Заключение табличный процессор microsoft excel


ВВЕДЕНИЕ

Электронные
таблицы, кому и зачем они необходимы?
Как
показывает практика, для того, чтобы
преуспевать в любом бизнесе необходимо
четкое планирование. А для правильного
планирования нужно иметь точную, самую
оперативную и удобочитаемую информацию.

Приведем
один простой пример, связанный, скажем,
с работой обыкновенного магазина. В
магазине торгуют спичками, лампочками
и карандашами. Со склада ежедневно
завозят одинаковое их количество.
Лампочки и карандаши раскупаются, а
спички остаются. В этой ситуации выгоднее
было бы сократить закупку спичек и
перераспределить средства на ходовой
товар. Но если бухгалтерия в магазине
ведется обычным способом, значит,
известно об этом станет лишь в конце
месяца, после составления баланса. В
следующем месяце картина продаж может
измениться. В этой ситуации приходится
либо закрыть глаза на происходящее и,
соответственно, терять прибыль, либо
назначить человека, который будет
ежедневно составлять отчет.

Теперь
усложняем пример: магазин торгует
товарами тысячи наименований, их завозят
не ежедневно и не одновременно, товары
имеют сезонный спрос, спрос на них
неравномерен в течение недели и т.п.
Какой человек справится с подобным
объемом информации?

В
наше время очень актуальным становиться
фактор «старения информации». Если лет
пять назад мы спокойно могли пользоваться
информацией месячной, а то и квартальной
давности, то сегодня выписанный счет
действует 3-10 дней, Price
— list
действителен в течение недели и т.д.

Нельзя
не сказать и о наглядности представления
информации. Для всестороннего анализа
ситуации зачастую недостаточно одних
лишь числовых показателей: особенно
эффективны в этом отношении различные
таблицы, графики, диаграммы, на которых
все с первого взгляда ясно и понятно.

Возникает
вопрос, где взять этот график или
диаграмму и, самое главное, где найти
рабочее время, которого всегда не
хватает, чтобы обсчитать все эти
километровые столбцы и строки данных,
да еще и чтобы информация всегда была
«сегодняшней»?

Решение
такой и ряда других подобных проблем,
очевидно, лежит в области компьютерных
технологий сбора и обработки информации.
Скорее всего Вам необходим персональный
компьютер и программное обеспечение
корпорации Microsoft,
которое позволит в самые короткие сроки
решить поставленную задачу.

История
развития программ обработки электронных
таблиц насчитывает немногим более
пятнадцати лет, но налицо значительный
прогресс в области разработки такого
программного обеспечения. Программный
продукт, претендующий на звание самой
мощной и производительной программы
обработки электронных таблиц из
имеющихся сегодня на рынке, это табличный
процессор Microsoft Excel.


1.ОБЩАЯ
ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА
MICROSOFT
EXCEL

Табличный
процессор Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода, хранения,
обработки и выдачи больших объемов
данных в виде, удобном для анализа и
восприятия информации. Все данные
хранятся и обрабатываются в виде
отдельных или связанных таблиц.
Одна или несколько таблиц составляют
рабочую
книгу,
в этом случае таблицы называются
рабочими
листами
этой книги. Листы можно удалять добавлять
или перемещать из одной рабочей книги
в другую. Физически на диске сохраняется
вся книга в виде отдельного файла с
расширением «xls».

Вплоть
до версии 4.0 программа Exсel представляла
собой фактический стандарт с точки
зрения функциональных возможностей и
удобства работы.

Каков
же состав основных компонентов Excel
2003? Основной программой является
вычислительный
модуль,
с помощью которого выполняется обработка
текстовых и числовых данных. В данной
версии программы у этого модуля появилось
множество интересных функций: контроль
допустимости вводимых значений,
обнаружение и исправление наиболее
распространенных ошибок, вычисление
полей в свободных таблицах и другие.
Удобная панель формул и возможность
уменьшить диалоговое окно до раздела
поля ввода существенно упрощают ввод
и редактирование формул.

Имеются
возможности для создания презентационной
графики, для чего используется модуль
диаграмм,
который позволяет на основе числовых
значений, обработанных с помощью
вычислительного модуля, строить
диаграммы различных типов. Появились
новые типы диаграмм. Теперь рядом с
диаграммой можно расположить и таблицу
с исходными данными. Немаловажным
является то, что стал возможным
предварительный просмотр диаграммы
на любом этапе ее создания.

В
Excel
2003 можно создавать макросы
и приложения
с помощью Visual
Basic for Applications (VBA). Язык
Visual
Basic
for
Applications
теперь доступен во всех программах
пакета, что позволяет на его основе
более гибкие приложения. Одно из главных
достоинств этого языка заключается в
том, что созданные средствами Excel
2003 VBA
– макросы можно без особых проблем
использовать в других программах фирмы
Microsoft.

Excel
2003 располагает и мощными средствами
коллективной работы,
которые ориентированы, в первую очередь,
на совместную работу нескольких
приложений пакета в сетевой среде.
Высокая степень совместимости приложений,
включенных в пакет Microsoft
Office
2003, обусловлена поддержкой технологии
связывания и внедрения OLE.
Примером применения этой технологии
может служить внедрение Excel
– таблиц в документ, созданный средствами
редактора Word
2003. При использовании этой технологии
между объектами устанавливается
динамическая связь.


2.ОСНОВЫ
РАБОТЫ В СРЕДЕ EXCEL
2003


2.1.
Начало работы с программой

Для
запуска Excel
из операционной системы Windows
необходимо:

  • выполнить
    щелчок на кнопке Пуск
    линейки инструментов;

установить
указатель мыши на меню Программы
в стартовом меню;

в
открывшемся меню активизировать команду
Microsoft
Excel.

Вид
рабочего окна программы изображен
ниже, на рис. 1


2.2.
Управление файлами

С
помощью программы Excel можно создавать
самые различные документы. Рабочие
листы (Sheets) можно использовать для
составления таблиц, вычисления
статистических оценок, управления
базой данных и составления диаграмм.
Для каждого из этих приложений программа
Excel может создать отдельный документ,
который сохраняется на диске в виде
файла.

Файл
может содержать несколько взаимосвязанных
рабочих листов, образующих единый
многомерный документ (блокнот, рабочую
папку). С помощью многомерных документов
пользователь получает прямой доступ
одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность
их обработки.

Для
создания нового документа из меню Файл
нужно вызвать команду Создать.

Рис.1.
Создание нового документа

Чтобы
загрузить с диска расположенный там
файл с рабочим документом, нужно вызвать
команду Открыть
из меню Файл.

При
первом сохранении документа нужно
вызвать из меню Файл
директиву Сохранить
как…
После этого откроется диалоговое окно,
в котором нужно указать имя сохраняемого
файла, а также диск и директорию, в
которой его надо расположить. Предлагаемое
по умолчанию программой Excel расширение
файла .XLS, изменять не следует.

Рис.2.
Вид диалога сохранения нового документа

Имеются
возможности настройки режима
автосохранения файлов через определенные
промежутки времени, режима резервного
копирования и режима защиты данных
(сохранение документа с паролем).


2.3.
Структура документов

Многомерные
документы (блокноты, папки) — одно из
важнейших новшеств программы Excel ,
позволяющее значительно упростить и
ускорить работу с таблицами и управление
рабочими листами. В новой версии рабочие
документы могут содержать до 255 таблиц,
диаграмм в одном файле, а принцип работы
с ними напоминает обычную работу с
деловыми блокнотами в любом офисе. В
каждом рабочем блокноте можно поместить
всю деловую информацию, относящуюся к
одной теме, и хранить ее в одном файле,
что позволяет значительно повысить
наглядность рабочих документов.

Отдельные
рабочие листы одного документа
расположены друг под другом. С помощью
именного указателя (регистра имен),
расположенного в нижней части экрана,
можно переходить с одного листа на
другой. На именном указателе находятся
корешки рабочих листов, расположенные
в порядке возрастания номеров: Лист1,
Лист2 и т.д.

Пользователь
может добавить в документ элементы
следующих типов:

—
рабочие листы для создания таблиц;

—
диаграммы (в качестве элемента таблицы
или на отдельном листе);

—
рабочий лист для записи макрокоманды
в виде программного модуля;

—
рабочий лист для создания диалогового
окна.

Новый
лист всегда вставляется перед активным
рабочим листом. Пользователь может
щелкнуть по названию рабочего листа
правой кнопкой мыши, после чего откроется
контекстное (зависящее от ситуации)
меню, в котором также имеется директива
добавления. Если нужно удалить рабочий
лист, нужно открыть щелчком правой
кнопки мыши контекстное меню и выполнить
директиву удаления.

Рис.3.
Контекстное меню содержит весь список
допустимых для объекта действий

Коррекция
высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего, корректируемая строка
или столбец таблицы должны быть
промаркированы. Для этого необходимо
щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру
(координате) строки или столбца. В меню
Формат
находятся подменю Строка
и Столбец.
При выборе одного из этих подменю
открывается меню следующего уровня. В
подменю Столбец
вызовите директиву Ширина,
тогда откроется диалоговое окно, в
котором пользователь может указать
ширину столбца. В качестве единицы
измерения можно использовать один
символ. Команда Автоподбор
ширины
из меню Столбец
автоматически корректирует ширину
столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию
можно выполнить и с помощью манипулятора
мыши. Для этого указатель мыши нужно
установить на границу между номерами
строк или адресами столбцов.

Рис.4.
Изменение ширины колонки различными
способами


3.ПОСТРОЕНИЕ
ТАБЛИЦ

3.1.
Электронные таблицы

Иметь
дело с обширными таблицами, содержащими
как основные, так и производные данные,
приходиться во многих областях жизни.
В частности, это относится ко всем видам
финансовой и учётной деятельности. В
до-компьютерную эпоху такие таблицы
вели вручную: основные данные вписывали,
производные данные вычисляли на
арифмометрах. Сама таблица имела вид
большого разграфлённого листа бумаги,
либо хранилась в виде картотеки.

Автоматизация
табличных расчётов во много раз повышает
эффективность и качество работы.

Компьютерные
программы, предназначенные для хранения
и обработки данных, представленных в
табличном виде, называют электронными
таблицами.

Способность
электронных таблиц быстро и точно
производить автоматические вычисления
используют не только бухгалтеры и
кладовщики. Без электронных таблиц не
обходятся участники бирж, руководители
брокерских контор, банков и другие
финансовые менеджеры.

С
помощью электронных таблиц можно
моделировать реальные ситуации и
оценивать получающиеся результаты

Одно
из самых популярных средств управления
электронными таблицами — программа
Microsoft Excel.

Структура
документа Excel

Каждый
документ представляет собой набор
таблиц — рабочую книгу, которая состоит
из одного или нескольких рабочих листов.

Листы
одной рабочей книги обычно связаны
между собой тематически. В случае
необходимости рабочая книга может
содержать десятки, и даже сотни рабочих
листов.

Рабочий
лист представляет собой электронную
таблицу.

Столбцы
обозначаются латинскими буквами: A, B,
C…Если букв не хватает, используют
двухбуквенные обозначения AA, AB и далее.
Максимальное число столбцов в таблице
— 256.

Строки
нумеруются целыми числами. Максимальное
число строк — 65 536.

Ячейки
в Excel располагаются на пересечении
столбцов и строк. Каждая ячейка имеет
имя,
которое формируется из имени столбца
и номера строки, на пересечении которых
она находится. Например: А1, В5, HP65000…

Одна
из ячеек на рабочем листе всегда является
текущей. Текущая ячейка обведена широкой
рамкой, а её номер приведены в строке
формул.

Вот
как выглядит русская версия Excel после
запуска (см. рис. 1). Во многом открывающиеся
нашему взору ландшафты напоминают
WinWord, по крайней мере, если говорить о
линейках инструментов и меню. Но есть
и очевидные отличия. Под двумя панелями
инструментов Стандартная
и Форматирование
располагается Строка
формул,
которой не было в WinWord’e. Но главное
отличие, конечно, в том, что рабочее
поле Excel представляет собой не чистый
лист, а пустую табличку.


Ячейки
таблицы и их свойства

Все
данные таблицы записываются в так
называемые ячейки,
которые находятся на пересечении строк
и столбцов таблицы. По умолчанию
содержимое ячейки представляется
программой Excel в стандартном формате,
который устанавливается при запуске
программы. Например, для чисел и текстов
задается определенный вид и размер
шрифта.

В
программе Excel имеются контекстные
меню,
которые вызываются правой кнопкой
мыши, когда промаркирована некоторая
область таблицы. Эти меню содержат
много директив обработки и форматирования
таблиц. Директивы форматирования можно
также вызвать на панели форматирования
(вторая строка пиктографического меню),
щелкнув мышью по соответствующей
пиктограмме.

Маркирование
ячеек. Отдельные
ячейки таблицы маркируются (выделяются)
автоматически с помощью указателя
ячеек. Чтобы перевести указатель в
заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней
левой кнопкой мыши или использовать
клавиши управления курсором. Для
маркировки нескольких ячеек нужно
щелкнуть в начале маркируемой области
(левый верхний угол) и, удерживая кнопку
мыши нажатой, перемещать манипулятор
в конец области (правый нижний угол).

Одна
строка или столбец таблицы маркируются
щелчком по номеру (адресу), который
расположен в заголовке строки или
столбца. Для маркирования нескольких
строк или столбцов нужно щелкнуть по
номеру первой строки (столбца), а затем,
удерживая кнопку мыши нажатой, переместить
манипулятор в нужную позицию.

Копирование
данных. Прежде
всего, нужно промаркировать группу
ячеек, содержимое которых должно быть
скопировано, а затем вызвать команду
Копировать
из меню Правка.
После этого маркированная область
будет заключена в рамку. Теперь следует
установить указатель мыши в позицию,
куда должны быть скопированы данные,
и нажать клавишу ввода Enter.
Содержимое маркированной области
появится в новом месте.

Если
нужно удалить содержимое группы ячеек
и поместить его на новое место в таблице,
то следует использовать директиву
Вырезать
из меню Правка.

