Word создать не изменяемый

Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.

Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.

Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.

После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.

Нажмите «Файл».

В самом низу меню выберите «Опции».

На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».

Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».

Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.

Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:

Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).

Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.

Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:

Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»

Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.

Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»

вы можете отредактировать надпись заполнителя:

Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:

Свойства окна для выбора даты:

Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:

В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:

И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.

Дано: частично заполненный официальный бланк документа (например, бланк письма) в редакторе Microsoft Word 2016.
Задача: необходимо в данном бланке защитить часть текста от редактирования, например, шапку с реквизитами организации, а также положение даты и номера документа и блока, где должно указываться кому адресовано письмо. Вся нижняя область документа должна быть доступна для заполнения в свободном формате (вставка текста, таблиц или любого другого содержимого письма).

Решение оказалось не настолько очевидным, как я предполагала. В итоге использовала механизм группировки блоков (см. последний способ в конце документа).
Первое, что пришло в голову, это использовать парольную защиту документа. Хотя она всё-таки подходит больше для защиты всего документа (т.е. чтобы защитить от редактирования весь документ и разрешить изменять лишь некоторые области).
Поясню, почему данный способ мне не подошел.

Допустим есть следующий документ:

Требования к бланку документа следующие:

Итак, попытка первая — установка пароля на документ с разрешением редактирования некоторых областей.
Переходим на вкладку «Рецензирование» — блок «Защитить» — нажимаем кнопку «Ограничить редактирование«.
В открывшемся блоке настроек ставим параметр «Разрешить только указанный способ редактирования документа» и в раскрывающемся списке «Только чтение«.
Далее выделяем текст, который можно редактировать (с использованием Ctrl), и щелкаем «галку» «Все» в блоке «Исключения«:

Теперь можно нажать кнопку «Да, включить защиту» и установить пароль.
Таким образом, редактировать можно будет только те области, которые были ранее выделены.
Однако шаблон документа с таким способом редактирования был отвергнут пользователями из-за некрасивой подсветки редактируемых полей и квадратных скобок. После защиты поля подсвечивались желтым цветом:

В принципе не плохо для небольших полей, вроде номера и даты документа, но желтая подсветка для большого свободного поля ввода не подходила пользователям.

Попытка вторая — установка пароля на документ с разрешением заполнения полей форм.
При использовании полей форм ввода можно скрывать их подсветку, однако у них есть недостаток: при включении защиты эти поля нельзя форматировать, т.е. нельзя устанавливать жирность, курсив, не говоря уже о вставке таблиц.
Вот этот способ:
Переходим на вкладку «Разработчик» (если ее нет, то в параметрах программы в блоке «Настроить ленту» ставим «галку» напротив пункта «Разработчик»).
Теперь выделяем первый фрагмент текста, который нужно разрешать редактировать и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» выбираем кнопку «Форматированный текст«:

На месте выделенного текста появится блок, как показано на рисунке. Теперь нажимаем кнопку «Свойства» на ленте и тут можно указать, чтобы границы блока вообще не отображались, а также установить подсказку:

В итоге таких настроек элемент будет выглядеть примерно так:

После установки таких полей на все нужные фрагменты можно включать парольную защиту, только в блоке ограничений вместо пункта «Только чтение» нужно выбрать «Ввод данных в поля форм«:

Тоже хороший вариант для небольших полей и некрасивой подсветки нет, однако при включении пароля, у документа отключается возможность форматирования (кнопки не активны и горячие клавиши тоже не работают, хоть и был задан элемент управления «Форматированный текст»):

Таким образом, данный вариант тоже не подходит для нашей задачи.

После различных экспериментов нашелся один интересный вариант защиты блоков текста без использования паролей.
Для этого нам понадобиться кнопка «Группировать» на вкладке «Разработчик«:

Итак, открываем бланк документа, выделяем блок текста, который нужно защитить от редактирования, и нажимаем кнопку группировать:

Теперь блок нельзя редактировать.
Если же включить режим конструктора, то увидим блок группы:

Для надежности, чтобы пользователь не мог удалить этот блок, переходим в свойства группы (по кнопке «Свойства«) и ставим «галку» «Элемент управления содержимым нельзя удалить«:

Для включения редактирования обратно нужно сделать всё в обратном порядке: снять галку запрета удаления и разгруппировать блок.

Таким образом, защиту шапки можно сказать сделали. Такую защиту пользователь может снять, однако многие просто не знают, как это сделать.

Теперь рассмотрим вариант защиты расположения блоков даты и номера документа с возможностью ввода в них данных.

