Word groove что это

С распространением интернета совершенно изменилось понятие рабочего коллектива. Люди, живущие в разных странах и работающие в разных организациях, вполне могут участвовать в совместной разработке одних и тех же проектов. Есть такие сотрудники, которые вовсе никогда не заглядывают в офис, а занимаются своей работой, не покидая дома. Другие постоянно путешествуют и принимают участие в общих проектах, находясь в пути.

В виртуальном офисе каждый работает там, где ему удобно, однако, если проект совместный, то общий контроль за ходом его выполнения просто необходим. Главная проблема такой организации труда состоит в общих ресурсах. Для тех, кто работает удаленно, не существует обычной офисной инфраструктуры, которая включает серверы, на которых хранятся файлы, залы для проведения конференций и т.д.

Во многих случаях это усложняет работу. Если сотрудники офиса свободно могут передать друг другу файлы по локальной сети, поделиться своими мыслями, сесть рядом и вместе обсудить идеи относительно проекта, то для людей, которые находятся на разных континентах, такие способы взаимодействия недоступны.

Приложение Microsoft Office Groove 2007 создано специально для упрощения совместной работы. Groove предоставляет пользователям пространство для проведения онлайновых встреч, обсуждения общих проектов, передачи файлов напрямую с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого другого. Фактически, Groove дает возможность всем сотрудникам виртуального офиса почувствовать себя ближе друг к другу, так, будто бы они находятся в одном помещении.

Программа Groove появилась в активе Microsoft сравнительно недавно. В 2005 году Microsoft купила компанию Groove Networks, которая занималась ее разработкой. Интересно, что владелец этой компании, Рэй Оззи (Ray Ozzie), также является создателем Lotus Notes. Поглощение Groove Networks сопровождалось принятием всех сотрудников компании в штат Microsoft, а Рей Оззи стал не просто рядовым служащим, а техническим директором корпорации. Более того, когда в 2006 году Гейтс сообщил о своем намерении покинуть пост руководителя Microsoft (напомним, это произойдет в июле этого года), Рей Оззи был назван его преемником на посту главного архитектора программного обеспечения.

Работа с Groove начинается с создания новой учетной записи. Она необходима для того, чтобы иметь возможность получать доступ к своим данным с любого компьютера, например, с домашнего, рабочего, ноутбука и т.д.

Учетную запись можно включить в общий каталог Groove, чтобы другие пользователи программы могли ее обнаружить.

Панель запуска Groove чем-то напоминает окно IM-клиента. Тут отображается список контактов, и есть возможность отправить сообщение любому из них. Кроме этого, панель запуска Groove содержит еще одну вкладку «Рабочие области», на которой показывается список всех созданных рабочих областей. Области разделены по категориям: активные (те, которые открыты в данный момент), непрочтенные (те, в которых есть изменения, которые пользователь еще не просмотрел) и прочтенные (те, в которых не было изменений со времени последнего обращения к ним).

Рабочая область является основным элементом Groove, поэтому первое, что необходимо сделать после загрузки программы – создать ее. Правда, может оказаться, что она уже создана другими участниками совместного проекта. В этом случае вам достаточно будет присоединиться к ней.

Рабочие области могут быть двух типов: стандартная, которая подразумевает наличие нескольких компонентов, и область, обеспечивающая совместный доступ к файлам.

Стандартная рабочая область по умолчанию включает два средства для общей работы: чат для обсуждения проектов и компонент для обмена файлами.

Открыв рабочую область, можно отправлять сообщения другим участникам проекта, добавлять файлы, имеющие отношение к совместной работе, приглашать новых пользователей, добавлять другие компьютеры, с которых вы планируете работать с Groove.

Кроме этого, есть возможность распределения ролей. Каждый член рабочей группы может быть в роли руководителя, участника или же гостя. С каждой ролью связан определенный набор разрешений. Например, гость не может удалять, добавлять и изменять файлы и папки, участник имеет больше полномочий, а руководителю доступны все возможности, вплоть до изменения разрешений для каждой из групп.

Groove тесно интегрирован с Outlook, MSN Messenger, программами пакета MS Office, а также с популярными приложениями других производителей, в том числе Adobe Photoshop, WinRar, WinZip. Используя меню «Файл», можно непосредственно из Groove создать новый документ Word, таблицу Excel, архив и т.д. Преимущество такого способа работы с файлами в том, что вам не нужно тратить время на добавление файлов в рабочую область – они будут там находиться сразу же после создания. Естественно, все правки, которые вы вносите в файлы, тут же автоматически учитываются, и другие участники проекта могут видеть изменения.

