Word коллекция стандартных блоков

Коллекция стандартных блоков.

Коллекция
стандартных блоков позволяет пользователям
выбирать блоки для вставки в документ
из списка стандартные
блоки документа
. Стандартный
блок — это часть содержимого, созданная
для многократного использования,
например общий титульный лист,
отформатированная таблица или
заголовок.Дополнительные сведения см.
в разделе
тип BuildingBlockGalleryContentControl. Дополнительные
сведения о стандартных блоках документа
см. в разделе Новые
возможности для разработчиков в Word
2007.

Check Box

«Флажок»
представляет собой элемент пользовательского
интерфейса, отображающий одно из двух
состояний: выделено или пусто.

В
отличие от других типов элементов
управления содержимым, Visual Studio Tools for
Office (cреда выполнения) не предоставляет
специальный тип, представляющий элемент
управления содержимым «флажок». Иначе
говоря, тип CheckBoxContentControl не
существует. Тем
не менее, можно создать элемент управления
содержимым «флажок», программно
добавив в документ универсальный
шаблон ContentControl. Дополнительные
сведения см. в разделе Элементы
управления checkbox в проектах слова.

Combo Box

Поле
со списком используется для вывода
списка элементов, которые могут выбирать
пользователи. В
отличие от раскрывающегося списка, поле
со списком позволяет пользователям
добавлять собственные элементы. Дополнительные
сведения см. в разделе тип ComboBoxContentControl.

Управляющий элемент выбора даты.

Управляющий
элемент выбора даты предоставляет
календарь пользовательского интерфейса
для выбора даты. Календарь
появляется, когда пользователь щелкает
стрелку раскрывающегося списка элемента
управления. Можно
использовать региональные календари
и различные форматы даты. Дополнительные
сведения см. в разделе
тип DatePickerContentControl.

Раскрывающийся список

Раскрывающийся
список используется для вывода списка
элементов, которые могут выбирать
пользователи. В
отличие от поля со списком, раскрывающийся
список не позволяет пользователям
добавлять или изменять элементы. Дополнительные
сведения см. в разделе
тип DropDownListContentControl.

Группа

Элемент
управления группой определяет защищенную
область документа, которую пользователи
не смогут изменять или удалять. Элемент
управления группой может содержать
любые элементы документа, в том числе
текст, таблицы, графики и другие элементы
управления содержимым. Дополнительные
сведения см. в разделе тип GroupContentControl.

Рисунок

Элемент
управления рисунка выводит
изображение. Изображение
можно указать во время разработки или
выполнения. Пользователи также могут
щелкнуть элемент управления, чтобы
выбрать изображение для вставки в
документ. Дополнительные
сведения см. в разделе тип PictureContentControl.

Текст в формате rtf

Элемент
управления текстом в формате RTF содержит
текст или другие элементы, такие как
таблицы, картинки или другие элементы
управления содержимым.Дополнительные
сведения см. в разделе тип RichTextContentControl.

Обычный текст

Элемент
управления обычным тестом содержит
текст. Элемент
управления обычным текстом не может
содержать других элементов, таких как
таблицы, картинки или иных элементов
управления содержимым. Кроме
того, весь текст в элементе управления
обычным текстом одинаково
отформатирован.Например, при выделении
курсивом одного слова в предложении,
находящемся в элементе управления
обычным тестом, курсивом выделяется
весь текст в элементе управления. Дополнительные
сведения см. в разделе тип PlainTextContentControl.

Соседние файлы в папке программирование_1

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Использование стандартных блоков

О стандартных блоках

Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).

Word 2010 содержит встроенные стандартные блоки. Эти блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.

Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.

Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта — надписи.

Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.

Стандартные блоки Word 2010 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин «автотекст» иногда применяется и при работе в Word 2010. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано «добавление автотекста».

Создание стандартного блока

  1. Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
  2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков (
    рис.
    4.11). Или нажмите комбинацию клавиш Alt+F3.