Для удобства ввода и сохранения линий подчеркивания сделаем для данного блока следующую таблицу:

В места ввода даты и номера документа, а также блок «Кому» вставляем поля ввода:

В свойствах полей указываем, что их нельзя удалить (см. скрин выше в статье).
Теперь нужно защитить саму таблицу от изменения: выделяем всю таблицу и нажимаем уже известную нам кнопку «Группировать«, а также ставим в свойствах защиту от удаления:

Сохраняем полученный документ. Теперь его можно отдавать пользователям. Они будут заполнять бланк, не меняя основных защищенных элементов, например:

При печати документ будет выглядеть так, как и задумывалось:

Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.

АрхивОфис

Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. (Из справки Word)

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют «рыбами». Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

Итак, приступим.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню «Файл» (File) и выберем команду «Сохранить как…» (Save as…). Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором нам надо выбрать в поле «Тип файла» (Save as type) тип «Шаблон документа» (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка «Шаблоны», в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку «Сохранить».

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО «БЕЛЫЕ НОЧИ». Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке «Рисование» (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку «Линия» (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

Обратите внимание: возможно, у вас будет вставлено так называемое полотно — пунктирная область вставки фигур/рисунков. Чтобы предусмотрительно избавиться от вставки полотна, зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options). Щелкните вкладку «Общие» (General) и снимите галочку с опции автоматического создания полотна при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Щелкаем «OK» и закрываем окно «Параметров» (Options).

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка «Тип линии» (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль «Заголовок 1» (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую «шапку». Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под «шапкой» дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Дата и время» (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле «Обновлять автоматически» (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Поле» (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области «Категории» (Categories) выберите «Автоматизация» (Document Automation). В области «Поля» (Field names) выберите команду MacroButton. В области «Сообщение» (Display text) наберите текст «Вставить ФИО получателя» и нажмите OK.

Строго говоря, в области «Имя макроса» следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options) и на вкладке «Вид» (View) в группе «Показывать» (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню «Файл» (File) и выбрать команду «Создать» (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию «Общие шаблоны» (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете «OK». Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

Иногда нужно документ Ворд защитить от редактирования. Это может быть весь документ, либо его часть, это зависит от ваших нужд. Если в части документа запретить изменение, то то она останется неизменной, в то время, как другую часть можно будет изменять. Приступим к изучению.

Оба метода проверялись в Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.

• Как запретить редактирование, через разрыв документа
• Как запретить редактирование, через форматированный текст

Как запретить редактирование, через разрыв документа

В этом методе мы сделаем разрыв документа, и в оставшейся части запретим вордовский файла к редактирванию.

Шаг 1.

Поставьте курсор перед той частью документа Microsoft Word, в которой мы хотим заблокировать изменения. Перейдите на вкладку «Разметка страницы», кликните по кнопке «Разрывы» в разделе «Параметры страницы» и выберите «Текущая страница». Таким образом вы обозначите начало защищенной части. Затем, таким же образом укажите конец запрета редактирования.

Шаг 2.

Откройте вкладку «Рецензирование», выберите в разделе «Защитить» кнопку «Ограничить редактирование».

В Word 2007: вкладка «Рецензирование» — «Защитить документ» — «Ограничить форматирование и редактирование».

Шаг 3.

Переходим к работе с окном «Ограничить редактирование» в файле Word.

1. Ставим галочку «Разрешить только указанный способ редактирования документа»
2. В выпадающем списке ниже выбираем «Ввод данных в поля форм»
3. Под ним нажимаем на ссылку «Выбор разделов»
4. В открывшемся окне «Защита раздела» галочками отмечаем те разделы файла, которые мы защищаем от редактирования.
5. Когда отмечены нужны разделы жмем на кнопку «ОК»

Шаг 4.

В окне «Ограничить редактирование» перейдите к пункту «Включение защиты» и нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Шаг 5.

В окне «Включить защиту» указываем и подтверждаем пароль, если нужен, и жмем на кнопку «ОК».

Шаг 6.

Когда вы все это проделали, сохраните документ Ворд.

Это первый метод, позволяющий в Ворде исключить возможность редактирования документа.

Как запретить редактирование, через форматированный текст

Если вы делали все по первому методу, то согласитесь, не просто понять какие разделы нужно отметить галочками, чтобы запретить редактирование файла Word. Второй метод будет попроще.

Прежде всего вам нужно убедиться, что на вашей ленте в Ворд есть вкладка «Разработчик». Если у вас ее нет, тогда прочтите здесь как вкладку «Разработчик» отобразить в Word >>>

Шаг 1.