Удаление
данных. Прежде
всего, нужно промаркировать группу
ячеек, содержимое которых должно быть
удалено. Затем можно воспользоваться
одним из способов удаления данных.

Форматирование
чисел. Прежде
всего, нужно промаркировать ячейки, в
которых надо изменить формат представления
чисел. После этого можно либо открыть
правой кнопкой мыши контекстное меню
и вызвать в нем директиву Формат
Ячеек,
либо вызвать директиву Ячейка
из меню Формат.
В любом случае на экране появится
диалоговое окно Формат
Ячеек.
По умолчанию в верхнем поле этого окна
будет выбрана опция Число,
которая предназначена для форматирования
чисел.

Рис.5.
Задание формата ячеек при использовании
контекстного меню

Выравнивание
данных. Для
выравнивания содержимого ячеек прежде
всего надо промаркировать выравниваемые
ячейки. Далее следует вызвать диалог,
изображенный на рис.5 и в верхнем поле
этого окна выбрать закладку Выравнивание.

Рис.6.
Закладки Выравнивание и Шрифт диалога
Формат
Ячеек

Установка
шрифтов. Необходимо
промаркировать ячейки, в которых нужно
изменить шрифт. После этого можно либо
открыть контекстное меню правой кнопкой
мыши и вызвать директиву Формат
Ячеек.
В верхнем поле открывшегося окна Формат
Ячеек
нужно выбрать опцию Шрифт.
В окне появится поле Шрифт,
в котором можно выбрать вид шрифта из
предлагаемого списка. Содержание этого
списка зависит от установок, сделанных
в среде Windows (см. рис 6).

В
правом поле Размер
устанавливается размер (кегль) шрифта.
В списке шрифтовых стилей Начертание
можно
выбрать обычный стиль (Regular), курсив
(Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив
(Bold Italic). В поле Подчеркивание
можно выбрать тип подчеркивания текста
(одной или двумя линиями) и т.д.


3.2.
Табличные вычисления

Возможность
использования
формул и функций
является одним из важнейших свойств
программы обработки электронных таблиц.
Это, в частности, позволяет проводить
статистический анализ числовых значений
в таблице.

Текст
формулы, которая вводится в ячейку
таблицы, должен начинаться со знака
равенства (=),
чтобы программа Excel могла отличить
формулу от текста. После знака равенства
в ячейку записывается математическое
выражение, содержащее аргументы,
арифметические операции и функции.

В
качества аргументов в формуле обычно
используются числа
и адреса
ячеек.
Для обозначения арифметических операций
могут использоваться следующие символы:
+
(сложение), —
(вычитание), *
(умножение), /
(деление).

Формула
может содержать ссылки на ячейки,
которые расположены на другом рабочем
листе или даже в таблице другого файла.
Однажды введенная формула может быть
в любое время модифицирована.

Ввод
формул. Программа
Excel интерпретирует вводимые данные
либо как текст (выравнивается по левому
краю), либо как числовое значение
(выравнивается по правому краю). Для
ввода формулы необходимо ввести
алгебраическое выражение, которому
должен предшествовать знак равенства
(=).

Предположим,
что в ячейке А1 таблицы находится число
100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить
первое число на второе и результат
поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует
ввести соответствующую формулу (=А1/В1)
и нажать Enter.

Ввод
формул можно существенно упростить,
используя небольшой трюк. После ввода
знака равенства следует просто щелкнуть
мышью по первой ячейке, затем ввести
операцию деления и щелкнуть по второй
ячейке.

Применение
формул продемонстрируем на примере с
магазином (см. введение к реферату).

Рис.7.
Таблица – отчет о реализации.

Так
будет выглядеть экран по окончанию
работы (см. рис. 7). Весь «фокус» заключается
в том, что Вы не заполняете те поля,
которые можно рассчитать, а вводите
только первичную информацию, в данном
случае столбцы «Товар», «Получено», и
«Продано», а все подсчеты выполняет
программа. На самом деле, чтобы Ваша
таблица выглядела так как показано
выше Вы должны ввести следующее:

Рис.8.
Структура таблицы – отчета о реализации.

Из
рассмотрения примера истекает два
простых правил.

Правило
первое:
Любую ячейку можно адресовать, как
букву столбца и цифру строки. Например,
в нашей таблице в ячейке A4
находится текст «Спички».

Правило
второе:
Все вычисляемые поля в Excel
начинаются со знака равенства, этот
знак сообщает программе, что в данной
ячейке необходимо вывести не то что в
нее введено а результат действия.

Основной
смысл таблиц Excel
заключен в том, что один раз составив
формы и введя их в необходимые ячейки,
мы в последствии только меняем данные,
а все расчеты лежат на программе. Это,
во — первых, экономит время, а, во –
вторых, «машина не делает ошибок». При
этом в любое время мы можем отредактировать
формулы и тем самым изменить порядок
расчетов, что дает очень большую гибкость
наших расчетов.

Хочется
добавить, что Excel
позволяет всего за 5 шагов построить
диаграмму или график который будет
наглядно отражать результаты расчетов
(об этом немного ниже).

Редактирование
формул.
Чтобы начать редактировать содержимое
ячейки, нужно сначала промаркировать
эту ячейку. На следующем шаге необходимо
включить режим редактирования, нажав
клавишу F2
или выполнив двойной щелчок мышью. В
режиме редактирования в верхней части
экрана (под строкой пиктографического
меню) активизируется наборная строка,
в которой видна сама формула, а не
результат ее вычисления.

Рис.9.
Строка формул

Информационные
связи. В
программе Excel довольно легко ввести
ссылку на ячейку, расположенную в другой
таблице. После установления ссылки
значения, находящиеся в ячейках, будут
автоматически обновляться.

Для
обращения к значению ячейки, расположенной
на другом рабочем листе, нужно указать
имя этого листа вместе с адресом
соответствующей ячейки. Например, для
обращения к ячейке В3 на рабочем листе
Лист2 необходимо ввести формулу:
=Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны
латинскими буквами.

Рис.10.
Информационная связь ячеек, принадлежащих
разным листам


4.
ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические
диаграммы оживляют сухие колонки цифр
в таблице, поэтому уже в ранних версиях
программы Excel была предусмотрена
возможность построения диаграмм. В
Excel включен новый Конструктор
диаграмм,
который позволяет создавать диаграммы
«презентационного качества».

Красивая
трехмерная диаграмма не только радует
глаз, но и улучшает качество документа.
В программе MS Excel появился новый тип
трехмерных диаграмм — так называемые
кольцевые диаграммы, которые дополняют
поверхностные и сетчатые трехмерные
диаграммы четвертой версии.

Диаграмму
можно расположить рядом с таблицей или
разместить ее на отдельном рабочем
листе.

Конструктор
диаграмм является одним из наиболее
мощных средств в программе Excel . Построение
диаграммы с его помощью выполняется
за несколько шагов. Конструктору
указывается исходная область таблицы,
тип диаграммы, используемые надписи и
цвета. На основной панели имеется
пиктограмма для вызова Конструктора
диаграмм.

Рис.11.
Пиктограмма Конструктора диаграмм на
панели инструментов Excel

Построение
диаграмм. Прежде
чем строить диаграмму, необходимо
закончить все работы в таблице, включая
ее форматирование. Вызовите Конструктор
диаграмм (см. рис.11). Вы должны сделать
с помощью указателя мыши прямоугольник
на свободном месте рабочего листа, где
будет размещена диаграмма.

После
этого Конструктор открывает диалоговое
окно, в котором за четыре шага нужно
построить диаграмму. Работа с Конструктором
настолько интуитивно понятна, что не
требует каких – либо пояснений.

Рис.12.
Пошаговое построение диаграммы при
помощи Конструктора диаграмм

Рис.13.
Диаграмма к отчету о реализации: после
построения любой параметр диаграммы
легко изменить, используя контекстное
меню

Дополнительные
объекты.
В меню Вставка
расположены директивы, которые позволяют
придать диаграмме более привлекательный
вид. В частности, здесь есть директива
Рисунок,
которая импортирует рисунки в стандартных
графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После
вызова этой директивы открывается окно
загрузки графического файла. На диаграмме
появляется выбранный рисунок, заключенный
в рамку. Эту рамку можно перемещать по
диаграмме с помощью мыши и изменять ее
размер.

Кроме
этого, Конструктор диаграмм предоставляет
возможность вставить в диаграмму
дополнительный текст, который будет
привлекать внимание к отдельным частям
диаграммы. Для вставки текста нужно
ввести его с клавиатуры в наборную
строку и нажать клавишу ввода Enter.
Тогда в центре диаграммы появится
текстовая рамка, которой можно придать
с помощью мыши соответствующий размер,
а затем перенести ее в нужное место на
диаграмме.

Актуализация
диаграмм. Если
Вы внесете изменения в ту часть таблицы,
по которой строилась диаграмма, то
программа Excel автоматически модифицирует
диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу
новую строку или столбец, то действуйте
следующим образом. Промаркируйте новые
данные в таблице и перенесите их с
помощью мыши на диаграмму. Для этого
поставьте указатель мыши на границу
маркированной области и, не отпуская
левой кнопки мыши, переместите ее на
диаграмму. Как только Вы отпустите
кнопку мыши, диаграмма будет изменена
(актуализирована). Эта техника получила
в корпорации Microsoft название Drag
& Drop.


5.ФУНКЦИИ
EXCEL

Для
выполнения табличных вычислений нужны
формулы. Поскольку некоторые формулы
и их комбинации встречаются очень
часто, то программа Excel предлагает
более 200 заранее запрограммированных
формул, которые называются функциями.

Все
функции разделены по категориям, чтобы
в них было проще ориентироваться.
Встроенный Конструктор
функций
помогает на всех этапах работы правильно
применять функции. Он позволяет построить
и вычислить большинство функций за два
шага.

В
программе имеется упорядоченный по
алфавиту полный список всех функций,
в котором можно легко найти функцию,
если известно ее имя; в противном случае
следует производить поиск по категориям.
Многие функции различаются очень
незначительно, поэтому при поиске по
категориям полезно воспользоваться
краткими описаниями функций, которые
предлагает Конструктор функций. Функция
оперирует некоторыми данными, которые
называются ее аргументами. Аргумент
функции может занимать одну ячейку или
размещаться в целой группе ячеек.
Конструктор функций оказывает помощь
в задании любых типов аргументов.

Рис.14.
Пиктограмма Конструктора функций на
панели инструментов Excel

Конструктор
функций.
Промаркируйте ту ячейку, в которой
должен появиться результат вычислений.
Затем щелчком по пиктограмме Конструктора
функций (рис.14) откройте диалоговое
окно Конструктора.

Рис.15.
Диалоговое окно Конструктора функций
(шаг 1)

В
левом поле этого окна перечислены
категории функций, а в правом — функции,
соответствующие выбранной категории.
Для того чтобы увидеть все функции,
следует щелкнуть мышью по опции Все
в поле категорий.

Щелкните
мышью по названию нужной Вам функции,
тогда название функции появится в
отдельной строке вместе с кратким
описанием этой функции. Здесь же
указываются типы аргументов функции
и их количество. Аргументы задаются на
следующем шаге работы с Конструктором.
Чтобы перейти к нему, щелкните по
командной кнопке ОK.

На
втором шаге в диалоговом окне Конструктора
указываются аргументы функции.
Конструктор различает аргументы,
которые должны учитываться обязательно,
и необязательные (опциональные)
аргументы. Чтобы задать аргумент
функции, нужно либо ввести его адрес с
клавиатуры, либо в таблице промаркировать
область, где он расположен. Тогда адрес
аргумента функции появится в
соответствующем поле диалогового окна
Конструктора.

Рис.16.
Конструктор функций (шаг 2)

Щелкните
по командной кнопке ОК,
чтобы закрыть окно Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы
появится результат вычислений, но
ячейка останется маркированной. В
наборной строке можно увидеть выбранную
функцию вместе с соответствующими
аргументами.

Автосумма.
Промаркируйте
ячейку, где должна располагаться сумма,
и щелкните мышью по пиктограмме сложения
.

В
наборной строке появится знак равенства
и слово «СУММ», за которым в скобках
обычно следует адрес некоторой области,
которую программа предлагает после
анализа близлежащих ячеек в качестве
области суммирования. Если Excel «угадала»
правильно, щелкните по пиктограмме с
«галочкой».

В
противном случае промаркируйте группу
ячеек, которые нужно сложить. Можно
промаркировать несколько несмежных
групп ячеек, используя клавишу Ctrl.
Эту клавишу нужно удерживать в нажатом
состоянии до тех пор, пока все группы
не будут промаркированы.

Адреса
групп можно ввести с клавиатуры.

Рис.17.
Применение режима Автосумма


6.ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL
2003


6.1.
Обмен данными

Обмен
данными позволяет пользователю Excel
импортировать в свои таблицы объекты
из других прикладных программ и
передавать (экспортировать) свои таблицы
для встраивания в другие объекты.

Концепция
обмена данными является одной из
основных концепций среды Windows. Между
объектами, которые обрабатываются
различными прикладными программами,
создаются информационные связи,
например, между таблицами и текстами.
Эти информационные связи реализованы
динамически, например, копия таблицы,
встроенная в текст, будет обновляться
(актуализироваться) всякий раз, когда
в ее оригинал вносятся изменения.


6.2.
Обработка списков

Списки
позволяют эффективно работать с большими
однородными наборами данных.

Списком
будем называть упорядоченный набор
данных, имеющих одинаковую структуру.
Например, списком является телефонный
справочник, в котором приведены фамилии
абонентов и номера их телефонов. В
программе Excel разработчики из фирмы
Microsoft значительно упростили работу со
списками. С технической точки зрения
списки представляют собой обычные
таблицы, для которых в программе Excel
имеются дополнительные операции
обработки: ввод списка данных, поиск
элемента в списке, редактирование
списков, фильтрация данных,
сортировка
данных, анализ данных (поиск тенденций
и закономерностей)


6.3.
Базы данных

В
комплект поставки Excel входит программа
обработки внешних баз данных MS Query.
Программа Query (Запрос) может работать
с текстовыми файлами и с данными, которые
были подготовлены следующими программами
управления базами данных: Ms Access, dBASE,
FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Если
в процессе работы с таблицей в программе
Excel возникает необходимость обратиться
к внешней базе данных, нужно запустить
программу Query. Это позволит импортировать
данные из базы и обрабатывать их как
обычные табличные данные в программе
Excel. В некоторых случаях внешние данные
можно обработать непосредственно
программой Query.

