Word связь с другими программами

В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.

Связь документа MS Word с данными из других файлов

К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе — где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.

А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.

Работает это так — в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные «малые» файлы с данными.

Как это выглядит? Я создаю три файла:

• Основной (DOC файл, сюда будет «собираться» содержимое из других документов)
• Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
• Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).

Я хочу, чтобы в «основном» файле была только какая-то вводная информация, а вот вся «динамика» подтягивалась из двух других файлов — сперва подключался заголовок из файла «Дополнительный», а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла «Данные». Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только «собрать» готовый финальный документ.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.

Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.

Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться.  А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа. Так-то!

Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»

Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.

Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».

Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».

Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.

Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel

Самое время проверить самую «вкусную» часть — обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:

• Если просто открыть файл-донор («Данные» или «Дополнительный») для редактирования, внести изменения и закрыть их — в «Основном» не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова — да, все данные автоматом обновятся.
• Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в «Основном» мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.

Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?

Ничего особенного не будет — если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: «Документ содержит связи с другими файлами». Если нажать «Ок», система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).

Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его «составляющих» была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет — встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.

Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru

Совместное использование программ Word, Excel, PowerPoint.

Итак, вы вложили деньги в пакет Microsoft Office вместо того, чтобы потратить их на приобретение отдельных программ. Правильно ли вы поступили? Да, цена пакета весьма привлекательна, но существуют же и другие недорогие программы? Почему же стоит остановить свой выбор именно на пакете Microsoft Office?

Уникальная особенность пакета Office заключается в способности к взаимодействию между его компонентами. Несомненно, сам по себе Word является прекрасной программой, и PowerPoint – замечательный программный продукт, но чего им недостает, так это некоторой фантазии и гибкости в их работе.

Вероятно, многие пользователи чувствуют себя наиболее комфортно, работая с какими-либо определенными программами: предположим, используют Word чаще, чем PowerPoint или Excel.

Word — мощная многофункциональная система обработки текстов, которая обладает полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов любой степени сложности. С помощью Word можно напечатать приказ, оформить служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий диаграммы, таблицы, рисунки и т.д.

Пользователи в повседневной работе не ограничиваются только текстовым редактором Word. Принятие решений сегодня невозможно без точной и своевременной информации, представленной в удобной для анализа и обработки форме. Это требует применения других приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office: Microsoft Excel для выполнения сложных вычислений, различных видов анализа и создания диаграмм, Microsoft Access для организации и ведения баз данных, Microsoft PowerPoint для подготовки и демонстрации презентаций. Использование нескольких приложений необ­ходимо также для создания сложных составных документов, содержащих данные из различных источников.

Примером составного документа может служить подготовленный в Word бухгалтерский отчет, который должен содержать данные о продажах на сегодняшний день. Эти данные находятся в большой электронной таблице Microsoft Excel, составляемой отделом продаж. В нее постоянно заносятся актуальные данные, поэтому в отчете должны учитываться все изменения. С этой целью следует создать составной документ Word и включить в него соответствующий раздел электронной таблицы Excel, образовав связи между таблицей и отчетом. В результате при каждом изменении электронной таблицы будет автоматически изменяться отчет. С помощью средств консо­лидации и создания сводных таблиц, предоставляемых Excel, пользователь может сгруппировать необходимые данные в соответствии со своими требованиями.

В данной главе рассмотрены эффективные способы включения в Word-документ информации из других приложений.

В новой версии Microsoft Office особое значение приобрел HTML-формат. Применение этого формата обеспечивает единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в сети Internet. Сохранять документы в HTML-формате позволяют все приложения Microsoft Office 2000. При этом содержимое документа сохраняется полностью, даже если броузеры его не поддерживают.

Связывание и внедрение объектов.

Средства связывания и внедрения объектов, предоставляемые Word, позволяют включать в документы объекты, созданные в других приложениях Windows.

Основное отличие между связыванием и внедрением обусловлено местом хранения информации. Внедрение означает включение данных электронной таблицы, диаграммы и т.д. в документ другого приложения, например Word. Будучи внедренным, объект становится частью документа Word. Связанные же объекты хранятся в исходном файле, а документ Word содержит только ссылку на местоположение исходного файла.

Чтобы сделать выбор между внедрением и связыванием, нужно руководствоваться следующими правилами. Если необходимо, чтобы в составном документе отражались все изменения документов исходных приложений, следует образовать связь между составным документом Word и исходными документами. Если же вставляемые объекты должны обрабатываться сред­ствами другого приложения и необходимо, чтобы они оставались доступны­ми всегда (даже при удалении исходного файла), надлежит внедрить их.

Ниже описаны оба способа вставки данных в документ Word.

Лабораторная работа №20 Совместная работа приложений Excel и Word

Совместная работа приложений Mіcrosoft Excel и Word

20.1 Теоретические сведения

Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна «Вставка объекта», которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна «Вставка объекта» изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

20.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

20.3 Постановка задачи

Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

1. создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
2. создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
3. вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
   • в виде таблицы Word;
   • в виде внедренного объекта;
   • в виде связанного объекта.

После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

20.4 Пошаговое выполнение работы

20.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

После запуска Microsoft Word откроется окно приложения «Документ 1 — Microsoft Word«, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга «Книга 1» с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец «Всего» и строку «Итого») в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами

20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
• выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
• установите переключатель в положение Вставить;
• В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
• выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
• установите переключатель в положение Связать;
• В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные

20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

• удалите число 128 в ячейке G5;
• пересчитайте данные во всей таблице.

