Word for getting things done on time

Smartsheet Contributor

Kate Eby

March 29, 2023

В данной статье вы узнаете о методе, помогающем привести в порядок все ваши дела от самых крупных и важных, до тех, что еще только появились в голове.

Я и сама не понаслышке знаю, как сложно перейти от мыслей и планирования к реальным действиям, как не только организовать первостепенные задачи, но и не упустить из вида ценные детали информации.

Я подробно разберу на практике все шаги Getting Things Done метода и вы получите четкую инструкцию к действию (Как привести дела в порядок). Вы сможете не только эффективно организовать свои дела, но и найти больше возможностей для создания новых идей, применяя данную инструкцию на практике.

Теперь давайте узнаем подробнее про данный метод и какой смысл вкладывает в него сам автор.

Что такое Getting Things Done метод или как привести дела в порядок?

Итак, Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. —  «Доведение Дел до Завершения» — это метод повышения личной эффективности, посредством организации и контроля задач, созданный Дэвидом Алленом. Сегодня Дэвид Аллен считается ведущим специалистом в области организационной и личной продуктивности.

Немало людей считает Getting Things Done метод слишком сложным, лишенным спонтанности, на что Аллен отвечает, что не любит планировать «то, что не нужно». Интересно, но сам автор метода считает себя одним из самых неорганизованных и спонтанных людей. Придумав метод GTD, он заметил, что получил больше свободы делать то, что хочется, мыслить яснее и свободнее, вдохновляться присутствием во всех делах, которые выполнял.

Наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения

По словам Дэвида Аллена, наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения. Благодаря GTD методу мозг освобождается от задачи «сохранить информацию» и получает больше энергии для создания идей, которую раньше тратил, старательно удерживая «все, что нужно сделать». Дэвид Аллен называет это состояние естественного функционирования мозга — «разум, подобный воде» — чистый и ясный.

Мы уже привыкли к постоянному чувству волнения и напряжения из-за больших объемов информации. В таком состоянии действительно трудно мыслить креативно, создавать, творить, придумывать что-то новое ведь мозг и наша память всецело заняты удержанием информации.

Аллен называет это состояние «модальностью экстренного сканирования», проще говоря представьте себя, неотрывно следящим за горизонтом, в ожидании тревожного сигнала — не появился ли очередной пожар, который нужно потушить? С легкостью можно ощутить охватывающее чувство беспокойства.

Поэтому так важно отладить процесс выполнения задач и прописать последовательность их выполнения, а не возвращаться снова и снова к планированию. Ведь многие из нас уже теряют продуктивность и немало сил в процессе «первоначального планирования», определяя конечную цель и действия по ее достижению.

Getting Things Done метод создан чтобы избавиться от стресса и навести порядок в мыслях, идеях, рутинных ежедневных делах а также планах на будущее, помогая хранить, отслеживать и использовать подробную информацию, связанную с выполняемой задачей.

Итак, начнем знакомиться с самим методом организации задач и разбирать его этапы на конкретных примерах.

5 этапов работы с информацией

Те задачи, о которых мы думаем ежедневно, все важные данные, что пытаемся запомнить, планы, что строим у себя в голове: одним словом всю эту многозадачность Дэвид Аллен называет «разомкнутыми циклами». «Разомкнутый цикл» по его определению — это незавершенное обязательство. Когда оно находится в психике, а не в системе, то для его отслеживания и поддержания требуется энергия и внимание. Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.

Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.

Чтобы стать продуктивнее, взять под контроль дела и задачи GTD предлагает подойти к управлению рабочим процессом, используя пять шагов:

1. Cбор
2. Обработка
3. Организация
4. Обзор
5. Действия

Сбор информации

На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему.

Проанализируйте всю информацию, что приходит на ум. Это также могут быть любые неразрешенные вопросы, которые потребуют решения в будущем. Здесь нет неважных дел, все должно быть отражено в системе.

Для этих целей подойдет записная книжка, приложение для планирования задач, почтовый ящик электронной почты или все что угодно, что вам подойдет. Важно отметить, что вам должно быть максимально удобно пользоваться и регулярно обрабатывать информацию.

Также очень важно: не забывайте фиксировать и новые задачи, появляющиеся у вас и своевременно вносить их в систему, без этого невозможна работа системы.

Пример

Все, на данный момент пришедшие мне в голову идеи и задачи, а также информацию со стикеров на письменном столе я записала в нижнем столбце Календаря Tweek, дав этому списку название Входящие.

Фиксирование задач

Примечание автора — Для удобства восприятия увеличивайте картинки, просто нажав на них.

Итак, все задачи выписаны в столбик в произвольном порядке и готовы к следующему шагу — обработке.

Обработка

Для всей хаотичной информации, полученной на первом этапе, был создан достаточно удобный алгоритм упорядоченной обработки — дерево решений.

Пройдитесь по всем пунктам в вашем списке Входящих и проделайте с каждым из них необходимое действие.

Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации.

Итак, получив информацию, первый вопрос, который необходимо себе задать: «Что это за информация?». Как только вы решите, что это такое, вы сможете ответить на вопрос: «Что с этим делать?».

Что это за информация? Что с этим делать?

Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут

Это все задачи, которые занимают не более 2 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел.

Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задайте себе вопрос: «Это займет меньше двух минут?» Если ваш ответ — да, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней.

Пример.

В моем списке дел к таким задачам можно отнести “Заказать цветы на день рождения Кейт”. Я оформляю заказ, вычеркиваю задачу и впоследствии удаляю из списка.

Пример разовой задачи

Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти. Такой подход сократит и уровень стресса, и ваш список дел.

Теперь мы можем приступить к разбору остальных задач.

Проекты

Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.

Таких проектов одновременно, как правило, несколько и важно регулярно просматривать их, проверяя следующие действия — необходимые дополнительные шаги для их завершения.

Пример.

Определив, что среди моих задач является проектом, создаю еще одну колонку и называю ее Проекты и перетаскиваю в нее задачи из Входящих. В моем случае «Подать заявление на открытие банковского счета» и «Подать заявление на оформление вида на жительство, 20 апреля» будут задачами в несколько шагов.

Выделение проектов в отдельную колонку

Кроме того задачи, на выполнение которых понадобится более двух минут можно делегировать или отложить.

Сюда можно отнести те задачи, которые необходимо отложить — отсрочить ее выполнение в будущем. Так стоит поступить с теми задачами, у которых есть определённый срок выполнения, а также с теми задачами, для завершения которых вам необходимо выполнить еще ряд задач.

Делегирование

Делегировать — значит перепоручить его кому-то другому для выполнения, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение. Такое задание необходимо поместить в Делегировать.

Пример.

Создаю колонку Делегировать и перетаскиваю задания, которые могу перепоручить на выполнение другим. Например, я могу делегировать своему коллеге, работающему над тем же проектом, написать отчет, а также же попросить офис менеджера забронировать конференц-зал для встречи с бизнес партнерами.

Делегированные задачи

Определившись кому и какие задачи вы передаете на выполнение,
рассмотрим задачи, которые требуют мини плана по их выполнению.

Следующие действия

Существуют задачи без конкретного срока выполнения, но требующие выполнения некоторых действий, прежде чем они будут завершены.