После
загрузки набора данных из него можно
выбрать часть записей путем включения
критериев отбора данных.


6.4.
Конфигурирование программы

Программу
Excel можно настраивать в соответствии
с индивидуальными запросами очень
широкого круга пользователей. Каждый
пользователь программы Excel, определив
круг наиболее часто используемых
функций, может организовать работу с
ними наиболее удобным для себя образом.
С другой стороны, те функции программы,
которые никогда не используются, можно
вообще убрать из конфигурации, чтобы
сэкономить ресурсы компьютера и повысить
эффективность обработки. Например,
каждый пользователь программы может
создать
пиктографическое меню,
изменить
вид основного окна,
изменить
вид рабочего листа, установить желаемые
шрифты, создать
шаблоны
таблиц и т.д.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Естественно,
что в рамках данной дипломной работы
нет никакой надежды полностью осветить
возможности столь многогранной
программы, как табличный процессор
Excel.
Для того, чтобы знать Excel
нужно в нем работать. Используя эту
программу, Вы, наверняка, будете открывать
все новые и новые возможности и свойства.
Исследуйте и экспериментируйте. Если
результаты Вам не нравятся, пробуйте
снова. Последствия почти всех действий
в Excel
можно отменить, поэтому, экспериментируя,
вы не потеряете ничего, кроме нескольких
минут вашего времени.

Microsoft
Excel – одна из самых популярных программ
вычислений электронных таблиц. Главной
особенностью её применения является
выполнение расчётов, как в бизнесе, так
и в быту. Если в своей работе мы часто
используем разного рода таблицы, списки,
бланки, при заполнении которых
производятся вычисления по формулам,
то эта программа для нас. С её помощью
можно проанализировать полученные
числовые данные, применяя удобные
встроенные инструменты, а также
представить результаты в графическом
виде. В расчётах можно использовать
более 400 математических, статистических,
финансовых и других специализированных
функций, связывать различные таблицы
между собой, выбирать произвольные
форматы представления данных, создавать
иерархические структуры и т.д.

Ехсе1
можно использовать как для решения
простых задач учета, так и для составления
различных бланков, деловой графики и
даже полного баланса Фирмы. Например,
на предприятии с помощью Ехсе1 можно
облегчать решение таких задач, как
обработка заказов и планирование
производства, расчет налогов и заработной
платы, учет кадров и издержек управление
сбытом и имуществом и многих других.

Однако
область применения программы не
ограничивается только сферой деловой
жизни. Благодаря мощным математическим
и инженерным функциям с помощью Ехсе1
можно решить множество задач также в
области естественных и технических
наук.


СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Джошуа
    С., Носситер А. Использование Microsoft
    Excel
    97 // «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

  2. Вонг
    В., Роджер С. Паркер Microsoft
    Office
    97 для Windows
    для «чайников» // «Диалектика»,
    Киев-Москва, 1997 г.

«Как
работать с Microsoft
Office
97» // Microsoft
Press,
официальное издание, 1998 г.

Прикладные
программы Office
97.

Справка
по программе Microsoft
Excel
97.

6.
Петрик Дж. Бернс, Элисон Берроуз «Секреты
Excel 97.» – М.:Веста, 1999
-753с.

Источник

II.  Основные функциональные возможности

современных табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные
и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу
пользователя (Приложение 1).

Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого
класса.

Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием
соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на
выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент
хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки,
доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню (Приложение 2).

Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро
осуществлять поиск нужной темы (Приложение 3).

Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть
выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее
удобный.

Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют
пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое
меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней
команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально (Приложение
4).

Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие
папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет
о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части
электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который
обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название
листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое
регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и
прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с
требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной.
Среди таких возможностей — разбивка экрана на несколько окон, фиксация заголовков
строк и столбцов и так далее.

Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены
все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы,
разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов,
а также предварительный просмотр получившейся страницы (Приложение 5).

Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры
предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта
и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта,
изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида,
определение формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый,
финансовый, дата и т. д.), а также обеспечение автоматического форматирования,
когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и
пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся
(Приложение 6).

Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны
рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов,
различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно
разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменять формы бланка (Приложение
7).

Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой
всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность
работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным
образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать
с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее
помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую
обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких
рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет
не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и
динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений
(Приложение 8).

Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются
встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые,
функции даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позволяет выбрать
нужную функцию и, проставив значения, получить результат (Приложение 9).

Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без
возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных
диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые
можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления
диаграмм также многообразны и доступны, например, вставка и оформление легенд,
меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и другие.
Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены
такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка
планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда
(Приложение 10).

Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает
заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, то есть через экранную
форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку
запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого все современные
программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних
баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в
формате dBase или PARADOX или других форматах.

Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных
возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить
оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от
простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы
число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации
со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно
сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать,
создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи
(Приложение 11)

Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто
повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд.
Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить
работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При
помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив,
таким образом, набор функций, предоставляемый системой. Самый простой макрос —
это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков
кнопками мыши. Эта последовательность может быть воспроизведена, как
магнитофонная запись. Ее можно обработать и изменить, добавив стандартные
макрокоманды и макрофункции. Например, организовать цикл, переход,
подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют
пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со
специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением
максимально удобным. Для создания приложений табличные процессоры содержат в
качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня
(например, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office)
(Приложение 12).

III.
Достоинства программы Excel

Расширение возможностей таблиц Excel

В
Office Excel 2007 можно использовать новый пользовательский интерфейс для
быстрого создания, форматирования и расширения таблицы Excel (называемой в
Microsoft Excel 2003 листом Excel) в целях более удобной организации данных в
листе. Новая улучшенная функциональность таблиц включает следующие элементы.

Строки
заголовка таблицы. Можно включать или отключать строки
заголовка таблицы. Когда заголовки таблицы отображаются, при перемещении по
длинной таблице они всегда остаются видимыми для данных в столбцах.

Вычисляемые
столбцы. Вычисляемый столбец использует одну формулу, которая
применяется к каждой строке. Он автоматически расширяется, включая
дополнительные строки, так что формула немедленно распространяется и на эти
строки. Нужно всего лишь один раз ввести формулу — использование команд
«Заливка» или «Копирование» не нужно.

Автоматический
автофильтр. Для обеспечения возможности использования мощных средств
сортировки и фильтрации табличных данных автофильтр в таблице по умолчанию
включен.

Структурированные
ссылки. Данный тип ссылки позволяет использовать в формулах имена
заголовков столбцов таблицы вместо ссылок на ячейки, например A1 или R1C1.

Строки
итоговых значений. В строке итоговых значений теперь можно
использовать ввод пользовательских формул и текста.

Стили
таблиц. Для быстрого форматирования таблиц на уровне профессионального
дизайнера можно применять стиль таблицы. Если в таблице включен стиль с
чередующимися строками, приложение Excel в ходе операций будет поддерживать
этот стиль, что обычно разбивал макет на части, например, при фильтрации,
скрытии строк или при изменении порядка строк и столбцов вручную

Новые дополнительные возможности Excel 2007, 2010

При
больших объёмах обработки информации свою работу с данными в Microsoft Office
Excel 2007, 2010 можно улучшить, используя дополнительное расширение — новые
утилиты в виде панели Excel 2007 можно существенно повысить свою производительность
за счёт увеличения скорости и автоматизации:

— поиска
данных, поиска повторов данных, самых встречающихся элементов, поиска
отрицательных, максимальных значений, констант, счёта выделенных ячеек, строк,
столбцов, импорта данных из других баз (в т.ч. из баз данных Access, *.dbf),
экспорта данных в текстовые файлы, в т.ч. примечаний, извлечения чисел из
текста, разбор текста из выбранных ячеек по колонкам;

— проверки
и поиска ошибок по цепочке связанных формулами ячеек с указанием ячейки —
первоисточника ошибки и всех ячеек получателей ошибки (поиск ошибки, а не
просто просмотр связанных ячеек);

—
преобразования формул в значения, чисел в текст, перевода ячеек в целом и слов
в ячейках по отдельности, в т.ч. имён, реверс текстовых данных, контроль ячеек
с текстом на предмет кодировки символов (рус.англ.), транслитерация;

— поиска
ячеек с формулами, ячеек с формулами содержащими ссылки на другие источники:
листы, а также на другие файлы, ячеек с пропущенными формулами независимо от
цвета шрифта и цвета заливки фона;

—
повышения скорости оформления табличных данных и заголовков таблиц;

— удаления
двойных пробелов, удаления лишних строк, ячеек (раздельно) не содержащих
данные, переноса строк, колонок одним движением, оценкой объёмов печати,
управления печатью чётных, нечётных страниц, управления колонтитулами для
печати, изменения регистра символов в выбранных ячейках, переноса слов в
ячейках;

—
автоматического составления на отдельном листе содержания файла по названиям
листов с переходом по ссылкам на эти листы, сортировки листов книги;

— забыв
пароль — работа с паролями листов, книг, файлов Excel (числовыми);

—
непосредственная работа из Excel с Internet;

—
применения новинки — синхронизации выделенного диапазона ячеек во всех листах
книги;

—
применения работы с цветом, звуком, скрытыми именами диапазонов ячеек;

— переписи
на рабочий лист наименований файлов выбранных папок на дисках и т.д. и т.п.

Файлы и
шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели
инструментов.

Все новые
дополнительные пункты меню расположены в линейке меню в последовательности
выполняемых действий. Называется новый дополнительный пункт главного меню
«Надстройки»

При этом
появляется дополнительный пункт (один) в главном меню и серия новых
дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающих дополнительные
возможности.

Малоиспользуемые
новые дополнительные пункты меню Excel 2007 можно убрать (с возможностью
последующего восстановления) вручную (или все сразу одной кнопкой), выбрав тем
самым наиболее подходящий вариант для удобной повседневной работы.

Новые
дополнительные возможности представлены также и новыми функциями Excel 2007
Microsoft office:

— файловые
функции, дисковые функции

— функции
адресов электронной почты и гиперссылок

— функции
чисел: миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения
чисел из текстовых ячеек или извлечения только текста

— функции
адресов и перечня адресов ячеек, диапазонов по условию

— функции
формул

— функции
шрифтов, размера строки, колонки, цвета

— функции
поиска крайних значений, уникальных значений, примечаний

— функции
определения типа объекта

— функции
реверса, транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.

Модифицированная
формула поиска в таблице данных (ищет значение во всей таблице, а не только в
первой колонке, находит указанное, а не обязательно первое вхождение данных в
таблице, возвращает значение ячейки по найденной строке по указанному номеру
столбца для вывода данных) функции сортировки и конкатенации значений указанных
ячеек

функции
звукового и цветового контроля за правильностью заполнения ячеек данными по
установленному условию. Всего более 70 новых дополнительные функций Excel.

Все новые
дополнительные возможности офисной программы доступны без всякой инсталляции,
справочная информация прямо в файле, при желании справка может быть удалена в
целях сокращения размера файла.

 

Новый внешний вид диаграмм

В Office Excel 2007 можно использовать
новые инструменты для работы с диаграммами, облегчающие создание
профессионально-оформленных диаграмм, эффективно представляющих данные.
Основанные на используемой в книге Excel теме, новые, современные формы
диаграмм содержат специальные эффекты, такие как объемность, прозрачность и мягкие
тени.

Новый пользовательский интерфейс упрощает изучение
существующих типов диаграмм, так что пользователь легко может создать для своих
данных нужную диаграмму. Предусмотрено множество заранее определенных стилей и
макетов диаграмм, которые позволяют быстро применить понравившийся формат и
включить в диаграмму необходимые детали.

Простые в использовании сводные таблицы

В Office Excel 2007 сводные таблицы стали значительно
проще в использовании, чем в предыдущих версиях приложения Excel. Благодаря новому
пользовательскому интерфейсу сводной таблицы сведения о данных можно получить с
помощью нескольких щелчков мыши — больше не нужно перетаскивать данные в
специальные области, куда не всегда легко попасть. Вместо этого можно просто
выделить поля, которые необходимо просматривать в списке полей новой сводной
таблицы.

После создания сводной таблицы можно воспользоваться
преимуществами множества новых и улучшенных функциональных возможностей для
суммирования, анализа и форматирования данных сводной таблицы.

Использование команды «Отменить» в
сводных таблицах.
Теперь существует возможность отмены большинства действий, выполненных для
создания или перегруппировки сводной таблицы.

Индикаторы приемов работы «плюс» и
«минус». Эти
индикаторы показывают, можно ли развернуть или свернуть части сводной таблицы
для просмотра большего или меньшего количества сведений.

Сортировка и фильтрация. Для сортировки теперь
достаточно выбрать элемент в столбце, в котором нужно выполнить сортировку, и
нажать кнопку сортировки. Можно также отфильтровать данные с помощью фильтров
сводной таблицы, таких как фильтры по дате, фильтры по подписи, фильтры по
значению или ручные фильтры.

Условное форматирование. Условное форматирование в
Office Excel 2007 можно применять к сводным таблицам по ячейкам или
пересечениям ячеек.

Стиль и макет сводной таблицы. К сводным таблицам можно быстро
применить заранее определенный или пользовательский стиль, как к обычным
таблицам и диаграммам Excel. Изменение макета сводной таблицы в новом
пользовательском интерфейсе также значительно упростилось.

