Word ссылка на пункт нумерованного списка

Автоматическое изменение ссылок(?) на нумерацию

Сообщений [ 11 ]

Сообщений [ 11 ]

Автоматическое изменение ссылок(?) на нумерацию

Если у вас установлен редактор Microsoft Word, обязательно посетите форум Ворд Эксперт. Это русскоязычный портал, на котором пользователи делятся друг с другом и гостями сайта особенностями работы с данной программой. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как преобразовать рисунок word в jpg.
Регистрация не займет много времени, для сомневающихся даже имеется иллюстрированная инструкция. В главном разделе приведены наиболее часто встречающиеся вопросы по редактору и ответы на них. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: исправит русский текст.

Главной задачей портала является разработка разнообразных макросов, позволяющих доводить работу редактора до автоматизма, с легкостью производить запрашиваемые действия. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: зачем в рисунке word нужно группировать фрагменты?.
На форуме вы можете найти как готовые макросы, так и инструкции по их созданию, если захотите разработать сами. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: как удалить отступ в ворде.
Если же вас не устраивает ничего из предложенного и нет возможности/желания написать макрос самостоятельно, на форуме можно оставить заявку на его создание. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: просмотр тип файла: docx.

На портале ведется активное обсуждение работы с программой, ее настройки, особенности работы с текстами, возможности при создании и редактировании текстов. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: как перевернуть надпись чтобы читалась справа налево.
Вы можете обратиться к пользователям с любым интересующим вас вопросом. Не забудьте только пояснять, какая у вас версия редактора. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как отредактировать текст взятый из интернета в ворде.
Можете прописать эти данные в подписи для того, чтобы на ваш вопрос отвечающим легче было откликнуться. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: excel идет подготовка к установке.

Помимо этого на сайте вы найдете самую литературу и копилочку полезных ссылок. На портале размещена вся самая важная и нужная информация о работе с Microsoft Word. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: word 2007 убрать обзацы.

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

• Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

• Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка

• Ссылка на номер рисунка (таблицы, разделы, пункты)

• Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

• Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

• Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

• Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

• Карта стилей

• Перенос стилей между документами и очистка стилей

• Автоматическое содержание (оглавлениие)

• Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

• Сравнение документов

• Python. Пакетное сохранение документов в PDF

• Список сокращений

• Горячие клавиши

• Заключение

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.  

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат. 

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

 Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

• Заголовок 1,2,3,4,5,6 уровней;

• Текст;

• Нумерованный список;

• Список;

• Название таблицы;

• Текст таблицы;

• Название рисунка;

• Рисунок;

• Программный код.

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Документ в формате *.docx — это самый обыкновенный архив, который спокойно открывается архиватором (например, WinRAR).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

@ECHO OFF
SET Winrar=C:Program FilesWinRARWinRAR.exe
FOR %%I IN (*.docx) DO (
 "%WinRAR%" d "%%I" wordstyles.xml
)

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

По-хорошему, чтобы не доводить до подобного, лучше сравнивать документы на предмет выявления правок, и переносить их вручную в документ с нормальным форматированием. Еще лучше ­– отдавать документ на вычитку в формате *.pdf, чтобы не нарушать правило, что изменения в документ вносит только ответственный за документацию.

Автоматическое содержание (оглавление)

Классическая проблема: Вы работаете над документом размером, например, в 300 страниц. По завершении листаете документ и собираете содержание, проставляете номера страниц. Срочно возникает необходимость вставить в текст новый раздел.

Классическое решение: вставляете необходимый текст, актуализируете нумерацию разделов и всего, что должно быть пронумеровано, актуализируете содержание, заново листаете документ и проставляете новые номера страниц заголовков разделов.

Подход в целом обычный, но зачем проходить такой долгий путь, если можно его избежать. Автособираемое оглавление – стандартная функция Word. По своей сути это еще одно автозаполняемое поле, но с некоторыми нюансами. Оно позволяет переносить из документа абзацы, отформатированные специальным образом, в содержание и автоматически указывать номер страницы, на которой этот абзац расположен.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

После того как уровни заголовков проставлены, переходим в пункт меню «Ссылки» (1), «Оглавление» (2), «Настраиваемое оглавление» (3). Здесь в окне «Параметры» (4) можно выполнить более точную настройку параметров содержания или включить в него стили, которым не были заданы уровни. По умолчанию достаточно указать число уровней, которые должны быть перенесены в содержание, нажать «Ок» и посмотреть, все ли, что Вы хотели, оказалось в содержании.

После завершения работы с документом обновление содержание осуществляется, как и любое другое автозаполняемое поле. Необходимо выделить его и нажать «F9». Однако при работе с содержанием будет предложено два варианта: «Полностью» и «Только номера страниц». При выборе параметра «Полностью» форматирование будет сброшено и надо будет править его заново. При обновлении только номеров страниц форматирование не съезжает и выполняется только пересчет страниц.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4). Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

Sub Кавычки
'
'Кавычки макрос
'
'
If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _
  Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then
  Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend
End If
With Selection
  .InsertBefore Chr(171)  'вместо Char(171) можно использовать '('
  .InsertAfter Chr(187)  'вместо Char(171) можно использовать ')'
End With
End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

 Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Классическое решение: передавать документы в формате *.pdf. Для этого вы открываете сначала один документ, нажимаете «Сохранить как», выбираете тип файла «PDF», сохраняете. И так с каждым документом.

