Word форматирование при слиянии

Аннотация

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

  • В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.

  • Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

    Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.

  • Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

  • В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».

  • Все имена полей должны быть уникальными.

  • В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.

  • В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройка основного документа

  1. В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

    В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.

  2. В списке Выбор типа документа выберите Письма.

    Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.

  3. Нажмите кнопку Далее. Открытие документа.

  4. Выполните одно из следующих действий.

    • Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

      После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.

    • Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Шаблон.

      2. Щелкните Выбор шаблона.

      3. На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

    • Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Существующий документ.

      2. В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.

      3. Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

  5. Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

  1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.

  2. Нажмите кнопку Обзор.

  3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

    По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».

  4. Нажмите кнопку Открыть.

  5. Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.

  6. Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.

Шаг 4. Выбор получателей

  1. В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

    • Укажите получателей с помощью флажков.

      Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

      Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.

    • Сортировка элементов списка.

      Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.

    • Фильтрация элементов списка.

      Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.

      1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.

      2. Щелкните один из следующих параметров:

        • (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.

        • (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.

        • Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

    • В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).

    Примечания.

    • Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.

    • Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

  2. Нажмите кнопку OК для возврата к мастеру слияния.

    Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.

  3. Нажмите кнопку Далее. Создание письма.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

  1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

  2. Вставьте один из следующих параметров.

    • Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.

      1. Щелкните Блок адреса.

      2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

      3. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

    • Строка приветствия:

      1. Щелкните Строка приветствия.

      2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.

      3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.

      4. Нажмите кнопку ОК.

      5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

    • Другие поля с информацией:

      1. Щелкните Другие элементы.

      2. Выполните одно из следующих действий.

        • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.

        • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

      3. В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.

      4. Щелкните Вставить, а затем Закрыть.

      5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

        Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.

    • Электронная почтовая марка.

      Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.

      1. Щелкните Почтовая марка.

        Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:

        Печать электронных почтовых марок
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

      2. Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.

    • Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.

      1. Щелкните Почтовый штрихкод.

      2. В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.

        Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).

      3. Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.

        • Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.

        • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например { MERGEFIELD City }, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

      Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

      26 февраля 2002 г.

      AddressBlock

      GreetingLine

      Введите сообщение.

      С уважением,

      Введите свое имя.

    Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

    На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

    Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

  1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (<< >>).

  2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

    В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.

Форматирование с помощью кодов полей

Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

Ниже приведены примеры использования ключей.

  • Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (#).

  • Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (*).

  • Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (*).

Шаг 6. Сохранение документа

Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

  1. В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

    В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.

  2. Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.

  3. Нажмите кнопку Далее. Просмотр писем.

Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052

Уважаемый Александр Демидов!

Введите сообщение.

С уважением,

Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

  • Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.

  • Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

  • Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.

  • Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

Шаг 8. Завершение слияния

Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Персонализация отдельных писем

Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

  1. Щелкните Изменить часть писем.

  2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.

  4. Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.

  5. Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.

Печать писем

Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

  • Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.

    1. В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

      В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.

    2. Выберите нужные параметры.

  • При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.

    1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.

    2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

      • Для печати всех документов щелкните Все.

      • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

      • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

    3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

Сохранение объединенных писем для последующего использования

При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

  1. Щелкните Изменить часть писем.

  2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

    • Для объединения всех документов щелкните Все.

    • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

    • Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

  3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

Ссылки

Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

При слиянии в документ Word выгружаются данные из таблицы Excel.    
В excel даты стоят в формате даты dd/mm/yyyy.    
При выгрузке в word дата меняет свой формат на mm/dd/yyyy.    
Что нужно сделать, чтобы дата выгружалась в excel в русском формате?!

 

The_Prist

Пользователь

Сообщений: 14182
Регистрация: 15.09.2012

Профессиональная разработка приложений для MS Office

{quote}{login=Nikard}{date=12.02.2009 05:59}{thema=Слияние/Mail Merge_ проблемы с форматом даты!!!!!!!}{post}При слиянии в документ Word выгружаются данные из таблицы Excel.    
В excel даты стоят в формате даты dd/mm/yyyy.    
При выгрузке в word дата меняет свой формат на mm/dd/yyyy.    
Что нужно сделать, чтобы дата выгружалась в excel в русском формате?!{/post}{/quote}  

  Попробуйте такой формат  
mm.dd.yyyy

Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы…

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

 

The_Prist

Пользователь

Сообщений: 14182
Регистрация: 15.09.2012

Профессиональная разработка приложений для MS Office

Посмотрите региональные настройки Worda. Там может стоять именно такой формат дат

Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы…

 

В региональных настройках тоже все ок! И формат даты и параметр. В экселе дата стоит в нужном формате. Выгружается в ворд — опятьдвадцатьпять….

 

The_Prist

Пользователь

Сообщений: 14182
Регистрация: 15.09.2012

Профессиональная разработка приложений для MS Office

Можете поэтапно описать как Вы данные выгружаете?  
Может сначала поставить формат ячеек в Excel так как надо, а потом выгрузить?

Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы…

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

Я как «чайник» не поняла вопроса? Что значит «из чего»?

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

Открываю бланк (Документ Word)_  
Main document setup _    
Normal New Document _    
Open Data Source _    
выбираю файл из которого идет выгрузка данных (Microsoft Excel Worksheet) _    
Insert Merge Fields_    
расставляю поля в бланке _    
Merge to New Document _    
all _    
ok

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

Из файла «база данных» нужно подставить данные в файл «Приложение к договору…»

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

 

Nikard

Пользователь

Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970

Спасибо за помощь! В поле, где необходимо поставить дату(в шаблоне) подставила заклинание «/@dd.MM.yyyy» и все получилось.    