  3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока (
    рис.
    4.12) введите и выберите необходимые параметры.

  4. В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.
  5. В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки (см.
    рис.
    4.11).
  6. В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положения блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегчает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки (см.
    рис.
    4.11).
  7. В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.
  8. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.
  9. В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2010 появится запрос на сохранение изменений в файле стандартных блоков (
рис.
4.13). Нажмите кнопку Сохранить.

Вставка стандартного блока в документ

  1. Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.
  2. Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.
  3. Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке (
    рис.
    4.14) и щелкните по нему мышью.

  4. Для вставки в документ блока из произвольной коллекции выберите команду Организатор стандартных блоков (см.
    рис.
    4.14).
  5. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков (
    рис.
    4.15) найдите нужный блок и нажмите кнопку Вставить. Для удобства поиска можно сортировать блоки по именам, коллекциям, категориям, шаблонам и описанию. Для сортировки щелкните по соответствующей кнопке. Например, щелкните по кнопке Имя, чтобы отсортировать блоки по именам.

Экспресс-блоки

С помощью коллекции экспресс-блоков можно создавать, сохранять и искать повторно используемые фрагменты содержимого, в том числе автотекст, свойства документа (название, имя автора и т. п.) и поля.

В этой статье

Откройте коллекцию экспресс-блоков. В приложении Word выберите Вставка > Экспресс-блоки.

Автотекст

Автотекст — это повторно используемое содержимое, которое можно хранить и вставлять в документ многократно. Чтобы открыть коллекцию автотекста, выберите пункт Автотекст. Чтобы сохранить автотекст в этой коллекции, выделите текст, который вы хотите использовать повторно, и выберите пункт Автотекст, а затем — Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста. Заполните данные нового стандартного блока, и вы сможете использовать сохраненный фрагмент многократно.

Свойство документа (только в Word)

Выберите пункт «Свойство документа», чтобы выбрать из списка свойство, которое можно вставить в документ. Заполните поле свойства документа, чтобы создать свойства, которые станут неотъемлемой частью документа.

Поле (только в Word)

Используя коды полей, добавьте поля, в которых можно хранить автоматически обновляемые сведения, такие как время, название, номера страниц и т. д.

Диспетчер стандартных блоков (только в Word)

Выберите пункт Организатор стандартных блоков, чтобы просмотреть все стандартные блоки, доступные в Word. Вы также можете редактировать свойства, удалять и вставлять стандартные блоки.

Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков

Выделите фразу, предложение или другой фрагмент в документе. На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки, а затем выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.

Сохранив выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков, вы сможете использовать его повторно. Для этого нужно нажать кнопку Экспресс-блоки и выбрать его в коллекции.

Использование экспресс-блоков и автотекста в Word

С помощью коллекции кратких частей можно создавать, хранить и повторно использовать элементы содержимого, включая автотекст, свойства документа (например, заголовок и автор) и поля. Эти многоязвные блоки содержимого также называются «блоками». Автотекст — это распространенный тип building block, который хранит текст и рисунки. Для поиска или изменения нужного блока можно использовать организатор.

Чтобы открыть коллекцию экспресс-боков, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.

В этой статье

Выделите фразу, предложение или другой фрагмент документа, который нужно сохранить в коллекции.

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков, если нужно, измените имя и добавьте описание, а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание: Чтобы сохранить выделенный фрагмент как автотекст, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Автотекст, а затем — Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.

Выделите фразу, предложение или другой фрагмент документа, который нужно сохранить в коллекции.

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков, если нужно, измените имя и добавьте описание, а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание: Чтобы сохранить выделенный фрагмент как автотекст, в поле Коллекция в раскрывающемся списке выберите пункт Автотекст.