Данную процедуру можно автоматизировать с помощью Python, и запуском одного скрипта сохранить пакет документов в формате *.pdf.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

import sys
import os
import comtypes.client

def decode_doc_to_pdf(filename):
    wdFormatPDF = 17

    in_file = os.path.abspath(filename+'.docx')
    out_file = os.path.abspath(filename+'.pdf')

    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(in_file)
    doc.SaveAs(out_file, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()

def get_list_of_docx_files():
    list_of_all_files = os.listdir('.')  
    list_of_docx_files = []
    for filename in list_of_all_files:
        if filename[-4:] == 'docx':
            list_of_docx_files.append(filename[:-5])
    return list_of_docx_files

docx_list = get_list_of_docx_files()


for filename in docx_list:
    decode_doc_to_pdf(filename)

Сохраняем документ с расширением *.py. Все что нужно сделать дальше, это положить скрипт в папку с документами в формате *.docx и запустить его. Если запуск исполняемого файла скрипта не проходит, то выполнить скрипт через командную строку.

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как
будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « <[А-Я,A-Z]@> » (« <[А-Я]@> » для поиска только русских слов в верхнем регистре). Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^& », после чего нажимаем «Заменить все» (6). Все слова в верхнем регистре будут выделены полужирным шрифтом.

Далее необходимо выделить весь найденный текст в верхнем регистре. Для этого выделяем любое сокращение, отформатированное жирным, нажимаем «Выделить», затем «Выделить текст, имеющий такой же формат». Копируем выделенный текст в буфер обмена (Ctrl+C).

Отсеять слова в верхнем регистре от сокращений и дубликатов можно используя Excel. Если не знакомы с такой процедурой, то открываем Excel, вставляем скопированный текст из буфера обмена в левую верхнюю ячейку. Чтобы удалить дубликаты из получившейся колонки, выделяем ее, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Удалить дубликаты».

Появится сообщение вида «Найдено и удалено….осталось». Далее с полученным списком нужно немного поработать руками.

Горячие клавиши

Нельзя было опустить в подобной статье тему горячих клавиш. Учитывая, что есть много достойных статей, как например на официальном сайте Microsoft или же уже готовая шпаргалка, из общего списка горячих клавиш можно лишь выделить минимальный набор часто используемых сочетаний.

Выравнивание

• CTRL+E — Переключение абзаца между выравниванием по центру и выравниванием по левому краю;

• CTRL+J — Переключение абзаца между выравниванием по ширине и выравниванием по левому краю;

• CTRL+R — Переключение абзаца между выравниванием по правому краю и выравниванием по левому краю;

• CTRL+L — Выравнивание абзаца по левому краю.

Перемещение курсора

• CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;

• CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;

• CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;

• CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

• CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;

• CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

Начертание текста

• CTRL+B — Добавление полужирного начертания;

• CTRL+I — Добавление курсивного начертания;

• CTRL+U — Добавление подчеркивания;

• CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;

• CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;

• CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;

• CTRL+SHIFT+< — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

• SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.

Прочее полезное

• F4 – повтор последнего действия;

• Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.

Заключение

Какими бы банальными не казались описанные выше операции, это — 90% косяков и ошибок в документах, связанных с оформлением, которые действительно трудно контролировать с ростом объема без четких правил командной работы. Все понимают причины таких ошибок, но не всегда знают, как с ними бороться.

Кто-то просто способен договориться внутри команды о подобных вещах и поделиться опытом, у кого-то подобные правила входят в СМК (Система менеджмента качества), у кого-то описано на уровне СТП (Стандарт предприятия).

Надеюсь, статья оказалась полезной и займет место в закладках не только технических писателей и аналитиков, но и специалистов других областей, которые значительную часть времени проводят в данном текстовом редакторе.

Часто в тексте документа необходимо отметить, где находится объект связанный с конкретным текстом. Например, «Схему подсоединения водопроводного крана смотри на рисунке 10». То есть нам необходимо сделать ссылку на рисунок. Если в документе 5 рисунков, то можно и вручную подсчитать. А если рисунков 25? Ещё хуже, если собираем один большой документ из нескольких тоже немаленьких документов. Вот тут на помощь придёт Перекрестная ссылка.

Можно создать перекрестные ссылки на следующие элементы:

1. Абзац
2. Заголовок
3. Закладка (познакомимся с понятием Закладка позже)
4. Сноска (познакомимся с понятием Сноска позже)
5. Концевая сноска (познакомимся с понятием Концевая сноска позже)
6. Названия объектов

По окончании урока вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Если вы правильно сделали документ по итогам Урока 30, то откройте этот документ. Но можете воспользоваться этой ссылкой: Скачайте документ тут. Откройте документ. Поскольку работы со стилями на этом уроке не будет, то я закрыла область задач Стили.

