В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.
Связь документа MS Word с данными из других файлов
К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе — где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.
А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.
Работает это так — в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные «малые» файлы с данными.
Как это выглядит? Я создаю три файла:
- Основной (DOC файл, сюда будет «собираться» содержимое из других документов)
- Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
- Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).
Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word
Я хочу, чтобы в «основном» файле была только какая-то вводная информация, а вот вся «динамика» подтягивалась из двух других файлов — сперва подключался заголовок из файла «Дополнительный», а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла «Данные». Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только «собрать» готовый финальный документ.
Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами
Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.
Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.
Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа. Так-то!
Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»
Если флажок стоит — связанные файлы будут обновляться, флажка нет — данные вставятся всего один раз
Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.
Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».
Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».
Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.
Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel
Самое время проверить самую «вкусную» часть — обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:
- Если просто открыть файл-донор («Данные» или «Дополнительный») для редактирования, внести изменения и закрыть их — в «Основном» не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова — да, все данные автоматом обновятся.
- Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в «Основном» мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.
Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?
При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи
Ничего особенного не будет — если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: «Документ содержит связи с другими файлами». Если нажать «Ок», система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).
Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его «составляющих» была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет — встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.
Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru
A few weeks ago, I wrote a post about linking Excel files into PowerPoint. Whilst PowerPoint is probably the application I use most (after Excel of course), in third place would be Word. If, like me, you are regularly creating Word documents, or using standard templates, then learning how to link Excel to Word can save a lot of time.
Whilst the basic process is the same as PowerPoint, the method of implementation is a little different.
The process of linking an Excel workbook to a Word document is straightforward. Simply copy a range from Excel. Then, in Word click Home -> Paste (small arrow). There are various options, as default we can click the icons for Paste Link and keep formatting or Paste Link and merge formatting.
But, if we click Paste Special… it provides even more options. Click Paste link and then select the paste type. Finally, click OK to paste the Excel content into the Word document with your selected options.
Notice the number of paste options available to you. I especially like Unformatted Text, as it can be used to add variable information to a standard sentence.
Within Word, when selected, any linked text will highlight grey (unless the settings in Word have been changed). See the screenshot below.
Field Codes
One of the key differences to PowerPoint is the existence of Field Codes. This is the method by which Word inserts linked documents and other dynamic options.
You can view the code behind the Field Code by pressing Ctrl+F9 to view all Field Codes, or Shift+F9 to display just the selected Field Code. The screenshot below shows an example of a Field Code.
It is possible to manually edit the text in the Field Code. Along with changing the file path and cell address, it is also possible to change the “switches”. The switches are the pieces of text at the end which all have “” followed by a letter or letters. The main ones are:
| a | update link automatically (manual updating if switch not used) |
| t | show the linked item as text |
| p | show the linked item as a picture |
A lot more can be achieved through Field Codes, but that is really outside the scope of this post.
Update and edit links
The benefit of linking documents is that once created, you can update the linked values quickly.
Update link on opening
When opening the Word document you will have the option to update the document with data from the linked files.
Updating on demand
If you just want to update a single link you can right-click the link then select Update Link from the menu.
Through the Linked Worksheet Object submenu (as shown above) there are further options to Edit, Open and Convert Links.
Update with the “edit links” option
This option is available through the Linked Worksheet Object menu as shown above, or through the ribbon File -> Info -> Edit Links to Files (it’s in the bottom right corner, but only once the Word document has been saved).
The Links window will open, which provides various options to update, edit and break links.
Top Tips to link Excel to Word
If you link Excel to Word often, you will soon find it doesn’t always behave how you might expect. Here are my top tips to get the best results:
- Use named ranges – adding rows and columns in a worksheet will not change the link reference in Word. For example, if Word is linked to Cell A1, then you insert a new column at the start, Cell A1 will become Cell B1. But, Word still references Cell A1. This would now be the wrong cell. A named range helps to ensure the correct range is displayed in the document.
- Word will not know if you change the name or file path of a linked file (see point 3 below for the exception). You need to ensure the most up-to-date version of the Excel file always has the same file name and file path, so that Word can find it.
- The fastest method of changing the source of an Excel file is to have both the Excel and linked Word files open. Then save the Excel file with a new path or file name. In this circumstance, Word will update the reference to the file automatically.
Related posts:
- Edit links in Word using VBA
- Controlling Word from Excel using VBA
- Linking Excel to PowerPoint
About the author
Hey, I’m Mark, and I run Excel Off The Grid.
