Задачи со сроками excel

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта, американского инженера и консультанта по менеджменту, который придумал такую диаграмму в 1910 году. Диаграмма Ганта в Excel представляет проекты или задачи в виде каскада горизонтальных линейчатых графиков. Диаграмма Ганта показывает разложенную на части структуру проекта (дату начала и окончания, различные связи между задачами в рамках проекта) и таким образом помогает контролировать выполнение задач во времени и согласно намеченным ориентирам.

Как создать диаграмму Ганта в Excel 2010, 2007 и 2013

К сожалению, Microsoft Excel не предлагает встроенного шаблона диаграммы Ганта. Однако, можно быстро создать её самостоятельно, используя функционал линейчатой диаграммы и немного форматирования.

Внимательно проделайте следующие шаги, и на создание простой диаграммы Ганта потребуется не более 3 минут. В своих примерах мы создаём диаграмму Ганта в Excel 2010, но то же самое можно сделать в Excel 2007 и 2013.

Шаг 1. Создайте таблицу проекта

Первым делом, введём данные проекта на лист Excel. Запишите каждую задачу в отдельной строке и постройте структурный план проекта, указав дату начала (Start date), окончания (End date) и длительность (Duration), то есть количество дней, которое требуется для завершения задачи.

Совет: Для создания диаграммы Ганта необходимыми являются только столбцы Start date и Duration. Однако, если создать также столбец End date, то вычислить длительность задачи можно при помощи простой формулы, как видно на рисунке ниже:

Шаг 2. Постройте обычную линейчатую диаграмму Excel на базе данных столбца “Start date”

Начните построение диаграммы Ганта в Excel с того, что создайте обычную Линейчатую диаграмму с накоплением:

• Выделите диапазон Start Dates вместе с заголовком столбца, в нашем примере это B1:B11. Нужно выделить только ячейки с данными, а не весь столбец листа.
• На вкладке Вставка (Insert) в разделе Диаграммы (Charts) нажмите Вставить линейчатую диаграмму (Bar).
• В открывшемся меню в группе Линейчатая (2-D Bar) нажмите Линейчатая с накоплением (Stacked Bar).

В результате на листе должна появится вот такая диаграмма:

Замечание: В некоторых других инструкциях по созданию диаграмм Ганта предлагается сначала создать пустую линейчатую диаграмму, а затем наполнить её данными, как мы это сделаем на следующем шаге. Но я считаю, что показанный метод лучше, поскольку Microsoft Excel автоматически добавит один ряд данных и таким образом мы сэкономим немного времени.

Шаг 3. Добавьте к диаграмме данные о продолжительности

Далее к нашей будущей диаграмме Ганта нужно добавить ещё один ряд данных.

1. Кликните правой кнопкой мыши в любом месте диаграммы и в контекстном меню нажмите Выбрать данные (Select Data).Откроется диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source). Как видно на рисунке ниже, данные столбца Start Date уже добавлены в поле Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series). Теперь сюда же нужно добавить данные столбца Duration.
2. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы выбрать дополнительные данные (Duration), которые нужно отобразить на диаграмме Ганта.
3. В открывшемся окне Изменение ряда (Edit series) сделайте вот что:
   • В поле Имя ряда (Series name) введите “Duration” или любое другое имя по желанию. Или можно поставить курсор в это поле и затем кликнуть по заголовку соответствующего столбца в таблице – заголовок, по которому кликнули, будет добавлен в качестве имени ряда для диаграммы Ганта.
   • Кликните иконку выбора диапазона рядом с полем Значения (Series values).
4. Диалоговое окно Изменение ряда (Edit series) уменьшится. Выделите данные в столбце Duration, кликнув по первой ячейке (в нашем случае это D2) и протянув мышью вниз до последней ячейки с данными (D11). Проверьте, что не выделили случайно заголовок или какую-нибудь пустую ячейку.
5. Нажмите ещё раз иконку выбора диапазона. Диалоговое окно Изменение ряда (Edit series) будет вновь развёрнуто и появятся поля Имя ряда (Series name) и Значения (Series values). Нажмите ОК.
6. Мы снова вернемся к окну Выбор источника данных (Select Data Source). Теперь в поле Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series) мы видим ряд Start Date и ряд Duration. Просто нажмите ОК, и данные будут добавлены к диаграмме.