Выделите ту часть файла, которую вы желаете защитить от возможности изменить. Затем на вкладке «Разработчик» нажмите на значок «Элемент управления содержимым Форматированный текст».

В Word 2007 этот значок называется «Элемент RTF».

Шаг 2.

В том же разделе «Элементы управления» нажмите на иконку «Свойства».

Шаг 3.

В открывшемся окне «Свойства элемента управления содержимым» нам необходимо заполнить следующие пункты:

• Укажите «Название»
• Поставьте две галочки в разделе «Блокировка»: «Элемент управления содержимым нельзя удалить» и «Содержимое нельзя редактировать».

Нажмите кнопку «ОК».

Шаг 4.

На вкладке «Рецензирование» либо «Разработчик», в разделе «Защитить» кликните по иконке «Ограничить редактирование».

В Word 2007: вкладка «Рецензирование» либо «Разработчик» — «Защитить документ» — «Ограничить форматирование и редактирование».

Шаг 5.

В открывшемся окне «Ограничить редактирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей» и нажмите кнопку «Да, включить защиту».

Шаг 6.

В окне «Включить защиту» указываем и подтверждаем пароль, если он вам нужен, и жмем на кнопку «ОК».

Шаг 7.

После всех проделанных манипуляций, сохраните ваш документ Ворд.

Выполнив те же действия, можно снять запрет на изменение текста .

На этом все. В комментариях можете поделиться мнениями, кому показался первый или второй метод более удобным.

Немного юмора:

— Рабинович, какие газеты Вы выписали на этот год?
— А зачем? Интернет ведь есть…
— Я дико извиняюсь, а в туалет Вы с клавиатурой ходить будете?

2 — 2003

Смешная правда жизни

Шлите письма бочками

Создание неизменяемой части письма для рассылки

Создание формы для документа слияния

Определение или получение данных для слияния

Вставка поля слияния в документ

Объединение данных и формы в документ слияния

Финиш первого этапа

Когдато, в почти забытые советские времена, была на нашем
единопрограммном телевидении передача с чудным названием «Удивительное — рядом».
Это словосочетание раз за разом приходит на ум при виде того, как используются
возможности «главного» (фактически — единственного) офисного пакета и его основного
«игрока» — Word. При этом, правда, в ассоциативном ряду мелькает и еще одно
выражение: чтото о том, как заколачивают гвозди неким оптическим инструментом.
Впрочем, обо всем по порядку…

Смешная правда жизни

Лет пять тому назад, работая над рекламным справочником страничек эдак в шестьсот,
мне пришлось убить почти неделю на программирование корректного переноса информации
из базы данных в верстку. Когда задача была решена, и я в минуту счастливого
отдохновения лениво перелистывал Help (ну хобби у меня такое — Help читать J!)
и… чуть не вывалился из кресла, когда увидел там описание встроенной (!) функции
Word, позволяющей решить подобную задачу в пять минут и без всякого программирования!

Этот случай так меня поразил, что, засучив рукава, я стал просматривать вордовскую
справку уже не от нечего делать, а с учетом задач, которые приходится регулярно
выполнять при допечатной подготовке изданий. И оказалось, что половиной тех
задач, которые я раньше выполнял в других программах, можно с успехом справиться,
как говорится, не отходя от Word: либо используя его встроенные функции, либо
минимально программируя на VBA (впрочем, называть программированием редактирование
записанного макроса, наверное, просто смешно).

Еще больше рассмешили меня результаты блицопроса среди моих знакомых — пользователей
программы Word, посвященного тому, как они используют этот удивительный пакет.
Оказалось, что практически все работают в лучшем случае с десятой частью возможностей,
предоставленных нам Биллом Гейтсом.

Немного поразмыслив, я пришел к выводу, что такое положение вещей, в принципе,
логично. Широкая распространенность пакета Word сыграла с ним злую шутку: большая
часть компьютерщиков воспринимает его как пакет для «чайников», а рядовым пользователям,
прошедшим обучение на скоропостижных компьютерных курсах, вопервых, никто
не рассказывал о скрытой мощи этой программы, а вовторых — оно им надо? Уверен,
что надо. Причем как тем, так и другим. Как и зачем — постараюсь объяснить в
серии статей, посвященных возможностям пакета Word.

Начнем знакомство с одной весьма полезной возможности программы Word, а именно
— с создания документов слияния.

