Word это электронный вид документа

Использование электронных документов в работе любой компании – прекрасная возможность не только снизить затраты на канцелярские товары и расходные материалы для принтеров, но и существенно ускорить обмен информацией с филиалами и партнерами путем пересылки файлов через Интернет. Однако процесс реализации электронного документооборота и безбумажного офиса связан со многими трудностями. Так, например, большую сложность представляет собой выбор подходящего формата, который ляжет в основу реализуемой системы. Дело в том, что сегодня существует множество различных текстовых форматов и их модификаций, и у каждого есть свои достоинства и недостатки.

Word Document и PDF – старые соперники

Наиболее часто для работы с документами используется формат Word Document (файлы с расширением .doc). Это стандартный формат файлов, создаваемых с помощью программы Microsoft Word. Его популярность полностью обусловлена популярностью данного текстового процессора. История формата Word Document началась вместе с программой Microsoft Word, в то время обычного редактора для создания текстов. С тех пор каждая новая версия Microsoft Word приносила с собой новую версию формата, которая не очень сильно, но все-таки отличалась от предыдущей. Причем компания Microsoft не заботилась об обратной совместимости. Это значит, что файл, созданный и отформатированный в последней версии редактора Word, во всех предыдущих может выглядеть иначе.

Еще одной особенностью формата Word Document является его закрытость. Разрабатывала его компания Microsoft специально для использования в своем текстовом процессоре, а поэтому он является ее собственностью. Спецификации формата Word Document не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Исключением является спецификация формата документов Microsoft Word 97, которая в 1998 году была опубликована в составе Microsoft Office Development Office 97 Documentation. Из-за этой закрытости очень сложно следить за развитием формата Word Document. Известно лишь то, что долгое время никаких принципиальных изменений в нем не происходило. И только в Microsoft Office 2007 появился новый формат Word Document, основанный на технологии XML.

Другим распространенным форматом для хранения электронных документов является формат PDF (Portable Document Format). Он был разработан компанией Adobe Systems. Главной его целью было представление в электронном виде любой полиграфической продукции. Впервые он был представлен общественности в 1991 году, а уже в 1992 на выставке Comdex Fall получил звание “best of Comdex”. С тех пор формат PDF довольно сильно изменился. В 1994, 1996, 1999 и 2001 годах выходили его новые версии, в каждой из которых вводилась поддержка новых функций, таких как внешние линки, потоки статей, машинонезависимые цвета, цветовое пространство CMYK, растрирование и оверпринт, ICC-цвета, 2-байтные CID-шрифты и многое, многое другое.

Главное отличие формата PDF – машино- и платформонезависимость. Это значит, что любой документ данного формата может быть открыт на компьютере, работающем под управлением любой операционной системы (с помощью соответствующего программного обеспечения), и при этом будет выглядеть точно так же, как и на том ПК, на котором он создавался. Это – главное преимущество формата PDF. Благодаря нему документы такого типа гораздо более практичны как для создания электронного архива для внутреннего использования компании, так и для обмена информацией с партнерами и удаленными филиалами.

Электронный документооборот: Word Document или PDF?

Весь процесс работы с электронными документами можно разделить на три основных этапа – создание, пересылка (передача ответственным лицам, публикация и т.п.) и хранение. На первом из них формат Word Document имеет явное преимущество, т.к. редактирование PDF документов затруднительно. Текстовый процессор Microsoft Word – явный лидер в области программного обеспечения, использующегося для создания документов, который установлен практически на каждом офисном компьютере. Он прост в использовании, обладает широкими функциональными возможностями и давно уже превратился в стандарт “де-факто”. В то же время полноценных редакторов для создания PDF-файлов просто-напросто не существует. Даже профессиональные версии ПО Adobe Acrobat позволяют вносить лишь минимальные изменения в уже существующий документ (например, заполнить анкету, добавить комментарий и т.п.). То есть для того, чтобы создать PDF файл необходимо сначала создать его в любом другом формате, а потом уже конвертировать его в PDF с помощью какого-либо программного обеспечения. Естественно, для конечного пользователя это не очень удобно.

А вот на следующем этапе все преимущества, наоборот, оказываются на стороне формата PDF. Давайте рассмотрим их подробнее.

Во-первых, это, конечно же, платформонезависимость. Не важно, какие компьютеры стоят в офисах ваших партнеров и под управлением каких операционных систем они работают. Не важно, какое у них установлено программное обеспечение для чтения PDF-файлов. В любом случае они смогут увидеть и при необходимости распечатать документы именно в том виде, в каком нужно. В то время как при использовании формата Word Document очень желательно, чтобы обе стороны обмена использовали одну и ту же версию ПО. Говоря откровенно, проблема с версиями программ для чтения файлов актуальна и для формата PDF. Однако нужно учитывать, что это ПО бесплатно. А поэтому новую версию в случае необходимости всегда можно загрузить из Интернета.