Диаграмма должна принять приблизительно вот такой вид:

Шаг 4. Добавьте описания задач к диаграмме Ганта

Теперь нужно в левой части диаграммы вместо чисел показать список задач.

1. Кликните правой кнопкой мыши в любом месте области построения диаграммы (область с синими и оранжевыми полосами) и в появившемся меню нажмите Выбрать данные (Select Data), чтобы снова появилось диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source).
2. В левой области диалогового окна выделите Start Date и нажмите кнопку Изменить (Edit) в правой области окна под названием Подписи горизонтальной оси (категории) (Horizontal (Category) Axis Labels).
3. Откроется маленькое диалоговое окно Подписи оси (Axis Labels). Теперь нужно выделить задачи так же, как на предыдущем шаге выбирали данные о продолжительности задач (столбец Durations) – нажимаем иконку выбора диапазона, затем кликаем по первой задаче в таблице и протягиваем выделение мышью вниз до последней задачи. Помните, что заголовок столбца не должен оказаться выделенным. Сделав это, ещё раз кликните по иконке выбора диапазона, чтобы появилось диалоговое окно.
4. Дважды нажмите ОК, чтобы закрыть все диалоговые окна.
5. Удалите легенду диаграммы – кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Удалить (Delete).

На этом этапе диаграмма Ганта должна иметь описания задач с левой стороны и выглядеть приблизительно так:

Шаг 5. Превращаем линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта

На данном этапе наша диаграмма всё ещё является линейчатой диаграммой с накоплением. Чтобы она стала выглядеть как диаграмма Ганта, нужно правильно её оформить. Наша задача – удалить синие линии, чтобы видимыми остались только оранжевые части графиков, которые представляют собой задачи проекта. Технически, мы не будем удалять синие линии, а просто сделаем их прозрачными, а значит – невидимыми.

1. Кликните по любой синей линии на диаграмме Ганта, при этом все они будут выделены. Кликните по выделенному правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series).
2. В появившемся диалоговом окне сделайте следующее:
   • В разделе Заливка (Fill) выберите Нет заливки (No Fill).
   • В разделе Граница (Border Color) выберите Нет линий (No Line).

   

Замечание: Не закрывайте это диалоговое окно, на следующем шаге оно снова понадобится.

1. Задачи на диаграмме Ганта, которую мы построили в Excel, расположены в обратном порядке. Сейчас мы это исправим.Кликните по списку задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выделить ось категорий. Откроется диалоговое окно Формат оси (Format Axis). В разделе Параметры оси (Axis Options) отметьте галочкой опцию Обратный порядок категорий (Categories in reverse order), затем закройте окно, чтобы сохранить сделанные изменения.В результате только что сделанных изменений:
   • Задачи на диаграмме Ганта расположены в правильном порядке.
   • Даты на горизонтальной оси переместились с нижней в верхнюю часть диаграммы.

Диаграмма становится похожей на обычную диаграмму Ганта, согласны? К примеру, моя диаграмма Ганта теперь выглядит вот так:

Шаг 6. Настраиваем дизайн диаграммы Ганта в Excel

Диаграмма Ганта уже приобретает нужную форму, но можно добавить ещё несколько финишных штрихов, чтобы сделать её действительно стильной.

Откуда корни Gantt Charts

Диаграмма Ганта была названы в честь Генри Ганта (Henry Gantt). Часто полагают, что именно ему впервые пришла идея планирования проектов с помощью горизонтальных гистограмм.
Однако первым, кто связал такие диаграммы с проектной деятельностью, был польский инженер Кароль Адамецкий (Karol Adamiecki) еще в 1896 году.
Профессор Адамецкий придумал идею визуального отображения процессов и прогресса, чтобы облегчить просмотр и учет производственных графиков. Большинство его исследований были связаны со сталелитейной промышленностью. Рабочим названием стало “гармонограммы” (harmonogram).
Автор публиковал свои статьи о своем “открытии” на польском и русском языках. Именно поэтому идея с диаграммами не получила широкое распространение в мире.
Генри Гант независимо пришел к той же идее около 15 лет спустя. Он занялся визуальным планированием с гистограммами в 1910 году, чтобы дать понять супервайзерам, было ли производство успешным или отстало от графика. Таким образом, за диаграммами закрепилось название Gantt Charts.

