Зачет таблиц в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Содержание

Реализация тестирования
- Способ 1: поле для ввода
- Способ 2: выпадающий список
- Способ 3: использование элементов управления
Вопросы и ответы

Часто для проверки качества знаний прибегают к использованию тестов. Их применяют также для психологического и других видов тестирования. На ПК с целью написания тестов довольно часто применяют различные специализированные приложения. Но с поставленной задачей может справиться даже обычная программа Microsoft Excel, которая имеется на компьютерах почти всех пользователей. Используя инструментарий данного приложения можно написать тест, который по функциональности мало чем будет уступать решениям, выполненным с помощью специализированного ПО. Давайте разберемся, как при помощи Экселя выполнить данную задачу.

Реализация тестирования

Любой тест подразумевает выбор одного из нескольких вариантов ответа на поставленный вопрос. Как правило, их несколько. Желательно, чтобы после завершения теста пользователь уже видел сам, справился ли он с тестированием или нет. Выполнить эту задачу в Экселе можно несколькими путями. Давайте опишем алгоритм различных способов, как это сделать.

Способ 1: поле для ввода

Прежде всего, разберем самый простой вариант. Он подразумевает наличие списка вопросов, в котором представлены варианты ответов. Пользователь должен будет указать в специальное поле вариант того ответа, который он считает верным.

Записываем сам вопрос. Давайте в этом качестве для простоты будем использовать математические выражения, а в качестве ответов – пронумерованные варианты их решения.

Отдельную ячейку выделяем для того, чтобы пользователь мог вписывать туда номер того ответа, который он считает верным. Для наглядности помечаем её желтым цветом.

Теперь перемещаемся на второй лист документа. Именно на нем будут располагаться правильные ответы, с которыми программа сверит данные пользователем. В одной ячейке пишем выражение «Вопрос 1», а в соседнюю вставляем функцию ЕСЛИ, которая, собственно, и будет контролировать правильность действий пользователя. Для вызова этой функции выделяем целевую ячейку и жмем на значок «Вставить функцию», размещенный около строки формул.

Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в категорию «Логические» и ищем там наименование «ЕСЛИ». Поиски не должны быть долгими, так как это название размещено первым в перечне логических операторов. После этого выделяем данную функцию и жмем на кнопку «OK».

Производится активация окна аргументов оператора ЕСЛИ. Указанный оператор имеет три поля, соответствующих числу его аргументов. Синтаксис данной функции принимает следующий вид:
=ЕСЛИ(Лог_выражение;Значение_если_истина;Значение_если_ложь)

В поле «Логическое выражение» нужно вписать координаты той ячейки, в которую пользователь заносит ответ. Кроме того, в этом же поле нужно указать правильный вариант. Для того, чтобы внести координаты целевой ячейки, устанавливаем курсор в поле. Далее возвращаемся на Лист 1 и отмечаем элемент, который мы предназначили для написания номера варианта. Его координаты тут же отобразятся в поле окна аргументов. Далее, чтобы указать правильный ответ в этом же поле после адреса ячейки вписываем выражение без кавычек «=3». Теперь, если пользователь в целевой элемент поставит цифру «3», то ответ будет считаться верным, а во всех остальных случаях – неверным.

В поле «Значение если истина» устанавливаем число «1», а в поле «Значение если ложь» устанавливаем число «0». Теперь, если пользователь выберет правильный вариант, то он получит 1 балл, а если неправильный – то 0 баллов. Для того, чтобы сохранить введенные данные, жмем на кнопку «OK» в нижней части окна аргументов.

Аналогичным образом составляем ещё два задания (или любое нужное нам количество) на видимом для пользователя листе.

На Листе 2 с помощью функции ЕСЛИ обозначаем правильные варианты, как мы это делали в предыдущем случае.

Теперь организуем подсчет баллов. Его можно сделать с помощью простой автосуммы. Для этого выделяем все элементы, где содержится формула ЕСЛИ и жмем на значок автосуммы, который расположен на ленте во вкладке «Главная» в блоке «Редактирование».

Как видим, пока сумма равна нулю баллов, так как мы не ответили ни на один пункт тестирования. Наибольшее количество баллов, которые в данном случае может набрать пользователь – 3, если он правильно ответит на все вопросы.

При желании можно сделать так, что количество набранных баллов будет выводиться и на пользовательский лист. То есть, пользователь будет сразу видеть, как он справился с задачей. Для этого, выделяем отдельную ячейку на Листе 1, которую называем «Результат» (или другим удобным наименованием). Чтобы долго не ломать голову, просто ставим в неё выражение «=Лист2!», после чего вписываем адрес того элемента на Листе 2, в котором находится автосумма баллов.

Проверим, как работает наш тест, намеренно допустив одну ошибку. Как видим, результат данного теста 2 балла, что соответствует одной допущенной ошибке. Тест работает корректно.

Урок: Функция ЕСЛИ в Экселе

Способ 2: выпадающий список

Организовать тест в Экселе можно также при помощи выпадающего списка. Посмотрим, как это выполнить на практике.

Создаем таблицу. В левой её части будут задания, в центральной части – ответы, которые пользователь должен выбрать из предложенного разработчиком выпадающего списка. В правой части будет отображаться результат, который автоматически генерируется в соответствии с правильностью выбранных ответов пользователем. Итак, для начала построим каркас таблицы и введем вопросы. Применим те же задания, которые использовали в предыдущем способе.

Теперь нам предстоит создать список с доступными ответами. Для этого выделяем первый элемент в столбце «Ответ». После этого переходим ко вкладке «Данные». Далее выполняем щелчок по значку «Проверка данных», который размещен в блоке инструментов «Работа с данными».

После выполнения данных шагов активируется окно проверки видимых значений. Перемещаемся во вкладку «Параметры», если оно было запущено в какой-либо другой вкладке. Далее в поле «Тип данных» из выпадающего списка выбираем значение «Список». В поле «Источник» через точку с запятой нужно записать варианты решений, которые будут отображаться для выбора в нашем выпадающем списке. Затем щелкаем по кнопке «OK» в нижней части активного окна.

После этих действий справа от ячейки с вводимыми значениями появится пиктограмма в виде треугольника с углом, направленным вниз. При клике по ней будет открываться список с введенными нами ранее вариантами, один из которых следует выбрать.

Аналогичным образом составляем списки и для других ячеек столбца «Ответ».

