Компьютер плюс
Сортировка в ворде нужна при составлении различных списков, например списка литературы при написании реферата. При редактировании таблиц в этом приложении сортировка помогает расположить строки в определенном порядке.
В редакторе Word можно автоматически сортировать порядок расположения абзацев или строк в таблице, списки, причем как нумерованные так и маркированные.
Сортировка списка
Существует три типа списков, которые можно сортировать в Word. Первый – это простой список, каждый элемент этого списка представляет собой отдельный абзац. Второй тип – неупорядоченный или маркированный список. Третий – нумерованный, в котором имеет значение порядок расположения частей этого списка. Для всех этих типов списков сортировка выполняется одинаково.
Для автоматической сортировки нужно выделить весь список с помощью мыши или клавиатуры. Затем во вкладке «Главная» в разделе «Абзац» найти значок и кликнуть по нему – откроется окно сортировки текста. В открывшемся окне будет активна только одна строка, в которой указано «сначала по абзацам» и «тип: текст», то есть сортировка возможна только по первой букве каждого абзаца.
Кнопка сортировки находится в разделе абзац главного меню
При сортировке списка есть два варианта: по возрастанию (то есть от А до Я, сортировка по алфавиту) или по убыванию (то есть от Я до А). Чтобы выбрать требуемый способ сортировки, по алфавиту или наоборот, нужно поставить точку в соответствующий ряд и нажать «ОК»
в окне сортировки списка можно изменить порядок – по возрастанию (по алфавиту) или наоборот
Сортировка таблицы
Сортировка строк в таблице отличается от сортировки списков только тем, что здесь возможно задать несколько параметров и порядок их применения. Например, список каких либо событий можно сначала отсортировать по их дате, а затем, внутри каждого дня, по алфавиту.
Итак, чтобы сделать сортировку таблицы нужно:
- Выделить таблицу (при помощи мыши или с клавиатуры);
- Открыть окно сортировки текста, кликнув по соответствующей кнопке ленты меню;
- Задать порядок сортировки строк (сначала по…, затем по…);
- Уточнить, есть ли заголовок (шапка) таблицы. Если поставить точку напротив «со строкой заголовка», то заголовок останется на месте и не будет отсортирован вместе со всей таблицей;
- Нажать «ОК».
Сортировка таблиц возможна по значениям ее столбцов
Сортировка в Word, конечно же, менее функциональна, чем в Excel, однако, имеющихся возможностей вполне достаточно для решения большинства офисных задач.
Примечания
Интерактивную кнопку открытия окна сортировки таблицы можно найти не только в разделе «Абзац», но и в появляющейся вкладке «Макет», разделе «Данные»;
При сортировке многоуровневых списков не сохраняется принадлежность частей списка к родительскому уровню;
Иногда пользователи Ворда забывают об этом инструменте и для обработки табличных данных сразу копируют (переносят) их в табличный редактор Excel.
Таким образом, в приложении Word Office имеется удобный, не перегруженный излишним функционалом инструмент для сортировки всех типов списков и таблиц.
Одна мысль про “Как сделать сортировку в Microsoft Word”
Реально полезная информация. У меня постоянно какие-то проблемы с этими таблицами. Хорошо, что хоть есть возможность подсказку найти.
Как сделать фильтр в таблице word?
Суть проблемы такая. Являюсь преподавателем ВУЗа и по роду своей деятельности работаю с большими текстовыми файлами — методическими рекомендациями. Документ представляет собой практически одинаковые за структурою и оформлением текстовые блоки – семинарские занятия. Количество таких блоков по отдельным предметам превышает 30.
Каждый такой блок заканчивается таблицей со списком рекомендуемой литературы к семинару. Данные подставляются из общего списка источников (Список литературы), расположенного в конце методички. Подстановка происходит путём создания перекрёстных ссылок, что облегчает редактирование, обновление. Но так как количество источников превышает 300 (для юристов это нормально, много нормативных актов), многие часто меняются, и к нескольким темам частично подходят одинаковые источники, то работать с такой массой информации становиться всё труднее. Кроме того, списки (к семинару и общий) имеют внутреннюю структуру, причём у общего списка она более развёрнута.
Пример списка к семинару:
ЛИТЕРАТУРА К СЕМИНАРУ:
Основная учебно-теоретическая литература:1.
Дополнительная литература: 4.
8.
9.
Полезные интернет издания:
Пример общего списка :
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Учебно-теоретическая литература:
Основная учебно-теоретическая литература:1.
Дополнительная литература: 4.
5.
6.
Нормативно-правовые акты источники:
Законодательные нормативные акты:7.
Постановления Кабинета Министров:13.
14.
15…..и так далее.
Полезные сайты:
358.
359……и так далее.
Вот и хотелось бы несколько автоматизировать этот процесс. Видится такой способ – в основном списке, к каждому источнику подставляются указатели к какому семинару (текстовому блоку, разделу) он относится. И автоматически, на основании таких указателей в конце каждого блока формируется соответствующий список рекомендуемой к данному семинару литературы.
Штатных средств, для реализации данной задачи, я в Word 2010 (да и в ранних версиях) не нашёл. А хотелось бы. Может, подскажите пути разрешения данной задачи. Возможно с помощью других программ, например Exel, Access, или другими. Возможно, существуют текстовые редакторы в которых реализованы указанные функции. Или есть макросы которые позволяют реализовать желаемое.
Уверен, что программированием можно решить всё, но я не селён в этом. Вот и интересуют готовые решения.
Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.
Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» – «Таблица», или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.
Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».
В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.
Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.
Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.
Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.
Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».
Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.
Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».
Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.
Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».
В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.
Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.
«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».
Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».
«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «. ».
Фильтр для столбца «Название продукта».
Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.
Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.
В таблице остались только продукты красного цвета.
Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.
Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.
Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.
Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.
Поделитесь статьёй с друзьями:
Как установить фильтр в ячейках «Эксель» на столбцы с данными.
Иногда, когда у Вас есть большая таблица в повторяющимися значениями в столбцах и вам нужно выбрать эти повторяющиеся значения, Вам не обойтись без фильтров.
Фильтр эта опция, устанавливаемая сверху столбца позволяющая отбирать в столбце ячейки с определенными значениями. Фильтр можно установить по величине цифровых значений (цифр), например, больше или меньше какого-либо числа, или равно какому-нибудь числу.
Также фильтр можно установить по текстовым значениям, например, отобрать ячейки содержащие определенные слова или символы.
Как установить фильтр?
Для начала следует выбрать диапазон ячеек для фильтрации.
Во вкладке данные панели быстрого доступа выбрать иконку установить фильтр.