  Если есть другие варианты решения проблемы, буду рада попробовать!!!

 

Lana

Пользователь

Сообщений: 10
Регистрация: 01.01.1970

Всем привет!    
Проблема у меня аналогична той, что описана ранее, но вот никак не пойму как же все таки эту проблему удалось решить. Помогите разобраться! В моем случае, при слиянии двух файлов в Word идет ссылка из файла Excel, при этом дата в Wordе отображается ну уж очень каряво. Если брать формат даты в Екселе 01.09.2009 то в Wordе отображается 09/01/2009 9шиворот на выворот), если брать текстовый формат даты в Екселе, то в Wordе пояляется вообще 12:00:00 AM. Че за фигня, понять никак не могу. Может кто уже сталкивался с данной проблемой? Помогите, плиззззз…..

 

А вариант автора (пост 12:43) у вас не срабатывает?

 

{quote}{login=}{date=17.09.2009 07:32}{thema=}{post}А вариант автора (пост 12:43) у вас не срабатывает?{/post}{/quote}  

  Если честно, я уже уже столько всего перепробовала, но так и не поняла в каком таком месте удалось Nikard проставить заклинание…где я только не ставила везде фигня какая то. Единственное сейчас взяла и перекопировала отдельные строки в Екселе заново на новый лист и что удивительно в нем уже было все ок….что же был за глюк не понимаю….

 

0) Открываем документ Word с настроенными полями слияния  
1) Alt+F9 (для отображения полей слияния)  
2) Перед концом поля } вставить @ «dd.MM.yyyy»  
3) Alt+F9 (для скрытия полей слияния)  
4) Пролистать следующее поле слияния для обновления  
5) Наслаждаться!

 

yana

Пользователь

Сообщений: 51
Регистрация: 26.12.2012

2Прохожий d727 — Большое спасибо!!!!

 

Всем привет. Столкнулась с той же проблемой. Только мне нужен формат dd.MMM.yyyy. Когда использую этот формат месяц в документе на английском 19.June.2006. Можно сделать так, чтобы был на русском (19.июня.2006)и если ДА, то как?  
Спасибо.

 

Справилась сама :)))  
Просто переключила язык в документе и все получилось :))) — плохо быть чайником :)))

 

В формате ячейки, в меню «все форматы» укажите формат ДД ММММ ГГГГ «г.» (для варианта 01 января 2011 г.) — у меня получилось.

 

{quote}{login=прохожий d727}{date=17.11.2009 10:42}{thema=решил эту задачу так}{post}0) Открываем документ Word с настроенными полями слияния  
1) Alt+F9 (для отображения полей слияния)  
2) Перед концом поля } вставить @ «dd.MM.yyyy»  
3) Alt+F9 (для скрытия полей слияния)  
4) Пролистать следующее поле слияния для обновления  
5) Наслаждаться!{/post}{/quote}  

  Спасибо! Ты настоящий чел!

 

Нашел решение проблемы с некорректным переносом формата даты из Excel в Word  
(странно что тут не описан такой очевидный способ)  

  1. В шаблоне на поле слияния кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Изменить поле».  
2. В появившемся окне выбираем Date из списка слева.  
3. Выбираем нужный нам формат даты.    
Все.

 

Bio

Гость

#23

09.10.2012 10:12:33

Ошибся немного. Описаный мной способ всеголиш ставит текущую (системную) дату а не меняет формат даты полученной из базы.

1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

1

13.01.2022, 10:57. Показов 1916. Ответов 17


Студворк — интернет-сервис помощи студентам

Друзья, есть простая задача — реализовать документ WORD с включёнными полями слияния из EXCEL.
Проблема в том, что текстовое поле, импортируемое из EXCEL, нужно разбить на ячейки. Например, фамилию нужно расписать по буквам, чтобы каждая буква была в клеточке, как в анкетах, и т.п. Было бы здорово, если можно было бы при импорте полей слияния дополнительно использовать функции работы с текстом, например, использовать самую левую букву. Затем вторую, и т.п.
Вторая сложность — мне нужно вставлять в документ дату, но не из таблицы, а текущую плюс 45 дней. Можно ли это реализовать в рамках Word и Excel?

Спасибо!



0



Programming

Эксперт

94731 / 64177 / 26122

Регистрация: 12.04.2006

Сообщений: 116,782

13.01.2022, 10:57

17

1233 / 671 / 238

Регистрация: 22.12.2015

Сообщений: 2,092

13.01.2022, 11:23

2

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Например, фамилию нужно расписать по буквам, чтобы каждая буква была в клеточке, как в анкетах,

Распишите в экселе — можно фамилию вбивать в ячейку, а на символы разбить формулами. Каждый символ вставить в ячейку своим отдельным полем.
Либо поищите шрифт, в котором каждая буква будет в квадратике, это даст визуальный эффект.

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

но не из таблицы, а текущую плюс 45 дней

Что вы называете текущей датой — на момент вставки? В Excel будет формула =СЕГОДНЯ()+45



0



1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

13.01.2022, 11:34

 [ТС]

3

Цитата
Сообщение от Dinoxromniy
Посмотреть сообщение

Распишите в экселе — можно фамилию вбивать в ячейку, а на символы разбить формулами. Каждый символ вставить в ячейку своим отдельным полем.