Эти задачи необходимо разместить в отдельный список Следующие действия и определить конкретные следующие шаги, последовательно, для каждого из них.

Пример

Создаю еще одну колонку Следующие действия и прописываю следующие шаги (действия) по каждой задаче, используя Подзадачи. Мы используем Подзадачи, т.к. каждая сложная задача может быть разбита на подзадачи, для того чтобы выполнение каждого из шагов (следующих действий) помогало двигаться к завершению задачи.

«Подать заявление на открытие банковского счета» требует подготовки документов и запланированной встречи со специалистом; «Отправить посылку семье» возможно тогда, когда будут куплены подарки; «Купить подарки коллегам» ждет подходящего момента, а «Почта, отправить подписанные документы» возможно после формирования и подписания всех необходимых бумаг.

Организация списка Следующие действия

Добавление подзадач (следующих шагов) для каждой из задач в списке Следующие действия

Задачи привязанные к определенному сроку

Привязанные к определенному сроку задачи, внесите в свой календарь. Календарь очень важен для контроля над встречами и поручениями. Аллен рекомендует использовать его только для событий и дел с четкой датой исполнения.

Чтобы не запутаться все текущие или ожидающие исполнения без определенного срока дела необходимо внести в списки следующих действий, а не в календарь.

Пример.

Вношу в календарь все задачи по срокам. Устанавливаю напоминания, где это необходимо и для удобства некоторые из них выделяю цветом.

Напоминания для задач с конкретным сроком

Внесение в календарь задач с конкретным сроком

Когда-нибудь

Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, которые можно отложить на более поздний срок для рассмотрения. Здесь, возможно, будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.

Пример.

В список Когда-нибудь я помещаю «Найти инфлюенсеров» как идею поиска инфлюенсеров для проекта и «Написать блог», планируя написать блог в будущем.

Идеи и планы на будущее в списке Когда-нибудь

Архив или Справочный материал

Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию. Если вы решили, что вам важна эта информация, вы легко можете получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.

Пример.

Сюда, в колонку Архив перетаскиваю информацию о взятом выходном дне, чтобы не забыть о нем, оформляя отпуск, а также адрес офиса, необходимый для отправки документов почтой.

Архив, содержащий справочную информацию

И наконец задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите.

Смело избавляйтесь от информации, не кажущейся вам важной. Освободите время для действительно стоящих вашего внимания дел.

Перетаскивание (Организация)

Как только вы разберетесь со всеми пунктами во Входящих, отсортируйте их и распределите в соответствующие разделы.

Как правило обработка и организация задач идут параллельно. Разбирая входящие задачи, на этапе обработки мы уже определили в какой раздел пойдет та или иная задача.

Резюмируя процесс организации важно отметить: система документов, папок, записей и прочего, что вы выберите для приведения в порядок своей информации, должна быть простой в использовании.

Я нахожу Tweek очень простым и удобным для Getting Things Done планирования потому, что все задачи доступны для обзора в любой момент, а не спрятаны в папки.

Используя Tweek, меняйте местами колонки с задачами, щелкнув по значку трех точек справа, а также сортируйте задачи внутри колонки, например по алфавиту, просто перетаскивая их. Не стесняйтесь перетаскивать задачи из одного столбца в другой по всей матрице GTD.

Обзор

Очень важный этап. Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно: ежедневно, еженедельно, так часто как это требуется.

Чтобы добиться хорошего результата необходимо поддерживать систему — чаще обращайтесь к своим спискам, пересматривайте их, очищайте, дополняйте.

Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.

Поэтому удобнее всего ввести обзор в свою рутину: в конце рабочего дня, в качестве подготовки к новому дню или как утренний ритуал, настраивая себя на предстоящий день.

Действия

Итак, все предыдущие действия по сбору, обработке и организации всех текущих и запланированных на будущее задач были проделаны как раз для того, чтобы теперь вам было проще приступить к их выполнению.

Все, что вам остается — это следовать конкретным, ориентированным на действия пунктам и выполнять задачу за задачей, ведь у вас уже есть подготовленный план!

Все уточнения, даты, сроки работают вам в помощь. Теперь вам не нужно снова вспоминать все детали, которые со временем могут быть утеряны, ведь вы вовремя позаботились об этом еще на этапе организации.

Ошибки при работе с Getting Things Done методом

А теперь давайте рассмотрим возможные ошибки, возникающие при работе с Getting Things Done методом.

1. Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.

Поначалу Getting Things Done метод может показаться весьма запутанным, но если вы прочтете данную статью это вам поможет определиться: подходит ли вам методика, разобраться в основных идеях метода и возможно выбрать его на всю оставшуюся жизнь, по крайней преданных мере последователей GTD немало в мире, что говорит о его эффективности.

2. Недостаточно часто проводить обзор списков.

Добиться продуктивности без постоянного пересмотра и корректировки задач невозможно. Только регулярный анализ, пересмотр, очистка — залог успешно работающей системы, приносящей результаты.

Своевременно внесенные новые задачи, а также скорректированные текущие будут работать на вас, экономя ваше время и снижая стресс, в отличие от накопленного вороха дел.

3. Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.

Дайте себе время привыкнуть к новому способу организации задач, настройте его под себя. Процесс привыкания к системе может быть не таким гладким, но как только вы разберетесь с контекстами вам станет куда проще упорядочить все свои идеи и начать работать с ними.

4. Вы начинаете хранить информацию в разных местах и приложениях.

Это неизбежно ведет к нарушению работы системы и не дает вам возможности получать своевременный доступ к информации, она теряется как и ваша мотивация на выполнение задач.
Вместо этого возьмите себе за правило вносить все идеи в единую систему и избегайте беспорядка, оставляя самому себе записки на столе или холодильнике.

5. Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в «следующих действиях».

Работая над проектом, большая доля успеха в его выполнении — это правильная сортировка (организация) шагов его по его выполнению. Если вы затрудняетесь с их написанием — используйте глаголы, описывающие необходимые последующие действия и подробнее расписывайте детали действий. В таком случае вы сможете приступать к выполнению сразу, а не разгадывать написанное как очередной ребус.

6. Держать информацию в голове.

Фиксировать в системе нужно все, даже мелкие задачи а также то, что кажется не таким важным сейчас.

7. Работать в режиме многозадачности.

Старайтесь думать только о той задаче, которую вы сейчас выполняете и двигаться от задачи к задаче, всецело отдавая силы чему-то одному на момент выполнения.

8. Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать.

Вам необходимо избавиться от негативных закрепившихся привычек и установок: воспринимать задачу не как проблему, а прежде пытаться найти решение, не прокрастинировать — не откладывать дела в долгий ящик или вовсе избегать их решения. Без вашего активного участия система не будет работать, но начав работать с ней вы и сами заметите, как стали придерживаться более четких жизненных позиций, распорядка дня и позитивных установок.

Заключение

Используя Getting Things Done метод на практике, лично я нашла для себя простой способ совмещать организацию текущих дел и планирование долгосрочных проектов, что раньше удавалось с трудом.

Также этот метод помог мне обрести спокойствие и снизить стресс, зная, что вся необходимая для выполнения и запоминания информация находится в одной структурированной системе.

