.

Кроме того, вспоминаем, что и название отчета Бюджет на январь у нас тоже теперь содержит параметр и будет записываться так: Бюджет на & Mes.

Не забывайте оставлять пробелы в кавычках перед переменной-словом, иначе текст сольется.

Еще раз взглянем на получившийся код макроса:

Sub Форматирование_БДР()

‘ Макрос выделяет жирным курсивом итоги, форматирует отчет на печать

‘ ——————

‘ Запрашиваем у пользователя месяц отчета

Mes = InputBox(«Введите название месяца отчета», , «Январь»)

‘ Ищем последнюю строку отчета

Dim Row_End As Integer     ‘ Вводим переменную «счетчик номера строки»

Row_End = 1             ‘ Присваиваем ей номер 1

‘ Начинаем процедуру поиска последней строки отчета по коду «500»

‘ Критичным значением для «защиты от дурака» принимаем номер строки 100

Do While Cells(Row_End, 1).Value <> «500» And Cells(Row_End, 1).Value <> 500 And Row_End < 100

‘ До тех пор, пока код не равен 500 и номер строки меньше 100, выполняем наращивание счетчика

Row_End = Row_End +1

Loop

‘ Выделяем столбцы и ставим фильтр на КОД

 Columns(«A:C»).Select

 Selection.AutoFilter

 ActiveSheet.Range(«$A$1:$C$» & Row_End).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=»<>*.*», _

 Operator:=xlAnd

‘ Выделяем отфильтрованный диапазон полужирным шрифтом, снимаем фильтр

 Range(«A1:C» & Row_End).Select

 Selection.Font.Bold = True

 Selection.AutoFilter

‘ Форматируем на печать: верхний колонтитул, центрирование по горизонтали, масштаб 75 %

 With ActiveSheet.PageSetup

 .CenterHeader = «Бюджет на » & Mes

 .CenterHorizontally = True

 .Zoom = 75

 End With

End Sub

Теперь макрос стал более универсальным. Добавим в него еще одну «защиту от дурака».

Если нам принципиально, правильно ли макрос нашел последнюю строку отчета, после окончания процедуры While (строка Loop) можно добавить блок проверки значения Row_End и запроса у пользователя подтверждения на продолжение макроса.

Для этого изучим функцию MsgBox, процедуру IF и команду Exit Sub.

Функция MsgBox

MsgBox — еще один способ общения с пользователем: сообщения ему какой-то информации по ходу выполнения макроса или запрос у него подтверждения по дальнейшим действиям макроса путем нажатия на кнопки вида Yes, No, Ок, Cancel.

Она имеет два вида записи:

1. Мы просто сообщаем пользователю какую-то информацию. В этом случае аргументы функции перечисляются сразу же за функцией, без использования скобок:

На экране отобразится диалоговое окно, и после нажатия пользователем кнопки Ок продолжится выполнение макроса (рис. 8).

Рис. 8. Первый вид записи функции MsgBox

Как и в случае с функцией InputBox, обязательным здесь является только первый аргумент — Текст сообщения. Остальные можно даже не указывать, сократив вид записи функции до вида:

2. Нам важно, что ответил пользователь, мы записываем его ответ в значение какой-то переменной (рис. 9). В этом случае аргументы функции заключаются в скобки, а перед функцией обязательно должна стоять переменная, в которую мы записываем, на какую кнопку нажал пользователь:

Рис. 9. Второй вид записи функции MsgBox

Варианты вида кнопок:

•  vbOKOnly — только кнопка ОК;
•  vbOKCanсel — кнопки ОК и Cancel;
•  vbYesNo — кнопки Yes и No;
•  vbYesNoCancel — кнопки Yes, No и Cancel.

Соответственно в зависимости от нажатой кнопки значения функции MsgBox могут быть vbOK, vbCancel, vbYes или vbNo.