1. Перекрестная ссылка на Название таблицы

Вы обратили внимание, что по тексту документа встречаются выражения «(см. )»? Я подготовила место для перекрестной ссылки.

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрестной ссылки:

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Названия → кнопка Добавить перекрестную ссылку):

На всякий случай я покажу, как выглядит эта кнопка в полноэкранном режиме:

Появляется диалоговое окно:

1. На какой фрагмент будет организована перекрёстная ссылка? Из выпадающего меню определяем тип перекрёстной ссылки. Перекрестную ссылку можно сделать на абзац, заголовок, закладку, сноску, рисунок, таблицу и т.д.
2. Что из себя будет представлять ссылка? Например, «номер страницы». Значит ссылка будет иметь вид номера страницы, на которой находится фрагмент. Или «текст абзаца». В этом случае перекрестная ссылка будет полностью повторять текст выбранного фрагмента.

На уроке 30 я рассказала вам, что такое Поле. Перекрестная ссылка – это тоже Поле. Например, текст «см. рис. 15» является перекрёстной ссылкой на название рисунка 15 , т.е. щелчок ЛМ по перекрестной ссылке отправляет нас непосредственно к названию рисунка. Если название рисунка 15 меняет номер по каким-то причинам, то перекрестная ссылка на этот рисунок тоже меняет номер. Причем, не важно в каком месте документа находится данный рисунок.

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне Перекрёстная ссылка следующие значения:

1. Тип ссылки – таблица
2. Вставить ссылку на – «Постоянная часть и номер» (зачем нам всё название целиком?), а что такое Постоянная часть и что такое номер см. Урок 29
3. Вставить как гиперссылку – оставляем
4. Для какого названия – выбираем Таблица 1. Виды нормативных актов (список всех названий таблиц программа составляет автоматически на основе имеющихся в документе названий таблиц, если мы, разумеется вставляли название при помощи диалогового окна «Вставить название», см. Урок 29)

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»:

Кнопка Отмена превратилась в копку Закрыть.

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

Итак, в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия таблицы:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на названия таблицы. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – таблица
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберите название таблицы, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Например:

2. Перекрёстная ссылка на Название рисунка

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрёстной ссылки:

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Перекрестные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Называния → кнопка Добавить перекрестную ссылку:

Появляется диалоговое окно «Перекрестные ссылки».

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне «Перекрестная ссылка» следующие значения:

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

И вот в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия рисунка:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на Названия рисунков. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – «рисунок»
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберите название рисунка, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Например:

Я старалась по всему тексту неустанно повторять: Название таблицы, Название рисунка. Если вы удалите рисунок, а название объекта оставите, то ссылка будет работать как ни в чём не бывало.

А теперь самое время посмотреть, как будет работать перекрёстная ссылка.

3. Обновление поля «Перекрестная ссылка»

Поставим сразу сложную задачу. При работе с документом мы выяснили, что глава 5 на самом деле должна быть главой 2. Вспоминаем Урок 28, где мы познакомились с навигацией по заголовкам. Перейдите в начало документа (нажмите одновременно клавиши на клавиатуре Ctrl+Home)

Шаг 1. Отрываем рабочую область Навигация. Лента Вид → группа команд Показ → флажковая кнопка Область навигации:

Получаем такую картину:

Очень неудобно перемещать главы, так как в области Навигация показаны Заголовки второго уровня. В результате список всех заголовков получился длинным. Но на уроке 28 мы научились справляться с этой проблемой

Шаг 2. В любом месте области задач Навигация щёлкаем ПМ и из контекстного меню выбираем команду Свернуть все:

Получаем такую картину:

Сразу работать стало удобнее.

Шаг 3. Перемещаем в области Навигация Главу 5 на второе место в списке (нажимаем ЛМ на название Главы 5 и, не отпуская левую клавишу мышки, перетаскиваем Главу 5 на второе место после главы 1):

Вы обратили внимание, что, как только мы нажали ЛМ по главе 5 в области Навигация, то курсор сразу перескочил на главу 5?

Любуемся результатом:

Но вместе с главой 5 мы перетащили рисунок, который сохранил свой номер.

Шаг 4. Выделяем весь документ одновременным нажатием клавиш с клавиатуры Ctrl+A и нажимаем функциональную кнопку F9, в результате чего появляется уже знакомое окно:

• Отмечаем радиоточку «обновить целиком»
• Нажимаем ОК

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит во второй раз. Ведь у нас два списка иллюстраций: перечень рисунков и перечень таблиц.

Любуемся результатом:

И название рисунка поменяло свою нумерацию, и перекрёстная ссылка «отработала» это изменение. Можете пройти по всему документу и убедиться, что нумерация рисунков и таблиц обновилась, также обновились перечни рисунков и таблиц.

Теперь вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Добавляйте названия объектов, меняйте главы местами, объединяйте документы в единый документ – вам теперь не страшно! Функциональная кнопка F9 вас никогда не подведёт!

Уважаемый ilkraret очень помог мне в выполнении занудной работы. Хочу тоже поделиться текстом.

