Word записать действия в макрос

В Word можно автоматизировать часто выполняемые задачи с помощью макросов. Макрос — это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.

Чтобы сэкономить время при выполнении часто повторяющихся задач, объедините несколько действий в макрос. Сначала необходимо записать макрос. Затем вы сможете запускать его нажатием кнопки на панели быстрого доступа или с помощью сочетания клавиш. Способ запуска зависит от того, как вы настроите макрос.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

   

2. Введите имя макроса.

   

3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

   

4. Чтобы запускать макрос нажатием кнопки, выберите пункт Кнопка.

   

5. Щелкните новый макрос (у него будет имя примерно следующего вида: Normal.NewMacros.<имя вашего макроса>), а затем нажмите кнопку Добавить.

   

6. Нажмите кнопку Изменить.

   

7. Выберите изображение для кнопки, введите нужное имя и дважды нажмите OK.

   

8. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

   Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

9. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

   

На панели быстрого доступа появится кнопка для вашего макроса.

Чтобы запустить макрос, нажмите эту кнопку.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

   

2. Введите имя макроса.

   

3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

   

4. Чтобы запускать макрос с помощью сочетания клавиш, выберите пункт Клавиатура.

   

5. Введите сочетание клавиш в поле Новое сочетание клавиш.

6. Проверьте, не назначено ли такое же сочетание клавиш какой-либо другой команде. Если такое сочетание клавиш назначено какой-либо другой команде, то попробуйте использовать другое сочетание клавиш.

7. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить в указано значение Normal.dotm.

8. Нажмите кнопку Назначить.

9. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

   Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

10. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

    

Чтобы запустить макрос, нажмите сочетание клавиш.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку на панели быстрого доступа, нажмите сочетание клавиш или запустите макрос из списка Макросы.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

   

2. В пункте Имя макроса выберите в списке макрос, который вы хотите запустить.

3. Нажмите кнопку Запустить.

Чтобы сделать макрос в одном документе доступным во всех новых документах, добавьте его в шаблон Normal.dotm.

1. Откройте документ, в котором содержится макрос.

2. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

   

3. Нажмите кнопку Организатор.

   

4. Щелкните макрос, который вы хотите добавить в шаблон Normal.dotm, а затем нажмите кнопку Копировать.

1. В меню Файл последовательно выберите пункты Параметры и Настроить ленту.

2. В пункте Выбрать команды из выберите пункт Макросы.

3. Выберите нужный макрос.

4. В пункте Настройка ленты выберите вкладку и настраиваемую группу, в которую вы хотите добавить макрос.

Если у вас нет настраиваемой группы, то нажмите кнопку Новая группа. Затем нажмите кнопку Переименовать и введите имя настраиваемой группы.

1. Нажмите кнопку Добавить.

2. Чтобы изменить изображение для макроса и ввести нужное имя, нажмите кнопку Переименовать.

3. Дважды нажмите кнопку OK.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Word, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Вы можете записать последовательность действий или создать макрос с нуля, введя код на языке Visual Basic для приложений в редактор Visual Basic.

Примечание: Чтобы работать с макросами в приложении Office Word 2007, необходимо отобразить вкладку Разработчик.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

2. Выберите категорию Основные.

3. В группе Основные параметры работы с Word установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.

   Примечание: Лента входит в Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Запись макроса.

   

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, на вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы. В списке Макросы из выберите вариант Команды Word.

3. В списке Макрос доступен для щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Введите описание макроса в поле Описание.

5. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Начните запись.    Чтобы начать запись макроса, не связывая его с кнопкой на панели быстрого доступа или сочетанием клавиш, нажмите кнопку ОК.

   • Создайте кнопку.    Чтобы связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, сделайте следующее:

     1. Щелкните кнопке.

     2. В группе Настройка панели быстрого доступа выберите документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа.

        Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

     3. В диалоговом окне Выбрать команды из выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку Добавить.

     4. Чтобы настроить кнопку, нажмите кнопку Изменить.

     5. В поле Символ выберите нужный символ для кнопки.

     6. В поле Отображаемое имя введите имя макроса, которое должно отображаться.

     7. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК два раза.

        На панели быстрого доступа будет показан выбранный символ. Заданное имя отображается при наведении указателя на символ.

   • Назначьте сочетание клавиш.    Чтобы назначить макросу сочетание клавиш, сделайте следующее:

     1. Выберите пункт Клавиатура.