Процедура If

С помощью данной процедуры можно разбить команды кода на две ветки в зависимости от выполнения заданного условия. Синтаксис процедуры If:

If <условие, которое должно быть верным> Then

 <список команд при выполнении указанного условия>

else

 <список команд при невыполнении указанного условия>

End If

Обязательным к заполнению является только условие. Список команд в обоих блоках заполнять не обязательно. В зависимости от ваших задач вы можете заполнить оба блока или только один из них. Условие может состоять из одного выражения или содержать несколько выражений, перечисленных через оператор AND (то есть оба условия должны быть выполнены) или оператор OR (достаточно выполнения только одного из перечисленных условий).

Команда Exit Sub

Прекращает выполнение макроса. Обычно ее используют в ветках процедуры If при проверке допустимости дальнейшего исполнения макроса. Обратите внимание: ни одно действие после команды Exit Sub выполнено не будет. Поэтому если вы хотите сообщить пользователю о принудительном прекращении процедуры, команду MsgBox нужно расположить выше команды Exit Sub.

Итак, объединим новые знания в код «защиты от дурака» и запишем его после строки Loop:

‘ Проверяем, дошла ли процедура While до «критичной» строки 100

‘ и спрашиваем подтверждение о продолжении выполнения макроса

If Row_End = 100 Then      

YesNo = MsgBox(«Поиск последней строки отчета дошел до 100, продолжаем?», vbYesNo)

If YesNo = vbNo Then          ‘ Если нажата кнопка «No», то…

MsgBox «Процедура прервана пользователем»   ‘ 1. выдаем сообщение для пользователя,

Exit Sub          ‘ 2. останавливаем макрос

End If

End If

В нашем коде прошло вложение одной процедуры If в другую:

•  сначала мы проверили, дошел ли счетчик Row_End до значения 100;
•  если дошел, мы спрашиваем у пользователя, продолжать ли нам выполнение макроса;
•  если пользователь ответил «нет», останавливаем макрос.

В обеих процедурах If мы опустили второй блок (else): если Row_End не достиг значения 100 или пользователь ответил «да», макрос просто покинет процедуру If и продолжит выполнять команды, написанные ниже.

Каждая процедура If должна заканчиваться командой End If. Если количество строк с командой If не будет соответствовать количеству строк с командой End If, компилятор VBA сообщит об ошибке и вам придется искать, где вы потеряли конец процедуры If.

Поэтому рекомендуется сразу писать обе строки, а потом уже наполнять процедуру командами.

Также для удобства визуального восприятия кода макроса рекомендуется каждую вложенную процедуру начинать с отступа, чтобы визуально было понятно, где заканчивается вложенная процедура и продолжается список команд процедуры верхнего уровня.

Подведем итоги

Мы с вами научились:

•  записывать макросы через команду Вид  Макросы  Запись макроса;
•  редактировать автоматически записанный макрос, удалять из него лишние команды;
•  унифицировать код макроса, вводя в него переменные, которые макрос запрашивает у пользователя или рассчитывает самостоятельно,

а также изучили функции InputBox и MsgBox, процедуры While и If, команду Exit Sub.

В следующем номере рассмотрим процедуру FOR, запишем макрос суммирования результирующих статей БДР, научимся тестировать макросы и выносить кнопки вызова макроса на панель быстрого доступа.

---

Простую последовательность действий, которую нужно повторить несколько раз, можно записать в виде программного кода и сохранить как макрос. Если последовательность действий записана в макрос, то выполнять её можно снова и снова, просто запуская этот макрос. Это гораздо эффективнее, чем выполнять раз за разом одни и те же действия вручную.

Чтобы записать макрос, нужно включить режим записи. Это можно сделать на вкладке Вид (View) в разделе Макросы (Macros) или в меню Сервис (Tools), если у Вас Excel 2003. Ниже на картинках показано, как выглядят эти меню.

Далее откроется диалоговое окно Запись макроса (Record Macro), как показано на картинке ниже:

Здесь, по желанию, можно ввести имя и описание для макроса. Рекомендуется давать макросу такое имя, чтобы, вернувшись к нему спустя некоторое время, можно было без труда понять, для чего этот макрос нужен. Так или иначе, если не ввести для макроса имя, то Excel автоматически назовёт его Макрос1, Макрос2 и так далее.

