Write from vba to excel

Methods for transferring data to Excel from Visual Basic

Summary

This article discusses numerous methods for transferring data to Microsoft Excel from your Microsoft Visual Basic application. This article also presents the advantages and the disadvantages for each method so that you can choose the solution that works best for you.

More Information

The approach most commonly used to transfer data to an Excel workbook is Automation. Automation gives you the greatest flexibility for specifying the location of your data in the workbook as well as the ability to format the workbook and make various settings at run time. With Automation, you can use several approaches for transferring your data:

• Transfer data cell by cell
• Transfer data in an array to a range of cells
• Transfer data in an ADO recordset to a range of cells using the CopyFromRecordset method
• Create a QueryTable on an Excel worksheet that contains the result of a query on an ODBC or OLEDB data source
• Transfer data to the clipboard and then paste the clipboard contents into an Excel worksheet

There are also methods that you can use to transfer data to Excel that do not necessarily require Automation. If you are running an application server-side, this can be a good approach for taking the bulk of processing the data away from your clients. The following methods can be used to transfer your data without Automation:

• Transfer your data to a tab- or comma-delimited text file that Excel can later parse into cells on a worksheet
• Transfer your data to a worksheet using ADO
• Transfer data to Excel using Dynamic Data Exchange (DDE)

The following sections provide more detail on each of these solutions.

Note When you use Microsoft Office Excel 2007, you can use the new Excel 2007 Workbook (*.xlsx) file format when you save the workbooks. To do this, locate the following line of code in the following code examples:

Replace this code with with the following line of code:

Additionally, the Northwind database is not included in Office 2007 by default. However, you can download the Northwind database from Microsoft Office Online.

Use Automation to transfer data cell by cell

With Automation, you can transfer data to a worksheet one cell at a time:

Transferring data cell by cell can be a perfectly acceptable approach if the amount of data is small. You have the flexibility to place data anywhere in the workbook and can format the cells conditionally at run time. However, this approach is not recommended if you have a large amount of data to transfer to an Excel workbook. Each Range object that you acquire at run time results in an interface request so that transferring data in this manner can be slow. Additionally, Microsoft Windows 95 and Windows 98 have a 64K limitation on interface requests. If you reach or exceed this 64k limit on interface requests, the Automation server (Excel) might stop responding or you might receive errors indicating low memory.

Once more, transferring data cell by cell is acceptable only for small amounts of data. If you need to transfer large data sets to Excel, you should consider one of the solutions presented later.

For more sample code for Automating Excel, see How to automate Microsoft Excel from Visual Basic.

Use automation to transfer an array of data to a range on a worksheet

An array of data can be transferred to a range of multiple cells at once:

If you transfer your data using an array rather than cell by cell, you can realize an enormous performance gain with a large amount of data. Consider this line from the code above that transfers data to 300 cells in the worksheet:

This line represents two interface requests (one for the Range object that the Range method returns and another for the Range object that the Resize method returns). On the other hand, transferring the data cell by cell would require requests for 300 interfaces to Range objects. Whenever possible, you can benefit from transferring your data in bulk and reducing the number of interface requests you make.

Use automation to transfer an ADO recordset to a worksheet range

Excel 2000 introduced the CopyFromRecordset method that allows you to transfer an ADO (or DAO) recordset to a range on a worksheet. The following code illustrates how you could automate Excel 2000, Excel 2002, or Office Excel 2003 and transfer the contents of the Orders table in the Northwind Sample Database using the CopyFromRecordset method.

Note If you use the Office 2007 version of the Northwind database, you must replace the following line of code in the code example:

Replace this line of code with the following line of code:

Excel 97 also provides a CopyFromRecordset method but you can use it only with a DAO recordset. CopyFromRecordset with Excel 97 does not support ADO.

For more information about using ADO and the CopyFromRecordset method, see How to transfer data from an ADO recordset to Excel with automation.