Вдруг пригодится тем, кто пишет статьи, дипломные, курсовые работы и т. п. со списком литературы, на который нужно давать ссылки в тексте, но он все пополняется и требует постоянной перенумерации. Мне неоднократно приходилось бороться с нумерацией пунктов в присланных текстах, которая создавалась нажатием волшебной кнопочки на панели инструментов, а потом исчезала при замене формата текста. Поэтому я нежно люблю поле Autonum, которое сохраняется даже в txt.

Это часть инструкции, написанной давно, еще для Word 6, для очень непродвинутых пользователей, но принципиальных отличий в новых версиях нет, кроме перестановки пунктов меню. Мы ведь любим Microsoft: сколько нас ждет «открытий чудных» после установки новой версии программы. Пара недель интеллектуальных поисков нужного — и можно отдыхать.
Так что, если кому интересно:
read more…

Создание вспомогательных указателей

Начинать создание указателя нужно с нажатия кнопки Непечатаемые символы на панели инструментов, так как поля указателя вставляются невидимым текстом.
Для того, чтобы создать указатель, нужно пометить каждое слово, которое вы хотите вставить. Для этого нужно:
выделить нужное слово;
открыть в меню: Вставка: Оглавление и указатели: Указатель и нажать на кнопку Пометить;
в окне Основной элемент появится выделенный вами текст, его можно отредактировать, например, если у вас была выделена фамилия с инициалами перед ней, заменить ее на фамилию с инициалами после нее;
нажать на кнопку Пометить. На экране появится скрытый текст { XE «проверка» };
не закрывая окно пометки, щелкнуть курсором на тексте, перейти к следующему слову и повторить операцию { XE «проба»};
если вы хотите сделать отсылку, например, от псевдонима к фамилии, то в окне Основной элемент нужно набрать псевдоним, а в окне Перекрестная ссылка, предварительно отметив его (щелкнуть мышкой на кружочке рядом), нужно набрать фамилию, которая будет в указателе с номером страницы. На экране появится текст: { XE «проба» t «См. проверка» };
но для того, чтобы эта страница отразилась в указателе, нужно ввести еще одну пометку, уже с настоящей фамилии в окне Основной элемент { XE «проверка» }. То есть, рядом с выбранным словом на месте курсора должно быть: { XE «проверка» }{ XE «проба» t «См. проверка» }.
Если вы создаете многоуровневый указатель, типа:
Академии наук

Грузии
Молдавии,

то вам нужно в окне Основной элемент вставить элемент первого уровня, а в окне Дополнительный вставить элемент второго уровня, в текст вставится поле: { XE «Академия наук:Грузии» }. В поле все уровни будут следовать один за другим через двоеточие.
NB! Word всегда воспринимает двоеточие в поле имени как знак следующего уровня! Если уровней несколько, то соответственно столько раз через двоеточие перечисляются элементы всех уровней: { XE «проверка:текста:таблицы» }{ XE «проверка:текста:обычного» }.
Если вы хотите пометить большой отрывок текста, который расположен на нескольких страницах, то сначала на этот отрывок нужно поставить закладку. Для этого вы выделяете нужный вам текст, затем открываете меню Правка: Закладка. В окно Имя закладки вводите произвольное название без пробелов, до 40 знаков (лучше короче и попонятнее, так как в окне выбора закладок все сорок букв не помещаются), начиная его с буквы, и нажимаете кнопку Добавить. В окне пометки элементов указателя в окошке Основной элемент вы пишете название предметной рубрики, затем щелкаете на Параметры: Диапазон страниц, и в окошке Закладка пишете введенное вами ранее название закладки { XE «Проверка» r «Проба1» }, где Проба1 — название закладки.
После окончания пометки всех элементов указателя вы открываете в меню Вставка: Оглавление и указатели: Указатель и нажимаете кнопку ОК.
В результате образуется указатель такого вида:
Академии наук
Грузии, 8
проба, 8. См. проверка
Проверка, 3–8; 9