Экспресс-блоки в MS Word – легкое управление шаблонами документов

Экспресс-блоки упрощают работу с текстовым редактором

Если вам достаточно часто приходится иметь дело с набором текстовых документов выполненных по какому-либо стандарту, то вам должно быть уже хорошо знакома такая замечательная функция текстового редактора MS Word, как экспресс-блоки. С их помощью мы можем заранее настроить ряд часто употребляющихся “смысловых блоков” документа (титульного листа, шапки, стилистики подписей и т.п.), а затем, просто собирать готовый документ из этих блоков, как конструктор Lego.

Особенно хорошо освоить экспресс-блоки MS Word тем, кому по работе часто приходится иметь дело с формами и отчетами. Конечно у вас уже наверняка имеются своеобразные “шаблоны” типовых документов, лежащие где-то на жестком диске компьютера, однако освоив нехитрую технику работы с экспресс-блоками изложенную в этой статье, вы сможете значительно упростить свою работу и оставить больше времени на чай и перекуры 🙂

word-шаблон для реквизитов организации

Пример шаблона который всегда нужен под рукой – реквизиты организации

Создание экспресс-блоков в MS Word

Для начала разберем чисто практический пример часто используемого шаблона – подпись руководителя и реквизиты компании. Откуда обычно вы берете эти данные? Большинство даже квалифицированных пользователей MS Word просто копирует их из другого документа. Но давайте уже будем рациональны!

Первым делом создайте новый документ MS Word и скопируйте туда нужный текст вашего будущего шаблона экспресс-блока. Все выглядит идеально? Тогда продолжаем.

как создать экспресс-блок в MS Word

Создаем новый экспресс-блок в MS Word и прощаем себе жизнь

Выделяем нужный фрагмент текста целиком, затем на панели “Вставка” в группе “Текст” находим инструмент “Экспресс-блоки” и щелкаем на него. В раскрывшемся списке выбираем последний пункт “Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков”.

В появившемся окне вводим осмысленное имя для создаваемого экспресс-шаблона, чтоб не запутаться в дальнейшем, при необходимости описание, в поле “Сохранить в” выбираем Normal.dotm

создаем шаблон для текстового блока в MS Word

Теперь нажимаем “Ок”. Поздравляю, экспресс-блок создан!

Проверим как это работает: закроем MS Word и откроем его снова. Создадим новый документ и снова перейдем на панель “Вставка”, где щелкнем по инструменту “Экспресс-блоки”.

В списке экспресс-блоков появился и наш шаблон. Щелкните по нему мышью, и его содержимое тотчас появится в документе на том месте, где установлен курсор мыши.

Создание шаблонов экспресс-блоков в ворде

Только что созданный экспресс-блок появился на панели инструментов.

Таким же образом вы можете сделать любое количество экспресс-шаблонов для текстового редактора MS Word, было бы только желание…. или рабочая необходимость!

В первой части этой публикации мы познакомились с основами использования стандартных блоков Microsoft Word 2010 и подробно разобрали параметры, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Теперь мы рассмотрим более тонкие и частные приемы работы со стандартными блоками:

  • дополнительные коллекции блоков, их добавление на ленту и использование для упорядочивания большого количества блоков;
  • использование стандартных блоков в  элементах управления содержимым;
  • возможности централизованного развертывания стандартных блоков.

Используем дополнительные галереи для упорядочивания большого количества стандартных блоков

Предположим, вы пользуйтесь стандартными блоками регулярно. Со временем их накопилось много. Галерея, которая вызывается кнопкой Экспресс-блоки, стала неповоротливой. Группировка по категориям, о которой мы упоминали в первой части публикации, уже не спасает. Что делать?

В такой ситуации стоит вспомнить о коллекциях блоков, которые не представлены на ленте: их названия начинаются в русской версии Word со слова «Настраиваемый» (рис. 1). Добавим эти дополнительные коллекции на ленту и приспособим для более комфортного упорядочивания пользовательских блоков.