     2. В списке Команды выберите макрос, который требуется записать.

     3. В поле Новое сочетание клавиш введите любую последовательность клавиш и нажмите кнопку Назначить.

     4. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку Закрыть.

6. Выполните действия, которые следует включить в макрос.

   Примечание: При записи макроса вы можете с помощью мыши щелкать команды и параметры, но не выделять текст. Для выделения текста необходимо использовать клавиатуру. Дополнительные сведения о выделении текста с помощью клавиатуры см. в статье Выделение текста.

7. Чтобы остановить запись макрокоманд, выберите команду Остановить запись в группе Код.

Изменение сочетания клавиш для макроса

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

2. Выберите команду Настройка .

3. Рядом с полем Сочетания клавиш нажмите Настройка.

4. В списке Категории выберите пункт Макросы.

5. В списке Макросы выберите макрос, который нужно изменить.

6. Щелкните поле Новое сочетание клавиш и нажмите клавиши, которые следует назначить.

7. В поле Текущие сочетания проверьте, не используется ли назначаемое сочетание для выполнения другой задачи.

8. В списке Сохранить изменения в выберите вариант, который соответствует месту, в котором должен запускаться макрос.

   Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

9. Нажмите кнопку Закрыть.

1. На вкладке Разработчик в группе Код выберите пункт Макросы.

   

2. В списке Имя макроса выберите макрос, который необходимо запустить.

3. Нажмите кнопку Выполнить.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

   

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Чтобы быстро выполнять часто повторяющиеся задачи, в классической версии Word вы можете объединить шаги в макросы, а затем запускать их одним щелчком мыши. В Word в Интернете такие задачи придется выполнять вручную.

Если у вас есть Word, нажмите кнопку Открыть в Word, чтобы открыть документ в Word.

Затем следуйте инструкциям для классических версий Word.

Если вы запустите макрос в Word и сохраните документ, вы увидите результаты работы макроса при повторном открытии документа в Word в Интернете.

Макрос — это набор определенных действий, команд и/или инструкций, которые сгруппированы в одну целостную команду, обеспечивающую автоматическое выполнение той или иной задачи. Если вы активный пользователь MS Word, вы тоже можете автоматизировать часто выполняемые задачи, создав для них соответствующие макросы.

Именно о том, как включить макросы в Ворд, как их создавать и использовать для упрощения, ускорения рабочего процесса и пойдет речь в этой статье. И все же, для начала не лишним будет более подробно разобраться в том, зачем вообще они нужны.

Области использования макросов:

1. Ускорение часто выполняемых операций. В числе таковых форматирование и редактирование.

2. Объединение нескольких команд в целостное действие “от и до”. Например, с помощью макроса можно вставить таблицу заданного размера с необходимым количеством строк и столбцов.

3. Упрощение доступа к некоторым параметрам и инструментам, расположенным в различных диалоговых окнах программы.

4. Автоматизация сложных последовательностей действий.

Последовательность макросов может быть записана или создана с нуля путем введения кода в редактор Visual Basic на одноименном языке программирования.

Включение макросов

По умолчанию макросы доступны не во всех версиях MS Word, точнее, они просто не включены. Чтобы активировать их необходимо включить средства разработчика. После этого на панели управления программы появится вкладка “Разработчик”. О том, как это сделать, читайте ниже.

Примечание: В версиях программы, в которых макросы доступны изначально (например, Ворд 2016), средства для работы с ними находятся во вкладке “Вид” в группе “Макросы”.

1. Откройте меню “Файл” (кнопка “Microsoft Office” ранее).

2. Выберите пункт “Параметры” (ранее “Параметры Word”).

3. Откройте в окне “Параметры” категорию “Основные” и перейдите в группе “Основные параметры работы”.

4. Установите галочку напротив пункта “Показывать вкладку “Разработчик” на ленте”.

5. На панели управления появится вкладка “Разработчик”, в которой и будет находиться пункт “Макросы”.

Запись макросов

1. Во вкладке “Разработчик” или, в зависимости от используемой версии Ворда, во вкладке “Вид”, нажмите кнопку “Макросы” и выберите пункт “Запись макроса”.

2. Задайте имя для создаваемого макроса.

Примечание: Если вы, создавая новый макрос, даете ему точно такое же имя, как у встроенного в программу, действия, записанные вами в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным. Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, в меню кнопки “Макросы” выберите “Команды Word”.