Теперь нам предстоит сделать так, чтобы в соответствующих ячейках столбца «Результат» отображался факт того, верным является ответ на задание или нет. Как и в предыдущем способе сделать это можно при помощи оператора ЕСЛИ. Выделяем первую ячейку столбца «Результат» и вызываем Мастер функций посредством нажатия на значок «Вставить функцию».

Далее через Мастер функций при помощи того же варианта, который был описан в предыдущем способе, переходим к окну аргументов функции ЕСЛИ. Перед нами открывается то же окно, которое мы видели в предыдущем случае. В поле «Логическое выражение» указываем адрес ячейки, в которой выбираем ответ. Далее ставим знак «=» и записываем верный вариант решения. В нашем случае это будет число 113. В поле «Значение если истина» устанавливаем количество баллов, которое мы хотим, чтобы начислялось пользователю при правильном решении. Пусть это, как и в предыдущем случае, будет число «1». В поле «Значение если ложь» устанавливаем количество баллов. В случае неверного решения пусть оно будет равно нулю. После того, как вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».

Аналогичным образом внедряем функцию ЕСЛИ в остальные ячейки столбца «Результат». Естественно, что в каждом случае в поле «Логическое выражение» будет собственный вариант правильного решения, соответствующий вопросу в данной строке.
После этого делаем итоговую строку, в которой будет подбиваться сумма баллов. Выделяем все ячейки столбца «Результат» и щелкаем уже знакомый нам значок автосуммы во вкладке «Главная».

После этого с помощью выпадающих списков в ячейках столбца «Ответ» пытаемся указать правильные решения на поставленные задания. Как и в предыдущем случае, в одном месте умышленно допускаем ошибку. Как видим, теперь мы наблюдаем не только общий результат тестирования, но и конкретный вопрос, в решении которого содержится ошибка.

Способ 3: использование элементов управления

Провести тестирование можно также, используя для выбора вариантов решения элементы управления в виде кнопки.

Для того чтобы иметь возможность использовать формы элементов управления, прежде всего, следует включить вкладку «Разработчик». По умолчанию она отключена. Поэтому, если в вашей версии Excel она ещё не активирована, то следует провести некоторые манипуляции. Прежде всего, перемещаемся во вкладку «Файл». Там выполняем переход в раздел «Параметры».

Активируется окно параметров. В нём следует переместиться в раздел «Настройка ленты». Далее в правой части окна устанавливаем флажок около позиции «Разработчик». Для того чтобы изменения вступили в силу жмем на кнопку «OK» в нижней части окна. После этих действий вкладка «Разработчик» появится на ленте.

Прежде всего, вписываем задание. При использовании данного способа каждое из них будет размещено на отдельном листе.

После этого переходим в недавно активированную нами вкладку «Разработчик». Щелкаем по значку «Вставить», который размещен в блоке инструментов «Элементы управления». В группе значков «Элементы управления формы» выбираем объект под названием «Переключатель». Он имеет вид круглой кнопки.

Кликаем по тому месту документа, где желаем разместить ответы. Именно там появится нужный нам элемент управления.

Затем вписываем один из вариантов решения вместо стандартного наименования кнопки.

После этого выделяем объект и кликаем по нему правой кнопкой мыши. Из доступных вариантов действий выбираем пункт «Копировать».

Выделяем расположенные ниже ячейки. Затем кликаем правой кнопкой мыши по выделению. В появившемся списке выбираем позицию «Вставить».

Далее производим вставку ещё два раза, так как мы решили, что вариантов решения будет четыре, хотя в каждом конкретном случае их число может отличаться.

Затем переименовываем каждый вариант, чтобы они не совпадали друг с другом. Но не забываем и о том, что один из вариантов обязательно должен быть верным.

Далее оформляем объект для перехода к следующему заданию, а в нашем случае это означает переход к следующему листу. Опять жмем на значок «Вставить», расположенный во вкладке «Разработчик». На этот раз переходим к выбору объектов в группе «Элементы ActiveX». Выбираем объект «Кнопка», который имеет вид прямоугольника.

Кликаем по области документа, которая расположена ниже введенных ранее данных. После этого на ней отобразится нужный нам объект.

Теперь нам нужно поменять некоторые свойства образовавшейся кнопки. Кликаем по ней правой кнопки мыши и в открывшемся меню выбираем позицию «Свойства».

Открывается окно свойств элемента управления. В поле «Name» меняем название на то, которое будет более актуальным для этого объекта, в нашем примере это будет наименование «Следующий_вопрос». Заметьте, что в данном поле не допускается наличие пробелов. В поле «Caption» вписываем значение «Следующий вопрос». Тут уже пробелы допускаются, и именно это наименование будет отображаться на нашей кнопке. В поле «BackColor» выбираем цвет, который будет иметь объект. После этого можно закрывать окно свойств, нажав на стандартный значок закрытия в его верхнем правом углу.

Теперь кликаем правой кнопкой мыши по наименованию текущего листа. В открывшемся меню выбираем пункт «Переименовать».

После этого наименование листа становится активным, и мы вписываем туда новое название «Вопрос 1».

Опять кликаем по нему правой кнопкой мыши, но теперь в меню останавливаем выбор на пункте «Переместить или скопировать…».

Запускается окно создания копии. Устанавливаем в нем галочку около пункта «Создать копию» и жмем на кнопку «OK».

После этого изменяем название листа на «Вопрос 2» тем же способом, как это делали ранее. Данный лист пока содержит полностью идентичное содержимое, что и предыдущий лист.

Меняем номер задания, текст, а также ответы на этом листе на те, которые считаем нужными.

Аналогичным образом создаем и изменяем содержимое листа «Вопрос 3». Только в нем, так как это последнее задание, вместо наименования кнопки «Следующий вопрос» можно поставить название «Завершить тестирование». Как сделать это уже обсуждалось ранее.

Теперь возвращаемся на вкладку «Вопрос 1». Нам нужно привязать переключатель к определенной ячейке. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по любому из переключателей. В открывшемся меню выбираем пункт «Формат объекта…».

Активируется окно формата элемента управления. Перемещаемся во вкладку «Элемент управления». В поле «Связь с ячейкой» устанавливаем адрес любого пустого объекта. В него будет выводиться число в соответствии с тем, какой именно по счету переключатель будет активен.