Use automation to create a QueryTable on a worksheet

A QueryTable object represents a table built from data returned from an external data source. While automating Microsoft Excel, you can create a QueryTable by simply providing a connection string to an OLEDB or an ODBC data source along with an SQL string. Excel assumes the responsibility for generating the recordset and inserting it into the worksheet at the location you specify. Using QueryTables offers several advantages over the CopyFromRecordset method:

• Excel handles the creation of the recordset and its placement into the worksheet.
• The query can be saved with the QueryTable so that it can be refreshed at a later time to obtain an updated recordset.
• When a new QueryTable is added to your worksheet, you can specify that data already existing in cells on the worksheet be shifted to accommodate the new data (see the RefreshStyle property for details).

The following code demonstrates how you could automate Excel 2000, Excel 2002, or Office Excel 2003 to create a new QueryTable in an Excel worksheet using data from the Northwind Sample Database:

Use the clipboard

The Windows Clipboard can also be used as a mechanism for transferring data to a worksheet. To paste data into multiple cells on a worksheet, you can copy a string where columns are delimited by tab characters and rows are delimited by carriage returns. The following code illustrates how Visual Basic can use its Clipboard object to transfer data to Excel:

Create a delimited text file that Excel can parse into rows and columns

Excel can open tab- or comma-delimited files and correctly parse the data into cells. You can take advantage of this feature when you want to transfer a large amount of data to a worksheet while using little, if any, Automation. This might be a good approach for a client-server application because the text file can be generated server-side. You can then open the text file at the client, using Automation where it is appropriate.

The following code illustrates how you can create a comma-delimited text file from an ADO recordset:

Note If you use the Office 2007 version of the Northwind database, you must replace the following line of code in the code example:

Replace this line of code with the following line of code:

If your text file has a .CSV extension, Excel opens the file without displaying the Text Import Wizard and automatically assumes that the file is comma-delimited. Similarly, if your file has a .TXT extension, Excel automatically parse the file using tab delimiters.

In the previous code sample, Excel was launched using the Shell statement and the name of the file was used as a command line argument. No Automation was used in the previous sample. However, if so desired, you could use a minimal amount of Automation to open the text file and save it in the Excel workbook format:

Transfer data to a worksheet by using ADO

Using the Microsoft Jet OLE DB Provider, you can add records to a table in an existing Excel workbook. A «table» in Excel is merely a range with a defined name. The first row of the range must contain the headers (or field names) and all subsequent rows contain the records. The following steps illustrate how you can create a workbook with an empty table named MyTable.

Excel 97, Excel 2000, and Excel 2003

Start a new workbook in Excel.

Add the following headers to cells A1:B1 of Sheet1:

A1: FirstName B1: LastName

Format cell B1 as right-aligned.

On the Insert menu, choose Names and then select Define. Enter the name MyTable and click OK.

Save the new workbook as C:Book1.xls and quit Excel.

To add records to MyTable using ADO, you can use code similar to the following:

Excel 2007

In Excel 2007, start a new workbook.

Add the following headers to cells A1:B1 of Sheet1:

A1: FirstName B1: LastName

Format cell B1 as right-aligned.

On the Ribbon, click the Formulas tab, and then click Define Name. Type the name MyTable, and then click OK.

Save the new workbook as C:Book1.xlsx, and then quit Excel.

To add records to the MyTable table by using ADO, use code that resembles the following code example.

When you add records to the table in this manner, the formatting in the workbook is maintained. In the previous example, new fields added to column B are formatted with right alignment. Each record that is added to a row borrows the format from the row above it.

You should note that when a record is added to a cell or cells in the worksheet, it overwrites any data previously in those cells; in other words, rows in the worksheet are not «pushed down» when new records are added. You should keep this in mind when designing the layout of data on your worksheets.

The method to update data in an Excel worksheet by using ADO or by using DAO does not work in Visual Basic for Application environment within Access after you install Office 2003 Service Pack 2 (SP2) or after you install the update for Access 2002 that is included in Microsoft Knowledge Base article 904018. The method works well in Visual Basic for Application environment from other Office applications, such as Word, Excel, and Outlook.

For more information, see the following article:

For more information about using ADO to access an Excel workbook, see How To Query and Update Excel Data Using ADO From ASP.

