Word if function example

Conditional Mail Merge in MS Word

Microsoft Word provides basic personalization options for mail merges using merge fields. What if you want to apply more advanced personalization in a Word mail merge (beyond the basic first name/last name changes) or include conditionally formatted content in the merge fields? You can accomplish that with conditional mail merge rules in Microsoft Word.

Unlike Excel, there is no conditional formatting button in Microsoft Word. In addition, when sending out emails, MS Word does not preserve the formatting of MS Excel data files. However, you may employ an IF…THEN…ELSE rule to modify formatting and replace text/paragraphs depending on the conditions you define. Conditional mail merge allows you to change the content of your emails based on specific criteria or variable data in your excel data file, such as gender, client sector, purchase date, and so on.

Conditional mail merge capabilities in Microsoft Word are limited and need strong software expertise to set up. In addition, if you make a small error, you’ll run into a slew of formatting issues.

In this article, we’ll show you how to set up a conditional mail merge in MS Word correctly, as well as the most common mistakes to avoid. We’ll also go through a simple method for hyper-personalizing your emails using GMass.

How to Insert Conditional Content (If…Then…Else) in Word Mail Merge Fields

In Microsoft Word, the IF function is enclosed in curly braces. It begins with a condition and then contains the action to perform if true, as well as the action to take if false, as shown below:

{ IF Condition “Truetext” “Falsetext”}

Examples:

{ IF { MERGEFIELD Gender } = “Male” “Mr.” “Ms. }

{ IF { MERGEFIELD Industry } = “Recruiting” “hope the recruiting business is going well, and you’re placing lots of candidates!” “hope things are going well for you.”}

Note: In Microsoft Word, these curly braces must be placed using an If…then…else rule as shown below. Alternatively, you may use the Ctrl+F9 key combination to add them. The conditional formatting will not work if the curly braces are entered manually.

Here’s how to implement conditional mail merge in MS Word:

1. Open MS Word > Go to Mailings tab

2. Click Start mail merge and choose Letters

3. Select the Insert Merge Field option from the dropdown menu to insert merge fields.

4. Select where you want the conditional text to be placed.

5. Press Alt + F9 so you can see the field codes

6. To apply conditional formatting, Go to Mailings > Rules > If…Then…Else and a pop-up box will open

7. In the Field name dropdown select the desired field from the data source (MS Excel File) you want to use for conditional text

8. In the Comparison box, choose a method for comparing the data value.

9. In the Compare to box, type in the comparison value

10. In the Insert this text box, enter the content that appears in the document when the comparison criteria is met.

11. In the Otherwise insert this text box, type in the words that would be included in the document when the comparison criteria is not met

12. Select OK.

13. If you want to apply conditional formatting manually, you need to use Ctrl+F9 to add the curly braces and the field codes.

Note: Don’t use spaces in your field names.

Formatting the Conditional Text in Word Mail Merge

When you perform a merge mail in Microsoft Word, the formatting of an MS Excel data file is lost. You must edit the field code if you want to change the color of the conditional text. For example, if you want to change the color of “Truetext” to blue, modify the field code as follows:

{ IF { MERGEFIELD Industry } = “Recruiting” “hope the recruiting business is going well and you’re placing lots of candidates!” “hope things are going well for you.”}

Nesting Conditional Statements / Multiple If- Else Conditions in Word Mail Merge

If you want to use multiple IF statements, simply add more IF functions in the field code, as shown below:

{ IF Condition1 “Truetext” { IF Condition2 “Truetext” “Falsetext” }}

{ IF { MERGEFIELD Industry } = “Recruiting” “hope the recruiting business is going well and you’re placing lots of candidates!” { IF { MERGEFIELD Industry } = “Sales” hope your sales are high and you’re closing deals left and right! “hope things are going well for you.”}}

