Word for make up table

При работе с документами в Word нередко может понадобиться создать таблицу, внутри которой необходимо разместить те или иные сведения. Текстовый редактор от компании Microsoft, хоть и не предоставляет такие широкие возможности для создания и редактирования таблиц, как его собрат по офисному пакету Excel, но все же имеет в своем арсенале достаточный набор инструментов для работы с таблицами. В данной статье мы подробно рассмотрим то, как их создавать.

Создание таблиц в Ворде

Существует несколько способов создания таблицы в текстовом документе средствами самого Word. Точнее, как таковой способ всего один, но результаты его выполнения могут быть совершенно разными – все зависит от того, какой цели требуется достичь. Плюс ко всему, можно добавить таблицу «извне» — совместимого офисного приложения Excel или, например, с веб-сайта.

Способ 1: Базовая таблица

Создание и/или добавление в Ворд практически любых, отличных от текста элементов, осуществляется через вкладку «Вставка». К ней же нам потребуется обратиться для создания базовой таблицы.

1. Нажмите левой кнопкой мышки (ЛКМ) в том месте текстового документа, куда вы хотите добавить таблицу, и перейдите во вкладку «Вставка».



2. Разверните меню кнопки «Таблица», расположенной в одноименной группе инструментов, и выберите желаемое количество строк и столбцов, передвигая мышку по изображению с превью таблицы, а затем, обозначив желаемый диапазон (он подсвечивается оранжевым). Кликните ЛКМ для подтверждения.



3. Перед вами появится таблица выбранных размеров.


Одновременно с тем, как вы ее создадите, на панели управления (лента) Word появится группа вкладок «Работа с таблицами», состоящая из вкладок «Конструктор таблиц» и «Макет» и содержащая необходимый набор инструментов для работы с таблицами, их изменения и оформления.

Используя их, вы сможете придать своей таблице желаемый вид и стиль, добавить или удалить границы, сделать обрамление, заливку, вставлять различные формулы и т.д.

Читайте также: Вставка формулы в таблицу в Ворде

Это был самый простой, но далеко не единственный способ создания таблицы в Word.

Читайте также: Форматирование таблиц в Ворде

Способ 2: Таблица с настраиваемыми параметрами

Если же вы имеете более-менее точное представление о том, как должна выглядеть ваша таблица и какие приблизительно размеры она должна иметь, эти параметры можно определить непосредственно при ее создании.

1. Все в той же вкладке «Вставка» воспользуйтесь кнопкой «Таблица» и выберите в ее меню пункт «Вставить таблицу».



2. В небольшом диалоговом окне, которое будет открыто, задайте желаемые параметры для таблицы. То есть укажите необходимое число строк и столбцов, дополнительно можно выбрать опцию подбора ширины столбцов (хотя для пустой таблицы это не слишком актуально). Доступны следующие варианты:
   

   Вариант	Описание
   Постоянная	По умолчанию установлено значение «Авто», то есть ширина столбцов будет изменяться автоматически, по мере их заполнения
   По содержимому	Изначально будут созданы узкие столбцы, ширина которых увеличивается по мере добавления содержимого
   По ширине окна	Таблица автоматически будет изменять свою ширину в соответствие с размерами документа, с которым вы работаете

   

   Примечание: Если вам необходимо, чтобы таблицы, которые вы будете создавать в дальнейшем, выглядели точно так же, как и эта, установите галочку напротив пункта «По умолчанию для новых таблиц».

   

3. Задав необходимые параметры в окне «Вставка таблицы», нажмите «ОК» для их подтверждения.
   

   На странице документа появится созданная вами таблица, ширину столбцов и высоту строк которой, скорее всего, придется изменить, а после этого (или в процессе) заполнить информацией.



Читайте также: Как в Word добавить строку и/или столбец в таблицу

Способ 3: Самостоятельное рисование

В случае если вам нужна таблица произвольного размера и вида, например, с объединенными ячейками или с разной высотой и шириной таковых (а также строк и/или столбцов), потребуется нарисовать ее вручную, воспользовавшись соответствующей возможностью текстового редактора.

1. В меню вставки таблицы выберите пункт «Нарисовать таблицу». Указатель курсора после этого действия примет вид карандаша.



2. Обозначьте внешние границы таблицы, то есть просто нарисуйте прямоугольник с необходимой высотой и шириной (в дальнейшем эти параметры можно будет легко изменить).
   
   Далее нарисуйте внутри него строки и столбцы, проводя карандашом соответствующие горизонтальные и вертикальные линии. Сделав это, снова выберите пункт «Нарисовать таблицу» в меню вставки, чтобы выйти из режима рисования.
   