Сводные диаграммы. Благодаря новому интерфейсу
стало гораздо проще создавать не только сводные таблицы, но и сводные
диаграммы. Все улучшения, связанные с фильтрацией данных, доступны также и для
сводных диаграмм. При создании сводной диаграммы доступны специальные инструменты
сводной диаграммы и контекстные меню, позволяющие анализировать данные в
диаграмме. Можно также изменять макет, стиль и формат диаграммы или ее
элементов таким же образом, как и для обычных диаграмм. В Office Excel 2007
форматирование диаграммы при изменении сводной диаграммы сохраняется, что
является шагом вперед по сравнению с предыдущими версиями Excel.

Быстрое подключение к
внешним источникам данных

При работе с Office Excel 2007 больше не нужно знать
имена серверов или баз корпоративных данных. С помощью средства «Быстрый
запуск» можно выбрать их в списке источников данных, которые администратор или
эксперт рабочей группы сделали доступными для пользователя. Диспетчера подключений
в приложении Excel позволяет просмотреть все подключения в книге и упрощает их
повторное использование или замену.

 

Улучшенная печать

Режим разметки. Кроме видов Обычный и Страничный
режим, Office Excel 2007 поддерживает режим Разметка страницы. Данный вид можно
использовать для создания листа, следя при этом за тем, как он будет выглядеть
при печати. В этом виде можно работать с заголовками таблиц, колонтитулами и
настройками границ непосредственно на листе, а также помещать объекты, например
диаграммы и фигуры, именно туда, куда нужно. Можно также легко получить доступ
ко всем параметрам страницы на вкладке Разметка страницы нового пользовательского интерфейса, что
дает возможность быстро задать их значения, например ориентацию страницы. Можно
легко увидеть, что будет напечатано на каждой странице, и это помогает избежать
многочисленных попыток печати и усечения данных при печати.

Заключение

Программа Microsoft Excel – одна из наиболее практически значимых,
востребованных. Электронные таблицы не только позволяют автоматизировать
расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов
и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно проследить за изменением
получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее
подходящий.

Современные
табличные процессоры обеспечивают:

—      
ввод,
хранение и корректировку большого количества данных;

—      
автоматическое
проведение вычислений при изменении исходных данных;

—      
дружественный
интерфейс (средства диалога человека и компьютера);

—      
наглядность
и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

—      
эффективную
систему документирования информации;

—      
графическую
интерпретацию данных в виде диаграмм;

—      
вывод
на печать профессионально оформленных отчетов;

—      
вставку
отчетной информации, подготовленной с помощью электронных таблиц, в другие
документы.

Все эти
возможности позволяют пользователю успешно решать задачи, требующие обработки
больших массивов информации, не владея при этом специальными знаниями в области
программирования.

Программа Excel обеспечивает как легкость
при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить
работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также
привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по
строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент
или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций:
финансовых, математических, логических, статистических [2].

У Excel есть еще масса преимуществ. Это
очень гибкая система «растет» вместе с потребностями пользователя,
меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и
меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10
панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть
возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и
создавать свои собственные.

Источник

Комитет образования и науки Курской области

Областное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Рыльский аграрный техникум»

Индивидуальный проект

по предмету: «Информатика»

на тему: «Использование табличного процессора MS Excel в профессиональной деятельности»

Выполнила студентка

Толкачева Ирина Сергеевна,

очная форма, профессия

«Повар, кондитер»

Руководитель:

преподаватель Матюхина Ю.В.

Рыльск 2019г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 3

1. Технология обработки числовых данных

1.1 Общая характеристика табличного процессора MS Excel 4

1.2. Вычисления в электронной таблице MS Excel 5

1.3. Надстройки MS Excel 7

2. Решение профессиональных задач средствами MS Excel

2.1. Калькуляция себестоимости готовой продукции 11

2.2. Решение задач оптимально планирования 13

Заключение 18

Библиографический список 19

Приложения 20

ВВЕДЕНИЕ

Современный период развития общества характеризуется сильным влиянием на него компьютерных технологий, проникающих во все сферы человеческой деятельности. Поэтому обязательным компонентом подготовки любого специалиста является умение использовать компьютер для решения профессиональных задач. Будущие специалисты должны обладать системой знаний и умений, позволяющих грамотно использовать компьютерные технологии в своей профессиональной деятельности.

Выпускникам по профессии «Повар, кондитер» необходимо уметь составлять калькуляционные карты, технологические карты, производить расчет количества продуктов для приготовления блюд, осуществлять оптимальное планирование выпуска продукции и решать другие вычислительные задачи.

Цель проекта – рассмотреть возможности табличных процессоров для решения профессиональных задач повара, кондитера.

Задачи:

• Изучить теоретический материал о вычислительных возможностях табличных процессоров;

• Разработать ассортимент блюд, рассчитать и составить технологические карты;

• Создать калькуляционные карты с автоматическим расчетом себестоимости блюд и цены продажи блюда;

• Познакомиться с использование электронной таблицы для решения задач оптимального планирования.

Объект исследования – табличный процессор. Предмет исследования – программа MS Excel.

  1. ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ

1.1 Общая характеристика табличного процессора MS Excel

Табличный процессор Microsoft Excel представляет собой электронную таблицу, которая предназначена не только для составления таблиц различной степени сложности, но и для ведения различного рода отчетности (бухгалтерской, складской и др.). Помимо этого Microsoft Excel позволяет легко производить различные расчеты, строить графики и диаграммы, вести базы данных.

Microsoft Excel предназначен для работы с электронными таблицами (Sheets), позволяющими собирать, анализировать и представлять в удобном виде количественную и текстовую информацию.

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Основные возможности электронных таблиц:

1. Проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных.

2. Автоматизация итоговых вычислений.

3. Решение задач путём подбора значений параметров.

4. Обработка (статистический анализ) результатов экспериментов.

5. Проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач).

6. Подготовка табличных документов.

7. Построение диаграмм по имеющимся данным.

8. Создание и анализ баз данных (списков).

Программа обработки электронных таблиц MS Excel обеспечивает пользователя богатым набором возможностей создания и изменения таблиц, которые могут содержать числа, текст, даты, денежные единицы, графику, а также математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы, их форматирование и выполнение различного рода вычислений в значительной степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных в виде диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического анализа данных и решения оптимизационных задач.

Кроме специфических инструментов, характерных для работы с электронными таблицами, MS Excel обладает стандартным для приложений Windows набором файловых операций, имеет доступ к буферу обмена и механизмам отмены и возврата.

Документы MS Excel записываются в файлы, имеющие расширение .xlsx. Кроме того, MS Excel может работать с электронными таблицами и диаграммами, созданными в других распространенных пакетах (например, Lotus 1-2-3), а также преобразовывать создаваемые им файлы для использования их другими программами.

    1. Вычисления в электронной таблице MS Excel

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=“. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Текстовый оператор конкатенации (&) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку. Операторы ссылки применяют для описания ссылок на диапазоны ячеек.

Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула вычисляется слева направо, в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле. Для того чтобы изменить порядок выполнения, заключите часть формулы, которая должна выполняться первой, в скобки.

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel. Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа.

Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами.

В свою очередь формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций. Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

    1. Надстройки MS Excel

Надстройки — это программы, входящие в состав Microsoft Excel и расширяющие его возможности.

Рассмотрим надстройки Подбор параметра и Поиск решения.

Команда Подбор параметра меню Сервис позволяет определить неизвестное значение (параметр), которое будет давать желаемый результат. Технология использования команды следующая:

  1. решить нужную задачу с каким-либо начальным значением параметра;

  2. выбрать команду Подбор параметра меню Сервис;

  3. в окне диалога Подбор параметра в поле Установить в ячейке задать абсолютную ссылку на ячейку, содержащую расчетную формулу, а в поле Значение — то значение, которое следует получить в качестве результата формулы;

  4. в поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку с параметром;

  5. нажать кнопку ОК или клавишу Enter, на экране появится окно диалога Результат подбора параметра;

  6. для сохранения найденного значения нажать кнопку ОК. Для восстановления значения, которое было в ячейке с параметром до использования команды Подбор параметра нажать кнопку Отмена.

При подборе параметра Excel использует итерационный процесс. Он проверяет для изменяемой ячейки одно значение за другим, пока не получит нужное решение.

Если задача подбора параметра занимает много времени, можно нажать кнопку Пауза в окне диалога Результат подбора параметра и прервать вычисление, а затем нажать кнопку Шаг, чтобы просмотреть результаты последовательных итераций.

По умолчанию команда Подбор параметра прекращает вычисления, когда выполняется 100 итераций, или при получении результата, который находится в пределах 0,001 от заданного целевого значения. Если нужна большая точность, можно изменить используемые по умолчанию параметры на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис.

Команда Подбор параметра находит только одно решение, даже если задача имеет несколько решений.

Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Он также позволяет задать одно или несколько ограничений условий, которые должны выполняться при поиске решений. Для запуска этого инструмента следует выполнить команду Поиск решения меню Сервис.

В диалоговом окне Поиск решения в поле Установить целевую ячейку задается цель, которую должен достичь поиск решения. Целевая ячейка может быть задана ссылкой или именем. Поиск решения может находить конкретное значение целевой функции. В этом случае, задав только изменяемую ячейку без указания ограничений, можно использовать Поиск решения вместо команды Подбор параметра.

Цель поиска решений может не задаваться. Тогда поле Установить целевую ячейку следует оставить пустым, нажать кнопку Параметры и установить флажок Показывать результаты итераций. Поиск решения будет перебирать комбинации изменяемых ячеек, которые удовлетворяют заданным ограничениям. Пользователь может выбрать нужное решение, но оно необязательно будет оптимальным.

В поле Изменяя ячейки следует задать ячейки с переменными. Можно указать ссылки на ячейки или их имена. Если ячейки находятся в несмежных диапазонах, их следует разделять точкой с запятой. Вместо ввода ячеек можно нажать кнопку Предположить, и поиск решения сам предложит изменяемые ячейки, исходя из заданной целевой функции. Поле Изменяя ячейки нельзя оставить пустым, и указанные в нем ячейки обязательно должны влиять на значение целевой ячейки.

Последний шаг определения поиска решений — задание ограничений. Он не является обязательным. Чтобы задать ограничения, следует в окне Поиск решения нажать кнопку Добавить и заполнить окно диалога Добавление ограничений. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылки на ячейку, оператора сравнения и значения ограничения. В левой части от оператора сравнения кроме ссылки на ячейку может также задаваться ссылка на диапазон. В правой части может задаваться диапазон (той же размерности, что и в левой части), ссылка на ячейку или константное значение.

После заполнения диалогового окна Поиск решения следует нажать кнопку Выполнить. При нахождении оптимального решения на экран выводится диалоговое окно Результаты поиска решения. Значения, отображаемые в рабочем листе, представляют собой оптимальное решение задачи. Можно либо оставить эти значения на листе, если установить переключатель Сохранить найденное решение и нажать кнопку ОК, либо восстановить исходные значения, если нажать кнопку Отмена или установить переключатель Восстановить исходные значения и нажать кнопку ОК. Можно также сохранить найденные значения в качестве сценария.

Поиск решений может решить не каждую предложенную задачу. Если оптимальное решение не найдено, в окне диалога Результаты поиска решений выводится сообщение о неуспешном завершении.

2. Решение профессиональных задач средствами MS Excel

2.1. Калькуляция себестоимости готовой продукции

Задача калькуляции себестоимости готовой продукции является одной из важнейших в сфере финансового и управленческого учета предприятия. Достоверная информация о фактической себестоимости выпуска, нормативных и фактических затратах товарно-материальных ресурсов дает возможность менеджменту компании принимать адекватные управленческие решения в сфере ценообразования готовой продукции тем самым, обеспечивая прибыльную деятельность предприятия.

Помимо выполнения главной задачи ценообразования калькуляция себестоимости также обеспечивает контроль движения основных позиций товарно-материальных запасов предприятия.

Вопрос калькуляции себестоимости готовой продукции является особо актуальным для предприятий общественного питания: кафе, ресторанов, баров и т.д.

Расчет отпускных цен на готовые блюда предприятий общепита производят на основе специальных калькуляционных карточек формы ОП-1 для каждого вида продукции. Калькуляцию составляют в расчете на одно или сто блюд. Чтобы наиболее точно определить цены реализации, рекомендуется производить калькуляцию на сто блюд.

Расчет продажных цен производится на каждое блюдо. Перед составлением калькуляции необходимо иметь ассортиментный перечень блюд, состав и нормы ингредиентов по списку рецептур или технологическим картам, закупочные цены на продукты.

Калькуляция производится в следующем порядке:

  1. Определяется перечень блюд, на которые составляется калькуляция.

  2. На основании сборника рецептур и технологических карт устанавливаются нормы вложений всех ингредиентов в готовое блюдо.

  3. Определяются закупочные цены на сырье и ингредиенты.

  4. Производится расчет стоимости сырьевого набора блюд путем умножения количества сырья на продажную цену и суммированием по всем позициям номенклатуры ингредиентов.

  5. Сырьевая стоимость одного блюда получается путем деления общей суммы на 100.

  6. Цена продажи готового блюда исчисляется путем увеличения сырьевой стоимости на величину торговой наценки (в %), устанавливаемой приказом руководителя предприятия общепита.

Наиболее оптимальным вариантом организации системы калькуляции является внедрение автоматизированной системы финансового учета, связывающей воедино все материально-финансовые потоки заведения.

Например, к таким системам можно отнести MS Excel. На первом этапе определяем ассортимент блюд из рубленного мяса. Затем составляем технологические карты для каждого блюда в соответствии с нормативами по Сборнику рецептур, выполняем расчет сырья на 100 порций по формулам. После чего оформляем калькуляционные карты блюда, выполнив необходимые расчеты себестоимости и продажной цены.

Разработанная в проекте система таблиц калькуляции блюд может быть использована:

1. при изучении теоретического материала и подготовке к практическим и лабораторным работам по профессиональным модулям

2. при подготовке выпускной квалификационной работы;

3. на предприятиях общественного питания.

2.2. Решение задач оптимально планирования

Постановка задачи планирования выглядит следующим образом:

• Имеются некоторые плановые показатели.

• Имеются некоторые ресурсы, за счет которых эти плановые показатели могут быть достигнуты. Эти ресурсы практически всегда ограничены.