Не совсем понял, что Вы имеете в виду. Я бы хотел использовать исходное текстовое поле Excel, обрабатывая его формулой на этапе слияния, но как это сделать, ума не приложу. Править файл Excel нельзя, и мне кажется методологически неверным.

Цитата
Сообщение от Dinoxromniy
Посмотреть сообщение

Что вы называете текущей датой — на момент вставки? В Excel будет формула =СЕГОДНЯ()+45

Да в экселе понятно, но как это реализовать при вставке в Word. Т.е. это уже не будет «слияние» с Эксель, но всё равно не понимаю, как вставить в Word текущую дату+45 дней.



0



1233 / 671 / 238

Регистрация: 22.12.2015

Сообщений: 2,092

13.01.2022, 11:52

4

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Править файл Excel нельзя

Спорить не стану, мы файла не видели, как впрочем и вордовского документа.

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

обрабатывая его формулой на этапе слияния, но как это сделать, ума не приложу.

Опишите, как на ваш взгляд должна работать такая формула. Т.е. она должна взять поле, и вернуть из текста определенный символ. Как на ваш взгляд этот символ задаваться? Как формула должна понять, что в фамилии «Ким» нет четвертого символа?
Такое проще на VBA сделать, без особенных в общем-то проблем.

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

мне кажется методологически неверным.

Смысл слияния — взять значение ячейки целиком и вставить в Word. Если в Word нужно, чтобы каждая буква слова «Пупкин» была в своей клеточке, либо используйте шрифт который даст визуальный эффект, либо разбейте это слово в Экселе — в первой ячейке «П», ячейка правее -«у», в ячейке еще правее — «п» и так далее, в зависимости от того, сколько клеточек вы предусматриваете в документе Word. Либо пишите на VBA код, который померяет длину фамилии и вставит в нужное место таблицу нужной длины.

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

как вставить в Word текущую дату+45 дней.

Как сделать автоматический вывод периода в Word, который автоматически подставляет нужные даты при открытии



0



1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

13.01.2022, 12:21

 [ТС]

5

Цитата
Сообщение от Dinoxromniy
Посмотреть сообщение

Спорить не стану, мы файла не видели, как впрочем и вордовского документа.

Да нечего там смотреть, я могу сделать пример, но смысл — есть поле «Фамилия» и значение «Иванов». Есть таблица в WORDе, куда нужно вставить фамилию побуквенно.

Цитата
Сообщение от Dinoxromniy
Посмотреть сообщение

Опишите, как на ваш взгляд должна работать такая формула. Т.е. она должна взять поле, и вернуть из текста определенный символ. Как на ваш взгляд этот символ задаваться?

В первую ячейку — первый символ, во вторую — второй, и так далее. Контролировать длину в данном случае необязательно, по крайней мере, в первом приближении, пока не определились с общей концепцией, возможно ли это в принципе.

Цитата
Сообщение от Dinoxromniy
Посмотреть сообщение

Смысл слияния — взять значение ячейки целиком и вставить в Word.

Ну почему же, определённые возможности форматирования чисел и дат при слиянии предусмотрены.



0



1233 / 671 / 238

Регистрация: 22.12.2015

Сообщений: 2,092

13.01.2022, 12:36

6

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Да нечего там смотреть, я могу сделать пример, но смысл

Смысл очень простой:1) если все так просто — и сделать недолго.
2). если Excel менять нельзя — покажите. Если вы его можете подстроить под себя как нужно — подстройте.
3). У вас Имя будет в той же ячейке, что и фамилия, или в другой. Если в разных — куда они попадают в Ворд — в одну строку, или в разные.

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

В первую ячейку — первый символ, во вторую — второй, и так далее.

Как формула должна узнать, что она вставляется в первую ячейку, а не в 10? Если по номеру вхождения — как быть с четвертой ячейкой в фамилии «Ким» — на четвертой ячейке по идее будет ошибка. Вопрос — что должно быть в пятой ячейке — ничего, или должно начаться имя — вот почему нужно видеть пример.

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Ну почему же, определённые возможности форматирования чисел и дат при слиянии предусмотрены.

Потому что не чисел и не дат, а форматирование значений ячеек, при условии что они числа и даты.

Короче, может быть полями и можно, но я бы делал на VBA.



0



Модератор

Эксперт MS Access

11342 / 4661 / 748

Регистрация: 07.08.2010

Сообщений: 13,505

Записей в блоге: 4

13.01.2022, 13:07

7

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Например, фамилию нужно расписать по буквам

хотелось бы увидеть вордовский шаблон, чтобы понять насколько он сложен
и вряд ли реализация будет основана на слиянии, хотя все возможно
— в екселе сформировать все клеточки в строке,16000+ допустимо
— но устанете подключать слияние в каждую клеточку в ворде
— возможно и ограничении 255 полей не даст завести все клеточки, ведь слияние — это встроенный запрос



0



малоболт

1143 / 442 / 193

Регистрация: 30.01.2020

Сообщений: 1,095

13.01.2022, 13:11

8

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Можно ли это реализовать в рамках Word и Excel?