Use DDE to transfer data to Excel

DDE is an alternative to Automation as a means for communicating with Excel and transferring data; however, with the advent of Automation and COM, DDE is no longer the preferred method for communicating with other applications and should only be used when there is no other solution available to you.

To transfer data to Excel using DDE, you can use the LinkPoke method to poke data to a specific range of cell(s), or you use the LinkExecute method to send commands that Excel will execute.

The following code example illustrates how to establish a DDE conversation with Excel so that you can poke data to cells on a worksheet and execute commands. Using this sample, for a DDE conversation to be successfully established to the LinkTopic Excel|MyBook.xls, a workbook with the name MyBook.xls must already be opened in a running instance of Excel.

When you use Excel 2007, you can use the new .xlsx file format to save the workbooks. Make sure that you update the file name in the following code example. In this example, Text1 represents a Text Box control on a Visual Basic form:

When using LinkPoke with Excel, you specify the range in row-column (R1C1) notation for the LinkItem. If you are poking data to multiple cells, you can use a string where the columns are delimited by tabs and rows are delimited by carriage returns.

When you use LinkExecute to ask Excel to carry out a command, you must give Excel the command in the syntax of the Excel Macro Language (XLM). The XLM documentation is not included with Excel versions 97 and later.
DDE is not a recommended solution for communicating with Excel. Automation provides the greatest flexibility and gives you more access to the new features that Excel has to offer.

Источник

Методы передачи данных в Excel из Visual Basic

Аннотация

В этой статье рассматриваются различные методы передачи данных в Microsoft Excel из приложения Microsoft Visual Basic. В этой статье также представлены преимущества и недостатки каждого метода, чтобы можно было выбрать оптимальное решение.

Дополнительная информация

Для передачи данных в книгу Excel чаще всего используется автоматизация. Автоматизация обеспечивает максимальную гибкость при указании расположения данных в книге, а также возможность форматирования книги и создания различных параметров во время выполнения. С помощью службы автоматизации можно использовать несколько подходов для передачи данных:

• Передача ячейки данных по ячейкам
• Передача данных в массиве в диапазон ячеек
• Передача данных из набора записей ADO в диапазон ячеек с помощью метода CopyFromRecordset
• Создание таблицы QueryTable на листе Excel, содержащей результат запроса к источнику данных ODBC или OLEDB
• Передача данных в буфер обмена и вставка содержимого буфера обмена на лист Excel

Существуют также методы, которые можно использовать для передачи данных в Excel, которые не обязательно требуют автоматизации. Если вы работаете на стороне сервера приложений, это может быть хорошим подходом для того, чтобы отойдите от клиентов к массовой обработке данных. Для передачи данных без автоматизации можно использовать следующие методы:

• Передача данных в текстовый файл с разделителями-табуляции или запятыми, который Excel позже может проанализировать в ячейки на листе
• Передача данных на лист с помощью ADO
• Передача данных в Excel с помощью Динамического обмена данными (DDE)

В следующих разделах приведены более подробные сведения о каждом из этих решений.

Примечание При использовании Microsoft Office Excel 2007 можно использовать новый формат файла книги Excel 2007 (*.xlsx) при сохранении книг. Для этого найдите следующую строку кода в следующих примерах кода:

Замените этот код следующей строкой кода:

Кроме того, база данных Northwind по умолчанию не включена в Office 2007. Однако базу данных Northwind можно скачать из Microsoft Office Online.

Использование службы автоматизации для передачи данных по ячейкам

С помощью службы автоматизации можно передавать данные на лист по одной ячейке за раз:

Передача ячеек данных по ячейкам может быть вполне приемлемым подходом, если объем данных невелик. Вы можете размещать данные в любом месте книги и условно форматировать ячейки во время выполнения. Однако этот подход не рекомендуется, если у вас есть большой объем данных для передачи в книгу Excel. Каждый объект Range, полученный во время выполнения, приводит к запросу интерфейса, чтобы передача данных таким образом была медленной. Кроме того, Microsoft Windows 95 и Windows 98 имеют ограничение в 64 КБ на запросы интерфейса. Если вы достигнете или превысите это ограничение в 64 КБ для запросов интерфейса, сервер автоматизации (Excel) может перестать отвечать на запросы или могут возникнуть ошибки, указывающие на нехватку памяти.