• Имеется определенная стратегическая цель, зависящая от плановых показателей, на которую следует ориентировать планирование.

Нужно определить значение плановых показателей с учетом ограниченности ресурсов при условии достижения стратегической цели. Это и будет оптимальным планом.

Рассмотрим пример: Кондитерский цех готовит пирожки и пирожные. В силу ограниченности емкости склада за день можно приготовить в совокупности не более 700 изделий. Рабочий день в кондитерском цехе длится 8 часов. Если выпускать только пирожные, за день можно произвести не более 250 штук, пирожков же можно произвести 1000, если при этом не выпускать пирожных. Стоимость пирожного вдвое выше, чем пирожка. Требуется составить дневной план производства, обеспечивающий кондитерскому цеху наибольшую выручку.

Чтобы составить дневной план производства, составим математическую модель задачи.

Плановыми показателями являются:

• х — дневной план выпуска пирожков;

• у — дневной план выпуска пирожных.

Ресурсы производства это:

• длительность рабочего дня — 8 часов;

• вместимость складского помещения — 700 мест.

Предполагается для простоты, что другие ресурсы (сырье, электроэнергия и пр.) не ограничены. Формализацию цели (достижение максимальной выручки цеха) мы обсудим позже.

Получим соотношения, следующие из условий ограниченности времени работы цеха и вместимости склада, т. е. суммарного числа изделий.

Из постановки задачи следует, что на изготовление одного пирожного затрачивается в 4 раза больше времени, чем на выпечку одного пирожка. Если обозначить время изготовления пирожка как t мин, то время изготовления пирожного будет равно 41 мин. Значит, суммарное время на изготовление х пирожков и у пирожных равно

tx + 4ty = (х + 4y)t.

Но это время не может быть больше длительности рабочего дня. Отсюда следует неравенство:

(х + 4y)t ≤ 8 • 60,

или

(х + 4y)t ≤ 480.

Легко посчитать t — время изготовления одного пирожка. Поскольку за рабочий день их может быть изготовлено 1000 штук, на один пирожок тратится 480/1000 = 0,48 мин. Подставляя это значение в неравенство, получим:

(х + 4у) • 0,48 ≤ 480. 

Отсюда

х + 4у ≤ 1000.

Ограничение на общее число изделий дает совершенно очевидное неравенство:

х + у ≤ 700.

К двум полученным неравенствам следует добавить условия положительности значений величин х и у (не может быть отрицательного числа пирожков и пирожных). В итоге получим систему неравенств:

А теперь перейдем к формализации стратегической цели: получению максимальной выручки. Выручка — это стоимость всей проданной продукции. Пусть цена одного пирожка — r рублей. По условию задачи, цена пирожного в два раза больше, т. е. 2r рублей. Отсюда стоимость всей произведенной за день продукции равна

rх + 2rу = r(х + 2у).

Целью производства является получение максимальной выручки. Будем рассматривать записанное выражение как функцию от х, у:

F(x, у) = r(х + 2у).

Она называется целевой функцией.

Поскольку значение r — константа, максимальное значение F(x, у) будет достигнуто при максимальной величине выражения (х + 2у). Поэтому в качестве целевой функции можно принять

f(x, у) = х + 2у. (2)

Следовательно, получение оптимального плана свелось к следующей математической задаче:

Требуется найти значения плановых показателей х и у, удовлетворяющих данной системе неравенств (1) и придающих максимальное значение целевой функции (2). 

Итак, математическая модель задачи оптимального планирования для кондитерского цеха построена.

Реализуем поиск оптимального решения для задачи планирования работы кондитерского цеха в MS Excel.

Подготовим электронную таблицу:

A

B

C

D

1

Оптимальное планирование

2

Плановые показатели

X (пирожки)

Y (пирожные)

3

4

Ограничения

5

левая часть

знак

правая часть

6

время производства

=B3+4*C3

1000

7

общее количество

= B3+C3

700

8

положительность Х

=B3

=

0

9

положительность Y

=C3

=

0

10

Целевая функция

= B3+2*C3

Воспользуемся программой оптимизации «Поиск решения».

Для этого выполним команду Сервис — Поиск решения (если такой команды нет, то ее можно добавить Сервис — Настройки — установить флажок Поиск решения)

В диалоговом окне Поиск решения укажем:

  1. адрес ячейки с целевой функцией, установить переключатель максимальное значение

  2. в поле «изменяя ячейки» адреса ячеек, содержащих плановые показатели

  3. в поле «ограничения», пользуясь кнопкой Добавить указать все имеющиеся ограничения

  4. т.к. задача является линейной, то щелкнуть по кнопке Параметры и в открывшимся диалоговом окне установить флажок Линейная модель.

  5. для получения решения щелкнуть по кнопке Выполнить.

В результате применения инструмента Поиск решения получен следующий оптимальный план дневного производства кондитерского цеха: нужно выпускать 600 пирожков и 100 пирожных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Табличный процессор – это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.

Вычислительная таблица, которая создаётся с помощью табличного процессора, называется электронной таблицей.

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав MicrosoftOffice.

В данной работе были изучены основные характеристики табличного процессора MS Excel, раскрыты его основные функции, вычислительные возможности, надстройки. А также во второй главе рассмотрели возможности табличных процессоров для решения профессиональных задач повара, кондитера.

Таким образом, для решения ряда профессиональных задач целесообразно использовать многочисленные возможности табличных процессоров. Знание табличного процессора облегчит наш труд по созданию и заполнению калькуляционных карт и тех документов, где необходимы расчеты для осуществления профессиональной деятельности.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

  1. Информатика и ИКТ: учебник для нач. и сред. проф. образования/ М.С. Цветкова, Л.С. Великович. – 3-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – 352 с.: ил.

  2. Информатика. 11-й класс/ И.Г. Семакин, Е.К. Хеннер. – 2-е изд. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. – 139 с.: ил.

  3. Информатика и информационные технологии. Учебник для 10-11 классов/ Н.Д. Угринович. — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003. – 512 с.: ил.

  4. http://www.studfiles.ru/preview/5999270/

Источник

Содержание

Введение

1: MicrosoftExcel

1.1 Понятие и возможности MS Excel

1.2 Основные элементы окна MS Excel

1.3 Структура электронных таблиц

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

2: Анализ данных. Использование сценариев

2.1 Анализ данных в MS Excel

2.2 Сценарии

2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций

Заключение

Список литературы

Введение

Microsoft Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения

Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более подробно в этой курсовой будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

1. Microsoft Excel

1.1 . Microsoft Excel . Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

1.2. Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

1.3 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10.инженерные функции;

11.внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

При работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не совершать распространенных ошибок.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

В ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть ####### (решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения полученного числа.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

1. #ИМЯ? – неправильно введено имя функции или адрес ячейки.

2. # ДЕЛ/0! – значение знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).

3. #ЧИСЛО! – значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .

4. #ЗНАЧ! – параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное перечисление.

5. #ССЫЛКА! – неверная ссылка на ячейку.

2. Анализ данных. Использование сценариев

2.1 Анализ данных

Данные — сведения:

— полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;

— представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excelтип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Например, в большинстве инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об ошибке.

Типы данных:

1. Текстовый

2. Числовой

3. Число

4. Числовые символы

5. Дроби

6. Дата и время

7. Даты

8. Время

9. Формулы

Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных.

Таблицы данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

MsExcel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся :

· Обработка списка с помощью различных формул и функций;

· Построение диаграмм и использование карт MsExcel;

· Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

· Структуризация рабочих листов;

· Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

· Консолидация данных;

· Сводные таблицы;

· Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

2.2 Сценарии

Одно из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе сегодняшней информации.

Сценарии являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если» (Анализ «что-если». Процесс изменения значений ячеек и анализа влияния этих изменений на результат вычисления формул на листе, например изменение процентной ставки, используемой в таблице амортизации для определения сумм платежей.).

Сценарий — это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

При разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.

Все сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются только тогда, когда установлена защита листа.

Если требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке Отчет .

Во многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять.

Диспетчер сценариев открывается командой Сервис/Сценарии (рис. 1). В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций

Исходные данные: затраты по проекту составляют 700 млн. руб. Ожидаемые доходы в течение последующих пяти лет, составят: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Рассмотреть также следующие варианты (затраты на проект представлены со знаком минус):

— -600; 50;100; 200; 200; 300;

— -650; 90;120;200;250; 250;

— -500, 100,100, 200, 250, 250.

Рис 1. Окно Диспетчер сценариев

Решение:

Для вычисления внутренней скорости оборота инвестиции (внутренней нормы доходности) используется функция ВСД (в ранних версиях — вндох):

ВСД — Возвращает внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных их численными значениями. Эти денежные потоки не обязательно должны быть равными по величине, как в случае аннуитета. Однако они должны иметь место через равные промежутки времени, например ежемесячно или ежегодно.

Внутренняя ставка доходности — это процентная ставка, принимаемая для инвестиции, состоящей из платежей (отрицательные величины) и доходов (положительные величины), которые осуществляются в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды.

ВСД (Значения; Предположения )

Значения — это массив или ссылка на ячейки, содержащие числа, для которых требуется подсчитать внутреннюю ставку доходности.

· Значения должны содержать, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное значение.

· ВСД использует порядок значений для интерпретации порядка денежных выплат или поступлений. Убедитесь, что значения выплат и поступлений введены в правильном порядке.

· Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит текст, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.

Предположение — это величина, о которой предполагается, что она близка к результату ВСД.

В нашем случае функция для решения задачи использует только

аргумент Значения, один из которых обязательно отрицателен (затраты по проекту). Если внутренняя скорость оборота инвестиций окажется больше рыночной нормы доходности, то проект считается экономически целесообразным. В противном случае проект должен быть отвергнут.

Решение приведено на рис. 2. Формулы для расчета:

• в ячейке В14:

=ВСД(В5: В10)

• в ячейке С14:

=ЕСЛИ(В14>В12);«Проект экономически целесообразен»;

«Проект необходимо отвергнуть»)

Рис 2. Расчет внутренней скорости оборота инвестиций

2. Рассмотрим этот пример для всех комбинаций исходных данных. Для создания сценария следует использовать команду Сервис | Сценарии | кнопка Добавить (рис. 3). После нажатия на кнопку ОК появляется возможность внесения новых значений для изменяемых ячеек (рис. 4).

Для сохранения результатов по первому сценарию нет необходимости редактировать значения ячеек— достаточно нажать кнопку ОК ( для подтверждения значений, появившихся по умолчанию, и выхода в окно Диспетчер сценариев.

Рис 3. Добавление сценария для комбинации исходных данных

Рис 4. Окно для изменения значений ячеек.

3. Для добавления к рассматриваемой задаче новых сценариев достаточно нажать кнопку Добавить в окне Диспетчер сценариев и повторить вышеописанные действия, изменив значения в ячейках исходных данных (рис. 5).

Сценарий «Скорость оборота 1 » соответствует данным (-700; 70; 90; 300; 250; 300), Сценарий «Скорость оборота 2 » — (-600; 50; 100; 200; 200; 300),

Сценарий «Скорость оборота 3 » — (-650; 90; 120; 200; 250; 250).

Нажав кнопку Вывести, можно просмотреть на рабочем листе

результаты расчета для соответствующей комбинации исходных значений.

Рис 5. Окно Диспетчер сценариев с добавленными сценариями

4. Для получения итогового отчета по всем добавленным сценариям следует нажать кнопку Отчет в окне диспетчера сценариев. В появившемся окне отчет по сценарию выбрать необходимый тип отчета и дать ссылки на ячейки, в которых вычисляются результирующие функции. При нажатии на кнопку ОК на соответствующий лист рабочей книги выводится отчет по сценариям (рис. 6).

Рис 6. Отчет по сценариям расчета скорости оборота инвестиций

Заключение

Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

Список литературы

1. Официальный сайт компании MicrosoftCorp. в Internet: www.microsoft.com/rus

2. «Анализ данных в Excel» — Джинжер Саймон: издательство – «Диалектика», 2004г.

3. «MicrosoftOfficeExcel для студента» — Л.В. Рудикова: издательство – «БХВ-Петербург»; 2005г.

4. Симонович С., Евсеев Г. «Excel». – «М.: ИНФРА-М», 1998.

5. «Обучение. Excel 2000». – М.: Издательство «Media», 2000.

6. «Основы информатики: Учеб. Пособие» / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова и др.; Под ред. А.Н. Морозевича. – Мн.: «Новое знание», 2001.

7. ЛанджерМ. «Microsoft Office Excel 2003 для Windows». – «НТПресс» – 2005.

Источник

Табличный процессор Excel (интерфейс программы) [02.05.11]

Тема: Табличный процессор Excel (интерфейс программы)

Раздел: Бесплатные рефераты по информатике

Тип: Курсовая работа | Размер: 36.55K | Скачано: 234 | Добавлен 02.05.11 в 13:39 | Рейтинг: 0 | Еще Курсовые работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Барнаул 2009

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………

Глава 1. Загрузка и интерфейс программы………………………………..

1.1. Добавление кнопок на панель инструментов………………………..

1.2. Сохранение  документов в программе………………………………..

1.3. Рабочее поле программы и перемещение по листу………………….

1.4. Выделение ячеек……………………………………………………….

1.5. Имена листов и ячеек………………………………………………….

1.6. Изменение имен  ячеек и диапозонов………………………………..

1.7. Приемы копирования информации…………………………………..

Глава 2. Редактирование ячеек……………………………………………

2.1. Ввод текста и данных в ячейку……………………………………….

2.2. Ввод чисел……………………………………………………………..

2.3. Ввод даты и времени…………………………………………………..

2.4. Редактирование данных……………………………………………….

2.5. Вставка строк и столбцов……………………………………………..

Глава 3. Работа с диапозонами ячеек………….………………………….

3.1. Перетаскивание элементов……………………………………………

3.2. Вырезание и вставка…………………………………………………..

Глава 4. Автоматический ввод значений………………………………….

4.1. Применение автозаполнения………………………………………….

