Word вставить ссылку на пункт

TurboConf — расширение возможностей Конфигуратора 1С

Программа MS Word автоматически создает активные ссылки (гиперссылки) после ввода или вставки URL-адреса веб-страницы и последующего нажатия клавиш “Space” (пробел) или “Enter”. Кроме того, сделать активную ссылку в Ворде можно и вручную, о чем и пойдет речь в нашей статье.

Создаем настраиваемую гиперссылку

1. Выделите текст или изображение, которое должно представлять собой активную ссылку (гиперссылку).

2. Перейдите ко вкладке “Вставка” и выберите там команду “Гиперссылка”, расположенную в группе “Ссылки”.

3. В диалоговом окне, которое появится перед вами, выполните необходимое действие:

• Если вы хотите создать ссылку на какой-либо существующий файл или веб-ресурс, выберите в разделе “Связать с” пункт “файлом, веб-страницей”. В появившемся поле “Адрес” введите URL-адрес (к примеру, /).

Совет: Если вы делаете ссылку на файл, адрес (путь) которого вам неизвестен, просто нажмите на стрелочку в списке “Искать в” и перейдите к файлу.

• Если вы хотите добавить ссылку на файл, который пока не был создан, выберите в разделе “Связать с” пункт “новым документом”, после чего введите имя будущего файла в соответствующее поле. В разделе “Когда вносить правку в новый документ” выберите необходимый параметр “сейчас” или “позже”.

Совет: Помимо создания самой гиперссылки, вы можете изменить подсказку, которая всплывает при наведении курсора на слово, фразу или графический файл, содержащий активную ссылку.




Чтобы это сделать, нажмите кнопку “Подсказка”, а затем введите необходимую информацию. Если же подсказка не задана вручную, в качестве таковой используется путь к файлу или его адрес.

Создаем гиперссылку на пустое электронное сообщение

1. Выделите изображение или текст, который вы планируете преобразовать в гиперссылку.

2. Перейдите ко вкладке “Вставка” и выберите в ней команду “Гиперссылка” (группа “Ссылки”).

3. В диалоговом окне, которое перед вами появится, в разделе “Связать с” выберите пункт “электронной почтой”.

4. Введите в соответствующее поле необходимый адрес электронного ящика. Также, можно выбрать адрес из списка недавно использовавшихся.

5. Если это необходимо, введите тему сообщения в соответствующем поле.

Примечание: Некоторыми браузерами и почтовыми клиентами строка темы не распознается.

Совет: Подобно тому, как можно настроить подсказку для обычной гиперссылки, вы также можете настроить всплывающую подсказку для активной ссылки на электронное сообщение. Для этого просто нажмите кнопку “Подсказка” и в соответствующем поле введите необходимый текст.



Если вы не введете текст всплывающей подсказки, MS Word автоматически будет выводить “mailto”, а вслед за этим текстом будет указан введенный вами адрес электронной почты и тема письма.

Кроме того, вы можете создать гиперссылку на пустое электронное сообщение, введя в документе адрес почты. К примеру, если ввести “lumpics@lumpics.ru” без кавычек и нажать пробел или “Enter”, автоматически создастся гиперссылка с подсказкой по умолчанию.

Создаем гиперссылку на другое место в документе

Для того, чтобы создать активную ссылку на то или иное место в документе или же на веб-странице, созданной вами в Ворде, для начала необходимо отметить точку, в которую эта ссылка будет вести.

Как отметить место назначения ссылки?

Используя закладку или заголовок, можно отметить место назначения ссылки.

Добавляем закладку

1. Выделите объект или текст, с которым требуется связать закладку, либо же кликните левой кнопкой мышки по тому месту документа, где ее требуется вставить.

2. Перейдите ко вкладке “Вставка”, нажмите кнопку “Закладка”, расположенную в группе “Ссылки”.

3. Введите имя закладки в соответствующем поле.

Примечание: Имя закладки обязательно должно начинаться с буквы. Однако, в имени закладки могут содержаться и цифры, а вот пробелов быть не должно.