3. В пункте “Макрос доступен для” выберите то, для чего он будет доступен: шаблон или документ, в который его следует сохранить.

Совет: Если вы хотите, чтобы создаваемый макрос был доступен во всех документах, с которыми вы работаете в дальнейшем, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. В поле “Описание” введите описание для создаваемого макроса.

5. Выполните одно из действий, указанных ниже:

Начните запись — чтобы приступить к началу записи макроса, не связывая его при этом с кнопкой на панели управления или комбинацией клавиш, нажмите “ОК”.

Создайте кнопку — чтобы связать создаваемый макрос с кнопкой, расположенной на панели управления, выполните следующее:

• Нажмите “кнопке”;

• Выберите документ или документы, в которых требуется добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа (раздел “Настройка панели быстрого доступа”);

Совет: Чтобы создаваемый макрос был доступен для всех документов, выберите параметр “Normal.dotm”.

В окне “Макрос из” (ранее “Выбрать команды из”) выберите макрос, который следует записать, нажмите “Добавить”.

• Если вы хотите настроить эту кнопку, нажмите “Изменить”;

• Выберите подходящий символ для создаваемой кнопки в поле “Символ”;

• Введите имя макроса, которое будет отображаться в дальнейшем в поле “Отображаемое имя”;

• Для начала записи макроса дважды кликните по кнопке “ОК”.

Символ, который вы выбрали, будет отображаться на панели быстрого доступа. При наведении указателя курсора на этот символ, будет отображаться его имя.

Назначьте сочетание клавиш — Для того, чтобы назначить комбинацию клавиш для создаваемого макроса, выполните следующие действия:

• Кликните по кнопке “Клавишами” (ранее “Клавиатура”);

• В разделе “Команды” выберите макрос, который необходимо записать;

• В разделе “Новое сочетание клавиш” введите любую удобную для вас комбинацию, после чего нажмите кнопку “Назначить”;

• Для начала записи макроса нажмите “Закрыть”.

6. Выполните поочередно все те действия, которые необходимо включить в макрос.

Примечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

Урок: Горячие клавиши в Ворде

7. Для остановки записи макроса нажмите “Остановить запись”, эта команда расположена в меню кнопки “Макросы” на панели управления.

Изменение комбинаций клавиш для макроса

1. Откройте окно “Параметры” (меню “Файл” или кнопка “MS Office”).

2. Выберите пункт “Настройка”.

3. Нажмите на кнопку “Настройка”, расположенную рядом с полем “Сочетание клавиш”.

4. В разделе “Категории” выберите “Макросы”.

5. В открывшемся списке выберите макрос, который необходимо изменить.

6. Кликните по полю “Новое сочетание клавиш” и нажмите клавиши или комбинацию клавиш, которые вы хотите назначить для конкретного макроса.

7. Убедитесь, что назначенное вами сочетание клавиш не используется для выполнения другой задачи (поле “Текущее сочетание”).

8. В разделе “Сохранить изменения” выберите подходящий вариант (место) для сохранения места, где макрос будет запускаться.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос был доступен к использованию во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

9. Нажмите “Закрыть”.

Запуск макроса

1. Нажмите на кнопку “Макросы” (вкладка “Вид” или “Разработчик”, в зависимости от используемой версии программы).

2. Выберите макрос, который хотите запустить (список “Имя макроса”).

3. Нажмите “Выполнить”.

Создание нового макроса

1. Нажмите кнопку “Макросы”.

2. Задайте имя для нового макроса в соответствующем поле.

3. В разделе “Макросы из” выберите шаблон или документ, для которого будет сохранен создаваемый макрос.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос стал доступен во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. Нажмите “Создать”. Будет открыт редактор Visual Basic, в котором и можно будет создать новый макрос на языке Visual Basic.

На этом все, теперь вы знаете, что такое макросы в MS Word, зачем они нужны, как их создавать и как с ними работать. Надеемся, информация из этой статьи будет полезной для вас и действительно поможет упростить, ускорить работу со столь продвинутой офисной программой.

Набор возможностей текстового редактора Microsoft Word действительно очень широк. С помощью этой программы можно решать множество задач, которые возникают при работе с текстовыми документами любой направленности, что и делает этот продукт таким популярным. В Word реализована даже небольшая среда для программирования, с помощью которой можно значительно облегчить себе работу. В самом редакторе это называется макрокомандой или, как называют чаще, макросом. К сожалению, многие пользователи избегают знакомства с эти инструментом, ошибочно полагая, что это что-то сложное и не особо нужное. В этой статье подробно рассмотрим, как создать макрос в Word, что это вообще такое и почему вы делали неправильно, не пользуясь макрокомандами. Давайте разбираться. Поехали!