Если вы все еще в поиске подходящей системы планирования, вам определенно стоит попробовать Getting Things Done метод и возможно присоединиться к числу поклонников данного метода — тем, кто делает больше и волнуется меньше.

Оригинальная статья — The Ultimate Guide to the Getting Things Done Method

«Завтра совещание — нужно подготовиться. Отправить техзадание подрядчикам, а сначала техзадание нужно написать, проверить и согласовать. Лена говорит, что ей дует, и надо заменить кондиционер. Заказать в офис печенье, воду, ручки и прочую мелочевку — это нужно сказать Тане. Жена просит поменять смеситель в ванной. Друг ноет, что уже несколько месяцев никак встретиться не получается, будто не понимает, что у меня аврал. А еще нужно не забыть картину, корзину, картонку и маленькую собачонку…»

Такое состояние, на самом деле, знакомо если не всем, то многим. Голова разрывается от дел, нужно то и это, и ещё вот это, первое, пятое, десятое, всё в разных местах, с разными людьми, из разных сфер жизни — да господи ты боже мой! И ничего не успеваешь, всё валится из рук. А если и успеваешь, то ценой такого стресса, что уже жизнь не мила.

Именно против такого состояния Дэвид Аллен (David Allen) когда-то давно (подумать только, аж двадцать лет назад!) придумал систему тайм-менеджмента, которая успешно применяется и имеет множество поклонников по всему миру — GTD. Расшифровывается как Getting Things Done — доведение дел до завершения, а книга Дэвида Аллена об этом методе переведена на русский как «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (на английском название звучит так: «Getting Things Done: The Art of Stres-Free Productivity») — Скачать.

Метод GTD очень популярен по всему миру до сих пор и оказал большое влияние на тайм-менеджмент в целом, многие принципы тайм-менеджмента, о которых вы могли читать раньше, исходят из GTD. Но часто у людей возникают проблемы с её пониманием и применением, потому что она кажется очень громоздкой. На самом деле, ничего особенно сложного в этом нет, и в этой статье я расскажу о том, что такое GTD как методика подробнее и дам простую пошаговую инструкцию, как ею пользоваться.

GTD — это система управления временем и структуризации задач. Автор метода основывает систему на такой предпосылке: нашему мозгу сложно удерживать в «оперативной памяти» разом много различных задач и операций, это тратит его ресурсы зря, и поэтому мы непродуктивны.

Как пишет сам Дэвид Аллен: мозг создан не для того, чтобы хранить идеи, а чтобы их создавать.

И Дэвид Аллен абсолютно прав: согласно исследованиям, единовременно мы можем удерживать в голове не больше семи вещей зараз, а продуктивно работать только с одной, максимум тремя вещами.

Поэтому его предположение (неизвестно, ссылался ли он на учёных и исследования нейробиологии, или додумался самостоятельно) имеет под собой вполне обоснованную научную базу.

Исходя из этого предположения, Дэвид Аллен создал систему, позволяющую полностью выгрузить информацию о входящих задачах из мозга.

Система основывается на шести принципах: сбор информации, её обработка, организация (классификация), периодический обзор ситуации, чтобы понимать, какие задачи уже выполнены, какие предстоит выполнить, и какие поступили вновь, и, собственно, реализация этих задач.

Если описывать GTD простыми словами — это значит «соберите все, что вам нужно сделать в одном месте, классифицируйте задачи по удобным вам критериям, решите, что вы можете сделать прямо сейчас, и приступайте».

Кому подходит метод GTD: в первую очередь людям, у которых ощущение постоянного стресса.

Знаете, как эффект фантомного дедлайна. Когда вроде бы вы уже сделали всё, что только возможно, но на душе всё равно неспокойно, как будто что-то забыли.

Это происходит потому, что мозг привык держать всё в голове, но держать всё в голове постоянно невозможно — наверняка у вас часто бывало, что вы стараетесь что-то запомнить, но потом забываете, и вспоминаете, когда об этом напоминает что-то извне.

Мозг, наученный горьким опытом, начинает рефлекторно сканировать список дел, пытаясь вспомнить, не забыл ли он чего-нибудь, и отсюда появляется некомфортное, тревожное, нервирующее ощущение «я что-то забыл, но не помню, что я забыл, что же я забыл». Вот в такой ситуации очень помогает метод GTD.

Ещё метод GTD помогает при перегруженности задачами, когда у вас множество разных задач из разных сфер жизни (по работе, в хобби, с семьей, с друзьями, плюс планы на дальнейшую самореализацию и саморазвитие, например, вы хотите начать учить иностранный язык и прочитать триста книг в год), вы пытаетесь удержать их в голове, или записываете одно здесь, другое там, и понимаете, что нуждаетесь в чёткой структурированной системе организации своего времени.

Наконец, метод GTD подходит в качестве первой системы тайм-менеджмента, если никакую другую вы до этого не применяли, и вообще знаете об управлении временем очень мало. В таких случаях всегда удобно обращаться к классикам, ведь на них потом все опираются.

А теперь давайте разберемся с системой GTD поподробнее.

Суть метода Getting Things Done

Чтобы вам было проще, организуем информацию в виде пошаговой инструкции.

1. Корзина

Первое, что вам понадобится — какой-нибудь инструмент, который вы сможете использовать в качестве «корзины». Корзиной Дэвид Аллен называет место, куда вы сгружаете все задачи, которые поступают в ваш мозг.

Важно понимать, что такое задачи, то есть, что помещается в эту корзину. Ответ на этот вопрос: всё, о чем вы думаете «надо бы это сделать», «мне нужно», «я должен».

«Надо бы почитать эту статью, книгу, изучить материалы по проекту» — в корзину. «Надо бы взяться уже, наконец, за изучение итальянского, давно хочу» — в корзину. «Мне нужно сделать презентацию для партнёров» — в корзину. «Сын просит приставку на день рождения» — в корзину. «Я должен съездить к родителям» — в корзину.

Второй важный момент, связанный с «корзиной» — выбор подходящего инструмента. На мой взгляд, это чуть ли не основа успеха в работе по методике GTD, потому что именно с корзиной вы будете взаимодействовать чаще всего, записывать туда все свои задачи, и если инструмент, играющий для вас роль корзины, будет неудобным — вы быстро забросите попытки структурировать свою жизнь по методике GTD.

Поэтому инструмент должен быть таким, чтобы обратиться к нему было делом буквально одной секунды, одного движения, одного клика. Человек — потрясающе ленивое существо, особенно когда дело касается освоения каких-то новых навыков. Поэтому важно организовать себе такой инструмент, чтобы записать туда новую задачу было легче, чем не записать.

Подробные рекомендации по этому вопросу вы увидите в разделе «инструменты» этой же статьи. Пока же вы можете обдумать самостоятельно, какой инструмент для записи задач будет для вас максимально комфортным. Для этого задайте себе вопросы:

• Куда я обычно записываю задачи, если записываю?
• В какой экосистеме я чаще работаю? (Google, Yandex, IOS)
• Где провожу больше времени в интернете?
• Я чаще пользуюсь телефоном, десктопным компьютером, ноутбуком?
• Мне удобнее записывать в электронном виде или на бумаге?