Аналогичную процедуру проделываем и на листах с другими заданиями. Для удобства желательно, чтобы связанная ячейка находилась в одном и том же месте, но на разных листах. После этого опять возвращаемся на лист «Вопрос 1». Кликаем правой кнопкой мыши по элементу «Следующий вопрос». В меню выбираем позицию «Исходный текст».

Открывается редактор команд. Между командами «Private Sub» и «End Sub» нам следует написать код перехода на следующую вкладку. В указанном случае он будет выглядеть так:
Worksheets("Вопрос 2").Activate

После этого закрываем окно редактора.

Аналогичную манипуляцию с соответствующей кнопкой делаем на листе «Вопрос 2». Только там вписываем следующую команду:
Worksheets("Вопрос 3").Activate

В редакторе команд кнопки листа «Вопрос 3» производим следующую запись:
Worksheets("Результат").Activate

После этого создаем новый лист под названием «Результат». На нем будет отображаться результат прохождения теста. Для этих целей создаем таблицу из четырёх колонок: «Номер вопроса», «Правильный ответ», «Введенный ответ» и «Результат». В первый столбец вписываем по порядку номера заданий «1», «2» и «3». Во втором столбце напротив каждого задания вписываем номер положения переключателя, соответствующий правильному решению.

В первой ячейке в поле «Введенный ответ» ставим знак «=» и указываем ссылку на ту ячейку, которую мы связали с переключателем на листе «Вопрос 1». Аналогичные манипуляции проводим с ячейками ниже, только для них указываем ссылки на соответствующие ячейки на листах «Вопрос 2» и «Вопрос 3».

После этого выделяем первый элемент столбца «Результат» и вызываем окно аргументов функции ЕСЛИ тем же способом, о котором мы говорили выше. В поле «Логическое выражение» указываем адрес ячейки «Введенный ответ» соответствующей строки. Затем ставим знак «=» и после этого указываем координаты элемента в столбце «Правильный ответ» той же строки. В полях «Значение если истина» и «Значение если ложь» вводим числа «1» и «0» соответственно. После этого жмем на кнопку «OK».

Для того, чтобы скопировать данную формулу на диапазон ниже, ставим курсор в правый нижний угол элемента, в котором располагается функция. При этом появляется маркер заполнения в виде крестика. Жмем на левую кнопку мыши и тянем маркер вниз до конца таблицы.

После этого для подведения общего итога применяем автосумму, как это уже делали не один раз.

На этом создание теста можно считать завершенным. Он полностью готов к прохождению.

Мы остановили внимание на различных способах создания тестирования с помощью инструментов программы Excel. Конечно, это далеко не полный перечень всех возможных вариантов создания тестов в этом приложении. Комбинируя различные инструменты и объекты, можно создать тесты абсолютно непохожие друг на друга по функционалу. В то же время нельзя не отметить, что во всех случаях при создании тестов используется логическая функция ЕСЛИ.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Источник

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам
Выполняем консолидацию
Заключение

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

в них не должно быть пустых строк/столбцов;
к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
  - Количество;
  - Среднее;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Произведение;
  - Количество чисел;
  - Стандартное отклонение;
  - Несмещенное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Несмещенная дисперсия.
Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.
- Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.
В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.
Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.
Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
- “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
- “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
- “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
- По готовности нажимаем OK.
Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.

Заключение

Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

Источник

Умные таблицы появились в Excel, начиная с 2007 версии. Это привычные многим полосатые таблицы, которые выглядят примерно так:

И несмотря на то, что их используют уже много лет, еще остаются пользователи, которые используют этот крутой инструмент только потому что “красиво” или не используют совсем. Давайте разберемся, какие преимущества дают умные таблицыв Excel, помимо приятно-полосатого внешнего вида. Но сначала узнаем, как ее создать.

Как создать умную таблицу в Excel
Плюсы и минусы умной таблицы в Excel
Форматирование умной таблицы
Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице
Как убрать умную таблицу

Чтобы из обычной таблицы Excel сделать “умную” таблицу, нужно:

1. Щелкнуть на любой ячейке таблицы.

Обратите внимание, что всю таблицу выделять не обязательно — если в таблице нет пустых строк или столбцов, Excel сам определит границы диапазона.

2. Нажать сочетание клавиш Ctrl + T. Вокруг таблицы появится рамочка- выделение и окно Создать таблицу, в котором указан выделенный диапазон

Если вдруг это выделение не захватило какую-то нужную область, можно выделить область таблицы вручную.

Обратите внимание на предыдущую картинку — если ваша таблица уже имеет заголовки (“шапку”), то обязательно должна быть установлена “галочка” Таблица с заголовками. Иначе заголовки будут добавлены автоматически в формате Столбец1, Столбец2 и т.д.

Если таблица не имеет заголовков, то “галочку” Таблица с заголовками лучше снять и уже потом переименовать заголовки. Иначе в качестве заголовков будут назначены значение из первой строки.

3. Нажать Ок или клавишу Enter. Готово, у нас получилось преобразовать обычный диапазон в умную таблицу Excel.

Также есть второй способ создания умной таблицы.

1. Также щелкаем в любой ячейке таблицы.

2. Вкладка Главная — Блок Стили — Форматировать как таблицу — в Выпадающем окне выбираем стиль таблицы.

3. Далее также смотрим, чтобы выделение захватило весь нужный диапазон и была установлена галочка Таблица с заголовками и нажимаем Ок.

Плюсы и минусы инструмента умные таблицы в Excel

Преимущества инструмента Умные таблицы в Excel

1. Таблица автоматически расширяется при добавлении строк или столбцов.

Главное требование при этом — новый столбец или строка должны добавляться “впритык” к таблице — без пропусков строк или столбцов.

2. Формулы, введенные в ячейку, после нажатия Enter автоматически копируются на весь столбец.

3. Автоматически добавляются автофильтры ко всем столбцам. И на столбцы, добавленные уже после создания таблицы, фильтры также “навешиваются” автоматически. При этом фильтр можно убрать (см. в разделе Форматирование умной таблицы)

При прокрутке таблицы строка с заголовками и фильтрами закреплена вверху страницы, даже если вы отдельно не закрепляли области.

4. Умные таблицы в Excel имеет имя, которое присваивается автоматически, но его можно изменить.