Каждый компонент рабочей области представлен в виде вкладки. При необходимости можно добавлять дополнительные компоненты.

Например, «Блокнот» можно использовать для записи и хранения заметок, «Альбом» пригодится для создания разных графических элементов, скажем, схем. Компонент «Рисунки» будет полезен, если в проект необходимо добавить цифровые фотографии или другие изображения, а «Отслеживание вопросов» удобно использовать для обсуждения важных вопросов, на которые необходимо ответить в ходе работы. Стоит отметить и специальные компоненты для работы с файлами SharePoint и формами InfoPath.

Одна рабочая область может содержать несколько компонентов одного типа, что может быть удобно в процессе работы над крупным проектом. Благодаря этой возможности можно создать свои вкладки для каждой небольшой задачи, которая решается в рамках проекта. Для удобства каждую вкладку, соответствующую компоненту, можно переименовать.

Для проектов, в которых основной задачей является обмен файлами, предусмотрен особый тип рабочей области, которая называется «Совместный доступ к файлу». При создании такой рабочей области необходимо указать папку, в которой будут сохраняться все файлы, относящиеся к проекту. По умолчанию такая папка создается на рабочем столе, но вы можете выбрать для нее любое другое расположение.

Удобство рабочей области такого типа заключается в том, что управлять файлами можно непосредственно из Проводника. Groove добавляет в него новую панель «Синхронизация папок», при помощи которой можно наблюдать за тем, какие пользователи используют рабочую область, приглашать новых пользователей, добавлять компьютеры, с которыми нужно выполнять синхронизацию, синхронизировать данные рабочей области с файлами на компьютере. По умолчанию новые версии файлов загружаются автоматически, но при желании можно установить ограничения на загрузку или же выбрать ручной режим, в котором загрузка будет выполняться только по запросу пользователя.

Для каждого файла, который находится в синхронизируемой папке, можно настроить уровень оповещения, и тогда программа будет сообщать о появлении его новой версии.

Для того чтобы добавить в рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, новый файл, достаточно скопировать его в соответствующую папку. Оповещение о наличии нового файла появится у всех участников рабочей области.

Groove работает по принципу пиринговой сети, то есть, обмен файлами выполняется непосредственно между пользователями, без необходимости использования FTP-сервера или другого «посредника» для хранения файлов.

Создать рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, можно не только из окна Groove, но и прямо из Проводника. Для этого достаточно войти в нужную папку и нажать кнопку «Синхронизация папки», которую Groove добавляет на панель инструментов файлового менеджера. Сделав это, вы увидите панель «Синхронизация папок», а новая рабочая область появится в общем списке в окне Groove.

Заключение

Будет ли Groove полезен лично вам? Groove – это программа для более удобной организации работы, и она может стать незаменимым помощником для всех, чья работа связана со взаимодействием с другими людьми.

Например, Groove может оказаться полезным, если вы работаете над написанием книги с соавтором, который живет в другом городе.

Программу можно использовать и в обычном офисе, если некоторые сотрудники постоянно в разъездах или есть необходимость взаимодействовать с людьми, работающими в других филиалах предприятия.

Наконец, над приобретением Groove обязательно стоит задуматься владельцам небольших компаний, которые отказались от обычного офиса. Не секрет, что сегодня нередко можно встретить бюро переводов, а также фирмы, занимающиеся проектированием, художественно-оформительской деятельностью, сотрудники которых работают дома. Это удобно как руководству, ведь оно может сэкономить на аренде офиса, так и самим сотрудникам, которым не нужно тратить силы и время на утренние и вечерние «пробки». Установив на компьютере каждого из сотрудников такой фирмы Groove, можно создать настоящий «виртуальный офис», ведь каждый будет не только выполнять свою работу, но и следить за тем, чем заняты другие.

Основные проблемы современной коллективной работы

Microsoft Office Groove: возможности и технические особенности

Варианты использования и компоненты решения

Microsoft Office Groove 2007 — это решение для совместной работы, обеспечивающее динамичное и эффективное взаимодействие распределенных рабочих групп, включающих сотрудников, которые работают в разных организациях и в удаленном или автономном режиме. Использование рабочих областей Groove экономит время, увеличивает производительность и повышает качество коллективной работы. В статье будут рассмотрены основные особенности и преимущества данного решения.