*

Рис. 1. Наряду со стандартными коллекциями, которые отображаются на ленте, Word содержит и дополнительные коллекции, названия которых начинаются со слова «Настраиваемый».

Подключить дополнительные коллекции в Microsoft Word 2010 совсем просто. Ведь теперь пользователи могут самостоятельно настраивать ленту. Тех, кто пока не знаком с этим новшеством, отсылаем к развернутой статье «Как настроить ленту и панель быстрого доступа в Microsoft Office 2010».

Общая логика действий по решению поставленной задачи выглядит так:

  1. Командой Файл – Параметры откройте диалог настройки программы и перейдите в раздел Настройка ленты (рис. 2). Если вам необходимы более подробные инструкции по работе в этом разделе, вы найдете их в упомянутой выше статье.
  2. *
    Увеличить рисунок

    Рис. 2. Раздел Настройка ленты диалога Параметры Word.

  3. Используя элементы управления этого раздела, добавьте новую группу на вкладку Главная. Например, мы назвали ее Блоки и поместили у левого края ленты перед группой Буфер обмена (рис. 3). Сейчас большинство офисных мониторов вмещают не менее 1280 точек в ширину. При таком размере экрана новая группа не создаст сложностей в работе со встроенными группами, которые сдвинутся вправо.
  4. Добавьте в созданную группу три команды: Экспресс-блоки, Настраиваемая коллекция 1 и  Настраиваемая коллекция 2. Первая команда дублирует галерею вкладки Вставка, с которой мы много работали в первой части нашей публикации. Вторая и третья команды на стандартной ленте отсутствуют, поэтому ищите их в разделе Команды не на ленте.
  5. После добавления команд измените их подписи и значки. Для этого выделите редактируемую кнопку и щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню. Из него выберите команду Переименовать. В нашем примере имя Экспресс-блоки заменено на Главное, Настраиваемая коллекция 1 – на Ответы (условно примем, что здесь аккумулируются заготовки для писем-ответов клиентам), Настраиваемая коллекция 2 – на Архив (это блоки, оставшихся от прежних проектов – по принципу «и глаз мозолят, и выбросить жалко»). Подобрав значки и закрыв диалог настройки, получаем итоговый вид группы, представленный на рис. 3.
  6. *

    Рис. 3. Результат настройки: у левого края вкладки Главная появилась новая группа Блоки, включающая три галереи.

  7. Любым удобным способом откройте Организатор стандартных блоков. В нем измените параметры блоков, которые требуют переноса во вторую и третью галереи. Для этого в диалоге изменения свойств нужно задать новое значение поля Коллекция. Например, если блок относится к Ответам, установите ему коллекцию Настраиваемый 1, если к АрхивуНастраиваемый 2 и т. п.

В дальнейшем блоки можно сразу добавлять в нужную галерею. При этом важно не забывать зависимость, какая коллекция соответствует той или иной кнопке. Эту взаимосвязь всегда можно «подсмотреть», если навести мышь на  галерею: во всплывающей подсказке отобразится ее техническое имя (рис. 4).

*

Рис. 4. Всплывающая подсказка переименованной команды отображает ее техническое имя.

Ориентироваться в большом массиве стандартных блоков, после того, как мы разбили их на группы, стало гораздо проще. Разумеется, дополнительные галереи можно разместить не только на вкладке Главная, но и на любой другой вкладке, а также на Панели быстрого доступа. При желании пользователь может даже создать для работы со стандартными блоками собственную отдельную вкладку.

Примечание. Если эта возможность вас заинтересовала, учтите, что настройки пользовательской ленты хранятся в вашем профиле в файле Word.OfficeUI. Если вы работаете в Windows XP, этот файл, скорее всего, размещается в папке c:Documents and Settingsимя пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOffice. Скопировав его, вы можете перенести свою настроенную ленту на другое рабочее место.