Эти вопросы помогут вам выбрать инструмент-корзину.

2. Все свои задачи вы отправляете в выбранную корзину

Когда вы только начинаете использовать GTD, то можете выгрузить в корзину разом все текущие задачи. Здесь ваша основная задача: выгрузить буквально всё, что сможете вспомнить, всё, вплоть до планов «когда-нибудь через пару лет съездить в Таиланд». В вашей голове после «выгрузки» не должно быть ничего, тотальная пустота.

3. Этап обработки

Первый этап обработки: разделить задачи на те, которые требуют какого-либо действия с вашей стороны, и на те, которые не требуют.

Если с первой группой всё понятно, то вторая требует небольшого пояснения: это могут быть планы (прочитать статью, посмотреть фильм, прочитать книгу, начать изучать английский язык, отправиться в путешествие), которые не «горят» прямо сейчас, по ним нет четкого дедлайна, и вы просто хотели бы это сделать когда-нибудь в будущем.

Сюда же идут задачи от других людей: например, друг хочет встретиться, коллега жалуется на кондиционер и просит вас починить, дочь просит о покупке.

Второй этап обработки: обрабатываем элементы, требующие действия. Они делятся на три группы:

• Сделать прямо сейчас. Это если задача не займет у вас больше пяти минут, например, вымыть посуду, записаться к стоматологу, проверить почту, написать кому-то сообщение, прибраться на рабочем месте. Это вы делаете сразу, как только закончите с анализом задач.
• Делегировать — попросить это сделать жену/мужа, коллегу, вызвать по этому поводу квалифицированного человека.
• Отложить. Этим элементам вы либо назначаете дату выполнения (например, задача «жена просит сходить в ресторан» — на этом этапе можно назначить этой задаче конкретную дату), либо откладываем на следующий этап анализа.

Далее мы обрабатываем элементы, не требующие действия. Их мы либо выбрасываем (это не нужно, не приоритетно, вы решили, что не хотите этого делать), либо присваиваем статус «когда-нибудь» (когда-нибудь прочитаю книгу, запишусь на занятия по румбе и испанскому, схожу в новый ресторан), либо перемещаем в блок «материалы». Туда отправляется вся информация, которую вы хотите в будущем изучить.

Рекомендую присвоить каждому такому куску информации тег «сколько времени это займет», чтобы в дальнейшем, когда у вас будет определенное количество свободного времени, вы смогли бы найти информацию по этому тегу и изучить её. Хорошо для реализации такой системы подходит приложение Notion или DropNote.

Третий этап обработки: берем все действия, которые у вас остались (вы их не выкинули, не присвоили им статус «когда-нибудь», не переместили в раздел «материалы») и раскидываем их по разным областям жизни. Этот этап называют по-разному: контексты, проекты, сферы жизни.

По сути, вы можете настроить систему так, как вам удобно. Главное, суть: нужно распределить скопившиеся у вас задачи по критерию схожести. А каким будет этот критерий (или несколько критериев) — решать вам, это зависит от вашего личного комфорта. Приведу примеры, как можно структурировать задачи на этом этапе:

• По областям жизни. Например: работа, семья, хобби.

Внутри этих больших областей могут быть несколько других «вкладок» для задач, поменьше: например, в «семье» — отдельно «отношения с женой», «отношения с детьми» (или «поиск второй половинки»), «поддержание жизнедеятельности дома» (уборка, готовка, закупка продуктов, своевременный ремонт), «досуг» (сюда идут задачи типа «сходить в ресторан», «съездить на выходные к родственникам», «съездить в отпуск», «съездить на шашлыки» и так далее).

В «работе» может быть структуризация по рабочим проектам, по клиентам — зависит от специфики работы. В «хобби» — дополнительная внутренняя структуризация, связанная с различными видами хобби, например, вы увлекаетесь одновременно спортом и сборкой маленьких автомобилей — логично, что задачи, связанные с этим, можно разделить.

• Простая структура по месту выполнения задачи: «на работе», «дома», «в городе», «на даче», «решить по телефону/по электронной связи». Хорошо подходит, если вы используете приложения с напоминаниями по геолокации.
• Структура по людям: жена, коллега А, Б, В, родители, друг Г (надеюсь, у вас нет друзей, которые «Г»), Д, Е.

И так далее. Система проектов может быть очень разной и индивидуальной, она полностью зависит от особенностей вашей жизни и вашего удобства. Понимаю, сейчас, когда вы это читаете, выглядит угрожающе, но главный критерий — чтобы она была максимально комфортной лично для вас и, главное, чтобы она была интуитивно понятна лично вам.

Приведу личный пример. У меня структура распределения задач очень простая: сначала я делю задачи на три большие группы «работа», «творчество» и «отдых», а внутри «творчества» подразделяется на творческие проекты, которыми я занимаюсь, и на два блока «информация к изучению» и «планы и идеи». Всё, больше никаких дополнительных сложностей, этого достаточно.

Не нужно придумывать сложную систему тегов, в этом нет никакой необходимости, всё равно вы, скорее всего, не будете ее использовать. Достаточно придумать несколько базовых, которые лично вам помогут структурировать ваши задачи. Также системы можно совмещать, например, «области жизни» прекрасно соседствуют с «местом» или «людьми».

Также в отдельный раздел (тег, проект, контекст — называйте, как удобно) уходят дела, которые вы решили делегировать, поскольку их чаще всего тоже нужно контролировать, они делегированы, но не выпадают из вашего поля влияния полностью, поэтому их тоже нужно отслеживать.

Еще раз упомяну, что очень хорошо для реализации такой системы подходит Notion, а также Evernote и аналогичные программы.

4. Четвертый этап: продумать следующее действие

Вы уже определили дела, которые можно сделать за пять минут, но большинство наших дел более длительные и проходят в несколько этапов. Например, для того чтобы подготовить презентацию, нужно согласовать техническое задание с начальником, собрать информацию, составить план… И так далее. Чаще всего эти структуры мы просто держим в голове, как само собой разумеющееся, но если вы чувствуете, что вашей «оперативной памяти» не хватает, вы все время перегружены и ощущаете себя в стрессовом состоянии — возможно, вам нужно всё-таки записывать планы более подробно.

Управлять временем сложно, и мозгу порой нужно выгрузить его на внешний носитель, чтобы чувствовать себя лучше, эффективнее распределять ресурсы и в итоге конструктивнее и эффективнее решать проблемы.

Дэвид Аллен в рамках своей системы Getting Things Done предлагает написать для каждого из ваших дел, которые вы ранее распределили по проектам (сферам жизни, контекстам) по одному действию, которое вы можете выполнить либо прямо сейчас, либо в ближайшее время.

Например: «сделать презентацию» (дело) — «написать план презентации» (первое конкретное действие, которое вы можете выполнить прямо сейчас либо в ближайшем будущем). «Купить новый телефон» (дело) — «посмотреть обзоры и выбрать хорошую модель» (действие, которое вы можете совершить в ближайшем будущем). «Приготовить на выходных торт» — «найти и сохранить рецепты торта». И так далее.