Основные проблемы современной коллективной работы

Современная деловая жизнь предполагает весьма интенсивный обмен информацией между различными участниками бизнес-процессов, нередко охватывающих разные компании в различных странах и разных часовых поясах, мобильных пользователей, иногда работающих за компьютерами разных типов (например, домашним и офисным). Повышение эффективности обмена информацией в таком распределенном коллективе становится насущной потребностью — ведь от нее во многом зависит успешность и эффективность ведения бизнеса.

Рабочая область Groove

С какими задачами чаще всего сталкиваются участники таких распределенных коллективов?

В первую очередь — с организацией доступа к документам общего пользования сотрудников как своей компании, так и компаний-партнеров. Что мы предпринимаем сейчас, когда необходимо предоставить такой доступ партнеру? Пересылаем нужный документ по электронной почте. В результате рано или поздно сталкиваемся с проблемами поиска нужного документа в переписке среди сотен подобных писем, с вопросами контроля версий документов, с проблемами затрат времени на создание и отправку сообщений, с ограничениями, налагаемыми почтовыми серверами на объем и тип вложений, а следовательно, с дополнительными затратами времени на преодоление этих преград. Создание многотомного архива для отправки большого документа несколькими письмами не вызывает сегодня технических трудностей и требует всего несколько минут, но в масштабе компании эти минуты складываются, как правило, в человеко-месяцы труда.

Если сотрудник работает и в офисе, и дома, то рано или поздно он столкнется с проблемой синхронизации документов на рабочем и домашнем компьютерах. Сейчас такие проблемы обычно решаются копированием данных на портативный носитель, но в этом случае возникает риск утечки документов в результате его утери (наглядное тому подтверждение вы можете найти в нашем ежемесячном «Дайджесте событий ИТ-безопасности»).

Наконец, доступ к документам, за которые несет ответственность сотрудник, должен быть возможен и во время его отсутствия на рабочем месте. Это особенно актуально в условиях нашей страны — ведь даже если речь идет о деятельности внутри российского государства, она вполне может охватывать десять часовых поясов.

Перечисленные проблемы — это не просто раздражающий фактор, они мешают эффективному ведению бизнеса, и именно поэтому их следует решать. Этой цели служит Microsoft Office Groove — новый продукт Microsoft, предназначенный для повышения эффективности распределенной коллективной работы.

Microsoft Office Groove: возможности и технические особенности

Применение Microsoft Office Groove позволяет решить географические, временные и организационные проблемы предоставления доступа к документам и совместной работы над ними в распределенных коллективах. Собственно говоря, Groove — это клиентское приложение, которое позволяет группам людей взаимодействовать в защищенном режиме по сети, как будто они находятся вместе, и для этого им не нужно применять ни виртуальные частные сети, ни настроенную распределенную инфраструктуру безопасности.

Данное приложение использует концепцию общих рабочих областей, которые могут быть совместными с рабочими областями Windows Sharepoint Server, но доступ к ним возможен при наличии брандмауэров, защищающих локальные сети участников. В рабочей области Groove могут располагаться структурированные и неструктурированные данные, сведения о присутствии на рабочем месте или в сети различных участников процесса. В это приложение интегрированы различные средства коммуникации, средства оповещения о событиях. Кроме того, можно расширять функциональность Groove за счет дополнений, созданных независимыми производителями и предназначенных для решения различных задач.

Архитектура Groove

Технически работа Groove организована следующим образом. Рабочие области Groove, изначально созданные и расположенные на компьютерах участников, синхронизируются между собой с помощью Relay-серверов в момент подключения их к сети, при этом указанные серверы расположены за пределами локальных сетей участников. После создания локальной рабочей области ее создатель может пригласить участников работы над ней, после чего она становится доступной для приглашенных участников, а ее данные синхронизируются между соответствующими компьютерами, как только участник оказывается подключенным к сети.

Groove предназначен для применения в первую очередь при динамичной проектной деятельности относительно небольших групп в условиях жестких временных ограничений, при неустойчивых интернет-каналах, используемых ими для связи между собой. Однако в том случае, когда участники группы расположены в одном и том же офисе и используют одни и те же бизнес-приложения, они вполне могут обойтись и традиционными файловыми серверами.

Варианты использования и компоненты решения

Применение Groove возможно двумя способами. Первый из них заключается в потреблении услуг, носящих название Groove Enterprise Services и предоставляемых корпорацией Microsoft для небольших компаний и индивидуальных пользователей, и удобен тем, что, будучи пользователем услуги, компания или частное лицо может не заниматься созданием собственной инфраструктуры для синхронизации рабочих областей.