Можно ещё не на VBA, а на VBS. Тот же бэйсик, только встроен во все Windows, начиная с XP, позволяет обращаться к функционалу Word и Excel на уровне простейших объектов, не требует встраивания ни в один из файлов Word и/или Excel, и много чего ещё. И с лёгкостью написал бы примерчик кода для вашего случая — там строк-то десятка полтора-два потребуется, но реально влом при этом тратить время и силы на создание исходника данных в Excel, и шаблона для заполнения в Word. Будут файлы от вас — набросаем код.
P.S. Вот пример на VBS похожей задачи наоборот: вставки таблицы из Word в Excel. Повернуть движение в обратную сторону, разбить строку по буквам и вставить дату — наверное даже ребёнок справится.



1



Модератор

Эксперт MS Access

11342 / 4661 / 748

Регистрация: 07.08.2010

Сообщений: 13,505

Записей в блоге: 4

13.01.2022, 13:18

9

если ексель менять нельзя, то
— в ворде, в документе один взять слиянием нужные поля, целиком
— и в ворде же макросом заполнить другой ворд-документ, по клеточкам

возни конечно много, в любом случае нужны
док1 — настроенный на слияние с ексель и модулем VBA
док2- шаблон с клеточками



0



1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

13.01.2022, 13:45

 [ТС]

10

Господа, спасибо за ответы.
Эксель файл менять можно, но бесполезно, т.к. он приходит в том виде, в котором приходит, и каждый раз менять нерационально.
Вордовский шаблон.. Ну какой шаблон — таблица 1 ряд 25 ячеек.
Я понял, что простого пути, о котором бы я не знал, не существует.
Поэтому просто взял текстовую надпись, вставил в неё таблицу и наложил сверху на текст, который я отформатировал в
моноширинном Courier, и подобрал ширину текста под таблицу.
ВСЁ.



0



Dinoxromniy

13.01.2022, 13:45

Не по теме:

Цитата
Сообщение от Punkt5
Посмотреть сообщение

Можно ещё не на VBA, а на VBS. Тот же бэйсик, только встроен во все Windows, начиная с XP, позволяет обращаться к функционалу Word и Excel на уровне простейших объектов, не требует встраивания ни в один из файлов Word и/или Excel

Punkt5, подскажите — правильно я понимаю, что по сути это тот же VBA, с той только разницей, что каждое приложение нужно описать как при доступе извне через CreateObject или аналог GetObject, а сама объектная модель полученного объекта будет полностью соответствовать VBA модели? Или там прямо своя отдельная объектная модель, свой набор методов и свойств?



0



малоболт

1143 / 442 / 193

Регистрация: 30.01.2020

Сообщений: 1,095

13.01.2022, 14:12

12

Dinoxromniy, Да! Как только вы создаёте объект Word.Application или Excel.Application, через него можно обращаться к свойствам и функциям, доступным в VBA. Я не раз, записав автоматический макрос в VBA, транслировал его в VBS, заменяя лишь именованные константы в параметрах функций на их значения, которые легко посмотреть под отладкой, сделав первый шаг отладки и потом наводя курсор на нужные константы.

Вот ещё примерчик на VBS, использующий функционал VBA для работы с Excel, и при этом не требующий вставки себя в Excel-файл.



1



Dinoxromniy

1233 / 671 / 238

Регистрация: 22.12.2015

Сообщений: 2,092

13.01.2022, 14:43

13

Не по теме:

Punkt5, спасибо, ясно. Нужно будет взять на заметку!

Добавлено через 15 минут

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Ну какой шаблон — таблица 1 ряд 25 ячеек.

Song774, если под рядом подразумевается 1 строка, то можно воспользоваться кодом ниже.
В первую ячейку внесите ФИО, оставьте курсор внутри таблицы (например — в первой ячейке), и запустите код. Текст из первой ячейки будет распределен побуквенно по таблице.
Если в первой ячейке будет поле, то его нужно программно превратить в текст, а затем выполнить тот же код.

Visual Basic
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Sub txt2rows()
Dim tblObj As Table, i As Integer
 
If Selection.Tables.Count = 1 Then
    Set tblObj = Selection.Tables.Item(1)
    If tblObj.Columns.Count >= Len(tblObj.Cell(1, 1).Range.Text) Then
        For i = Len(tblObj.Cell(1, 1).Range.Text) To 1 Step -1
            tblObj.Cell(1, i).Range.Text = Mid(tblObj.Cell(1, 1).Range.Text, i, 1)
        Next i
    Else: MsgBox "Добавьте столбцы!"
        
    End If
End If
Set tblObj = Nothing
End Sub



1



1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

14.01.2022, 12:32

 [ТС]

14

Цитата
Сообщение от Dinoxromniy
Посмотреть сообщение

если под рядом подразумевается 1 строка, то можно воспользоваться кодом ниже.

Спасибо, пригодится



0



1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

20.01.2022, 09:02

 [ТС]

15

Друзья, не стал заводить новую тему, есть смежный вопрос.
На машине со старым офисом (2007?) открыл созданный мной в версии 2016 файл Word, использующий поля из Excel.
Пользователь жалуется, что при открытом документе Word невозможно внести и сохранить изменения в Excel.
Т.е. если мы изменяем в Excel, допустим, номер телефона, то новый вариант не отображается в поле слияния открытого файла Word. А сохранить Excel не получается.
Пишет ошибку, что невозможно сохранить и предлагает сохранить таблицу с новым именем.
Если включить многопользовательский режим в Excel, то всё равно не даёт сохранить, но просто говорит, что «файл заблокирован», и всё.
Можно ли как-то настроить Word+Excel 2007, чтобы пользователь мог оперативно корректировать файл Excel и сразу распечатывать документ с обновлёнными полями в соответствии с внесёнными изменениями?



