Задачи для outlook в excel

Помимо основных операций с электронной почтой, В Outlook есть множество дополнительных функций, которые помогут вам организовать работу. Задачи — это элементы, созданные его Функция To-Do. Они позволяют создавать задания и устанавливать напоминания, чтобы обеспечить выполнение к крайнему сроку.. Иногда, пользователи хотят экспортировать задачи Outlook в другое место или создавать их резервные копии.

Это популярный инструмент для корпоративного использования.. Доступ к задачам осуществляется через панель навигации, который содержит значок (Задачи / Сделать) рядом со значками вашего календаря и контактов. Вам может потребоваться экспортировать задачи при обновлении системы или переходе на другой компьютер..

Перенос в Excel — распространенный сценарий, и это не ракетостроение. Легко экспортировать задачи Outlook другому пользователю или компьютеру. Наш гид поможет вам добиться безупречного результата, при условии тщательного выполнения каждого шага. Он охватывает два подхода к задаче — ручной и автоматический..

Если вы ищете, как интегрировать Microsoft To Do с Outlook, посмотрите следующее видео.:

Как это сделать

Если вы предпочитаете ручной путь, вы можете использовать встроенные функции для переноса задач в электронную таблицу — файл Excel. В разных версиях Outlook, волшебник вызывается иначе. Выберите метод для своей версии и перейдите к следующим шагам, чтобы экспортировать задачи Outlook в Excel..

• 2013 и позже: от Файл для Открыто & Экспорт для Импорт/экспорт;
• 2010: от Файл для Открыть для импорта;
• 2007: от Файл для Импорт и экспорт.

Экспорт задач Outlook в CSV

После открытия мастера, вам нужно щелкнуть по его экранам. Система проведет вас через все необходимые настройки, поэтому вам не нужно быть профессионалом, чтобы преобразовать задания.

Способы экспорта задач Outlook в Excel

Если вам нужно экспорт задач Outlook в Excel, выполните следующие семь шагов, чтобы продолжить работу вручную.

1. В окно мастера, укажите, что вы будете экспортировать в файл.
2. Выберите целевой формат ( Значения, разделенные запятыми ) для экспорта задач Outlook в файл CSV.
3. Из списков папок, выбирать Задачи для соответствующего аккаунта.
4. Используйте функцию обзора, чтобы указать местоположение вашего файла.
5. Дайте CSV-файлу имя.
6. Подтвердите с помощью ОК
7. Продолжайте и нажмите Конец кнопка для экспорта задач.

Теперь вы увидите уведомление о том, что целевой формат не поддерживает повторяющиеся встречи или задачи.. Это нормально. В окне предлагается указать диапазон дат., так что сделайте это и подтвердите, нажав ОК. Это все! Эти шаги позволят экспортировать задачи Outlook в файл с расширением * .csv..

Теперь вы можете открыть файл в Excel, сохраните его на внешнем хранилище, чтобы создать резервную копию, или переместите его на другой компьютер физически. Вы также можете использовать любое облачное хранилище, доступное с обеих машин.. Последний шаг преобразования в CSV упрощен — в экспортированном файле может храниться только один лист без форматирования или формул.. между тем, файл Excel предлагает широкую гибкость.

стадия 2. Преобразование формата

Теперь, вы должны найти файл, который вы только что создали. Если вы экспортируете задачи Outlook в Excel — т.е., создайте файл CSV и откройте его в MS Excel — вы сможете изменить формат на книгу Excel, так что вы можете применить любое форматирование, которое вам нравится. Вот как это сделать:

1. Найдите только что экспортированный файл (*.CSV) и дважды щелкните по нему, чтобы открыть в Excel.
2. Проверьте содержимое и откройте Файл меню.
3. Сохраните файл как электронную таблицу Excel.

Теперь, у вас есть файл, который полностью совместим с Excel и допускает расширенное форматирование. Вы можете разбить данные на несколько листов, применять цвета, шрифты, и т.д.. Это было бы невозможно с обычным текстом, сохраненным в формате CSV..

Резервное копирование или экспорт списка задач Outlook в формате PST

CSV — не единственный возможный формат для резервного копирования. Тихоокеанское стандартное время, собственный тип Outlook, также могут быть созданы. Вместо создания файла Excel, вы можете сохранить свои задачи и открывать их в Outlook на другом компьютере. Вот как.