Кому пригодится диаграмма

Если вы фанат планирования и любите красивые графики, диаграмма Ганта для вас. Она поможет и с запуском интернет-магазина, и в подготовке к масштабному мероприятию. В быту диаграмма пригодится для самостоятельного планирования свадьбы, ремонта или строительства дома, путешествия или подготовки к сессии.

К примеру, фрилансер с диаграммой Ганта будет уверен, что сможет взяться ещё за один проект. А невеста, глядя на график, не будет переживать, что ничего не успевает.

В бизнесе диаграмма Ганта помогает всем. Исполнитель точно знает, что, за чем и когда нужно сделать, его начальник контролирует сроки, а клиент спокоен, если видит, на каком этапе находится процесс.

Пригодится инструмент и для презентации проекта. Заказчик или начальник увидит объём и сроки работ и поймёт, почему дизайн сайта, например, делается три месяца, а не неделю.

С чего начать работу с диаграммой Ганта

В первую очередь надо создать таблицу с исходными данными. Делать это можно где угодно: хоть на листке бумаги, хоть сразу в программе для построения диаграммы.

Для таблицы нужны три типа данных: название задачи, дата начала и длительность или прогнозируемая дата окончания задачи. Учитывайте сроки, ресурсы и бюджет проекта, чтобы указать реалистичную дату окончания.

К примеру, вы решили вдвоём сделать косметический ремонт в спальне. Таблица будет выглядеть так:

Если ремонт делает рабочая бригада, то сроки каждой задачи будут иными.

Добавьте задачи, создайте группы задач

Создавайте задачи и подзадачи с начальными и конечными датами – постройте такую диаграмму, которая отражает ваш проект. Создайте иерархию задач и управляйте множеством проектов в одном шаблоне.

Отслеживайте прогресс

Связывать задачи и вехи между собой очень просто благодаря функции drag & drop. При изменениях в датах зависимых задач функция автопланирования подстроит все нужные даты, чтобы ваш проект оставался актуальным, а не статичным, как в Excel.

Проблемы выполнения плана, отслеживания эффективности, аналитики

Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.

А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.

Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.

Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.

Два варианта диаграммы Ганта для микробизнеса

Для предпринимателя или фрилансера важно не осложнить себе работу, поэтому мы предлагаем два простых варианта.

1. Известно начало и окончание задачи.
2. Известно начало и длительность задачи.

Первый вариант связан со сроками извне, которые приходится соблюдать, независимо от течения проекта. Например, с оплатой налогов, началом или окончанием договора с партнёром, событием, к которому привязан текущий проект.

Светлана — руководитель небольшого агентства по проведения праздников. Василий и Ольга — её заказчики, будущие молодожёны — как и положено, переживают, как бы не случилось на свадьбе заминок, связанных с необязательностью разных исполнителей. Светлана сотрудничает с несколькими ресторанами, где нужно контролировать расстановку столов, меню, наличие нужного оборудования, а также с другими участниками торжеств: владельцами лимузинов, кондитерами, флористами и так далее.

Чтобы понимать, кто, когда и что делает, Светлане необходимо держать руку на пульсе и контролировать действия всех участников одновременно, а ещё и постоянно отчитываться перед Ольгой и Василием, чтобы ослабить их и без того натянутые нервы.

Выставляем дату начала задачи, дату её завершения — и сразу видим, сколько она займёт времени, что позволяет планировать другие дела. По двойному клику на шкалу можно задать ей определённый цвет, тем самым связав однотипные задачи. Например, для Светланы такими задачами могут стать выпечка свадебного торта для основного торжества и капкейков для пикника по случаю девичника: один исполнитель, разные сроки, но возможность проконтролировать сразу обе задачи.

Второй вариант — для тех, кому необходимо спланировать начало или завершение процесса, если известна его длительность.

У Бориса небольшая мастерская по пошиву сумок и обуви. Он решил выпустить новую линейку продукции и для этого ему необходимо особое оборудование. Борис заказал оборудование и знает, что оно будет доставлено через три недели. За это время ему необходимо найти специалиста по настройке этого оборудования и работе на нём (или обучиться самому), закупить расходные материалы, запланировать рекламу, договориться с точками сбыта.