Шлите письма бочками

Представьте себе стандартную офисную задачу — напечатать и разослать адресатам
сотни три писем одинакового содержания, меняя в каждом из них только адрес получателя,
его фамилию и персональное обращение типа «Уважаемый Петр Николаевич!», а затем
напечатать текст на ярлыках для наклейки на конверты либо на самих конвертах
и составить реестр почтовых отправлений. Угадайте с одного раза, что сделает
обычный пользователь?

Правильно! В лучшем случае создаст заготовку письма, а потом будет вносить туда
адресную информацию, распечатывая каждый полученный документ и, возможно, сохраняя
его как отдельный файл. Потом будет долго подписывать вручную конверты и напоследок
еще раз наберет тот же список адресов как реестр.

Такая работа не только требует много времени, но и неэффективна: если возникнет
необходимость новой рассылки по тем же адресам (но уже с другим текстом), придется
набирать всю информацию заново.

Между тем, используя встроенную возможность пакета Word — документ слияния это
можно сделать быстро, просто и, что самое главное, — однажды. А потом использовать
уже введенную информацию для новых рассылок.

Идея проста — разделить информацию в документе на постоянную и переменную. В
данном случае постоянной информацией будет текст письма (поскольку он одинаков
для всех адресатов), а изменяемой — информация об адресе, названии организации,
имениотчестве руководителя и т.д. Постоянная часть письма будет набрана непосредственно
в редакторе Word, а переменную мы будем получать из подключенной базы данных.

Думаю, что большинству читателей известен и термин база данных (БД), и то, что
собой такая база представляет. Но на всякий случай напомню: БД — это информация,
структурированная в таблицах по полям (колонкам) и записям (строкам). Простейший
случай — телефонный справочник, который содержит два вида информации, или два
поля: «фамилия_абонента» и «номер_телефона», то есть «Иванов»и «1234567».
Данные обоих полей составляют запись. Чем больше разных фамилий, тем больше
записей. Если в телефонной книге содержится информация о 100 абонентах — значит
в нашей базе данных 100 записей.

Еще проще это представить в виде таблицы, где колонки — это поля, а строки —
записи. Кстати, именно таблица и является способом местом хранения информации
в БД. Она так и называется — таблица базы данных.

Существуют весьма серьезные системы управления базами данных (СУБД), например
Oracle или FoxPro, но сейчас мы рассматривать их не будем. Отмечу лишь, что
стандартная СУБД содержит, кроме таблиц (где, собственно, и хранятся данные),
еще и запросы для получения информации, а также экранные формы для представления
этой информации в удобном виде и отчеты для вывода данных на печать.

Вернемся к пакету Word… Учитывая вышеизложенное, можем смело сказать, что, готовя
нашу рассылку, мы тем самым создаем отчет, куда можно подставлять переменную
информацию из таблицы БД. Сделаем мы это в четыре этапа:

1. Подготовим текст письма для рассылки (это неизменяемая часть нашего письма,
   набранная в редакторе Word).
2. Создадим из этого письма отчет для информации из БД.
3. Получим или введем переменную информацию для подстановки в отчет (то есть
   создадим новую базу данных или откроем уже существующую).
4. Объединим форму и данные – выведем на печать или создадим новый документ.

А теперь рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Создание неизменяемой части письма для рассылки

Для начала наберем в пакете Word постоянную часть письма для рассылки (рис.
1).

Теперь сохраним файл с именем «Рассылка_поздр_февр_2003». Знаю, знаю, поморщатся
сейчас некоторые коллеги, которые привыкли именовать файлы только латиницей…
Согласен, латиницей надежнее, но кириллицей — понятнее, а в данном случае, когда
файл будет использоваться исключительно на «родной» машине, это еще и более
эффективно.

Кстати, обратите внимание, что в имя файла включено не только его назначение,
но и время создания. Очень рекомендую поступать именно так. Через полгода вы
вряд ли вспомните, какой именно файл использовался для рассылки, если назовете
его, например, «Документ27», а предложенный способ именования позволит легко
найти этот документ.

Итак, неизменяемая часть письма готова. Туда, где сейчас в тексте письма подчеркивания,
в дальнейшем будет подставлена переменная информация.

Создание формы для документа слияния

Теперь создадим документ слияния. Выберем последовательность в меню Сервис
=> Слияние (рис. 2а), откроется диалоговое окно Слияние
(рис. 2б).

В нем есть три раздела — по одному на каждый этап работы. Начнем с первого —
Создать. Нам предлагается выбрать один из четырех вариантов документа слияния
или вернуться в режим обычного документа (последний вариант пока не доступен).