текста
обычного, 8
таблицы, 8, 9

Такой способ создания указателя имеет свои недостатки. В окне пометки элементов указателя нельзя ввести неразделимые пробелы и дефисы, что часто приводит к тому, что в собранном указателе происходит отрыв инициалов от фамилии и перенос их на другую строку. Помимо этого, довольно утомительно все время переходить мышью из окна пометки в текст, выделять там слова и возвращаться в окно пометки. Встроенный стиль указателя имеет свои параметры, которые обычно не вполне соответствуют привычным. Так, как вы видели выше, после элемента указателя ставится запятая; номера страниц разделяются точкой с запятой; диапазон страниц указывается не тире, а особым значком с кодом 0150. Изменить это оформление нельзя, если пользоваться традиционным способом создания указателя.
Вместо вызова меню для пометки элементов указателя, можно воспользоваться автотекстом, как уже было показано выше для ввода кавычек.
NB! Предварительно, до назначения автотекста для элементов указателя, вам нужно изменить одну опцию в меню Сервис: Опции (Параметры): Автокоррекция (Автоформат). Здесь нужно снять опцию Заменять прямые кавычки на парные. Это сделать необходимо, иначе у вас указатель будет собираться некорректно: все элементы указателя будут в кавычках.
Далее вы открываете Вставка: Оглавление и указатели, нажимаете на кнопку Пометить, пишете произвольный текст, нажимаете на кнопку Пометить и во вставленном поле { XE «элемент»} вы удаляете слово, оставив только { XE «» }. После этого вы выделяете оставшееся, открываете меню Правка: Автотекст, в окошке Имя элемента пишете, например, букву ф (т. к. легко запоминается по смыслу: фамилия), нажимаете на кнопку Добавить. То же самое вы делаете для создания элемента с отсылкой: { XE «Отсылка» t «См. Элемент» }. Текст { XE «» t «См. » } назовите фс. Для диапазона страниц примените сочетание фд { XE «» r «» }.
Далее вам нужно создать элемент автотекста для сбора указателя. Если вы выделите созданный вами ранее обычным способом указатель (для этого нужно щелкнуть мышью в самом конце собранного указателя на вертикальной полосе выделения (полоса выделения: не заполненная текстом полоса экрана, которая располагается с левой стороны экрана)), затем, не снимая выделения, нажмете клавиши Shift и F9 (функциональную, в верхнем ряду клавиатуры), то указатель превратится в такой текст: { INDEX c «2» }. Здесь указано название поля, в которое собирается указатель и то, что указатель строится в две колонки. Чтобы изменить знаки, разделяющие страницы в указателе, нужно добавить еще несколько параметров. Ниже показано, какой вид должно иметь это поле, чтобы указатель собирался в две колонки, чтобы после элемента не было запятой, диапазон страниц разделялся тире. Последнее слово указывает на то, что указатель сохранит стили вашего шаблона. Изменив вид показанного выше поля, т. е. добавив в него нужные символы, соблюдая все пробелы, указанные в расположенном ниже поле, выделите его и пометьте в автотексте, например, буквами фу (фамилии — указатель). Если вам нужен указатель в одну колонку, то вместо с2 укажите с1, но это можно и не делать, так как вы всегда сможете изменить уже вставленный указатель, выделив его и открыв в меню Формат: Колонки.
{INDEX c2e» «g»—»h » «l», «* MERGEFORMAT }
Проделав один раз эту нелегкую работу, в дальнейшем вы можете пользоваться созданным вами автотекстом во всех документах Word, помечая элементы указателя таким образом: встаньте курсором рядом с нужным вам словом, отделив его пробелом (NB! если после слова есть точка, запятая, скобка и т. п., пробел можно не делать, так как автотекст все равно сработает), нажмите ф F3, вставится пустое поле. Перейдите курсором в поле между кавычек, наберите нужное слово, перейдите к следующему и повторите предыдущее. Можно совмещать набор текста и пометку указателя. Чаще всего это даже удобнее делать одновременно, так как не пропускаются фамилии и при считывании находится гораздо меньше ошибок. Закончив работу, в конце текста, с нового абзаца введите фу F3 и указатель соберется. Когда вы его проверите, исправите ошибки (в тексте! в полях пометки элементов), можно выделить созданный указатель, нажать F9, и указатель обновится, т. е. там появятся внесенные вами исправления.
NB! Довольно часто две как будто одинаковые фамилии встают в разные строки. Происходит это потому, что в одном случае вы ввели неразрывные пробелы между инициалами и фамилией, а в другом — обычные. Word их хорошо различает, хотя и не показывает на экране Word.6. В таком случае надо заменить пробелы в полях элементов указателя, и обе фамилии объединятся.

Два и более указателей в одном документе

Word может создавать только один указатель в документе, но можно, применив некоторые приемы, создать и несколько.
Если вы пользуетесь традиционной пометкой элементов указателя через меню, можно начинать те элементы, которые войдут в первый указатель, например, именной, цифрой 1; во второй, например, предметный,— 2; в третий, например, организаций,— 3 и т. д. Тогда указатель выстроится сначала по цифрам, а затем в алфавите следующих за ним букв, так как Word сортирует сначала цифры, а потом буквы. В окончательном варианте вы сможете разделить его на три, вставив между ними нужные заголовки.
Далее, выделив указатель, откройте меню Правка: Заменить, нажмите кнопку Специальный, выберите строку Маркер (Символ) абзаца, после того как в окошке Что появится ^p, вставьте рядом без пробела цифру 1. Затем в окошко Заменить на введите также Маркер (Символ) абзаца, нажмите на кнопку Заменить все; когда Word произведет замену в выделенном указателе, появится надпись: Продолжить поиск в оставшемся тексте? Нажмите на кнопку Нет.
Повторите указанную операцию с цифрой 2, 3 и т. п.
Если вы пользуетесь для создания указателя автотекстом, то можно внести изменения в элементы автотекста, создав несколько его вариантов для разных указателей. Для этого нужно добавить в текст полей в конец сочетание букв: f i. Для именного, например, букву i, для указателя организаций букву o; для предметного указателя — p. Буквы должны быть латинские. А автотекст можно назвать русскими: и, ис, иу; о, ос, оу; п, пс, пу и т. п. Для именного автотекст будет такого вида: { XE «» f i}{ XE «» f i t «см. » }{ index f «i»c2e» «h » «l», » *MERGEFORMAT }. Собирать указатель вы будете в конце текста, вставляя в нужной вам очередности автотекст иу, оу и т. п.