My parents tell me that at the age of 7 I declared I was going to become a qualified accountant. I was either psychic or had no imagination, as that is exactly what happened. However, it wasn’t until I was 35 that my journey really began.
In 2015, I started a new job, for which I was regularly working after 10pm. As a result, I rarely saw my children during the week. So, I started searching for the secrets to automating Excel. I discovered that by building a small number of simple tools, I could combine them together in different ways to automate nearly all my regular tasks. This meant I could work less hours (and I got pay raises!). Today, I teach these techniques to other professionals in our training program so they too can spend less time at work (and more time with their children and doing the things they love).
Do you need help adapting this post to your needs?
I’m guessing the examples in this post don’t exactly match your situation. We all use Excel differently, so it’s impossible to write a post that will meet everybody’s needs. By taking the time to understand the techniques and principles in this post (and elsewhere on this site), you should be able to adapt it to your needs.
But, if you’re still struggling you should:
- Read other blogs, or watch YouTube videos on the same topic. You will benefit much more by discovering your own solutions.
- Ask the ‘Excel Ninja’ in your office. It’s amazing what things other people know.
- Ask a question in a forum like Mr Excel, or the Microsoft Answers Community. Remember, the people on these forums are generally giving their time for free. So take care to craft your question, make sure it’s clear and concise. List all the things you’ve tried, and provide screenshots, code segments and example workbooks.
- Use Excel Rescue, who are my consultancy partner. They help by providing solutions to smaller Excel problems.
What next?
Don’t go yet, there is plenty more to learn on Excel Off The Grid. Check out the latest posts:
@J_ohn
Open the Word document where the spreadsheet will display.
Open the Excel worksheet that contains the data you want to link to the Word document. In Excel, select and copy the range of cells you want to include. If you plan to insert more columns or rows into the worksheet, select the entire worksheet.
To select the entire worksheet, select the box located in the upper left corner at the juncture of the row numbers and column letters.
In the Word document, position the cursor where you want to insert the linked table. Right-click and select Link & Use Destination Styles or Link & Keep Source Formatting under Paste Options.
Keep Source Formatting uses the formatting from the Excel workbook.
Your Excel data pastes directly into the Word document where the cursor was positioned. If changes are made to the source Excel file, the Word document updates with those changes automatically.
Hope this helps!
Key to Instructions
To help readers follow the instructions in this article, we used two
different typefaces:
Boldface type
is used to identify the names of icons, agendas and URLs.
Sans serif type indicates the names of files and the names of commands
and instructions users should type into the computer.
Q.
I often make presentations based on last-minute sales data. It gets
really wild when I have to copy last-minute numbers from the spreadsheet
and quickly drop them into a Word document for the presentation. I sure
hope there’s a better way.
A. There is, and it’s fast and simple. I’ll show you
how to dynamically link the Excel spreadsheet to your Word document so
that when you make any change in the spreadsheet it instantly and
automatically will appear in the document. Caveat: Both the
spreadsheet and the document must be in the same folder (subdivision).
Begin by highlighting the range of cells (A1 to D4) you want
displayed in the document and copy it (Ctrl+C).
Now go to the Word document, place your cursor where you want the
copied cells to go and click on Edit, Paste Special.
When the Paste Special dialog box opens,
select the radio button labeled Paste link , click on
Microsoft Excel Worksheet Object and on OK
.
Now any changes you make in the worksheet (from A1 to D4) also will
appear in the Word document.
17 Фев
Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.
Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Имеем:
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.
Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.
- Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
- У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
- Приступим:
- создадим пустой документ;
- перейдём на вкладку «Рассылки»;
- в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
- выбираем пункт «Обычный документ Word».
Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».
Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.
Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».
Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.
Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.
Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».
Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.
- Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».
- Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».
Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.
Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.
Всем удачи!
Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.
Источник: http://pcandlife.ru/sozdanie-documenta-word-iz-excel/
Слияние данных MS Excel и MS Word
Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.
- Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
- 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы
- Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:
- в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
- все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»
2 этап. Подготовка шаблона документа Word
На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.
Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.
Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)
Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.
Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.
- 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word
- Открываем файл письма в MS Word.
- Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки
В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние
Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.