1. Откройте MS Outlook.
2. Перейти к Файл меню.
3. Выбрать Открыто & Экспорт вариант.
4. Выбрать Импорт/экспорт.
5. Укажите, что вы будете экспортировать данные в файл.
6. Выберите нужный формат (Тихоокеанское стандартное время).
7. Выберите задачи Outlook в списке папок.
8. Сохраните результат и завершите операцию.

Импорт данных

После экспорта ваших заданий, вы можете открыть их с помощью той же программы на другом компьютере. Поскольку PST универсально распознается всеми версиями Outlook, это гладкая процедура. Просто экспортируйте в файл и выполните следующие действия..

1. Открой Импорт/экспорт мастер, следуя инструкциям выше (в зависимости от вашей версии почтового клиента).
2. Выбрать Импорт из другой программы или файла.
3. Выберите формат (Тихоокеанское стандартное время) и продолжаем дальше.
4. Перейдите к исходному файлу.
5. Выберите действие для дубликатов (вы можете оставить или заменить их).
6. По окончании, данные будут перенесены в вашу копию Outlook.

Вышеупомянутая процедура также может использоваться для передачи Задач, хранящихся в формате CSV.. В этом случае, только шаг 3 будет другим. Вам нужно будет выбрать значения, разделенные запятыми, вместо файла данных Outlook..

Дополнительный совет: Автоматизированное решение

Использование извлечения данных Kit для Outlook,, сторонняя утилита для плавной миграции, вы можете преобразовать свои задания в другие форматы. Это молниеносный и супер-удобный способ. Ваши задачи Outlook и другая информация могут быть экспортированы в другие почтовые системы или использованы для специальных целей, например для обнаружения электронных писем..

СкачатьДля Windows 32/64-битКупить $24.95Разблокировать полную версию

Ключевые преимущества включают::

• переход на десятки других форматов (PDF, EML, RTF, HTML, Текст, МГТ, так далее…);
• расширенное архивирование;
• возможности плавного резервного копирования;
• резервное копирование и восстановление паролей Outlook;
• Совместимость со всеми популярными версиями MS Outlook, оба 32- и 64-битный;
• формирование различных отчетов для криминалистических целей.

Как вы видите, основные преимущества — скорость и удобство. Вам не придется выполнять многоэтапный экспорт / импорт и манипулировать приложениями.. Все, что вам нужно для резервного копирования задач Outlook, — это одна часть программного обеспечения для преобразования.. Он имеет простой интерфейс со всеми необходимыми функциями и интуитивно понятными элементами управления.. Расширенные параметры фильтрации позволяют точно настроить вывод.

Суть

Теперь вы знаете, как экспортировать задачи из Outlook.. Как вы видите, это не процесс в один клик, но это не выходит за рамки понимания среднего пользователя. Все, что вам нужно, это почтовое приложение и Excel. Они могут быть установлены на одном или разных компьютерах.. Создать CSV просто с помощью мастера. Вы также можете экспортировать в файл с расширением PST для использования в другой версии Outlook..

Другие учебники

Whether or not you are a fan of Microsoft, one good thing that can be said about MS Office products, at least, is how easy it is to integrate each of them with one another. Just think of the power that comes from having incoming emails automatically generating new tasks or new calendar appointments, or having a completed task automatically email your boss with the updated status report from the task description.

Whether or not you are a fan of Microsoft, one good thing that can be said about MS Office products, at least, is how easy it is to integrate each of them with one another.

Just think of the power that comes from having incoming emails automatically generating new tasks or new calendar appointments, or having a completed task automatically email your boss with the updated status report from the task description.

If you do it right, you can cut your entire day’s workload by a boatload just by automating things in an intelligent and efficient way.

If you follow my writing here, then you know that in the past I’ve covered things like integrating web browser features into Excel, automatically maximizing application windows, or automating chart updates in Excel.

Well, in this article I’m going to cover another automation task — actually one that I’ve used often more recently — to automatically update an Excel spreadsheet with all of your remaining active Outlook tasks at the end of the day.

Feeding Outlook Tasks To An Excel Spreadsheet

There are a lot of reasons you may want to do this. Maybe you want to track your unfinished tasks on a daily basis in a format that you can quickly mail off to someone (not so easy to do with Outlook tasks). Or maybe it’ll become part of a larger report that you’ll be typing up in Word.

