Загрузка данных в excel по номенклатуре

Содержание

• Перенос данных из Эксель в 1С
  • Подготовка данных
  • Подключение внешнего загрузчика
  • Загрузка данных
• Вопросы и ответы

Уже давно самой популярной программой среди бухгалтеров, планировщиков, экономистов и управленцев стало приложение 1C. Оно имеет не только разнообразное количество конфигураций для различных видов деятельности, но и локализации под стандарты учета в нескольких странах мира. Все больше предприятий переходят на ведение учета именно в этой программе. Но процедура переноса данных вручную из других программ учета в 1C — довольно долгое и скучное занятие, отнимающее массу времени. Если на предприятии велся учет с помощью Excel, то процесс переноса можно существенно автоматизировать и ускорить.

Производить перенос данных из Excel в 1С требуется не только на начальном периоде работы с данной программой. Иногда наступает необходимость подобного, когда по ходу деятельности нужно занести какие-то списки, хранящиеся в книге табличного процессора. Например, если требуется перенести прайс-листы или заказы из онлайн-магазина. В случае, когда списки небольшие, то их можно вбить и вручную, но что делать, если они содержат сотни наименований? Для того, чтобы ускорить процедуру, можно прибегнуть к некоторым дополнительным возможностям.

Для автоматической загрузки подойдут практически все типы документов:

• Список номенклатуры;
• Список контрагентов;
• Список прайсов;
• Перечень заказов;
• Информация о покупках или продажах и т.д.

Сразу нужно отметить, что в 1С нет встроенных инструментов, которые позволяли бы переносить данные из Эксель. Для этих целей нужно подключить внешний загрузчик, который представляет собой файл в формате epf.

Подготовка данных

Нам нужно будет подготовить данные в самой таблице Excel.

1. Любой список, загружаемый в 1С, должен быть однородно структурирован. Нельзя выполнять загрузку при наличии в одном столбце или ячейке данных нескольких типов, например, имя человека и его телефонный номер. В этом случае, такие двойные записи обязательно следует разделять в разные столбцы.



2. Не допускается наличия объединенных ячеек даже в заголовках. Это может привести к некорректным результатам при переносе данных. Поэтому, если объединенные ячейки имеются, их нужно разделить.



3. Если исходную таблицу сделать максимально простой и понятной, без применения относительно сложных технологий (макросы, формулы, комментарии, сноски, лишние элементы форматирования и т.д.), то это поможет максимально предотвратить проблемы на дальнейших шагах переноса.



4. Обязательно следует привести наименование всех величин к единому формату. Не допускается наличие обозначения, например, килограмм, отображаемого разными записями: «кг», «килограмм», «кг.». Программа будет их понимать как разные величины, поэтому нужно выбрать один вариант записи, а остальные исправить под этот шаблон.



5. Обязательно наличие уникальных идентификаторов. В их роли может выступать содержимое любого столбца, которое не повторяется в других строках: индивидуальный налоговый номер, артикул и т.д. Если в существующей таблице нет столбца с подобным значением, то можно добавить дополнительную колонку и произвести там простую нумерацию. Это нужно для того, чтобы программа смогла идентифицировать данные в каждой строке отдельно, а не «сливала» их вместе.



6. Большинство обработчиков файлов Эксель не работает с форматом xlsx, а только с форматом xls. Поэтому, если наш документ имеет расширение xlsx, то нужно его конвертировать. Для этого переходим во вкладку «Файл» и жмем на кнопку «Сохранить как».
   

   Открывается окно сохранения. В поле «Тип файла» по умолчанию будет указан формат xlsx. Меняем его на «Книга Excel 97-2003» и жмем на кнопку «Сохранить».

   

   После этого документ будет сохранен в нужном формате.

Кроме этих универсальных действий по подготовке данных в книге Эксель, нужно будет ещё привести документ в соответствие с требованиями конкретного загрузчика, который мы будем использовать, но об этом мы поговорим чуть ниже.

Подключение внешнего загрузчика

Подключить внешний загрузчик с расширением epf к приложению 1С можно, как до подготовки файла Эксель, так и после. Главное, чтобы к началу процесса выполнения загрузки оба этих подготовительных момента были решены.

Существует несколько внешних загрузчиков таблиц Эксель для 1С, которые созданы различными разработчиками. Рассматривать мы будем пример с использованием инструмента для обработки информации «Загрузка данных из табличного документа» для версии 1С 8.3.