Посмотреть и изменить имя умной таблицы в Excel можно на вкладке Конструктор таблиц (при этом курсор должен быть установлен на любой ячейке в таблице, иначе вкладка Конструктор таблиц не появится на ленте)

5. К умной таблице можно добавить срезы, такие же, как для сводной таблицы. Срезы в умной таблице упрощают ее фильтрацию и делают более отчет более профессиональным.

6. Структурированные формулы, которые легко читать.

В формулах внутри таблицы используются не привычные адреса ячеек и диапазонов, а специальные адреса, отражающие называние столбца или области внутри таблицы. Это облегчает “чтение” формулы (если, конечно, столбцам в таблице были даны релевантные названия).

7. Автоматическое добавление итогов к таблице с возможностью выбора вида итога (сумма, среднее и т.д.).

8. Удобно создавать сводные таблицы на основании умных таблиц. При добавлении новых столбцов или строк в исходную таблицу, они автоматически добавляются в сводную таблицу (после ее обновления) без необходимости настраивать диапазон.

9. Умные таблицы в Excel удобно загружать в Power Query для последующей обработки.

10. Ну и конечно, красивый “полосатый” внешний вид без “танцев с бубнами” с условным форматированием.

Еще одно преимущество “внешности” — легкая настройка форматирования умной таблицы в Excel. На вкладке Конструктор таблиц его можно быстро настроить (см. раздел Форматирование умной таблицы)

Но, конечно, “умные” таблицы в Excel имеют и ряд особенностей, которые могут затруднить их использование.

Минусы инструмента Умные таблицы в Excel

При достаточно большом размере таблицы и большом количестве формул файл с умной таблицей может тормозить. Это связано с тем, что форматирование умной таблицы сделано по типу условного форматирования, которое “нагружает” файл.
Если добавить строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично, т.к. не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растягиванием за уголок.
Заголовки можно располагать только в первой строке умной таблицы. Это лишает возможность делать сложные «шапки» таблиц, а также использовать одинаковые названия столбцов — если столбцы будут называться одинаково, Excel автоматически добавить к ним цифру 2, 3 и т.д.
Формулы могут становятся очень длинными, поскольку в формулу прописывается наименование столбца. Особенно если заголовки длинные сами по себе. Этот момент ограничивает возможность давать сложные названия столбцам.
Нет возможности закрепить ячейки или столбцы абсолютными/относительными ссылками, и при “протягивании” формулы ссылки съезжают.
Нельзя установить режим совместного доступа в файл, который содержит хотя бы одну “умную” таблицу.

Форматирование умной таблицы

Можно достаточно гибко настраивать форматирование умной таблицы в Excel.

Настройка внешнего вида умной таблицы

Откроем вкладку Конструктор таблиц (при этом должна быть активна любая ячейка внутри таблицы)
В блоке Стили таблиц можно выбрать подходящий стиль из выпадающего списка.

Также можно создать собственный стиль таблицы умной таблицы в Excel.

Вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Создать стиль таблицы. И далее поочередно настроить форматирование для каждого элемента таблицы. Для этого нужно выбрать элемент, нажать на кнопку Формат и выбрать нужные параметры заливки, шрифта и т.д.

К тому же, никто не запрещает настраивать внешний вид таблицы вручную. Например, сделать заливку определенного заголовки или ячейки другим цветом.

Также можно очистить стиль умной таблицы.

Это отличное решение для таблиц, которые используются в промежуточных расчетах, и находятся не “на виду”, поскольку отсутствие стиля облегчает работу файла.

Для этого нужно щелкнуть на любой ячейке таблицы — вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Очистить.

Теперь таблица не имеет форматирование. Но она не перестала быть умной таблицей! Обратите внимание, что у нее так же есть границы и имя, следовательно, это такая же умная таблица, просто не цветная.

Параметры стиля умных таблиц в Excel

Если вы выбрали предустановленный стиль умной таблицы в Excel, то можно сделать его поднастройку. На вкладке Конструктор таблиц в блоке Параметры стилей таблиц можно настроить параметры установкой/снятием “галочек”

Строка заголовков: включает и отключает заголовки в таблице
Строка итогов: включает/отключает строку итогов.
Чередующиеся строки — включает/отключает “полосатость” таблицы, все строки становятся бесцветными.
Чередующиеся столбцы — включает/отключает чередования цвета столбцов. Со включенным параметром столбцы окрашиваются цветом “через один”
Первый столбец и Последний столбец — включает/отключает жирный шрифт для первого и последнего столбца в таблице.
Кнопка фильтра — включает/отключает автофильтр.

Как изменить имя умной таблицы в Excel

Также на вкладке Конструктор таблиц можно изменить имя таблицы. По умолчанию Excel присваивает таблицам имена типа Таблица1, Таблица2… Однако, лучше их менять на более релевантные, это удобно для использования в формулах.

Чтобы изменить имя умной таблицы, заходим на вкладку Конструктор таблиц — Блок Свойства — в поле Имя таблицы пишем новое имя.

Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице

Срезы в умных таблицах выглядят аналогично срезам в сводных таблицах. Они упрощают фильтрацию таблиц.

Чтобы добавить срез к умной таблице в Excel, нужно перейти на вкладку Конструктор таблиц (должна быть активна любая ячейка внутри таблицы) — блок Инструменты — Вставить срез.

Далее нужно отметить галочками, срезы по каким столбцам нужны. Для примере выберем срезы по Дате и Адресу магазина.

Срезы добавлены. Теперь можно фильтровать данные в умной таблице Excel с их помощью.

Как убрать умную таблицу

Иногда нужно преобразовать умную таблицу обратно в диапазон — это значит, что нужно убрать умную таблицу и оставить просто данные.

Для этого переходим на вкладку Конструктор таблиц — блок Инструменты — Преобразовать в диапазон

В появившемся окне нажимаем кнопку Да.

Таблица не изменила свой внешний вид — но она перестала быть умной таблицей (т.е. лишилась всех ее функций — см. раздел Плюсы и минусы умной таблицы в Excel).

В этой статье мы узнали, что такое умные таблицы в Excel, а также познакомились с особенностями таких таблиц.

Вам может быть интересно:

Источник

Excel-тестирования и задания

Примеры заданий для проверки уровня владения MS Excel

Здесь Вы можете бесплатно скачать файлы и выполнить задания. Отличная тренировка и возможность проверить свои навыки.