Еще раз перенос ячеек данных допускается только для небольших объемов данных. Если вам нужно перенести большие наборы данных в Excel, следует рассмотреть одно из решений, представленных позже.

Дополнительные примеры кода для автоматизации Excel см. в статье «Автоматизация Microsoft Excel из Visual Basic».

Использование автоматизации для передачи массива данных в диапазон на листе

Массив данных можно передать в диапазон из нескольких ячеек одновременно:

При передаче данных с помощью массива, а не ячейки по ячейкам вы можете реализовать огромное повышение производительности с большим объемом данных. Рассмотрим следующую строку из приведенного выше кода, который передает данные в 300 ячеек листа:

Эта строка представляет два запроса интерфейса (один для объекта Range, возвращаемого методом Range, и другой для объекта Range, возвращаемого методом Resize). С другой стороны, для передачи ячейки данных по ячейкам требуются запросы 300 интерфейсов к объектам Range. По возможности вы можете воспользоваться преимуществами массовой передачи данных и сокращения количества запросов интерфейса.

Использование автоматизации для передачи набора записей ADO в диапазон листа

В Excel 2000 представлен метод CopyFromRecordset, который позволяет переносить набор записей ADO (или DAO) в диапазон на листе. В следующем коде показано, как автоматизировать Excel 2000, Excel 2002 или Office Excel 2003 и передавать содержимое таблицы Orders в образце базы данных Northwind с помощью метода CopyFromRecordset.

Примечание Если вы используете версию Office 2007 базы данных Northwind, необходимо заменить следующую строку кода в примере кода:

Замените эту строку кода следующей строкой кода:

Excel 97 также предоставляет метод CopyFromRecordset, но его можно использовать только с набором записей DAO. CopyFromRecordset с Excel 97 не поддерживает ADO.

Дополнительные сведения об использовании ADO и метода CopyFromRecordset см. в статье «Передача данных из набора записей ADO в Excel с помощью автоматизации».

Использование автоматизации для создания таблицы QueryTable на листе

Объект QueryTable представляет таблицу, созданную на основе данных, возвращаемых из внешнего источника данных. При автоматизации Microsoft Excel можно создать таблицу QueryTable, просто указав строку подключения к OLEDB или источнику данных ODBC вместе со строкой SQL. Excel несет ответственность за создание набора записей и его вставку на лист в указанном расположении. Использование таблиц QueryTables дает несколько преимуществ по сравнению с методом CopyFromRecordset:

• Excel обрабатывает создание набора записей и его размещение на листе.
• Запрос можно сохранить с помощью таблицы QueryTable, чтобы его можно было обновить позже, чтобы получить обновленный набор записей.
• При добавлении новой таблицы QueryTable на лист можно указать, что данные, уже существующие в ячейках листа, будут сдвинуты в соответствии с новыми данными (дополнительные сведения см. в свойстве RefreshStyle).

В следующем коде показано, как автоматизировать Excel 2000, Excel 2002 или Office Excel 2003 для создания новой таблицы QueryTable на листе Excel с помощью данных из образца базы данных Northwind:

Использование буфера обмена

Буфер обмена Windows также можно использовать в качестве механизма передачи данных на лист. Чтобы вставить данные в несколько ячеек на листе, можно скопировать строку, в которой столбцы разделены символами табуляции, а строки разделены символами каретки. В следующем коде показано, как Visual Basic может использовать объект буфера обмена для передачи данных в Excel:

Создание текстового файла с разделителями, который Excel может анализировать по строкам и столбцам

Excel может открывать файлы с разделителями-табуляции или запятыми и правильно анализировать данные в ячейках. Эту функцию можно использовать, если вы хотите перенести большой объем данных на лист, используя небольшой объем (при наличии) службы автоматизации. Это может быть хорошим подходом для клиент-серверного приложения, так как текстовый файл может быть создан на стороне сервера. Затем можно открыть текстовый файл на клиенте с помощью службы автоматизации, где это необходимо.