1. После того, как файл в формате epf скачан и сохранен на жестком диске компьютера, запускаем программу 1С. Если файл epf упакован в архив, то его предварительно нужно извлечь оттуда. На верхней горизонтальной панели приложения жмем на кнопку, запускающую меню. В версии 1С 8.3 она представлена в виде вписанного в оранжевую окружность треугольника, перевернутого углом вниз. В появившемся списке последовательно переходим по пунктам «Файл» и «Открыть».



2. Запускается окно открытия файла. Переходим в директорию его расположения, выделяем тот объект и жмем на кнопку «Открыть».



3. После этого загрузчик запустится в 1С.

Скачать обработку «Загрузка данных из табличного документа»

Загрузка данных

Одной из основных баз данных, с которыми работает 1C, является список номенклатуры товаров и услуг. Поэтому для описания процедуры загрузки из Excel остановимся на примере переноса именно этого типа данных.

1. Возвращаемся к окну обработки. Так как мы будем загружать номенклатуру товаров, то в параметре «Загрузка в» переключатель должен стоять в позиции «Справочник». Впрочем, он так установлен по умолчанию. Переключать его следует только тогда, когда вы собрались переносить другой тип данных: табличную часть или регистр сведений. Далее в поле «Вид справочника» кликаем по кнопке, на которой изображено многоточие. Открывается выпадающий список. В нем нам следует выбрать пункт «Номенклатура».



2. После этого обработчик автоматически расставляет те поля, которые программа использует в этом виде справочника. Нужно сразу отметить, что совсем не обязательно заполнять все поля.



3. Теперь опять открываем переносимый документ Excel. Если наименование его колонок отличается от наименования полей справочника 1С, которые содержат соответствующие, то нужно переименовать эти столбцы в Экселе так, чтобы названия полностью совпадали. Если в таблице имеются столбцы, для которых в справочнике нет аналогов, то их следует удалить. В нашем случае такими столбцами являются «Количество» и «Цена». Также следует добавить, что порядок расстановки столбцов в документе должен строго совпадать с тем, который представлен в обработке. Если для некоторых столбцов, которые отображены в загрузчике, у вас нет данных, то эти колонки можно оставлять пустыми, но нумерация тех столбцов, где имеются данные, должна совпадать. Для удобства и быстроты редактирования можно применять специальную возможность Эксель для быстрого перемещения колонок местами.

   После того, как данные действия произведены, жмем на значок «Сохранить», который представлен в виде пиктограммы, изображающей дискету в верхнем левом углу окна. Затем закрываем файл, нажав на стандартную кнопку закрытия.



4. Возвращаемся в окно обработки 1С. Жмем на кнопку «Открыть», которая изображена в виде папки желтого цвета.



5. Запускается окно открытия файла. Переходим в директорию, где расположен документ Эксель, который нам нужен. Переключатель отображения файлов по умолчанию установлен для расширения mxl. Для того чтобы показать нужный нам файл, его требуется переставить в позицию «Лист Excel». После этого выделяем переносимый документ и жмем на кнопку «Открыть».



6. После этого содержимое открывается в обработчике. Чтобы проверить корректность заполнения данными, жмем на кнопку «Контроль заполнения».



7. Как видим, инструмент контроля заполнения сообщает нам, что ошибки не найдены.



8. Теперь перемещаемся во вкладку «Настройка». В «Поле поиска» ставим галочку в той строке, которая у всех наименований, заносимых в справочник номенклатуры, будет уникальная. Чаще всего для этого используют поля «Артикул» или «Наименование». Это нужно делать для того, чтобы при добавлении новых позиций в список, данные не задваивались.



9. После того, как все данные внесены и настройки выполнены, можно переходить к непосредственной загрузке информации в справочник. Для этого кликаем по надписи «Загрузить данные».



10. Выполняется процесс загрузки. После её завершения можно перейти в справочник номенклатуры и убедиться, что все нужные данные туда добавлены.

Урок: Как поменять столбцы местами в Excel

Мы проследили процедуру добавления данных в справочник номенклатуры в программе 1C 8.3. Для других справочников и документов загрузка будет проводиться по тому же принципу, но с некоторыми нюансами, с которыми пользователь сможет разобраться самостоятельно. Также нужно заметить, что у различных сторонних загрузчиков процедура может отличаться, но общий подход остается у всех одинаковый: сначала обработчик загружает из файла информацию в окно, где производится её редактирование, а уже потом она добавляется непосредственно в базу данных 1С.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Разберемся, как загрузить каталог товаров из файла Excel в программу 1С Розница в редакции 2.3. Читайте текстовую инструкцию, смотрите скриншоты.