4.2. Автоввод и автозамена…………………………………………………

Глава 5. Формирование листа……………..……………………………….

5.1. Формат по образцу……………………………………………………..

5.2. Выбор формата числа…………………………………..………………

5.3. Использование примечаний…………………………………………..

Глава 6. Построение диаграмм…………………………………………….

Глава 7. Работа с формулами и функциями………………………………

7.1. Ввод формулы в ячейку……………………………………………….

7.2. Функции………………………………………………………………..

7.3. Функция СУММ……………………………………………………….

7.4. Функция ЕСЛИ………………………………………………………..

7.5. Наиболее часто используемые функции…………………………….

7.6. Защита листа от изменений…………………………………………..

7.7. Защита с помощью команды Скрыть………………………………..

Глава 8. Работа со списками………………………………………………

8.1. Поиск данных в списках………………………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………….

4

5

7

8

8

9

10

11

11

13

13

13

14

14

14

15

15

15

16

16

17

19

20

20

21

22

24

24

24

27

27

28

28

28

29

30

31

32

ВВЕДЕНИЕ

Электронная таблица – это одно из самых удобных представлений для обработки данных в табличном виде. Программы, обрабатывающие электронные таблицы, называются табличными процессорами.

Идея создания электронных таблиц впервые возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в 1979 году. Выполняя скучные бухгалтерские вычисления, он и его друг Боб Франкстон, который хорошо разбирался в программировании, разработали первую программу, имеющую в своей основе электронную таблицу. Они назвали свою программу VisiCalc.

VisiCalc стала одной из наиболее популярных программ обработки электронных таблиц. В появившихся вскоре программах – аналогах основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Программа Excel фирмы Microsoft появилась в 1987 году. Разработчики программы нашли компромисс между быстротой освоения программы и широкими возможностями ее применения. Программы Excel, входящая в пакет Microsoft Office, позволяет анализировать данные с помощью диаграмм, создавать бланки документов, производить вычисления по формулам. Для бухгалтеров программа является незаменимым помощником. С ее помощью они могут вести журнал хозяйственных операций, оформить накладную, расчетно – платежную ведомость или счет – фактуру и выполнить любые другие задачи, связанные с систематизацией и упорядочиванием информации.

Excel произносится в русской транскрипции как «эксель». Это название происходит от сокращения слова «excellent», что в переводе с английского означает «превосходный». Многие согласятся, что название вполне подходит этой программе. Ее действительно можно превосходно использовать, например, при организации бухгалтерского учета, проведении расчетов и оформлении документов.

Глава 1. Загрузка и интерфейс программы

Запустить программу можно, используя команду Пуск►Программы►Microsoft Excel. Внешний вид программы Excel является вполне традиционном для программ, работающих в среде Windows.     Под заголовком окна находится строка меню. При помощи команд строки меню осуществляется основная обработка данных. Список команд меню открывается, если щелкнуть на названии пункта меню.

Под заголовком и строкой меню находятся кнопки панелей инструментов. При первом запуске программы на экране расположены две панели – Стандартная и Форматирование.

Для того чтобы уточнить назначение кнопки на панели инструментов, подведите указатель мыши к кнопке и задержитесь над ним на несколько секунд. Рядом с кнопкой появится  всплывающая подсказка с названием кнопки.

Чтобы убрать панель с экрана или вызвать новую, выберите команду Вид►Панели инструментов. В открывшемся подменю выберите ту панель, которую следует убрать или показать, и щелкните кнопкой мыши. Панели, которые уже есть на экране, отмечены галочкой.

Для управления панелями инструментов можно также использовать контекстное меню. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов или строки меню. Появится тот же список панелей инструментов, что и при вызове команды Вид►Панели инструментов.

На панели Стандартная расположены кнопки, предназначенные для работы с файлами (Открыть, Сохранить, Создать, Печать и т. д.) и для редактирования текста (Вырезать, Копировать, Вставить и т. д.).

Панель Форматирование используется для изменения внешнего вида текста – вида, начертания и размера шрифта, цвета ячеек и текста, типа рамок. Для использования кнопок панели форматирования необходимо сначала выделить ячейки с данными в открытом документе, а затем выполнять команду.

В строке меню собраны команды для работы с документами и настройки окна программы. Покажем назначение некоторых наиболее важных пунктов строки меню.

■ Пункт меню Файл содержит команды Открыть, Сохранить, Сохранить как, Предварительный просмотр, Печать, Выход и т. д. Команда Открыть позволяет открыть ранее сохраненный документ. Команды Сохранить и Сохранить как дают возможность сохранять созданные документы, причем команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя. Команда Выход – один из самых быстрых способов закрыть документ в программу. В этом же меню расположен список последних использовавшихся файлов. Чтобы открыть один из этих файлов, достаточно выбрать его в меню.

■ Пункт меню Правка можно использовать при редактировании документов. Он содержит команды Отменить, Вырезать, Копировать, Вставить, Найти, Заполнить, Перейти, Выбор команды Отменить позволяет отказаться от только что выполненного форматирования, копирования или удаления, то есть любого действия, результат которого вас не устраивает. Команды Вырезать, Копировать и Вставить можно использовать для заполнения ячеек данным, хотя в программе существуют другие, более удобные и быстрые способы копирования информации. Команду Перейти используют для перемещения к ячейке с определенным адресом.

■ Пункт меню Вставка содержит команды Строки, Лист, Диаграмма, Функции, Примечание. Как следует из названия, команды этого меню можно использовать для добавления строк, листов и диаграмм, а также вставки в документ примечания и функции при создании формул.

■ Пункт меню Формат содержит команды, которые можно использовать при форматировании ячеек.

■ Пункт меню Данные используется при работе с базами данных. Команды Сортировка, Фильтр, Сводная таблица позволяют сортировать таблицы без данных, выбирать из них данные по определенным критериям, создавать сводные таблицы.

■ Пункт меню Сервис используется для настройки программы.

Под панелями инструментов расположена строка формул. Эту строку можно использовать для ввода и редактирования данных и формул. В строке формул отображается содержимое активной ячейки.

Слева от строки формул расположено поле имени – поле, в котором появляется имя активной ячейки. В поле имени можно задать новое имя ячейки или диапазона ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы.

Далее идет рабочее поле программы. Оно состоит из поименованных строк и столбцов. Рабочее поле – это видимая часть рабочего листа.

В нижней части рабочего листа расположены кнопки прокрутки ярлычков, ярлычки листов и маркер разбиения ярлычков.

Чтобы отобразить лист рабочей книги, щелкните на ярлычке с его именем. Кнопки прокрутки осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги, если они не видны полностью. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз щелкайте мышью на кнопках прокрутки, удерживая нажатой клавишу Shift.

Строка состояния расположена в нижней части окна программы. В левой части строки состояния кратко описывается выполняемая операция. Правая часть строки состояния показывает, нажаты ли кнопки Caps lock и Num Lock. Команда Вид►Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее отображение.

1.1. Добавление кнопок на панель инструментов

Добавить или удалить кнопку панели инструментов очень просто. Для этого используется команды Настройка меню Сервис. В открывшемся окне можно просмотреть список имеющихся команд и перетащить пиктограмму необходимой команды на любую открытую панель инструментов.

Удалить кнопку так же просто. Для этого захватите кнопку мышью и перетащите ее за пределы панели инструментов. Обратите внимание на то, что при входе указателя мыши за пределы панели рядом с ним появляется крестик. Это значит, что кнопка будет удалена. Когда вы отпустите мышь, кнопка исчезнет с панели инструментов.

1.2. Сохранение документов в программе

Каждый файл в программе Excel является «книгой» с несколькими листами, подобно бухгалтерской книге. Наличие нескольких листов в книге позволяет хранить разные таблицы в одном файле, что особенно удобно, если таблицы связаны между собой. Количество листов в новой книге по умолчанию равно трем, но оно может быть изменено пользователем. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и в появившемся диалоговом окне щелкните на вкладе Общие. В поле Листов в новой книге укажите необходимое число. В книге может содержаться от 1 до 256 листов.

Новый документ создается с именем по умолчанию – Книга1. Это название лучше изменить при сохранении документа. Для этого выберите команду Файл►Сохранить как и в появившемся диалоговом окне Сохранение документа укажите название документа в поле Имя файла.

1.3. Рабочее поле программы и перемещение по листу

Как уже говорилось, рабочий лист состоит из столбцов и строк. Каждый лист содержит 256 столбцов и, в зависимости от версии программы Excel, более 60 000 строк. Нетрудно подсчитать, что общее количество ячеек на листе равно огромному числу – более 16700000, чего более чем достаточно для подавляющего большинство практических задач.

В каждую ячейку можно ввести до 256 символов. Активной считается ячейка, выделенная черной рамкой. В нее можно вводить данные. Для сохранения данных в ячейке нажмите Enter. После ввода становится активной ячейка, расположенная на одну строку ниже.

Для быстрого перемещения по листу используются как обычные кнопки прокрутки, так и «быстрые» клавиши:

■ Tab – активной становится ячейка справа от текущей

■ Home – активной становится первая ячейка в текущей строке;

■ Pg Up (Pg Dn) – переход вверх (вниз) на одно окно;

■ Ctrl + Home – переход в начало таблицы, в ячейку А1;

■ Ctrl + End – переход в конец таблицы, в ячейку IV65536.

Для перехода к нужной ячейке можно также использовать команду Правка►Перейти. В открывшемся диалоговом окне Переход введите в поле Ссылка адрес ячейки. Будьте внимательны: адрес должен быть набран латинскими буквами.

Прежде чем вводить данные, продумайте, как их лучше разместить на листе, какой результат вы хотите получить и в каком виде. Лучше всего сначала заполнить шапку таблицы, ввести заголовки строк и столбцов, из которых сразу будет видно их назначение. В случае необходимости в таблицу можно будет добавить новые строки и столбцы.

1.4. Выделение ячеек

Чтобы произвести с ячейкой какую – либо операцию, ее необходимо выделить. Только выделив ячейку, вы можете ее удалить, переместить или скопировать, очистить ее содержимое или отформатировать. Одним словом, что бы вы не делали, вы можете действовать только с выделенной ячейкой.

Чтобы выполнить единообразное форматирование, можно выделить несколько ячеек и работать с ними одновременно. Совокупность нескольких идущих подряд ячеек называется диапазоном. Ссылка на диапазон складывается из разделенных двоеточием адресов первой и последней ячеек этого диапазона. Например, для обозначения ячеек с А1 по А9 используют сокращенную запись А1:А9.

Практически все, что можно делать с отдельной ячейкой, можно делать и с диапазоном. Если выделить некоторый диапазон на листе и щелкнуть, например, на кнопке Полужирный, все символы в этом диапазоне будут оформлены полужирным шрифтом. Можно дать диапазону имя, чтобы на него было проще ссылаться, — таким образом вы можете сэкономить время.

1.5. Имена листов и ячеек

Каждый лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, и ими удобно пользоваться при поиске. Ярлычки расположены слева в нижней части окна приложения.

После создания новой книги на экране открывается лист с именем Лист1. Чтобы перейти к следующим листам с именами Лист2, Лист3 и т. д., щелкните на соответствующем ярлычке. Если в книге очень много листов и все ярлычки не помещаются в строке, можно перемещаться по ней с помощью кнопок со стрелочками, расположенных слева от ярлычков.

С помощью контекстного меню ярлычка можно изменить название листа, удалить лист, скопировать его и добавить новые листы. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке и выберите соответствующую команду в появившемся контекстном меню.

Рабочий лист представляет собой таблицу. Столбцы таблицы помечаются латинскими буквами, а ее строки – числами. Так как в латинском алфавите всего 26 букв, для начальных столбцов в качестве имен используются отдельные буквы от А до Z, а для последующих столбцов – пары букв: АА, АВ, АС, …, АZ, ВА, ВВ, …, ВZ и так далее до  и так далее до IA, IB, …, IV.

Ячейки идентифицируются с помощью адресов. Адрес ячейки определяется именем столбца и строки, пересечением которых образуется ячейка. Например, адресом левой верхней ячейки рабочего листа является А1, а адресом последней ячейки – IV65536. Адрес ячейки также называется ссылкой на ячейку.

1.6. Изменение имен ячеек и диапозонов

Имя ячейки определяется ее расположением, но оно ничего не говорит о ее содержании. Чтобы установить смысловую связь между именем ячейки и ее значением, имя можно поменять. Например, если в ячейки А2 будет храниться значение дохода фирмы, можно назвать эту ячейку Доход.

Изменить имя ячейки или диапазона ячеек можно следующим образом.

  1. Выделить ячейку или диапазон.
  2. Щелкните мышью в поле имени(крайнее левое поле строки формул)
  3. Удалите старое и введите новое имя ячейки или диапазона.
  4. Нажмите Enter/

Имена облегчают понимание данных и формул, когда вы используете таблицу, созданную очень давно. Как правило, когда вы создаете таблицу, вы знаете и помните, что значит выражение = А2 – В2, однако, если ею долго не пользоваться, вы вполне можете это забыть. Но если формула была введена как = Доход – Налоги, ее значение вы поймете всегда.

Другое преимущество именование ячеек в том, что уменьшается вероятность ошибок при перемещении ячеек. Программа Excel автоматически отслеживает изменения расположения поименованных ячеек и диапазонов.

Итак, всем важным ячейкам следует давать имена. В первую очередь это относится к ячейкам, в которых планируется часто изменять данные, используемые в формулах.

1.7. Приемы копирования информации

Часто для ускорения набора текста прибегают к таким приемам, как копирование и перемещение информации.

Копирование отличается от перемещения тем, что при копировании содержимое исходной ячейки не изменяется – оно просто дублируется в той ячейке, куда было вставлено. При перемещении данные из исходной ячейки удаляются.

Копировать и перемещать можно не только одну ячейку, но и диапазон ячеек. Для копирования и перемещения используются команды Правка►Копировать и Правка►Вырезать. Намного удобнее и быстрее пользоваться кнопками инструментов Стандартная (кнопки Копировать, Вырезать, Вставить).

Первый способ – воспользоваться командой Правка►Копировать.