Борис первой задачей ставит поставку нового оборудования, а дальше — планирует свои действия, исходя из этих сроков.

График Ганта онлайн для быстрого управления проектами

Интерактивное приложение для создания диаграммы Ганта позволяет планировать и контролировать любые проекты.
Делите ваши проекты на группы задач и подзадачи. Планируйте задачи во времени, выставляйте длительности и зависимости между ними. Положите ваши проекты на диаграмму Ганта, чтобы выставлять точные прогнозы выполнения и эффективно управлять ресурсами.

Автоматическое планирование и Drag-and-drop

Управление проектами и создание диаграммы Ганта онлайн – максимально просто! Назначайте время выполнения задач и выставляйте приоритет, изменяйте уровень задачи, выставляйте зависимости, длительности и прогресс прямо на диаграмме Ганта, перетягивая задачи и их элементы.

Управляйте ресурсами и снижайте стоимость проектов

Наша онлайн диаграмма Ганта добавляет еще одно измерение – управление ресурсами проекта.
Распределяйте ресурсы между задачами на диаграмме Ганта. Выставляйте стоимость ресурса в час и время, которое ресурс был задействован на задаче. На базе этих цифр GanttPRO мгновенно рассчитает стоимость выполнения задачи, группы задач и проекта. Слишком дорого? Перераспределите ресурсы и посмотрите, как изменятся затраты.

Редактирование

1. Удалите ненужное название и легенду справа, чтобы освободить пространство.
2. Исправим расположение этапов проекта, которые изначально отобразились в обратном порядке. Выделяете вертикальную ось и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите опцию Формат оси.

Нужно поставить галочку рядом с Обратный порядок категорий. Чтобы горизонтальная ось была внизу, выбираете В максимальной категории и закрываете окно.

1. Чтобы обесцветить синюю часть полос, щелкаете правой кнопкой мышки по одной из них и выбираете в меню Формат ряда данных.

Затем в появившемся окне выбираете вариант нет заливки, цвет границы: нет линий.

1. Осталось настроить горизонтальную ось. Чтобы избавится от отступа перед началом первого этапа, проделайте несколько действий:

Кликаете в таблице на ячейку с первой датой проекта. Правой кнопкой выбираете Формат ячеек, группу Число, формат Общий. Смотрим на число в поле Образец. В данном примере 43525. Нажимаете кнопку Отмена.

Щелкаете по оси диаграммы и выбираете команду Формат оси. В группе Параметры оси задаете фиксированное значение просмотренного выше числа. Измените значение Цена основных делений на 5 — для каждого следующего дня.

Изменяя параметры значений, следите как меняется вид диаграммы и выберите подходящий.

В группе Выравнивание имеет смысл изменить направление текста для подписи даты:

В группе Число изменяете лучший формат даты:

1. Чтобы добавить подписи данных, нужно щелкнуть правой кнопкой по одному из элементов ряда и выбрать соответствующее действие:

Теперь осталось подстроить ее размеры в документе и диаграмма Ганта готова.

Как видите, диаграмма Ганта — это лучший способ презентовать проектный план специфическим способом иллюстрации.

Сбор данных

Для того чтобы построить график, нам понадобятся следующие данные:

• координаты всех наборов данных (откуда должен начинаться каждый из столбиков);
• название каждого этапа;
• продолжительность каждого этапа.

Для удобства вписываем их сразу в соответствующие поля таблицы. После того как мы ввели всю требуемую информацию, можно переходить к созданию самой диаграммы.

Важно: проследите за тем, чтобы все форматы данных были указаны правильно: в частности, это касается дат.

Формирование макета

Итак, нам известна цель планирования и ключевые данные, на основе которых мы будем строить график. Теперь в окне табличного процессора нам нужно перейти в раздел «Вставка -> Диаграмма», а затем нажать на пункт «Линейчатая». Нам нужна не обычная, а с накоплением, так как только в ней предусмотрен второй ряд данных, который в нашем случае будет основным.