Применяем стандартные блоки в элементах управления содержимым

Предположим, в нашем подразделении целый ряд сотрудников готовит проекты договоров по утвержденному шаблону. Подавляющая часть текста во всех договорах одна и та же, ее лучше защитить от случайных изменений. Редактирования требуют лишь два фрагмента договора: описание выполняемых работ и пункт, где определяется порядок оплаты. Причем каждое из этих двух мест в свою очередь основывается на одной из трех-четырех типовых формулировок.

Если в вашей практике встречаются подобные задачи, вы можете решить их, комбинируя стандартные блоки с элементами управления содержимым и защитой документа.

Действовать в этом случае следует примерно так:

  1. Убедитесь, что на вашей ленте видна вкладка Разработчик. Она должна отображаться справа от вкладки Вид – на рис. 5 это место отмечено синей стрелкой. Если вкладки Разработчик не видно, вызовите команду Файл – Параметры, в открывшемся диалоге перейдите в раздел Настройка ленты и в правой части диалога найдите строку списка, отвечающую за эту вкладку (красная стрелка на рис. 5). Чтобы вкладка отобразилась, здесь необходимо установить флажок и применить изменения нажатием кнопки Ок.
  2. *
    Увеличить рисунок

    Рис. 5. Если на ленте не отображается вкладка ленты Разработчик (синяя стрелка), ее нужно включить в диалоге Параметры Word (красная стрелка).

  3. Создайте и сохраните новый шаблон Word. В нашем примере мы назовем его Договоры.
  4. В созданном шаблоне наберите и отформатируйте полный текст документа, включая все варианты типовых формулировок редактируемых частей. 
  5. Сохраните типовые формулировки редактируемых частей договора в качестве стандартных блоков. В диалоге Создание нового стандартного блока в поле Сохранить в обязательно указывайте правильное имя целевого шаблона (в нашем примере – Договоры), а в поле Коллекция установите какое-либо значение, которое не соответствует ни одной галерее стандартной ленты. Например, для типовых формулировок описания выполняемых работ используем коллекцию Настраиваемый  4, а для порядка оплаты – Настраиваемый 5. Возможен и другой вариант: блоки обоих видов сохранить в одной Коллекции, но в разных Категориях.
  6. Когда типовые формулировки сохранены в качестве блоков, удалите их из текста шаблона. Там должно остаться только то содержимое, которое не подлежит корректировке пользователями. На месте двух корректируемых фрагментов оставьте пустые абзацы.
  7. Вставьте в пустой абзац, на месте которого должно находиться описание выполняемых работ, элемент управления Коллекция стандартных блоков.  Для этого необходимо установить курсор в место вставки и на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать кнопку, которая на рис. 6 выделена красной рамкой.
  8. *
    Увеличить рисунок

    Рис. 6. Вкладка ленты Разработчик. Красным обведена кнопка, которой в документ вставляется элемент управления содержимым Коллекция стандартных блоков.

  9. Щелчком мыши выделите только что вставленный элемент управления и с помощью кнопки Свойства в группе Элементы управления вкладки Разработчик вызовите диалог Свойства элемента управления содержимым (рис. 7).
  10. *

    Рис. 7. Диалог Свойства элемента управления содержимым.

  11. В открывшемся диалоге Свойства элемента управления содержимым:
    • Дайте элементу название, понятное всем пользователям.
    • Укажите коллекцию (и если надо – категорию), из которой программа должна брать варианты для данного элемента управления.
    • Включите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Флажок Содержимое нельзя редактировать, напротив, сбросьте. При необходимости также сконфигурируйте стиль, которым должен оформляться результат вставки.
  12. Если в шаблоне есть другие места, требующие заполнения на основе стандартных блоков, повторите для них шаги с 6 по 8. В нашем примере это следует сделать в пустом абзаце, на месте которого должно находиться описание порядка оплаты.
  13. Когда текст и элементы управления шаблона полностью готовы, перейдите на вкладку ленты Разработчик и выберите команду Ограничить редактирование. Отобразится область задач, в которой можно задать параметры ограничений (рис. 8).
  14. *

    Рис. 8. Область задач Ограничить форматирование и редактирование.