Второй способ заключается в создании собственного, полностью подконтрольного компании решения на основе сервера Office Groove Server 2007, представляющего собой управляемое решение масштаба предприятия. Office Groove Server 2007 состоит из трех основных серверных компонентов: Groove Manager, Groove Relay, Groove DataBridge, — каждый из которых требует отдельного сервера и 64-разрядной операционной системы. Далее мы обсудим назначение этих компонентов.

Компонент Microsoft Office Groove Server Manager предназначен для управления использованием Groove, в том числе созданием и хранением учетных записей на основе LDAP-каталогов, включая Active Directory и каталоги Lotus Notes, для создания доменов Office Groove 2007 и управления политиками безопасности в каждом из них, управления доступом к данным и его аудитом. Этот сервер позволяет настроить правила доступа к Groove (например, для применения Groove только внутри корпоративной сети или как внутри, так и вне корпоративной сети), управлять всеми аспектами широкомасштабного развертывания Office Groove 2007 из единого веб-интерфейса, отслеживать использование, проводить проверки данных и централизованно выполнять архивацию учетных записей пользователей.

Компонент Office Groove Server Relay предназначен для управления доступом и обменом данных. С его помощью осуществляется авторизация пользователей, обмен зашифрованной информацией через открытые порты брандмауэра, временное хранение информации для пользователей Office Groove 2007, работающих в автономном режиме. При этом каждому пользователю может быть назначен один или более серверов Groove Relay.

Microsoft Office Groove Server Data Bridge обеспечивает серверную платформу интеграции и структуру для подключения существующих источников данных к рабочим областям Office Groove 2007. С его помощью можно создавать пользовательские решения для подключения групп, работающих в рабочих областях Groove с «живыми» бизнес-данными из бизнес-приложений, порталов и баз данных, обеспечивать доступ участников рабочих групп проекта к наиболее точным, обновленным данным и синхронизацию данных в системах отдельного участника с последними обновлениями, поступившими от участников группы, а также встраивать логику бизнес-процессов в действия Office Groove 2007 с целью обеспечения автоматического заполнения инструмента или данных и управления жизненным циклом на основе заданных бизнес-правил.

***

В целом можно отметить, что Microsoft Office Groove позволяет осуществлять эффективное взаимодействие и обмен документами и данными бизнес-приложений с помощью общих рабочих областей между территориально удаленными пользователями, позволяя организовать командную работу, не зависящую от географических и инфраструктурных ограничений, и тем самым повысить эффективность коллективной работы распределенных команд.

КомпьютерПресс 11’2007

From Wikipedia, the free encyclopedia

For the music streaming service also by Microsoft, see Groove Music.

Microsoft SharePoint Workspace

The Workspaces view of SharePoint Workspace 2010
Developer(s)	Microsoft
Initial release	June 15, 2010; 12 years ago[1]
Stable release	14.0.7265.5000 / February 9, 2021; 2 years ago[2]
Operating system	Windows XP SP3 and later Windows Server 2003 SP2 and later[3][4]
Platform	IA-32 and x64
Predecessor	Microsoft Office 2007
Successor	Microsoft OneDrive
Type	Collaborative software
License	Trialware
Website	office.com/sharepoint-workspace/

Microsoft SharePoint Workspace (formerly Microsoft Office Groove^[5]) is a discontinued desktop application designed for document collaboration in teams with members who are regularly off-line or who do not share the same network security clearance. It is no longer included with Microsoft Office 2013. It has been replaced by a web-based service called OneDrive for Business.

Groove’s uses have included coordination between emergency relief agencies^[6] where different organizations do not share a common security infrastructure and where offline access is important, and amongst teams of knowledge workers, such as consultants who need to work securely on client sites.
It is also used as a staging system for documents in development, where content can be developed then transferred to a portal when complete.

Groove was initially developed by Lotus Notes creator Ray Ozzie, and developed by Groove Networks of Beverly, Massachusetts, until Microsoft’s acquisition of Groove Networks in March 2005.^[7]

Collaboration tools[edit]

Groove’s basic set of services (including always-on security, persistent chat, store-and-forward messaging delivery, firewall/NAT transparency, ad-hoc group formation, and change notification) may be customized with tools.

