Word use document template - Word и Excel - помощь в работе с программами

Whether you’re starting from a built-in template or updating one of your own, Word’s built-in tools help you update templates to suit your needs. To update your template, open the file, make the changes you want, and then save the template.

In Microsoft Word, you can create a template by saving a document as a .dotx file, .dot file, or a .dotm fie (a .dotm file type allows you to enable macros in the file).

Click File > Open.
Double-click This PC. (In Word 2013, double-click Computer).
Browse to the Custom Office Templates folder that’s under My Documents.
Click your template, and click Open.
Make the changes you want, then save and close the template.

Add content controls to a template

Make your templates flexible by adding and configuring content controls, such as rich text controls, pictures, drop-down lists, or date pickers.

For example, you might create a template that includes a drop-down list. If you allow editing to the drop-down list, other people can change the list options to meet their needs.

Note: If content controls are not available, you may have opened a document or a template that was created in an earlier version of Word. To use content controls, you must convert the document to the Word 2013 file format by clicking File > Info > Convert, and then clicking OK. After you convert the document or template, save it.

Before you can add content controls, you need to show the Developer tab.

Click File > Options > Customize Ribbon.
Under Customize the Ribbon, select Main Tabs.
In the list, select the Developer check box, and then click OK.

Add content controls

On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode, and then insert the controls that you want.

Insert a text control where users can enter text

In a rich text content control, users can format text as bold or italic, and they can type multiple paragraphs. If you want to limit what users add, insert the plain text content control.

In the document, click where you want to insert the control.
On the Developer tab, in the Controls group, click Rich Text Content Control or the Plain Text Content Control .

Insert a picture control

Click where you want to insert the control.
On the Developer tab, in the Controls group, click Picture Control .

Insert a combo box or a drop-down list

In a combo box, users can select from a list of choices that you provide or they can type in their own information. In a drop-down list, users can only select from the list of choices.

On the Developer tab, in the Controls group, click the Combo Box Content Control or Drop-Down List Content Control .
Select the content control, and then on the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
To create a list of choices, click Add under Combo Box Properties or Drop-Down List Properties.
Type a choice in the Display Name box, such as Yes, No, or Maybe. Repeat this step until all of the choices are in the drop-down list.
Fill in any other properties that you want.

Note: If you select the Contents cannot be edited check box, users won’t be able to click a choice..

Insert a date picker

Click where you want to insert the date picker control.
On the Developer tab, in the Controls group, click the Date Picker Content Control .

Insert a check box

Click where you want to insert the check box control.
On the Developer tab, in the Controls group, click the Check Box Content Control .

Insert a building block gallery control

You can use building block controls when you want people to choose a specific block of text.

For example, building block controls are helpful if you’re setting up a contract template, and you need to add different boilerplate text depending on the contract’s specific requirements. You can create rich text content controls for each version of the boilerplate text, and then you can use a building block gallery control as the container for the rich text content controls.

You can also use a building block control in a form.

Click where you want to insert the control.
On the Developer tab, in the Controls group, click Building Block Gallery Content Control .
Click the content control to select it.
On the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
Click the Gallery and the Category for the building blocks that you want to make available in the building block control.

Set or change the properties for content controls

Select the content control, and click Properties in the Controls group.
In the Content Control Properties dialog box, choose whether the content control can be deleted or edited when someone uses your template.
To keep several content controls or even a few paragraphs of text together, select the controls or the text, and then click Group in the Controls group.

For example, perhaps you have a three-paragraph disclaimer. If you use the Group command to group the three paragraphs, the three-paragraph disclaimer cannot be edited and can be deleted only as a group.

Add instructional text to a template

Instructional text can enhance the usability of the template that you create. You can change the default instructional text in content controls.

To customize the default instructional text for your template users, do the following:

On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode.
Click the content control where you want to revise the placeholder instructional text.
Edit the placeholder text and format it any way you want.
On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode to turn off the design feature and save the instructional text.

Add protection to a template

You can add protection to individual content controls in a template to help prevent someone from deleting or editing a particular content control or group of controls, or you can help protect all of the template content with a password.

Add protection to parts of a template

Open the template that you want to add protection to.
Select the content controls to which you want to restrict changes.

Tip: Select multiple controls by holding down the CTRL key while you click the controls.
On the Developer tab, in the Controls group, click Group, and then click Group again.
On the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
In the Content Control Properties dialog box, under Locking, do any of the following:
- Select the Content control cannot be deleted check box, which allows the content of the control to be edited but the control itself cannot be deleted from the template or a document that is based on the template.
- Select the Contents cannot be edited check box, which allows you to delete the control but does not allow you to edit the content in the control.

Use this setting when you want to protect text if it is included. For example, if you often include a disclaimer, you can help ensure that the text stays the same, and you can delete the disclaimer for documents that don’t require it.

Assign a password to a template

To assign a password to the document so that only reviewers who know the password can remove the protection, do the following:

Open the template that you want to assign a password to.
On the Review tab, in the Protect group, click Restrict Editing.
Under Start enforcement, click Yes, Start Enforcing Protection.
Type a password in the Enter new password (optional) box, and then confirm the password.

Important: If you choose not to use a password, anyone can change your editing restrictions.

Use strong passwords that combine uppercase and lowercase letters, numbers, and symbols. Weak passwords don’t mix these elements. Strong password: Y6dh!et5. Weak password: House27. Passwords should be at least 8 characters long. In general, longer a password is, the more secure it is.

It is critical that you remember your password. If you forget your password, Microsoft cannot retrieve it. Store the passwords that you write down in a secure place away from the information that they help protect.

A template is a document type that creates a copy of itself when you open it.