New! 1. Пример Excel-заданий для прохождения собеседования (Sales Analyst)

РЕШЕНИЕ ЗАДАНИЙ. Скачайте файл с решениями и посмотрите видеоразбор ниже.

2. Пример Excel-заданий в зарубежную компанию (аналитик)

2. РЕШЕНИЕ ЗАДАНИЙ. Скачайте файл с решениями и посмотрите видеоразбор ниже.

3. Пример Excel-заданий в FMCG-компанию

3. РЕШЕНИЕ ЗАДАНИЙ. Скачайте файл с решениями и проверьте себя.

На эту страницу будут добавляться новые файлы и задания.
Разборы заданий я буду публиковать в моем блоге @valeriarti и на YouTube — канале Artis Academy.

Источник

16.05.2012, 13:00. Показов 13130. Ответов 2

Метки нет (Все метки)

помогите сделать задание

Составить таблицу успеваемости студентов. Поставить «зачет» студентам, у которых все лабораторные сданы на 4 и 5. Остальным студентам вывести «не зачет». Для расчетов использовать функции ЕСЛИ, И, СЧЕТЕСЛИ, СЧЕТЗ, СРЗНАЧ

не могу сделать задание где нужно поставить «зачёт» и «незачёт»

в экселе в прикреплённом всё набрано ,только именно решения этого нет. помогите плз.

Вложения

задачка.xls (21.5 Кб, 233 просмотров)

Источник

Представьт себе ситуацию: вам поручили провести тестирование учеников. Учеников в классе более 20, вопросов в тесте — 10. Времени на подведение итогов у вас совсем немного. И тут вы применяете свои знания в Excel 2010 и составляете таблицу, в которой ученик вводит ответы на вопросы теста, а созданная вами программа в виде таблицы выдает ему оценку в зависимости от количества ошибок. А теперь опишем процесс создания такой таблицы.

Готовим таблицу (рис. 10.5). В первой строке — номера 10 вопросов. Тексты вопросов могут быть даны ниже, сделаны примечаниями и т. д. Как вам удобнее.

Рис. 10.5. Подготовка таблицы

Во вторую строку, которая называется «Опрос по теме № 1», ученики будут вводить свои варианты ответов. В третьей строке введены формулы, которые содержат правильные ответы теста. Допустим, в нашем тесте ученики выбирают из трех вариантов ответов. Не волнуйтесь, эту строку мы потом скроем и она не будет видна. Обратите внимание на формулу в ячейке B3 на рис. 10.5. Я использовала здесь логическую функцию из библиотеки Excel. В общем виде она выглядит так: ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь). Функция ЕСЛИ возвращает одно значение, если указанное условие дает в результате значение ИСТИНА, и другое значение, если условие дает в результате значение ЛОЖЬ.

Простыми словами: первый аргумент функции (лог_выражение) — логическое выражение, которое функция проверяет. Если выражение верно, то функция на выходе выдает второй аргумент (значение_если_ истина), если выражение неверно, то на выходе функции — третий аргумент (значение_если_ложь). Аргумент лог_выражение — обязательный. Например, В2=1 — логическое выражение; если значение в ячейке В2 равно 1, это выражение принимает значение ИСТИНА, в противном случае — значение ЛОЖЬ. В этом аргументе может использоваться любой оператор сравнения.

Операторы сравнения в Excel:

= — равно;
> — больше;
< — меньше;
>= — больше или равно;
< = — меньше или равно;
<> — не равно.

Аргумент значение_если_истина. Это значение, которое возвращается, если аргумент лог_выражение соответствует значению ИСТИНА.
Аргумент значение_если_ложь. Это значение, которое возвращается, если аргумент лог_выражение соответствует значению ЛОЖЬ.

На рис. 10.6 приведен пример использования этой функции.

Рис. 10.6. Пример использования функции ЕСЛИ

Во втором столбце — числа. Функция ЕСЛИ проверяет логическое выражение В1>3 (для последующих строчек берутся соответствующие значения ячеек в столбце В) и выдает значение «значение больше трех» в том случае, если число во втором столбце больше 3, и «значение не больше трех», если число во втором столбце меньше или равно 3. В качестве второго и третьего аргументов использован текст. Обратите внимание: текст обязательно берется в кавычки.

Но вернемся к нашей формуле на рис. 10.5. Смысл ее в том, что если ученик отвечает правильно, то значение ячейки третьей строки приобретает значение 1, если неправильно, то 0. Если В2 = 1 (то есть правильный ответ на вопрос под номером 1), то ячейка В3 = 1, если ответ неправильный, то В3 = 0. На рис. 10.5 ученик дал 5 правильных ответов. В третьей строке 5 единиц, остальное — нули. В ячейке L3 — сумма диапазона B3:К3. Теперь нужно скрыть третью строку, чтобы отвечающий на вопросы теста не видел правильных ответов, которые заложены в формулу.

Выделите третью строку, перейдите на вкладку Главная, в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и в появившемся меню выполните команду Скрыть или отобразить → Скрыть строки. Посмотрите, на рис. 10.7 третьей строки как не бывало. (Захотите отобразить строку обратно, используйте команду Отобразить строки.)

Рис. 10.7. Результаты

Зато на рисунке уже виден результат, который выдается тестируемому. Как я это сделала?

Ячейка B4 выводит результат по десятибалльной системе (значение в ячейке В4 равно значению в ячейке L3, которое мы скрыли от тестируемого). На рис. 10.7 результат равен 8, значит, из 10 вопросов ученик дал 8 правильных ответов. Ячейка В5 выдает результат по пятибалльной системе, и тут все сложнее. Подход такой:

если правильных ответов 9 или 10, то оценка 5;
если правильных ответов 8 или 7, то оценка 4;
если правильных ответов от 6 до 4, то оценка 3;
если правильных ответов от 3, то оценка 2;
если правильных ответов 2 или 1, то оценка 1.

Я привожу этот пример, чтобы рассказать, что в качестве аргумента функции ЕСЛИ может быть любая логическая функция. И таких вложенных функций может быть не больше 64. Но я себе слабо представляю, как можно соорудить логическую конструкцию из 64 вложенных функций и не запутаться… Давайте хотя бы с тремя попробуем разобраться.