Документы на бланке… — в итоговый документ после каждой записи будет вставляться
разрыв страницы. Именно этот вариант нужен нам для создания писем на отдельных
листах.

Наклейки… — в итоговом документе на каждый лист будет выведено по несколько
наклеек с адресами получателей из нашей базы данных. Это пригодится для подготовки
наклеек на конверты.

Конверты… — информация на конверте — та же, что и на наклейках, только записи
выводятся не блоками, по несколько штук на странице, а по одной (печатаем конверт
с адресом получателя и информацией об отправителе: обратный адрес, логотип и
т.д.).

Каталог… — при таком способе все записи из БД в итоговый документ будут выводиться
подряд, без разрывов страниц. Так мы создадим и распечатаем реестр нашей рассылки.

Итак, выбираем Документ на бланке и видим окно, которое предлагает создать
либо документ на основе активного окна, либо новый основной документ (рис.
2в). Разница между ними заключается в том, что в первом случае для создания
документа слияния используется уже созданный и открытый документ, а во втором
— будет создан новый документ в отдельном окне. Поскольку мы уже подготовили
наше письмо, то выберем вариант Активное окно. Теперь свяжем наше письмо (фактически
— форму БД) с собственно базой данных.

Определение или получение данных для слияния

Строго говоря, источником данных может быть любая структурированная в таблицу
информация из Word, Excel, Access, FoxPro и т.д. Можно использовать уже существующую
БД, или создать новую. Второй вариант — предпочтительнее для обычного пользователя,
так как не требует знаний о СУБД (иногда — довольно серьезных), поскольку вся
информация будет храниться в обычном вордовском файле, организованном в виде
таблицы.

Итак, выбираем: Получить данные… => Создать источник данных… (рис.
3а). В появившемся диалоговом окне Создание источника данных (рис.
3б) нам предлагается выбрать или создать поля для ввода данных нашей рассылки.

Стандартный список предлагает «базовые» поля для рассылки, но в нем есть и поля,
которые нам не понадобятся, а какихто, наоборот, не хватает. Поэтому, чтобы
создать новое поле, например отчество получателя (его нет в стандартном наборе),
нужно в окошке ввода слева вверху ввести «Отчество» и нажать кнопку Добавить
поле. Новое имя поля будет добавлено в наш список. Не нужные в данной рассылке
поля легко удалить, указав имя поля в правом списке и нажав кнопку Удалить поле.

Порядок полей в списке справа можно изменять, выделив название поля и кликая
вверх или вниз на кнопках Порядок, но на самом деле это не столь важно, поскольку
поля можно вставлять в документ в любом порядке.

Кроме того, слева внизу есть еще кнопка MS Query…, которая предоставляет пользователю
практически неограниченные возможности для извлечения информации из БД с помощью
SQL (Structural Query Language) — языка запросов к базам данных). Но это уже
высший пилотаж, а нам пока предстоит научиться делать «взлетпосадку»…

Строго говоря, для программиста, работающего с СУБД, этап определения полей
является наиглавнейшим, поскольку от грамотного структурирования БД зависит
ее успешная работа в дальнейшем. Но в данном случае он не так важен. Один совет
— не увлекайтесь большим количеством полей: исходить следует из разумного минимума.
Тем более что структуру данных можгл изменить в любой момент.

Для данной рассылки нам нужно всего десять полей, а именно: «Обращение», «Фамилия»,
«Имя», «Отчество», «Инициалы», «Название организации», «Должность», «Адрес»,
«Город», «Страна», «Индекс». Как видите, мы удалили некоторые поля из стандартного
списка, но добавили несколько новых, както: «Отчество», «Инициалы», «Дата»
(зачем нужны эти поля вы скоро узнаете).

Обратите внимание на кажущуюся избыточность полей для адресата и адреса. Казалось
бы, гораздо проще определить одно поле «Фамилия_Имя_Отчество» с соответствующими
данными и одно поле «Адрес», куда включить всю информацию об адресе (индекс,
город и т.д.). Но такое вроде бы логичное решение неминуемо создаст серьезные
проблемы в будущем, поэтому настоятельно рекомендую определять поля и вводить
информацию как можно более дробно. Делать это нужно по очень простой причине:
если в дальнейшем потребуется выбрать записи только для одного города или для
одного почтового отделения, быстро справиться с задачей можно будет лишь при
условии, что эти данные находятся в отдельных полях. Сейчас это может показаться
вам неважным, но уж поверьте моему опыту — делать это рано или поздно придется,
а выбрать из полного адреса город или индекс, конечно, можно, но зачем вам эти
хлопоты? Тем более что такая операция требует довольно приличного знания строковых
функций СУБД и опыта программирования. Гораздо проще анализировать названия
городов и прочую информацию, если она изначально заложена в отдельных полях.