Problems with Conditional Formatting in Word Mail Merge

1. If you have more than one condition or wish to perform more complex mail merge personalization, the procedure gets considerably more difficult.
2. You can not simply type the curly braces {}; MS Word must add these. You can only create a blank field by pressing Ctrl+F9. If you type the curly braces manually, the conditional formatting won’t work.
3. The text you use for your TrueText or FalseText should not include any special characters, such as slashes (/), Inverted Commas, Quotation Marks, brackets ([]), or braces ({). This is because MS Word will not output them during the mail merge. 
4. If any of the “IF” fields are blank during mail merge, MS word won’t be able to suppress them. As a result, you will see additional blank lines or inconsistent output in your mail merge letters. To eliminate them, you need to add a “b” after the merge field.
5. If you have any hyperlinks in the conditional text, those will not be outputted by the simple If…Then…Else… rule.

Conditional Text Automation with GMass and Gmail

GMass has created a simple solution to send personalized mail merges using Gmail that eliminates the typical conditional formatting and other mail merge issues associated with MS Word. With GMass, you can use If/Then and other statements in your Subject and Message to hyper-personalize content based on any criteria you have associated with each email address. Read our full guide on conditional content for personalized emails.

Along with this, you can also:

Personalize links and URLs for each recipient, including anchor links without link breakage that can otherwise occur in the Compose window.

Personalize attachments by sending individual images, invoices, or documents to each recipient in a mass email.

Personalize images for each recipient to include a different team logo, pet breed, or astrological sign, etc.

Personalize large blocks of text according to the needs of each recipient, such as a different promotional offer for different levels of customers, or for customers in different zip codes.

Send your campaign to a personalized CC or BCC address for each recipient to keep the associated salesperson or distributor in the loop according to their respective territories or accounts.

Personalize the To header of each individual email so that your contact’s First and Last name appear as part of the To line instead of just their email address.

For our full set of personalization documentation see the personalization category page on this blog.

We’ve tried to make GMass as simple to use as possible. It is simple to double-check your personalization before sending your email to all of your recipients. You may use the Send Test button with the Create Drafts option to see instantly what personalization to everyone on your list will look like. Simply select the “Send Test” option and check your Gmail DRAFTS folder. When you’re ready to send your campaign with the red GMass button, don’t forget to switch the Action back to “Send email.”

Conclusion

The Microsoft Word mail merge tool is powerful, but it has certain limits. For example, it isn’t well-equipped to handle complex mail merges or conditional content, resulting in errors and formatting issues that are difficult to troubleshoot. You can use GMass to create hyper-personalized bulk email campaigns using Gmail. With in-depth analytics and automation, you’ll have all you need to easily send, manage, and follow up on your emails. Why not download the GMass Chrome extension today and try it yourself?

Поле IF

Страницы 1

Чтобы отправить ответ, вы должны войти или зарегистрироваться

Сообщений [ 5 ]

1 Тема от Koba123v 22.03.2016 09:47:41

• Koba123v
• рядовой
• Неактивен

• Зарегистрирован: 22.03.2016
• Сообщений: 2

Тема: Поле IF

Имеется поле:

по-русски:
если значение в закладке по имени Результат равно «удовлетворить частично» значение поля «Иск в остальной части – оставить без удовлетворения».
Однако использование закладки для сравнения в моем случае жутко не удобно, при этом в справке указано, что значением для сравнения может быть, среди прочего, строкой текста.
Пожалуйста подскажите как задать строку текста в качестве значения для сравнения, а не поле слияние, числа или закладки?

2 Ответ от Alex_Gur 22.03.2016 10:33:03

• 
• Alex_Gur
• Модератор
• Неактивен

• Откуда: Москва
• Зарегистрирован: 28.07.2011
• Сообщений: 2,758
• Поблагодарили: 492

Re: Поле IF

Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой.

Как я понимаю, строка текста — это текст, который вводится в поле IF, а не текст из файла.

Привожу полное описание работы с полем IF:

В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет тот или иной текст. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов. Например, можно разослать письма только клиентам, проживающим в определенном городе.