For example, a business plan is a common document that is written in Word. Instead of creating the structure of the business plan from scratch, you can use a template with predefined page layout, fonts, margins, and styles. All you have to do is open a template and fill in the text and the information that is specific to your document. When you save the document as a .docx or .docm file, you save your document separately from the template on which it is based.

In a template, you can provide recommended sections or required text for others to use, as well as content controls such as a predefined drop-down list or a special logo. You can add protection to a section of a template, or you can apply a password to the template to help protect the contents of the template from changes.

You can find Word templates for most kinds of documents on Office.com. If you have an Internet connection, click the File tab, click New, and then click the template category that you want. You can also you can create your own templates.

You can start with a blank document and save it as a template, or you can create a template that is based on an existing document or template.

Start with a blank template

Click the File tab, and then click New.
Click Blank document, and then click Create.
Make the changes that you want to the margin settings, page size and orientation, styles, and other formats.

You can also add content controls such as a date picker, instructional text, and graphics that you want to appear in all new documents that you base on the template.
Click the File tab, and then click Save As.
Give the new template a file name, select Word Template in the Save as type list, and then click Save.

Note: You can also save the template as a Word Macro-Enabled Template (.dotm file) or a Word 97-2003 Template (.dot file).
Close the template.

Click the File tab, and then click New.
Under Available templates, click New from existing.
Click a template or a document that is similar to the one that you want to create, and then click Create New.
Make the changes you want to the margin settings, page size and orientation, styles, and other formats.

You can also add content controls such as a date picker, instructional text, and graphics you want to appear in all new documents that you base on the template.
Click the File tab, and then click Save As.
Give the new template a file name, select Word Template in the Save as type list, and then click Save.

Note: You can also save the template as a Word Macro-Enabled Template (.dotm file) or a Word 97-2003 Template (.dot file).
Close the template.

For example, you may create a report template that provides your template users with two cover letter types to choose from when they create their own report based on your template.

Save and close the template that you have designed just the way you want it and to which you want to add building blocks for template users to choose from.
Open the template.

Keep open the template to which you want to add building block options for template users.
Create the building blocks that you want to provide to your template users.

When you fill out the information in the Create New Building Block dialog box, in the Save in box make sure to click the template name.
Distribute the template.

When you send or make the template available to others, the building blocks you saved with the template will be available in the galleries you specified.

You can offer flexibility to anyone who may use your template by adding and configuring content controls, such as rich text controls, pictures, drop-down lists, or date pickers.

For example, you might provide a colleague with a template that includes a drop-down list, but your colleague wants to use a different set of options in the drop-down list in the document that he’s distributing based on your template. Because you allowed editing to the drop-down list when you added the content control to the template, your colleague can quickly and easily change the template to meet his needs.

Note: If content controls are not available, you may have opened a document or a template that was created in an earlier version of Word. To use content controls, you must convert the document to the Word 2010 file format by clicking the File tab, clicking Info, clicking Convert, and then clicking OK. After you convert the document or template, save it.

To add content controls, you need to show the Developer tab.

Show the Developer tab

Click the File tab.
Click Options.
Click Customize Ribbon.
Under Customize the Ribbon, click Main Tabs.
In the list, select the Developer check box, and then click OK.

Add content controls

On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode, and then insert the controls that you want.

Insert a text control where users can enter text

In a rich text content control, users can format text as bold or italic, and they can type multiple paragraphs. If you want to limit what users add, insert the plain text content control.

Click where you want to insert the control.
On the Developer tab, in the Controls group, click Rich Text Content Control or the Plain Text Content Control .

Insert a picture control

Click where you want to insert the control.
On the Developer tab, in the Controls group, click Picture Control.

Insert a combo box or a drop-down list

In a combo box, users can select from a list of choices that you provide or they can type in their own information. In a drop-down list, users can only select from the list of choices.

On the Developer tab, in the Controls group, click the Combo Box Content Control or Drop-Down List Content Control .
Select the content control, and then on the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
To create a list of choices, click Add under Combo Box Properties or Drop-Down List Properties.
Type a choice in the Display Name box, such as Yes, No, or Maybe.

Repeat this step until all of the choices are in the drop-down list.
Fill in any other properties that you want.

Note: If you select the Contents cannot be edited check box, users won’t be able to click a choice.

Insert a date picker

Click where you want to insert the date picker control.
On the Developer tab, in the Controls group, click the Date Picker Content Control.

Insert a check box

Click where you want to insert the check box control.
On the Developer tab, in the Controls group, click the Check Box Content Control.

Insert a building block gallery control

You can use building block controls when you want people to choose a specific block of text.

You can also use a building block control in a form.

Click where you want to insert the control.
On the Developer tab, in the Controls group, click Building Block Gallery Content Control.
Click the content control to select it.
On the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
Click the Gallery and the Category for the building blocks that you want to make available in the building block control.

Set or change the properties for content controls

Select the content control, and click Properties in the Controls group.
In the Content Control Properties dialog box, choose whether the content control can be deleted or edited when someone uses your template.
To keep several content controls or even a few paragraphs of text together, select the controls or the text, and then click Group in Controls group.

For example, perhaps you have a three-paragraph disclaimer. If you use the Group command to group the three paragraphs, the three-paragraph disclaimer cannot be edited and can be deleted only as a group.

Add instructional text to a template

Instructional text can enhance the usability of the template that you create. You can change the default instructional text in content controls.

To customize the default instructional text for your template users, do the following:

On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode.
Click the content control where you want to revise the placeholder instructional text.
Edit the placeholder text and format it any way you want.
On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode to turn off the design feature and save the instructional text.