Необязательно писать только одно действие, с таким же успехом вы можете написать полный план по каждому делу, если чувствуете в этом необходимость — это тоже будет очень полезно и эффективно, поскольку человеческий мозг в принципе больше любит опираться на планы и структуры, так вы сможете справиться со своими задачами гораздо быстрее и эффективнее, чем пытаясь удержать план в голове.

Этот этап полезен с психологической точки зрения, поскольку вычленяя маленькое действие, которое вы можете сделать прямо сейчас, вы запускаете разом три эффекта, свойственных нашему мозгу.

1. Во-первых, мозг любит маленькие задачи и простые, понятные шаги, которые он может совершить за пару минут, без особых усилий. Глобальные, многоступенчатые задачи его пугают, и он стремится их отложить, тем самым погружая нас, людей, в ловушку прокрастинации.
2. Во-вторых, когда вы совершаете такое простое действие (ведь совершить его очень просто, почему бы не сделать это прямо сейчас?) — вы запускаете эффект Зейгарник: когда мы испытываем раздражение от незавершенного действия и помним о нем лучше, чем о завершенном или, тем паче, не начатом. Незавершенное дело нас раздражает, .и мы стремимся его закончить.
3. И третье: эффект «маленькой победы». Когда мы заканчиваем какое-то дело, даже самое маленькое, как составление плана или звонок стоматологу — мозг испытывает прилив дофамина от ощущения «я что-то закончил, это мой успех, я продуктивный, я молодец!». И нам легче продолжать работу, потому что нам хочется испытать это чувство снова.

5. Пятый этап: контроль

Ловушка GTD в том, что мало один раз выгрузить и распределить все дела по папкам — важно пользоваться этой системой постоянно. Возвращаться к списку задач, выкидывать оттуда неактуальное или уже выполненное, и самое важное — не забывать добавлять все поступающие вам задачи в «корзину», а после их структурировать.

Тогда система будет работать, как и любая другая, как в тайм-менеджменте, так и вообще во всем в жизни — вы же не ждете незамедлительных результатов в виде точеного прекрасного тела после первой же десятиминутной пробежки.

Что необходимо делать: все поступающие вам задачи, все «надо бы», «нужно», «должен» отправлять в корзину.

Поэтому так важно, чтобы инструмент-«корзина» был максимально удобным, чтобы к нему очень легко было обратиться.

6. Just do it

Из конкретных действий, которые вы придумали на четвертом этапе, вы уже можете составить план на день, неделю, месяц — как вам будет удобно.

Например, вы можете следовать методике ZTD (ZenToDone, вольно перевести можно как «делать с дзеном») — упрощённой версии GTD, автор — Лео Бабута (Leo Babuta). Она предлагает выделять каждый день по три самых важных задачи и обязательно выполнять именно их, фокусироваться на них, ставить их в приоритет и в начало дня, когда вы еще полны сил.

Также можно использовать методику «1-3-5»: одно самое важное дело, три поменьше и пять незначительных (например, 1 — сделать презентацию для заказчика, 3 — составить резюме, потому что вы хотите найти новую работу, забронировать столик на вечер для свидания с любимой девушкой, и встретиться с другом в обеденный перерыв, и пять — маленькие бытовые дела, такие как «навести порядок в документах и на рабочем столе», «купить продукты на завтра» и тому подобное, то, что не требует от вас больших усилий).

О системе Дэвида Аллена

Выше я рассказала об этой методике подробно и с примерами. Теперь расскажу, как применять её, кратко, как инструкция, чтобы у вас всё уложилось в голове.

1. Собрать всё задачи, все, о чем вы думаете «надо» и «нужно», в одном месте.
2. Разделить на задачи, требующие действий с вашей стороны, и не требующих. Не требующие — на категории «удалить», «когда-нибудь» и «материалы для дальнейшего изучения». Требующие — на категории «сделать прямо сейчас» (если дело занимает не больше пяти минут), «делегировать» или «отложить».
3. Задачи, которые остались после второго шага, разложить по условным папкам по удобному вам критерию похожести (например, по папкам «семья», «работа», «хобби» или по любой другой удобной и интуитивно понятной для вас системе).
4. Придумать по конкретному действию, которое вы можете сделать прямо сейчас или в ближайшее время, для каждой задачи.
5. Составить план на день/неделю/месяц, исходя из списка получившихся маленьких задач.
6. Сделать их.
7. Не забывать помещать входящие задачи в «корзину» и время от времени их структурировать (раз в день/раз в неделю).

Как видите, система GTD только звучит угрожающе, на деле она довольно проста и интуитивно понятна.

Инструменты

Основной инструмент для GTD — это корзина, в которую вы будете помещать входящие задачи, чтобы потом их структурировать и определить, что с ними делать. В качестве корзины вы можете использовать:

• Приложение-заметочник (Evernote, Notion, NoteBook и другие). Они подходят, если вам приходится часто работать с объемными материалами, и вы чаще работаете за компьютером, чем на телефоне.
• Приложение-тудулисты, т.е., ориентированные большие на списки задач (Wunderlist, AnyDo, ToDoList). Подходят, если вам просто нужно составлять списки, и вы не так часто сохраняете ссылки «нужно прочитать позже», ничего не пишите, не работаете с текстами. Больше подходят для телефонов, чем для настольных компьютеров.
• Физические носители, если вы предпочитаете записывать от руки. Это может быть блокнот, стопка клейких листков, главное, чтобы он всегда был у вас под рукой. Также это может быть диктофон в телефоне, если вам так удобно.

Более подробные рекомендации:

• Для пользователей «яблочной» экосистемы, глубоко в неё вовлечённых и использующих в основном продукты для Apple, подойдут заметки для IOS, «Things!» и недавно появившийся заметочник под названием «Bear» — гибкий заметочник, в котором есть все необходимое и ничего лишнего. Во многом копирует функцию Evernote.
• Evernote — классическое приложение-заметочник, большинство новых заметочников на рынке повторяют его функционал.

Можно разделять заметки по блокнотам и присваивать им метки, что подходит для системы GTD. Большим плюсом также является наличие web-clipper’a, то есть, вы можете работать в Evernote прямо из браузера и отправлять файлы или текст прямо в приложение, просто кликнув мышкой, без необходимости его открывать. (Например, вам пришло ВК сообщение от коллеги, который говорит, что завтра совещание — вы выделяете текст и одним щелчком отправляете его в Evernote, в вашу систему GTD)

Более стильные и современные приложения, копирующие функционал Evernote — NimbusNote и NoteBook.

• Notion. Тоже имеет web-clipper, что очень удобно. Отдельный плюс: имеет очень гибкую систему тегов и фильтрации, с помощью которой вы одним кликом можете заставить программу показать вам все задачи, которые вы пометили тем или иным «контекстом», или показать задачи не в таблице, а на календаре, без необходимости заводить для этого отдельное приложение-календарь. Еще один плюс: можно хранить всю нужную вам информацию буквально на одной странице, чтобы все было на виду и под рукой. Минус Notion: требует времени на настройку, чтобы разобраться.
• GoogleKeep — копирует функционал Evernote, но состыкован с системой Google. Также для активных пользователей Google хорошо подойдет to-do-list под названием Wunderlist.
• DropNote — для активных пользователей системы Yandex.
• OneNote — для людей, активно использующих продукты Microsoft.
• Простое приложение для заметок, без лишних функций, буквально просто электронный блокнот — SimpleNote.