Выражение1, Выражение2
Значения, которые требуется сравнить. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Если выражение содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки.

Оператор
Оператор сравнения. Пробелы перед оператором и после него являются обязательными.
Оператор Описание
= Равно
<> Не равно
> Больше
= Больше или равно
, то Выражение2 может содержать вопросительный знак (?), заменяющий любой отдельный знак, или звездочку (*), заменяющую любую строку символов. Такое выражение должно быть заключено в кавычки. Если Выражение2 содержит звездочку, то сумма длин фрагмента Выражения1, соответствующего этой звездочке, и остальных знаков значения Выражения2 не должна превышать 128 знаков.

Примеры
В приведенном ниже примере указано, что если заказ клиента равен или больше 100 единиц продукции, то будет выведено слово «Спасибо», а если клиент заказывает менее 100 единиц продукции, то будет выведено уведомление «Минимальный заказ равен 100 единиц».
=100 «Спасибо» «Минимальный заказ равен 100 единиц»>

Примеры полей IF

Поле IF выполняет одну из двух операций в зависимости от указанных условий. Например, утверждение «Если погода будет хорошей, мы прогуляемся по парку, а если нет — пойдем в кино» определяет условие, (хорошая погода), при котором произойдет определенное событие (прогулка по парку). Если это условие не соблюдено, происходит альтернативное событие (поход в кино).
Приведенное ниже поле IF представляет собой утверждение того же типа. Если текущая запись данных содержит значение «Саратов» в поле «Город», в документ, полученный в результате слияния с этой записью данных, будет включен текст, содержащийся в первых кавычках. В противном случае будет добавлен второй текст. Следующий пример использует поля IF и MERGEFIELD.
< IF < MERGEFIELD Город >= «Саратов» «Пожалуйста, позвоните в местное отделение нашей фирмы.» «Пожалуйста, отправьте заполненный формуляр в приложенном конверте.» >
Чтобы вставить поле IF в документ, на панели инструментов Слияние нажмите кнопку Добавить поле Word, а затем выберите поле IF. THEN. ELSE.
Ниже приведены некоторые примеры способов изменения кодов поля IF.

Сравнение поля данных с другим полем или закладкой
В приведенном ниже примере выполняется сравнение значения поля данных «Ставка» со значением поля данных «Скидка». Если числа равны, печатается указанный текст.
< IF < MERGEFIELD Ставка >= < MERGEFIELD Скидка >«Мы предложим вам еще большую скидку. » » » >
(Если число в поле данных «Ставка» не равно числу в поле данных «Скидка», текст не печатается.)

Вставка других полей Word в поле IF
Пример 1
В случае выполнения условия, указанного в приведенном ниже поле IF, в документ вставляется содержимое файла, указанного в поле INCLUDETEXT. При задании местоположения и имени включаемого документа следует использовать двойные обратные косые черты (), как показано в примере. Если условие не будет выполнено, будет вставлен элемент списка автотекста «Авторское право».
< IF < MERGEFIELD Штат >= » Нью-Йорк » «< INCLUDETEXT c:worddocscontract.doc >» «< AUTOTEXT Авторское право >» >

Пример 2
Если поле «Компания» в записи данных содержит какую-либо информацию — т. е. не является пустым, — печатается текст из поля «АдресКомпании». В противном случае печатается текст из поля «ДомашнийАдрес».
< IF < MERGEFIELD Компания ><> » » «< MERGEFIELD АдресКомпании >» «< MERGEFIELD ДомашнийАдрес >» >

Выполнение вычислений в поле IF
В приведенном ниже примере первое поле = (Формула) вычисляет текущее сальдо для каждого счета. Если сальдо положительно, печатается значение второго поля = (Формула). Если вычисленное сальдо равно 0 (нулю) или отрицательно, печатается альтернативный текст «Ваш счет пуст. Спасибо.».
< IF < = < MERGEFIELD Сальдо >— > > 0 «Текущее сальдо < = < MERGEFIELD Сальдо >— < MERGEFIELD Платеж ># «#,##0.00р.; » >.» «Ваш счет пуст. Спасибо» >

Задание нескольких условий
Чтобы задать несколько условий в поле IF, в него следует включить поле COMPARE или другие поля IF.