Add protection to parts of a template

Open the template that you want to add protection to.
Select the content controls to which you want to restrict changes.

To select multiple controls hold down the CTRL key while you click the controls.
On the Developer tab, in the Controls group, click Group, and then click Group again.
On the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
In the Content Control Properties dialog box, under Locking, do any of the following:
- Select the Content control cannot be deleted check box, which allows the content of the control to be edited but the control itself cannot be deleted from the template or a document that is based on the template.
- Select the Contents cannot be edited check box, which allows you to delete the control but does not allow you to edit the content in the control.
  
  Use this setting when you want to protect text if it is included. For example, if you often include a disclaimer, you can help ensure that the text stays the same, and you can delete the disclaimer for documents that don’t require it.

Assign a password to a template

To assign a password to the document so that only reviewers who know the password can remove the protection, do the following:

Open the template that you want to assign a password to.
On the Review tab, in the Protect group, click Restrict Editing.
Under Start enforcement, click Yes, Start Enforcing Protection.
Type a password in the Enter new password (optional) box, and then confirm the password.

Important: If you choose not to use a password, anyone can change your editing restrictions.

Passwords should be 8 or more characters in length.

It is critical that you remember your password. If you forget your password, Microsoft cannot retrieve it. Store the passwords that you write down in a secure place away from the information that they help protect.

A template is a document type that creates a copy of itself when you open it.

Important:
Office 2007 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.

Upgrade now

You can start with a blank document and save it as a template, or you can create a template that is based on an existing document or template.

Start with a blank template

Click the Microsoft Office Button , and then click New.
Click Blank document, and then click Create.
Make the changes that you want to the margin settings, page size and orientation, styles, and other formats.

You can also add instructional text, content controls such as a date picker, and graphics that you want to appear in all new documents that you base on the template.
Click the Microsoft Office Button , and then click Save As.
Give the new template a file name, select Word Template in the Save as type list, and then click Save.

Note: You can also save the template as a Word Macro-Enabled Template (.dotm file) or a Word 97-2003 Template (.dot file).
Close the template.

Click the Microsoft Office Button , and then click Open.
Open the document that you want.
Make the changes that you want to appear in all new documents that you base on the template.
Click the Microsoft Office Button , and then click Save As.
Give the new template a file name, select Word Template in the Save as type list, and then click Save.

Note: You can also save the template as a Word Macro-Enabled Template (.dotm file) or a Word 97-2003 Template (.dot file).
Close the template.

Click the Microsoft Office Button , and then click New.
Under Templates, click New from existing.
Click a template that is similar to the one that you want to create, and then click Create New.
Make the changes you want to the margin settings, page size and orientation, styles, and other formats.

You can also add instructional text, content controls such as a date picker, and graphics you want to appear in all new documents that you base on the template.
Click the Microsoft Office Button , and then click Save As.
Give the new template a file name, click Word Template in the Save as type box, and then click Save.

Note: You can also save the template as a Word Macro-Enabled Template (.dotm file) or a Word 97-2003 Template (.dot file).
Close the template.

You can offer flexibility to anyone who may use your template by adding and configuring content controls, such as rich text controls, pictures, drop-down lists, or date pickers.

Add content controls

Note: You can also add content controls to documents.

Click the Microsoft Office Button , and then click Word Options.
Click Popular.
Select the Show Developer tab in the Ribbon check box, and then click OK.

Note: The Ribbon is a component of the Microsoft Office Fluent user interface.
Open the template to which you want to add content controls, and then click where you want to insert a control.
On the Developer tab, in the Controls group, click the content control that you want to add to your document or template.

For example, you can click Rich Text to insert a rich text control that will appear in any document that is created by using the template.

Note: If content controls are not available, you may have opened a document that was created in an earlier version of Word. To use content controls, you must convert the document to the Word 2007 file format by clicking the Microsoft Office Button , clicking Convert, and then clicking OK. After you convert the document, save it.
Select the content control, and click Properties in the Controls group.
In the Content Control Properties dialog box, choose whether the content control can be deleted or edited when someone uses your template.
To keep several content controls or even a few paragraphs of text together, select the controls or the text, and then click Group in Controls group.

For example, perhaps you have a three-paragraph disclaimer. If you use the Group command to group the three paragraphs, the three-paragraph disclaimer cannot be edited and can be deleted only as a group.

Add instructional text to a template

Sometimes it is useful to include placeholder instructions for how to fill out a particular content control that you have added to a template. The instructions are replaced by content when someone uses the template.

On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode.
If you haven’t already added a content control to your document, click where you want the control to appear, and then click a control.

Note: If content controls are not available, you may have opened a document created in an earlier version of Word. To use content controls, you must convert the document to the Word 2007 file format by clicking the Microsoft Office Button , clicking Convert, and then clicking OK. After you convert the document, save it.
On the Developer tab, in the Controls group, click Design Mode.
Click the content control to which you want to add placeholder text.
Edit the placeholder text and format it any way you want.

If you add a text box content control and you want the placeholder text to disappear when someone types in their own text, in the Controls group, click Properties, and then select the Remove content control when contents are edited check box.

Save and distribute building blocks with a template

Building blocks are reusable pieces of content or other document parts that are stored in galleries to be accessed and reused at any time. You can also save building blocks and distribute them with templates. For example, you may create a report template that provides your template users with two cover letter types to choose from when they create their own report based on your template.

Save and close the template that you have designed just the way you want it and to which you want to add building blocks for template users to choose from.
Open the template.

Keep open the template to which you want to add building block options for template users.
Create the building blocks that you want to provide to your template users.