   Как вы наверняка уже могли догадаться, высота строк и ширина столбцов изначально может быть произвольной (или просто желаемой), а не строго определенной, как это происходит при вставке базовой и настраиваемой таблицы. Также можно сразу нарисовать объединенные столбцы, строки, ячейки, если такая необходимость имеется.
   
   Читайте также: Как объединить ячейки в таблице в Ворде
3. Как и в рассмотренных выше случаях, вся работа с таблицей, ее элементами и содержимым, выполняется в группе вкладок «Работа с таблицами»,
   

   в которую входят «Конструктор таблиц» и «Макет».


Довольно часто именно произвольное, ручное рисование таблицы в Word является оптимальным решением и позволяет сделать в точности то, требуется (или просто хочется).

Способ 4: Экспресс-таблица

С каждой новой версией редактора Ворд в нем появлялось все больше шаблонов документов. Выбрать их можно при запуске программы или через меню «Файл» — «Создать». Есть в программе и шаблоны таблиц, причем расположены они не в стартовом окне, а во все том же, уже хорошо знакомом нам меню вставки.

1. Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите пункт «Экспресс-таблицы».



2. Выберите подходящий шаблон из небольшого списка «Встроенные», нажав по нему ЛКМ.



3. Таблица будет добавлена в текстовый документ и заполнена шаблонным содержимым. Все эти данные можно и нужно заменить на свои.


К сожалению, набор шаблонных таблиц в Word довольно скромный, зато его легко можно расширить собственными проектами. То есть любую созданную вами таблицу можно добавить в этот набор, для чего необходимо выполнить следующее.

1. Выделите таблицу вместе со всем ее содержимым и перейдите во вкладку «Вставка».



2. В меню кнопки «Таблица» наведите указатель курсора на пункт «Экспресс-таблицы».



3. Выберите расположенный в самом низу пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц…»
   
   В появившемся окне создания нового блока дайте своей таблице «Имя» и по желанию добавьте «Описание». Остальные поля лучше оставить по умолчанию. Для сохранения шаблона нажмите «ОК».


С этого момента ваша таблица будет отображаться в списке «Экспресс-таблицы».

Читайте также: Как в Ворде создать шаблон документа

Способ 5: Преобразование текста в таблицу

Все рассмотренные нами выше способы позволяют создать таблицу, которая в дальнейшем будет заполняться необходимыми данными. Но что, если требуется пойти от обратного – то есть данные уже имеются, и теперь их нужно преобразовать в таблицу? Microsoft Word предоставляет нам с вами и такую возможность, а именно, программа позволяет преобразовать текст в таблицу. Проще всего таким образом представлять списки (чаще – маркированные), но это далеко не единственное применение функции.

1. Для того чтобы начать перевоплощение уже имеющегося текста в таблицу, необходимо включить отображение скрытых символов. Сделать это можно путем нажатия показанной на изображении ниже кнопки (вкладка «Главная», группа инструментов «Абзац») или закрепленной за ней комбинацией клавиш – «CTRL+*».
   
   Читайте также: Отображение скрытых символов в Ворде
2. Теперь нам с вами требуется указать места разбивки будущей таблицы на столбцы. Для этого нужно вставить соответствующие знаки разделения, коими могут быть запятые, табуляция или точка с запятой, а также любой другой произвольный символ. Но, так как обычный текст чаще всего уже содержит запятые, для разделения будущих элементов таблицы лучше использовать знаки табуляции, что мы и сделали в нашем примере (скриншот в следующем пункте).
3. С разделением текста на строки все проще – скорее всего, он уже правильно записан, а значит, и разделен (особенно, если это список или то, что таковым может стать). Знаки абзацев (буква «пи», такая же, как и кнопка вызова скрытых символов на панели инструментов), которые находятся в конце строки, и будут служить этим самым указателем на разбивку.
   

   Примечание: Обязательно проследите за тем, чтобы в конце строк не было лишних символов-разделителей, а если таковые будут обнаружены, обязательно удалите их. Если там будет стоять и, например, знак табуляции, и знак абзаца, один (последний) столбец таблицы будет лишним и пустым.

   

   Если же таковых в тексте еще нет или они есть не везде, просто кликните ЛКМ в конце строки, установив туда каретку (указатель курсора), и нажмите «ENTER» для переноса остального текста на следующую строку. Это же проделайте в конце каждой последующей строки, чтобы перенести ту, что идет за ней. То есть одна строка текста с нажатым в ее конце «ENTER» — это одна строка будущей таблицы

   Примечание: На показанном выше примере знаки табуляции (указывающая вправо стрелка) обозначают будущие столбцы таблицы, а знаки абзаца — строки. Следовательно, в данной таблице будет 6 столбцов и 8 строк.

4. Теперь выделите подготовленный текст и перейдите во вкладку «Вставка». Нажмите на значок «Таблица» и в открывшемся списке опций выберите пункт «Преобразовать в таблицу».