Над ячейками появятся треугольники нажав на которые можно указать параметры фильтрации значений.
Можно ли сделать фильтр в ворде
Как сделать фильтр в таблице word?
Суть проблемы такая. Являюсь преподавателем ВУЗа и по роду своей деятельности работаю с большими текстовыми файлами — методическими рекомендациями. Документ представляет собой практически одинаковые за структурою и оформлением текстовые блоки — семинарские занятия. Количество таких блоков по отдельным предметам превышает 30.
Каждый такой блок заканчивается таблицей со списком рекомендуемой литературы к семинару. Данные подставляются из общего списка источников (Список литературы), расположенного в конце методички. Подстановка происходит путём создания перекрёстных ссылок, что облегчает редактирование, обновление. Но так как количество источников превышает 300 (для юристов это нормально, много нормативных актов), многие часто меняются, и к нескольким темам частично подходят одинаковые источники, то работать с такой массой информации становиться всё труднее. Кроме того, списки (к семинару и общий) имеют внутреннюю структуру, причём у общего списка она более развёрнута.
Пример списка к семинару:
ЛИТЕРАТУРА К СЕМИНАРУ:
Основная учебно-теоретическая литература:1.
Дополнительная литература: 4.
Полезные интернет издания:
Пример общего списка :
Основная учебно-теоретическая литература:1.
Дополнительная литература: 4.
Нормативно-правовые акты источники:
Законодательные нормативные акты:7.
Постановления Кабинета Министров:13.
Вот и хотелось бы несколько автоматизировать этот процесс. Видится такой способ — в основном списке, к каждому источнику подставляются указатели к какому семинару (текстовому блоку, разделу) он относится. И автоматически, на основании таких указателей в конце каждого блока формируется соответствующий список рекомендуемой к данному семинару литературы.
Штатных средств, для реализации данной задачи, я в Word 2010 (да и в ранних версиях) не нашёл. А хотелось бы. Может, подскажите пути разрешения данной задачи. Возможно с помощью других программ, например Exel, Access, или другими. Возможно, существуют текстовые редакторы в которых реализованы указанные функции. Или есть макросы которые позволяют реализовать желаемое.
Уверен, что программированием можно решить всё, но я не селён в этом. Вот и интересуют готовые решения.
Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.
Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» — «Таблица», или вкладка «Главная» — «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.
Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы — фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».
В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно — будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.
Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.
Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.
Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.
Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».
Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.
Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».
Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.
Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».
В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» — должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» — одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» — «25» — «И» — «больше» — «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.
Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.
«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».
Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».
«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» — «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» — батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «. ».
Фильтр для столбца «Название продукта».
Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.
Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.
В таблице остались только продукты красного цвета.
Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.
Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.
Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.
Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.
Поделитесь статьёй с друзьями:
Как установить фильтр в ячейках «Эксель» на столбцы с данными.
Иногда, когда у Вас есть большая таблица в повторяющимися значениями в столбцах и вам нужно выбрать эти повторяющиеся значения, Вам не обойтись без фильтров.
Фильтр эта опция, устанавливаемая сверху столбца позволяющая отбирать в столбце ячейки с определенными значениями. Фильтр можно установить по величине цифровых значений (цифр), например, больше или меньше какого-либо числа, или равно какому-нибудь числу.
Также фильтр можно установить по текстовым значениям, например, отобрать ячейки содержащие определенные слова или символы.
Как установить фильтр?
Для начала следует выбрать диапазон ячеек для фильтрации.
Во вкладке данные панели быстрого доступа выбрать иконку установить фильтр.
Над ячейками появятся треугольники нажав на которые можно указать параметры фильтрации значений.
Нажимаем на треугольник фильтра, выбираем критерии фильтрации и нажимаем кнопку «ОК».
Подробное видео о фильтрах в Excel ниже:
Как установить фильтр в таблице ворд
На чтение 11 мин. Обновлено 20.12.2020
Компьютер плюс
Сортировка в ворде нужна при составлении различных списков, например списка литературы при написании реферата. При редактировании таблиц в этом приложении сортировка помогает расположить строки в определенном порядке.
В редакторе Word можно автоматически сортировать порядок расположения абзацев или строк в таблице, списки, причем как нумерованные так и маркированные.
Сортировка списка
Существует три типа списков, которые можно сортировать в Word. Первый — это простой список, каждый элемент этого списка представляет собой отдельный абзац. Второй тип — неупорядоченный или маркированный список. Третий — нумерованный, в котором имеет значение порядок расположения частей этого списка. Для всех этих типов списков сортировка выполняется одинаково.
Для автоматической сортировки нужно выделить весь список с помощью мыши или клавиатуры. Затем во вкладке «Главная» в разделе «Абзац» найти значок
и кликнуть по нему — откроется окно сортировки текста. В открывшемся окне будет активна только одна строка, в которой указано «сначала по абзацам» и «тип: текст», то есть сортировка возможна только по первой букве каждого абзаца.
Кнопка сортировки находится в разделе абзац главного меню
При сортировке списка есть два варианта: по возрастанию (то есть от А до Я, сортировка по алфавиту) или по убыванию (то есть от Я до А). Чтобы выбрать требуемый способ сортировки, по алфавиту или наоборот, нужно поставить точку в соответствующий ряд и нажать «ОК»
в окне сортировки списка можно изменить порядок — по возрастанию (по алфавиту) или наоборот
Сортировка таблицы
Сортировка строк в таблице отличается от сортировки списков только тем, что здесь возможно задать несколько параметров и порядок их применения. Например, список каких либо событий можно сначала отсортировать по их дате, а затем, внутри каждого дня, по алфавиту.
Итак, чтобы сделать сортировку таблицы нужно:
Сортировка в Word, конечно же, менее функциональна, чем в Excel, однако, имеющихся возможностей вполне достаточно для решения большинства офисных задач.
Примечания
Интерактивную кнопку открытия окна сортировки таблицы можно найти не только в разделе «Абзац», но и в появляющейся вкладке «Макет», разделе «Данные»;
При сортировке многоуровневых списков не сохраняется принадлежность частей списка к родительскому уровню;
Иногда пользователи Ворда забывают об этом инструменте и для обработки табличных данных сразу копируют (переносят) их в табличный редактор Excel.
Таким образом, в приложении Word Office имеется удобный, не перегруженный излишним функционалом инструмент для сортировки всех типов списков и таблиц.
Одна мысль про «Как сделать сортировку в Microsoft Word»
Реально полезная информация. У меня постоянно какие-то проблемы с этими таблицами. Хорошо, что хоть есть возможность подсказку найти.