Когда все нужные имена полей определены, нажмите ОК. Word предложит нам указать
имя файла, в котором будут храниться данные для слияния (то есть таблицы с данными).
Имя может быть любым, но рекомендую использовать имя основного документа с добавлением
слова «данные». Например, имя нашего бланка рассылки «Рассылка_поздр_февр_2003»,
тогда имя файла данных должно быть таким: «Рассылка_поздр_февр_2003_данные».

После указания имени файла данных откроется окно выбора дальнейших действий
(рис. 3в). Можно перейти либо к правке файла данных, либо
к правке основного документа. Чтобы подготовить наше письмо к подключению данных,
выберем Правка основного документа.

Вставка поля слияния в документ

По завершении вышеописанных операций в строке меню редактора Word появится
новая панель инструментов «Слияние», а на ней — кнопки Добавить поле слияния,
Добавить поле Word, а также кнопки навигации (пока они неактивны) и прочие кнопки
управления работой с документом слияния. Кликнув по кнопке Добавить поле слияния,
мы увидим список со всеми именами полей, которые только что были определены
для наших данных (рис. 4).

Сейчас самое время вставить эти поля вместо подчеркиваний в письмо и посмотреть,
что получится. Итак, выделяем первое подчеркивание в письме, кликаем по кнопке
Добавить документ слияния и выбираем в нем Фамилия. Верхняя часть нашего письма
примет вид, как на рис. 5.

Продолжим вставлять поля вместо подчеркиваний туда, где в письме должна быть
соответствующая информация. В итоге мы должны получить следующий документ, изображенный
на рис. 6.

Пока в тексте стоят только имена полей, а не сама информация. Собственно, нам
пока больше и нечего видеть, потому что наша БД еще пуста. Самое время ее заполнить
информацией для рассылки. Кликнем по кнопке Правка источника данных панели инструментов
Слияние (рис. 7).

Назначение кнопок этого окна вполне понятно и не требует детальных объяснений.
Сюда нужно вводить данные, которые будут подставляться в наше письмо.

Одно замечание: если кликнуть по кнопке Источник, будет открыт файл с данными.
В нем можно редактировать и сами поля, и данные в этом файле. В принципе, это
равнозначно добавлению и редактированию записей в самом диалоговом окне, как
на рис. 7. После того как все желаемые данные введены, закроем
окно ввода данных. Теперь БД содержит информацию, которую можно посмотреть прямо
в документе.

На рис. 8 представлены два состояния нашего документа:
в режиме просмотра имен полей (рис. 8а) и в режиме просмотра
данных (рис. 8б). Переключение между этими режимами производится
кнопкой Поля/данные в панели Слияние.

Очень важно то, что информация, которая появляется в нашем документе, полностью
сохраняет форматирование соответствующих полей, вставленных в документ. Попробуйте,
находясь в режиме Поля (кнопка Поля/данные), выделить поле «Фамилия» и назначить
ему, например, красный цвет текста. Затем переключитесь в режим Данные (та же
кнопка). Вы увидите, что текст фамилии адресата тоже стал красным (в соответствии
с тем, как вы указали внешний вид для поля «Фамилия»). Эта возможность позволяет
эффективно и быстро изменять вид письма.

Рядом с кнопкой Поля/данные находится несколько кнопок навигации по записям
созданной нами БД. Конечно, чтобы перемещаться по записям, их количество должно
быть больше единицы. Как добавлять новые записи, мы уже рассмотрели.

После того как все желаемые данные занесены в БД, осталось объединить данные
и форму их представления в документе слияния.

Объединение данных и формы в документ слияния

Кликнем по кнопке Объединить…, и откроется диалоговое окно Слияние (рис.
9).

В нем мы можем указать, куда отправить созданный документ слияния: в новый документ,
на принтер или как электронное письмо. Кроме того, здесь же можно указать, какой
диапазон записей нам нужен. При этом записи можно указать либо по номерам, либо
(кликнув кнопку Отбор записей…) отобрать их по определенному критерию. Немного
поэкспериментировав с условиями отбора, вы наверняка быстро разберетесь что
к чему.

Самый простой и надежный вариант объединения записей — создать новый документ,
просмотреть его и только потом пустить на печать.