5. Будет открыто небольшое диалоговое окно, в котором можно установить желаемые параметры для таблицы. Но, если до этого все было сделано правильно, основные из них будут определены автоматически.

   Для закрытия диалогового окна «Преобразовать в таблицу» и непосредственного выполнения данной операции нажмите кнопку «ОК». Ниже показано то, что получилось в нашем примере.
   
   Очевидно, что придется как минимум немного поиграться с размерами строк и столбцов и/или отдельных ячеек (либо с вариантом автоматического подбора размеров) для их выравнивания.


Дальнейшие действия по редактированию таблицы выполняются так же, как и в рассмотренных выше способах – с помощью инструментов группы вкладок «Работа с таблицами».


Осталось только отключить отображение скрытых символов в документе (это они отображаются в каждой ячейке таблицы сразу за текстом и за ее правой границей). Сделать это поможет следующая статья:

Подробнее: Как отключить непечатаемые символы в Ворде

Способ 6: Вставка и экспорт из Excel

Как известно, Word – это одно из нескольких приложений, входящих в пакет Microsoft Office. В составе этого же набора есть и табличный процессор Excel, который в значительно большей степени ориентирован на создание таблиц и работу с ними, чем рассматриваемый нами сегодня текстовый редактор. Ввиду тесной взаимосвязи компонентов офисного пакета от Майкрософт друг с другом, неудивительно, что практически любую таблицу, созданную в Эксель, можно буквально в несколько кликов перенести в Ворд. Сделать это можно с помощью простого копирования, специальной вставки или вставки из файла. Более подробно о каждом из доступных способов мы рассказывали в отдельной статье на нашем сайте.

Подробнее: Перенос таблицы из Excel в Word

Помимо экспорта таблицы из Эксель, в Ворд ее можно создать и самостоятельно (именно того вида, который они имеют в табличном процессоре от Майкрософт, а не как в рассмотренных выше случаях). Для этого:

1. Перейдите к меню вставки таблицы, нажмите по соответствующей кнопке и выберите пункт «Таблица Excel».



2. В документе появится таблица, а точнее, лист из Эксель, сам же интерфейс Ворд (верхняя панель) преобразится и станет больше похож не на текстовый редактор, а на табличный процессор из пакета Майкрософт.



3. Дальнейшие действия не отличаются от таковых в Excel, то есть вы просто создаете на листе таблицу желаемых размеров, заполняете, редактируете ее и форматируете, используя для всего этого уже не инструменты Word, а более продвинутый набор из Excel. Представленная по ссылке ниже инструкция поможет вам разобраться во всех нюансах.
   
   Читайте также: Как создать таблицу в Microsoft Excel



Для того чтобы выйти из режима работы с Эксель-таблицей, просто кликните по любому пустому месту на странице документа – перед вами снова появится привычный Ворд, но с несколько нетрадиционной для него таблицей.

Способ 7: Вставка таблицы из интернета

В арсенале Майкрософт Ворд есть довольно много стилей и шаблонов для создания и/или изменения, преобразования таблиц. Какая бы задача перед вами не стояла, какой бы идеей вы не вдохновлялись, вы всегда сможете придать созданной в текстовом редакторе таблице желаемый вид (в разумных пределах, так как для полноценной работы с таблицами все же следует обратиться к Эксель). Но бывает и так, что на таблицу оптимального вида вы наткнулись отнюдь не в библиотеке офисного приложения, а на просторах интернета или же вам просто потребовалось вставить опубликованную в вебе таблицу в текстовый документ. Сделать это довольно просто, то есть таблицу с сайта можно копировать, а затем вставить на нужную страницу. Правда, с ней придется еще немного поработать. О том, что именно потребуется делать в данном случае, мы ранее тоже писали.

Подробнее: Копирование таблицы с веб-сайта в документ Word

Заключение

Ознакомившись с этой статьей, вы наверняка поняли, что Майкрософт Ворд предоставляет довольно широкие возможности для создания таблиц, и даже если в арсенале программы вы не найдете необходимые инструменты и/или функции, их можно добавить извне, просто вставив таблицу из Эксель или из интернета.  

Insert and Edit a Table with Multiple Columns and Rows in Word

by Avantix Learning Team | Updated August 23, 2022

Applies to: Microsoft^® Word^® 2013, 2016, 2019, 2021 and 365 (Windows)

You can create a table in a Word document in 4 easy ways using the Ribbon. A table is a grid made up of columns and rows that intersect to form cells. You can insert text, numbers and images in a table. Once you have inserted a table, you can easily add and resize columns and rows and change table formatting.

It’s best to avoid using Draw Table to create a table since the table may not be created in a consistent way.