ФИЛЬТР (функция ФИЛЬТР)
Функция ФИЛЬТР позволяет выполнять фильтрацию диапазона данных на основе условий, которые вы определяете.
Примечание: В настоящее время эта функция доступна для Microsoft 365 абонентов в текущем канале. Он будет доступен для Microsoft 365 подписчикам Semi-Annual корпоративного канала, начиная с 2020 июля. Дополнительные сведения о том, как изменяются возможности для Microsoft 365 ных подписчиков, приведены в разделе о том, когда доступны новые возможности для Microsoft 365.
Функция ФИЛЬТР фильтрует массив с учетом массива логических значений (ИСТИНА/ЛОЖЬ).
Массив или диапазон для фильтрации
Массив логических переменных с аналогичной высотой или шириной, что и массив.
Значение, возвращаемое, если все значения во включенном массиве пустые (фильтр не возвращает ничего)
Массивом может быть ряд значений, столбец со значениями или комбинация строк и столбцов значений. В приведенном выше примере массив для нашей формулы ФИЛЬТР представляет собой диапазон A5:D20.
Функция ФИЛЬТР возвращает массив, который будет переноситься на другие ячейки, если является конечным результатом формулы. Это означает, что Excel будет динамически создавать соответствующий по размеру диапазон массива при нажатии клавиши ВВОД. Если ваши вспомогательные данные хранятся в таблице Excel, тогда массив будет автоматически изменять размер при добавлении и удалении данных из диапазона массива, если вы используете структурированные ссылки. Дополнительные сведения см. в статье о переносе массива.
Если какое-либо значение аргумента include является ошибкой (#N/a, #VALUE и т. д.) или не может быть преобразовано в Boolean, функция Filter возвращает ошибку.
Приложение Excel ограничило поддержку динамических массивов в операциях между книгами, и этот сценарий поддерживается, только если открыты обе книги. Если закрыть исходную книгу, все связанные формулы динамического массива вернут ошибку #ССЫЛКА! после обновления.
Примеры
Функция ФИЛЬТР, используемая для возврата нескольких условий
В данном случае мы используем оператор умножения (*) для возврата всех значений в диапазоне массива (A5:D20), содержащих текст «Яблоко» И находящихся в восточном регионе: =ФИЛЬТР(A5:D20;(C5:C20=h2)*(A5:A20=H2);»»).
Функция ФИЛЬТР, используемая для возврата нескольких условий и сортировки
В данном случае мы используем предыдущую функцию ФИЛЬТР с функцией СОРТ для возврата всех значений в диапазоне массива (A5:D20), содержащих текст «Яблоко» И находящихся в восточном регионе, а затем для сортировки единиц в порядке убывания: =СОРТ(ФИЛЬТР(A5:D20;(C5:C20=h2)*(A5:A20=H2);»»);4;-1)
В данном случае мы используем функцию ФИЛЬТР с оператором сложения (+) для возврата всех значений в диапазоне массива (A5:D20), содержащих текст «Яблоко» ИЛИ находящихся в восточном регионе, а затем для сортировки единиц в порядке убывания: =СОРТ(ФИЛЬТР(A5:D20;(C5:C20=h2)+(A5:A20=H2);»»),4;-1).
Обратите внимание на то, что ни одна из функций не требует абсолютных ссылок, так как они находятся только в одной ячейке, а их результаты переносятся в соседние ячейки.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech , попросить помощи в сообществе Answers , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.
Как в word поставить фильтр
Как сделать фильтр в таблице word?
Суть проблемы такая. Являюсь преподавателем ВУЗа и по роду своей деятельности работаю с большими текстовыми файлами — методическими рекомендациями. Документ представляет собой практически одинаковые за структурою и оформлением текстовые блоки — семинарские занятия. Количество таких блоков по отдельным предметам превышает 30.
Каждый такой блок заканчивается таблицей со списком рекомендуемой литературы к семинару. Данные подставляются из общего списка источников (Список литературы), расположенного в конце методички. Подстановка происходит путём создания перекрёстных ссылок, что облегчает редактирование, обновление. Но так как количество источников превышает 300 (для юристов это нормально, много нормативных актов), многие часто меняются, и к нескольким темам частично подходят одинаковые источники, то работать с такой массой информации становиться всё труднее. Кроме того, списки (к семинару и общий) имеют внутреннюю структуру, причём у общего списка она более развёрнута.
Пример списка к семинару:
ЛИТЕРАТУРА К СЕМИНАРУ:
Основная учебно-теоретическая литература:1.
Дополнительная литература: 4.
Полезные интернет издания:
Пример общего списка :
Основная учебно-теоретическая литература:1.
Дополнительная литература: 4.
Нормативно-правовые акты источники:
Законодательные нормативные акты:7.
Постановления Кабинета Министров:13.
Вот и хотелось бы несколько автоматизировать этот процесс. Видится такой способ — в основном списке, к каждому источнику подставляются указатели к какому семинару (текстовому блоку, разделу) он относится. И автоматически, на основании таких указателей в конце каждого блока формируется соответствующий список рекомендуемой к данному семинару литературы.
Штатных средств, для реализации данной задачи, я в Word 2010 (да и в ранних версиях) не нашёл. А хотелось бы. Может, подскажите пути разрешения данной задачи. Возможно с помощью других программ, например Exel, Access, или другими. Возможно, существуют текстовые редакторы в которых реализованы указанные функции. Или есть макросы которые позволяют реализовать желаемое.
Уверен, что программированием можно решить всё, но я не селён в этом. Вот и интересуют готовые решения.
Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.
Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» — «Таблица», или вкладка «Главная» — «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.
Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы — фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».
В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно — будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.
Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.
Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.
Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.
Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».
Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.
Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».
Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.
Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».
В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» — должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» — одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» — «25» — «И» — «больше» — «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.
Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.
«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».
Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».
«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» — «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» — батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «. ».
Фильтр для столбца «Название продукта».
Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.
Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.
В таблице остались только продукты красного цвета.
Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.
Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.
Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.
Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.
Поделитесь статьёй с друзьями:
Как установить фильтр в ячейках «Эксель» на столбцы с данными.
Иногда, когда у Вас есть большая таблица в повторяющимися значениями в столбцах и вам нужно выбрать эти повторяющиеся значения, Вам не обойтись без фильтров.
Фильтр эта опция, устанавливаемая сверху столбца позволяющая отбирать в столбце ячейки с определенными значениями. Фильтр можно установить по величине цифровых значений (цифр), например, больше или меньше какого-либо числа, или равно какому-нибудь числу.
Также фильтр можно установить по текстовым значениям, например, отобрать ячейки содержащие определенные слова или символы.