Загрузка каталога товаров из Excel

Зайдите в раздел НСИ → Сервис → Загрузка данных из файла Excel.

Откроется окно загрузки данных. Видим сопоставление: в левой части источник (таблица), справа «приёмник» с перечнем полей.

Нажмите кнопку Открыть файл.

Выберите файл *. xlsx на компьютере и нажмите кнопку Открыть.

Работа со справочником номенклатуры в 1С Розница

Чтобы заполнить колонку Группа, нужно создать в программе группу номенклатуры, где мы и разместим товары из Excel-таблицы. Приступим.

Поставьте галочку у строчки Группа, затем в поле значение по умолчанию нажмите на кликабельные слова Показать все.

В окне с номенклатурой нажмите кнопку Создать группу.

Откроется окно создания группы. Впишите название (в нашем примере это Детские товары и игрушки). Нажмите кнопку Записать и закрыть.

Теперь в списке отметьте добавленную группу номенклатуры. Нажмите кнопку Выбрать.

Добавление параметров

Обязательные реквизиты

В левой части окна видим список. В правой части окна выберите приёмник (Справочник Номенклатура) и отметьте необходимые поля. Стрелочками вверх / вниз можно расставить удобный порядок.

В нашем случае это артикул, наименование, штрихкод, описание, вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС.

Нажмите кнопку Загрузить.

Пара слов про вид номенклатуры

Обратите внимание. У каждого вида номенклатуры свои настройки особенностей учета, поскольку процессы поступления и продажи проходят по-разному.

Мы используем вид номенклатуры «Товар»: его достаточно для любых товаров, не подлежащих обязательной маркировке.

Если вы работаете с маркировкой, нужно создать другой тип. Для услуг — ещё один вид «Услуга», для подарочных сертификатов тоже свой. Это можно сделать в разделе НСИ → Номенклатура.

Описание и штрих-код

Откройте раздел НСИ → Номенклатура.

Видим перечень товаров с артикулами и названиями.

Смотрим подробнее позицию номенклатуры.

Нажмите пиктограмму с жёлтой папкой и выберите строку Штрихкоды.

Видим, что штрих-код тоже добавился.

Во вкладке Описание видим подробный текст, который тоже подгрузился из таблицы.

Установка цен на товары

Теперь перенесём цены для нашей номенклатуры из Excel в 1С Розница. В правой части окна с приемником данных выберите вариант Документ Установка цен.

Мы устанавливаем вид цен: розничная.

Поставьте галочки для полей артикул, наименование, цена.

Нажмите кнопку Загрузить.

В документе установки цен номенклатуры нажмите кнопку Провести и закрыть.

Готово! Теперь вы знаете, как из файла Excel загрузить каталог товаров в программу 1С Розница, как заполнить основные параметры номенклатуры и перенести цены.

—

Статью подготовила редакция блога portkkm. ru. Информационная поддержка: Сергей Белых, программист 1С, специалист по автоматизации.

Если у вас есть вопросы по настройке 1С, напишите комментарии, свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на консультацию.

Быстрый ввод Номенклатуры и начальных остатков через файл Excel.

Для того чтобы что-то продать. Надо это что-то купить! — в данном случае, это что-то надо оприходовать в базу.

В данной статье мы рассмотрим как быстро загрузить номенклатурные позиции, остатки по ним и цены в базу 1С: УНФ.

Для удобства и быстроты поиска нужного товара Номенклатуру можно разделить по группам и лучше подготовить группы заранее, что позволит нам загрузить товары сразу в нужные группы. В данном примере я создаю группу «Банки» и занесу в нее чай расфасованный в жестяные банки.

Для создания группы нажимаем правой клавишей поле с правой стороны окна выбираем пункт «Создать группу»

Рис. 1. Создание группы номенклатуры в 1С: Управление нашей фирмой

В форме «Номенклатура (Создание группы)» в поле Наименование пишем нужное имя группы, в поле ниже можем выбрать группу выше рангом или оставить это поле пустым.

В поле порядок можно поставить номер места в иерархии — если поставить цифру 1, то группа будет первой в списке.