When you fill out the information in the Create New Building Block dialog box, in the Save in box make sure to click the template name.
Distribute the template.

When you send or make the template available to others, the building blocks you saved with the template will be available in the galleries you specified.

Add protection to parts of a template

Open the template that you want to add protection to.
Select the content controls or the group of controls to which you want to restrict changes.
On the Developer tab, in the Controls group, click Properties.
In the Content Control Properties dialog box, under Locking, do any of the following:
- Select the Content control cannot be deleted check box, which allows the content of the control to be edited but the control itself cannot be deleted from the template or a document that is based on the template.
- Select the Contents cannot be edited check box, which allows you to delete the control but does not allow you to edit the content in the control.
  
  Use this setting when you want to protect text if it is included. For example, if you often include a disclaimer, you can help ensure that the text stays the same, and you can delete the disclaimer for documents that don’t require it.

Add protection to all of the contents of a template

Open the template that you want to help protect from changes.
On the Developer tab, in the Protect group, click Protect Document, and then click Restrict Formatting and Editing.
In the Protect Document task pane, under Editing restrictions, select the Allow only this type of editing in the document check box.
In the list of editing restrictions, click the restrictions that you want.
To choose additional restriction options, such as who can read or change the document, click Restrict permission.

Restriction options include setting an expiration date for the document and allowing users to copy content.
Under Start enforcement, click Yes, Start Enforcing Protection.
To assign a password to the document so that only reviewers who know the password can remove the protection, type a password in the Enter new password (optional) box, and then confirm the password.

Important: If you choose not to use a password, anyone can change your editing restrictions.

For example, a business plan is a common document written in Word. Instead of creating the structure of the business plan from scratch, you can use a template with predefined page layout, fonts, margins, and styles. All you have to do is open a template and fill in the text and the information that is specific to your document. When you save the document as a .docx or .docm file, you save your document separately from the template on which it is based.

Templates are exactly like documents in that you can provide recommended sections or required text for others to use, as well as content controls such as a predefined drop-down list or a special logo. You can add protection to a section of a template, or you can apply a password to the template to help protect the contents of the template from changes.

You can find Word templates for most kinds of documents on Microsoft Office Online. If you have an Internet connection, click the Microsoft Office Button , click New, and then click the template category that you want. Alternatively, you can create your own templates.

Источник

Download Article

This wikiHow teaches you how to select or create a template in Microsoft Word for Windows and Mac. Templates are pre-formatted documents designed for specific purposes, such as invoices, calendars, or résumés.

1

Open Microsoft Word. Double-click the Word icon, which resembles a white «W» on a dark-blue background.
2
Search for a template. Scroll through the Microsoft Word home page to find a template you like, or type word into the search bar at the top of the page to search for matching templates.
- For example, if you wanted to find budget-related templates, you would type «budget» into the search bar.
- You must be connected to the Internet in order to search for templates.
Advertisement
3

Select a template. Click a template that you want to use. This will open it in a window where you can take a closer look at the template.
4

Click Create. It’s to the right of the template preview. Doing so opens the template in a new Word document.
5
Edit the template. Most templates have sample text; you can replace this text by deleting it and typing in your own.
- You can also edit most templates’ formatting (e.g., font, color, and text size) without ruining the template itself.
6
Save your document. Click File in the upper-left side of the page, click Save As, double-click a save location, enter your document’s name, and click Save.
- You can re-open this document by going to the folder where you saved it and double-clicking it.

1
Open Microsoft word. Double-click the Word icon, which resembles a white «W» on a dark-blue background. Depending on your Word settings, this will either open a new document or bring up the Word home page.
- If the Word home page opens, skip to the «search for a template» step.
2

Click File. It’s a menu item in the top-left side of the screen. A drop-down menu will appear.
3

Click New from Template. You’ll find this option near the top of the File drop-down menu. Clicking it opens the template gallery.
4
Search for a template. Scroll through the available templates to see pre-set options, or type a search term into the search bar in the top-right side of the page.
- For example, to find invoice-related templates, you might type «invoice» into the search bar.
- You must be connected to the Internet in order to search for templates.
5

Select a template. Click a template to open a preview window with the template displayed.
6

Click Open. It’s in the preview window. This will open the template as a new document.
7
Edit the template. Most templates have sample text; you can replace this text by deleting it and typing in your own.
- You can also edit most templates’ formatting (e.g., font, color, and text size) without ruining the template itself.
8

Save your document. Click the File menu item, click Save As, enter a name for your document, and click Save.

1
Open your Microsoft Word document. Double-click the document to which you want to apply your template.
- This will only work for recently-opened templates. If you haven’t recently opened the template you want to use, open the template and then close it before continuing.
2

Click File. It’s in the upper-left side of the page.
3

Click Options. You’ll find this in the bottom-left side of the «File» page.
4

Click the Add-ins tab. It’s on the left side of the Options window.
5

Click the «Manage» drop-down box. This box is at the bottom of the Add-Ins page. A drop-down menu will appear.
6

Click Templates. It’s near the middle of the drop-down menu.
7

Click Go…. This button is to the right of the «Manage» drop-down box.
8

Click Attach…. It’s in the upper-right side of the page.
9

Select a template. Click a template that you want to use.
10

Click Open. It’s at the bottom of the Template window. This will open your template.
11

Check the «Automatically update document styles» box. You’ll find this box below the template’s name near the top of the page.
12

Click OK. It’s at the bottom of the window. Doing so will apply your template’s formatting to the document.
13

Save your document. Click File in the upper-left side of the page, click Save As, double-click a save location, enter your document’s name, and click Save.