Whatever the case may be, the ability to capture and output uncompleted Outlook task information is a useful thing.

For this example, here’s my sample Outlook task list with 5 remaining tasks that I still haven’t completed yet.

Everything we’re going to do here, is in VBA. In Outlook, you get to the VBA editor by clicking on «Tools«, then «Macro» and then choosing the «Visual Basic Editor«.

The code that you’re going to use to capture your task list and export it to Excel is actually not quite as complicated as you might think. The first step is to plug into both Outlook objects and Excel objects by creating the necessary variable definitions. Then, using the workbook object you’ve created, start off by creating the header in your spreadsheet.

Dim strReport As String

 Dim olnameSpace As Outlook.NameSpace

 Dim taskFolder As Outlook.MAPIFolder

 Dim tasks As Outlook.Items

 Dim tsk As Outlook.TaskItem

 Dim objExcel As New Excel.Application

 Dim exWb As Excel.Workbook

 Dim sht As Excel.Worksheet

 Dim strMyName As String

 Dim x As Integer

 Dim y As Integer

 Set exWb = objExcel.Workbooks.Open("c:tempMyActiveTasks.xls")

' exWb.Sheets(strMyName).Delete

' exWb.Sheets.Add (strMyName)

 Set olnameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")

 Set taskFolder = olnameSpace.GetDefaultFolder(olFolderTasks)

 Set tasks = taskFolder.Items

 strReport = ""

 'Create Header

 exWb.Sheets("Sheet1").Cells(1, 1) = "Subject"

 exWb.Sheets("Sheet1").Cells(1, 2) = "Due Date"

 exWb.Sheets("Sheet1").Cells(1, 3) = "Percent Complete"

 exWb.Sheets("Sheet1").Cells(1, 4) = "Status"

So, here’s what the new spreadsheet looks like. Your Outlook app just created a new Excel file called «MyActiveTasks.xls» in the C:temp directory, and created a header for the tasks that you’re about to insert.

So, now it’s time to extract your tasks and insert them into the Excel file. I use a «y» variable starting at two in order to make sure the first row that’s used isn’t the first, because I don’t want to overwrite the header.

y = 2

 For x = 1 To tasks.Count

 Set tsk = tasks.Item(x)

 'strReport = strReport + tsk.Subject + "; "

 'Fill in Data

 If Not tsk.Complete Then

 exWb.Sheets("Ryan").Cells(y, 1) = tsk.Subject

 exWb.Sheets("Ryan").Cells(y, 2) = tsk.DueDate

 exWb.Sheets("Ryan").Cells(y, 3) = tsk.PercentComplete

 exWb.Sheets("Ryan").Cells(y, 4) = tsk.Status

 y = y + 1

 End If

 Next x

What this script does is searches through your entire list of task items in Outlook, checks to see whether the item is completed yet, and if it isn’t, then it inserts that task information into 4 cells of the spreadsheet. If you wanted to, you could insert more information. Just explore what task information is available by typing «tsk.» and then browsing through the list of properties that pop up.

Now here’s what the sheet looks like.

Being a bit of a perfectionist, there’s still a problem. Notice how column A clipped the last task subject?» I don’t like that. So let’s add a little bit more code to autofit all columns in the Excel table.

'Autofit all column widths

For Each sht In ActiveWorkbook.Worksheets

 sht.Columns("A").EntireColumn.AutoFit

 sht.Columns("B").EntireColumn.AutoFit

 sht.Columns("C").EntireColumn.AutoFit

 sht.Columns("D").EntireColumn.AutoFit

Next sht

exWb.Save

exWb.Close

Set exWb = Nothing

The Save and Close methods in those last few lines will save the sheet and close it so that it doesn’t remain locked by the application, otherwise it would be difficult to open the Excel file until you closed Outlook.

So, now here’s what the finished spreadsheet looks like.

When do you set the script to run? Well, I set it up to run on the «Application.Close()» event, which runs when you exit Outlook at the end of the day. This will make outlook produce the Excel spreadsheet report at the end of the day, all on its own.

Can you think of any other cool uses for this technique? Maybe automatically firing off an email with the list of tasks, or outputting them to an HTML file and FTPing it to your web server?

With a little creativity, it’s amazing what you can pull off with a bit of scripting automation. Share your own thoughts and ideas in the comments section below!