Нумерация абзацев
При создании указателей часто приходится применять нумерованные описания для привязки к ним в дальнейшем вспомогательных указателей.
NB! Нельзя пользоваться для нумерации абзацев кнопкой Нумерованный список с цифрами 1, 2, 3 на панели форматирования. Эта нумерация очень затрудняет работу с текстом, а при переносе в издательскую систему вообще пропадает.
Нужно пользоваться полями автонумерации. Для этого нужно:
открыть меню Вставка: Поле: Автонумерация, выбрать Autonum, нажать ОК.
Для того, чтобы упростить этот процесс, можно назначить макрокоманду, которой можно будет в дальнейшем пользоваться во всех файлах Word. Для этого нужно:
открыть меню Сервис: Макрокоманда (Макрос), ввести в окно сверху имя макроса, нажать на кнопку Записать, в открывшемся окне нажать на кнопку Клавиша, назначить клавиши, которыми вы будете вставлять нумерацию, например, Alt ю, нажать кнопку Назначить, затем Закрыть;
после этого в левом верхнем углу экрана появится кнопка с двумя кнопками на ней: Стоп и Пауза;
далее вы последовательно, спокойно, по порядку выполняете все вышеназванные действия: Вставка: Поле: Автонумерация: Autonum. В текст вставляется цифра с точкой, затем вы нажимаете на кнопке на экране Стоп. Кнопка исчезает, макрокоманда записана.
Цифру можно выделить и удалить из текста, и попробовать нажать назначенную вами клавишу. Если при нажатии в тексте появляется цифра с точкой, то вы все сделали правильно, если нет, можно снова открыть меню Сервис: Макрокоманды (Макрос) удалить неудачно созданный вами макрос и повторить еще раз попытку.
Вместо мыши можно использовать клавиатуру. Для этого, чтобы открыть Меню: Вставка, нужно нажать Alt и подчеркнутую букву в этом слове в меню и т. п.
Если макрокоманда создана, то в дальнейшем при нажатии назначенных вами клавиш (Alt ю) в текст на место нахождения курсора будет вставляться автоматический порядковый номер выбранного вами абзаца, начиная от первого пронумерованного и далее. При перестановке абзацев местами, номера автоматически изменятся на порядковые.
NB! Абзацам с автонумерацией необходимо назначить особый стиль, параметры его могут не отличаться от Обычного, только название будет другим, Например, Нумерация.

Создание вспомогательного указателя с отсылками на номера библиографических описаний

Word создает указатели с отсылками на номера страниц. Для того, чтобы создать указатель с отсылкой на номера библиографических описаний, нужно начинать каждое нумерованное описание с новой страницы. Описание не должно занимать больше экранной страницы, тогда указатель будет верным. В компьютерную страницу входит примерно 2 страницы машинописного текста, если использовать более мелкий шрифт (меньше 10), можно вместить немного побольше, но размеры все-таки ограничены. Нам удавалось создать указатель на 3500 описаний (общий объем примерно 1000 машинописных страниц), но они, большей частью, были намного меньше компьютерной страницы. Основной текст и вспомогательные указатели пришлось разбить на отдельные файлы, так как при объединении их в один файл просто не открылся. Можно также разбить файл на главный документ и несколько поддокументов, оставив в главном вступление, содержание и вспомогательные указатели, а остальное разбить на логические разделы. Если указатель очень большой, то все-таки лучше пользоваться базами данных.
Если вы все-таки решились создавать такой указатель в Word, то пронумеруйте описания автонумерацией, как было показано выше. Она вам пригодится не только для создания указателя, но и для других целей. Далее, скорее всего, лучше воспользоваться копией файла, так как в нем необходимо сделать изменения, которые пригодятся только для создания указателей, а распечатывать файл в таком виде нельзя.
Можно выбрать один из двух вариантов:
1. Встать курсором перед номером второго описания. Воспользоваться меню Вставка: Разрыв, отметить строку Начать: Новую страницу. Вставлять разрывы нужно, начиная со второго описания, первое должно поместиться на одну, первую страницу. Таким образом 2﷓е будет на второй странице, 3﷓е — на третьей и т. п. Таким образом номера описаний будут соответствовать номерам страниц. Если вы захотите после создания указателя вернуть текст в первоначальный вид, нужно будет удалить все разрывы. Открыть меню Правка: Заменить, нажать кнопку Специальный, выбрать Разрыв страницы, в окне Заменить на не писать ничего. Тогда все вставленные вами разрывы удалятся, и текст обретет первоначальный вид.
2. Можно создать специальный стиль на основе Нормального (Обычного). Назвать его можно, например, НоваяСтраница. Открыв меню Формат: Стиль, нажмите кнопку Создать, введите название, как уже описывалось выше, он должен основываться на Нормальном (Обычном) и стиль следующего абзаца тоже должен быть Нормальный (Обычный). Нажмите кнопку Формат: Абзац, выберите закладку Положение на странице и отметьте опцию С новой страницы. Больше ничего не меняйте! Таким образом отличие созданного вами стиля от Нормального будет только в том, что абзац начинается с новой страницы. Не забудьте назначить этому стилю клавишу, так как если указатель большой, то выбирать этот стиль из списка на Панели форматирования будет очень утомительно.
Если вы создадите такой стиль в своем шаблоне, то по мере набора текста, после вставки номера абзаца автонумерацией, вы сможете нажать назначенные клавиши и этот абзац будет начинаться с новой страницы. Следующий абзац, если вы его не пометите этим стилем, будет обычным. Таким образом, вы одновременно будете набирать текст, нумеровать абзацы и разбивать текст для создания указателя. Если вы вставляете именные поля попутно с набором текста, то после окончания работы вы сможете сразу собрать указатель, не тратя время на однообразную работу по пометке и разбивке текста.
Когда вам нужно будет распечатать текст, сделайте его копию, если это не окончательный вариант работы и в дальнейшем возможно редактирование: перемещение описаний и пр., воспользуйтесь меню Правка: Заменить, нажмите кнопку Формат, выберите строку Стиль, найдите в списке стилей стиль НоваяСтраница, нажмите ОК, в окно Заменить на вставьте таким же способом стиль Обычный (Нормальный). Нажмите кнопку Заменить все. Файл приобретет нормальный вид, с автоматической разбивкой на страницы того размера, с теми полями сверху, снизу, справа и слева, которые вы зададите в Файл: Параметры страницы, или уже задали в самом начале работы.
После распечатки и редактирования, вносить измерения нужно в ту копию, которая содержит разбивку на страницы, копию для распечатки лучше всего удалить после распечатки, чтобы не было нескольких параллельных файлов с разной степенью редакции. Сохраняйте рабочий файл с именными полями, разбивкой на страницы и автонумерацией до окончания работы, так как если вам нужно будет поменять местами описания, нумерация автоматически изменится, и если в файле будут именные поля, то можно быстро создать новый вариант указателя.