1
Open your Microsoft Word document. Double-click the document you want to open.
- This will only work for recently-opened templates. If you haven’t recently opened the template you want to use, open the template and then close it before continuing.
2
Click Tools. This menu item is on the left side of the Mac’s menu bar. Clicking it prompts a drop-down menu.
- If you don’t see Tools, click your Microsoft Word window to make it appear.
3

Click Templates & Add-Ins…. It’s an option near the bottom of the drop-down menu. Doing so opens a window.
4

Click Attach. You’ll find this in the Templates & Add-Ins window.
5

Select a template. Click a template that you want to apply to your document.
6

Click Open. Doing so will apply the template’s formatting to your document.
7

Save your document. Click the File menu item, click Save As, enter a name for your document, and click Save.

1
Open Microsoft Word. Double-click the Word icon, which resembles a white «W» on a dark-blue background.
- If you want to create a template from an existing document, double-click the document itself and skip to the «edit your document» step.
2

Click the «Blank document» template. It’s in the upper-left side of the Word window.
3
Edit your document. Any formatting changes you make (e.g., spacing, text size, font) will be parts of your template.
- If you’re creating a template from an existing document, you might not need to edit anything.
4

Click File. It’s a tab in the upper-left side of the page.
5

Click Save As. This option is near the top of the File pop-out window.
6

Select a save location. Double-click a save folder or location here to set it as the template’s storage spot.
7

Enter a name for your template. Type in the name you want to use for your template.
8

Click the «Save as type» drop-down box. It’s below the file name text box. A drop-down menu will appear.
9
Click Word Template. This option is near the top of the drop-down menu.
- You can also click Word Macro-Enabled Template here if you put macros in your document.
10
Click Save. It’s in the bottom-right side of the window. Doing so saves your template.
- You’ll be able to apply the template to other documents if you want to.

1
Open Microsoft Word. Double-click the Word icon, which resembles a white «W» on a dark-blue background.
- If you want to create a template from an existing document, double-click the document itself and skip to the «edit your document» step.
2
Click the New tab. It’s in the upper-left side of the home page.
- If there isn’t a home page, click the File tab and then click New from Template first.
3

Click the «Blank Document» template. It’s a white box. This will create a new Word document.
4
Edit your document. Any formatting changes you make (e.g., spacing, text size, font) will be parts of your template.
- If you’re creating a template from an existing document, you might not need to edit anything.
5

Click File. It’s a menu item in the top-left side of the page.
6

Click Save As Template. You’ll see this option in the File drop-down menu.
7

Enter a name for your template. Type in the name you want to use for your template.
8

Click the «File Format» drop-down box. It’s near the bottom of the window. A drop-down menu will appear.
9
Click Microsoft Word template. This option is in the drop-down menu, and has the «.dotx» extension next to it.
- You can also select Microsoft Word Macro-Enabled template if you put macros in your document.
10
Click Save. It’s the blue button at the bottom of the window. Doing so will save your template.
- You’ll be able to apply the template to other documents if you want to.

Add New Question

Question

How do I save an edited template as a default template in Word?

You can open HTML window in editor and you can place your code there. It will work if your editor has an edit HTML option.
Question

How can I use a template in Outlook?

Prepare your template and save it as .oft (Outlook template). Next time you need it, go to the Home tab and select New Items / More Items / Choose Form / Look in: User Templates in File System and select your template.
Question

How do I add lines inside the text box?

Draw them using the line tool in the box. On updated computers, go to insert>illustrations>shapes. On non-updated computers, go to insert>shape. You can also underline text by highlighting it, then going to home>underline text.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Templates are extraordinarily helpful when invoicing or creating pamphlets.

Thanks for submitting a tip for review!

You shouldn’t have to pay for templates.

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 331,457 times.

Is this article up to date?

Источник

Home
Computing
Guides

Microsoft Store

Once is often more than enough, particularly when creating a lengthy or comprehensive template. Each template, though differing in format and layout, is essentially a pre-constructed document in which users can input their own information in lieu of repeatedly designing the page themselves. They’re incredibly convenient and time-saving — likely the reason why most versions of Microsoft Word come pre-loaded with a venerable swath of the framed documents — while delivering robust layout options for all manners of copy, whether you’re looking to create that knockout resume, hefty business brochure or real tearjerker of a card reserved for that special someone in your life. Thankfully, the American tech giant has made implementing Word templates a simple, three-click process (though the same can’t always be said for creating and saving them for later use in Word).

Here’s our straightforward guide on how to use document templates in Microsoft Word, regardless of whether you’re simply opening a preexisting document or looking to create your own from scratch. Also, check out our top picks for the best Microsoft Office alternatives if you’re looking for a non-Microsoft workaround. There’s also our guide on how to convert a PDF file to Word if you need a simple means of converting PDF files to a more accessible format on either Windows or Mac OS X.

Skip ahead to creating a Microsoft Word template.

Opening and using a Microsoft Word template

Step 1: Launch Microsoft Word — Open Word from the dock or main Applications folder in Mac OS X or launch the software using the main Taskbar or Start menu in Windows. Alternatively, search and launch the program using either operating system’s search utility, dubbed Spotlight and Windows Search, respectively.

Step 2: Select a template — Depending on which version of Microsoft Word you’re using, you may be presented with a pop-up window presenting the various template choices available at your disposal. If using Mac OS X, click the File menu in the application Taskbar, select New from Template near the top of the resulting drop-down menu, and select your desired template from the resulting list of options prior to clicking the gray Choose button in the bottom-right corner of the window. If using Windows, click the File menu in the application toolbar, select the New panel on the left-hand side and double-click your desire template from the resulting list of options. Regardless of your OS, each version of Word should present a healthy selection of template options culled from assorted categories including Calendars, Stationary, Newsletters, Resumes, Proposals, and the like.