Здесь же можно назначить сочетание клавиш для запуска записанного макроса. Запускать макрос таким способом будет значительно проще. Однако будьте осторожны! Если случайно назначить для макроса одно из предустановленных клавиатурных сочетаний Excel (например, Ctrl+C), то в дальнейшем макрос может быть запущен случайно.

Когда макросу дано подходящее имя и (при желании) задано сочетание клавиш, нажмите ОК, чтобы запустить запись макроса. С этого момента каждое действие (ввод данных, выделение ячеек, изменение формата ячеек, пролистывание листа и так далее) будет записано в макрос и сохранено в виде кода VBA.

При включении режима записи макроса в строке состояния (внизу слева) появляется кнопка Стоп. В Excel 2003 эта кнопка находится на плавающей панели инструментов.

Нажмите Стоп, когда выполните все действия, которые должны быть записаны в макрос. Теперь код записанного макроса сохранён в модуле редактора Visual Basic.

Параметр «Относительные ссылки»

Если перед началом записи макроса включить параметр Относительные ссылки (Use Relative References), то все ссылки в записываемом макросе будут создаваться как относительные. Если же параметр выключен, то при записи макроса будут создаваться абсолютные ссылки (подробнее об этих двух типах ссылок можно узнать в статьях, посвящённых теме ссылок на ячейки в Excel).

Параметр Относительные ссылки (Use Relative References) находится в разделе Макросы (Macros) на вкладке Вид (View). В Excel 2003 этот параметр расположен на плавающей панели инструментов.

Просмотр кода VBA

Код VBA, записанный в макрос, размещается в модуле, который можно просмотреть в редакторе Visual Basic. Редактор можно запустить нажатием Alt+F11 (одновременное нажатие клавиш Alt и F11).

Код находится в одном из модулей, которые расположены в окне Project слева от области редактирования. Если дважды кликнуть по Module1 в окне Project, то справа появится код записанного макроса.

Запуск записанного макроса в Excel

Записывая макрос, Excel всегда создаёт процедуру Sub (не Function). Если при создании макроса к нему было прикреплено сочетание клавиш, то именно с его помощью запустить макрос будет проще всего. Существует и другой способ запустить макрос:

• Нажмите Alt+F8 (одновременно нажмите клавиши Alt и F8);
• В появившемся списке макросов выберите тот, который нужно запустить;
• Нажмите кнопку Выполнить (Run).

Ограничения

Инструмент Excel для записи макросов – это очень простой способ создавать код VBA, но подходит он только для создания самых простых макросов. Дело в том, что этот инструмент не умеет использовать многие возможности VBA, такие как:

• Константы, переменные и массивы;
• Выражения IF;
• Циклы;
• Обращения к встроенным функциям или внешним процедурам.

Как уже было сказано, инструмент записи макросов может создавать только процедуры Sub, так как не может возвращать значение. Процедурам Sub нельзя передавать какие-либо аргументы, хотя они могут распознавать текущие активные ячейки, диапазоны или листы, а также значения, хранящиеся в ячейках книги. Кроме того, нужно сказать, что сгенерированный код не всегда является оптимальным для рассматриваемой последовательности действий.

Автоматическое создание кода VBA в Excel отлично работает для простых макросов, но если нужно построить более сложный макрос, то придётся научиться писать код VBA самостоятельно. Тем не менее, запись макроса в Excel – это отличны инструмент, при помощи которого можно создавать первоначальный код, а в дальнейшем исправлять или вставлять его в более сложные макросы.

Макрос, или макрокоманда — это небольшая программа, которая выполняет заданный набор действий в офисном документе. Чаще всего макросами пользуются в Microsoft Office Excel для работы с таблицами. Создать и запустить их можно внутри Excel.