Note: Buttons and Ribbon tabs may display in a different way (with or without text) depending on your version of Word, the size of your screen and your Control Panel settings. For newer versions of Word, Ribbon tabs may appear with different names. For example, the Table Design tab may appear as Table Tools Design.

In the following example, a table with 4 columns and 5 rows has been inserted in a Word document:

Recommended article: 10 Microsoft Word Shortcuts for Moving Around in Tables

Do you want to learn more about Microsoft Word? Check out our virtual classroom or in-person classroom Word courses >

Create a table using the Table Grid

To insert a table using Insert Table and select columns and rows in the Table Grid:

1. Click in the Word document where you want to insert a table.
2. Click the Insert tab in the Ribbon.
3. Click Table in the Tables group. A drop-down menu appears with a Table Grid.
4. Hover over the grid until the number of columns and rows you want is selected.
5. Click in the highlighted area of the grid to insert a table.

To insert a table, select cells in the Table Grid as follows:

Create a table using the Insert Table dialog box

To insert a table using the Insert Table dialog box:

1. Click in the Word document where you want to insert a table.
2. Click the Insert tab in the Ribbon.
3. Click Table in the Tables group. A drop-down menu appears.
4. Select Insert Table. A dialog box appears.
5. Enter the number of columns and rows you want to create.
6. Select the desired options below AutoFit behavior (typically Fixed column width: Auto).
7. Click OK.

The Insert Table dialog box appears with options to select the number of columns and rows:

Create a table using Quick Tables

To insert a table using Quick Tables:

1. Click in the Word document where you want to insert a table.
2. Click the Insert tab in the Ribbon.
3. Click Table in the Tables group. A drop-down menu appears.
4. Select Quick Tables. A gallery appears.
5. Click the table you want to insert.

Quick Tables appear in the Table drop-down menu:

Create a table by converting text to a table

If you have used tabs or other delimiters in paragraphs, you can convert the data into a table (if the delimiters are entered consistently). Wherever you have pressed Enter or Return to create a new paragraph, Word will create a new table row. You can use various delimiters to separate data but the most common are tabs, spaces or commas.

To convert delimited data to a table:

1. Select the text that you want to convert.
2. Click the Insert tab in the Ribbon.
3. Click Table in the Tables group. A drop-down menu appears.
4. Select Convert Text to Table. A dialog box appears.
5. Enter the number of columns if necessary and ensure a delimiter is selected in the Separate text at area.
6. Under AutoFit behavior, choose how you want your table to appear. Word chooses a width for the table columns by default. If you want a different column width, choose AutoFit to contents or AutoFit to window.
7. Click OK.

In the Convert Text to Table dialog box, enter the number of columns as well as the delimiter:

Show table gridlines

Gridlines show the cell boundaries of a table on screen if table borders are not applied. Gridlines appear only on the screen and are not printed.

Gridlines are not visible when you view a document in a Web browser or in Print Preview.

To show table gridlines in a Word document:

1. Click in a table.
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. In the Table group, check View Gridlines.

View Gridlines appears on the Table Tools Layout or Table Layout tab in the Ribbon:

Move around in a table

You can use the following keys to move from one cell to another in a table:

• Tab to move to the next cell to the right.
• Shift-Tab to move to the cell to left.
• Ctrl-Tab to tab within a cell.

Add a row or a column

To add a row in a table:

1. Click in a cell that is located above or below where you want to add a row.
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. To add a row above the cell you clicked in, click Insert Above in the Rows and Columns group. To add a row below the cell you clicked in, in the Rows and Columns group, click Insert Below.

The commands to insert rows or columns appear on the Table Tools Layout or Table Layout tab in the Ribbon:

You can also right-click in a row and choose Insert from the drop-down menu and insert options from the sub-menu.

If you click in the last cell in a table and press Tab, Word will automatically add a row.

To add a column in a table:

1. Click in a cell that is located to the right or left of where you want to add a column.
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. To add a column to the left of the cell you clicked in, click Insert Left in the Rows and Columns group. To add a column to the right of the cell you clicked in, in the Rows and Columns group, click Insert Right.

You can also right-click in a row and choose Insert from the drop-down menu and insert options from the sub-menu.

Delete a column or row

To delete a row or column:

1. Select the row or column (drag over the cells or click to the left of a row or above a column when the arrow appears).
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. In the Rows & Columns group, click Delete. A drop-down menu applears.
4. Click Delete Rows or Delete Columns as appropriate.

You can also right-click in a row or column and choose Delete from the drop-down menu and delete options from the sub-menu.

Change column width

To change column width:

1. Select the column or columns you want to change.
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. Click Properties in the Table group. You can also right-click and choose Properties from the drop-down menu. A dialog box appears.
4. Click the Column tab.
5. Check Preferred Width.
6. Type the new measurement for the column width. For example, typer 1.0″ or click the up and down arrows.
7. Click OK.