Как установить фильтр?
Для начала следует выбрать диапазон ячеек для фильтрации.
Во вкладке данные панели быстрого доступа выбрать иконку установить фильтр.
Над ячейками появятся треугольники нажав на которые можно указать параметры фильтрации значений.
Сортировка и фильтрация данных по цвету значительно упрощает анализ данных и помогает пользователям быстро увидеть на листе выделенные данные и динамику их изменений.
В этой статье
-
Общие сведения о сортировке и фильтрации данных по цвету и набору значков
-
Эффективное использование цвета при анализе данных
-
Выбор наиболее подходящих цветов
-
Несколько примеров с пошаговыми объяснениями
Общие сведения о сортировке и фильтрации данных по цвету и набору значков
Сортировка и фильтрация данных, а также условное форматирование данных, являются неотъемлемыми частями анализа данных и могут помочь в получении ответов на вопросы, подобные перечисленным ниже.
-
Кто за этот месяц продал услуг более чем на 50 000 рублей?
-
Для каких продуктов прирост выручки по сравнению с прошлым годом превысил 10 %?
-
Кто из студентов является лучшим и худшим на младшем курсе?
-
Каковы исключения в отчетах по прибыли за последние пять лет?
-
Каково общее распределение сотрудников по возрасту?
Сортировка данных необходима для быстрого упорядочения и поиска нужных сведений. Фильтрация по одному или нескольким столбцам используется для показа только тех строк, которые удовлетворяют указанным критериям, и скрытия строк, которые не представляют интереса. Условное форматирование обеспечивает наглядность при изучении и анализе данных, обнаружении критических проблем, определении закономерностей и тенденций. Совместное использование сортировки, фильтрации и условного форматирования данных может помочь вам и другим пользователям, вашего листа принимать более эффективные решения на основе данных.
Сортировку и фильтрацию можно выполнять по формату, включая цвет ячейки и цвет шрифта, независимо от форматирования ячеек (ручного или условного).
На этом рисунке демонстрируется фильтрация и сортировка по цвету и значкам в столбцах «Категория», M/M Δ% и «Наценка».
Фильтрацию можно также выполнять по набору значков, созданному с помощью условного форматирования. Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в таблице наборов значков, представленной ниже, в наборе значков «Три стрелки» зеленая стрелка, указывающая вверх, соответствует высоким значениям, желтая стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз — низким значениям.
Таблица наборов значков
Ячейки можно форматировать с помощью двухцветной шкалы, трехцветной шкалы, гистограмм и наборов значков. Можно форматировать ячейки, содержащие определенный текст, числа, значения даты или времени, первые или последние ранжированные значения, значения выше или ниже среднего, уникальные или повторяющиеся значения. Кроме того, можно создавать различные правила и эффективно управлять ими.
К началу страницы
Эффективное использование цвета при анализе данных
Цветное оформление нравится почти всем. Эффективное использование цвета может значительно повысить привлекательность и удобочитаемость любого документа. При правильном использовании в отчетах Excel цветов и значков процесс принятия решений оптимизируется за счет привлечения внимания пользователей к критически важной информации и более наглядного представления результатов. Правильно используя цвета, можно с самого начала обеспечить положительный эмоциональный эффект. С другой стороны, неудачное применение цветов может отвлекать пользователей и даже утомлять их. В разделах ниже приведены рекомендации по эффективному использованию цветов, которые помогут избежать их неудачного применения.
Дополнительные сведения о темах документов В Excel легко создавать согласованные темы и добавлять собственные стили и эффекты. Большая часть того, что требуется для эффективного сочетания цветов, уже сделана за счет использования предопределенных тем документов, в которых применяются привлекательные цветовые схемы. Применение темы позволяет легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид. Тема документа — это набор вариантов форматирования, который включает в себя набор цветов, шрифтов (в том числе для заголовков и основного текста) и эффектов темы (включая линии и способы заливки).
Использование стандартных цветов и ограничение числа цветов
При фильтрации и сортировке по цвету можно выбрать цвета, которые вам нравятся, и результат покажется вам удачным. Однако сначала нужно задать себе главный вопрос: «Подойдут ли эти цвета для остальных пользователей? Видят ли другие люди те же цвета, что и я?» Современный компьютер способен показывать 16 777 216 разных цветов в 24-битном режиме. Однако большинство пользователей способны различить лишь незначительную их часть. Кроме того, качество цветопередачи может отличаться от компьютера к компьютеру. Освещение в комнате, качество бумаги, разрешение экрана и принтера, настройки браузера — все эти параметры варьируются. До 10 % людей испытывают некоторые трудности с различением и восприятием определенных цветов. Это важные факторы, которые вряд ли возможно контролировать.
Однако у вас под контролем такие факторы, как выбор цвета, количество цветов, а также фон листа или ячейки. Разумный выбор, основанный на фундаментальных исследованиях, поможет передать в цвете правильную информацию и верно интерпретировать данные. К цвету можно добавить значки и условные обозначения, чтобы помочь пользователям понять значение цвета.
Не забывайте про контраст цвета и фон
Возьмите за правило использовать цвета с высокой насыщенностью, например ярко-желтый, темно-зеленый или темно-красный. Контраст между фоном и изображением должен быть достаточно заметным. Например, используйте белый или серый цвет для фона листа с другими цветами ячеек либо белый или серый цвет ячеек с другим цветом шрифта. Если необходимо использовать для фона цвет или рисунок, сделайте цвет или изображение как можно более светлым, чтобы цвет ячейки или шрифта не сливался с фоном. Если вы играете только с цветом шрифта, можно увеличить его размер или сделать его полужирным. Чем крупнее шрифт, тем пользователю проще увидеть или различить цвет. В случае необходимости настройте или удалите чередование цвета фона строк или столбцов, поскольку чередующийся цвет может смешаться с цветом ячейки или шрифта. Все эти рекомендации имеют большое значение для правильного понимания и интерпретации цвета всеми пользователями.
Старайтесь избегать сочетаний цветов, которые могут уменьшить видимость цвета или запутать зрителя. Нет необходимости создавать умопомрачительное творение искусства или оптическую иллюзию. Если нельзя избежать использования плохо сочетаемых цветов рядом друг с другом, используйте для разделения проблематичных цветов рамки ячеек, например красные и зеленые. Используйте дополняющие и контрастные цвета для повышения контрастности и старайтесь не использовать похожие цвета. Вам поможет общее представление о круге основных цветов и умение определять похожие, контрастные и дополняющие цвета.
1. Похожие цвета находятся на цветовом круге рядом друг с другом (например, фиолетовый и оранжевый цвета похожи на красный).