Совет: Если вам необходимо разделить слова в название закладки, воспользуйтесь символом подчеркивания, к примеру, “сайт_lumpics”.

4. Выполнив вышеописанные действия, нажмите “Добавить”.

Используем стиль заголовка

К тексту, расположенному в том месте, куда должна вести гиперссылка, можно использовать один из шаблонных стилей заголовков, доступных в MS Word.

1. Выделите фрагмент текста, к которому необходимо применить конкретный стиль заголовка.

2. Во вкладке “Главная” выберите один из доступных стилей, представленных в группе “Стили”.

Совет: Если выделен текст, который должен выглядеть, как основной заголовок, можно выбрать для него соответствующий шаблон из доступной коллекции экспресс-стилей. Например, “Заголовок 1”.

Добавляем ссылку

1. Выделите тот текст или объект, который в дальнейшем будет представлять собой гиперссылку.

2. Кликните правой кнопкой мышки по этому элементу, и в открывшемся контекстном меню выберите пункт “Гиперссылка”.

3. Выберите в разделе “Связать с” пункт “Место в документе”.

4. В появившемся списке выберите закладку или заголовок, куда будет ссылаться гиперссылка.

Совет: Если вы хотите изменить подсказку, которая будет выводиться при наведении курсора на гиперссылку, нажмите кнопку “Подсказка” и введите необходимый текст.



Если подсказка не будет задана вручную, то для активной ссылки на закладку будет использоваться “имя закладки”, а для ссылки на заголовок “Текущий документ”.

Создаем гиперссылку на место в стороннем документе или созданной веб-странице

Если вы желаете создать активную ссылку на то или иное место в текстовом документе или веб-странице, созданной вами в Ворде, для начала необходимо отметить точку, к которой эта ссылка будет вести.

Отмечаем место назначения гиперссылки

1. Добавьте закладку в конечный текстовый документ или созданную веб-страницу, используя метод, описанный выше. Закройте файл.

2. Откройте файл, в котором должна быть размещена активная ссылка на конкретное место ранее открытого документа.

3. Выделите объект, который эту гиперссылку должен содержать.

4. Кликните правой кнопкой мышки на выделенном объекте и выберите в контекстном меню пункт “Гиперссылка”.

5. В появившемся окне выберите в группе “Связать с” пункт “файлом, веб-страницей”.

6. В разделе “Искать в” укажите путь к файлу, в котором вы создали закладку.

7. Кликните по кнопке “Закладка” и выберите в диалоговом окне необходимую закладку, после чего нажмите “ОК”.

8. Нажмите “ОК” в диалоговом окне “Вставка ссылки”.

В созданном вами документе появится гиперссылка на место в другом документе либо же на веб-странице. Подсказка, которая будет отображаться по умолчанию — это путь к первому файлу, содержащему в себе закладку.

О том, как изменить подсказку для гиперссылки, мы уже писали выше.

Добавляем ссылку

1. В документе выделите текстовый фрагмент или объект, который в дальнейшем будет представлять собой гиперссылку.

2. Кликните на нем правой кнопкой мышки и в открывшемся контекстном меню выберите пункт “Гиперссылка”.

3. В открывшемся диалоговом окне, в разделе “Связать с” выберите пункт “Место в документе”.

4. В появившемся списке выберите закладку или заголовок, куда в дальнейшем должна ссылаться активная ссылка.

Если вам необходимо изменить подсказку, появляющуюся при наведении на гиперссылку указателя, воспользуйтесь инструкцией, описанной в предыдущих разделах статьи.

Совет: В документах Microsoft Office Word можно создавать активные ссылки на конкретные места в документах, созданных в других программах офисного пакета. Эти ссылки могут быть сохранены в форматах приложений Excel и PowerPoint.

Так, если вы хотите создать ссылку на место в книге MS Excel, для начала создайте в ней имя, затем в гиперссылке в конце имени файла введите “#” без кавычек, а за решеткой укажите созданное вами имя XLS-файла.