Shutterstock

Являетесь ли вы поклонником Microsoft или нет, по крайней мере, одна хорошая вещь, которую можно сказать о продуктах MS Office, это то, насколько легко интегрировать каждый из них друг с другом.

Подумайте только о возможности, которая заключается в том, что входящие электронные письма автоматически генерируют новые задачи или новые встречи в календаре, или наличие завершенной задачи автоматически отправляет вашему боссу электронное письмо с обновленным отчетом о состоянии из описания задачи.

Если вы все сделаете правильно, вы можете сократить нагрузку на весь рабочий день на лодке, просто автоматизируя работу интеллектуальным и эффективным способом.

Если вы следите за моим написанием здесь, то вы знаете, что в прошлом я освещал такие вещи, как интеграция функций веб-браузера в Excel, , автоматическое развертывание окон приложений. или автоматизировать обновление диаграмм в Excel

Итак, в этой статье я расскажу о другой задаче автоматизации — фактически той, которую я часто использовал совсем недавно — для автоматического обновления электронной таблицы Excel всеми оставшимися активными задачами Outlook в конце дня.

Подача задач Outlook в электронную таблицу Excel

Есть много причин, по которым вы можете захотеть сделать это. Возможно, вы хотите ежедневно отслеживать свои незавершенные задачи в формате, который вы можете быстро отправить кому-нибудь по почте (это не так просто сделать с задачами Outlook). Или, возможно, он станет частью более крупного отчета, который вы будете печатать в Word.

В любом случае, возможность собирать и выводить незавершенную информацию о задачах Outlook — полезная вещь.

Для этого примера, вот мой примерный список задач Outlook с 5 оставшимися задачами, которые я еще не выполнил.

Все, что мы собираемся сделать здесь, находится в VBA. В Outlook вы попадаете в редактор VBA, нажимая « Инструменты », затем « Макрос » и затем выбирая « Редактор Visual Basic ».

  Dim strReport As String
   Dim olnameSpace As Outlook.NameSpace
   Dim taskFolder As Outlook.MAPIFolder
   Тусклые задачи как Outlook.Items
   Dim tsk As Outlook.TaskItem
   Dim objExcel As New Excel. Приложение
   Dim exWb As Excel.Workbook
   Дим шт как Excel.Worksheet

   Dim strMyName As String
   Dim x As Integer
   Dim y As Integer

   Установите exWb = objExcel.Workbooks.Open ("c:  temp  MyActiveTasks.xls")

 'exWb.Sheets (strMyName). Удалить
 'exWb.Sheets.Add (strMyName)

   Установите olnameSpace = Application.GetNamespace ("MAPI")
   Установите taskFolder = olnameSpace.GetDefaultFolder (olFolderTasks)

   Set tasks = taskFolder.Items

   strReport = ""

   Создать заголовок
   exWb.Sheets ("Sheet1"). Ячейки (1, 1) = "Тема"
   exWb.Sheets ("Sheet1"). Ячейки (1, 2) = "Срок оплаты"
   exWb.Sheets ("Sheet1"). Ячейки (1, 3) = "Процент завершен"
   exWb.Sheets ("Sheet1"). Ячейки (1, 4) = "Статус" 

  у = 2

   Для х = 1 к задачам. Количество

        Установите tsk = tasks.Item (x)

        'strReport = strReport + tsk.Subject + ";"

        Заполните данные
        Если не ц.полное то

         exWb.Sheets ("Ryan"). Ячейки (y, 1) = tsk.Subject
         exWb.Sheets ("Ryan"). Ячейки (y, 2) = tsk.DueDate
         exWb.Sheets ("Ryan"). Ячейки (y, 3) = tsk.PercentComplete
         exWb.Sheets ("Ryan"). Ячейки (y, 4) = tsk.Status
         у = у + 1

        End If

   Далее х 

  'Подгонка всех столбцов ширины

 Для каждого шт в ActiveWorkbook.Worksheets
     sht.Columns ( "А"). EntireColumn.AutoFit
     sht.Columns ( "В"). EntireColumn.AutoFit
     sht.Columns ( "С"). EntireColumn.AutoFit
     sht.Columns ( "D"). EntireColumn.AutoFit
 Следующая шт

 exWb.Save
 exWb.Close

 Установить exWb = ничего