После того как составили список групп, заполняем файл Excel

Рис 2. Файл Excel для загрузки данных в 1С: Управление нашей фирмой

В файл заносим основную информацию о товаре Наименование, Остатки, Единица измерения, категория, группа и т. п. — если названия не будут совпадать с названиями столбцов в базе, то их можно будет изменить при загрузке.

В разделе «Компания» выбираем ссылку « Загрузка данных из Excel»

Рис 3. Загрузка данных из Excel в 1С: Управление нашей фирмой

На первой странице Мастера загрузки выбираем параметры з агрузки, а именно:

Рис 4. Выбор варианта загрузки данных в 1С: Управление нашей фирмой

в разделе «Что загружаем» выбираем

— Номенклатуру (товары, услуги) с возможностью настройки — этот пункт выбираем если загружаем только справочник товаров или услуг — без цен и остатков

— Номенклатуру, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой — подходит для загрузки начальных остатков в базу. В результате загрузки файла создается документ «Ввод начальных остатков».

— Контрагентов (покупателей, поставщиков, прочих) — загружаем массово контрагентов

— Цены номенклатуры — массовое изменение цен на товары

В разделе «Откуда брать данные» выбираем вариант заполнения таблицы

— Из заранее заполненного файла — в данном случае далее можно будет исправить только названия столбцов. В варианте «Номенклатуру, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой» указан только этот пункт и принимаемые к загрузке файлы только в формате «.xlsx». В остальных вариантах выбор типов файлов больше — .mxl и .csv, а так ж е есть еще второй вариант загрузки.

Рис 5. Выбор варианта загрузки данных в 1С: Управление нашей фирмой

— Заполнить таблицу с данными самостоятельно — данный вариант позволяет с помощью копировать/вставить или Ctrl+C и Ctrl+V вставлять столбцы, строки, ячейки или вводить данные вручную

Выбираем вариант и нажимаем кнопку «Далее»

Если выбрали вариант «Из заранее заполненного файла», то откроется Проводник для поиска нужного файла и только после загрузки файла появится таблица с данными. В случае «Заполнить таблицу с данными самостоятельно», таблица появится сразу

Рис 6. Таблица загрузки данных в 1С: Управление нашей фирмой

В первой строке указаны наименования столбцов — если они совпадают с полями в программе, то наименования определятся автоматически. Если наименования столбцов не совпадают, то программа по умолчанию поставит вариант «Не загружать» — клик мышкой на название столбца откроет список полей, доступных к выбору.

Рис 7. Настройка полей загрузки данных в 1С: Управление нашей фирмой

Назначив наименования столбцов и проверив корректность заполнения таблицы, нажимаем на кнопку «Далее».

Следующая форма показывает анализ загрузки данных — сколько строк получено, сопоставлено и будет загружено, а также ошибки и не сопоставленные данные.

Рис 8. Предварительный анализ загрузки данных в 1С: Управление нашей фирмой

В нижней части формы расположен блок «Настройки загрузки»:

— Вид цен — определяет в какой вид цен будут записаны указанные в таблице цены. Нажав на стрелочку в правой части строки можно выбрать Вид цен — Оптовая, Учетная или другие ранее настроенные цены

— Склад остатков — если в программе несколько складов, то данная строка позволяет выбрать склад на который будут оприходованы остатки.

— Группа — товарная группа к которой будет определены данные товары.

После проверки и настройки нажимаем кнопку «Загрузить данные в приложение»

Заходим в «Номенклатуру» и проверяем группу «Банки»

Рис 9. Журнал Номенклатура в 1С: Управление нашей фирмой

В табличной части видно, что товар загрузился и с остатками и ценами.

Товар загрузили

На этом рассмотрение завершаем. В следующей статье мы рассмотрим Ввод начальных остатков с помощью мастера «Ввод начальных остатков»

 Если у Вас появились вопросы по работе в программе 1С Управление Нашей Фирмой позвоните нам по телефонам +7(383)312-07-64 и +7-923-158-67-74 (он же WhatsApp) — наши консультанты помогут Вам.

Если Вы хотите попробовать 1С УНФ в работе мы предоставим Вам тестовый доступ к программе на 30 дней.

Вы можете купить у нас 1С УНФ для локального компьютера или арендовать ее в облачных сервисах 1СFresh и MacCloud

В этой статье разберем способ загрузки номенклатуры в 1С 8.3 из таблиц Excel. С помощью внешнего универсального загрузчика (внешняя программа) можно импортировать из excel оприходование и поступление товаров, новые цены, документы реализации товаров, и многое другое.