Для гиперссылки на PowerPoint проделайте ровно то же самое, только после символа “#” укажите номер конкретного слайда.

Быстро создаем гиперссылку на другой файл

Чтобы быстро создать гиперссылку, в том числе и вставить ссылку на сайт в Ворде, отнюдь не обязательно прибегать к помощи диалогового окна “Вставка гиперссылки”, которое упоминалось во всех предыдущих разделах статьи.

Сделать это можно также и с помощью функции drag-and-drop, то есть, путем банального перетаскивания выбранного текстового или графического элемента из документа MS Word, URL-адрес или активную ссылку из некоторых веб-обозревателей.

Кроме этого, можно также просто скопировать предварительно выбранную ячейку или диапазон таковых из таблицы Microsoft Office Excel.

Так, к примеру, вы можете самостоятельно создать гиперссылку на развернутое описание, которое содержится в другом документ. Также можно сослаться и на новость, размещенную на той или иной веб-странице.

Важное примечание: Текст следует копировать из файла, который был предварительно сохранен.

Примечание: Создавать активные ссылки посредством перетаскивания объектов-рисунков (например, фигур) невозможно. Чтобы сделать гиперссылку для таких графических элементов, следует выделить объект-рисунок, кликнуть по нему правой кнопкой мышки и в контекстном меню выбрать “Гиперссылка”.

Создаем гиперссылку посредством перетаскивания содержимого со стороннего документа

1. Используйте в качестве конечного документа файл, на который требуется создать активную ссылку. Предварительно выполните его сохранение.

2. Откройте документ MS Word, в который требуется добавить гиперссылку.

3. Откройте конечный документ и выделите фрагмент текста, изображение или любой другой объект, к которому и будет вести гиперссылка.

Совет: Вы можете выделить несколько первых слов раздела, на который будет создаваться активная ссылка.

4. Кликните правой кнопкой мышки по выделенному объекту, перетащите его на панель задач, а затем наведите на документ Ворд, в который и требуется добавить гиперссылку.

5. В контекстном меню, которое перед вами появится, выберите пункт “Создать гиперссылку”.

6. Выделенный вами фрагмент текста, изображение или другой объект станет гиперссылкой и будет ссылаться на созданный вами ранее конечный документ.

Совет: При наведении курсора на созданную гиперссылку, в качестве подсказки по умолчанию будет отображаться путь к конечному документу. Если же вы кликните левой кнопкой мышки по гиперсслыке, предварительно зажав клавишу “Ctrl”, вы перейдете к месту в конечном документе, на которое гиперссылка ссылается.

Создаем гиперссылку на содержимое веб-страницы посредством его перетаскивания

1. Откройте текстовый документ, в который необходимо добавить активную ссылку.

2. Откройте страницу сайта и кликните правой кнопкой мышки по предварительно выделенному объекту, к которому должна вести гиперссылка.

3. Теперь перетащите выбранный объект на панель задач, а затем наведите на документ, в который необходимо добавить ссылку на него.

4. Отпустите правую кнопку мышки, когда будете находиться внутри документа, и в открывшемся контекстном меню выберите пункт “Создать гиперсслыку”. В документе появится активная ссылка на объект с веб-страницы.

Кликнув по ссылке с предварительно зажатой клавишей “Ctrl”, вы перейдете непосредственно к выбранному вами объекту в окне браузера.

Создаем гиперсслыку на содержимое листа Excel путем копирования и вставки

1. Откройте документ MS Excel и выделите в нем ячейку или диапазон таковых, на которые будет ссылаться гиперссылка.

2. Кликните по выделенному фрагменту правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню пункт “Копировать”.

3. Откройте документ MS Word, в который требуется добавить гиперссылку.

4. Во вкладке “Главная” в группе “Буфер обмена” кликните по стрелке “Вставить”, после чего в развернувшемся меню выберите “Вставить как гиперссылку”.

Гиперссылка на содержимое документа Microsoft Excel будет добавлена в Ворд.