  15. В области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 8) установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и в раскрывающем списке, который распложен под этим флажком, выберите значение Только чтение.
  16. Выделите в документе все зоны, которые после включения защиты должны остаться доступными для редактирования, т. е. все элементы управления содержимым, которые вы добавили в документ на шагах 6-9. Для этого сначала выделите первый элемент, затем нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, выделите один за другим остальные элементы.
  17. Когда выделение элементов управления содержимым завершено, в области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 8) установите флажок рядом со словом Все. Тем самым вы укажите программе, что части документа, которые в этот момент выделены, должны остаться доступными для любого пользователя.
  18. Нажмите кнопку Да, включить защиту. Если необходимо, установите в появившемся дополнительном диалоге пароль, который помешает другим пользователям снять установленные вами ограничения.

В результате получился документ, в котором большая часть текста не доступна для изменения, а в необходимых местах (в нашем примере их было два) есть раскрывающиеся галереи для выбора типовой формулировки. Желтый цветовой фон подсказывает, какие места документа доступны для редактирования (рис. 9). Когда формулировка выбрана из галереи, ее можно поправить, скажем, дополнить типовой текст об оплате конкретными суммами.

*

Рис. 9. В защищенном документе места, которые доступны для изменения, подсвечены желтым цветом.

Централизуем использование стандартных блоков

Предположим, у нас много менеджеров по продажам. Все они должны в деловых письмах клиентам оперировать стандартными формулировками. Очевидное решение – один раз создать и утвердить набор формулировок, сохранить их в виде стандартных блоков, затем распространить по рабочим местам и приучить сотрудников быстро выбирать из галереи. Попробуем реализовать эту технологию.

Прежде всего решим, в каком файле лучше собирать централизованно распространяемые блоки.

В некоторых организациях сотрудникам предписан унифицированный шаблон Normal («общий шаблон»). Напомним, что это один из ключевых элементов конфигурации Microsoft Word. В нем хранятся установки для создания новых документов, которые не основаны на каком-то специальном шаблоне. Если для пользователей задан единообразный шаблон Normal, то логично включить в него и унифицированные блоки. Однако многие пользователи хотят изменять свой общий шаблон, отказывать им в этом неправильно. В ходе такой правки стандартные блоки, как, впрочем, и другие компоненты Normal, могут быть утрачены или перезаписаны.

По этим же причинам не стоит принуждать пользователей к использованию унифицированного файла Building Blocks. Этот файл по умолчанию предлагается для размещения новых пользовательских блоков. Его лучше зарезервировать для индивидуальной работы каждого.

Поэтому наш совет: для централизованно распространяемых стандартных блоков создайте отдельный шаблон. Назвать его можно, к примеру, Firma. Процедура создания и заполнения такого шаблона выглядит примерно так:

  1. Стандартным способом создайте новый произвольный шаблон. Его собственные настройки особой роли не играют, это лишь контейнер для хранения блоков. Если в организации строго относятся к стилевому оформлению, лучше убедиться, что набор стилей в этом шаблоне такой же, как и на рабочих местах пользователей. Не меняя в шаблоне ничего, сохраните его под выбранным именем, в нашем случае – Firma.
  2. Любым удобным способом создайте на основе шаблона Firma новый документ. В этом служебном документе наберите и отформатируйте необходимые фрагменты.
  3. Когда фрагменты подготовлены, сохраните их как экспресс-блоки, каждый раз убеждаясь, что в поле Сохранить в диалога сохранения блока правильно выбрано место размещения (в нашем случае – Firma).
  4. Когда все стандартные блоки сформированы, сохраните изменения в шаблоне. Удалите служебный документ, посредством которого мы производили подготовительную работу, а сам шаблон распространите среди пользователей.