Главный принцип при выборе инструмента: он должен быть максимально удобным и всегда под рукой, чтобы вы буквально в любое мгновение могли к нему обратиться.

Инструментов может быть несколько (например, основной — Notion, но также вы держите под рукой физический, реальный блокнот, чтобы записать в него что-то, когда электронных девайсов нет под рукой), но не слишком много (не больше двух-трёх), и не забывайте периодически собирать все задачи в одно место, в этом и есть принцип корзины Дэвида Аллена.

Плюсы и минусы

Плюсы:

+ Система предлагает очень подробную и конкретную структуру, которая почти избавляет пользователя системы от необходимости принимать решения самостоятельно — он может довериться заранее разработанным (собой же) критериям;

+ Система отвечает основным принципам тайм-менеджмента: разделение задач на маленькие шаги, эффект Зейгарник, эффект маленькой победы, делегирование, выгрузка информации из головы для дальнейшего более эффективного использования мозговых ресурсов;

+ Система продумана и эффективна с точки зрения психологии и когнитивистики (то есть, основана на научных знаниях о мозге);

+ Система позволяет контролировать буквально все аспекты жизни, от глобальных целей до бытовых вопросов, а также позволяет вести учёт информации для дальнейшего её изучения;

+ Систему легко совмещать с другими техниками тайм-менеджмента, например, системой 1-3-5, списками дел, техникой Pomodoro и другими;

+ Систему легко адаптировать под себя.

Минусы:

— Высокий порог вхождения. Для того, чтобы освоить эту систему, нужно посвятить немало времени продумыванию проектов, структуризации задач в первый раз, когда вы выписываете во «входящие» сразу все, что у вас накопилось. Это может оказаться настолько выматывающим занятием, что человек может отказаться от идеи использовать GTD.

— Сложно подобрать удобный инструмент-«корзину».

— Необходимо очень сильно изменить собственные привычки: научиться помещать задачи во «входящие», приучить себя к системе GTD, приучиться каждую неделю наводить порядок в системе.

— Недостаточная фокусировка на действии. Конечный результат любой системы тайм-менеджмента — действие, эффективное решение задач, а не их красивое раскладывание по папочкам.

— GTD фокусируется больше на «входящих» задачах, т.е., на поручениях извне и необходимостях, которые диктует вам окружающий мир (бытовые вопросы, такие как уборка, ремонт), но недостаточно — на ваших личных желаниях и целях, которые вы хотите достичь.

Варианты нейтрализации минусов:

—  Необязательно делать всё за один раз. Вы можете разбить освоение GTD на этапы: найти инструмент для GTD, освоить инструмент, выгрузить туда задачи, распределить на «нужно/не нужно действие», придумать систему проектов, и так далее.

— Экспериментируйте с инструментами (варианты инструментов вместе с критериями выбора уже озвучены выше, это может вам помочь). Можно, чтобы инструментов было несколько (желательно не слишком много: два-три), главное, чтобы они всегда были под рукой.

— Всегда держите инструмент для записи задач под рукой. Ваша задача — чтобы записать задачу было легче, чем не записать.

— Поставьте еженедельные напоминания «разобрать корзину», постепенно это войдет в привычку.

— Помните, что любая система — это лишь инструмент. Вы не обязаны следовать ей досконально, он гибкий, он может под вас подстраиваться. Главный критерий здесь — ваш комфорт и удобство.

— Не перегружайте систему проектов, вам не нужна сложная многоуровневая структура, достаточно такой, чтобы вам было удобно и понятно, как ею пользоваться.

— Помните, что «задача», которую нужно поместить во «входящие» — это не только внешние поручения и делегированные вам дела, но и всё, что лично вы хотите сделать.

Вывод

Обычно в «выводе» я пишу краткое содержание статьи, чтобы у вас всё уложилось в голове, но сегодня краткое содержание системы GTD и советы по нейтрализации её минусов вы можете прочитать выше. Поэтому напоследок я посоветую вам первоисточники, связанные с этой системой — книги ее автора.

• «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» (“Getting Things Done: The Art of Stres-Free Productivity”). Собственно, библия этого метода. Хорошо подходит в качестве первой книги по тайм-менеджменту, раскрывает особенности системы GTD очень подробно, даёт много лайфхаков. Минус: написана в 2001 году, поэтому прикладные инструменты для GTD (как и куда записывать дела) давно устарели.
• «Как поддерживать дела в порядке» (“Making It All Work: Winning at the Game of Work and The Business of Life”) — написана более тяжеловесно, фокусируется больше на балансе между работой и жизнью.
• «Как быстро привести дела в порядок. 52 принципа эффективности без стресса» (“Ready for anything: 52 productivity principles for getting things done”). Напротив, написана более легким языком, с иронией и юмором, и излагает принципы GTD короче и легче для восприятия.

Удачи и держите дела сделанными!

GTD (Getting Things Done) — это система тайм-менеджмента, разработанная американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. В ее основе лежат два принципа:

1. Хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе: в блокноте, ежедневнике или электронном органайзере.
2. Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.

Впервые система GTD была описана Дэвидом Алленом в 2001 году в одноименной книге «Getting Things Done» («Доведение дел до конца»). Книга почти сразу стала бестселлером и полностью изменила прежние подходы к тайм-менеджменту. Она выдержала множество переизданий на 23 языках, а журнал «Time» (самый популярный в США) назвал ее лучшей бизнес-книгой десятилетия.

У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, из-за чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.

Система GTD базируется на трех моделях:

• Управление рабочим процессом.
• Шесть уровней обзоров.
• Естественное планирование.

Рассмотрим их по порядку.

Управление рабочим процессом

Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:

1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.

Для фиксации входящих можно использовать любые накопители информации («инбоксы»): блокнот, программу-органайзер, диктофон, лотки для бумаг и т. д. Главное, чтобы они регулярно опустошались, а их содержимое обрабатывалось.

2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:

Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.

3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):

• «Проекты»: дела, для выполнения которых требуется больше одного действия. Например: ремонт на кухне, создание сайта, подготовка к празднованию Нового года. Иными словами, это все краткосрочные результаты, которых необходимо достичь.
• «Следующие действия»: одиночные задачи и первоочередные шаги для дел из списка «Проекты». Для удобства их обычно группируют по контекстам («Дела по дому», «Магазин», «Офис», «Звонки»).
• «В ожидании». Здесь хранятся дела, которые пока не требуют активных действий: делегированные кому-то задачи или задачи, требующие появления каких-то особых условий.
• «Может быть / когда-нибудь»: дела, мечты и желания, которые пока не актуальны. Например: записаться на курсы рисования, съездить в Прагу, прочитать какую-нибудь книгу.
• «Календарь». Сюда заносятся только «жесткие задачи» — дела, которые нужно выполнить в определенный день или в определенное время. Остальные дела рекомендуется держать в списке «Следующих действий».
• «Документы и информация»: идеи, заметки, справки, документы и тому подобное. Система хранения информации должна быть логичной и интуитивно понятной. Сегодня такие хранилища удобнее создавать на компьютере или в специальных онлайн-сервисах, вроде Evernote.
• «Долгосрочные цели и ценности». С этим списком периодически сверяются в процессе планирования.
• «Материалы по проектам»: планы, графики, справки, организационные диаграммы и прочая информация, необходимая для выполнения задач.