Вторым преимуществом формата PDF является бесплатность программ для просмотра файлов, сохраненных в нем. Любой человек или любая компания может совершенно свободно скачать из Интернета программу Acrobat Reader и использовать ее для работы с электронными документами. Особенно это хорошо в том случае, когда необходим односторонний обмен информацией.

Третьим преимуществом формата PDF при передаче файлов партнерам или клиентам компании является безопасность. Дело в том, что документы, созданные в Microsoft Word, часто становятся переносчиками различных вирусов. Кроме того, иногда в электронных документах необходимо использовать встроенную защиту от несанкционированного доступа. И в этом плане формат PDF имеет некоторое преимущество, поскольку его спецификация была исследована многими независимыми разработчиками ПО и экспертами в области информационной безопасности, которые подтвердили отсутствие уязвимостей и специально оставленных “дыр”.

Есть у формата PDF еще одно, четвертое преимущество. Дело в том, что он стандартизован ISO (International Organization for Standardization) для архивного хранения электронных документов и для обмена компаниями информацией друг с другом. Кроме того, представители Adobe заявили, что собираются передать спецификацию последней версии своего формата общественной организации Association for Information and Image Management (AIIM), которая намерена продвинуть ее в качестве общего международного стандарта для реализации электронного документооборота. В том случае, если это осуществиться (а вероятность такого развития событий велика), использование технологии PDF для электронного документооборота, будет регламентировано по всему миру.

Все эти преимущества формата PDF актуальны и для третьего этапа документооборота, а именно, для хранения электронных документов. Таким образом, налицо весьма интересная ситуация. С одной стороны, создавать документы придется в формате Word Document, т.к. создать PDF-документ сразу невозможно. Но передавать и хранить документы удобнее в формате PDF. Можно, конечно, выбрать какую-то одну технологию и смириться с ее недостатками. Но лучше все-таки использовать комбинированный документооборот: создавать файлы в формате Word Document, а перед их отправкой или передачей в архив, конвертировать в PDF. Такой подход позволяет использовать все плюсы обеих технологий и избежать их минусов. А поэтому перед компаниями часто возникает задача по конвертированию файлов из формата DOC в формат PDF.

Конвертирование Word Document в PDF? Запросто!

Решая задачу конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF на корпоративном уровне, в первую очередь необходимо думать об удобстве конечных пользователей. Этот процесс должен быть максимально автоматизированным, чтобы сотрудник мог осуществлять его буквально нажатием на одну кнопку. Наглядным примером такого решения является продукт Universal Document Converter. По сути, он представляет собой виртуальный принтер. Это значит, что после установки данного программного обеспечения в операционной системе появляется ещё одно “печатающее устройство”. Оно доступно из любых приложений, в том числе, и из Microsoft Word. Отправляя документ на этот виртуальный принтер, пользователь инициирует процесс конвертирования. Такой подход позволяет минимизировать временные затраты сотрудников компании, а, значит, и финансовые затраты самой компании, на преобразование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Иногда в компаниях возникает необходимость массового конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF. Для решения такой задачи можно последовательно открывать файлы один за другим и распечатывать их на виртуальном принтере. Однако это очень неудобно и отнимает много времени. Поэтому для существенного ускорения процесса массового конвертирования можно воспользоваться любой утилитой пакетной печати, например, программой PrintConductor. Принцип ее работы очень прост. Пользователю необходимо только задать список документов, которые нужно распечатать, и устройство, на котором это необходимо сделать. Естественно, если в качестве принтера будет указан виртуальный принтер Universal Document Converter, то в результате мы получим пакетное конвертирование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Таким образом, благодаря недорогому (а утилита PrintConductor вообще бесплатна) и максимально простому в использовании программному обеспечению любая компания может использовать все преимущества форматов Word Document и PDF и отказаться от их недостатков.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Текстовый процессор– программа,
предназначенная для создания,
редактирования и форматирования
текстовых документов. Современные
текстовые процессоры позволяют создавать
документы трех типов:

• печатные документы;

• электронные документы;

• Web-документы.

Печатные документысоздаются и распечатываются на одном
рабочем месте. Дальнейшее движение
документа происходит только в бумажной
форме. Состав допустимых средств
оформления документа в данном случае
определяется только техническими
возможностями печатающего устройства.

Электронные документысоздаются в электронном виде в формате
текстового процессора. Электронный
документ, как правило, не является
окончательным. В большинстве случаев
заказчик может его дорабатывать,
редактировать, форматировать, распечатывать
или использовать его компоненты для
подготовки своих документов, например,
книг, журналов и т.п. Набор разрешенных
средств оформления документа в данном
случае определяется заказчиком.
Электронные документы передаются
заказчику в виде файлов.