Пример 1
В приведенном ниже примере при слиянии каждой записи данных поле COMPARE сравнивает поля данных «НомерКлиента» и «РангКлиента». Функция AND в поле = (Формула) возвращает значение «1» (истина), если значения обоих полей указывают на удовлетворительное состояние счета. В этом случае печатается текст из первых кавычек.
< IF < = AND ( < COMPARE < MERGEFIELD НомерКлиента >>= 4 >,

Функция ЕСЛИ

В этом курсе:

Функция ЕСЛИ — одна из самых популярных функций в Excel. Она позволяет выполнять логические сравнения значений и ожидаемых результатов.

Поэтому у функции ЕСЛИ возможны два результата. Первый результат возвращается в случае, если сравнение истинно, второй — если сравнение ложно.

Например, функция =ЕСЛИ(C2=»Да»;1;2) означает следующее: ЕСЛИ(С2=»Да», то вернуть 1, в противном случае вернуть 2).

Функция ЕСЛИ, одна из логических функций, служит для возвращения разных значений в зависимости от того, соблюдается ли условие.

ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; [значение_если_ложь])

Условие, которое нужно проверить.

Значение, которое должно возвращаться, если лог_выражение имеет значение ИСТИНА.

Значение, которое должно возвращаться, если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ.

Простые примеры функции ЕСЛИ

В примере выше ячейка D2 содержит формулу: ЕСЛИ(C2 = Да, то вернуть 1, в противном случае вернуть 2)

В этом примере ячейка D2 содержит формулу: ЕСЛИ(C2 = 1, то вернуть текст «Да», в противном случае вернуть текст «Нет»). Как видите, функцию ЕСЛИ можно использовать для сравнения и текста, и значений. А еще с ее помощью можно оценивать ошибки. Вы можете не только проверять, равно ли одно значение другому, возвращая один результат, но и использовать математические операторы и выполнять дополнительные вычисления в зависимости от условий. Для выполнения нескольких сравнений можно использовать несколько вложенных функций ЕСЛИ.

B2;»Превышение бюджета»,»В пределах бюджета»)» xmlns_AntiXSS=»urn:AntiXSSExtensions» />

=ЕСЛИ(C2>B2;»Превышение бюджета»;»В пределах бюджета»)

В примере выше функция ЕСЛИ в ячейке D2 означает: ЕСЛИ(C2 больше B2, то вернуть текст «Превышение бюджета», в противном случае вернуть текст «В пределах бюджета»)

B2;C2-B2;»»)» xmlns_AntiXSS=»urn:AntiXSSExtensions» />

На рисунке выше мы возвращаем не текст, а результат математического вычисления. Формула в ячейке E2 означает: ЕСЛИ(значение «Фактические» больше значения «Плановые», то вычесть сумму «Плановые» из суммы «Фактические», в противном случае ничего не возвращать).

В этом примере формула в ячейке F7 означает: ЕСЛИ(E7 = «Да», то вычислить общую сумму в ячейке F5 и умножить на 8,25 %, в противном случае налога с продажи нет, поэтому вернуть 0)

Примечание: Если вы используете текст в формулах, заключайте его в кавычки (пример: «Текст»). Единственное исключение — слова ИСТИНА и ЛОЖЬ, которые Excel распознает автоматически.

Использование формул в ворде

Обычно в Word создаются таблицы, которые содержат числовую информацию, такую ​​как простые выписки или прайс-листы. Если бы потребовалось применить простые операции расчета, эти формулы можно решить в программе Word без необходимости использования электронной таблицы Excel. В этом разделе обсуждается использование основных математических операторов и функций для разработки простых операций вычисления в таблицах Word.