Макрос — подобие скрипта: небольшой программы, четко заточенной под определенные действия, чаще всего не имеющей графического интерфейса. Программу можно представить как большую и обширную команду, заданную системе. Поэтому второе название макроса — макрокоманда.

Кто пользуется макросами в работе

Макросами желательно уметь пользоваться всем, кто активно работает с Excel. Это экономисты, разные категории менеджеров, аналитики и специалисты по маркетингу или рекламе. Им приходится обрабатывать табличные данные, иногда в больших количествах.

Умение работать с макросами — не всегда обязательное условие для получения работы, но крайне желательно и может быть полезно в любом случае, если вы часто сталкиваетесь с Excel-таблицами.

Для чего нужны макросы

Макросы помогают:

• упростить и ускорить работу с документами;
• автоматизировать рутину и сконцентрироваться на интеллектуальных задачах;
• избежать человеческих ошибок в ряде задач, таких как, например, форматирование данных в таблице;
• быстро находить нужную информацию среди большого объема данных;
• объединять работу в нескольких продуктах Microsoft Office, потому что один макрос может работать с разными программами офисного пакета;
• создавать дополнительные функции, которых нет в программе изначально, но которые могут понадобиться пользователю.

Как это работает

Работа с макросами выглядит так: сначала пользователь создает набор команд с помощью инструментов внутри Excel, потом запускает выполнение одной кнопкой. В результате то, что вручную пришлось бы делать несколько минут, выполняется автоматически и не требует усилий со стороны человека. Так автоматизируют рутинные процессы.

Сохранить макрос можно локально — для конкретного документа, или глобально — для всех документов.

Когда макрос запускают, Excel выполняет его код — совершает действия, которые в нем описаны. Это похоже на написание и запуск программы при разработке скриптов, но для создания макросов не обязательно уметь программировать.

Запускать макрос можно сколько угодно раз, и он каждый раз будет выполнять заложенные в нем действия.

VBA: язык для макросов

«Изнутри» макрос — код на языке программирования VBA, который принадлежит Microsoft. Аббревиатура расшифровывается как Visual Basic Application. Язык основан на Visual Basic, но адаптирован для использования внутри офисного пакета. Код описывает команды, которые нужно выполнить.

VBA встроен в Excel и другие программы Microsoft Office. Это значит, что они распознают язык и могут выполнять написанные на нем команды, если те поступят в программу. Писать на нем можно изнутри офисного пакета в окне Visual Basic — оно открывается через меню.

Пользователь, досконально знающий VBA, может создавать сложные макросы. Но разбираться в языке и уметь программировать для решения большинства задач не нужно. Создать макрос можно без написания кода вручную.

Создать новую макрокоманду можно двумя способами: написать код на языке VBA или записать действия с помощью специального встроенного модуля — макрорекордера.

Для обоих способов нужно открыть панель макросов. Это можно сделать через меню: вкладка «Разработчик», кнопка «Макросы». Если у вас в интерфейсе нет вкладки разработчика, кнопку можно найти в разделе «Вид» справа. А можно настроить окно так, чтобы вкладка появилась:

1. перейти по пути «Файл — Параметры» или кликнуть правой кнопкой по меню;
2. выбрать «Параметры Excel» и «Настроить ленту»;
3. в списке «Основные вкладки» поставить галочку напротив пункта «Разработчик».

Теперь подробнее поговорим об обоих способах создания макроса.

Написать код вручную. Для этого понадобится открыть окно набора кода. Можно сделать это из вкладки «Разработчик»: там есть кнопка, которая называется Visual Basic. Если вы нажмете на нее, откроется окно. Оно будет пустым: редактор для написания кода надо открыть самостоятельно с помощью меню слева. Там есть кнопка View Code.

Второй способ открыть интерфейс для написания кода — нажать на кнопку «Макросы», ввести название нового макроса в верхней строке и нажать «Создать». В этом случае окно VBA откроется уже с пустой «заготовкой» под макрос и открытым редактором, где прописаны начало и конец команды. Останется только написать код в этом редакторе и сохранить.