Что это такое

Макрокоманда — это, по сути, небольшая программа, которая позволяет автоматизировать и облегчить работу с текстом. В большинстве продуктов Microsoft реализована функция, сохраняющая историю действий пользователя, наиболее часто используемые инструменты и прочее. Всё это можно перевести в формат команд, и вместо того, чтобы каждый раз делать одно и то же, вы просто нажмёте клавишу на клавиатуре, и Word всё сделает за вас. Удобно? Ещё бы! На самом деле, это совсем не сложно. Далее в статье по порядку о том, как создать макрос.

Макросы позволяют выполнять несколько основных функций. Они предназначены для реализации следующих задач:

• Ускоряют часто выполняемые процедуры и операции внутри текстового редактора Word. Это относится к редактированию, форматированию и не только.
• Объединяют несколько команд в цельное действие «от и до». Как пример, используя макрос, можно простыми движениями моментально вставить таблицу, которая будет иметь определённые заданные размеры, а также получит нужное число столбцов и строк.
• Упрощают получение доступа к некоторым функциям и инструментам для работы с текстом, графиков и пр. При этом они могут располагаться в разных окнах и разделах программы.
• Автоматизируют сложные последовательные операции и действия.

Последовательность используемых макросов может быть создана буквально с нуля. Для этого потребуется ввести соответствующий код в редактор Visual Basic.

Создание макроса

Алгоритм действий при создании команды следующий:

• Определить порядок действий.
• Выполнить.
• Записать действия в макрос.

Например, вам нужно выделить жирным шрифтом часть текста в таблице. Для записи команды придётся использовать горячие клавиши — комбинации для каждого инструмента вы можете подсмотреть, наведя курсор на нужный инструмент.

Допустим, нужная вторая колонка. Перемещение между столбцами таблицы осуществляется при помощи клавиши «Tab». Вы нажимаете «Tab» необходимое количество раз, пока не дойдёте до нужной колонки. Затем, если вам нужно выделить часть содержимого ячейки, снимаете выделение, нажав стрелку влево. Далее выделим два слова из ячейки. Выполните комбинацию Ctrl+Shift и нажмите стрелку вправо дважды (либо столько раз, сколько слов необходимо выделить). И последний шаг — сделать выделенную область полужирной с помощью комбинации Ctrl+B.

Теперь, определившись с порядком действий, запишите макрокоманду. Для этого, перейдите на вкладку «Вид» и отыщите в панели инструментов кнопку «Макросы». Кликнув по ней, вы увидите маленькое меню, в котором нужно выбрать пункт «Записать макрос». В появившемся окне введите название для команды и нажмите на кнопку «Записать». Сразу после этого, возле курсора появится иконка с кассетой, свидетельствующая о том, что началась запись. Выполните чётко по порядку все необходимые действия (в этом примере для выделения полужирным шрифтом нескольких слов из ячейки таблицы). После того как вы всё сделали, нажмите на значок «Стоп» (квадратик) в нижней части окна программы. Всё, макрос готов.

Как записать макрос

Если следовать пошаговой инструкции, с самостоятельной записью макросов даже у начинающего пользователя проблем возникнуть не должно.

Алгоритм действий можно представить в таком виде:

• В зависимости от того, какая версия текстового редактора Word используется, откройте вкладку «Разработчик» или «Вид», где располагается кнопка «Макросы». Нужно просто кликнуть по пункту «Запись макроса».
• У каждого макроса должно быть своё имя. Его можно задать сугубо на собственное усмотрение. Это на его функциональность никак влиять не будет.
• Если дать макросу точно такое же имя, как и у стандартных макросов в программе Word, он будет выполнять его функции вместо основного. Поэтому не поленитесь заглянуть в меню «Макросы» и открыть раздел «Команды Word». Здесь прописаны все стандартные названия.
• В строке, которая называется «Макрос доступен для» нужно выбрать, для чего именно он будет доступен.
• В графу с описанием нужно ввести собственное описание создаваемого макроса.
• Далее можно кликнуть на «Начните запись», либо же «Создайте кнопку». В первом случае запись макроса начнётся без его привязки к кнопке на панели управления или клавиатуре. Во втором макросу будет задана соответствующая клавиша или кнопка.
• Добавьте один или несколько документов, куда следует добавить новый макрос. Это делается через «Параметры Word» во вкладке «Панель быстрого доступа».
• В левом окне выберите нужный макрос для записи и кликните по кнопке «Добавить».
• Для изменения настроек этой кнопки всегда есть возможность кликнуть на «Изменить».
• Далее выбирайте символ, который хотите использовать для кнопки.
• Укажите имя. Именно оно будет затем отображаться в соответствующем поле.
• Дважды кликните ОК, чтобы начать запись макроса.
• Когда потребуется остановить запись, жмите соответствующую клавишу в меню «Макросы».