Возможно вы искали статью на тему Как написать математическую формулу в ворд

Сумма в ворде

Для настройки операции суммирования необходимо использовать поле формулы, действуя следующим образом:
1 — Поместите точку вставки в ячейку, где должен быть получен результат.
2 — На вкладке «Макет» группы кнопок «данные» нажмите кнопку Формула FX

После того, как вы нажали кнопку «Формула» на вкладке «Макет», откроется диалоговое окно «Формула», в котором в качестве параметра предлагается ввести функцию суммы = SUM (ВЫШЕ)

Word: диалоговое окно «Формула»

В окне Формула по умолчанию предлагается операция суммирования ( SUM ).
Названия функций расчета, применимых в Word, в последних версиях программы, больше не переводятся.

Предлагаемых операторов 18 и в их синтаксисе в скобках необходимо указывать направление расчета. Например, выше ( ABOVE ), ниже (BELOW) , слева ( LEFT ), справа RIGHT )
Функции AVERAGE (), COUNT (), MAX (), MIN (), PRODUCT () и SUM () также могут принимать ссылки на ячейки таблицы в качестве аргументов. ссылочные координаты в режиме Excel или в первом столбце таблицы будут называться A, затем B, C, D …. и первая строка 1, а затем 2,3,4 ….

Пример: чтобы добавить значения в столбец 2 вместо = SUM (ABOVE), можно написать = B2 + B3 + B4, учитывая, что подразумеваются альфа-заголовки (как если бы мы были в листе Excel) –числа столбцов и строк.

В этом режиме выражения формулы можно организовать еще более сложные расчеты, например, расчет НДС (см. Изображение ниже).
При построении этих формул следует учитывать, что они будут выполняться слева направо. Как и в математических уравнениях, операторы * (умножение) и / (деление) будут иметь приоритет при расчете сумм и вычитаний.
Если были суммы или вычитания, которые можно было выполнить перед умножением или делением, они будут заключены в скобки (). Пример = (А1 + А2) * А5

Обновить формулы в ворде

Формулы в Word автоматически обновляются при открытии документа. Вы можете вручную обновить результат формулы. Просто выделите результат и щелкните правой кнопкой мыши по нему и выберите опцию «Обновить поле».

Функции расчета доступны в Word

Все функции, рассмотренные в Word, перечислены ниже.

ABS Возвращает положительное значение числа формулы, независимо от того, является ли его значение положительным или отрицательным.
AND Возвращает значение 1, если все выраженные логические выражения являются истинными, или значение 0 (ноль), если хотя бы одно из выражений является ложным.
AVERAGE Рассчитывает среднее значение ряда значений.
COUNT Подсчитывает количество элементов в списке.
DEFINED Возвращает значение 1 или 0 в зависимости от того, является ли выражение допустимым или не может быть вычислено.
FALSE Возвращает нулевое значение.
IF Вычисляет первый аргумент. Если первый аргумент является истинным, возвращает второй аргумент; если ложным — третий. Пример (=IF(SUM(ABOVE)>10;да;нет))
INT Возвращает только целочисленные значения, исключая десятичные дроби без аппроксимации.
MIN Возвращает наименьшее значение числового ряда.
MAX Возвращает наибольшее значение числового ряда.
MOD Возвращает остаток, полученный в результате деления значения x на значение y несколько раз.
NOT Возвращает значение 0 (false), если логическое выражение x истинно, или значение 1 (true), если выражение ложно. ИЛИ Возвращает значение 1 (истина), если одно или оба из логических выражений x и y являются истиной, или значение 0 (ложь), если оба выражения ложны.
OR Имеет два аргумента. Если хотя бы один из них является истинным, возвращает значение 1. Если оба аргумента являются ложными, возвращает значение 0. В основном используется в функции IF.
PRODUCT Рассчитать произведение элементов, указанных в скобках.
ROUND. Вернуть округленное значение для указанного числа десятичных знаков.
SIGN Возвращает значение 1, если ссылочная ячейка x имеет положительное значение, -1 и отрицательное.
SUM Рассчитать сумму заданного диапазона ячеек TRUE Возвращает значение 1.
TRUE Если аргумент является истинным, возвращает значение 1, если ложным — 0. В основном используется в функции IF.