The Table Properties dialog box appears as follows with the Column tab selected:

You can also drag the right line of a column to resize it.

Change row height

To change row height:

1. Select the row or rows you want to change.
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. Click Properties in the Table group. You can also right-click and choose Properties from the drop-down menu. A dialog box appears.
4. Click the Row tab.
5. Check Specify Height.
6. Type the new measurement for the row height. For example, type 1.0″ or click the up and down arrows.
7. Specify row height as At Least or Exactly.
8. Click OK.

The Table Properties dialog box appears as follows with the Row tab selected:

You can also drag the bottom line of a row to resize it.

Distribute rows and columns evenly

To distribute rows and columns evenly:

1. Select the entire table by clicking the four-arrows that appear on the top left of the table.
2. Click the Table Layout or Table Tools Layout tab in the Ribbon.
3. Click Distribute Rows and / or Distribute Columns in the Cell Size group.

Apply a table style

To apply a table style:

1. Click in the table.
2. Click the Table Design or Table Tools Design tab in the Ribbon.
3. Click a table style or click the More arrow to display the Table Styles gallery and click a style.

Table Styles gallery appears on the Table Tools Design or Table Design tab in the Ribbon:

To learn more about working with table styles, check out the article How to Format Microsoft Word Tables Using Table Styles (Ultimate Guide).

Subscribe to get more articles like this one

Did you find this article helpful? If you would like to receive new articles, JOIN  our email list.

More resources

4 Ways to Delete a Table in Word

How to Make Columns in Word (Newspaper-style)

How to Insert Formulas and Functions in Word Tables

How to Keep a Microsoft Word Table Together on One Page

How to Delete a Page in Word (Remove Blank or Extra Pages)

Related courses

Microsoft Word: Intermediate / Advanced

Microsoft Excel: Intermediate / Advanced

Microsoft PowerPoint: Intermediate / Advanced

Microsoft Word: Long Documents Master Class

Microsoft Word: Styles, Templates and Tables of Contents

Microsoft Word: Designing Dynamic Word Documents Using Fields

VIEW MORE COURSES >

Our instructor-led courses are delivered in virtual classroom format or at our downtown Toronto location at 18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada (some in-person classroom courses may also be delivered at an alternate downtown Toronto location). Contact us at info@avantixlearning.ca if you’d like to arrange custom instructor-led virtual classroom or onsite training on a date that’s convenient for you.

Copyright 2023 Avantix^® Learning

Microsoft, the Microsoft logo, Microsoft Office and related Microsoft applications and logos are registered trademarks of Microsoft Corporation in Canada, US and other countries. All other trademarks are the property of the registered owners.

Avantix Learning |18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada M5C 1C4 | Contact us at info@avantixlearning.ca

Is this article up to date?

A table is a collection of information or data, usually represented by horizontal rows and vertical columns. Each column and each row can have a header. Some tables have only column headings or only row headings. The box at the junction of each column and row is a cell that contains data such as text, numeric information, or images. Some cells can be merged or split (see more about formatting tables). E.g.:

Microsoft Word has many features that make working with tables simple and convenient.

Create a table

There are several ways how to insert or create a table:

To create a blank table in a Word document, do the following:

   1.   Place your cursor where you want to insert the table.

   2.   On the Insert tab, in the Tables group, click the Table button:

   3.   Do one of the following:

Create a blank table of up to 10 columns and 8 rows

• To create a table of up to 10 columns and 8 rows, move the cursor right (to select columns) and down (to select rows) the grid to select as many cells as you need. E.g., the table of 5 columns and 3 rows (selected cells will turn orange):

  

  Click on a cell in the grid with the expected number of rows and columns (or press Enter) to insert an empty table to fit the width of the text (paragraph).

  The table has the specified number of single-line text rows in the current paragraph and equal-width columns. E.g., the table of 3 rows and 5 columns:

  

Create a blank table with more than 10 columns or more than 8 rows

• To create a table with more than 10 columns or more than 8 rows, do one of the following:
  • Create a table with exactly 10 columns or 8 rows, then add as many columns or rows as you need (see below how to customize table).
  • Click the Insert Table… option:

    

    In the Insert Table dialog box:

    

    • In the Table size group, specify the number of columns and rows,
    • In the AutoFit behavior group, specify the width of the table and its columns:
      • Select the Fixed column width option to customize width in the appropriate field: select Auto (used by default) or specify width. E.g., 0.75″:

      

      • Select the AutoFit contents option to adjust cell sizes to the document content. E.g.:

      
      • Select the AutoFit to window option to adjust the table’s width to the document content width. E.g.:

      

    • Select the Remember dimension for new tables check box if you want to create tables with the same options later. Word will remember your customization.