Работа Мастера слияния включает 6 шагов.
| 1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма | |
 |
2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ  |
| 3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике | |
 |
После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков 🙂 В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне |
| 4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы… | |
 |
Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.  Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылкуДругие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поляПол. Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры После нажатия ОК, получим результат |
| 5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3. | |
| Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть! Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей. Получим следующее { MERGEFIELD «M__клубной_карты» } Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей: { MERGEFIELD «M__клубной_карты» # «000000» }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате. Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY» } И получаем окончательный вариант Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft | |
| 6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать |
Источник: http://loco.ru/materials/425-slianie-dannyh-ms-excel-i-ms-word
Переносим таблицу из Excel в Word
Задача переноса таблицы из Excel в Word возникает в случае, если составляется большой по объему текстовый документ, содержащий таблицы, требующие вычислений. Примером могут служить курсовые, дипломные работы, тексты диссертаций. Всем, кто столкнулся с такой проблемой, адресована эта статья.
Можно выделить несколько подзадач:
- перенести таблицу с потерей формул и, соответственно, возможности пересчета при изменении данных, но с возможностью изменения шрифта, границ и других параметров форматирования;
- перенести таблицу как графический объект (рисунок);
- перенести таблицу, оставив связь с программой, где она была создана, и, соответственно, возможность изменения результатов вычислений;
- перенести только текст из ячеек.
В первом случае ваши действия таковы:
- выделите исходную таблицу в Excel;
- скопируйте ее любым приемлемым для вас способом;
- в окне Word укажите место нового расположения таблицы, вызовите команду Вставка (кнопка на вкладке Главная или команда в контекстном меню) и выберите первый или второй вариант в Параметрах вставки (результаты обоих вариантов видны на рисунке). Если вы используете для вставки «горячие клавиши» (CTRL+V), то будет произведена вставка с первым вариантом параметров вставки, а возле вставленной таблицы появляется кнопка выбора параметров.
Во втором случае при вставке выберите предпоследний вариант в Параметрах вставки.
После этого вы можете делать с таблицей все, что можно делать с рисунком (вращать, изменять размеры и тому подобное).
В третьем случае при вставке выберите варианты, обозначенные значком ¥ (их два, разница только в оформлении вставленных таблиц).
Оценить достоинство таких способов вставки можно, если изменить данные в исходной таблицы, затем в другой, связанной, в контекстном меню выбрать Обновить связь.
При этом автоматически значения в ячейках таблицы изменятся в соответствии с текущими значениями в файле Excel.
В четвертом случае выберите последний вариант Параметров вставки. Результатом будет структурированный текст без таблицы.
Кроме рассмотренных существуют еще несколько вариантов Специальной вставки таблиц, созданных в Excel. В рамках этой статьи рассмотрим один из них.
Если в окне выбора специальной вставки остановиться на первой команде (Лист Excel) с параметром Вставить, то у пользователя будет возможность при двойном щелчке по таблице переходить в режим редактирования значений (в исходной таблице Excel ничего не изменяется).
Причем редактировать можно будет даже данные персональные или скрытые. Эта возможность появляется при использовании Инспектора документов, который запускается командой Поиск проблем на вкладке Файл.
Такие данные могут существовать в вашей таблице независимо от того, предпринимали ли вы сами действия по их созданию (например, сведения об авторстве, пути к принтеру и некоторые другие).
Доступ к Инспектору документов имеется в версиях программ Microsoft Office после 2013 года.
Изучив способы переноса таблиц из Excel в Word, вы сможете не только рационально организовать свою работу, но и обезопасить свои данные.
Источник: https://microsoft-help.ru/26-perenosim-tablicu-iz-excel-v-word.html
Обмен данными между Excel и Word — Microsoft Excel для начинающих
Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.
Вставить
Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:
- Выделите данные в Excel.
- Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
- Откройте документ Word.
- На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) > Специальная вставка (Paste Special).
- Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
- Нажмите ОК.
Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.
- Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.
Результат:
Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).
Связать
Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.
- Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
- Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
- Нажмите ОК.
- Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.
Результат:
- Измените данные в Excel.
Результат:
Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Источник: https://office-guru.ru/excel/obmen-dannymi-mezhdu-excel-i-word-384.html
Лабораторная работа №20 Совместная работа приложений Excel и Word
Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office.
Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word.
Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.
Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.
Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.
Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.
Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна «Вставка объекта», которое вызывается командой Объект в меню Вставка.
Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна «Вставка объекта» изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.
20.2 Цель работы
Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.
20.3 Постановка задачи
Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:
- создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
- создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
- вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
- в виде таблицы Word;
- в виде внедренного объекта;
- в виде связанного объекта.
После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.
Рис. 20.1 
Рис. 20.2
20.4 Пошаговое выполнение работы
20.4.1 Включите ПК
Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.
20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel
20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.
После запуска Microsoft Word откроется окно приложения «Документ 1 — Microsoft Word«, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.