Использование оператора условного выполнения IF, Закладок и Полей в Word 2010

Технический уровень : Базовый

Автоматизация в заполнении Форм, Бланков, Отчётов при помощи Закладок и Полей, с использованием оператора условного выполнения IF для проверки числового значения, и в зависимости от результата проверки выводить соответствующее числовое значение или соответствующих текст.

Пусть нам требуется в строке числового значения «Сумма возможного кредита» проверка на выполнение условия: «Если Запрашиваемая сумма больше Расчётного лимита, то выводится числовое значение Расчётного лимита, если меньше – то числовое значение «Запрашиваемая сумма»:

Расчётные данные Числовые значения

Запрашиваемая сумма 500000

Расчётный лимит 650000

Сумма возможного кредита

Шаг 1: Выделяем поочерёдно числовые значения и на вкладке «Вставка», нажав «Закладка», создаём закладки. С присвоением для числового значения «Запрашиваемая сумма» – имени «Сумма», для числового значения «Расчётный лимит» – имени «Лимит»:

Расчётные данные Числовые значения

Запрашиваемая сумма 500000

Расчётный лимит 650000

Сумма возможного кредита

Шаг 2: Устанавливаем курсор в строку числового значения поля «Сумма возможного кредита». Нажатием сочетания клавиш Ctrl + F 9, вводим Поле, и вставляем между скобками формулу:

=IF(Сумма>Лимит;Лимит;Сумма) # «# ##0,00р.;(# ##0,00р.)»

Результатом, после обновления вычисляемого Поля, станет вывод числового значения, согласно заданного нами условия:

Расчётные данные Числовые значения

Запрашиваемая сумма 500000

Расчётный лимит 650000

Сумма возможного кредита 500 000,00р.

!Важно: знак равно «=» означает проверку и вывод результат числовых значений, отсутствие знака — выводит текстовую часть (для данного примера «Лимит» или «Сумма» соответственно).

Строку «Сумма возможного кредита» с полем, можно заменить на два изменяющихся в зависимости от значений, Поля:

IF Сумма > Лимит «Выдача кредита возможна в сумме Лимита в размере:» «Выдача кредита возможна в размере запрашиваемой суммы:» * MERGEFORMAT

=IF(Сумма>Лимит;Лимит;Сумма) # «# ##0,00р.;(# ##0,00р.)»

Результатом, после обновления вычисляемых Полей, станет вывод соответствующих текстовых и числовых значений согласно заданных нами условий:

Расчётные данные Числовые значения

Запрашиваемая сумма 500000

Расчётный лимит 650000

Выдача кредита возможна в размере запрашиваемой суммы : 500 000,00р.

Или, если запрашиваемая сумма больше расчётного Лимита:

Расчётные данные Числовые значения

Запрашиваемая сумма 8500000

Расчётный лимит 650000

Выдача кредита возможна в сумме Лимита в размере : 650 000,00р.

Связку Закладка — Поле, можно так же использовать для автоматизации изменений в документе.

Изменяя текст в Закладке, мы автоматически изменяем текст во всех местах, где расположено такое Поле:

Функции Microsoft Word, которые вам захочется применить в своей работе

Оказывается, люди годами работают в Word, но не знают его базовых возможностей либо не следят за нововведениями. Пора навёрстывать!

Пара слов о том, зачем я вообще взялся описывать вовсе не уникальные функции Microsoft Word. Статья зрела в моей голове не спеша. Раз за разом мне приходилось описывать одни и те же возможности редактора своим коллегам и близким. Их неприкрытое прозрение удивление от увиденного и побудило меня написать этот материал. Надеюсь, что вы тоже почерпнёте для себя что-то новое.