В данном случае «распространить» – означает сделать так, чтобы получившийся файл попал в хранилище стандартных блоков – папку %appdata%MicrosoftDocument Building Blocks. У нас, по меньшей мере, три способа.

  • Способ 1. Такое копирование можно доверить самому пользователю, если таковой реально заинтересован в использовании блоков для облегчения его работы. К сожалению, опыт показывает, что среднестатистический офисный работник в состоянии самостоятельно скопировать что-либо в подпапки %appdata% только при наличии пошаговой инструкции. При этом чаще всего он  спотыкается о тот факт, что стандартные настройки операционной системы делают эту часть профиля невидимой в Проводнике Windows.
  • Способ 2. Шаблон с унифицированными стандартными блоками можно «пристегнуть» к установщику Office 2010. Коротко напомним, что программа установки Microsoft Office 2010, наряду с основным режимом, имеет режим конфигурирования. В этом режиме можно сформировать специальный файл параметров с расширением *.MSP. В числе прочего, в такой файл можно включить практически любые собственные файлы. При этом указываются пути, по которым установщик должен разместить эти файлы. На рис. 10 показано, как, находясь в режиме конфигурирования, мы добавили в собственный вариант установки файл Firma.dotx. О том, как попасть в такой режим, как сформировать файл *.MSP и как использовать его для модификации установки, подробно рассказывается в Office 2010 Resource Kit, который доступен и в английской, и в неполной русской версии.
  • Способ 3. Копирование шаблона по компьютерам пользователей можно осуществить централизовано и после установки – средствами доменного администрирования. Пожалуй, это наилучший выбор. Конкретное рассмотрение решения этой задачи выходит за рамки этой статьи.

*
Увеличить рисунок

Рис. 10. В режиме конфигурирования к установщику Microsoft Office можно добавить собственные файлы, указав места их расположения.

Придирчивый читатель наверняка изучил рис. 10 и обратил внимание на путь, который предписан распространяемому шаблону – он отмечен красной стрелкой. Даже не зная правил подстановки переменных, которые используются конфигуратором установки Microsoft Office, легко догадаться: файл намечается копировать не в %appdata% текущего пользователя, а в папку установки самого продукта. После замены переменной [INSTALLLOCATION] на конкретный путь, по которому установщик разместит Microsoft Office, мы, скорее всего, получим c:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14Document Parts104914.

Действительно, чтобы добавить шаблон со стандартными блоками всем пользователям компьютера, достаточно один раз поместить его в указанную папку. Остальное программа сделает сама. При каждом запуске редактора содержимое папки %appdata%MicrosoftDocument Building Blocks сверяется с папкой Microsoft OfficeOffice14Document Parts. Если программа обнаружит между ними несоответствия, недостающие файлы автоматически копируются в профиль. Эту особенность можно использовать как во втором, так и в третьем способе распространения блоков.

Кроме трех перечисленных вариантов развертывания стандартных блоков по рабочим местам пользователей, есть еще одно решение – поместить шаблон в сетевой папке и предписать программе использование этой папки в качестве группового источника стандартных блоков. Чтобы сделать это, нужно в ветви реестра KEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0CommonGeneral создать текстовый параметр  SharedDocumentParts и указать в нем путь к сетевой папке с общими стандартными блоками (рис. 11). Есть такой параметр и в шаблоне групповой политики для развертывания Microsoft Office 2010. Правда, по нашим ощущениям, размещение стандартных блоков в сети ощутимо «тормозит» работу галерей. Распространение блоков по компьютерам пользователей представляется все-таки более правильным подходом, хотя и более хлопотным.

*

Рис. 7. В реестр можно внести параметр, который укажет программе папку с групповыми файлами стандартных блоков.