Мы не будем углубляться в синтаксис и правила написания кода на Visual Basic: если человек только начинает работать с макросами, поначалу он редко пользуется этой возможностью. Хотя в будущем она может серьезно ему помочь.

Записать действия с таблицей. Второй вариант, более простой и не требующий уметь программировать, — воспользоваться макрорекордером. Так называется встроенный инструмент Excel, который «записывает» действия пользователя и потом на их основе автоматически генерирует код. Это похоже на запись видео или звука, только «пишутся» не кадры, а действия.

Выглядит это так: человек нажимает во вкладке «Разработчик» на кнопку «Записать макрос», вводит для него название, а потом выполняет действия с таблицей. Макрорекордер записывает эти действия и переводит их в код на Visual Basic, который сохраняется в виде макроса. Потом пользователь нажимает кнопку «Остановить запись», и рекордер прекращает записывать. Макрос готов, и им можно пользоваться

Пользоваться макрорекордером удобнее и быстрее для большинства действий. Его иногда рекомендуют как инструмент «для чайников», но вообще-то им пользуются и профессионалы, когда хотят сэкономить время.

Ограничения в использовании макрорекордера

Запись макроса – мощный, но не всемогущий инструмент. У нее есть ряд ограничений. С ее помощью нельзя:

• создавать сложные конструкции, например условные, когда какое-то действие выполняется, только если справедливо некоторое условие, или циклы;
• придумывать команды, которых нет в Excel изначально, и писать их с нуля;
• выполнять действия, при которых не нужно выбирать ячейку таблицы — макрорекордер работает только с ячейками, а например, открыть другой лист не сможет.

Но все перечисленное можно сделать вручную с помощью VBA. Более того: код пишется на Visual Basic, и «понимать» его может не только Excel — практически все программы офисного пакета. Поэтому макрос, написанный самостоятельно, может взаимодействовать поочередно с несколькими программами, например загружать в Excel данные из Access. Возможность работы «за пределами» Excel специфична для кода, написанного вручную.

Что лучше: писать код или записывать действия

Мы уже сказали, что макрорекордер чуть менее функционален; но есть еще одна деталь. Макрорекордер избыточен. Это значит, что при автоматической записи в макрос добавляется много лишнего, «мусорного» кода, и программы не оптимизированы. Потому они могут выполняться чуть медленнее, чем написанные вручную, и их тяжелее читать другим пользователям.

Это не значит, что от записи действий нужно отказываться. Нет, запись макросов — хороший способ сэкономить время на их создании. Но если вы знаете, что с вашей макрокомандой потом будет работать другой человек, или хотите выполнить какое-то сложное ресурсоемкое действие, лучше воспользоваться ручной записью.

В начале работы с макросами пользователь обычно не знаком с VBA или знаком, но слабо. Поэтому использование макрорекордера на этом этапе вполне оправдано и закономерно, помогает разобраться с тем, как работают макросы. Умение писать код на VBA приходит со временем, если человек постепенно учится.

Расширение файлов с макросами

Обычный файл Excel не может сохранить внутри себя макрос. Чтобы тот остался в документе и его можно было пересылать вместе с таблицей, понадобится сохранить файл с расширением .xslm — он поддерживает макросы. Файлы с расширением .xlsx их не поддерживают.

Абсолютные и относительные значения

Как и при написании функций в Excel, в макросах можно задавать абсолютные и относительные значения ячеек. По умолчанию макрос работает с абсолютными значениями — то есть, если вы кликнете в макрорекордере на ячейку B5, он при выполнении всегда будет выбирать B5. Чтобы макрос пользовался относительными значениями, то есть мог работать с разными ячейками, понадобится включить режим «Относительные ссылки». Кнопка для его включения находится прямо под кнопкой записи макроса.

В режиме относительных ссылок макрос начинает работу не с жестко зафиксированной ячейки с конкретным значением, а с той, которую сейчас выделил пользователь.