Смотрите на формулу на рис. 10.7. Разбор таких «матрешек» всегда нужно начинать с самой маленькой, то есть с самой внутренней функции, в нашем случае она выглядит так: =ЕСЛИ(L3>2;2;1). Эта функция проверяет количество правильных ответов (строка 3 у нас скрыта, ее можно увидеть на рис. 10.5). Если правильных ответов больше 2, то на выходе оценка 2, если не больше 2 (а не больше 2, значит, меньше или равно 2),
то 1.

Следующая «матрешка»: =ЕСЛИ(L3>3;3;ЕСЛИ(L3>2;2;1)). Если количество правильных ответов больше 3, то оценка 3, если не больше 3 (то есть меньше или равно 3), то проверяется первое условие и в зависимости от результата выставляется 2 или 1.

Третий уровень: =ЕСЛИ(L3>6;4;ЕСЛИ(L3>3;3;ЕСЛИ(L3>2;2;1))). Если количество правильных ответов больше 6, то оценка 4. Если меньше, то проверяются последовательно второе и первое условие и ставятся оценки 3, 2 или 1.

И последний уровень. =ЕСЛИ(L3>8;5;ЕСЛИ(L3>6;4;ЕСЛИ(L3>3;3;ЕСЛИ(L3>2;2;1)))) Для отличников — тех, кто даст больше 8 правильных ответов. Им — оценка 5. Если правильных ответов меньше 8, то программа проверяет последовательно все ЕСЛИ и выставляет 4, 3, 2 или 1.

В Excel есть целый раздел логических функций. Они могут работать и в качестве отдельных функций, и в качестве аргументов друг друга. С их помощью вы сможете выстраивать самые сложные логические цепочки. Рассмотрим некоторые логические функции.

И(логическое_значение1;логическое_значение2;…) — возвращает значение ИСТИНА, если в результате вычисления всех аргументов получается значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если в результате вычисления хотя бы одного из аргументов получается значение ЛОЖЬ. Аргумент логическое_значение1 — обязательный. Это первое проверяемое условие, вычисление которого дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Аргументы логическое_значение2 и далее — необязательные. Этих условий может быть не более 255.

Функция И проверяет все логические значения, которые записаны у нее в аргументах. Если все они верны, то функция на выходе выдает значение ИСТИНА, если хотя бы одно выражение неверно, то на выходе ЛОЖЬ. Посмотрите пример на рис. 10.8.

Рис. 10.8. Пример использования функции И

Функцию И можно использовать как аргумент к функции ЕСЛИ. Например: =ЕСЛИ(И(1<A1; A1<100); A1;"Значение вне интервала"). Помните принцип «матрешки»? Разбираться начинаем с самой внутренней
функции.

И(1<A1; A1<100) — эта функция проверит два логических выражения. Если значение в ячейке А1 будет больше 1 и меньше 100, примет значение ИСТИНА, в противном случае — ЛОЖЬ. Если первый аргумент функции ЕСЛИ принимает значение ИСТИНА (в нашем случае это значит, что значение ИСТИНА принимает функция И, то есть значение в ячейке А1 больше 1 и меньше 100), то на выходе функции ЕСЛИ — второй аргумент. В данном случае число, которое находится в ячейке А1.

Если ЛОЖЬ (значение в ячейке А1 не попадает в интервал от 1 до 100), то на выходе — текст «Значение вне интервала». Посмотрите на рис. 10.9. Здесь в столбце A — исходные значения, а в столбце В — результат выполнения описанной функции.

Рис. 10.9. Вложенные функции

ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2;…) — возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА. Возвращает значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ. Аргумент логическое_значение1 — обязательный. Аргумент логическое значение2 и далее — необязательные. Функция работает так же, как и И, только значение ИСТИНА она принимает гораздо чаще. Ей для этого достаточно, чтобы хотя бы одно из поставленных условий соблюдалось.

Источник

В ходе работы у человека, который пользуется Excel, может появляться несколько таблиц, которые находятся в нескольких разных файлах. И нам нужно все эти данные свести в одну кучу, чтобы иметь общее представление о том, что там. Чтобы это сделать, существует инструмент «Консолидация». Сегодня мы детально разберем, как его правильно использовать и какие фишки и секреты есть в Эксель, чтобы добиться максимальной эффективности.

Содержание

Что такое консолидация данных
Консолидация данных с нескольких листов
Консолидация данных с нескольких таблиц в одну
Для чего может использоваться консолидация данных
Представителям каких профессий пригодится функция консолидации данных
Как сделать консолидацию данных в Excel
Условия для выполнения процедуры консолидации
Консолидация по расположению
Консолидация по категории
Консолидация данных в Excel при помощи формул
Консолидация данных в Excel: практика
Консолидация данных в Excel: примеры

Что такое консолидация данных

Консолидация – это то же самое, что и объединение. В Эксель это функция, позволяющая соединить несколько диапазонов в один, соединять несколько листов, которые находятся в нескольких файлах.

Это может быть полезным для маркетолога, а также для представителей других специальностей. Давайте приведем несколько ситуаций, в которых консолидация данных может оказаться востребованной.

Предположим, нами была запущена контекстная реклама, где есть такие показатели, как клики, расходы, транзакции и доход. И нами была создана такая табличка.

Если мы загрузим всю эту информацию в Excel, то увидим, что много строк по сути повторяются.

Причина этого в том, что в Яндекс.Директ и Google Ads используется так называемый модификатор широкого соответствия. Из-за этого нам требуется объединить несколько строк в одну, которая является фактически одним ключевым словом, и его эффективность нужно оценивать.

Многие люди делают это самостоятельно, что требует огромного вложения времени и усилий.

В Excel есть отдельная функция, которая позволяет делать это, которая называется «Консолидация данных». Также возможны некоторые другие способы консолидации данных. Давайте их рассмотрим более подробно.

Консолидация данных с нескольких листов

Предположим, нам нужно объединить данные, которые находятся на нескольких листах. Это можно делать даже в тех случаях, когда таблицы имеют разный формат. Правда, используемые инструменты будут в этом случае несколько различаться. Точная последовательность действий, какие нужно выполнять в этом случае, будет приведена ниже.

Консолидация данных с нескольких таблиц в одну

Несколько разных таблиц могут размещаться на различных листах или же на одном. В этом случае есть свои особенности, как правильно работать.