0



Модератор

Эксперт MS Access

11342 / 4661 / 748

Регистрация: 07.08.2010

Сообщений: 13,505

Записей в блоге: 4

20.01.2022, 10:24

16

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

при открытом документе Word невозможно внести и сохранить изменения в Excel.

в этом и недостаток слияния

поэтому предпочитаю работу со стороны ексель
— можно корректировать таблицу данных
— программно заполняя закладки и не зависеть от каталога размещения , его можно задавать относительно каталога екселя

конечно , если в ворде произвольный документ(не шаблон), то не знаю, что и посоветовать



0



малоболт

1143 / 442 / 193

Регистрация: 30.01.2020

Сообщений: 1,095

20.01.2022, 11:54

17

Цитата
Сообщение от Song774
Посмотреть сообщение

Можно ли как-то настроить Word+Excel 2007, чтобы пользователь мог оперативно корректировать файл Excel и сразу распечатывать документ с обновлёнными полями в соответствии с внесёнными изменениями?

Просто файл при открытии захватывается тем пользователем, кто его открыл. Если кто-то из пользователей вносит изменения в файл — они не будут видны другим, пока он не сохранит данный файл. Если предполагается многопользовательский доступ к данным. с возможностью изменения данных в то же время, как другие их используют, есть следующие варианты действий:
Правильный: Перейти к работе с базой данных. Там все эти действия уже прописаны разработчиками на уровне движка, и конечному программеру остаётся лишь задавать правильную структуру собственной базы в соответствии с четырьмя нормальными формами и затем просто прописывать интерефейсы доступа.
Геморройный-геморройный: создать отдельный excel файл для хранения данных (ЭФХД), который пользователи не будут открывать сами. Создать excel-файл для заполнения ЭФХД, пререхватывая в нём события изменения значений в ячейках и при изменении нужных — из этих макросов перехвата быстро открывать, изменять и тут же сохранять ЭФХД, перед этим проверяя — не захвачен ли он другим таким же пользователем. Если ЭФХД долго не освобождается — выдавать сообщения данному пользователю. также нужно повесить макрос на таймер, чтобы периодически проверять — не изменил ли кто другой ту информацию в ЭФХД, с которой работает и видит даннный пользователь в своём файлике Excel. Ну и соответственно в вордовом файле надо вкрячить макросы, которые будут заполнять таблицы на основании ЭФХД при его открытии, а также по таймеру, и ещё перед выводом на печать, и перед сохранением, да и в остальных случаях, которых наверняка ещё поднаберётся, с соответствующими предупреждениями пользователю.
Выбор: делать работу , для которой специально придуманы базы данных в базе данных, либо изобретать велосипед и зарабатывать геморрой на поддержке решения с набором обычных файлов, пусть и позволяющих частичную автоматизацию за счёт VBA — это уже ваша преррогатива.



0



1 / 1 / 0

Регистрация: 13.01.2022

Сообщений: 11

22.01.2022, 23:45

 [ТС]

18

Цитата
Сообщение от Punkt5
Посмотреть сообщение

Просто файл при открытии захватывается тем пользователем, кто его открыл.

Ну, в данном случае с файлами excel и word работает единственный пользователь
Предполагаю, что проблема в старой версии офиса. Мне кажется, что в 2019м работало корректно.



0



IT_Exp

Эксперт

87844 / 49110 / 22898

Регистрация: 17.06.2006

Сообщений: 92,604

22.01.2022, 23:45

18

Одной из давних неприятностей Mail Merge является невозможность правильно форматировать числа в Excel. К счастью, у нас всегда есть выход. Вот 3 способа исправить ошибки форматирования чисел в Mail Merge.

Почтовое слияние Microsoft Word — одна из самых популярных функций. Он очень эффективно создает ярлыки, шаблоны писем, электронные письма или отчеты. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить часы работы. К сожалению, освоение всех способов использования Mail Merge может быть головной болью.

Одна из проблем с функцией слияния состоит в том, что она не может правильно отформатировать числа в таблицах Excel. Например, результат продаж в Excel теперь равен 100, но в Word он неожиданно превращается в 99,999999999996!

К счастью, исправить эту ошибку не сложно. На самом деле, у нас есть 3 способа обработки ошибок формата чисел при использовании Mail Merge . Вы можете редактировать электронные таблицы, документы Mail-Merge или изменять способ соединения двух файлов. Хотя это решение мало известно, оно может быть лучшим вариантом, за исключением того, что оно больше не поддерживает Word 2016.

Примечание. Несмотря на то, что в Office 2016 выполняются следующие шаги , он по-прежнему работает в других версиях Word и Excel.

Как исправить ошибку числового формата при использовании Mail Merge

  • 1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
    • Числовые Переключатели для полей слияния Mail-Merge
  • 2. Редактировать таблицы Excel
    • Код формата для функции TEXT в Excel
    • Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
  • 3. Используйте DDE Link

1. Используйте «Числовой переключатель» в Word

Первым способом корректного форматирования чисел из Excel с помощью Mail Merge является редактирование документа Word. В частности, вы примените требуемый код числового формата к полям слияния — поле слияния в файле Word. (По сути, поля слияния уведомляют документ Word, в каком столбце электронной таблицы Excel содержатся данные для обработки.) Чтобы применить форматирование к полю, необходимо включить числовой переключатель (ранее известный как переключатель изображений). ) в поле кода.