20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.
После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга «Книга 1» с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец «Всего» и строку «Итого») в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).
20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.
Для этого выполните следующие действия:
- выделите диапазон ячеек таблицы;
- нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
- перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.
20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.
Для этого выполните следующие действия:
- выделите диапазон ячеек таблицы;
- нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
- перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
- выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
- установите переключатель в положение Вставить;
- В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.
20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.
Для этого выполните следующие действия:
- выделите диапазон ячеек таблицы;
- нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
- перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
- выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
- установите переключатель в положение Связать;
- В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.
20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.
Для этого:
- удалите число 128 в ячейке G5;
- пересчитайте данные во всей таблице.
20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.
Для этого:
- выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
- удалите число 128 в ячейке G5;
- данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
- щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.
20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.
Выполните следующее:
- выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
- удалите число 128 в ячейке G5;
- данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
- закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.
Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.
Источник: https://www.lessons-tva.info/edu/lab_zan/20.html
Как вставить таблицу из Excel в Word
Excel отлично справляется с обработкой больших массивов данных, сложных расчетов и формированием отчетов. Но что делать, если необходимо создать множество однотипных документов с различающимися реквизитами, например, договоров с клиентами, или осуществить почтовую рассылку по базе контрагентов?
Используйте пошаговые руководства:
Далеко не все знают, как вставить таблицу из Excel в Word. Например, когда готовите отчет для руководства и требуется текст проиллюстрировать цифрами или диаграммами. Самый простой способ: выделить таблицу, нажать ctrl+C, потом переключится в Word и, нажав ctrl+M, вставить таблицу в документ Word.
Узнайте как коллеги решают рабочие вопросы в Excel. В статье ссылки на готовые формы бюджетов,модели для анализа, типовые формы управленческих отчетов
Есть несколько способов вставить таблицу из Excel в Word. Варианты можно просмотреть в меню «Специальная вставка»: вставить как таблицу, вставить как обычный текст, неформатированный, либо в формате rtf, вставить как рисунок, как файл html. Эти функции известны и успешно используются практически всеми, кто работает с пакетом Microsoft Office.
Скачайте дополнительный материал к статье:
Чем полезен: вы сможете помочь отделу кадров и другим подразделениям компании быстрее вводить данные и готовить отчеты с помощью макросов и формул, комбинаций возможностей Excel.
Объект Excel внутри Word
Microsoft Office позволяет вставлять не только текст, но и так называемые «объекты» из других программ. Это означает, что в документ Word можно добавить диаграмму из Excel или вставить таблицу как лист Excel.
Таким образом внутри документа, который создан в формате Word, появляется фрагменты в формате другого приложения. Заметим, что редактировать такую таблицу или диаграмму надо не в программе Word, а в программе Excel.
Это относится и к другим программам Microsoft, но сейчас нас интересует Excel, потому что это один из основных инструментов в работе финдиректоров.
В Word таблица выглядит как графическая картинка, но если дважды кликнуть на нее, откроется панель Excel и объект можно будет редактировать средствами Excel, используя все возможности этой программы.
Как сохранить связь
Теперь расскажем о другой возможности, которую можно активно использовать в работе. Пользователи при вставке объекта часто разрывают связь с исходным файлом Excel, в котором была создана диаграмма или таблица.
Это значит, что при изменении данных в таблице, ее каждый раз надо копировать и вставлять заново. Но если сохранить связь между объектами, то все изменения и правки в исходном файле будут автоматически внесены и в документ Word.
Для этого в меню «Специальная вставка», выберете пункт не «Вставить», а «Связать» (в старых версиях Word: Вставка>Объект>Создание из файла, поставить галочку «Связь с файлом»).
Источник: https://www.fd.ru/articles/157411-sqv-15-m12-ispolzovanie-obektov-excel-v-dokumentah-word
Содержание
- Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
- Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
- Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
- Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
- Шаг 4: Проверка результатов
- Шаг 5: Завершение слияния
- Вариант 2: Microsoft Office 2003
- Вопросы и ответы
Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.
Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.
Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью
Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.
Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.
Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel
Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.
Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel
Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.
Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel
По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.
Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.
Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.
Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.
Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word
Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.
- Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.
- На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.
- Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.
На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.
Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».
Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:
-
Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.
- Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.
- В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».
-
Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.
- Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».
- Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.
Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.
Шаг 4: Проверка результатов
После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».
Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.
Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».
Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».
Шаг 5: Завершение слияния
После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».
Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:
- «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.
-
«Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.
Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word
- «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.