В следующем коде показано, как создать текстовый файл с разделителями-запятыми из набора записей ADO:

Обратите внимание, что при использовании версии Office 2007 базы данных Northwind необходимо заменить следующую строку кода в примере кода:

Замените эту строку кода следующей строкой кода:

Если в текстовом файле есть расширение .CSV, Excel открывает его без отображения мастера импорта текста и автоматически предполагает, что файл разделен запятыми. Аналогичным образом, если файл имеет расширение .TXT, Excel автоматически анализирует файл с помощью разделителей вкладок.

В предыдущем примере кода Excel был запущен с помощью инструкции Оболочки, а имя файла использовался в качестве аргумента командной строки. В предыдущем примере автоматизация не использовалась. Однако при необходимости можно использовать минимальный объем автоматизации, чтобы открыть текстовый файл и сохранить его в формате книги Excel:

Передача данных на лист с помощью ADO

С помощью поставщика Microsoft Jet OLE DB можно добавлять записи в таблицу в существующей книге Excel. «Таблица» в Excel — это просто диапазон с определенным именем. Первая строка диапазона должна содержать заголовки (или имена полей), а все последующие строки — записи. Ниже показано, как создать книгу с пустой таблицей с именем MyTable.

Excel 97, Excel 2000 и Excel 2003

Запустите новую книгу в Excel.

Добавьте следующие заголовки в ячейки A1:B1 листа Sheet1:

A1: FirstName B1: LastName

Отформатировать ячейку B1 как выровненную по правому краю.

В меню «Вставка» выберите «Имена», а затем выберите «Определить». Введите имя MyTable и нажмите кнопку «ОК».

Сохраните новую книгу как C:Book1.xls и закройте Excel.

Чтобы добавить записи в MyTable с помощью ADO, можно использовать следующий код:

Excel 2007

В Excel 2007 запустите новую книгу.

Добавьте следующие заголовки в ячейки A1:B1 листа Sheet1:

A1: FirstName B1: LastName

Отформатировать ячейку B1 как выровненную по правому краю.

На ленте откройте вкладку «Формулы » и выберите команду «Определить имя». Введите имя MyTable и нажмите кнопку «ОК».

Сохраните новую книгу как C:Book1.xlsx и закройте Excel.

Чтобы добавить записи в таблицу MyTable с помощью ADO, используйте код, похожий на следующий пример кода.

При добавлении записей в таблицу таким образом форматирование в книге сохраняется. В предыдущем примере новые поля, добавленные в столбец B, форматируются с выравниванием по правому краю. Каждая запись, добавляемая в строку, заимствует формат из строки над ней.

Обратите внимание, что при добавлении записи в ячейку или ячейки листа она перезаписывает все данные, которые ранее были в этих ячейках. Другими словами, строки на листе не «помещаются вниз» при добавлении новых записей. Это следует учитывать при проектировании макета данных на листах.

Метод обновления данных на листе Excel с помощью ADO или DAO не работает в среде Visual Basic для приложений в Access после установки Пакета обновления 2 (SP2) Office 2003 или после установки обновления для Access 2002, включенного в статью базы знаний Майкрософт 904018. Этот метод хорошо работает в среде Visual Basic для приложений из других приложений Office, таких как Word, Excel и Outlook.

Дополнительные сведения см. в следующей статье:

Дополнительные сведения об использовании ADO для доступа к книге Excel см. в статье «Как запрашивать и обновлять данные Excel с помощью ADO из ASP».

Использование DDE для передачи данных в Excel

DDE — это альтернатива автоматизации в качестве средства взаимодействия с Excel и передачи данных. Однако с появлением автоматизации и COM DDE больше не является предпочтительным методом для взаимодействия с другими приложениями и должен использоваться только в том случае, если вам не доступно другое решение.

Для передачи данных в Excel с помощью DDE можно использовать метод LinkPoke для передачи данных в определенный диапазон ячеек или метод LinkExecute для отправки команд, которые будет выполнять Excel.