После команды на объединение будет создан новый документ, со всеми отобранными
записями, причем каждая из них будет отделяться от другой разрывом страницы
(как вы помните, именно такой вариант документа слияния мы выбрали). Таким образом,
если мы отобрали две записи, то наш итоговый документ будет выглядеть так, как
показано на рис. 10.

Нам остается только сохранить этот документ. Рекомендую назвать его так же,
как и основной, добавив в конце имени файла слово «сборка» или чтото в этом
роде: «Рассылка_поздр_февр_2003_сборка».

Настоятельный совет: никогда не посылайте создаваемый документ слияния прямо
на физический принтер. Дело в том, что при использовании данных не из созданной
нами БД, а из какойто другой (о том, как это сделать будет рассказано в следующих
статьях) мы не можем заранее знать, какого размера запись появится в нашем
документе слияния. Случается, что запись в какомто из полей настолько длинна,
что нарушает подготовленный нами макет итогового документа. Кроме того, при
подключении информации из внешних источников могут возникнуть и другие проблемы,
например если источник — таблица Excel, в одном из полей которой нет информации
(пустое поле), то последующие поля выводятся не туда и не так, как предполагалось.
Поэтому нужно обязательно просмотреть созданный документ слияния перед печатью
и при необходимости отредактировать его.

И еще одно замечание. В меню Назначение диалогового окна Слияние есть интереснейший
пункт Электронная почта, который позволяет отправить созданный документ по электронной
почте по тысячам адресов прямо из редактора Word. Как это сделать? Об этом вы
тоже узнаете в следующих публикациях.

Финиш первого этапа

Для начала — достаточно. Мы уже умеем создавать документы слияния из составленной
нами же таблицы БД и печатать итоговый документ. Но оптимальный вариант — не
морочить себе голову вводом большого количества информации, а использовать
уже существующие данные для создания собственных рассылок. Не стану утверждать,
что сделать это просто, но ничего невозможного нет. Было бы желание разобраться.

КомпьюАрт 2’2003

В ситуациях, когда над одним документом работает несколько человек, может понадобиться защита от редактирования Word, чтобы оставить текст документа без изменений. Этим вы покажете другим пользователям, что дальнейшее внесение правок в данный документ нежелательно.

В результате, программа ограничит редактирование документа, потому что он станет доступным только для чтения и в него нельзя вносить изменения.

Существует еще один способ защиты — установка пароля на документ Microsoft Word. Но это не защита документа от редактирования, так как зашифрованный документ становится недоступен для открытия без ввода правильного пароля. В этом случае, у пользователей не будет доступа к тесту документа.

Рассматриваемый нами способ: защита документа от редактирования, отличается от установки пароля на открытие документа Word, потому что мы предоставляем доступ к документу всем другим пользователям, а запрещаем только вносить изменения в текст файла. Кроме того, мы можем разрешить редактировать только отдельные участки текста документа, запрещая вносить изменения в другие части документа.

Из этого руководства вы узнаете, как предотвратить несанкционированные изменения в документе, используя функцию защита Ворд от редактирования. Также вы найдете инструкцию о том, как отключить защиту от редактирования в Word, если это ограничение больше не требуется.

Предложенные методы одинаково работают в разных версиях текстового редактора Microsoft Word: Word для Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Word 2007.

Как включается защита документа Word от редактирования

В некоторых ситуациях, нам необходимо в Ворд ограничить редактирование, чтобы запретить изменение текста документа другими пользователями. При этом, документ Word можно открыть, но в него нельзя будет вносить правки.

Пройдите несколько шагов, чтобы задать ограничение:

1. Откройте документ MS Word на компьютере.
2. Войдите во вкладку «Рецензирование».
3. В группе «Защитить» щелкните по кнопке «Защитить».
4. В выпадающем меню нажмите «Ограничить редактирование».

1. Справа откроется панель «Ограничить редактирование».
2. В разделе «Ограничение на редактирование» установите флажок в пункте «Разрешить только указанный способ редактирования документа:».
3. Выберите способ ограничения редактирования «Только чтение».
4. В разделе «Включение защиты» нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

1. В окне «Включить защиту» в поле «Новый пароль (необязательно):» введите желаемый пароль, а в поле «Подтверждение пароля:» добавьте его снова.

Защита паролем от редактирования предполагает, что для снятия ограничений на редактирование содержимого документа Word, необходимо ввести правильный пароль, чтобы отключить защиту. Имейте в виду, что документ не зашифрован, поэтому пользователи-злоумышленники могут изменить файл и удалить пароль.