Вариант 2: Microsoft Office 2003
В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.
Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.
В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.
- Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».
- В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».
- Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».
- Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.
- В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».
- По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».
- Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».
- Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.
- Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».
- В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.
- Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».
- Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».
- Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.
Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.
Link an Excel file to a Word doc so the doc updates when the Excel data changes
Updated on March 11, 2022
What to Know
- Link: Copy cells. Right-click Link & Use Destination Styles or Link & Keep Source Formatting in Word.
- Embed: In Word, go to Insert > Object > Object > Create from File > Browse > choose Excel file > OK.
- Embed a spreadsheet table: In Word, go to Insert > Table > Excel Spreadsheet.
This article explains two ways to display Excel data in Word.
Instructions apply to Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Excel for Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, and Excel 2010.
How to Link Excel to Word
To insert any part of an Excel worksheet in a Word document:
Maddy Price / Lifewire
-
Open the Word document where the worksheet will display.
-
Open the Excel worksheet that contains the data you want to link to the Word document.
-
In Excel, select and copy the range of cells to include. If you plan to insert more columns or rows into the worksheet, select the entire worksheet.
To select the entire worksheet, select the cell located in the upper-left corner at the juncture of the row numbers and column letters.
-
In the Word document, position the cursor where you want to insert the linked table.
-
Right-click and select Link & Use Destination Styles or Link & Keep Source Formatting.
Destination Styles uses the default Word table formatting, which usually results in a better-looking table. Keep Source Formatting uses the formatting from the Excel workbook.
-
The Excel data pastes directly into the Word document where the cursor was positioned. If changes are made to the source Excel file, the Word document updates with those changes automatically.
What Happens When You Link Excel to Word
Linking an Excel file to a Word document ensures that the Word document is updated every time the data in the Excel file changes. It works as a one-way link feed that brings the updated Excel data into the linked Word document. Linking an Excel worksheet also keeps your Word file small because the data doesn’t save to the Word document.
Linking an Excel worksheet to a Word document has a few limitations:
- If the Excel file moves, the link to the Word document needs to be re-established.
- If you plan to transport the Word file or use it on another computer, you must transport the Excel file along with it.
- You must do data editing in the Excel worksheet. It isn’t a problem unless you require different spreadsheet formats in the Word document.
How to Embed an Excel Spreadsheet in Word
The process of embedding an Excel worksheet in a Word document is essentially the same as linking to an Excel worksheet. It does require a few extra clicks, but it brings all data from the worksheet into your document, not only the selected range.
There are two ways to embed an Excel worksheet in Word. The first is to embed the worksheet as an object. The second is to insert a table.
When you embed a worksheet, Word uses the formatting from the Excel worksheet. Make sure that the data in the worksheet looks the way you want it to appear in the Word document.
Embed an Excel Worksheet as an Object
To embed an Excel worksheet as an object:
-
Open the Word document.
-
Go to the Insert tab.
-
Select Object > Object. In Word 2010, select Insert > Object.
-
In the Object dialog box, select the Create from File tab.
-
Select Browse, then choose the Excel worksheet that contains the data you want to embed.
-
Select OK.
-
The Excel worksheet is embedded in the Word document.
How to Embed an Excel Spreadsheet Table
An alternative is to insert the Excel worksheet as a table. This method inserts the worksheet the same way as if you embedded it as an object. The difference is that it opens a blank Excel worksheet for you to fill out. Choose this method if you haven’t created the Excel file yet.
To insert an Excel worksheet as a table in Word:
-
Open a Word document.
-
Place the cursor where you want to insert the Excel worksheet.
-
Go to the Insert tab, then select Table.
-
Select Excel Spreadsheet.
-
This menu option opens a blank Excel worksheet that you can fill with data. Either enter new data or paste data from another spreadsheet.
When you insert and fill out a new Excel worksheet, you have an Excel file that you can update at any time. The data in the Word table automatically updates to match the data in the Excel file.
FAQ
-
How do I embed a Microsoft Word document in Excel?
In Excel, select the Insert tab > Text > Object > Create from File. Next, select Browse to find the Word file > Insert > OK.
-
How do I create labels in Microsoft Word from an Excel list?
To create labels in Word from an Excel list, open a blank Word document > select Mailings > Start Mail Merge > Labels > choose the brand and product number for the labels. Then, choose Select Recipients > Use an Existing List > navigate to the Excel address list > OK. Add the merge mail fields to complete the merge.
Thanks for letting us know!
Get the Latest Tech News Delivered Every Day
Subscribe