Create a blank table manually

• To manually create an empty table, click the Draw Table option:

  

  After clicking that option, the cursor changes to the pencil that allows drawing cells directly in the Word document to create a table:

  

  Click anywhere in a document but the table itself by the pencil to stop drawing a table.

  Notes:

  1. To draw additional lines, select a table, then on the Table Layout tab, in the Draw group, click the Draw Table button:

     

  2. If you draw a line in the wrong position, click the Eraser button in the Draw group of the Table Layout tab:

     

  3. We recommend displaying the rulers or gridlines to help you place the lines correctly.

Create a table using predefined templates

To create a table using predefined Word templates of tables and calendars, do the following:

   1.   Place your cursor where you want to insert the table.

   2.   On the Insert tab, in the Tables group, click the Table dropdown list, then select Quick Tables list:

   3.   From the Quick Tables gallery, select the template you prefer.

For example:

Create a table from the existing data

To create a table from the existing data in a document data (either as regular text or as a tabbed list), do the following:

   1.   Select the document data you want to shape into a new table.

   2.   On the Insert tab, in the Tables group, click the Table dropdown list, then select Convert Text to Table…:

   3.   In the Convert Text to Table dialog box:

• In the Table size group, specify the number of columns,
• In the AutoFit behavior group, specify whether the width of the columns should be fixed (see details above),
• In the Separate text at group, select the character that separates text into columns in the selected text: paragraph marks, commas, tabs, or some other character.

E.g.:

Insert a Microsoft Excel spreadsheet

Note: It is possible to insert a Microsoft Excel spreadsheet in a document. To do so, on the Insert tab, in the Tables group, click the Table dropdown list, then select Excel Spreadsheet:

Word opens the Excel spreadsheet where you can enter the data. You can use Excel features such as functions and formulas to create or manipulate the data. Note that it is not a Word table.

Add rows and columns

To add a row and a column to a table, do the following:

   1.   Position the cursor:

• to a cell in a row above or below which you need to insert a row,
• to a cell in a column left or right which you need to insert a column.

   2.   Do one of the following:

• Click the Insert dropdown list in the Mini toolbar:

  

• On the Table Layout tab, in the Rows & Columns group:

  

  • Click the Insert Above button to insert a row above the row with the cursor,
  • Click the Insert Below button to insert a row below the row with the cursor,
  • Click the Insert Left button to insert a column left to the column with the cursor,
  • Click the Insert Right button to insert a column right to the column with the cursor.
• Right-click and select the Insert list:

  

Notes:

1. To insert rows or columns, move the mouse over the table or left of the table until you see the Insertion indicator, then click the icon:

     and  
   

2. You can choose the option Insert -> Insert Cells… from the popup menu; Word opens the Insert Cells dialog box:

   

   After selecting the option and clicking the OK button, Word adds an entire row or column, not a cell. Word just moves cells according to the selection.

Delete a table element

To delete a table element, do the following:

   1.   Select the cell, multiple cells, the entire column or multiple columns, the entire row, or multiple rows.

   2.   Do one of the following:

• Click the Delete dropdown list in the Mini toolbar:

  

• On the Table Layout tab, in the Rows & Columns group, click the Delete dropdown list, then select one of the options:

  

   3.   Select one of the proposed options:

Note: You can select the element you want to delete, right-click on the selection and select the appropriate item in the popup menu. For example, if the entire table is selected or the column is selected:

  and  

Convert a table into text

To convert a table into text in Word, follow the next steps:

   1.   Click anywhere in the table.

   2.   On the Layout tab, in the Format group, click the Convert to Text button:

   3.   In the Convert Table to Text dialog box, select the charter to separate cells data in the text:

   4.   Click OK.

Are you struggling to get your message across? When your Microsoft Word project contains information, try presenting it in the form of a Word table. Learn how to make tables in Word quickly with a template.

A table is a kind of chart that organizes and presents data in rows and columns. It makes information easier to grasp, understand, and analyze at a glance, compared to explaining the same data through plain text.

Microsoft Word gives you various ways to insert or create a table. And you’ve got granular control over the formatting, layout, and appearance of Microsoft Word tables. Table charts are useful in different types of Word projects, whether for personal, educational, or business use. 

This article will show you how to make a table in Word using a template. Then edit and format it to change its appearance.

(Note: The screenshots and instructions that follow are made using Microsoft Word for Mac version 16.4. If you’re using a different version of Word, then the interface and steps may be different.)

How to Make & Edit MS Word Tables (Video)

In this video, you’ll learn how to quickly make tables in Mircosoft Word. Find out how to start with a premium template. Quickly customize it to make an attractive, professional MS Word table you can use and reuse.