В следующем примере кода показано, как установить диалог DDE с Excel, чтобы можно было перенести данные в ячейки на листе и выполнить команды. В этом примере для успешной установки беседы DDE в LinkTopic Excel|MyBook.xls, книга с именем MyBook.xls уже должна быть открыта в работающем экземпляре Excel.

При использовании Excel 2007 для сохранения книг можно использовать новый формат .xlsx файла. Убедитесь, что имя файла обновлено в следующем примере кода. В этом примере Text1 представляет элемент управления Text Box в форме Visual Basic:

При использовании LinkPoke с Excel вы указываете диапазон в нотации столбца строк (R1C1) для LinkItem. Если данные разделяются на несколько ячеек, можно использовать строку, в которой столбцы разделяются вкладками, а строки разделяются символами возврата каретки.

Если вы используете LinkExecute, чтобы попросить Excel выполнить команду, необходимо предоставить Excel команду в синтаксисе языка макросов Excel (XLM). Документация по XLM не входит в excel версий 97 и более поздних версий.
DDE не рекомендуется для взаимодействия с Excel. Автоматизация обеспечивает максимальную гибкость и предоставляет больше доступа к новым функциям, которые предлагает Excel.

Источник

Write Description

Writes data to a sequential file.

Write Syntax

Write #FileNumber, [OutputList]

The Write statement contains 2 arguments:

FileNumber: Any valid file number.

OutputList: Optional. One or more comma-delimited numeric expressions or string expressions to write to a file.

Examples of Excel VBA Write Function

First Name	Last Name	Age	Gender
Robert	Stepp	20	Male
Jennifer	Mariscal	33	Female
David	Romig	35	Male
Carmel	Ingram	26	Female

To output Range(“A2:D5”) in a sheet like the above picture to a file, you can use the following code.

Sub WriteRangeToFile(strFile As String, rng As Range)
    Dim row As Range, cell As Range
    Dim FileNumber As Integer
    FileNumber = FreeFile
    
    Open strFile For Output As #FileNumber
        For Each row In rng.Rows
            For Each cell In row.Cells
                If cell.Column = row.Cells.Count Then
                    Write #FileNumber, cell
                Else
                    Write #FileNumber, cell,
                End If
            Next cell
        Next row
    Close #FileNumber
End Sub

Sub Write_Example()
    Dim strFolder As String
    Dim strFile As String
    Dim dlgFolder As FileDialog
    Dim rng As Range
    
    Set dlgFolder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    
    If dlgFolder.Show = True Then
        strFolder = dlgFolder.SelectedItems(1)
    Else
        Exit Sub
    End If
    
    Set rng = Range("A1:D5")
    
    strFile = "Write_Output.txt"
    WriteRangeToFile strFolder & "" & strFile, rng
End Sub

The output to the file “Write_Output.txt”:

"First Name","Last Name","Age","Gender"
"Robert","Stepp","20","Male"
"Jennifer","Mariscal","33","Female"
"David","Romig","35","Male"
"Carmel","Ingram","26","Female"

Write Text File in Excel VBA

We all come across with such kind of situation where we had to put huge data in excel files, but eventually, we have faced the situation when the size of that file with the huge data went so up that we had to convert that into a text file. Due to this we could neither work on that file nor saving the file into excel format. This kind of situation we have seen in many projects where we need to extract the data from the database. Extracting the data from the database is possible if use text file for this purpose. The text file doesn’t get hanged and we can store as many data and tables into a single text file without crashing the file. For this, we need to convert the excel file into a text file. Although it is not a big task to when it is a repetitive activity and may take huge time to perform.

To avoid this, we have a process in VBA, with that, we can convert the excel file into a text file without harming the data. By this, we can save a huge set of data in the text file by reducing and compressing the file size as well.

Understanding the VBA code of writing the text file is quite complex but it is not difficult to understand.

Process followed:

• File Path: Putting the path of the file where we have kept the excel file.
• Mode: For what purpose we need to open the file. It can be the read-only mode or writing purpose or we need to use it for appending the data.
• File Number: By this, we can count the number of time we have used for excel file for a text file.

How to Write Text File in Excel VBA?

We will learn how to write a text file using VBA code in excel with a few examples.