Создание макроса через запись: пошаговая инструкция

Разберем использование макрорекордера пошагово. Это довольно просто: можно с ходу создать несложный макрос и потом пользоваться им, даже если вы раньше не имели дел с макрокомандами.

Подготовка. Понадобится перейти в панель «Разработчик». Если вы хотите, чтобы макрокоманда работала не с жестко зафиксированными ячейками, а с теми, которые вы выберете, нажмите на кнопку «Относительные ссылки». Кнопка включит относительный режим. Если вам нужна работа с абсолютными значениями, проигнорируйте этот шаг.

После этого нужно будет нажать на кнопку «Запись макроса».

Параметры макроса. Откроется окно, в котором надо будет придумать уникальное имя для макрокоманды, а по желанию — комбинацию клавиш, которая будет запускать макрос. Там же надо будет:

• выбрать, где сохранится макрос — внутри открытого документа, внутри новой таблицы или в «личной книге», то есть глобально для всего Excel;
• придумать короткое описание, которое объясняет, что делает команда.

Описание и горячие клавиши не обязательны. Вариант сохранения по умолчанию — текущий документ, и им пользуются чаще всего, чтобы передавать таблицу другим можно было вместе с макросами. Личную книгу применяют, если пишут макрокоманду, которой планируют пользоваться в разных таблицах.

Кстати, личную книгу тоже можно передавать другим: это специальный файл внутри Excel, где хранится написанный пользователем код. В офисном пакете есть инструменты, позволяющие делиться этим файлом.

Запись действий. После того как вы настроите будущий макрос, понадобится нажать «ОК». Запустится запись. Макрорекордер начнет фиксировать действия, которые вы выполняете.

Это могут быть любые действия с ячейками: выделение, переход на другую ячейку, редактирование ее значения, вставка или применение форматирования. Например, записанный макрос поможет привести несколько таблиц к единому виду внешне. Пользователь выделит цветом верхнюю строку, изменит ширину столбцов и исправит выравнивание для контента.

Проверить, что макрорекордер работает, можно в левом нижнем углу окна Excel. Когда он записывает действия, там отображается значок в виде квадратика.

Особенности выполнения действий. Помните, что рекордер записывает все выделения, клики или переходы по ячейкам, поэтому старайтесь не совершать лишних действий. Если вы сделали что-то лишнее, отменить это можно, только если отредактировать код в редакторе Visual Basic — или записать макрос с самого начала.

Если вы не включили режим относительных ссылок, записанный макрос будет работать только в том диапазоне ячеек, который вы выбирали. Поэтому, если вы выделили, скажем, столбец A, то макрос не получится запустить для столбца B. Иногда это удобно — если вы точно знаете фиксированное количество столбцов или строк.

Остановка записи. Когда вы сделаете все необходимое, запись можно останавливать. Для этого нажмите кнопку «Остановить запись» в том же меню «Разработчик». Макрос запишется и сохранится. С этого момента он будет доступен для выполнения:

• если вы создали его для конкретной книги — из этой книги;
• если вы сохранили его в личную книгу — из любого документа Excel.

Как пользоваться созданным макросом

Если при создании макроса вы задали для него комбинацию горячих клавиш, то его можно в любой момент запустить с помощью этого сочетания. Но обращайте внимание на то, где вы сохранили макрос: если только в пределах конкретной таблицы — запустить его из другого документа не получится, тот просто не будет о нем знать.

Если же комбинации нет, то для запуска макроса понадобится перейти в меню «Разработчик» и там нажать на кнопку «Макросы». Откроется список созданных вами и доступных для этого документа макрокоманд. Нужно будет выбрать нужную и нажать «Выполнить». После этого макрос исполнится.

Мы советуем назначать горячие клавиши для макросов, которые вы планируете запускать часто, а через меню открывать более редко используемые.

Узнайте больше о макросах и использовании Excel на наших курсах менеджмента: мы поможем научиться современным инструментам и освоить востребованную профессию.