На этом все, теперь вы знаете, как сделать активную ссылку в документе MS Word и знаете, как добавлять разные гиперссылки на разного рода содержимое. Желаем вам продуктивной работы и результативного обучения. Успехов в покорение Майкрософт Ворд.

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

• Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

• Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка

• Ссылка на номер рисунка (таблицы, разделы, пункты)

• Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

• Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

• Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

• Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

• Карта стилей

• Перенос стилей между документами и очистка стилей

• Автоматическое содержание (оглавлениие)

• Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

• Сравнение документов

• Python. Пакетное сохранение документов в PDF

• Список сокращений

• Горячие клавиши

• Заключение

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.  

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат. 

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

 Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

• Заголовок 1,2,3,4,5,6 уровней;

• Текст;

• Нумерованный список;

• Список;

• Название таблицы;

• Текст таблицы;

• Название рисунка;

• Рисунок;

• Программный код.

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Документ в формате *.docx — это самый обыкновенный архив, который спокойно открывается архиватором (например, WinRAR).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

@ECHO OFF
SET Winrar=C:Program FilesWinRARWinRAR.exe
FOR %%I IN (*.docx) DO (
 "%WinRAR%" d "%%I" wordstyles.xml
)

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

По-хорошему, чтобы не доводить до подобного, лучше сравнивать документы на предмет выявления правок, и переносить их вручную в документ с нормальным форматированием. Еще лучше ­– отдавать документ на вычитку в формате *.pdf, чтобы не нарушать правило, что изменения в документ вносит только ответственный за документацию.

Автоматическое содержание (оглавление)

Классическая проблема: Вы работаете над документом размером, например, в 300 страниц. По завершении листаете документ и собираете содержание, проставляете номера страниц. Срочно возникает необходимость вставить в текст новый раздел.

Классическое решение: вставляете необходимый текст, актуализируете нумерацию разделов и всего, что должно быть пронумеровано, актуализируете содержание, заново листаете документ и проставляете новые номера страниц заголовков разделов.

Подход в целом обычный, но зачем проходить такой долгий путь, если можно его избежать. Автособираемое оглавление – стандартная функция Word. По своей сути это еще одно автозаполняемое поле, но с некоторыми нюансами. Оно позволяет переносить из документа абзацы, отформатированные специальным образом, в содержание и автоматически указывать номер страницы, на которой этот абзац расположен.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

После того как уровни заголовков проставлены, переходим в пункт меню «Ссылки» (1), «Оглавление» (2), «Настраиваемое оглавление» (3). Здесь в окне «Параметры» (4) можно выполнить более точную настройку параметров содержания или включить в него стили, которым не были заданы уровни. По умолчанию достаточно указать число уровней, которые должны быть перенесены в содержание, нажать «Ок» и посмотреть, все ли, что Вы хотели, оказалось в содержании.

После завершения работы с документом обновление содержание осуществляется, как и любое другое автозаполняемое поле. Необходимо выделить его и нажать «F9». Однако при работе с содержанием будет предложено два варианта: «Полностью» и «Только номера страниц». При выборе параметра «Полностью» форматирование будет сброшено и надо будет править его заново. При обновлении только номеров страниц форматирование не съезжает и выполняется только пересчет страниц.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4). Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

Sub Кавычки
'
'Кавычки макрос
'
'
If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _
  Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then
  Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend
End If
With Selection
  .InsertBefore Chr(171)  'вместо Char(171) можно использовать '('
  .InsertAfter Chr(187)  'вместо Char(171) можно использовать ')'
End With
End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

 Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Классическое решение: передавать документы в формате *.pdf. Для этого вы открываете сначала один документ, нажимаете «Сохранить как», выбираете тип файла «PDF», сохраняете. И так с каждым документом.