4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.

• Ежедневно (несколько раз в день): выполнять задачи из списков «Следующие действия» и «Календарь» и своевременно отмечать их выполнение.
• Как можно чаще: просматривать список «Проекты», добавлять в него новые проекты и при необходимости дописывать к проектам следующие действия.
• Еженедельно: проводить ревизию основных списков и поддерживать их в актуальном состоянии. Вот так выглядит список рекомендуемых мероприятий для еженедельного обзора:

О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.

5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.

Шесть уровней обзоров

Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:

1. Текущие дела (ежедневно). Все дела, которые нужно выполнить в настоящее время: купить продукты, позвонить клиенту, полить клумбу и т. д.
2. Текущие проекты (еженедельно). Результаты, которых мы хотим достичь в ближайшее время: посетить врача, переехать в новый офис, отремонтировать гараж, съездить на конференцию.
3. Сферы жизни и текущие обязанности (ежемесячно). Сюда выходят здоровье, финансы, семья, быт, должностные обязанности (например, увеличение продаж), саморазвитие, творчество и тому подобное. Этот обзор помогает по-другому взглянуть на свои проекты и добавить то, что по какой-то причине было упущено.
4. Цели на ближайшие 1–2 года (ежеквартально). Результаты, которых мы хотим достичь в разных сферах жизни за это время.
5. Цели на 3–5 лет (ежегодно). Цели, которые подразумевают глобальные изменения в жизни или в работе.
6. Вся жизнь (ежегодно или реже). Это ответы на глобальные вопросы: «Для чего я живу?», «Какую пользу приносит людям моя компания?», «Какова моя главная цель?». Ответы помогают правильно сформулировать долгосрочные цели и выбрать средства для их достижения.

Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.

Естественное планирование

Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.

Естественное планирование состоит из пяти этапов:

1. Определение целей и принципов. Зачем все это делать? В чем цель этой деятельности? Каких принципов (стандартов) я собираюсь придерживаться для ее достижения?
2. Видение результатов. Каким я вижу результат проекта в случае его успешного завершения?
3. Мозговой штурм. Собрать как можно больше идей, касающихся проекта.
4. Организация. Составить план достижения цели: определить этапы работы, подпроекты, последовательность действий, приоритеты и т. п.
5. Следующее действие. Каким будет первый шаг? Определить дальнейшие действия по проекту или по каждой из его составляющих.

(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).

Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.

Заключение

Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.

Однако система редко используется в чистом виде (точь-в-точь как у Дэвида Аллена). Обычно каждый человек хоть немного, но подстраивает ее под себя: использует свой алгоритм обработки входящих, свою систему списков или свою систему обзоров. Кроме того, в разных органайзерах элементы GTD могут быть реализованы по-разному.

В целом же система GTD оказала огромное влияние на облик современного тайм-менеджмента. Многие ее принципы и техники («освобождение головы», обработка входящих, обзоры) сегодня стали общепризнанными, а системы, которые появились позднее (например, Agile Results), так или иначе, опираются на элементы GTD.

Поделиться:

“Why can’t I get things done?” This is a common question that bounces around productivity forums and communities like r/gtd. And we can understand why.

David Allen’s Getting Things Done® (GTD®) is not the easiest productivity system to bite into. But maybe the crux of the matter is that you’re simply thinking about GTD as “just another to-do list?”

Whether you’re new to the Getting Things Done® (GTD®) methodology or just want to give it another shot, you should know a couple of things before we start.

Table of Contents

1

📥 What Is Getting Things Done and How Does It Work?

Getting Things Done® (GTD®) is a personal productivity methodology created by productivity consultant David Allen. GTD is also one of the “classic” productivity systems that has been around long enough to build a cult-like following. And for all the good reasons.

Implementing Getting Things Done® (GTD®) will help you:

• ⏰ Effectively manage your time and available resources.
• 🤹‍♂️ Deal with personal and professional commitments.
• 🧘‍♀️ Clear your mind and focus on the work that matters.
• 🗓️ Plan your days so you always know what to do next.
• 🌱 Establish a productivity routine that’ll serve you for life.

The overarching goal of GTD is to “extract” tasks, obligations, reminders, ideas, and (mental) notes out of your head and into a foolproof, reliable system. Moving all those items to an external medium lets you free up your cognitive bandwidth and, well… get things done.

⚡ Getting Things Done® (GTD®) Cheat Sheet

David Allen’s methodology is built on five pillars—capture, clarify, organize, reflect, engage— corresponding to steps in the workflow. You can think of the five pillars as powerful work habits you can improve and reflect on each time you repeat the GTD cycle.

Here’s a bite-sized overview of the methodology:

• 📥 Capture: According to Allen, the human brain is excellent at generating new ideas, but it’s not designed to store those ideas ad infinitum. First, you need to transfer everything you normally marinate in your mind—ideas, tasks, observations, goals—into a (digital) in-tray or inbox. This could be a task management or note-taking app.

• 💡 Clarify: Next, your job is to “clarify” what to do with the things in your inbox and, eventually, turn them into Next Actions. Unlike regular to-dos, next actions are precise and actionable items. For instance, “finish the draft” is pretty ambiguous, but “finish the 1st draft of my next novel by 24th March 2022” makes everything clear.

You can process your Inbox items in several ways:

• 🗑️ Trash: If no action is needed (now or in the future).
• 🗃️ Store in reference files: If you need it for current or future projects.
• 👉 Do: Complete the action if it takes less than 2 minutes.
• 👥 Delegate: Assign the item to someone else (if possible).
• ⏰ Defer: Add to a calendar (set date) or Someday/Maybe folder (no date).

• 🧹 Organize: GTD leaves nothing to chance. You need to regularly review and organize every item you add to the system. You can do this by using subject-specific lists, folders, or tags. At this stage, you also should continue removing any non-actionable items.

• 🧘‍♂️ Reflect: GTD encourages you to regularly review and reflect on your workflow. Allen suggests running Weekly Review sessions to review all GTD lists, add any tasks and documents that slipped through the cracks, get creative, and capture fresh ideas.

• ⚡ Engage: Finally, once your system is up and running, you can start getting things done and check off tasks from your task lists as you use your GTD setup.

Effective? Absolutely!

Simple? Not Really…

🤯 Common GTD Obstacle or Why You Can’t Get Things Done

To say that Getting Things Done® (GTD®) is popular would be an understatement. When Allen published his book Getting Things Done in 2001, he singlehandedly created the personal productivity space. Over 20 years later, GTD is still alive and kicking.

But that doesn’t mean it’s for everybody. 

Many new GTD users look at Allen’s Next Actions and say: “Hey, aren’t those just like my crumpled to-dos but in a fancy marketing wrapping?” And we get it. After all, both to-dos and next actions are meant to be “completed,” so the endgame is pretty much the same, right?