  1. Выделите необходимые ячейки.
  2. Выберите команду Правка►Копировать.
  3. Щелкните на ярлычке нужного листа.
  4. Выделите место для вставки скопированных ячеек.
  5. Выберите команду Правка►Вставка.

Другой способ – переместить данные с помощью мыши.

  1. Выделить необходимую ячейку или диапазон.
  2. Переместить указатель мыши на рамку выделенных ячеек, чтобы указатель превратился в белую стрелку.
  3. Нажмите клавишу Alt.
  4. Не отпуская Alt и удерживая левую кнопку мыши, переместите указатель на ярлычок нужного места. Когда этот лист откроется, поместите объект в нужную позицию и отпустите мышь и клавиатуру.

Как и в предыдущих случаях, если удерживать при переносе клавишу Ctrl, объект будет не перемещен, а скопирован.

Если выделить ячейку или диапазон и нажать правую кнопку мыши, появится контекстное меню, в котором можно выбрать команду Копировать, Вырезать или Вставить. Эти команды действуют так же, как и команды в меню Правка.

Глава 2. Редактирование ячеек

Под редактированием ячеек понимается ввод данных в ячейку и любое другое изменение ее содержимого. В этой главе мы расскажем о том, какими могут быть значения ячеек, познакомимся с особенностями ввода значений при редактировании даты и времени, а также поговорим о вводе формул.

2.1. Ввод текста и данных в ячейку

Чтобы занести данные в ячейку, выделите ее и начинайте ввод.

Текст, который вы вводите, отображается в окне документа в двух местах: в самой ячейке и в строке формул. Строку формул можно рассматривать как листок бумаги для черновых записей. Вводимые в ней символы не сохраняются в ячейке до тех пор, пока вы явно не подтвердите ввод нажатием клавиши Enter.

  1. Щелкните в строке формул и начинайте ввод данных.
  2. Для того, чтобы удалить ошибочно введенные символ, нажмите клавишу Back – space.
  3. После окончания ввода нажмите Enter или щелкните на кнопке Ввод слева от строки ввода. Данные в ячейку введены.
  4. Если вы хотите отменить изменения, нажмите клавишу Esc или щелкните на кнопке Отмена слева от строки ввода.

2.2. Ввод чисел

При вводе чисел можно использовать следующие символы: цифры от 0 до 9, знаки числа: — (минус) и + (плюс), а также символ экспоненты Е(е).

Как только в ячейку вводится символ, не являющийся допустимым для числа, данные в ячейке воспринимаются как текст. Если значение ячейки воспринимается программой как символьное или текстовое, ее содержимое выравнивается по левому краю, а если оно образует число, то по правому.

2.3. Ввод даты и времени

При вводе даты в качестве разделителя можно использовать точку или косую черту: 01. 02. 2001, 01/02/02. Например, после ввода в ячейку значения ½ оно будет интерпретировано как дата:1 февраля (01. февр).

2.4. Редактирование данных

Если данные в ячейку внесены неправильно, сделайте ячейку активной и вводите новые данные. Старая информация будет удалена из ячейки.

Если необходимо изменить лишь часть данных в ячейке, дважды щелкните в ней, чтобы там появился курсор, и вводите информацию в ячейку с клавиатуры. Можно также нажать клавишу F2 или щелкнуть в строке формул.

Когда текст не помещается в ячейку полностью, он отображается поверх следующей ячейки, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, отображение текста отрезается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, выделите ячейку и взгляните на строку формул или сделайте ячейку шире. Для этого наведите указатель мыши на правую границу текущего столбца в строке заголовков, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку. Удерживая левую кнопку мыши, измените размеры ячейки до необходимых. При двойном щелчке на границе столбца его ширина будет подобрана автоматически по максимальной ширине значений в столбце.

2.5. Вставка строк и столбцов

Довольно часто бывает сложно сразу правильно разбить таблицу на графы. Иногда возникает необходимость дополнить уже набранный документ новыми столбцами или строками. Чтобы добавить в таблицу столбец, выполните следующие действия.

  1. Щелкните мышью на заголовке столбца, перед которым надо вставить новый столбец.
  2. Выберите в контекстном меню команду Добавить ячейки.

Глава 3. Работа с диапозонами ячеек

При вводе большого количества информации удобно использовать специальные возможности программы Excel.

3.1. Перетаскивание элементов

Существует несколько способов выполнения операций перемещения. Простым и быстрым способом перемещения объекта на небольшое расстояние в пределах листа является перетаскивание с помощью мыши. Это делается следующим образом.

  1. Выделите диапазон для перемещения.
  2. Поместите указатель мыши на рамку выделенного диапазона. Указатель должен превратиться в белую стрелку.
  3. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выделенный объект на новое место. При этом рамка выделения будет перемещаться вместе с указателем. Она обозначает перемещаемый объект.
  4. Отпустите кнопку мыши, и выделенный фрагмент займет новое место.

Если при перетаскивании выделенного объекта нажата клавиша Ctrl, указатель мыши превращается в стрелку со знаком «плюс» — признак того, что выделенный объект будет скопирован, а не перемещен.

3.2. Вырезание и вставка

Выполнить перемещение объекта в новое место можно также с помощью операций вырезания и вставки. Для вырезания и вставки объекта в новое место надо выполнить следующие действия.

  1. Выделить ячейку или диапазон.
  2. Щелкнуть на кнопке Вырезать. Границы выделенного диапазона превращается в подвижную прерывистую серую рамку.
  3. Перейти на новое место и щелкнуть на ячейке, которая будет верхней левой для фрагмента, скопированного в буфер обмена.
  4. Щелкнуть на кнопке Вставить. После этого выделенный фрагмент займет новое место.

Глава 4. Автоматический ввод значений

Автозаполнение, автоввод и автозамена – это средства автоматизации ввода. Они позволяют упростить процесс ввода данных и используются для заполнения ячеек стандартными списками, последовательностями чисел, дат и списками, составленными пользователем. В программе Excel имеются списки дней недели, месяцев года и некоторые другие. Это дает вам возможность, например, введя только название первого месяца года Январь, получить на листе список всех месяцев. Если ввести Пн или понедельник, можно в следующей ячейке автоматически получить вторник и т. д.

4.1.  Применение автозаполнения

Предположим, вам необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой – 1, 2, 3 и т. д., текстовый – январь, февраль, март и т. д. или смешанный – например, 1 – й год, 2 –й год, 3 – й год и т. д. Для этих целей удобно использовать автозаполнение. Автозаполнение позволяет выполнить много полезных операций: вводить повторяющиеся данные, продолжать начатые ряды, расширять списки. Эта функция Excel работает с числами, днями недели, месяцами, датами.

  1. Выделите на листе ячейку с начальным значением будущего списка. Обратите внимание на нижний правый угол рамки, выделяющей ячейку. В нем находится небольшой квадратик, именуемый маркером заполнения.
  2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Указатель превратится в черный крестик. Нажмите левую кнопку мыши и протащите указатель в нужную сторону.
  3. По мере протаскивания маркера выделяемый диапазон увеличивается и включает все больше ячеек. Когда вы отпускаете кнопку мыши, все ячейки выделенного диапазона заполняются значениями. Какими именно – зависит от того, что находится в первой ячейке.
  4. Если вы выделили большее число ячеек, чем это необходимо, протащите маркер заполнения назад до намеченной ячейки, не отпуская кнопку мыши. Автозаполнение удалит лишние данные и очистит соответствующие ячейки.

В памяти Excel хранятся несколько списков, допустимых для автозаполнения. Для просмотра всех последовательностей, имеющихся в списке автозаполнения в данный момент, выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните на вкладке Списки.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы автозаполнения.

■ Для того чтобы продублировать значение, введите его в первую ячейку диапазона, а затем выделите с помощью маркера заполнения весь требуемый диапазон. Введенное значение будет продублировано в этом диапазоне.

■ Для того чтобы создать простую последовательность чисел, введите первое число этой последовательности в первую ячейку диапазона. Захватите маркер заполнения, нажмите клавишу Ctrl и перетащите маркер до конца диапазона. Список будет продолжен, начиная с введенного числа. ■ Для того чтобы получить список месяцев (или дней недели), введите в первую ячейку диапазона название месяца в полном или сокращенном виде и перетащите маркер заполнения до конца диапазона.

■ Для того чтобы построить список дат, введите первую дату в любом формате и выделите необходимый диапазон путем перетаскивания маркера заполнения. Например, после ввода 10. 01. 2004 и выделения диапазона вы увидите в выделенных ячейках значения 11. 01. 2004 и т. д.

4.2. Автоввод и автозамена

При заполнении таблиц часто возникает необходимость ввода больших объемов данных. Вот почему в Excel предусмотрены два эффективных средства экономии сил пользователя: автоввод и автозамена.

Как только будет введено несколько символов, повторяющих уже введенный ранее текст, автоввод сразу заполнит ячейки соответствующим текстом. Например, если вы несколькими строками ранее ввели Ветров Иван Петрович и сейчас начали вводить Ве, остальная часть фамилии и имя с отчеством будут введены автоматически. При этом нет необходимости заботиться о заглавных буквах – они будут изменены автоматически. После появления полного варианта значения достаточно нажать клавишу Enter или клавишу управления курсором со стрелкой вниз, чтобы согласиться с предложенным вариантом и вставить этот текст в ячейку. Если результат автоввода не соответствует необходимому значению, просто продолжайте вводить текст, и текст автоввода исчезнет.

Глава 5. Форматирование листа

Внешний вид введенных вами данных можно изменить. Изменение внешнего вида документа называется форматированием листа или ячеек. Для форматирования используется панель инструментов Форматирование, расположенная под заголовком окна программы, или команды Формат►Ячейки из строки меню. Предварительно ячейки должны быть выделены. Для вызова диалогового окна Формат ячеек можно также использовать команду контекстного меню Формат ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок, предоставляющих различные возможности для форматирования.

■ На вкладке Число можно задать количество десятичных знаков, которое будет отображаться у числа в формируемой ячейке. Можно также дать указание отображать это число в виде даты или в виде процентов либо выводить рядом с числом знак денежной единицы и т. п.

■ На вкладке Выравнивание указывается способ выравнивания содержимого ячеек. Обычно числа примыкают к правому краю ячейке, текст – к левому, а заголовки центрируются. Вы можете даже задать на распечатке один из вариантов вертикального расположения текста вместо обычного горизонтального и заказать перенос строки  внутри ячейки по словам подобно тому, как это делается в программе Word с содержимым таблиц.

■ На вкладке Шрифт определяются размеры, форма и толщина каждого символа в ячейке. Размеры шрифта измеряются в пунктах. Здесь можно просмотреть все доступные шрифты системы. По умолчанию программа Excel использует шрифт Arial размером 10 пт.

■ На вкладке Граница выбираются линии границ для выделения отдельных ячеек и диапазонов листа.

■ На вкладке Вид можно выбрать средства привлечения внимания к определенным частям листа, таким как заголовки и итоговые суммы. Не забывайте, что распечатать цветной документ можно только на цветном принтере.

■ На вкладке Защита можно включить блокировку, которая предотвратит случайное изменение содержимого ячейки.

5.1. Формат по образцу

Для копирования формата ячеек с одного места на другое служит кнопка Формат по образцу. Смысл копирования формата состоит в том, чтобы перенести на другую ячейку только формат выделенной ячейки, а их содержимое оставить прежним. То же самое справедливо и для группы ячеек. Порядок выполнения операции формата следующий.

  1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, и щелкните на кнопке Формат по образцу. Рядом с указателем мыши появится значок кисточки.
  2. Выделите ячейку или диапазон, на которые вы хотите распространить выбранный формат.
  3. Отпустите кнопку мыши. Выделенные ячейки будут отформатированы должным образом.

Если скопированный формат вам не понравился, вы всегда можете использовать кнопку Отменить.

Если вам необходимо единообразно отформатировать несколько фрагментов, щелкните дважды на кнопке Формат по образцу и выделяйте необходимые ячейки и диапазоны один за другим. Режим копирования формата будет активен до следующего щелчка на кнопке Формат по образцу или до нажатия клавиши Esc. Все это время рядом с указателем мыши будет находиться «кисточка».

5.2. Выбор формата числа

Кроме форматирования ячеек, при котором содержимое ячейки не меняется, в программе Excel есть еще большой раздел форматирования, способный существенно изменить представление числа в ячейке.

Числа в программе могут иметь следующие форматы:

■ числовой;

■ денежный;

■ финансовый;

■ процентный;

■ дробный;

■ экспоненциальный.

Для выбора формата числа выделите ячейку или диапазон, затем выберите в строке меню команду Формат►Ячейки и щелкните на вкладке Число. В открывшемся окне выберите подходящий формат из списка Числовые форматы и, если возможно, вариант формата из списка Тип. Пример форматирования будет показан в поле Образец. Проверьте, устраивает ли вас выбранный формат. При щелчке на кнопке ОК число в ячейке будет выглядеть так же, как в поле Образец.

Если вы не хотите определять формат числа, оставьте формат по умолчанию – Общий.

5.3. Использование примечаний

Мы уже говорили о том, что результаты даже самых упорных трудов могут быть забыты. Чтобы этого не случилось, в программе предусмотрено использование примечаний. Они не видны до тех пор, пока вы не захотите их увидеть, и поэтому не загромождают экран. О наличии примечания говорит специальный индикатор в правом верхнем углу ячейки.

Для вставки примечания выполните следующие действия.

  1. Щелкните на ячейке, к которой будет относиться создаваемое примечание, и выберите команду меню Вставка►Примечание. На экране появится поледля ввода примечания.
  2. Введите в поле текст примечания.
  3. Щелкните на любой другой ячейке листа, чтобы выйти из поля редактирования примечаний.
  4. Обратите внимание на красную отметку, появившуюся в ячейке с примечанием. Теперь, если навести указатель мыши на эту ячейку, на экране появится окошко с сообщением.
  5. Если текст примечания надо изменить, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выберите в контекстном меню команду Изменить примечание.