To learn even more about MS Word tables and about templates than can be used for tables, study the step-by-step tutorial below:

How to Make Basic Tables in Word 

Let’s start by learning how to make a basic table in Microsoft Word:

1. Insert a Table

You can create a basic Microsoft Word table in one of two ways:

Method 1. The Insert Tab

Click on the Insert tab, then click the Table button on the ribbon.

The Insert Table panel appears. Drag the cursor over the squares to specify the number of columns and rows you want to create. Click to apply.

Method 2. The Insert Menu

Go to Insert > Table….

The Insert Table panel opens. Specify the number of columns and rows you need. (You can always add or remove columns and rows later.)

Also select the Autofit Behavior you want the table to have. You’ve got several options:

• Initial column width. The default setting is Auto, which divides the entire width of your page window across the number of columns in the table. Or, you can specify a different column width.

• AutoFit to contents. Resizes the column width based on the width of the content inside the column. 

• AutoFit to window. Distributes the columns equally across the entire width of the page window.

• Set as default for new tables. Check this option if you want the settings to be applied globally to all new tables you create.

When you’re happy with the options you’ve selected, click OK.

2. Draw a Table

Or, you can draw a table in MS Word. This is a useful feature if you want to create an irregular or more complicated table with columns and/or rows of varying widths.

To draw a table, click Insert > Table > Draw Table.

With your mouse or trackpad, click and drag the cursor to start drawing your table. You can begin by drawing the outermost boundary of the table first.

Then, click and drag the cursor to create columns and rows inside the table. When you’re done, click anywhere outside the table.

Here’s an example of an “irregular” table you can draw using this feature.

If you make a mistake, click Layout > Eraser to erase a line from the table.

Click and drag the eraser along the line you wish to erase. The line that’ll be erased appears as a thick, red line. Release the mouse or trackpad to erase.

Click outside the table when you’re done.

3. Convert Text to Tables and Vice Versa

Another way to create a table is by converting text into a table. This means you can take non-tabular data from a CSV or plain TXT file and convert them into a table.

First, copy and paste the non-tabular data into your Word document.

With the text selected, go to Insert > Table > Convert Text to Table….

The Convert Text to Table panel opens. Specify the settings you wish to use. Click OK.

The text is then converted into a table.

You can also do the opposite, which is to convert a table into text.

Select the cells or entire table you want to convert. Next, click on the Layout tab then click the Convert Table to Text icon.

The Convert Table to Text panel opens. This is where you’ll decide how you want to separate text that’s currently in different columns. When you’ve made a selection, click OK.

For this example, I chose to separate text with commas. This is what the converted table looks like.

4. Advanced: How to Insert a Table from Excel

If you’ve already created a table in Excel, you can embed it into your Word document.

Open the Excel file. Click and drag the mouse to select the table.

Go back to your Word document. Go to Edit > Paste Special ….

In the Paste Special panel, select Microsoft Excel Binary Worksheet Object, then click OK.

This embeds the Excel table into Word. It’s still an Excel table, which means you can’t edit or format the table in MS Word. You’ve got to do so in Excel.

Double-click anywhere in the table to launch the source file in Excel. When you make any changes to the table in Excel, the table embedded in your Word project automatically updates to reflect those changes.

Now you know how to make a table in MS Word using various options.

How to Edit Tables

At any time after creating your table, you can edit and customize it to look the way you want it to. Here are some steps for editing tables in Microsoft Word:

1. Add a Column or Row

To add a row or column, click inside a table cell. Right-click on the mouse, then click Insert.

Select one of the following: 

• Columns to the Left. Adds a column to the left of the current column
• Columns to the Right. Adds a column to the right of the current column
• Rows Above. Adds a row above the current row
• Rows Below. Adds a row below the current row
• Cells … Inserts a cell and shifts the rest of the cells either to the right or down from where the cursor is
• Table … Inserts a table inside the current cell

Or, with the cursor in one of the cells, you can click on the Layout tab.

Then choose of the following buttons on the ribbon:

• Insert Above. Inserts a row above the current cell
• Insert Below. Inserts a row below the current cell
• Insert Columns to the Left. Inserts a column to the left of the current cell
• Insert Columns to the Right. Inserts a column to the right of the current cell

Finally, you can add a new row when you’ve reached the last cell in the last row of your table. Simply press tab and a new row appears.

2. Delete a Column or Row

To delete a cell, column, row, or table, click on the Layout tab > Delete.

Select one of the options that appear:

• Delete Cells …
• Delete Columns
• Delete Rows
• Delete Table

You can use the same steps to edit a table you’ve drawn. Or, you can use the Layout tab to add or delete rows and columns.

Merge Cells

Sometimes you may want to merge cells to present information more clearly. To merge cells, click and drag the cursor to select the cells you wish to merge.