20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

• выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
• удалите число 128 в ячейке G5;
• данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
• щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

• выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
• удалите число 128 в ячейке G5;
• данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
• закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

20.4.5 Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Связь с другими приложениями Communicating with Other Applications

Кроме работы с данными Word, может потребоваться, чтобы приложение могло обмениваться данными с другими приложениями, такими как Excel, PowerPoint или Access. In addition to working with Word data, you may want your application to exchange data with other applications, such as Excel, PowerPoint, or Access. Для взаимодействия с другими приложениями можно использовать автоматизацию (ранее — автоматизацию OLE) или динамический обмен данными (DDE). You can communicate with other applications by using Automation (formerly OLE Automation) or dynamic data exchange (DDE).

Автоматизация Word из другого приложения Automating Word from another application

Автоматизация позволяет возвращать, редактировать и экспортировать данные, ссылаясь на объекты, свойства и методы другого приложения. Automation allows you to return, edit, and export data by referencing another application’s objects, properties, and methods. Объекты приложения, на которые может ссылаться другое приложение, называются объектами автоматизации. Application objects that can be referenced by another application are called Automation objects.

Первый шаг к тому, чтобы сделать Word доступным для другого приложения для автоматизации, — создать ссылку на объект Word Application . The first step toward making Word available to another application for Automation is to make a reference to the Word Application object. В Visual Basic вы используете функцию Visual Basic CreateObject или GetObject , чтобы возвратить ссылку на объект приложения Word. In Visual Basic, you use the Visual Basic CreateObject or GetObject function to return a reference to the Word Application object. Например, в процедуре Excel можно использовать следующую инструкцию. For example, in a Excel procedure, you could use the following instruction.

Эта инструкция делает объект приложения в Word доступным для автоматизации. This instruction makes the Application object in Word available for Automation. С помощью объектов, свойств и методов объекта Word Application можно управлять Word. Using the objects, properties, and methods of the Word Application object, you can control Word. Например, следующая инструкция создает новый документ Word. For example, the following instruction creates a new Word document.

Используйте свойство Visible , чтобы сделать новый документ видимым после его создания. Use the Visible property to make the new document visible after creating it.

Функция CreateObject запускает сеанс Word, который Автоматизация не закрывает при истечении срока действия объектной переменной, ссылающейся на объект Application . The CreateObject function starts a Word session that Automation will not close when the object variable that references the Application object expires. Если задать для ссылки на объект ключевое слово Nothing в Visual Basic, приложение Word не будет закрыто. Setting the object reference to the Visual Basic Nothing keyword will not close Word. Вместо этого используйте метод Quit , чтобы закрыть приложение Word. Instead, use the Quit method to close the Word application. В приведенном ниже примере Excel отображается путь для запуска Word. The following Excel example displays the Word startup path. Метод Quit используется для закрытия нового экземпляра Word после отображения пути запуска. The Quit method is used to close the new instance of Word after the startup path is displayed.

Автоматизация другого приложения из Word Automating another application from Word

Для обмена данными с другим приложением, использующим автоматизацию из Word, сначала необходимо получить ссылку на приложение с помощью функции CreateObject или GetObject . To exchange data with another application using Automation from Word, you first obtain a reference to the application using the CreateObject or GetObject function. Затем, используя объекты, свойства и методы другого приложения, вы добавляете, изменяете или удаляете информацию. Then, using the objects, properties, and methods of the other application, you add, change, or delete information. Завершив внесение изменений, закройте приложение. When you finish making your changes, close the application. В приведенном ниже примере Word отображается путь запуска Excel. The following Word example displays the Excel startup path. С помощью оператора Visual Basic Set с ключевым словом Nothing можно очистить объектную переменную, которая имеет тот же результат, что и закрытие приложения. You can use the Visual Basic Set statement with the Nothing keyword to clear an object variable, which has the same effect as closing the application.

Использование динамического обмена данными (DDE) Using dynamic data exchange (DDE)

Если приложение не поддерживает автоматизацию, в качестве альтернативы можно использовать DDE. If an application does not support Automation, DDE may be an alternative. DDE — это протокол, который позволяет двум приложениям непрерывно обмениваться данными через канал DDE. DDE is a protocol that permits two applications to communicate by continuously and automatically exchanging data through a DDE «channel.» Для управления сеансом DDE между двумя приложениями необходимо установить канал, выбрать тему, запросить и отправить данные, а затем закрыть канал. To control a DDE conversation between two applications, you establish a channel, select a topic, request and send data, and then close the channel. В следующей таблице перечислены задачи, выполняемые Word с помощью DDE, и методы, используемые для управления каждой задачей в Visual Basic. The following table lists the tasks that Word performs with DDE and the methods used to control each task in Visual Basic.

Заметка о безопасности Security Note

Поддержка и обратная связь Support and feedback

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Have questions or feedback about Office VBA or this documentation? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь. Please see Office VBA support and feedback for guidance about the ways you can receive support and provide feedback.

Вопрос:

Лучший ответ:

HKEY_CLASSES_ROOT.xml (Default) = "xmlfile"

HKEY_CLASSES_ROOTxmlfileshellopencommand = ""C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedOFFICE12MSOXMLED.EXE" /verb open "%1""

<?mso-application progid="Word.Document"?>

HKEY_CLASSES_ROOTWord.Document.12shellOpencommand = ""C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12WINWORD.EXE" /n /dde"

HKEY_CLASSES_ROOTXEV.GenericAppshellopencommand

MSOXMLED.EXE /verb OPEN "SampleWordMLDocument.xml"

HKEY_CLASSES_ROOTxmlfileShellExIconHandler = "{AB968F1E-E20B-403A-9EB8-72EB0EB6797E}"

Ответ №1

Ответ №2