Принцип переноса всех данных одинаков, разница только в заполнении необходимых колонок таблицы в экселе и их количестве. Почти к каждому способу загрузки я снял видео и они что-то вроде небольшого напоминания для себя, а то проходит пару месяцев и опять сталкиваюсь с задачей загрузки номенклатуры или новых цен с Excel в 1С и заново начинаю разбираться в скрипте. А видео поможет быстрее вспомнить все конкретные шаги. Пример моего файла excel для всех видов импорта можно найти в конце статьи!

Начнём

Давайте пошагово и для начала скачаем скрипт обработчик табличных данных отсюда. Его разработали ребята с сайта programmist1s.ru. Открываем его в 1С (расширение файла epf), вот таким способом:

А теперь разберем самые популярные виды переноса табличной информации в 1С и начнём с номенклатуры.

Выбираем в меню загрузку в «Справочник», а вид справочника для импорта «Номенклатура»:

Переходим во вкладку «Настройки» и убираем все галочки. Чтобы все данные загружались корректно, надо выставить обязательный минимум по столбцам:

• Наименование
• Родитель
• Вид номенклатуры
• Единица измерения
• Наименование полное
• Разрешить ввод дробного количества
• Ставка НДС
• Тип номенклатуры

Очень важно последовательность расположения этих колонок. Обязательно первым идёт «Наименование», затем «Родитель» и так далее. Последовательность расположения колонок совпадает с выставленными галочками у полей в настройках. Этими полями сообщаем программе, какие данные будут загружаться и в каком порядке они размещены в excel.

Обязательно ставим галочку в «Поле поиска» у столбца с уникальными данными. Чтобы 1С не дублировала данные:

Далее переходим в соседнюю вкладку «Табличный документ» и загружаем подготовленный файл эксель, где в первой вкладке должна быть таблица с новыми позициями номенклатуры. Можно проверить табличные данные на правильность ввода. Если все хорошо и загрузчик не выдаёт ошибок, то нажимаем кнопку «Загрузить данные».

После успешной загрузки должны появиться такие сообщения:

Если в базе 1С нет каких-то новых добавленных данных, которые вы загружаете с новой номенклатурой, к примеру, такие как Марки (Бренд), производитель. То надо править колонку «Режим Загрузки» и установить режим «Устанавливать». Тем самым сообщить программе, чтобы она не искала новый бренд в базе, а устанавливала новый.

Если в базе не создан «Родитель», то есть раздел, в который будет помещаться товар, то описываемый способ режима загрузки с «устанавливать» — не будет работать. Перед импортом данных необходимо обязательно создать необходимые группы:

Всё это на видео:

Установка цен номенклатуры

С помощью загрузочного файла можно также установить цены номенклатуры. Для этого выбираем раздел загрузки в табличную часть. По ссылке выбираем документ «Установка цен номенклатуры» в который будем загружать новые данные.

Внимание! Если в этом документе уже добавлены цены, то они удалятся при импорте новых. Их можно либо продублировать в загружаемой таблице, либо создать новый документ и добавлять уже в него.

В блоке «табличная часть» выбираем такой пункт:

Обязательные поля, для корректного добавления в 1С:

• Номенклатура
• Виды цены. Закупочная, розничная или как заполнены они у вас в 1С.
• Цена
• Цена изменена вручную. Булевое значение, может быть да или нет.

Поступление товаров

Как и в случае с ценами, можно загрузить табличные данные для документа «Поступление товаров». Необходимо создать новый документ и выбрать его по аналогии в загрузчике. Не забывайте, если будете загружать в старые документы, то сотрутся все старые поступления!

Обязательные колонки (важна последовательность расположения их в Excel):

Пример заполнения и последовательность

Значения в колонке «Сумма» должны быть до второго знака после запятой, в противном случае программа выдаст ошибку.

Пример самой таблицы и количество необходимых колонок в конце статьи!

Реализация товаров

Чтобы добавить продажи магазина через пункт «Реализация товаров», надо создать пустой документ и к нему обратиться по такой форме:

Обязательные поля

В файле не должно быть пустых строк. Только те товары, по которым были фактические продажи. Иначе 1С выдаст ошибку. И опять же не забываем о важности расположения колонок.