Для чего может использоваться консолидация данных

Консолидация данных может использоваться в целом ряде сфер, начиная бухгалтерским учетом и заканчивая лайф-менеджментом. Фактически любая сфера жизни, в которую проник Эксель, может быть связанной с этой программой. И как только появляется несколько таблиц, которые нужно объединить в одну, появляется необходимость в том, чтобы воспользоваться соответствующим функционалом Excel.

Представителям каких профессий пригодится функция консолидации данных

Профессий, в которых может использоваться консолидация данных, огромное количество. Фактически это любая специальность, связанная с обработкой информации, в том числе, и обучение в университете. В целом, представители следующих профессий могут использовать эту возможность в своей работе:

Бухгалтер.
Инвестор.
Трейдер.
Математик.
Ученый абсолютной любой специальности, требующей умения статистически обрабатывать информацию, начиная математиками и заканчивая социологами и психологами.

А также ряд представителей других профессий. Даже если вас в этом списке нет, все равно рекомендуется изучить. как использовать консолидацию данных, чтобы в нужный момент не изучать этого дополнительно, а уже знать к той временной точке.

Как сделать консолидацию данных в Excel

А теперь давайте перейдем к разбору способов выполнения консолидации данных в электронных таблицах. Их много. Но сначала нужно разобрать универсальные критерии, на предмет соответствия которым всегда проверяется таблица или лист.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Несмотря на то, что Эксель – очень умная программа, которая неприхотлива к условиям, все же есть несколько критериев, которым должна соответствовать таблица, чтобы Эксель смог ее объединить с другой, такой же самой.

Давайте их перечислим более подробно:

Названия колонок должны быть одинаковыми. При этом допускаются небольшие отклонения от изначального формата. Например, можно переставлять местами колонки. Эксель все равно сможет выхватить правильные значения.
Не должно быть ни одной ячейки, которая не содержала бы никаких значений.
В целом, все таблицы должны быть организованы приблизительно по одинаковому шаблону.

Консолидация по расположению

Это один из основных методов объединения данных. В этом случае ячейки, которые нужно объединять, должны находиться на одной и той же позиции, что и изначальная. Очень удобно использовать этот способ, чтобы объединять диапазоны, которые размещены на разных листах. Как один из примеров, где можно использовать консолидацию по расположению, можно привести бухгалтерию, где четыре квартальных отчета нужно объединить в один годовой. С помощью консолидации по расположению можно создать бюджет один раз, а потом обновлять его каждый квартал. Это потребует значительно меньше времени, чем составлять новый годовой отчет с нуля.

Давайте попробуем сделать это на практике. Для этого на панели меню существует специальная команда, которая так и называется «Консолидация». Для начала нам нужно удостовериться, что все условия, приведенные выше, выполнены.

Далее нам нужно создать новую книгу или лист, в которую будет выводиться результирующая таблица с объединенными данными. Открываем его (или ее, если это книга), после чего нажимаем левой кнопкой мыши по левой верхней ячейке (если она не была выделена сама). Важно убедиться, что под ней и справа от нее нет абсолютно никакой информации, потому что консолидированная таблица будет занимать столько места, сколько ей требуется. После этого переходим на вкладку «Данные», на которой есть кнопка с соответствующим названием. Нажимаем на «Консолидация», после чего открывается диалоговое окно, которое выглядит следующим образом.

Видим, что слева находится перечень функций, которые могут использоваться при объединении. Это самые разные вычисления, такие как сумма значений, несмещенная дисперсия, среднее арифметическое и другое. Мы выберем первый вариант, потому что он наиболее часто используемый и простой для понимания. В этом случае ячейки в соответствующих местах будут просто складываться между собой.

После этого начинаем заполнять следующее поле – «Ссылка». Для этого нужно поставить в этом поле курсор. После этого открываем первый лист (в нашем случае это данные за первый квартал). Все данные выделяем (в том числе, и шапку), после чего там появится первый диапазон, который будет суммироваться с дальнейшим. После этого нажимаем кнопку «Добавить».

Далее добавляем такое количество листов, которое требуется. В нашем случае это данные за все остальные кварталы. Просто нажимаем «Добавить», выделяем требуемые диапазоны, а потом повторяем цикл до тех пор, пока не будет добавлено такое количество, которое нам необходимо.

Все диапазоны, которые были добавлены для объединения, отображаются в соответствующем поле, возле которого есть надпись «Список диапазонов». Также можно более гибко задавать настройки, указывая флажочками возле подходящих по смыслу пунктов «Подписи верхней строки» или «Значения левого столбца». С помощью этих параметров можно определять, что использовать в качестве имен. Также есть кнопка «Создавать связи с исходными данными», которая позволяет автоматически изменять данные в консолидированной таблице, если в исходном материале что-то редактируется.

Важно! Если в исходные диапазоны вносить те данные, которые находятся за их пределами, то автоматического обновления не будет.

В таком случае допускается только ручной ввод новых значений, для чего предварительно нужно убрать галочку «Создавать связи с исходными данными». Чтобы в конечном итоге выйти из меню консолидации и сгенерировать готовую таблицу, объединяющую сразу несколько диапазонов, нужно нажать кнопку «ОК».

В этой таблице есть возможность управлять отображением отдельных строк, нажимая плюсик или минус слева от основного содержимого листа.

Консолидация по категории

В этом случае в качестве ориентира для объединения будут использоваться названия столбцов или другие метки. В этом случае необязательно добиваться того, чтобы макет был идеально таким же самым. Данные могут быть разбросаны очень сильно, но если они правильно отмечены, Excel их сможет объединить в кучу.

Есть очень много сходств между настройкой консолидации по категории и созданием сводной таблицы. Правда, у последней есть несколько преимуществ по сравнению с обычной консолидацией, поскольку сводная таблица поддерживает более гибкие варианты консолидаций.

Давайте приведем простой пример, как это работает.

Предположим, у нас есть магазин, в котором продаются товары, обозначенные разными индексами (1, 2, 3, 4 и так далее). У нас есть несколько таблиц, описывающих их, и некоторые наименования повторяются. Что делать в такой ситуации?

Последовательность действий очень простая. Сначала необходимо открыть меню «Консолидация». Мы в появившейся панели выберем функцию «Сумма». Вы же можете выбрать другую в качестве той, которая будет использоваться для соединения информации. После этого нажимаем кнопку ОК.

У нас получается такой результат. Видим, что Excel смог в автоматическом режиме объединить данные из таблиц, исходя из названий столбцов.