Первое, что вам нужно сделать, это знать фактический код поля. Откройте документ « Слияние» и щелкните вкладку « Почтовые рассылки » в верхней части окна. Убедитесь, что кнопка « Просмотр результатов» отключена, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши в окне слияния (например, « Пожертвование» ) и выберите « Переключить код поля» . Вы увидите код этого поля, обозначенный фигурными скобками, например: {MERGEFIELD Donation} . Теперь отредактируйте код для этого поля, просто вставив числовой переключатель в конце кода следующим образом:

{MERGEFIELD Пожертвование # $ #, ## 0,00}

Программное обеспечение предоставляет много кодов изображений. Вот 4 примера, которые соответствуют результату:

{MERGEFIELD Sales # 00.00} 01.00
{MERGEFIELD Sales # $ ###} $ 15
{MERGEFIELD Sales # $ #, ## 0,00} $
1500,00 {MERGEFIELD Date @ «MMMM d»} 26 ноября

Как видите, код числового коммутатора идентичен коду формата Excel, за исключением того, что перед номером стоит « #», а дата — « @». (Обратите внимание, используйте кавычки в коде даты, но не в числовом коде.) Чтобы увидеть больше кода, перейдите к таблице ниже или посетите интерактивную справку по «числовому переключателю» в Microsoft Word.

Вот несколько примеров того, как числовые коды полей обрабатывают данные в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.

Числовой переключатель для полей слияния Mail-Merge

3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word

На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, так почему бы не использовать одну и ту же функцию форматирования ? Например, почему бы не использовать функцию MergeField следующим образом:

{MERGEFIELD (Пожертвование, «$ #, ## 0,00»)}

Это действительно проблема многих людей, и, возможно, только Microsoft знает ответ.

Примечание. Помните, что при добавлении или изменении числового переключателя результаты отображаются не сразу. Вы должны обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Обновить поле» ) или нажмите кнопку « Почтовые рассылки»> «Предварительный просмотр результатов» . Иногда вам нужно повторить эту операцию 2-3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам может потребоваться сделать шаг назад и отменить, чтобы увидеть влияние внесенных вами изменений.

Числовые переключатели хорошо работают в области микширования, но их использование немного сложно запомнить и допускать ошибки. Если вы чувствуете то же самое, попробуйте один из следующих двух способов.

2. Редактировать таблицы Excel

Это способ избежать ошибок форматирования при использовании Mail Merge. В электронной таблице Excel вставьте столбец, содержащий формулу, которая преобразует числа или даты в Excel в текстовый формат, который вы хотите отобразить в документе Mail Merge.

Для этого вам нужно использовать функцию TEXT в Excel. Это позволяет пользователям конвертировать числа или даты в эквивалентный текстовый формат точно так, как хочет пользователь. Недостатком этого решения является то, что вам нужно знать код форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции формата пользовательских номеров , немногие пользователи Excel знают об их существовании.

Например, формулы TEXT (B3, «$ #, ## 0,00») и TEXT (C5, «M / dd / yy») преобразуют числовые данные и данные даты в текстовые данные (в этом примере они составляют «12 345,67 долл. США» и «12/12/10»).

Совет: Вы должны отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, в разных стилях, таких как курсив или какой-то другой странный цвет, чтобы напомнить, что числа — это просто текст. В более старых версиях Excel эти «числа» нельзя использовать в расчетах. В Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме функций сумм, таких как SUM и AVERAGE.

Преимущество числовых форматов и форматов даты, таких как текст, состоит в том, что текст преобразуется из Excel в документ, использующий слияние без искажений. Параметры формата, такие как шрифт, размер, цвет неизменны.

Код формата для функции TEXT в Excel

Ниже приведен список наиболее часто используемых кодов справа. Следует помнить, что и «0», и «#» являются заполнителями для чисел, но «0» заставит число 0 появиться в первой или последней позиции. «#» Будет заменено на число, если оно не является начальным или конечным нулем. Поэтому код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет обрезан из почтовых индексов Нью-Джерси.

3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word

Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции TEXT или в пользовательском формате чисел Excel (Custom). Кроме того, они также могут быть использованы в «Числовые коммутаторы» в поле Word Mail-Merge.

Обратите внимание, что существуют небольшие различия между тем, как код работает в Excel и Word в Microsoft 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для месяцев и минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, на какую единицу вы ссылаетесь. Но Word не такой «умный». Вы должны использовать заглавные буквы, чтобы указать месяц. Кроме того, в Excel также имеется дополнительный код «MMMMM», который возвращает только одну аббревиатуру за месяц (например: J, F, M, A, …).

Добавление нескольких таблиц, содержащих функцию TEXT, в электронную таблицу — простое решение для исправления ошибок форматирования чисел при использовании Mail Merge. Вам просто нужно помнить, что эти ячейки могут выглядеть как числа, но не могут применять к ним функции SUM и AVERAGE. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, вам нужно только использовать функцию VALUE.