Глава 6. Построение диаграмм

Несмотря на то, что анализ числовых данных с помощью диаграмм не входит в обязанности бухгалтера, изложение основ работы в программе Excel было бы неполным, если бы мы не сказали несколько слов о диаграммах.

Диаграмма – это один из способов представления данных. Смысл диаграммы состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в таблице. Хотя рабочие листы удобны для ввода информации и выполнения вычислений, содержащиеся в них данные бывает трудно анализировать. Информация, представленная в графическом виде, в картинках, воспринимается значительно легче, чем текстовая или табличная.

Создать диаграмму в Excel довольно просто. Для этого достаточно выделить данные для диаграммы и запустить мастер диаграмм. Мастер диаграмм выполнит за вас большую часть подготовительной работы, а вам останется только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. Как и другие мастера Microsoft Office, этот мастер задает вам ряд вопросов для определения параметров создаваемого объекта, а затем создает его в соответствии с полученными указаниями.

Для построения диаграммы выделите ячейки, данные из которых вы будете анализировать, щелкните на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите команду меню Вставка►Диаграмма. После этого следуйте указанием мастера. В результате на листе появится готовая диаграмма.

В программе Excel можно строить объемные и плоские диаграммы. Всего можно построить 102 вида различных графиков и диаграмм. Существует следующие типы плоских диаграмм:

■ линейчатая;

■ гистограмма;

■ с областями;

■ график;

■ круговая;

■ поверхность.

У каждого типа диаграмм имеются подтипы. Требуемый тип выбирается на шагах 2 и 3 процесса построения диаграмм.

По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области. Если в верхней строке и в левом столбце находится текст, программа автоматически формирует на их основании легенду. Легенда – это описание условных обозначений, принятых в данной диаграмме. На рисунке диаграммная легенда выглядит как прямоугольник, в котором указано, каким типом линии отображается на диаграмме данные из той или иной строки. Если выделенный диапазон не содержит подходящих данных для легенды, в ней используется названия по умолчанию,Ряд 1,Ряд 2 и т. д.

После создания диаграмму можно отредактировать: изменить цвета линий и столбцов, шрифт надписей, находящихся на диаграмме. Для этого надо перейти в режим редактирования диаграммы, дважды щелкнув на одном из элементов диаграммы.

Если вы решили изменить тип диаграммы, выполните следующие действия:

  1. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Тип диаграмм.
  2. В окне с образцами доступных типов диаграммы, выберите тип и вариант диаграммы.
  3. Щелкните на кнопке ОК.

Диаграмму можно перемещать по тексту, захватив ее мышью, или удалить, нажав клавишу Delete.

Глава 7. Работа с формулами и функциями

7.1. Ввод формулы в ячейку

Формула в программе начинается со знаком = или +. В формуле могут использоваться операторные скобки. Например, формула может выглядеть следующим образом: =А4/(В1+12).

В той ячейке, где находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в ячейках А4 и В1. Если меняются значения в ячейках А4 или В1, то автоматически меняется и результат в формуле. Саму формулу можно увидеть в строке формул, если сделать активной содержащую ее ячейку.

Порядок выполнения операций в формулах записывается с помощью операторов. Операторы – это условные обозначения, определяющие порядок действий со значениями. Умножение, деление, сложение и вычитание – операторы, которые мы используем в сжатом виде, то есть в виде символов или условных обозначений.

Функция представляет собой выражение с уникальным именем, для которого пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Аргументы указываются в скобках после имени функции. Функцию можно считать частным случаем формулы.

7.2. Функции

Под функцией понимают зависимость некоторой переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2, …, хn), причем каждому набору значений переменных х1, х2, …, хn должно соответствовать единственное значение зависимой переменной у. Одним из преимуществ программы Excel является встроенный набор математических, финансовых, статистических, текстовых и логических функций.

При вводе некоторого набора чисел Excel может обработать их более чем 300 различными способами: от подсчета среднего значения до вычисления  сложных тригонометрических зависимостей.

Функции Excel – это специальные формулы, хранящиеся в памяти программы. Каждая функция включает в себя две части: имя функции и ее аргументы.

Аргументы – это данные, которые используются функцией для получения результата. Аргументом функции могут быть имена ячеек, текст, числа, дата, время.

Аргументы указываются в круглых скобках справа от имени функции и разделяются точкой с запятой. У некоторых функций может не быть аргументов.

Чтобы познакомиться  с набором функций Excel, щелкните на кнопке Вставка функции панели инструментов Стандартная. Откроется окно мастера функций.

Первые две категории функций – это группа Последние использовавшиеся и Полный алфавитный перечень, включающий все функции, перечисленные в алфавитном порядке.

Следующая группа функций – Финансовые. В этой группе перечислены специальные функции, вычисляющие финансовые величины: проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и тому подобные величины.

При выборе конкретной функции в окне мастера появляется информационная строка, описывающая действие выбранной функции. Например, о функции Норма сказано, что она «возвращает норму прибыли за один период при выплате ренты».

Функции категории Дата и время позволяют преобразовать указанные дату и время в различные форматы и получить их текущие значения. Например, функция Сегодня вставляет в ячейку текущую дату, обновляя ее при каждом вызове файла.

Категория Математические позволяет вычислять математические функции, такие как сумма, произведение, частное, квадратный корень, логарифм, тригонометрические функции и т. д. Желающие могут поупражняться в переводе арабских цифр в римские. Есть функция, возвращающая значения числа π. В этом разделе также представлено несколько разновидностей округление и суммирования. Здесь можно также упомянуть операции округления до ближайшего четного или нечетного, до меньшего целого и т. д. Функция, выполняющая суммирование (СУММ), дополнена функциями СУМКВ (сумма квадратов), СУММПРОИЗВЕД (сумма произведения), СУММКВРАЗН (сумма квадратов разностей), СУММРАЗНКВ (сумма разностей квадратов).

Категория Статистические самая многочисленная. В ней представлены функции, позволяющие вычислять различные статистические величины, такие как наибольшее и наименьшее значения, ранг, дисперсия, стандартное отклонение и т. д.

Категория Текстовые позволяет выполнять операции с текстами: подсчитать количество символов в ячейке, узнать код символа, поместить в данную ячейку некоторое количество символов из другой, проверить идентичность двух текстов, найти некоторый текст, заменить его другим.

В категорию Логические входят функции, позволяющие включать в формулы логические выражения, что значительно расширяет возможности вычислений при некотором условии.

Мастером функций удобно пользоваться, чтобы не запутаться в многочисленных функциях. Для вставки функции вызовите мастер функций, выберите категорию и необходимую функцию и щелкните на кнопке ОК, а затем следуйте указаниям мастера. Для перехода на следующий шаг щелкайте на кнопке Далее, а в конце – на кнопке Готово.

Название функции может быть написано по – русски или по – английски в зависимости от версии программы Excel. В скобках указываются аргументы.

Для вставки функции не обязательно пользоваться мастером функций – можно набирать функции на клавиатуре.

Далее рассмотрим примеры использования некоторых наиболее часто используемых функций.

7.3. Функция СУММ

Наиболее простой способ суммирования – сделать активной ячейку, в которую надо поместить сумму, и щелкнуть на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная. Таким образом удобно суммировать данные в столбцах и строках.

Если суммируется ячейки, которые расположены в разных столбцах, удобнее воспользоваться мастером функций.

Откройте окно мастера функций, выберите необходимую категорию – Математические, затем выберите функцию – СУММ и щелкните на кнопке ОК.

В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите ее щелчком мыши на рабочем листе.

Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.

Выделите ячейки листа и вернитесь в окно мастера функций, щелкнув на кнопке справа в свернутой строке ввода.

7.4. Функция ЕСЛИ

Данная функция относится к разряду логических и применяется, когда заранее не известно, какой результат будет в ячейке. Функция имеет следующий формат:

ЕСЛИ (логическое_выражение:значение_если_истина:значение_если_ложь).

Например, можно использовать эту функцию, если требуется выводить только положительные результаты расчетов в некоторой ячейке. В этом случае вместо аргумента логическое_выражение подставляется А1>0, вместо значение_если_истина – А1 (то есть значение ячейки А1), а вместо значение_если_ложь – пустая строка»»:

=ЕСЛИ (А1>0:А1:»»)

Вместе с этой функцией можно использовать функции логических операций И и ИЛИ. Эти функции позволяют объединить несколько условий.

В том и только в том случае, если все условия, заданные в виде аргументов функции выполнены, сама функция принимает значение Истина. Если хотя бы одно условие не выполнено, она принимает значение Ложь.

Команда ИЛИ также позволяет задать несколько условий. Если хоть одно из условий, приведенных в качестве аргумента ИЛИ, выполнено, то функция принимает значение Истина. Если же все заданные условия неверны, функция получит значение Ложь.

В обеих функциях может быть указано до тридцати аргументов – условий.

7.5. Наиболее часто используемые функции

МАКС (ЧИСЛО1;ЧИСЛО2, …) – возвращает максимальное число из значений перечисленных аргументов.

МИН (ЧИСЛО1;ЧИСЛО2, …) – возвращает минимальное число из значений перечисленных аргументов.

7.6. Защита листа от изменений

Защита листа от внесения изменений выполняется с помощью команды Сервис►Защита►Защитить лист. В открывшемся окне установите необходимые варианты защиты, выбрав одно из положений переключателя: Содержимое, Объекты, Сценарии. Затем, если необходимо, введите пароль и подтвердите его.

7.7. Защита с помощью команды Скрыть

Можно полностью закрыть доступ к некоторым частям защищенного листа. Для этого выделите ячейки, информацию в которых необходимо скрыть. Выберите команду Формат►Ячейки и на вкладке Защита появившегося диалогового окна установите флажок Скрыть формулы.

Глава 8. Работа со списками

Программа Excel позволяет обрабатывать наборы самых разнообразных данных. Рассмотрим, как производится ведение больших списков в программе.

Понятие список обозначает то же, что и база данных. Со списками вы сталкиваетесь на каждом шагу. Прайс – листы, данные о поставщиках и покупателях, сведения о товарах – вот примеры списков или баз данных.

В программе Excel список – это таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка содержатся данные одного типа.

Список формируется на базе трех основных структурных элементов:

■ шапка таблицы, или заглавная строка, — она располагается в начале списка;

■ запись – строка с описаниями элемента списка;

■ поля, которые содержат отдельные элементы данных записи.

Каждое поле в записи может быть объектом поиска или сортировки. Очень удобно создавать списки в программе Excel, а затем переносить их в бухгалтерскую базу данных. При составлении списков придерживайтесь следующих правил.

■ Имена полей указывайте в верхней строке списка. Лучше всего выделить заглавную строку цветом.

■ Каждую запись размещайте на отдельной строке. В одинаковых полях записей должны располагаться однотипные данные.

■ Между записями не вставляйте пустые строки или строки, содержащие линии. Не начинайте поле с пробелов, старайтесь сделать список удобным для восприятия.

Добавлять записи в список можно непосредственно на листе или при помощи специальной формы.

  1. Создайте список, содержащий следующие сведения: наименование товара, цена, единица измерения. Введите эти данные в ячейки А1:С1.
  2. Заполните таблицу данными: диван кожаный, 10 000, шт. Укажите эти данные в ячейках А2:С2.
  3. Выделите одну из ячеек заголовка списка и выберите команду Данные►Форма. Появится диалоговое окно для редактирования списка. Обратите внимание на то, что в форме в качестве имен полей используются значения, указанные в заголовке списка, а в качестве образца приводится информация из первой строки.
  4. Введите в каждое поле диалогового окна данные для следующих строк. Переходите от поля к полю с помощью щелчка мыши. Закончив ввод строки, щелкните на кнопке Добавить.
  5. Внесите несколько записей и сохраните документ под названием База данных.

8.1. Поиск данных в списках

Если в списке много записей, то отыскать в нем какую – то одну довольно трудно. Для поиска необходимой записи используйте форму для быстрого поиска информации с помощью определенных критериев.

  1. Для организации поиска выберите команду Данные►Форма.
  2. Щелкните на кнопке Критерии.
  3. Введите требуемые критерии поиска в подходящие поля. Можно искать величины большие, меньшие или совпадающие с некоторыми значениями. Для обозначения соответствующих операций сравнения используйте знаки <(меньше), >(больше), >=(больше или равно), <=(меньше или равно), ≠(не равно).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Программа обработки электронных таблиц MS Excel – мощная и довольна простая в использовании программа, предназначенная для решения широкого круга планово – экономических, учетно – статистических, научно – технических и других задач, в которых числовая, текстовая или графическая информация с некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном виде.

Программа MS Excel предоставляет богатые возможности создания и изменения таблиц, которые могут содержать числа, тексты, даты, денежные единицы, графику, а также математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы, их форматирование и выполнение различного рода вычислений в значительной степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных в виде диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического анализа данных и решения оптимизационных задач.

Основные возможности и средства программы MS Excel:

  • создание таблиц произвольной структуры и возможность их изменения;
  • средства автоматизации заполнения ячеек таблиц данными;
  • набор разнообразных функций для выполнения вычислений;
  • средства автоматизации построения диаграмм различного типа;
  • мощные механизмы создания и обработки списков (баз данных): сортировка, фильтрация, поиск;
  • средства автоматизации создания отчетов.

Программа MS Excel очень важна  для экономики поэтому данная тема была рассмотрена в этой контрольной работе.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Пасько В.. Колесников А. Самоучитель работы на персональном компьютере.-К.: Издательская группа BHV, 1999 г.

2. Информатика: Базовый курс / С. В. Симонович и др. СПб.: Питер, 2001г.

3. Степанов А. Н. Информатика: Учебник для вузов. 5-е изд. – СПб.: Питер, 2008 г.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

0

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Курсовые работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Курсовые работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Курсовая работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Похожие работы

  • Организация вычислений в среде Microsoft Excel
  • Создание списков и баз данных в среде MS Office
  • Организация вычислений в среде MS Excel. Формулы и функции
  • Организация вычислений в среде Excel. Формулы и функции
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Заключение по microsoft word
  • Заключение к работе об excel
  • Заключен документ в word
  • Закладки текстового редактора word
  • Закладки полей в word