Tools are mini-applications that rely on Groove’s underlying functionality to disseminate and synchronize their contents with other members’ copies of the workspace. Groove provides various tools that can be added to (and removed from) a workspace to customize the functionality of each space (for example a calendar, discussion, file sharing, an outliner, pictures, notepad, sketchpad, web browser, etc.).
Tools that members use in a workspace often drive the nature of the person-to-person collaboration that ensues. In Groove 2007, the SharePoint Files tools can be used to take SharePoint 2007 document libraries offline.

Groove 2007 includes a presence subsystem, which keeps track of which users in the contact store are online, and presents the information in the launchbar. If Groove server is used, a user is considered online when they log on to the server. In absence of a server the Device Presence Protocol (which comes in different variants for LANs and WANs) is used. Groove also allows sending instant messages to peers. All session and user information is stored by the Groove client at client side.^[8]

Versions[edit]

Groove Virtual Office 3.1 was the last version before Microsoft’s acquisition of Groove Networks. The following versions have been released since:

• Groove 2007 (Included in Office 2007 Ultimate and Enterprise editions and also available as a separate product), released January 27, 2007.^[9]
• SharePoint Workspace 2010, released July 15, 2010.^[10]

Microsoft claims the name change is a natural progression since Groove is to SharePoint what Outlook is to Exchange. Microsoft asserts that features have been added to make it easier to deploy and manage, and claims that SharePoint Workspace will make it easier to access SharePoint content (or content from any server that implements the publicly documented protocols).^[11]

Server application[edit]

Microsoft Groove Server is a tool for centrally managing all deployments of Microsoft SharePoint Workspace in an enterprise. It enables using Active Directory for Groove user accounts, and create Groove Domains, with individual policy settings.^[12][13]

See also[edit]

• Comparison of office suites
• Collaborative software

References[edit]

Further reading[edit]

External links[edit]

• Official website

Андрей Колесов

ПАКЕТ РЕАЛИЗУЕТ ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ РЕЖИМ КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Вряд ли будет преувеличением
сказать, что главным событием зимнего сезона 2006-2007 гг. на мировом ИТ-рынке
станет полное обновление настольной платформы Microsoft: операционной системы
Widnows и семейства офисных продуктов — Windows Vista и MS Office 2007. Ведь
почти все мы, от “простых” пользователей до “крутых” ИТ-профи, имеем дело с
этим ПО и, значит, хотя, может быть, и не сразу, а год-два спустя, будем
работать с новыми продуктами. Что же касается важности выпуска данных
программных продуктов для самой Microsoft, то напомним, что предыдущие версии
Windows и Office выпускались соответственно пять лет и три года назад (до этого
обновления происходили чаще) и что на долю этого ПО приходится почти 60% объема
продаж ее продуктов (в сумме — 25 млрд. долл. в последнем финансовом году) и до
90% прибыли.

Все это сказано для того, чтобы в
общих чертах можно было представить объем инноваций, с которыми многие из нас
столкнутся уже в начале следующего года. Ведь только в состав Office 2007
входит более полутора десятка клиентских и серверных приложений! Конечно, в
основном речь идет об обновлениях уже знакомых нам программ (но на этот раз
объем новшеств значительнее, даже по сравнению с двойным переходом 2000 – XP —
2003), но есть там и новички. Самый интересный из них (за свои слова отвечаю!)
— Groove 2007.

Собственно, это довольно хорошо
известный на ИТ-рынке (но не в России) продукт. Он попал в арсенал Microsoft
после приобретения ею весной прошлого года компании Groove Networks. Это ПО
(прежнее название — Groove Virtual Office) предназначено для поддержки
коллективной работы в рамках динамического группового пространства, в том числе
при отсутствии сетевого соединения. Перспективы данного продукта можно себе
представить по такой детали: основателем и руководителем Groove Networks
является Рей Оззи, создавший в свое время Lotus Notes. Сразу после перехода в
Microsoft именно он занял пост главного технического менеджера этой корпорации,
а летом 2006 г.
фактически возглавил разработку всего ее софта, заменив Билла Гейтса в
должности главного архитектора ПО.

Децентрализованная модель групповой работы

Продукты Office System,
представляя собой интегрированный набор настольных и серверных приложений,
нацелены на решение двух основных задач: обеспечения эффективной индивидуальной
деятельности пользователя и поддержки коллективной работы.