Записанный макрос в дальнейшем можно будет использовать на своё усмотрение.

Использование макросов

Как же всё это использовать? А очень просто: в панели инструментов нажмите кнопку «Макросы» и одноимённый пункт в появившемся меню — перед вами откроется список всех макросов. Выберите сохранённый вами и нажмите «Выполнить». Существует более удобный вариант — создать специальную кнопку в панели инструментов. Делается это следующим образом: перейдите в меню «Файл», затем «Параметры» и кликните по пункту «Панель быстрого доступа». В разделе «Выбрать команды из:» укажите «Макросы» и выберите из них требуемый. После этого кликните по кнопке «Добавить». Также вы можете назначить иконку, которая будет отображаться для этой кнопки. Готово. В ленте инструментов появится соответствующая иконка, нажатием на которую вы запустите записанный вами алгоритм действий.

Создать макрокоманду можно практически для чего угодно. Можно изменять абзацный отступ, межстрочные интервалы, выровнять области текста, выполнить расчёт заданных значений, или настроить автоматическое заполнение таблицы. Нажмите «Записать макрос» и кликайте мышкой, вызывая соответствующие меню и задавая необходимые значения. Только не выделяйте текст мышкой, для этого лучше использовать горячие клавиши или специальный инструмент программы. Как только всё будет сделано, остановите запись.

Подобные команды могут содержать любое количество шагов и быть любого уровня сложности. Процесс создания макрокоманд одинаковый и для Word 2007, и для Word 2010, и для версии Word 2013.

Как видите, процесс достаточно простой, а инструмент очень эффективный. Главное, чётко определить алгоритм выполняемых действий. Научившись использовать макросы, вы значительно облегчите себе работу и сможете эффективнее и быстрее решать многие задачи, работая с текстовыми документами. Пишите в комментариях, помогла ли вам эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Tired of performing repetitive tasks in Microsoft Word? Buried within the program is a powerful automation tool that can take those jobs off your hands. We’re speaking of macros, and though the feature relies on Microsoft’s Visual Basic for Applications (VBA), you can use it even if the idea of coding gives you the heebie-jeebies.

With a click on a button, Word will record your actions, generating a macro that you can replay as often as you’d like. If you’re adventurous, you can easily modify the macro for an extra degree of automation.

Here we’ll show you one simple but useful example: How to automate Word’s Find and Replace function.

Recording the Macro

In this example, you’re the esteemed president of the Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. You have dozens of Word documents about historic dentures and the like, all with society’s name prominently mentioned. Then suddenly, the board votes to change the name to the Dental Antiques Preservation League. Now you need an easy way to update the docs.

You can begin with a new blank document or open an existing one. If you haven’t done so already, you’ll have to enable the Developer tab.

Go to File > Options > Customize Ribbon. On the right, under Main Tabs, check the Developer option. Select OK and exit.

Now let’s create our macro.

1. Click Developer > Record Macro.
2. You’ll be prompted to name the macro. Enter “ChangeSocietyName” or any other name that suits you. When naming macros, avoid spaces, periods, exclamation marks, and special characters, or else you’ll get an error message. You can use numbers, but the first character must be a letter.
   
3. You can assign the macro to a button and/or keyboard shortcut, but this is not a requirement. If you choose Button, Word will let you add it to the Quick Access Toolbar. You can also add a brief description of the macro.
4. Click OK, and Word will now record your actions. Hit Ctrl + H to bring up the Find and Replace dialog.
5. Enter “Society for the Preservation of Antique Dental Appliances” in Find and “Dental Antique Preservation League” in Replace.
   