2. Контрастный цвет смещен на три цвета от текущего цвета (например, синий и зеленый цвета являются контрастными по отношению к красному).
3. Дополняющие цвета находятся на цветовом круге друг напротив друга (например, сине-зеленый цвет является дополнительным для красного).
Если есть время, проверьте свои цвета, обсудите их с несколькими коллегами, оцените при различных условиях освещения и поэкспериментируйте с различными параметрами экрана и принтера.
Совет: При печати документов в цвете перепроверьте цвета ячеек и шрифта на предмет удобочитаемости. Если цвет ячеек слишком темный, попробуйте использовать белый шрифт для улучшения восприятия.
К началу страницы
Выбор наиболее подходящих цветов
Нужны краткие рекомендации? Используйте красный, желтый, зеленый или синий цвет на белом или сером фоне.
Выбирайте значения цветов в зависимости от аудитории и предполагаемых целей. Если необходимо, предоставьте легенду, в которой объясняется значение каждого цвета. Большинство людей могут легко различить от семи до десяти цветов на одном листе. Человек может различить и до 50 цветов, но для этого требуется специальная подготовка, и этот вопрос выходит за рамки данной статьи.
Лучшие 10 цветов
При сортировке и фильтрации данных по цвету используйте таблицу ниже, которая должна помочь в выборе цвета. Эти цвета обеспечивают наиболее резкий контраст и, в общем случае, большинству людей проще всего их различать.
Эти цвета можно легко применить к ячейкам и шрифтам с помощью кнопок Цвет заливки и Цвет текста в группе Шрифт на вкладке Главная.
Использование цветов, которые естественно передают смысл
При чтении финансовых данных числа выводятся красным (отрицательные) или черным (положительные) цветом. Красный цвет осмыслен, поскольку является общепринятым соглашением. Если нужно выделить отрицательные числа, красный цвет подходит лучше всего. В зависимости от типа имеющихся данных, возможно, напрашивается использование определенных цветов, передающих смысл для аудитории или соответствующих общепринятому стандарту значения. Например:
-
В случае температурных данных можно использовать теплые цвета (красный, желтый и оранжевый) для обозначения высоких температур и холодные (зеленый, синий, фиолетовый) — для низких.
-
В случае топографических данных можно использовать голубой цвет для воды, зеленый для растительности, коричневый для пустыни и гор, а белый — для льда и снега.
-
В случае данных о дорожном движении и безопасности можно использовать красный цвет для сведений о запретах, оранжевый для опасного оборудования, желтый для предупреждений, зеленый для безопасных условий, а голубой — для общих сведений.
-
Если ваши данные касаются электрических резисторов, можно использовать стандартные кодовые цвета: черный, коричневый, красный, оранжевый, желтый, зеленый, синий, фиолетовый, серый и белый.
К началу страницы
Несколько примеров с пошаговыми объяснениями
Предположим, вам нужно подготовить набор отчетов по описаниям, ценам и уровням складских запасов продуктов. В следующих разделах рассматриваются типичные вопросы, которые могут возникнуть в связи с этими данными, и способы ответа на них с использованием цветов и наборов значков.
Образец данных
В примерах используется приведенный ниже образец данных.
Чтобы скопировать данные в пустую книгу, выполните указанные ниже действия.
Сохранение образца данных в XLSX-файле
-
Запустите программу Блокнот (Майкрософт).
-
Выделите текст образца, а затем скопируйте его и вставьте в Блокнот.
-
Сохраните файл, указав его имя и расширение, например Products.csv.
-
Выйдите из Блокнота.
-
Запустите Excel.
-
Откройте файл, сохраненный в Блокноте.
-
Сохраните файл в формате XLSX.
Образец данных
Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder? Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")" Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")" Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")" Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")" Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")" Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")" Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")" Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")" Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")" Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")" Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")" Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")" Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")" Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")" Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")" Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")" Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")" Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")" Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")" Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")" Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")" Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")" Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")" Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")" Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"
Какие виды упаковки используются?
Проблема
Предположим, вам нужно подобрать различные типы тары для продуктов, но столбец «Тара» отсутствует. Вы можете вручную раскрасить все ячейки в столбце «Количество на единицу», а затем выполнить сортировку по цвету. Можно также добавить условные обозначения, поясняющие пользователю смысл каждого цвета.
Результаты:
Решение
-
Чтобы вручную задать цвета ячеек согласно цветовой схеме из таблицы выше, щелкните каждую ячейку и примените нужный цвет с помощью кнопки Цвет заливки в группе Шрифт на вкладке Главная.
Совет: Кнопка Формат по образцу в группе Буфер обмена на вкладке Главная позволяет быстро применить выбранный цвет к другой ячейке.
-
Щелкните ячейку в столбце Количество на единицу, на вкладке Главная в группе Правка нажмите Сортировка и фильтр и выберите элемент Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в разделе Столбец выберите элемент Количество на единицу, в разделе Сортировка выберите Цвет ячейки, а затем дважды щелкните Копировать уровень.
-
В разделе Порядок в первой строке выберите красный цвет, во второй — синий, а в третьей — желтый.
Если ячейка не содержит цвета (например, имеет белый фон), соответствующая строка остается на месте.
Примечание: Перечисленные цвета есть в ячейках столбца. Порядок сортировки цветов по умолчанию отсутствует, и задать порядок настраиваемой сортировки с помощью настраиваемого списка невозможно.
-
Добавьте условные обозначения в ячейках сбоку от отчета, руководствуясь приведенной ниже таблицей.
|
Условные обозначения: |
|
|
Красный |
Упаковки и коробки |
|
Синий |
Жестяные банки |
|
Зеленый |
Стеклянные банки и бутылки |
|
Белый |
(Не определено) |
У каких продуктов наценка выше 67 % или ниже 34 %?
Проблема
Необходимо быстро вывести наибольшее и наименьшее значения наценки в верхней части отчета.
Результаты:
Решение
-
Выделите ячейки E2:E26, а затем на вкладке Главная в группе Стиль щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, выберите пункт Набор значков и выберите набор значков Три стрелки (цветные).
-
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку в столбце Разметка, выберите пункт Сортировка, а затем — Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в разделе Столбец выберите элемент Разметка, в группе Сортировка выберите пункт Значок ячейки и выберите команду Копировать уровень.
-
В разделе Порядок в первой строке выберите зеленую стрелку, указывающую вверх, а во второй строке — красную стрелку, указывающую вверх.
Какой продукт нужно немедленно дозаказать?
Проблема
Необходимо быстро создатьть отчет по продуктам, которые нужно немедленно дозаказать, а затем отправить отчет по почте своим сотрудникам.