Нетрудно заметить, что последние
лет пять развитие Office связано в основном со вторым направлением, о чем свидетельствуют
появление и расширение серверной составляющей семейства. Здесь, в свою очередь,
также можно выделить два варианта взаимодействия людей.

Обмен сообщениями. Во-первых, это
электронная почта, за работу с которой отвечают прежде всего Exchange Server
(он с нынешнего года “перешел” в ведение подразделения офисного направления
Microsoft, а до этого был в группе серверов) и клиентский Outlook. В последние
годы эти средства дополняются возможностями обмена мгновенными сообщениями и
IP-телефонии (Communications Server и Communicator). Сейчас Microsoft
объединяет все эти инструменты в единую коммуникационную платформу Microsoft
Unified Communications.

Групповая работа с документами.
Тут ключевая роль отводится SharePoint Server, который еще три года назад
перекочевал из серверного семейства в офисное, а его “облегченный” вариант
SharePoint Serviсes — в состав Windows Server 2003. Именно SharePoint Server
как универсальный механизм поддержки коллективной работы и управления
информацией должен формировать единое информационное пространство при
построении корпоративных информационных систем на базе ПО Microsoft, причем
речь тут идет не только об объединении клиентских офисных приложений, но и о
решении задач информационной интеграции в других программных продуктах,
например в ERP-решениях MS Dymanics. В версии 2007 возможности этого сервера
существенно расширены, в частности в нем реализован полноценный механизм
workflow. Еще одно важное новшество — формирование на базе SharePoint Server
нескольких специализированных серверов поддержки групповой работы, в том числе
при использовании электронных таблиц и электронных форм.

Пакет Groove предлагает иной,
третий вариант поддержки коллективной работы на основе децентрализованной
клиентской архитектуры, которая использует модифицированный вариант прямого
взаимодействия между компьютерами “точка — точка” (peer-to-peer). При
использовании Groove каждый член команды на своем компьютере имеет точную копию
рабочего пространства (workspace) данной группы. Реализуется это с помощью
весьма изощренного механизма синхронизации клиентских данных.

Собственно, этот механизм и
является, судя по всему, изюминкой продукта, его ноу-хау. Принципиально важно
то, что никакой групповой информации на сервере централизованно не хранится, —
все данные находятся только на клиентских ПК. Сервер обеспечивает лишь
взаимодействие членов команды, управляя очередью передаваемых между клиентами
зашифрованных сообщений. Подобная служба на английском языке называется Relay,
что можно перевести как “переключатель”, но, возможно, более точным здесь будет
слово “эстафета”.

Пользователи могут настраивать
режимы обмена данными для оптимизации объема передаваемой информации и загрузки
компьютера, но все же основной метод коммуникаций — автоматические push-технологии
с использованием механизма предупреждений (alerts).

Для организации Groove-сетей
Microsoft предлагает три варианта.

                  
1. Публичная интернет-служба Public Relay,
предоставляемая корпорацией. Чтобы подключиться к ней, нужно просто купить
коробочный продукт Groove и установить его на клиентский ПК, имеющий доступ в
Интернет. Продукт поставляется автономно или в составе комплекта Office 2007
Enterprise Edition.

                  
2. Для организаций, которые хотят создать
собственные внутренние сети на основе Groove, сэкономить на клиентских
лицензиях, снизить расходы на управление системой и интегрировать Groove в
корпоративную ИС, предлагается продукт Groove Server 2007. Он включает три
основных компонента. Server Relay выполняет примерно те же функции, что и
Public Relay, оптимизируя при этом объемы передаваемых данных. Server Manager
обеспечивает развертывание и управление Groove-сети в соответствии с
корпоративными политиками. Server Data Bridge отвечает за информационное
взаимодействие клиентских приложений Groove с корпоративными базами данных и
прикладными системами.

                  
3. Groove Enterprise Services — вариант Groove
Server, предназначенный для малых и средних предприятий, в том числе не имеющих
собственной серверной инфраструктуры. Его реализует сама Microsoft в режиме Web-хостинга.

Сказав эти общие слова о принципах
работы Groove, посмотрим, как продукт выглядит с точки зрения пользователя.

Начало работы

После установки Groove вам нужно
создать на сервере свою учетную запись. Если вы купили продукт самостоятельно,
то это делается с помощью Groove Account Setup Wizard, если же ваша компания
приобрела корпоративную лицензию, то ИТ-менеджер пришлет вам нужную информацию
по электронной почте. Вы можете работать со своей учетной записью на разных
компьютерах — на ПК в организации и, скажем, на ноутбуке дома. Синхронизация
между ними будет выполняться автоматически через Интернет.