You can download this VBA Write Text File Excel Template here – VBA Write Text File Excel Template

Example #1 – VBA Write Text File

In this example, we will see how to map file location with VBA code to write it over the Text file format. For this, we need a module.

Step 1: Go to Insert menu option and select Module as shown below.

Step 2: Now, in the opened module, write the subcategory of VBA Write Text or we can choose any name as per our choice.

Code:

Sub WriteTextFile2()

End Sub

Step 3: In the first step of coding, declare the variable myFile as String as shown below.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String

End Sub

Step 4: In the assigned variable put the location of the file which we need to convert from Excel to Text. Here we have named that file as Test with the extension .txt as shown below.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = "D:VPB FileApril FilesFinal locationFinal Input.txt"

End Sub

Step 5: As we have seen in the description of VBA Write Text File, we will first open the excel file and then append the data from Excel to a Text file with below command line.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = "D:VPB FileApril FilesFinal locationFinal Input.txt"

Open myFile For Append As #1
End Sub

Step 6: Now let’s put some text in a text file which we would like to see as shown below with the help of Write #1 for the first table. We have entered some random car brands with model name and specifications.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = "D:VPB FileApril FilesFinal locationFinal Input.txt"

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

End Sub

Step 7: Now close the first table as shown below.

Code:

Sub WriteTextFile2()
Dim myFile As String
myFile = "D:VPB FileApril FilesFinal locationFinal Input.txt"

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

Close #1
End Sub 

Step 8: We would also like to see the message once the process is done.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = "D:VPB FileApril FilesFinal locationFinal Input.txt"

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

Close #1
MsgBox "Saved"

End Sub

Step 9: Now compile the code and run it by clicking on the Play button located below the menu bar as shown below. If there is no error found, then we would get the message box with the message as Saved as shown below.

Step 10: Now go to the location which we have mentioned in the code above, we will see the text file with the name Test as shown below.

Now to check whether this text file has the same data which we have entered through VBA, open it. We will see the same data has been entered.

Example #2 – VBA Write Text File

There is another way to the same work.

Step 1: In the example, we will use the same code which we have written above but there would be a slight change in the code used. Let’s consider the same code as shown in example-1.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile =

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

Close #1
MsgBox "Saved"

End Sub

Step 2: Now in place of file location, select the active workbook with ActiveWorkbook as shown below.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = ActiveWorkbook.

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

Close #1
MsgBox "Saved"

End Sub

Step 3: Now select the Path from the dropdown list of ActiveWorkBook.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = ActiveWorkbook.Path

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

Close #1
MsgBox "Saved"

End Sub

Step 4: Then select the path where we need to append the data into the text file separated by an ampersand.

Code:

Sub WriteTextFile2()

Dim myFile As String
myFile = ActiveWorkbook.Path & "VPB File"

Open myFile For Append As #1
Write #1, "Ford", "Figo", 1000, "miles", 2000
Write #1, "Toyota", "Etios", 2000, "miles",

Close #1
MsgBox "Saved"

End Sub

Step 5: Now again compile the code and run it after that. On the successful completion of run, we will get the message as Saved.

Now again go to that path where we have kept this file which is having the code and see if the Text file is saved there or not.

Now open the file to check if the data is properly appended or not. We will find that data is appended in the similar way as it happened in example-1.

Pros of Excel VBA Write Text File

• We don’t even have to open any file to append the data.
• If the data is huge then we can append the data from Excel to Text without opening the file. So, there is no problem in handling the file as well.
• If we go with the process shared in example-2, then we don’t even have to give the path where we want to see the output Text file.

Things to Remember

• In the process shown in example-1, we can place the file in the location where we want to see the output.
• In the process shown in example-2, it will automatically consider the file location which has VBA code of VBA Write Text File.
• We can even select the data from any excel file which we want to convert in the Text file.
• We can select and create any many as a table that we want to append in the Text file.

Recommended Articles

This is a guide to VBA Write Text File. Here we discuss how to write a Text File in Excel using VBA code along with practical examples and a downloadable excel template. You can also go through our other suggested articles –

1. VBA InStr
2. VBA Integer
3. VBA ISNULL
4. VBA Text