Step 3: Input your own copy — Each individual template serves a different purpose, but almost each one operates as a blank slate within a specified framework. Whether you previously chose a simple resume template, a more elaborate brochure template or a different option entirely, you’ll have the option to edit the content within. Change the images, font, colors, or any other facet of the template, and replace the default placeholder text or instructions with information of your own. Keep in mind the changes will not affect the original template, and when done, name and save the file as you would any other blank Word document.

Creating a Microsoft Word template

Step 1: Launch Microsoft Word — Open Word from the dock or main Applications folder in Mac OS X or launch the software using the main Taskbar or Start menu in Windows. Alternatively, search and launch the program using either operating system’s innate search utility, dubbed Spotlight and Windows Search, respectively.

Step 2: Open a blank document — Open a blank document once Word launches. If using Mac OS X, click the File menu in the application taskbar, select New Blank Document at the top of the resulting drop-down menu. If using Windows, click the File menu in the application toolbar, select the New panel on the left-hand side and double-click Blank document near the top of the resulting section, directly above the slew of available templates.

Step 3: Create the template — There’s no one way to create a Word template. Like the Microsoft-culled templates already available within the software, each template you create will likely serve a different purpose and fit your individual aesthetics. However, whether you’re creating a business newsletter or resume, it’s important you initially format the document so you’ll be able to quickly alter its content for whatever occasion it may warrant. A template should be specifically designed to be void of specifics, while keeping it as generic and clear as possible so you can later add the tailored content in the appropriate spot. For instance, avoid inserting specific dates and addresses as they may frequently change. Instead, stick with something like “[Date]” and “[Street Address],” while incorporating placeholder text to better visualize the template’s overall appearance without delving into the specifics. Remember, it’s intended to be bare bones.

Step 4: Save the template — If using Mac OS X, click the File menu in the application Taskbar and select Save As near the middle of the resulting drop-down menu. If using Windows, click the File menu in the application toolbar and select Save As from the left-hand column. Afterward, appropriately name the file, chose a save location, and select the template format suited best for your particular software suite. Word Template (.dotx) will suffice in most cases, but you may want to consider saving the template as either a Word 97-2003 Document (.dot) or Word 97-2004 Document (.doc) if you plan on utilizing the template on an older system. When finished, click the Save button in the bottom-right corner of the window. The newly-minted template will be available in either the My Templates or Personal sections depending on which incarnation of Word you’re using to open the new document from a template.

What do you think of our simple guide on how to use document templates in Microsoft Word? Still perplexed by any one facet of our article? Let us know in the comments below.

Editors’ Recommendations

How to factory reset Windows 10 or Windows 11
How to use Bing Image Creator to generate AI images for free
Microsoft’s Bing Chat waitlist is gone — how to sign up now
Microsoft continues its unabashed embrace of ChatGPT and AI
Microsoft Word vs. Google Docs

Deals

Best Microsoft Office deals for January 2023

Mircosoft Office is so ubiquitous these days that it’s practically a necessity for anyone who writes, manages spreadsheets or gives presentations for a living. Surely you’ve heard of Microsoft Office, even if you’ve never had the pleasure (if you’d call it that) of using it yourself. The Office suite has a lot more to offer than just Word, Excel, and PowerPoint, though, so if you need help finding the right package for your needs, our roundup of the best Microsoft Office deals can make things a bit easier — and hopefully save you some cash.
Today’s best Microsoft Office deals
Microsoft 365 Personal (1-year) — $59, was $70

This license includes a 12-month subscription to Microsoft 365 Personal for a single user, allowing access to the entire Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and more. You’ll also get up to 1TB of OneDrive cloud storage space — so you can move files seamlessly between your local devices and the cloud. It’s compatible with both PC and Mac. It is a great option for students, professionals working from home, and anyone that needs access to the Microsoft Office Suite from a personal computer.

Computing

Microsoft might put ChatGPT into Outlook, Word, and PowerPoint

Microsoft is currently testing the GPT AI language that was developed by the technology brand OpenAI to potentially be used in its Office suite of products, including Word, Outlook, and PowerPoint.

OpenAI’s intuitive technology products, including ChatGPT and Dall-E 2, have become internet sensations for their text- and image-generating prowess. Many have speculated about how ChatGPT can practically and morally be used. However, Microsoft is looking to use the company’s AI models in a more functional manner. The company has already implemented a version of the OpenAI GPT text-generator model as an update to its autocomplete feature, according to The Information.

Deals

Microsoft Word Free Trial: Get a month of service for free

Windows may be a staple Microsoft product, but even as a software company it delivers far more than the popular operating system. Microsoft also dominates the enterprise software space with its Office app suite, which is relied on by millions of professionals, students, and average folks around the world every single day. One of the more renowned Office apps is Microsoft Word, a versatile and capable word processor that’s essential for typing and editing written documents, among other things (and there’s a lot of things you probably didn’t know you could do in Microsoft Word). Microsoft Office is paid software, however, Word included, and for some, the cost may seem high even with some of the best Microsoft Office deals floating around. So, if you’re wondering if there’s a Microsoft Word free trial or any other way to get it for free, read on to find out.
Is there a Microsoft Word free trial?

Microsoft Word is actually part of the company’s wider Office app suite. Now known simply as Microsoft 365 (formerly Microsoft Office), Microsoft’s enterprise software is available in a number of different packages that are now subscription-based; the company has retired the older bundles that were available for a one-time payment. That means if you want a Microsoft Word free trial, you’ll need to sign up for the Microsoft 365 trial, which includes the Word app along with Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, and Editor.