По умолчанию приложение
запускается автоматически сразу после загрузки Windows и, если вы находитесь в
сети, сразу соединяется с сервером и начинает выполнять операции синхронизации
в фоновом режиме. Вы же увидите на экране стартовую панель Groove Launchbar
(рис. 1).

На ней расположены два основных
окна, с помощью которых выполняется управление ключевыми ресурсами приложения —
набором имеющихся у вас рабочих пространств (Workspace list) и списком
контактов (Contact list, встроенная адресная книга Groove). Представление этой
информации можно менять: например, контакты можно упорядочить по именам, по их
текущему статусу (подключен, вне сети и пр.), по принадлежности к рабочим
пространствам, по организациям. Внизу на панели еще находится вспомогательное
окно Common Tasks, в котором предлагается динамично изменяемый контекстный
список часто выполняемых операций.

Главным элементом Groove является
workspace — виртуальное информационное пространство (данные и инструменты для
их обработки), в котором трудится та или иная группа людей. Хотя этот термин
переводится как “рабочее пространство”, наверное, точнее его суть отражает
понятие “проект”, имеющее также такую важную характеристику, как состав команды
(рабочей группы).

Но отметим сразу: Groove не
является средством управления проектами. Его задача в другом — в информационном
обеспечении реализации относительно небольших проектов небольшими же группами.
При этом данные группы могут быть территориально распределенными, со слабыми
организационными связями, а ее члены — весьма мобильными.

Есть два варианта появления
workspace в составе установленного на вашем компьютере пакета Groove —
сформировать собственное новое пространство и принять участие в уже реализуемом
проекте. Создание workplace выполняется двумя щелчками мыши, при этом можно
использовать различные шаблоны для формирования начальной структуры (которую
можно потом изменять) пространства.

После создания проекта вы можете приглашать
любых людей стать членами этой команды. Приглашения отправляются через систему
обмена сообщениями Groove или по обычной электронной почте. Единственное
условие для них — иметь на своем компьютере пакет Groove. Вот как это
происходило на практике, когда сотрудники московского офиса Microsoft
демонстрировали мне возможности пакета.

Мне было отправлено приглашение по
электронной почте. Дома я увидел письмо такого содержания: “Если у вас нет
пакета Groove, то вы можете установить бесплатную ознакомительную версию
(бета), щелкнув на этой ссылке:

http://us7.trymicrosoftoffice.com/product.aspx?family=officelivegroove&culture=en-US

Если у вас уже есть
пакет, щелкните здесь:

http://invitation.groove.microsoft.com/

Пакет у меня был установлен,
поэтому мое подключение к проекту заняло не более двух минут (но для получения
копии workspace нужно, чтобы кто-то из членов группы был в режиме онлайн).

Каждому члену команды
присваивается роль (менеджер, участник или гость), которая определяет его права
при работе внутри данного информационного пространства. Эти права
устанавливаются при отправке приглашения и могут быть изменены в дальнейшем. По
умолчанию инициатор проекта получает статус менеджера (он может потом передать
свои полномочия другому человеку), остальные члены команды — статус участников.
Но приглашать новых членов группы может не только менеджер, но и все участники.

Итак, к реализации некоторого
информационного проекта могут быть привлечены любые пользователи ПК, никак не
связанные между собой организационно. Встроенная система шифрования обеспечит
защиту информации при использовании любых проводных или беспроводных сетей.
Доступ к информации будут иметь только те, кто получил приглашение и дал
согласие на участие. Никакая “мастер-копия” на сервере не хранится. Все
операции по созданию и управлению рабочим пространством выполняются без участия
ИТ-администраторов или каких-то ИТ-служб.

Использование рабочего пространства

Теперь посмотрим, что представляет
собой рабочее пространство (рис. 2). По сути это автономный офис с собственной
файловой системой и встроенными инструментами. Разумеется, при этом вы можете
работать с внешними файлами и приложениями, установленными на вашем ПК. Пакет
Groove 2007 предоставляет возможность использования более десятка различных
инструментов, из которых мы сейчас рассмотрим только основные.