Результаты:
Решение
-
Выделите диапазон ячеек I2:I26 и на вкладке Главная в группе Стиль щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, выберите пункт Правила выделения ячеек, а затем — пункт Равно.
-
В первом поле введите Да и выберите во втором поле пункт Светло-красная заливка и темно-красный текст.
-
Щелкните правой кнопкой мыши любую отформатированную ячейку в столбце, выберите пункт Фильтр, а затем — пункт Фильтр по цвету выделенной ячейки.
Совет: Наведите указатель мыши на кнопку Фильтр в заголовке столбца, чтобы увидеть способ фильтрации столбца.
У каких продуктов наибольшие и наименьшие значения цены и стоимости?
Проблема
Вы хотите сгруппировать вместе наибольшие и наименьшие значения цены и стоимости в верхней части отчета.
Результаты:
Решение
-
Выполните для ячеек C2:C26 и D2:D26 действия, описанные ниже.
-
На вкладке Главная в группе Стиль щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, выберите пункт Правила отбора первых и последних значений, а затем — пункт Первые 10 элементов.
-
В первом поле введите 1, во втором выберите пункт Желтая заливка и темно-желтый текст.
-
На вкладке Главная в группе Стиль щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, выберите пункт Правила отбора первых и последних значений, а затем — пункт Последние 10 элементов.
-
В первом поле введите 1, во втором выберите пункт Зеленая заливка и темно-зеленый текст.
-
-
Для столбцов «Затраты» и «Цена» выполните указанные ниже действия.
-
Щелкните правой кнопкой мыши наименьшее значение, выберите пункт Сортировка, а затем — пункт Сортировка по цвету выбранной ячейки.
-
Щелкните правой кнопкой мыши наибольшее значение, выберите пункт Сортировка, а затем — пункт Сортировка по цвету выбранной ячейки.
-
К началу страницы
На чтение 5 мин Опубликовано 12.01.2021
В Microsoft Office Excel, начиная с версии 2007 года, появилась возможность сортировки и фильтрации ячеек табличного массива по цвету. Такая функция позволяет быстрее ориентироваться в таблице, повышает ее презентабельность и эстетичность. В данной статье будут рассмотрены основные способы фильтрации информации в Excel по цвету.
Содержание
- Особенности фильтрации по цвету
- Как отфильтровать данные по цвету с помощью встроенной в Excel опции
- Как в Excel отсортировать данные по нескольким цветам
- Как отфильтровать сведения в таблице по цвету с помощью пользовательской функции
- Заключение
Особенности фильтрации по цвету
Прежде чем переходить к рассмотрению способов фильтрации данных по цвету, необходимо проанализировать преимущества, которые дает такая процедура:
- Структурирование и упорядочение информации, что позволяет выделить нужный фрагмент таблички и быстро найти его в большом диапазоне ячеек.
- Выделенные цветом ячейки с важной информацией в дальнейшем можно будет проанализировать.
- Фильтрация по цвету выделяет сведения, удовлетворяющие заданным критериям.
Как отфильтровать данные по цвету с помощью встроенной в Excel опции
Алгоритм фильтрации информации по цвету в табличном массиве Excel подразделяется на следующие этапы:
- Выделить требуемый диапазон ячеек левой клавишей манипулятора и переместиться во вкладку «Главная», находящуюся в верхней панели инструментов программы.
- В появившейся области в подразделе Редактирование необходимо найти кнопку «Сортировка и фильтр» и развернуть ее, нажав на стрелочку внизу.
- В отобразившемся меню нажать по строчке «Фильтр».
- Когда фильтр добавится, то в названии столбцов таблицы появятся небольшие стрелочки. На этом этапе по любой из стрелок пользователю нужно кликнуть ЛКМ.
- После нажатия по стрелке в названии столбика отобразится похожее меню, в котором надо щелкнуть по строке Фильтр по цвету. Раскроется дополнительная вкладка с двумя доступными функциями: «Фильтр по цвету ячейки» и «Фильтр по цвету шрифта».
- В разделе «Фильтр по цвету ячейки» выбрать оттенок, по которому нужно отфильтровать исходную таблицу, нажав на него ЛКМ.
- Проверить результат. После проделывания вышеуказанных манипуляций в таблице останутся только ячейки с указанным ранее цветом. Остальные элементы пропадут, а табличка сократится.
Отфильтровать данные в массиве Excel можно вручную, удалив строки и столбцы с ненужными цветами. Однако пользователю придется потратить на выполнение этого процесса дополнительное время.
Если выбрать нужный оттенок в разделе «Фильтр по цвету шрифта», то в таблице останутся только строчки, текст шрифта в которых прописан выбранным цветом.
Обратите внимание! В Microsoft Office Excel у функции фильтрации по цвету есть существенный недостаток. Пользователь может выбрать только один оттенок, по которому будет производиться фильтрация табличного массива. Указать несколько цветов сразу невозможно.
Как в Excel отсортировать данные по нескольким цветам
С сортировкой по цветам в Экселе обычно проблем не возникает. Она выполняется аналогичным образом:
- По аналогии с предыдущим пунктом добавить фильтр к табличному массиву.
- Щелкнуть по стрелочке, появившейся в названии столбца, и в выпадающем меню выбрать пункт «Сортировка по цвету».
- Указать требуемый тип сортировки, к примеру выбрать нужный оттенок в колонке «Сортировка по цвету ячейки».
- После выполнения предыдущих манипуляций строчки таблицы с выбранным ранее оттенком будут располагаться на первом месте массива по порядку. Также можно отсортировать и остальные цвета.
Дополнительная информация! Отсортировать данные в табличке также можно с помощью функции «Настраиваемая сортировка», добавив несколько уровней по цветам.
Как отфильтровать сведения в таблице по цвету с помощью пользовательской функции
Чтобы в Microsoft Office Excel выбрать фильтр для отображения сразу нескольких цветов в таблице, необходимо создать дополнительный параметров с оттенком заливки. По созданному оттенку данные в дальнейшем и будут фильтроваться. Пользовательская функция в Эксель создается по следующей инструкции:
- Зайти в раздел «Разработчик», который находится сверху главного меню программы.
- В открывшейся области вкладки кликнуть по кнопке «Visual Basic».
- Откроется встроенный в программу редактор, в котором потребуется создать новый модуль и прописать код.
Чтобы применить созданную функцию, необходимо:
- Вернуться на рабочий лист Excel и создать два новый столбца рядом с исходной таблицей. Их можно назвать «Цвет ячейки» и «Цвет текста» соответственно.