Стираем всё лишнее

Для того чтобы сделать это, в программе предусмотрены специальные инструменты. На появившейся на экране диаграмме вам нужно навести курсор мыши на синюю полоску, кликнуть по ней правой кнопкой и выбрать в появившемся меню «Формат ряда данных». Высветится окошко, в котором нам нужно перейти к пункту «Заливка» и выбрать пункт «Нет заливки». После этого диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Завершающие штрихи

Так как по умолчанию все данные в нашем графике расположены в порядке снизу вверх, нам придётся несколько видоизменить его. Для этого мы кликаем правой кнопкой мышки по оси категорий (той, возле которой у нас расположен список заданий), переходим к окну «Формат оси». Сразу же открывается нужная нам вкладка – «Параметры оси». Поставьте галочку напротив пункта «Обратный порядок категорий». По сути, диаграмма Ганта уже готова, остаётся лишь пара полезных мелочей.

Форматирование

Итак, продолжаем работу над графиком. Как видите, выглядит она пока что неказисто, и сейчас мы исправим это средствами самого табличного процессора:

1. Растягиваем диаграмму до нужного размера с помощью стрелочки в правом верхнем углу.
2. Выделяем все даты в табличке, кликаем по области выделения правой кнопкой мыши и переходим в «Формат ячеек-> Число». В этом разделе представлены основные числовые форматы, с которыми мы работаем. Чтобы надписи не налезали друг на друга, советуем выбрать более краткий вариант записи. Затем опять-таки правой кнопкой нажимаем на ось с датами на диаграмме, выбираем «Формат оси -> Число» и ставим галочку возле пункта «Связь с источником».
3. Выделяем легенду (обозначения «Дата» и «Продолжительность» справа) и нажимаем кнопку Delete на клавиатуре.
4. Открываем «Формат оси -> Параметры» и устанавливаем минимальные и максимальное значения (мы поставили 15 декабря, так как это понедельник, и 3 января). Здесь же мы можем выставить цену основных делений (это удобно в тех случаях, если, к примеру, работа над проектом будет длиться несколько недель или месяцев). В нашем случае удобнее оставить значение по умолчанию (2.0).

Ещё немного экспериментов с форматированием – и вот какая красота у нас получается в итоге. Перед вами – готовая диаграмма Ганта. Пример, который мы привели, безусловно, очень прост – однако этого достаточно для того, чтобы вникнуть в суть такого метода планирования и наглядной демонстрации процесса выполнения тех или иных задач.

Как построить календарь планов с диаграммой Ганта по таблице Excel

Заполните диапазон ячеек G4:O16 на листе «Gantt» одной и той же формулой:

Теперь выделите диапазон ячеек G4:O16 чтобы присвоить ему условное форматирование:

Как видно на рисунке правило форматирования применяется для ячеек с текстовым значением «Достигнута», которое возвращают формулы в диапазоне G4:O16. Для эстетики снова используем 2 цвета заливки. Важно также отметить что на вкладке «Число» используя опцию «(все форматы)» задаем свой пользовательский формат из трех точек с запетой «;;;» – это позволит скрыть текстовое содержимое в ячейках. Получаем результат:

Перейдите на любую ячейку в диапазоне G4:O16 и откройте «Диспетчер правил условного форматирования». Для этого используйте меню «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Управление правилами». Воспользовавшись кнопкой «Создать правило» создайте еще 2 правила для значений «В процессе» (желтый цвет) и «В ожидании» (красный цвет):

Теперь создадим курсор для выделения дат на графике – это сделает анализ по графику Ганта более удобным. Снова перейдите на любую ячейку в диапазоне G4:O16 и в диспетчере правил условного форматирования создайте новое правило, но уже с формулой =G$1=$F$1 и другими настройками формата ячеек:

Обратите внимание! Правило курсора должно быть в самом нижнем слое. Для управления порядком расположения правил форматирования используйте соответственные кнопки «Вверх» и «Вниз» в диспетчере. В результате получаем диаграмму Ганта с курсором выделения дат, которые указываются в ячейке F1:

Далее оформляем дизайн шапки таблицы в диапазоне B3:F3 используя градиентную заливку ячеек из двух цветов:

А также следует изменить цвет шрифта на белый в заголовках столбцов таблицы.

Заключение

На первый взгляд кажется, что построение диаграммы Ганта в Excel – довольно трудная задача, на которую нужно потратить немало времени и сил. Однако, на практике оказывается, что эта задача вполне выполнима и, к тому же, занимает совсем немного времени. Показанная нами выше диаграмма – это всего лишь пример. Подобным образом можно построить любую другую диаграмму для решения поставленных перед вами задач.