Перекрестные ссылки

Очень часто в указателях используются перекрестные ссылки от одного тематического раздела к другому и пр.: См. также №; Переиздания см. № и т. п.
В Word существует возможность вставлять такие ссылки. Меню Вставка: Перекрестная ссылка.
Если вы пронумеровали описания автонумерацией, то есть способ автоматического обновления этих ссылок при изменении расположения описаний. Для этого нужно сначала поставить закладки на номера тех описаний, которые вы хотите отразить в этих ссылках. Например, если вы хотите дать ссылку на описание: 1. Энциклопедический словарь…, то нужно щелкнуть мышью на номере, он выделится (NB! Выделить нужно только число с точкой, а не весь абзац!), открыть меню Правка: Закладка, ввести название закладки, как было указано выше, нажать кнопку Добавить. Повторить это для всех нужных вам описаний. Не стоит ставить закладки на все подряд описания, список будет очень большим, давать названия закладкам лучше осмысленные. Если описания начинаются с автора, лучше давать фамилию автора, если работ автора несколько, можно их пронумеровать, например, Беляев1, Беляев2, БеляевИванова1, БеляевИванова2 и т. п. Пробелов в названии закладки не должно быть. (Можно увидеть, куда вы поставили закладки, если вы в меню Сервис: Опции (Параметры): Вид пометите опцию Закладки. Тогда на экране вы увидите помеченный текст закладки заключенным в серые квадратные скобки. На печати они не отражаются).
После этого, встав курсором на то место, куда вы вставляете ссылку, вы открываете меню Вставка: Перекрестная ссылка, в окошке Тип ссылки выбираете Закладка, в окошке Вставить ссылку на выбираете Текст закладки, в окошке Для какой закладки выбираете нужное вам название и нажимаете кнопку Вставить. Вставится номер абзаца с точкой. Точку, к сожалению, нельзя удалить до окончания работы с файлом, если у вас несколько ссылок через запятую, ставьте вместо одной запятой две: 2.,, 10.,, и т. п. Когда вы подготовите окончательный вариант указателя, можно будет разорвать связи со всеми полями, и тогда это сочетание .,, автоматически можно будет заменить на запятую.
Эта довольно трудоемкая операция с закладками и ссылками имеет смысл, если у вас их много, возможна большая редакция текста, перестановка в последний момент описаний, вставка новых и пр. Подготовить текст к окончательной распечатке и сдаче в типографию все равно будет не очень трудно, хватит и одного рабочего дня. Зато у вас не будет описаний с номерами и буквами а, б, в и остальными буквами алфавита.
Вставленные вышеуказанным способом закладки можно всегда обновить. Для этого нужно выделить текст, или только то место текста, в котором имеются перекрестные ссылки и нажать клавишу F9. Старые номера описаний в ссылках заменятся новыми.