- В первом столбце написать формулу «= ColorFill()». В скобках указывается аргумент. Нужно кликнуть по ячейке с любым цветом в табличке.
- Во втором столбике указать тот же самый аргумент, но только с функцией «=ColorFont()».
- Растянуть получившиеся значения до конца таблицы, продлив формулу на весь диапазон. Полученные данные отвечают за цвет каждой ячейки в таблице.
- Добавить фильтр в табличный массив по рассмотренной выше схеме. Данные будут отсортированы по цвету.
Важно! Сортировка в Excel с помощью пользовательской функции выполняется аналогичным образом.
Заключение
Таким образом, в MS Excel можно быстро отфильтровать исходный табличный массив по цвету ячеек различными методами. Основные способы фильтрации и сортировки, которыми рекомендуется пользоваться при выполнении поставленной задачи, были рассмотрены выше.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Я знаю, что это очень устарело в качестве ответа, но, поскольку у большего количества пользователей может быть похожая проблема, это мое частичное решение.
В версиях MS Word, в которых используется лента, щелкните раскрывающееся меню значка «Найти», чтобы выбрать «Расширенный поиск».
В новом окне найдите кнопку «Ещё >>», а внизу есть метка «Найти» с опцией кнопки «Формат». Нажмите на него и выберите «Выделить» (хотя я еще не нашел, как установить цвет за это короткое время, я должен был ответить).
Этот отредактированный ответ является более подходящим обходным решением для чего-то, на что, очевидно, никто пока не мог ответить, поэтому я решил оставить исходный ответ (до строки выше) в качестве ответа на вопрос, который подходит большинству пользователей, попадающих на эту страницу ( нет смысла усложнять то, что не должно быть сложным), и разрабатывать новое.
Принимая во внимание то, что указано в MSDN (https://msdn.microsoft.com/en-us/vba/word-vba/articles/find-object-word), можно получить следующую информацию:
НаходкаМетод Execute не имеет никакого отношения к выделению, так как сам по себе выделение не является форматом, как видно из названия, это просто выделение.
НаходкаСвойство Highlight допускает только обычные логические (True , False) и wdUndefined (игнорируя выделение цветом) и поэтому не позволяет указывать цвет.
НаходкаМетод HitHighLight применяется к объектам Outlook, но может использоваться в Word для поиска и удаления выделения (но опять же не для указания определенного цвета среди нескольких цветов), например,
ActiveDocument.Content.Find.HitHighlight FindText:="text to find"
С предыдущими утверждениями можно действительно найти (или, по крайней мере, для меня) невозможным найти разные цвета без сложного макроса, который сравнивает каждый символ с цветом подсветки по умолчанию (который я уверен, что не собираюсь делать …) или редактирование кода файла (на мой взгляд, это хорошее решение, так что спасибо пользователю, который его опубликовал, но, как пользователь, дал громоздкий ответ большинству пользователей Word). На мой взгляд, есть более подходящий и простой способ использования гораздо более удобного расширенного поиска с опцией « Стиль» .
Для этого вы должны использовать стиль с затенением вместо выделения (или комбинировать оба).
Таким образом, используя мои предыдущие инструкции, помимо опции « Подсветка» , вы также можете использовать опцию « Стиль» для поиска предыдущего добавленного стиля (стилей) с тем же цветом (цветами), которые вы хотите найти, или если вы предпочитаете затенение и выделение цветом. слова для более полного и узкого поиска.
Как в ворде сделать фильтр в таблице
Функция автофилеров позволяет находить, показывать и скрывать значения в одном или несколько столбцах данных. Вы можете отфильтровать данные на основе выбора, который вы сделаете в списке, или найти ищите данные. Если значения в одном или несколько столбцов не соответствуют условиям фильтрации, при фильтрации данных будут скрыты целые строки.
Чтобы применить автофайл, выполните указанные далее действия.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать.
Щелкните Данные > Фильтр.
Щелкните стрелку 
в заглавной области столбца и выберите нужные значения или поиск.
Выбор определенных значений: Чтобы очистить все флажки, сберем (выбрать все), а затем уберем флажки для определенных значений, которые вы хотите видеть.
Поиск значений: В поле Поиск введите текст или числа, которые вы ищете.
Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку ОК.
Совет: Если вы хотите применить к данным предопределяемый или настраиваемый фильтр, см. фильтрацию данных в диапазоне или таблице.
Советы для расширения области поиска
При поиске данных можно использовать знак «?для представления любого символа, а» *» — для представления ряда символов.
Например, чтобы найти все элементы, относящиеся к велосипедам, в поле Поиск введите слово»велосипеды». Фильтр отобразит все элементы, включая слово «велосипеды», например туристические велосипеды, дорожные велосипеды и горные велосипеды.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Как в ворде сделать фильтр?
Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».
Как в ворде сделать фильтр по цвету?
В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию. в столбце с содержимым, которое нужно отфильтровать. В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.
Как включить фильтр в ворде?
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать. На вкладке Данные щелкните Фильтр. столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать. В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
Можно ли в ворде в таблице Сортировать по алфавиту?
- Выделите список, который нужно отсортировать.
- Перейдите на домашнее >сортировки.
- Установите для сортировки по абзацы итекст.
- Выберите по возрастанию (от А до Я) или По убытию (от Я до А).
- Нажмите кнопку ОК.
Как сделать фильтр в таблице Гугл?
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Выделите диапазон ячеек.
- Выберите Данные Создать фильтр.
- Чтобы увидеть доступные фильтры, нажмите на значок фильтра в первой строке диапазона. .
- Если фильтр вам больше не нужен, нажмите Данные Отключить фильтр.
Как назначение фильтров в таблицах?
Фильтрация — это полезный способ отображения только тех данных, которые должны отображаться в базах данных Access. С помощью фильтров можно отобразить определенные записи в форме, отчете, запросе или таблице или напечатать только определенные записи из отчета, таблицы или запроса.
Как в сводной таблице отфильтровать по цвету?
- Перейдите на любую ячейку диапазона и воспользуйтесь инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».
- Раскройте одно из выпадающих меню, которые появились в заголовках столбцов таблицы и наведите курсор мышки на опцию «Фильтр по цвету».
- Из всплывающего подменю выберите зеленый цвет.
Как в гугл таблице фильтровать по цвету?
Для того, чтобы отфильтровать таблицу по цветам, предварительно необходимо включить фильтрацию: меню Данные — Создать фильтр. Далее по клику на значок фильтрации в первой ячейке столбца необходимо выбрать пункт Фильтровать по цвету.
Как сортировать по цвету?
- В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
- В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.