1. Начинайте печатать в любом месте

Функция «Кликни и пиши» не нова, однако о ней наслышаны далеко не все. Частенько приходится наблюдать, как человек много раз клацает по кнопке «Ввод», чтобы добраться до конца страницы и там, к примеру, вписать исполнителя письма.

Двойной клик мышью может заменить десяток ударов по клавише.

Наведите курсор на предполагаемое место печати и сделайте пару быстрых нажатий мышкой. Word сам расставит новые строки, табуляцию и засечки для того места, которые вы ему указали. Это хорошо видно при просмотре скрытых знаков форматирования.

2. Переводите сходу

Спросите ближнего своего о том, какой переводчик он предпочитает, и вы, скорее всего, услышите о Google, «Яндекс», PROMT, но вряд ли о Bing. Почему-то фирменный переводчик Microsoft не пользуется в наших краях большой популярностью. И зря, ведь качества его работы вполне достаточно для повседневных нужд. Разумеется, в пакете Office предусмотрен быстрый перевод текста при помощи Bing. Рекомендую его попробовать.

Вполне возможно, вы перестанете метаться между браузером и Word, бесконечно копируя и вставляя предложения туда-обратно.

К вашему выбору несколько десятков языков и три способа перевода. Найти их можно на вкладке «Рецензирование».

3. Используйте кернинг

Дизайнеры хорошо знают, что такое кернинг, и часто им оперируют при вёрстке текстов. Говоря простым языком, кернинг отвечает за интервал (расстояние) между буквами в зависимости от их формы. Изменение этого параметра может сжать или расширить одно и то же слово, предложение или абзац в сравнении со стандартным состоянием. Мне доводилось видеть, как люди начинали удалять часть текста или, наоборот, «лить воду» только для того, чтобы уместить его в определённые рамки. Кернинг решает подобные проблемы более изысканно. Конечно, грубая игра с ним сильно режет глаз, но незначительные манипуляции могут быть уместны.

Изменение кернинга будет кстати и при использовании шрифтов большого размера, например при подготовке титульных страниц книг, статей, докладов.

Нажмите комбинацию Ctrl + D, чтобы вызвать диалоговое окно «Шрифт», перейдите на вторую закладку «Дополнительно». Здесь вы и сможете побаловаться с кернингом. И ещё немного в тему. Просто мимолётом хочу познакомить вас с интересной браузерной игрой KernType, в которой вам необходимо угадать наилучший для чтения кернинг. Enjoy!

4. Применяйте скрытый текст

Может ли пустой документ Word весить десятки и сотни мегабайт? Да! И у многих при этом происходит помутнение разума. Люди не видят перед глазами ни одного слова, но не могут понять, почему же файл настолько велик? Злые вирусы или вредные хакеры? Нет. Всё дело в скрытой информации. Это могут быть графики, картинки и текст.

Как и непечатаемые символы, скрытые данные не отображаются на экране и не выводятся на печать, но они всё равно являются частью документа.

С помощью скрытого текста вы можете:

• Временно прятать конфиденциальную информацию.
• Оставлять комментарии или давать ответы на вопросы, которые не должны перемешиваться с основным текстом.
• Распечатывать несколько вариантов одного и того же документа, попеременно скрывая разные его части. При этом вам не придётся связываться с несколькими копиями файла!

Выделите часть или весь текст, нажмите Ctrl + D и проставьте галочку напротив опции «Скрытый». Фрагмент исчезнет и станет доступен для просмотра только в режиме отображения непечатаемых символов. Для наглядности скрытые данные подчёркиваются линией из чёрных точек.

5. Пользуйтесь функцией «Инспектор документов» перед сохранением

Старый Word не может открыть файл или отображает его некорректно? Знакомо всем и каждому! Такого рода неприятности вокруг меня случаются с пугающей регулярностью, ведь множество организаций и людей всё ещё работают в Office 2003. Поэтому перед отправкой и/или сохранением документа стоит проверять его на совместимость с предыдущими версиями Word. За это отвечает «Инспектор документов».