Источник

Create, Save, Edit and Use Templates in Microsoft Word

by Avantix Learning Team | Updated February 14, 2021

Applies to: Microsoft^® Word^® 2013, 2016, 2019 or 365 (Windows)

You can create, save, use and edit templates in Microsoft Word for frequently-used documents such as letters, reports, proposals and manuals. Templates include basic character, paragraph and page formatting and may include text, custom styles, tables, images, macros, sections, headers and footers. If you save a document as a custom template, you can create a new document based on that template.

Recommended article: How to Check Word Count in Microsoft Word (4 Ways)

Do you want to learn more about Microsoft Word? Check out our virtual classroom or live classroom Word courses >

A document can be saved as a Word Template (dotx file) or a Word Macro-Enabled Template (dotm file).

In this article, we’ll take a look at 3 types of templates in Microsoft Word:

Normal template (the default global template)
Custom user templates
Microsoft ready-made templates

Understanding the Normal template

Unless you select a different template, Word bases new documents on the Normal template by default. The Normal template is named Normal.dotm and its default style is the Normal style. It also includes built-in heading styles such as Heading 1, Heading 2 and so on.

Specifying a location for custom user templates

In Word 2013 and later versions, if you want to create your own custom user templates, you will need to specify a location for the templates so you can easily access them.

Custom user templates are typically stored in the following location (in 2013 and later versions):

C:Users[UserName]DocumentsCustom Office Templates

You will need to specify a path to the Custom Office Templates folder (which should be created automatically when you install Microsoft Office) in your Documents folder as the default storage location. If you want, you can select a different folder but this folder is easy to find and use.

To specify the default storage location for your custom user templates in Word 2013 and later versions:

Create a folder in your Documents folder called Custom Office Templates if it does not already exist (assuming you are going to use this folder as the default personal templates location).
In Word, click the File tab in the Ribbon.
Click Options.
In the left panel, click Save.
Enter a path for the Default Personal Templates location (see the Options dialog box below).
Click OK.

For example,

C:UsersNancyDocumentsCustom Office Templates

Note the path for the Default Personal Templates in the Options dialog box:

Some users may prefer to set the default personal templates location as the Templates or User Templates folder in the Appdata folder.

Creating a custom user template in Word

You can create your own custom user template by creating a document and then saving it as a template. If you have created a document based on an existing template, you can modify it and save it as a new template.

To save an existing document as a custom user template in the Custom Office Templates folder:

In Word, click the File tab in the Ribbon.
Select Save As.
Enter a name for the template.
Double-click This PC or Computer and then navigate to the Custom Office Templates folder (or the folder you specified as the default personal templates location).
Select Word Template in the Save as type list. You can select Word Macro-Enabled Template if you have created macros in the file.
Click Save.

Creating a new document based on a custom user template

If you have saved a template in the Custom Office Templates folder, you can easily create a new document based on that template.

To create a new document based on a custom user template you have created and saved in the Custom Office Templates folder:

In Word, click the File tab in the Ribbon and then click New.
In Word 2013 and later versions, click Personal. You must have set the file path in the Options dialog box first.
If necessary double-click the Custom Office Templates folder.
Double-click the desired template. Word creates a new document based on the template that you can modify.

Understanding the relationship between a Word document and its template

Every Microsoft Word document is based on a template. If you create a new, blank document, Word uses the Normal template.

When a Word document is created, it includes three elements from its template:

Styles such as Normal, Heading 1, Heading 2 and so on
Content such as text, tables and images
Page settings such as margins, page breaks, section breaks, headers and footers

Once a document is created, it is no longer connected to its template so the styles, content and page settings can be modified or deleted.

A template also makes the following available in the document:

Building Blocks such as QuickParts
User interface customizations (including Ribbon customizations)
Keyboard shortcuts
Macros (if created) and the template was saved as a Macro-Enabled Template

Editing a custom user template

To edit a custom user template:

In Word, click the File tab in the Ribbon and then click Open.
Double-click This PC or Computer and navigate to the Custom Office Templates folder.
Double-click the template you want to edit.
Make changes to the template.
Close and save the template.

Creating a document based on a Microsoft ready-made template

You can create new documents based on hundreds of Microsoft ready-made templates. These templates are normally accessed online so you must be connected to the internet to use them. There are templates for all kinds of documents including letters, brochures, flyers, reports and proposals. Templates may differ depending on your version of Microsoft Word.

To create a new document based on one of Microsoft’s ready-made templates:

In Word, click the File tab in the Ribbon and click New.
In the Office area, click the suggested searches or enter search criteria in the Search box and press Enter.
Scroll through the templates.
Double-click the template you want to use. Word creates a new document based on the template that you can modify.

In the following example, we selected New and then Business in the suggested searches (using Word 365):

Templates can be a huge timesaver, particularly if you are working on long documents like reports and proposals.

Subscribe to get more articles like this one

Did you find this article helpful? If you would like to receive new articles, join our email list.

More resources

How to Insert a Check Mark in Word (5 Ways)

How to View Word Count in Microsoft Word (4 Ways)

How to Keep a Microsoft Word Table Together on One Page

How to Insert or Type an Em Dash in Word (4 Ways with Shortcuts)

10+ Great Microsoft Word Navigation Shortcuts for Moving Around Quickly in Your Documents

Related courses

Microsoft Word: Intermediate / Advanced

Microsoft Excel: Intermediate / Advanced

Microsoft PowerPoint: Intermediate / Advanced

Microsoft Word: Long Documents Master Class

Microsoft Word: Styles, Templates and Tables of Contents

Microsoft Word: Designing Dynamic Word Documents Using Fields

VIEW MORE COURSES >

Our instructor-led courses are delivered in virtual classroom format or at our downtown Toronto location at 18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada (some in-person classroom courses may also be delivered at an alternate downtown Toronto location). Contact us at info@avantixlearning.ca if you’d like to arrange custom instructor-led virtual classroom or onsite training on a date that’s convenient for you.