Как поставить фильтр на клавиатуре?
- Выделите ячейки, которые нужно отфильтровать. .
- Нажмите CTRL+SHIFT+L. .
- Выделите ячейку с раскрывающимся меню Автофильтр. .
- С помощью клавиш со стрелками и клавиши TAB выберите нужные параметры фильтрации. .
- После выбора нажмите ввод, чтобы применить фильтр.
Как в Excel сделать фильтр с выпадающим списком?
- Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.
- На ленте на вкладке «Данные» щелкните «Проверка данных».
- На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выберите пункт «Список».
- Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.
Что такое фильтрация данных?
Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям. При фильтрации выбираются только необходимые данные, а остальные данные скрываются. .
Как редактировать таблицу по алфавиту в ворде?
- Выделите таблицу.
- Рядом с конструктором таблицперейдите в раздел Макет > Сортировка.
- В диалоговом окне выберите способ сортировки таблицы. .
- Повторите эти действия для трех уровней.
- Выберите Параметры для дополнительных параметров, например «учитывать регистр», «язык сортировки», и если у вас есть отделенные данные.
Как отсортировать данные в таблице по алфавиту?
Сортировка по алфавиту или сортировка значений по возрастанию или по убыванию Нажмите в любом месте таблицы, затем наведите указатель на букву над столбцом, по которому хотите отсортировать данные. Нажмите стрелку, отобразившуюся рядом с буквой столбца, затем выберите один из вариантов сортировки.
Как сделать сортировку в Microsoft Word
Сортировка в ворде нужна при составлении различных списков, например списка литературы при написании реферата. При редактировании таблиц в этом приложении сортировка помогает расположить строки в определенном порядке.
В редакторе Word можно автоматически сортировать порядок расположения абзацев или строк в таблице, списки, причем как нумерованные так и маркированные.
Сортировка списка
Существует три типа списков, которые можно сортировать в Word. Первый – это простой список, каждый элемент этого списка представляет собой отдельный абзац. Второй тип – неупорядоченный или маркированный список. Третий – нумерованный, в котором имеет значение порядок расположения частей этого списка. Для всех этих типов списков сортировка выполняется одинаково.
Для автоматической сортировки нужно выделить весь список с помощью мыши или клавиатуры. Затем во вкладке «Главная» в разделе «Абзац» найти значок 
и кликнуть по нему – откроется окно сортировки текста. В открывшемся окне будет активна только одна строка, в которой указано «сначала по абзацам» и «тип: текст», то есть сортировка возможна только по первой букве каждого абзаца.
Кнопка сортировки находится в разделе абзац главного меню
При сортировке списка есть два варианта: по возрастанию (то есть от А до Я, сортировка по алфавиту) или по убыванию (то есть от Я до А). Чтобы выбрать требуемый способ сортировки, по алфавиту или наоборот, нужно поставить точку в соответствующий ряд и нажать «ОК»
в окне сортировки списка можно изменить порядок — по возрастанию (по алфавиту) или наоборот
Сортировка таблицы
Сортировка строк в таблице отличается от сортировки списков только тем, что здесь возможно задать несколько параметров и порядок их применения. Например, список каких либо событий можно сначала отсортировать по их дате, а затем, внутри каждого дня, по алфавиту.
Итак, чтобы сделать сортировку таблицы нужно:
- Выделить таблицу (при помощи мыши или с клавиатуры);
- Открыть окно сортировки текста, кликнув по соответствующей кнопке ленты меню;
- Задать порядок сортировки строк (сначала по…, затем по…);
- Уточнить, есть ли заголовок (шапка) таблицы. Если поставить точку напротив «со строкой заголовка», то заголовок останется на месте и не будет отсортирован вместе со всей таблицей;
- Нажать «ОК».
Сортировка в Word, конечно же, менее функциональна, чем в Excel, однако, имеющихся возможностей вполне достаточно для решения большинства офисных задач.
Примечания
Интерактивную кнопку открытия окна сортировки таблицы можно найти не только в разделе «Абзац», но и в появляющейся вкладке «Макет», разделе «Данные»;
При сортировке многоуровневых списков не сохраняется принадлежность частей списка к родительскому уровню;
Иногда пользователи Ворда забывают об этом инструменте и для обработки табличных данных сразу копируют (переносят) их в табличный редактор Excel.
Таким образом, в приложении Word Office имеется удобный, не перегруженный излишним функционалом инструмент для сортировки всех типов списков и таблиц.
Как сделать фильтр в таблице word?
Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.
С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации.
Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты.
Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.
Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:
- задать более двух критериев отбора;
- скопировать результат фильтрации на другой лист;
- задать условие любой сложности с помощью формул;
- извлечь уникальные значения.
Алгоритм применения расширенного фильтра прост:
- Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.
- Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Очистить».
- Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».
- В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:
Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».
Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:
Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»
После использования «Расширенного фильтра»:
Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.
Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.
Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.
Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1[Задолженность]).
Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.
Как сделать несколько фильтров в Excel?
Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.
Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.
Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.
Как сделать фильтр в Excel по строкам?
Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.
Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:
- Преобразовать таблицу. Например, из трех строк сделать список из трех столбцов и к преобразованному варианту применить фильтрацию.
- Использовать формулы для отображения именно тех данных в строке, которые нужны. Например, сделать какой-то показатель выпадающим списком. А в соседнюю ячейку ввести формулу, используя функцию ЕСЛИ. Когда из выпадающего списка выбирается определенное значение, рядом появляется его параметр.
Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку:
Для списка товаров создадим выпадающий список:
Над таблицей с исходными данными вставим пустую строку. В ячейки введем формулу, которая будет показывать, из каких столбцов берется информация.
- Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару
- Скачать примеры расширенного фильтра
- Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.
Слияние данных MS Excel и MS Word
Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.
- Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
- 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы
- Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:
- в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло
- все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»
2 этап. Подготовка шаблона документа Word
На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.
Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.
Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)
Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.
Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.
- 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word
- Открываем файл письма в MS Word.
- Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки
В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние
Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.
Работа Мастера слияния включает 6 шагов.
| 1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма | |
 |
2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ |
| 3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике | |
 |
После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков :)В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне |
| 4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы… | |
 |
Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.  Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия картыКроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметрыПосле нажатия ОК, получим результат |
| 5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3. | |
| Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиямНомер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.Получим следующее Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.Аналогично поступаем с датой «DD.MM.YYYY» >И получаем окончательный вариантПодробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft | |
| 6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать |
*если в файле с базой клиентов при открытии в Excel2003 вместо формул будут отображаться ошибки #ИМЯ!, подключите надстройку Пакет анализа (Сервис — Надстройки)