Наконец, зададимся вопросом, возможно ли защитить общефирменный шаблон от случайных изменений пользователем? Например, так как мы сделали это с текстом документа в предыдущем разделе данной статьи. Увы, эксперименты показывают: защита от редактирования, которую в Microsoft Word можно установить на любой файл или шаблон с вкладки Разработчик, не распространяется на стандартные блоки. После включения защиты блоки можно безболезненно изменять и удалять. Пока я нашел только один способ воспрепятствовать избыточному творчеству пользователей – присвоить шаблону с блоками атрибут Только для чтения. Конечно, такое решение неполноценно: в момент, когда пользователь пытается изменить или удалить какой-либо блок, он не получает никаких предостережений. Лишь позже, при закрытии программы, дав утвердительный ответ на вопрос о необходимости сохранения изменений в стандартных блоках, пользователь поймет, что сохранение в прежний файл невозможно. 

Заключение

Разумеется, мы рассмотрели далеко не все сценарии и тонкости использования стандартных блоков Microsoft Word. Однако и сказанного достаточно, чтобы убедиться в наглядности и гибкости этого инструмента. Надеемся, эта публикация увеличит интерес к данной функции у пользователей самого популярного в нашей стране текстового редактора.

Автор: Юрий Васильев • Иcточник: www.oszone.net

Я часто рассказываю про различные инструменты для автонабора. Это когда вы вводите какую-то короткую фразу, а приложение само набирает длинный текст, соответствующий этой фразе. В Microsoft Word добавить автонабор можно стандартными средствами. Они называются Экспресс-блоки.

Экспресс-блоки поддерживаются в Word для Microsoft 365, Outlook для Microsoft 365, Word 2019, Outlook 2019, Word 2016, Outlook 2016, Word 2013, Outlook 2013, Word 2010 и Outlook 2010. То есть почти везде.

С их помощью можно быстро создавать, сохранять и искать повторно используемые фрагменты содержимого, в том числе автотекст, свойства документа (название, имя автора и тому подобное) и поля.

Где найти Экспресс-блоки

Экспресс-блоки находятся в разделе Вставка > Экспресс-блоки.

При нажатии на кнопку откроется выпадающее меню с несколькими разделами:

  • Автотекст;
  • Свойство документа (только в Word);
  • Поле;
  • Диспетчер стандартных блоков (только в Word);
  • Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.

Ниже я расскажу для чего нужен каждый из пунктов.

Автотекст

Именно раздел Автотекст нужен для решения описанной в заголовке задачи. Он служит для повторного использования содержимого, которое можно хранить и вставлять в документ многократно.

Чтобы добавить текст в автонабор нужно его выделить, а затем в разделе Автотекст нажать на Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.

В открывшемся окне нужно задать свойства нового блока. Указать его имя, коллекцию, категорию, описание и прочее.

Для перехода в коллекцию нужно нажать на пункт Автотекст. Здесь будут отображаться все наборы с превьюшкой.

Выбираете нужный набор и Word автоматически вставить текст в документ.

Свойство документа

Чтобы каждый раз не вводить от руки такие свойства документа, как Автор, адрес организации, ключевые слова и тому подобное, можно их указать в разделе Свойство документа.

Откройте этот раздел, выберите нужный параметр и он автоматически добавится в документ.

Поле

С помощью раздела Поля можно хранить автоматически обновляемые сведения. Например, время, название, номера страниц и прочее.

Диспетчер стандартных блоков

В разделе Организатор стандартных блоков можно просмотреть все стандартные блоки, доступные в Word. Здесь же можно редактировать свойства, удалять и вставлять стандартные блоки.

Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков

Чтобы добавить какой-либо текст в коллекцию экспресс-блоков его нужно просто выделить, а затем выбрать пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.

Затем нужно заполнить его свойства.

После чего этот блок можно использовать повторно. Для этого нужно нажать кнопку Экспресс-блоки и выбрать его в коллекции.


Теги:
Windows
macOS
Word

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Word количество таблиц в документе
  • Word код ошибки 0x8007232b
  • Word количество строк в файле
  • Word код ошибки 0x426 0x0
  • Word код количества страниц