Алфавитный указатель произведений

На основе перекрестных ссылок, как показывалось выше, можно создать алфавитный указатель произведений. Принципы работе те же. Помечаете закладками пронумерованные автонумерацией описания сборников произведений писателя, затем выписываете (каждое с новой строки) в алфавитном порядке произведения из первого сборника и вставляете перекрестные ссылки на этот сборник к каждому заглавию произведения. Можно выписывать произведения и по порядку их расположения в книге, а после создания перечня выделить его, открыть меню Таблица: Сортировка текста и отсортировать По возрастанию. Далее нужно открыть второй сборник. К тем произведениям, которые уже есть в перечне, добавить ссылку на второй сборник, недостающие вставить и дать ссылку. Ссылки вставляются в виде 1. 2. 3. и пр., поэтому, как уже говорилось ранее, лучше их разделять пробелом и двумя запятыми, чтобы в конце работы можно было быстро заменить сочетание <.,, > на <, >.
NB! Составление такого указателя целесообразно для небольших библиографий. Если количество произведений писателя очень велико, и они часто повторяются в различных сборниках, если вы хотите создать единый алфавитный указатель произведений как для авторских сборников, так и для периодики, то вы рискуете очень сильно увеличить файл и лишиться набранного текста, так как файл может не открыться. Поля занимают много места, а перекрестные ссылки в тексте еще больше перегружают файл. Например, удалось создать алфавитный указатель для 100 сборников, произведения в них повторялись от 1 до 40 раз. Но дальнейшие попытки включить в указатель периодику привели с утрате последней редакции текста. В него входило 3500 описаний. Опасность перегрузки файла можно заметить, когда начинаются затруднения с перемещением со страницы на страницу, а также сбой автонумерации в конце файла при перелистывании текста.
В связи со всем вышеизложенным, советуем большие и сравнительно сложные библиографические указатели создавать в базах данных. Word изначально не предназначен для таких сложных задач. И, как вы уже убедились, требуется придумывать обходные пути, чтобы получить желаемое.

В этой статье рассмотрим эффективный механизм использования автоматических ссылок в документе Word. Это может пригодиться тем, кто использует в тексте документа (статьи, реферата, диплома или диссертации) ссылки на список литературы в конце документа.

Автоматические ссылки — это указатели (числа) в тексте, которые можно легко обновить в случае, если поменялась последовательность источников, на которые ссылаются эти указатели. Например, в случае ручной нумерации, если был удален источник №20 из 120   существующих, то придется вручную заменить в тексте ссылки на 100 источников, следующих за удаленным. При автоматической нумерации после удаления одного источника все идущие за ним автоматически станут меньше на единицу, и т. д.

Используемый в данной статье способ оформления автоматических ссылок на литературу предполагает указание ссылок в квадратных скобках типа [N], где N — номер источника в списке литературы в конце публикации. Такой способ нумерации принят в статьях для украинских  научных журналов, студенческих курсовых и дипломных работах.

Для использования этого способа список литературы в конце публикации оформим с использованием автоматической нумерации. Gроще говоря, с помощью нумерованного списка, созданного штатными свойствами Word.

Чтобы сделать автоматическую ссылку на источник в Word 2007 или более новом, выполняем следующее:

1) переводим курсор в любое место текста в первом пункте списка литературы (например, на название)

2) переходим на ленту «Вставка», далее выбираем «Закладка». Появилось окно добавления закладки, в котором необходимо ввести имя закладки и нажать кнопку «Добавить». Наименование закладки может быть любое, но не более 40 символов, не содержащее пробелов и других спецсимволов (кроме знака подчеркивания). Называть закладку удобнее всего по фамилии автора и паре ключевых слов из названия статьи, например «Hashim_IT_decision_making». Если вы уверены, что данного автора у вас только одна статья, то можно оставить только фамилию.

Можно создать закладки сразу на все источники, а затем перейти к проставлению ссылок на них в тексте.

3) В тексте, в месте, где нужно сослаться на вышеуказанную статью, вставляем квадратные скобки без пробела и ставим курсор между ними.

4) Теперь, чтобы поставить автоматическую ссылку, необходимо сделать перекрёстную ссылку на установленную закладку.

Для этого переходим на ленту «Вставка», нажимаем «Перекрестная ссылка». Появилось окно, в котором в списке «Тип ссылки» нужно выбрать «Закладка», а в списке «Вставить ссылку на» — выбрать «Номер абзаца». Выбираем имя созданной закладки и нажимаем «Вставить».

Внутри квадратных скобок появилась цифра 1, что соответствует порядковому номеру этой публикации в списке литературы.

Для того, чтобы ссылки в тексте автоматически обновились, нужно выполнить два действия:

1) Выделить весь текст, в котором следует перенумеровать ссылки. Будьте осторожны с выделением текста во всем документе (Ctrl+A). Word расценивает автоматическое оглавление как набор ссылок, поэтому если выделить его вместе с текстом, оглавление обновится тоже.

2) Нажать F9

После нажатия на F9 ссылки в тексте обновятся и приобретут значение, соответствующее нахождению источников в списке литературы.

Если вы удалили источники из списка, не поленитесь после обновления просмотреть весь документ еще раз. «Подвешенные» ссылки на несуществующий источник станут обозначены как «Ошибка, закладка не найдена». Не забудьте удалить их из основного текста.