Будьте осторожны при работе с функцией ROUND

Вместо функции TEXT () некоторые люди предпочитают использовать функцию ROUND (), чтобы уменьшить количество десятичных знаков. Как следует из названия, функция Excel ROUND () по умолчанию округляет десятичное число вверх или вниз в выбранной пользователем позиции. Преимущество этого подхода состоит в том, что округленные числа не являются текстовыми и могут все еще использоваться для вычислений. Во многих случаях, хотя функция ROUND () хорошо работает с Mail Merge, вы можете избежать ее по следующим причинам:

  1. Функция ROUND не содержит знак доллара или запятую, разделяющую тысячи и более.
  2. КРУГЛЫЙ будет обрезать нули в конце.
  3. Функция ROUND иногда заставляет Mail Merge отображать десятичные ошибки. Например, документ Mail Merge отображает 4 десятичных знака, а ROUND выбрал 2 или 3.

В некоторых редких случаях функция ROUND заставляет Mail Merge немного отклоняться. Например, вместо 1.0014, Mail Merge теперь показывает 1.0013.

3. Используйте DDE Link

Вышеупомянутые два относительно просты, но если есть много полей, которые требуют форматирования, они могут расстраивать рано, потому что вам нужно запомнить код формата и, хотя код один и тот же, их можно использовать по-разному.

Легкое и простое решение — связать Word с книгой Excel через DDE (динамический обмен данными), что лучше, чем обычный процесс фиксированного связывания. Звучит сложно, но если вы освоили Mail Merge, DDE — это просто «мелочь». Это простой двухэтапный процесс. В качестве первого шага вам просто нужно включить Word, чтобы открыть файл через DDE. Этот процесс нужно сделать только один раз.

Office 2016 поддерживает DDE? Динамический обмен данными — это старая технология. Иногда это работает нормально, но иногда это не работает в Office 2016. Вы должны открыть источник данных Excel, прежде чем обращаться к нему из Word. Обычно с источниками данных Excel вы должны начать импортировать данные из первой строки рабочего листа. Если вы достаточно терпеливы, вы можете использовать DDE в Office 2016).

Чтобы настроить Word 2013 для ссылок DDE, выполните следующие действия.

  • Нажмите Файл> Параметры .
  • Перейдите на вкладку « Дополнительно » слева и прокрутите вниз до раздела « Общие » .
  • Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии .

Отныне вам никогда не придется делать вышеуказанное. Теперь вы можете открыть копию Word в различных форматах и ​​путях, включая IDE. Единственный эффект — каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, программа предоставит вам выбор.

Второй и последний шаг — выбор источника данных для процесса слияния (на шаге 3 мастера слияния в Word или после нажатия кнопки « Выбрать получателей» на ленте « Почтовые рассылки» ). Теперь вам нужно всего лишь выполнить еще 3 клика.

3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word

  • После выбора данных, которые вы хотите использовать, появится новое диалоговое окно « Подтверждение источника данных ».
  • Тип ссылки по умолчанию — OLE, но не тот, который вам нужен.
  • В диалоговом окне « Подтверждение источника данных » щелкните « Показать все» .
  • В расширенном списке типов файлов выберите MS Excel Worksheets через DDE (* .xls). (Используйте эту опцию даже при использовании более нового формата файла Excel: * .xlsx.)
  • Если требуется, подтвердите, что вы выбираете всю электронную таблицу .

3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word

Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, возможно, вам придется выбрать ее снова, но на этот раз по ссылке DDE. Вот и все! Отныне ваш формат Excel будет корректно применяться к документам Word Mail Merge, и вам нужно только помнить, чтобы поместить данные, которые вы хотите объединить, в первую рабочую книгу Excel.

Выше описано, как исправить ошибку с числовым форматом в Mail Merge . Надеюсь, они вам пригодятся. Если есть какой-либо другой способ, не стесняйтесь поделиться с нами.

Слияние почты — полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути одинаковы, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в словах во время слияния почты.

Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word

Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word

Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо сначала применить следующие операции.

Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле Дата.

Шаг 2: нажмите Shift + F9 чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:

{MERGEFIELD DATE}, {MERGEFIELD CURRENCY} или {«Percent»}


стрелка синий правый пузырь Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word

Добавьте следующие данные форматирования: @ «дд ММММ гггг» в файл слияния даты. И поле слияния даты должно быть таким:

{ДАТА ОБЪЕДИНЕНИЯ @ «ММММ д, ггг»}

Формат даты будет таким:

смена-форамт-1

Примечание:вы можете изменить формат даты по своему усмотрению. Другие возможные форматы: • дд / МММ / гггг, • д / МММ / гг, • д ММММ гггг.



стрелка синий правый пузырь Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word

Добавьте следующие данные форматирования # $, 0.00 в файл слияния валюты, и поле слияния валюты должно выглядеть так:

{MERGEFIELD CURRENCY # $, 0.00}

смена-форамт-2

Примечание:‘ # $, 0.00’ в поле называется числовым переключателем изображения. Другие возможности включают:

(1). # 0 для округленных целых чисел

(2). #, 0 для округленных целых чисел с разделителем тысяч

(3). #, 0.00 для чисел с точностью до двух десятичных знаков, с разделителем тысяч

(4). # $, 0 для округления всего доллара с разделителем тысяч

(5). # «$, 0.00; ($, 0.00); ‘-‘» для валюты, с квадратными скобками вокруг отрицательных чисел и дефисом для 0 значений

Кроме того, иногда число может быть процентным, может потребоваться отредактировать поле {«Percent»}, чтобы получилось {= «Percent» * 100 # 0.00%}.


Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word

выстрел kutools word kutools tab 1180x121

выстрел kutools word kutools plus tab 1180x120

Kutools For Word — Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени

  • Сложные и повторяющиеся операции можно производить разово за секунды.
  • Вставляйте сразу несколько изображений из папок в документ Word.
  • Объединяйте и объединяйте несколько файлов Word из папок в одну в желаемом порядке.
  • Разделите текущий документ на отдельные документы в соответствии с заголовком, разрывом раздела или другими критериями.
  • Преобразование файлов между Doc и Docx, Docx и PDF, набор инструментов для общих преобразований и выбора и т. Д.

Комментарии (66)


Оценок пока нет. Оцените первым!

Слияние почты – полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути идентичны, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в слове во время слияния почты.

Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word

Правильное форматирование валюты и числа во время слияния почты в Word

Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо чтобы сначала применить следующие операции.

Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле даты.

Шаг 2: Нажмите Shift-F9 , чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:

{MERGEFIELD DATE}, {MERGEFIELD CURRENCY} или {«Percent»}


Содержание

  1. Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
  2. Простое разделение однословного документа на несколько
  3. Правильное форматирование валюты и числа во время слияния почты в Word
  4. Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word
  5. Kutools For Word – Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени

Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word

Добавьте следующее форматирование данные: @ “дд ММММ гггг” в файл слияния даты. И поле слияния даты должно выглядеть так:

{MERGEFIELD DATE @ “MMMM d, yyy”}

Формат даты будет таким:

Примечание: вы можете изменить формат даты по своему усмотрению. Другие возможные форматы: • дд/МММ/гггг, • д/МММ/гг, • д ММММ гггг


Простое разделение однословного документа на несколько

Обычно мы используем копирование и вставку для разделения документа Word по одному, но утилита Split Documnet может разделить документ Word на основе страницы, заголовка1, разрыва страницы или раздела, что повысит эффективность работы. Нажмите, чтобы получить полнофункциональную бесплатную пробную версию через 60 дней!
Kutools for Word: с сотнями удобных надстроек Word, попробуйте бесплатно без ограничений в течение 60 дней.

Правильное форматирование валюты и числа во время слияния почты в Word

Добавьте следующие данные форматирования # $, 0.00 в файл слияния валюты, и поле слияния валюты должно выглядеть следующим образом:

{MERGEFIELD CURRENCY # $ , 0.00}

Примечание: ‘ # $, 0.00’ в поле называется цифровым переключателем изображения. Другие возможности включают:

(1). # 0 для округленных целых чисел

(2). #, 0 для округленных целых чисел с разделителем тысяч

(3). #, 0. 00 для чисел с точностью до двух десятичных знаков с разделителем тысяч

(4). # $, 0 для округления всего доллара с разделителем тысяч

(5). # “$, 0.00; ($, 0.00); ‘-‘” для валюты, с скобками вокруг отрицательных чисел и дефисом для значений 0

Кроме того, иногда число может быть процентным, вы может потребоваться отредактировать поле {«Percent»} так, чтобы вы получили {= «Percent» * 100 # 0.00%}.



Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word

Kutools For Word – Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени

  • Сложные и повторяющиеся операции могут быть выполнены единовременно за секунды.
  • Вставьте сразу несколько изображений из папок в документ Word.
  • Объедините и объедините несколько файлов Word в папках в один в желаемом порядке.
  • Разделите текущий документ на отдельные документы по заголовку, разрыву раздела или другим критериям iteria.
  • Преобразование файлов между Doc и Docx, Docx и PDF, набор инструментов для общих преобразований и выбора и так далее …

Узнать больше Загрузить сейчас Купить


Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Содержание

  1. Что такое слияние Excel и Word?
  2. Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
  3. Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
  4. Настройка источника данных
  5. Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
  6. Работа с Мастером слияния Word
  7. Объединение таблицы Ворд и Эксель
  8. Слияние текстов Ворда и Эксель
  9. Выводы

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word. 

Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word. 

Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:

  1. Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы. 
  2. Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей. 

Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных. 

Настройка источника данных

После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.

Слияние данных MS Word и MS Excel

1

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.

Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

Слияние данных MS Word и MS Excel

2

Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

Слияние данных MS Word и MS Excel

3

Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной. 

Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически. 

А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:

  1. Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    4
  2. Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    5
  3. Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    6
  4. Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
    В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    7
  5. Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    8
  6. После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    9


    После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
    Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты. 

  7. Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    10
  8. После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.
    Слияние данных MS Word и MS Excel
    11

А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.

Слияние данных MS Word и MS Excel

12

На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете. 

После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.

Слияние данных MS Word и MS Excel

13
Слияние данных MS Word и MS Excel
14

Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.

Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты результат будет такой.

(MERGEFIELD «M__клубной_карты» }

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.

Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код. 

{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }.

После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически. 

Код даты вводится так:

{ MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  }

Теперь все правильно.

На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись. 

Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.

После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией. 

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов. 

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным. 

Выводы

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.

Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями. 

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Like this post? Please share to your friends:
  • Word форматирование нумерованных списков
  • Word форматирование нескольких рисунков
  • Word форматирование вставляемого текста
  • Word форматирование абзацев оформление страниц
  • Word формат шрифта реферат