Если вы оставите пустыми поля для ввода пароля, то тогда для полного доступа к редактированию документа другому пользователю достаточно будет нажать на кнопку «Отключить защиту» в области «Ограничить редактирование».

Теперь документ доступен только для чтения.

Как ограничить редактирование в Word с разрешением редактировать часть документа

В ситуации, когда вам необходимо защитить от изменений только некоторую часть документа, вы можете использовать ограниченное редактирование в Ворде. В этом случае, часть документа можно будет редактировать как обычно, а другая часть будет защищена от внесения изменений.

Выполните следующие действия:

1. В окне открытого документа Word перейдите во вкладку «Рецензирование».
2. Нажмите на значок «Защитить» в группе «Защитить».
3. Выберите параметр «Ограничить редактирование», который открылся в выпадающем меню.
4. В области «Ограничить редактирование» установите флажок в параметре «Разрешить только указанный способ редактирования документа».
5. В списке ограничений на редактирование выберите пункт «Только чтение».
6. Выделите те части документа (заголовки, абзацы, предложения или слова), которые можно будет редактировать.

Чтобы за один раз выделить участки текста в разных местах документа Word, нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», а затем выделите нужные части с помощью левой кнопки мыши.

1. В опции «Исключения (необязательно)» необходимо выбрать пользователей, которым разрешено вносить изменения в содержимое документа. Выберите группу «Все», установив флажок напротив этой настройки.

1. Щелкните по кнопке «Да, включить защиту».
2. В окне «Включить защиту» дважды введите пароль, чтобы защитить документ.

Как найти части документа, которые можно редактировать

В окне документа Word текст, доступный для редактирования, выделяется цветом и квадратными скобками.

Благодаря этому, вы можете визуально искать участки текста, которые можно редактировать. Чтобы быстро найти эти части документа необходимо открыть область «Ограничить редактирование».

В опции «Ваши разрешения» по умолчанию установлен флажок в пункте «Выделить области, которые я могу редактировать». Вы можете нажать на кнопки «Найти следующую область, которую я могу редактировать» или «Показать все области, которые я могу редактировать», чтобы переместиться в другую часть документа.

Как в Word снять защиту на редактирование документа

Если ограничения для редактирования документа Word перестали быть актуальными, вы можете снять защиту на редактирование, чтобы все пользователи имели возможность работать с этим файлом.

Защита документа Word от редактирования включена, рассмотрим шаги как снять эти ограничения:

1. После открытия документа Word войдите во вкладку «Рецензирование».
2. Нажмите «Защитить» в группе «Защитить».
3. Выберите «Ограничить редактирование».
4. В области «Ограничить редактирование» нажмите на кнопку «Отключить защиту».

1. В окне «Снятие защиты» введите пароль.

После выполнения этих действий все пользователи могут редактировать данный документ MS Word.

Получение доступа к полной копии защищенного документа

Существует простой способ обойти ограничение на редактирование и получить полную копию защищенного документа.

Сделайте следующее:

1. Откройте документ Word, в котором запрещено редактирование.
2. Нажмите на клавиши «Ctrl» + «A», чтобы выделить все содержимое документа.
3. Скопируйте выделенный документ.
4. Откройте новый документ Word, а затем вставьте туда скопированные данные.
5. В результате, у вас появится полная копия исходного документа, которую вы можете редактировать.

Как получить копию файла Word с помощью Документов Google

Сейчас мы посмотрим, как снять защиту в Ворде на редактирование, используя Google Документы (Google Docs).

Пройдите шаги:

1. Откройте Документы Google, а затем нажмите «Пустой файл».
2. В окне «Новый документ» войдите в меню «Файл», выберите «Открыть».
3. В окне «Откройте файл» перейдите во вкладку «Загрузка».
4. Выберите документ Word на компьютере или перетащите его в специальную область.
5. Содержимое документа доступно для редактирования в интерфейсе Документов Google.

Вы можете сохранить документ, чтобы продолжить редактирование на своем устройстве.

1. Зайдите в меню «Файл».
2. В контекстном меню сначала выберите «Скачать», а потом «Microsoft Word (DOCX)».

Откройте файл Word на компьютере, теперь его можно редактировать.

Выводы статьи

Некоторым пользователям во время работы с документом Word необходимо ограничить редактирование всего документа или его отдельных частей. В программе Microsoft Word имеется функция защиты от редактирования, которой вы можете воспользоваться из параметров приложения. Если нужда в подобном ограничении отпала, вы узнали, как в Ворде отключить защиту от редактирования, чтобы документ снова стал доступен для внесения изменений.

Защита от редактирования документа Word (видео)