On the Layout tab, click on the Merge Cells button.

Or, after selecting the cells to be merged, right-click on your mouse, then click Merge Cells.

Now the cells have been merged into one.

Split Cells

After merging cells, you can always split them again into separate cells. 

Place the cursor in the merged cell, then click Layout > Split Cells.

Or, right-click on your mouse, then click Split Cells…. 

Either way, the Split Cells panel pops up. Specify the number of columns and rows you want to split the cell into. Click OK.

Split Table

You may decide that it makes more sense to split up a table into two separate tables. Microsoft Word lets you do that easily, too.

In this example, I want to split the table right above the Accessories cell. And so, I’ll place the cursor in that cell. Next, click on the Layout tab, then click the Split Table button.

Now, we’ve got two separate tables.

Table Formatting

When you first create a table, it looks plain and boring. But Microsoft Word has many features so you can format tables to look exactly the way you want them. Here are some common ways to format tables:

1. Table Styles

The easiest way to format a table is by using one of the pre-formatted table styles. Put the cursor in any cell in the table. Click on the Table Design tab. Next, click on the arrow to expand the Table Styles group. 

Click on a style you want to use and it’s applied immediately.

You can change any style you’ve selected. Again, click on Table Design, expand the Table Style group, then click Modify Style. 

The Modify Style panel opens. Make the selections you want, then click OK.

2. Use Your Own Formatting

The Table Design tab gives you control over the appearance of every aspect of your table. Click on the Table Design tab and any of the appropriate buttons on the ribbon.

Resize a Table

You can also resize your table. Click on any cell to select the table, then click and drag one of the corners to resize it.

Or, you can use the Layout tab to resize individual cells, specific rows or columns, or the entire table. Select the columns or rows you wish to resize. Specify the height and/or width you wish to apply.

You can also adjust column width by hand by using the Table Ruler. Click inside a column you want to change. Then, drag the sliders in the Table Ruler to set to desired width.

Text Wrapping

If you want text to flow around the table, you can do so by changing its text wrapping. 

Click in any cell to select the table. Click Table > Table Properties….

In the Table Properties panel and under Text Wrapping, click Around > OK.

Now the text flows around the table.

Take note that the Table Properties panel allows you to format other qualities of the table, including:

• Size
• Alignment
• Positioning
• Borders and Shading

On the other tabs, you can change:

• Column, Row, and Cell Size
• Allow row to break across pages
• Repeat as header row at the top of each page
• Cell Vertical Alignment
• Alt Text (Title and Description) — more information about the table, to help people with vision or cognitive impairment who may not see the table

Find Great Styles for Microsoft Word

You don’t have to start from scratch to create an impressive and effective Word document — even if you don’t have design skills. You can find great styles by using a template for Word.

One great source for great Microsoft Word templates and professional graphics is Envato Elements. For one low monthly subscription, you get unlimited downloads of templates, graphics, fonts, and other creative tools you need for your project. It’s a terrific option if you create plenty of materials.

For single projects, GraphicRiver is an outstanding source for templates for Word. This marketplace gives you access to thousands of creative elements on a pay-per-use basis.

Learn More

Microsoft Word has many robust features to help you realize the vision you’ve got for your document. But with power comes complexity. That’s why it’s a good idea to learn how to use Microsoft Word. 

These articles will help you get started:

Visualize Your Data with Microsoft Word Tables

Make your information clearer and easier to understand by learning how to make a table in Microsoft Word. Tables organize data into rows and columns, which makes them easier to grasp at a glance. Follow the steps in this article to create, format, and customize tables in Word.

You can also use a premium Word template to get a premium design created by designers. Get Word templates from Envato Elements, if you want unlimited downloads of templates, graphics, and other creative tools you need — all for one flat monthly fee.

Or, get premium templates for Word from GraphicRiver if you prefer to pay for each use of an item. Both sources give you access to thousands of design elements created by professionals, so you can save time, energy, and effort while creating an outstanding Word document.

Did you find this post useful?

Lexi Rodrigo is a marketing and communications professional, copywriter, and course creator who helps remarkable brands and people get seen, heard, and known. Writing for the web since 2008, she has over 100+ blog posts published on Envato Tuts, Acadium, Mirasee, Vero, Copyblogger, FreelanceFolder, Business2Community, and others.

Lexi has supported multimillion-dollar companies and nonprofits in various marketing and communication roles. She has driven results like tripling the organic search traffic of a blog in three months and generating over $65 million in revenues, donations, and sponsorships.

She has a Bachelor of Arts degree in communications. She is also the co-author of «Blog Post Ideas: 21 Proven Ways to Create Compelling Content and Kiss Writer’s Block Goodbye.» When she’s not reading or writing, Lexi bakes bread, grows food, and takes long walks.