Word text out of table

Помогла ли Вам статья?

In this article, we would like to show you 3 methods to extract only the cell texts while coping from a Word table.

Every time in the intention to copy texts from a Word table, it’s easily to select the entire cell. Thus, when we paste cell texts somewhere else, the cell borders are very much possibly go there too. Without much to say, cell borders are not favored in such case. Therefore, it’s necessary to eliminate them.

Then the first thought that could strike to our mind may be to make the cell borders invisible. However, it’s far from enough. Since cell borders only go invisible, they are actually right here, which can mess up the whole document formatting in the future. Hence, it’s better they just gone.        

Method 1: Select Carefully

It’s known to all that select carefully can enable you to have the cell text in selection only instead of the entire cell. A small tip to that is to select the text from the end to the start. What’s more important, stay cool and do it patiently.

Method 2: Convert Original Table to Text

Before starting copying cell texts, you can choose to convert the original table to text first, so you can decrease the chance of accidentally selecting the whole cell.

1. First and foremost, click the plus sign on the upper-left corner to select the table.
2. Next click “Layout” tab under “Table Tools”.
3. Then click “Convert to Text” in “Data” group.
4. Now there shall be the “Convert Table to Text” dialog box. Choose a separator to separate the text and click “OK” lastly.

I strongly recommend choosing “Tabs” as separator, because it can leave text right on the very position. Here is what it looks like:

You can feel comfortably to copy the information you need now.

Method 3: Run a Macro

In case some people feel more ease to select the entire cell, we also offer remedy to cure the headache.

It may take the following form:

1. To begin with, click “Developer” tab and then the “Visual Basic” to open the VBA editor. Or press “Alt+ F11” instead.
2. Then click “Normal”.
3. Next, click “Insert”.
4. And choose “Module”.
5. Next double click it to open the editing area.
6. Paste the bellowing codes there:

Sub ConvertAllTablesToText()
  Dim objTable As Table
  Dim objParagraph As Paragraph
 
  For Each objTable In ActiveDocument.Tables
  objTable.ConvertToText
  Next objTable
 
  For Each objParagraph In ActiveDocument.Paragraphs
  If objParagraph.Range.Style = "Caption" Then
  objParagraph.Range.Delete
  End If
  Next objParagraph
End Sub

1. Finally click “Run”.

You can check the result:

Rescue Corrupted Files

Smart phones, pads, laptops and PCs, all kinds of tablets and digital devices are penetrating into every aspect of our life. On one hand, we have to work with them. On the other hand, we love to entertain ourselves with them. Therefore, the file and personal information security can be on the line if the data breach is happening. Luckily, as for the broken files, there are numerous corrupted Word file recovery tools.

Author Introduction:

Vera Chen is a data recovery expert in DataNumen, Inc., which is the world leader in data recovery technologies, including Excel problem fix product and pdf repair software products. For more information visit www.datanumen.com

Перейти к содержанию

Please Note:
This article is written for users of the following Microsoft Word versions: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, and Word in Microsoft 365. If you are using an earlier version (Word 2003 or earlier), this tip may not work for you. For a version of this tip written specifically for earlier versions of Word, click here: Converting a Table into Text.

There may be times when you want to convert an existing table into text. To do this, follow these steps:

1. Select the entire table you want to convert to text.
2. Make sure the Layout tab of the ribbon is displayed.
3. In the Data group, click the Convert to Text tool. Word displays the Convert Table to Text dialog box. (See Figure 1.)



Figure 1. The Convert Table to Text dialog box.

4. Select the appropriate character that Word should use to separate the columns of text.
5. Click on OK.

Depending on your version of Word, you may have noticed, in step 4, that there are actually two Layout tabs on the ribbon. This is because when you selected the table in step 1, Word automatically added two context-appropriate tabs to the ribbon—the Table Design and Layout tabs. It is this second context-appropriate tab (Layout) that you want to select in step 2.

Author Bio

With more than 50 non-fiction books and numerous magazine articles to his credit, Allen Wyatt is an internationally recognized author. He is president of Sharon Parq Associates, a computer and publishing services company. Learn more about Allen…

Допустим, вы напечатали какой-либо текст, разделили его на столбцы при помощи табуляции и теперь хотите преобразовать его в таблицу. В редакторе Word есть полезная функция, которая позволяет быстро конвертировать текст в таблицу и наоборот.

Вы можете преобразовать текст, разделенный особыми знаками (например, табуляцией) в таблицу. Мы покажем, как это можно сделать, а затем покажем, как преобразовать таблицу обратно в текст.

К примеру, у вас есть некий список месяцев и соответствующее каждому из них количество дней. Прежде чем начать преобразовывать текст в таблицу, нужно отобразить знаки форматирования и абзаца, чтобы точно знать, как отформатирован текст. Чтобы это сделать, кликните кнопку в виде знака абзаца на вкладке Home (Главная) раздела Paragraph (Абзац).

Появятся скрытые знаки абзаца и символы табуляции. Если вы преобразовываете текст в таблицу из двух столбцов, убедитесь, что данные в каждой линии разделяет только один символ табуляции. Выделите строки, которые нужно конвертировать в таблицу.

Откройте вкладку Insert (Вставка) и выберите Table (Таблица) в разделе Table (Таблицы). В выпадающем меню выберите пункт Convert Text to Table (Преобразовать в таблицу).

Если между пунктами каждой строки у вас стоит только один символ табуляции, установите значение Number of columns (Число столбцов) в диалоговом окне Convert Text to Table (Преобразовать в таблицу) равное 2. Number of rows (Число строк) определяется автоматически.

Уточните ширину столбцов, выбрав опцию в разделе AutoFit behavior (Автоподбор ширины столбцов). Мы решили сделать столбцы достаточно широким, поэтому выбрали AutoFit to contents (Автоподбор по содержимому).

В разделе Separate text at (Разделитель) укажите символ, который вы использовали для разделения текста в каждой строке. В примере мы выбрали Tabs (Знак табуляции). Вы можете выбрать и другие символы, например, точку с запятой или знак абзаца. Можно даже указать символ, которого нет в списке. Просто выберите Other (Другой) и укажите нужный символ в поле ввода.

Теперь, когда текст преобразован в таблицу, её можно снова конвертировать в текст. Выделите всю таблицу, для этого наведите указатель мыши на маркер перемещения таблицы (расположен в левом верхнем углу таблицы) и кликните по нему. Так выделится вся таблица.

Примечание: Если количество разделяющих символов в каждой строке текста неодинаково, может получится больше строк и столбцов, чем ожидалось. К тому же текст может расположиться некорректно.

Появится группа вкладок Table Tools (Работа с таблицами). Нажмите на вкладку Layout (Макет).

Кликните по кнопке Convert to Text (Преобразовать в текст) из группы команд Data (Данные).

В диалоговом окне Convert Table to text (Преобразование в текст) определите символ, который будет разделять столбцы текста. В примере мы выбрали Tabs (Знак табуляции). Нажмите ОК.

Каждая строка таблицы станет строкой текста, где элементы столбцов разделены знаками табуляции. Word автоматически помещает на линейку маркер табуляции, чтобы выровнять элементы столбцов.

Эта функция очень полезна, если вы используете текст из другого документа, который изначально не был организован в виде таблицы. Просто проверьте, что знаки разделения каждой строки проставлены корректно, а затем преобразуйте текст в таблицу.