Данную процедуру можно автоматизировать с помощью Python, и запуском одного скрипта сохранить пакет документов в формате *.pdf.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

import sys
import os
import comtypes.client

def decode_doc_to_pdf(filename):
    wdFormatPDF = 17

    in_file = os.path.abspath(filename+'.docx')
    out_file = os.path.abspath(filename+'.pdf')

    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(in_file)
    doc.SaveAs(out_file, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()

def get_list_of_docx_files():
    list_of_all_files = os.listdir('.')  
    list_of_docx_files = []
    for filename in list_of_all_files:
        if filename[-4:] == 'docx':
            list_of_docx_files.append(filename[:-5])
    return list_of_docx_files

docx_list = get_list_of_docx_files()


for filename in docx_list:
    decode_doc_to_pdf(filename)

Сохраняем документ с расширением *.py. Все что нужно сделать дальше, это положить скрипт в папку с документами в формате *.docx и запустить его. Если запуск исполняемого файла скрипта не проходит, то выполнить скрипт через командную строку.

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как
будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « <[А-Я,A-Z]@> » (« <[А-Я]@> » для поиска только русских слов в верхнем регистре). Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^& », после чего нажимаем «Заменить все» (6). Все слова в верхнем регистре будут выделены полужирным шрифтом.

Далее необходимо выделить весь найденный текст в верхнем регистре. Для этого выделяем любое сокращение, отформатированное жирным, нажимаем «Выделить», затем «Выделить текст, имеющий такой же формат». Копируем выделенный текст в буфер обмена (Ctrl+C).

Отсеять слова в верхнем регистре от сокращений и дубликатов можно используя Excel. Если не знакомы с такой процедурой, то открываем Excel, вставляем скопированный текст из буфера обмена в левую верхнюю ячейку. Чтобы удалить дубликаты из получившейся колонки, выделяем ее, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Удалить дубликаты».

Появится сообщение вида «Найдено и удалено….осталось». Далее с полученным списком нужно немного поработать руками.

Горячие клавиши

Нельзя было опустить в подобной статье тему горячих клавиш. Учитывая, что есть много достойных статей, как например на официальном сайте Microsoft или же уже готовая шпаргалка, из общего списка горячих клавиш можно лишь выделить минимальный набор часто используемых сочетаний.

Выравнивание

• CTRL+E — Переключение абзаца между выравниванием по центру и выравниванием по левому краю;

• CTRL+J — Переключение абзаца между выравниванием по ширине и выравниванием по левому краю;

• CTRL+R — Переключение абзаца между выравниванием по правому краю и выравниванием по левому краю;

• CTRL+L — Выравнивание абзаца по левому краю.

Перемещение курсора

• CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;

• CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;

• CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;

• CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

• CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;

• CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

Начертание текста

• CTRL+B — Добавление полужирного начертания;

• CTRL+I — Добавление курсивного начертания;

• CTRL+U — Добавление подчеркивания;

• CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;

• CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;

• CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;

• CTRL+SHIFT+< — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

• SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.

Прочее полезное

• F4 – повтор последнего действия;

• Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.

Заключение

Какими бы банальными не казались описанные выше операции, это — 90% косяков и ошибок в документах, связанных с оформлением, которые действительно трудно контролировать с ростом объема без четких правил командной работы. Все понимают причины таких ошибок, но не всегда знают, как с ними бороться.

Кто-то просто способен договориться внутри команды о подобных вещах и поделиться опытом, у кого-то подобные правила входят в СМК (Система менеджмента качества), у кого-то описано на уровне СТП (Стандарт предприятия).

Надеюсь, статья оказалась полезной и займет место в закладках не только технических писателей и аналитиков, но и специалистов других областей, которые значительную часть времени проводят в данном текстовом редакторе.

В текстовом редакторе Word есть множество функций, о которых большинство пользователей даже не догадывается. Одной из таких малоизвестных функция является функция вставки ссылок (гиперссылок). С помощью данной функции можно вставить ссылку на сайт, веб-страницу, раздел документа Word или просто произвольное место в тексте.

В этом материале мы подробно рассмотрим эту функцию. Здесь вы узнаете, как сделать ссылку в Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 2021, а также как сделать ее активной.

Как вставить ссылку на сайт в Word

Способ № 1

Если вам нужно сделать ссылку на сайт в документе Word, то для этого нужно выполнить следующие действия:

1. Скопируйте адрес сайта или веб-страницы (CTRL-C);
2. Вставьте адрес в документ Word (CTRL-V);
3. Нажмите на клавишу Enter.