Well, not really. As we’ve already explained, to-dos and next actions are two different animals. According to Allen, to-do lists lack context. They’re just shapeless blobs of mismatched tasks and calendar reminders that lack priority and detail to be actionable.

Ambiguous actions/tasks like “send the report urgently” are not enough to warrant actionability. Who should you send it to? How are you supposed to send the report? What exactly does “urgently” mean? Which report should you send in the first place?

Getting those items out of your mind and onto a to-do list is relieving, but not for long. Simply because an incomplete system is not reliable. And if you can’t trust the system you’re using, you’re bound to fall back on old habits and continue storing tasks and ideas all over the place.

Chances are your current workflow involves both analog and digital tools that may include a calendar, notebook, to-do apps, note-taking apps, cloud storage, and even your bottomless inbox. Using several tools to manage your workflow creates a severely fragmented workflow.

Those problems compound with each new variable. You complete fewer tasks from your task lists and move more items to the backlog. The next day, you add new tasks and the list grows instead of getting shorter. As Nietzsche wrote, “if you gaze for long into an abyss, the abyss gazes back.”

This vicious cycle is a common problem for many to-do users. And a meaningless list of tasks is too ambiguous to see closure. GTD won’t work for you unless you learn how to drop that “to-do mentality” and get intentional about your work and personal life.

Finally, let’s not forget that Getting Things Done® is a life-long investment. It requires commitment—trimming the grass, watering the plants, fertilizing the soil—to see lasting effects. Treating your fledgling GTD setup like “just another to-do list” defeats the purpose.

But hey, we’re here to help you fix that! 🥳

🛠️ How to Make Getting Things Done Work For You

1. Keep Everything Out of Your Head and Trust the System

Did you know that the popular “trust the process” mantra comes from the world of professional sports? It was coined in 2013 by Philadelphia 76es general manager Sam Hinkie who mentioned it to journalists to describe his team’s newly-implemented strategy.

💬 “We talk a lot about process—not outcome—and trying to consistently take all the best information you can and consistently make good decisions. Sometimes they work and sometimes they don’t, but you reevaluate them all.”

If you want GTD to work for you, you need to trust the process AND trust the system. That’s not easy. When you can’t process information fast enough, you start bouncing between tools that happen to be around—notebooks, post-it notes, or note-taking apps.

The whole purpose of your GTD is to become your single source of truth (SSOT). Whether it’s work or personal stuff you want to manage, you need to have ONE system to manage all your notes, next actions, ideas, thoughts, observations, and reminders. 

And this is where Taskade comes into place! 

Taskade is a project and task management platform that makes it easier to capture, organize, and process all your GTD items. Taskade lets you store notes, tasks, projects, reminders, and documents in one place so you don’t have to waste time switching between apps.

Many people drop off GTD because there’s too much friction in capturing information. Taskade allows you to view and add items to your GTD workflow on desktop (Mac, Windows), mobile (iOS, Android), and in a web browser, all with secure, real-time sync over the cloud. Manage your project lists with Taskade today!

2. Create Context-Rich, Bite-Sized Next Actions

Actionability is key in Getting Things Done®. But how do you make big, complex projects like “launch a successful app”, “learn programming,” or “get in shape” actionable rather than intimidating? You can use the power of outlining to break those rocks into pebbles!

Haven’t heard about outlining? In a nutshell, outlining is the process of creating hierarchical lists to contain whatever you’re thinking or working on. An outline lets you break complex tasks or projects into smaller, more manageable bits and see all the moving parts easily.

Outlining your project lists will help you create precise and context-rich next actions. It’ll also give you clearly defined starting points for all the tasks you’re working on. Plus, bite-sized tasks are less intimidating which means you’re less likely to procrastinate on them.

💬 ”Things rarely get stuck because of lack of time. They get stuck because the doing of them has not been defined.”

― David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Whenever you add items to your GTD system, you need to visualize major tasks as a series of actionable steps, or sub-tasks if you will, you’ll complete in a sequence. Going back to our example, you can easily break “launching an app” into the following sections:

• 🛫 Pre-launch
• 🛩 During launch
• 🛬 Post-launch

But our list still lacks context. Taskade lets you add depth to next actions in several ways. You can use #tags to categorize items or define their priority, add due dates to time-sensitive items, and even upload images and other documents to see all resources in one place. Schedule a weekly review into your project list to make sure that you’re on track!

3. Adjust Your Work Habits and Test-Run GTD Before Going All In

We all have some positive work habits. But chances are you also have a fair share of bad habits that stand between you and productivity. This can be anything from disorganization, putting things off, or procrastinating on a project at the slightest hint of resistance. 

If you want to make GTD stick, you need to replace those bad habits with new ones that’ll help you cultivate your system. The beauty of habit-building is that small changes compound over time and make it much easier to roll out improvements across other aspects of your life.

💬 “As people strengthened their willpower muscles in one part of their lives—in the gym, or a money management program—that strength spilled over into what they ate or how hard they worked. Once willpower became stronger, it touched everything.”

—Charles Duhigg, The Power Of Habit

Not sure where to start? Focus on the areas of GTD that are the most problematic, like daily note-taking and Weekly Reviews. You can create recurring tasks in Taskade to remind you when it’s time to sit down and review your system or fill the Inbox with new, exciting ideas.

But that’s not all. Trying to tackle all your life errands, and all your work responsibilities can be too much to handle if you’re new to GTD. No matter how organized you are or how good your task management software is (not pointing fingers!), you need to do some field testing.

Don’t just jump on GTD as if your life depended on it. We recommend that you stick to your current routine while building a GTD setup in the background. Keep reading and rereading the book, highlighting passages, and implementing GTD in increments. 

For instance, you may want to create a new Folder in Taskade and start building a GTD setup separately from the rest of your workflow. Once you have the framework in place, you can begin filling your in-tray with tasks and ideas connected to a single, small-scale project.

Building a GTD setup in the background will help you A/B test the setup without interfering with how you currently get things done. It’ll also make it easier to patch any holes as you keep coming back to the book by David Allen and implementing new Getting Things Done® mechanics. Also, don’t forget to add in a weekly review to make keep track of your GTD setup.

🐑 Parting Words

David Allen’s Getting Things Done system is a powerful productivity tool that’ll help you take back control over your personal and professional life. That’s as long as you’re willing to put in the time and effort to set things up properly and use the system every single day.

Don’t worry if you’ve read the book, made notes, and there are still things you don’t understand or haven’t implemented. Tread GTD as a life-long project. At the end of the day, the goal is to use Getting Things Done® as advertised: to take the stress out of your life.

To make your job easier, we created a simple Getting Things Done template you can use for free. Add the templates to your Taskade Workspace, customize it, and start getting things done today. You can also share the template with your team to collaborate on your GTD workflow.

Enjoyed this article? We’ve covered a lot of ground on personal productivity and effective task management. Here are a few similar articles you can check next.

1. 🌐 Why Distributed Teams Need GTD Workflows
2. ✔️ The Power of Checklists and Atul Gawande’s Checklist Manifesto
3. 🧘‍♂️ How to Reduce Context Switching and Reach Flow State

🔗 Resources

1. https://gettingthingsdone.com/