Какой способ консолидации лучше всего выбрать? Все зависит от того, как будет использоваться таблица. Но специалисты рекомендуют все же вариант по расположению, поскольку идеально объединяться будут как раз те данные, которые полностью соответствуют друг другу по макету.

Консолидация данных в Excel при помощи формул

Предположим, у нас есть несколько таблиц, которые связаны между собой тематически, и их нужно объединить. Например, такие.

Как с помощью формулы их просуммировать? Наиболее простой вариант -это просто ввести формулу типа такой.

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

Также можно воспользоваться функцией СУММ, которая складывает значения из определенных диапазонов и возвращает результат в ту ячейку, где она прописывается.

Например, так.

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

С помощью этого метода можно объединять данные из нескольких разных таблиц.

Консолидация данных в Excel: практика

Предположим, у нас есть такая таблица.

В случае с ней лучше всего подходит способ по категориям, поскольку шаблоны таблиц одинаковые. При этом таблицы, которые нужно объединить, находятся в различных документах. Всего нам нужно объединить три книги. Последовательность действий следующая:

Открываем все три книги, которые у нас есть. Кроме этого, нам нужно создать еще одну, поскольку в нее будет размещаться консолидированная таблица. Далее нажимаем на верхнюю левую ячейку и переходим в меню «Консолидация», как это было описано ранее.
После этого делаем консолидированную сводку по всем таблицам, используя функцию «Среднее».
В поле со ссылкой записываем путь с помощью кнопки «Перейти в другое окно» вкладки «Вид». Выбираем интересующие файлы и добавляем нужные диапазоны из них. После этого нажимаем кнопку «Добавить».

Также можно воспользоваться кнопкой «Обзор», чтобы указать путь к файлу Экселю. Или же банальным переключением стандартными средствами Windows.

В результате, мы получаем такую таблицу.

Консолидация данных в Excel: примеры

Примеров консолидации данных в Эксель выше было предостаточно на каждый случай. Но есть еще один, который тоже хорошо было рассмотреть. Для начала вводим наименования рядов и колонок из диапазонов, которые в дальнейшем мы собираемся объединять. Легче всего просто скопировать их.

После этого в первой ячейке вводим такую формулу.

=’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

После этого соответствующие ячейки всех трех листов объединятся. Далее осталось просто скопировать эту формулу на всю колонку.

Такой способ консолидации удобно применять в ситуациях, когда данные располагаются на разных листах.

Таким образом, консолидация данных – это вовсе не сложно. Если все делать правильно, то можно сделать годовой отчет буквально за несколько минут.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.

По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.

Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.

Параметры.

В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.

Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.

Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.

В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.

Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Источник

Экономистам и финансистам приходится иметь дело с большим количеством данных и расчетов. Зачастую эта информация находится в разных таблицах, на разных листах программы Excel. Соответственно, возникает потребность создать сводную таблицу на основе объединения данных из разных источников. Из статьи вы узнаете, как быстро получить сводные итоги по нужным позициям, как консолидировать данные из нескольких таблиц.

КАК БЫСТРО ПОЛУЧИТЬ СВОДНЫЕ ИТОГИ ПО НУЖНЫМ ПОЗИЦИЯМ

Бывает так, что сформированная таблица (например, ведомость товаров на складе) содержит большое количество позиций, многие наименования в ней повторяются.

Получить обобщенные данные по имеющимся строкам можно вручную, однако процесс растянется во времени, если позиций намного больше полутысячи. Проще включить в таблице фильтр и, выделив и засветив нужные ячейки, получить итоги по нужным наименованиям.

Если строк в таблице много, то даже этот вариант не позволит легко и быстро получить необходимый результат. Самый лучший и простой вариант решения данной проблемы — создать сводную таблицу.

Предположим, есть табл. 1, в которой за определенный период времени обобщены данные о продажах в разрезе номенклатуры товаров и продавцов.

Таблица 1 довольно большая — 511 строк. Обработать вручную такой массив показателей не так просто, а для полноценного анализа нужны сводные данные о продажах в разрезе продавцов. Чтобы получить их, ставим курсор на первую ячейку с информацией, которую требуется объединить. Это будет ячейка «Продавец».

Выбираем: Вставка → Сводная таблица. Откроется меню «Создание сводной таблицы» (рис. 1).

В меню автоматически будет выделен диапазон имеющейся таблицы. При необходимости его можно изменить вручную. Также можно выбрать, на новом или существующем листе будет расположена новая таблица.

После этого возникнет меню, в котором для завершения формирования новой таблицы нужно выбрать интересующие поля (рис. 2).

В нашем случае это поле «Продавец» и поле «Сумма продаж». Ставим соответствующие галочки и получаем следующий готовый результат (рис. 3).

Общий итог продаж за период составляет 158 690,04 руб. Выведены и данные продаж по каждому продавцу.

КАК КОНСОЛИДИРОВАТЬ ДАННЫЕ ИЗ НЕСКОЛЬКИХ ТАБЛИЦ

Объединить данные из нескольких таблиц можно и путем консолидации. Для этого нужно задействовать одноименную функцию: Данные → Консолидация.

Консолидированные данные можно расположить под одной из базовых таблиц, но чаще всего для удобства консолидированную таблицу размещают на отдельной странице.

Предположим, у нас есть три таблицы, содержащие поквартальные данные о зарплате работников (табл. 2–4). Они расположены на разных листах одного файла.

Наша задача — получить единую сводную таблицу. Конечно, можно скопировать квартальные данные и обобщить их на одном листе. В рассматриваемом случае сделать это просто, так как данных мало, а в ситуации, когда таблица насчитывает сотни строк, выполнить такую работу сложно.

Займемся консолидацией. Выбираем диапазон каждой таблицы и нажимаем кнопку «Добавить» (рис. 4).

Также делаем активными функции «подписи верхней строки» и «значения левого столбца».

Делать ли активной команду «создавать связи с исходными данными», зависит от того, что требуется получить. Если нужна не меняющаяся таблица, закрепляющая значения, проставленные в источниках на текущий момент, то галочки в этой ячейке не должно быть.

Если команда будет активирована, то значения в сводной таблице будут меняться с изменением входных значений.

После проделанных действий получим сводную таблицу (рис. 5).

В консолидированной таблице корректно обобщены все необходимые данные.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2020.

Источник