6. Click Replace All to execute the Find and Replace operation. This is the sole action you want to record. It doesn’t matter if the macro actually replaces any text. The point is to save it for other documents.
7. This is important: Click Developer > Stop Recording. Otherwise, the macro will include all subsequent actions.

Now let’s see your handiwork. Open a document containing the society’s name. Click Developer > Macros. If you double-click on ChangeSocietyName, Word will automatically perform the Find and Replace operation.

Tip: As you record the macro, you may need to perform an action that you don’t want to be recorded. For example, you may want to copy and paste text into the Find and Replace dialog rather than typing it manually. No problem: Just click Developer > Pause Recording, copy and paste the text, then click Developer > Resume Recorder. Then you can complete the macro recording as described above.

Though we focused here on Microsoft Word, you can also use macros to boost productivity in Excel. And there are lots of time-saving macros for Microsoft OneNote.

Diving Into the Code

Now we’ll take a deeper dive into our new Word macro. Go to Developer > Macros, but instead of double-clicking on the macro, select it and click Edit. This opens the Visual Basic editor, a self-contained environment for building VBA applications.

It may look daunting, but you can ignore the menus and most of the panels. Focus instead on the window containing the code. As you can see, Word has just written a macro that performs the Find and Replace.

  Sub ChangeSocietyName()'' ChangeSocietyName Macro' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances' Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances" .Replacement.Text = "Dental Antiques Preservation League" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAllEnd Sub 

Let’s explain what’s going on here.

The “sub” on the first line is short for “subroutine,” a small program that can run on its own or as part of a larger VBA application. Lines preceded by single quotation marks are for comments. The quotation marks tell VBA to ignore any statements on those lines.

Then we get to the meat of the code: the code that performs the Find and Replace operation. As you can see, it specifies values for each option in the Find and Replace dialog, including the text and replacement text in quotation marks. The Selection.Find.Execute command near the end is equivalent to clicking the “Replace All” button.

Modding the Macro

To use macros, you don’t have to mess with the code or even look at it. But you can get more out of this function if you’re willing to dive in. For example, suppose you make a typo when recording the macro. Instead of re-recording it, you can go into Visual Basic and fix it.

You can also tweak the macro to make it more useful, and that’s what we’ll do here. When you run Find and Replace, whether manually or via macro, Word remembers the find and replace text. The next time you open the Find and Replace dialog, it will look like this.

It would be better to clear the values so we get a clean dialog box. We’ll do that with a second macro, except this time, we’ll do it directly in Visual Basic.

1. In the Visual Basic editor, select the entire subroutine, from the first line to End Sub. Hit Ctrl + C to copy it.
2. Place the cursor underneath End Sub and hit Ctrl + V. You’ve just duplicated the subroutine.
3. Change the name from ChangeSocietyName to ClearFindReplace (or any other name that suits you). This is important because VBA will generate an error message if you try to run macros with duplicate names.
4. In the .Text and Replacement.Text values, remove the text but leave the quotation marks. Essentially, you’re telling Word to find nothing and replace it with nothing, but you’re also clearing out those values.

The result should look like this:

  Sub ClearFindReplace()'' ClearFindReplace Macro' Clear Text from Find and Replace dialog' Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAllEnd Sub 

Now we’ll go back to the ChangeSocietyName macro. Below the Find and Replace code, but before End Sub, enter ClearFindReplace (without parentheses at the end).

That’s right: You don’t have to enter all the code you just created, just the name of the macro.

  Sub ChangeSocietyName()'' ChangeSocietyName Macro' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances' Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances" .Replacement.Text = "Dental Antiques Preservation League" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll ClearFindReplace End Sub  

When Word runs ChangeSocietyName, first it will execute the original Find and Replace function. Then it will interpret ClearFindReplace as a command to run the second macro.

Going Further With VBA

As you can see, Word’s macro recording function can help you save time in countless ways. You can create macros to automate almost any operation, and in the Visual Basic editor, you can tweak the macros, embed one macro inside the other, or create a subroutine that executes multiple macros one after the other.

Because VBA is a full-fledged programming language, you can incorporate the subroutines into larger applications with variables, loops, conditional statements, and more. And once you’ve learned the basics of VBA in Word, you can apply much of that same knowledge to create macros in Microsoft Excel and Access.

To take it further, you’ll want to learn more about VBA conventions and the Visual Basic editor, such as how to organize your code and how to deal with bugs. But even if you want to stick with simple functions like the ones described here, you can go a long way toward improving your productivity.