Microsoft, the Microsoft logo, Microsoft Office and related Microsoft applications and logos are registered trademarks of Microsoft Corporation in Canada, US and other countries. All other trademarks are the property of the registered owners.

Avantix Learning |18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada M5C 1C4 | Contact us at info@avantixlearning.ca

Источник

Создание шаблона документа в Microsoft Word

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).

2. Выберите пункт “Сохранить как”.

3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:

Шаблон Word (*.dotx): обычный шаблон, совместимый со всеми версиями Ворда старше 2003 года;

Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm): как понятно из названия, данный тип шаблонов поддерживает работу с макросами;

Шаблон Word 97 — 2003 (*.dot): совместим со старыми версиями Ворд 1997 — 2003.

4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.

5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.

5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.

6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.

7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.

2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.

3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).

2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.

3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.

4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.

Добавление элементов управления содержанием

1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.

Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:

Форматированный текст;
Обычный текст;
Рисунок;
Коллекция стандартных блоков;
Поле со списком;
Раскрывающийся список;
Выбор даты;
Флажок;
Повторяющийся раздел.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).

2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

3. Измените, отформатируйте замещающий текст.

4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.

5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Как использовать шаблон

Вы установили Word, в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее.

Выберите команду Файл>Создать.

В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word.

Найдите необходимый вам шаблон.

Существует две области, в которых выбирают шаблоны. Первая — это Web-страница Microsoft. Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.

Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере. Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.

Выберите из списка необходимый шаблон.

Если вы видите необходимый шаблон в списке, то выберите его— и дело с концом. В противном случае вам придется воспользоваться диалоговым окном Шаблоны (см. п. 4).

Щелкните на кнопке На моем компьютере.

Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1), в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны

Выберите необходимый шаблон.

Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение.

Мастера — это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа.

Шаблоны — это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы — все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Изысканное письмо, который содержится во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав их, вы получите образец делового письма.

Если вы используете встроенный шаблон или обновляете один из собственных, встроенные средства Word помогут изменить шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Чтобы обновить свой шаблон, откройте файл, внесите необходимые изменения и сохраните его.

Нажмите Файл > Открыть.

Дважды щелкните этот компьютер. (В Word 2013 дважды щелкните компьютер).

Перейдите в папку Пользовательские шаблоны Office, которая находится в папке Документы.

Щелкните шаблон и нажмите кнопку Открыть.

Внесите необходимые изменения, а затем сохраните и закройте шаблон.

Создание шаблонов

Добавление стандартных блоков в шаблон

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов.

Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Добавление элементов управления содержимым в шаблон

Сделайте свои шаблоны гибкими, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как «форматированный текст», «рисунок», «раскрывающийся список» или «выбор даты».

Например, вы можете создать шаблон, который содержит раскрывающийся список. Если вы разрешите редактирование раскрывающегося списка, другие люди смогут изменять его параметры в соответствии со своими потребностями.

Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, вы открыли документ или шаблон, созданный в более ранней версии Word. Чтобы использовать элементы управления содержимым, необходимо преобразовать документ в формат файла Word 2013, щелкнув Файл > Сведения > Преобразоватьи нажав кнопку ОК. После преобразования документа или шаблона сохраните его.

Чтобы можно было добавлять элементы управления содержимым, отобразите вкладку Разработчик.

Выберите команды Файл > Параметры > Настроить ленту.

В раскрывающемся списке Настроить ленту выберите Основные вкладки.

Установите в списке флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Добавление элементов управления содержимым

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и добавьте необходимые элементы управления.

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым или Элемент управления содержимым .

Добавление элемента управления «рисунок»

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Рисунок .

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым или элемент управления содержимым .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список вариантов выбора, нажмите Добавить в разделе Свойства поля со списком или Свойства раскрывающегося списка.

Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления «выбор даты»

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «выбор даты».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым «выбор даты» .

Вставка флажка

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «флажок».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым .

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Элементы управления стандартными блоками используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.

Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.

Элементы управления стандартными блоками также можно использовать в формах.

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым коллекции .

Щелкните элемент управления содержимым, чтобы выделить его.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Выберите значения в списках Коллекция и Категория для стандартных блоков, которые необходимо сделать доступными в элементе управления стандартным блоком.

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

Выберите элемент управления содержимым и нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст, а затем в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать.

Возьмем для примера документ «Отказ от ответственности», состоящий из трех абзацев. После группирования этих абзацев с помощью команды «Группировать» соответствующий текст невозможно будет изменить, а удалить его можно будет только как группу.

Добавление пояснительного текста в шаблон

Чтобы сделать шаблон более удобным в использовании, можно добавить пояснительный текст. Вы можете изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Вот как вы можете настроить пояснительный текст по умолчанию для пользователей шаблона.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Защита шаблона

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита элементов шаблона

Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать и выберите команду Группировать.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка сделайте следующее.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать. Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.

Назначение пароля для шаблона

Вот как вы можете назначить документу пароль, разрешающий удалять защиту только знающим его пользователям.

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Важно: Если вы решили не использовать пароль, любой пользователь может изменить ограничения на редактирование.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Пример ненадежного пароля: House27. Пароль должен содержать не менее 8 символов. Чем длиннее пароль, тем он надежнее.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Источник