Средство Files Tool обеспечивает
работу с файлами, хранимыми в workspace. Его функции в целом аналогичны
функциям Windows Explorer. Собственно для работы с файлами применяются
соответствующие приложения, установленные на компьютере пользователя. После
добавления файла в Groove Files Tool каждый член команды может просматривать
его содержимое, а в зависимости от назначенной ему роли — и вносить изменения.
Когда кто-то редактирует файл, то все сделанные исправления (только
исправления!) автоматически передаются на компьютеры всех остальных членов
группы. Если другой участник в это же время также корректировал данный
документ, то Groove создает две копии файла, с которыми пользователи должны
разобраться, контактируя между собой.

Одно из важнейших новшеств Groove
2007 — его интеграция с библиотеками документов SharePoint (через Office
SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services). Это устраняет
возможные конфликты при работе с файлами и позволяет публиковать документы в
корпоративных хранилищах данных. В новой версии Groove реализована возможность
совместного просмотра презентаций PowerPoint 2007.

В отдельную категорию документов в
Groove выделены электронные формы. Специализированный инструмент для работы с
ними в этом пакете имеется уже давно, но сейчас эти возможности существенно
расширены за счет интеграции с Office InfoPath 2007.

Традиционными функциями пакетов
поддержки групповой работы являются средства планирования — управление
встречами и ведение календаря (Meeting Tool и Calendar Tool, см. рис. 2). Для
организации обсуждений внутри рабочей группы служит Discussion Tool. Диалоговый
поток может быть представлен в хронологическом порядке или в структуре “тема —
ответы” (рис. 3).

И, наконец, ключевое значение имеет
набор инструментов для мониторинга деятельности команды и взаимодействия ее
членов в режиме реального времени. Встроенные средства уведомления о
присутствии и оповещения членов группы, а также средства для работы в режиме
реального времени дают возможность узнать, кто, где, когда и над чем работает,
и связаться с членами группы в нужное время (рис. 4).

Для общения с коллегами Groove
предлагает собственные механизмы передачи сообщений (текстовых и голосовых) и
текстовых диалогов в режиме Сhat. В Groove 2007 эти возможности расширены за
счет интеграции с Office Communicator 2007 или 2005, что позволяет, например,
общаться по телефону (в том числе через Интернет) и обмениваться мгновенными
сообщениями (рис. 5).

Как уже подчеркивалось ранее,
изюминкой Groove является механизм синхронизации данных рабочего пространства.
Основная идея здесь заключается в том, что приложение автоматически
регистрирует изменения и доводит их до членов группы. Все обмены данными
выполняются в фоновом режиме. Пользователи могут работать в оперативном или
автономном режиме и не заботиться о том, как и когда изменения будут доставлены
другим участникам проекта. Хотя, конечно, наиболее оптимальный вариант, если
члены группы будут максимально часто работать в режиме онлайн. В то же время вы
можете управлять режимами синхронизации — например, для отдельных файлов можно
установить вариант загрузки только по требованию.

Важную роль в обеспечении
информационного взаимодействия команды играет также система предупреждений
(alerts) об изменениях в рабочем пространстве (рис. 6) — они появляются на
экране в виде всплывающих текстовых сообщений в сопровождении звуковых сигналов
(получение писем, изменение статуса контактов, модификация отдельных файлов и
т. д.).

Уровень приоритетов предупреждений может определяться
автоматически, но у пользователя есть право и самому указать объекты (файлы,
инструменты, контакты), об изменении которых ему нужно знать в первую очередь.

Области применения

Вернемся к главному вопросу — для чего нужен продукт
Groove?. Вот его видимые достоинства:

●     возможность
быстро организовать совместную работу без участия ИТ-служб предприятий,
пригласив для сотрудничества любых людей, в том числе находящихся за периметром
корпоративной сети;

●     обеспечение
мобильной работы пользователей как в автономном, так и в подключенном режиме;

●     автоматическое
решение вопросов синхронизации данных внутри группы.

Даже из краткого описания продукта
понятны его основные возможности и ограничения. Это не портал коллективной
работы, он не годится для длительного хранения данных, не подходит для
публикации материалов и решения длительных “процессных” задач.

Groove нацелен на реализацию
проектно-ориентированной модели работы относительно небольшими (но весьма
“разношерстными”) командами, созданными на ограниченный период времени, со
слабо формализованными взаимосвязями и бизнес-процессами. Примеров таких очень
много — это может быть и подготовка информационных материалов для проведения
презентации нового продукта внутри компании, и работа над научным проектом
специалистов из различных организаций и стран.

Из всех вариантов перевода слова
“Groove”, наверное, его суть лучше всего отражает такой:“гармонично взаимодействовать”.