Также он умеет запускать проверку читаемости текста для людей с ограниченными возможностями и, что немаловажно, находить скрытые свойства и данные в документе.

Например, функция определяет наличие макросов, внедрённых документов, невидимого содержимого и прочих потенциально проблемных элементов файла.

6. Редактируйте PDF

Обилие вариантов не всегда идёт на пользу. Работа с PDF — яркий тому пример. Порой люди теряются уже при выборе инструмента, которым они хотят обработать файл PDF. Здесь и классический Adobe Reader, и альтернативный Foxit Reader, и любой более-менее современный браузер, и ещё множество онлайн-сервисов. Однако один из самых удачных способов лежит на поверхности — это герой нашей статьи.

Word 2013 не только открывает, но и даёт возможность отредактировать содержимое PDF-документа.

Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, максимально точно сохраняя форматирование оригинала. Необходимо заметить, что получается у него очень и очень достойно. Также вы можете добавлять PDF-файлы в документ Word как встраиваемый объект. В таком случае будет отображаться лишь первая страница PDF или значок-ссылка файла.

7. Вставляйте видео

Не секрет, что долгий просмотр сухого текста быстро снижает внимание и приводит к потере интереса у читающего. Поэтому почти все студенты, докладчики и офисные трудяги разбавляют строки диаграммами, таблицами, графиками и прочими визуальными ухищрениями. Однако лишь единицы берут на вооружение куда более мощный инструмент — видео.

Word умеет вставлять в документ видео из поиска Bing, добавлять ролики YouTube и внедрять коды с различных веб-сайтов.

И не стоит переживать о конечном размере файла. Документ не сохраняет само видео, а лишь оформляет его ссылку в наглядную форму. Разумеется, для просмотра требуется интернет-соединение.

8. Работайте над документом вместе и комментируйте правки

Помните слова классика: «Чего один не сделает — сделаем вместе»? Они актуальны и по сей день. Только не все понимают, как правильно выстроить совместный труд. К сожалению, всё ещё доводится видеть, как человек выделяет кусок текста каким-либо цветом, за ним в скобках дописывает свою редакцию или возражения и пересылает документ обратно. В такие моменты у меня начинается нервное подёргивание века. Последняя редакция Word позволяет комфортно комментировать и вносить правки в общедоступный файл. Этим нужно пользоваться!

Word 2013 даёт возможность отвечать на чужие комментарии, что делает редактор отличным инструментом для обсуждения при групповой работе.

Затратьте несколько минут на изучение вкладки «Рецензирование», поделитесь новыми навыками с коллегами, и вы сполна прочувствуете всю лёгкость работы сообща.

9. Упростите работу с таблицами

Дайте-ка угадаю, вы всё ещё вставляете строки и столбцы таблицы кликом правой клавишей мыши и переходом к соответствующему пункту меню? Всё куда проще!

Наведите курсор чуть выше/ниже (левее/правее) того места, где вы планируете добавить строку или столбец. Word незамедлительно предложит увеличить таблицу.

К слову, последняя версия редактора обзавелась несколькими новыми функциями оформления таблиц. Обновите свои знания.

10. Объединяйте части документа в блоки

Что греха таить, есть такие работники, которые готовы листать 100+ страниц документа только ради того, чтобы убить время. Если же вы хотите быстро ориентироваться в объёмных файлах, вам необходимо освоить несколько клавиатурных сочетаний для молниеносной навигации или правильно структурировать свои труды.

Использование заголовков разного уровня позволяет сворачивать элементы документа, над которыми вы сейчас не работаете.

Поставьте курсор рядом с заголовком, и программа предложит вам свернуть содержимое блока. Таким образом, даже самые громадные труды могут уместиться всего на паре страниц.

Не нашли для себя ничего интересного? На всякий случай прочитайте статью Лайфхакера о 20 секретах Word, которые помогут упростить вам работу. Или дайте свои советы в комментариях.