Таким образом вы получите самую простую ссылку, которую можно сделать в Word. Данная ссылка будет ссылаться на нужную вам страницу и выглядеть как адрес этой страницы.

При необходимости вы можете изменить внешний вид ссылки. Для этого кликните по ней правой кнопкой мышки и выберите пункт меню «Изменить гиперссылку».

После этого откроется окно «Изменение гиперссылки». Здесь в самом верху окна есть текстовое поле с текстом, который используется для оформления ссылки. Для того чтобы изменить внешний вид ссылки введите нужный вам текст и сохраните изменения нажатием на кнопку «Ok».

В результате ваша ссылка будет выглядеть примерно так, как на скриншоте внизу.

Способ № 2

Также вы можете сделать ссылку в Word и другим способом. Для этого перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите на кнопку «Гиперссылка».

После этого откроется окно «Вставка гиперссылки». Здесь нужно вставить адрес сайта или веб-страницы в текстовое поле «Адрес», а потом ввести текст, который будет использоваться для оформления данной ссылки.

После сохранения вы получите ссылку с указанным адресом и текстом.

Как вставить ссылку на текст в этом же документе Word

Кроме этого Word позволяет сделать ссылку, которая будет ссылаться не на сайт, а на нужное место в вашем документе. Таким образом в документе можно организовать что-то вроде навигационного меню из ссылок. Для того чтобы сделать такую ссылку, сначала нужно установить закладку, на которуе будет ссылаться ссылка.

Поэтому переходим в нужное место документа, ставим там курсор, открываем вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Закладка».

После этого перед вами появится окно под названием «Закладка». Здесь нужно ввести название вашей закладки и нажать на кнопку «Добавить».

После этого устанавливаем курсор в том месте, где вы хотите сделать ссылку, и нажимаем на кнопку «Гиперссылка» на вкладке «Вставка».

После этого откроется окно «Вставка гиперссылки». В данном окне нужно выбрать вариант «Связать с местом в документе», выбрать нужную закладку, ввести текст для оформления ссылки и нажать на кнопку «Ok».

В результате вы получите ссылку, при нажатии на которую документ будет автоматически перемещаться к точке, где установлена закладка.

Если в вашем документе есть заголовки, размещенные с помощью стилей Word, то вы можете сделать ссылку на заголовок.

Делается такая ссылка точно также, как ссылка на закладку. Просто вместо выбора нужной закладки вам нужно выбрать нужный заголовок.

Как вставить ссылку для отправки электронной почты в Word

Есть еще одна интересная возможность, связанная с ссылками в Word. Вы можете сделать ссылку для отправки электронной почты. Для этого нужно перейти на вкладку «Вставка» и нажать на кнопку «Гиперссылка».

После того, как появится окно «Вставка гиперссылки», вам нужно выбрать вариант «Связать с электронной почтой». После чего ввести текст ссылки, адрес электронной почты и тему письма.

В результате вы получите ссылку, при нажатии на которую в пользователя будет открываться почтовый клиент. При этом в почтовом клиенте сразу будет введен нужный электронный адрес и тема письма.

Нужно отметить, что данная ссылка будет нормально работать только в том случае, если у пользователя на компьютере есть настроенный для отправки почты почтовый клиент.

Как сделать ссылку в Word активной

По умолчанию, все ссылки в Word не активные. Это означает, что после обычного клика по ссылке переход не происходит. Чтобы сделать ссылку активной и перейти по ней нужно зажать клавишу Ctrl на клавиатуре и удерживая ее сделать клик по ссылке.

Для того чтобы сделать все ссылки в Word активными нужно открыть меню «Файл» и перейти в «Параметры». Здесь в разделе «Дополнительно» нужно снять отметку напротив опции «CTRL + щелчок для выбора гиперссылки» и сохранить настройки.

После этого переход по ссылке можно будет происходит после обычного клика левой кнопкой мышки.