Web-документы
предназначены для просмотра на экране
компьютера средствами Интернет, их
преобразование в печатные документы
не планируется.Web-документы
оформляются без привязки к конкретному
носителю. Тип компьютера, на котором
будет осуществляться просмотр документа,
его операционная система, размер и
разрешение экрана заранее не известны.
ПоэтомуWeb-документы не
могут иметь жесткого форматирования.
Оформление документа выполняется
непосредственно во время его воспроизведения
на компьютере клиента программой,
выполняющей просмотр.

Режимы отображения документа.

Текстовый процессор Wordподдерживает несколько режимов
отображения документа на экране монитора.

В обычном режимепредставляется только содержательная
часть документа без элементов оформления
(колонтитулы, подстраничные сноски и
т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах
работы с документом (ввод текста,
редактирование, рецензирование). В этом
режиме операции с объемными документами
выполняются быстрее.

В режиме разметки страницына экране монитора имитируется лист
бумаги, на котором создается документ.
В этом режиме представление документа
на экране полностью соответствует
печатному. Этот режим удобен для
форматирования документа при подготовке
его к печати.

В режиме структуры
документана экран в упрощенном
виде выводится структура документа.
Под структурой документа понимается
разбивка его на главы, параграфы и другие
структурные единицы. Этот режим удобен
при работе с большими документами,
например при подготовке к изданию
рукописи книги.

В режиме Web-документаэкранное изображение не совпадает с
печатным. Это характерно для электронных
публикаций в Интернет, поскольку заранее
не известно, какими средствами просмотра
и на каком оборудовании будет отображаться
документ. Поэтому понятие печатной
страницы для электронных документов
не имеет смысла.

23. Набор и редактирование текста. Специальные средства ввода текста. Автозамена, Автотекст (назначение, порядок использования).

Word после запуска автоматически создает
новый документ, в который можно вводить
информацию.

Начальные этапы работы с документом, а
именно: набор текста, редактирование,
форматирование, удобнее всего выполнять
в режиме просмотра Обычный.

При наборе текста Word автоматически
переходит со строки на строку. Клавишу
<ENTER> следует нажимать только тогда,
когда нужно завершить абзац, либо ввести
неполную строку.

Замечание: в некоторых специальных
случаях требуется завершить строку, не
завершая абзаца. В этих случаях в конце
строки следует одновременно нажать
клавиши <Shift> и <Enter>.

Помимо автоматического формирования
строк, Word выполняет автоматическую
разбивку на страницы: по мере того, как
вводимые строки достигают нижнего поля
страницы, Word начинает новую страницу.
Количество страниц в документе
отображается в строке состояния.

Редактирование
документа

Выделение фрагментов документа

Для того, чтобы выполнить какие-либо
действия с фрагментом документа, этот
фрагмент нужно выделить. Удобнее всего
выполнять выделение с помощью «мыши».
При этом используется область выделения
— пустая область слева от текста. Когда
курсор «мыши» попадает в область
выделения, он превращается в белую
стрелку с наклономвправо.

Выделение элементов текста:

СловоДвойной щелчок на слове;

ПредложениеПри нажатой клавише
<CTRL> один щелчок в любой
точке предложения;

СтрокаОдин щелчок в области выделения
напротив строки;

НесколькоПровести «мышью» с нажатой
левой клавишей по

строкобласти выделения;

АбзацДвойной щелчок в области
выделения напротив аб- заца;

ВесьдокументТри щелчка в
области выделения;

ПроизвольнаяПровести «мышью» с
нажатой левой клавишей по

часть строки строке.

Для отмены выделения достаточно выполнить
один щелчок в тексте.

Простейшие операции редактирования

Для удаления отдельных символов
используются две клавиши: <Delete> и
<Backspace>. <Delete> используется в том
случае, когда курсор ввода расположен
слева от удаляемого символа, <Васksрасе>
— когда курсор ввода расположен справа
от удаляемого символа. Для удаления
фрагмента текста данный фрагмент нужно
выделить и нажать клавишу <Delete>.

Ввод символов в уже набранный текст
возможен в 2-х режимах: режиме вставки
и режиме замены. В режиме вставки вводимые
с клавиатуры символы добавляются к
тексту (в том месте где находится курсор
ввода); в режиме замены вводимые с
клавиатуры символы заменяют символы,
имеющиеся в тексте в том месте, где
расположен курсор ввода. Для переключения
из режима вставки в режим замены и
наоборот следует выполнить двойной
щелчок на символах ЗАМв строке
состояния (режим замены отмечается
черным цветом указанных символов).

Для вставки в документ пустой строки
необходимо поместить курсор ввода в
конец той строки, после которой должна
быть пустая строка, и нажать клавишу
<Еnteг>. Для удаления пустой строки
следует поместить в пустую строку курсор
ввода и нажать клавишу <Delete>.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Конвертация текста с бумажных носителей в электронный вид

Привет друзья. По окончанию последней статьи пришла идея написать о «Конвертации текста с бумажных носителей в электронный вид» так как о переделке PDF в FB2 я уже писал. Думаю, что и данная статья будет уместной.

На сегодняшний день достаточно актуальна проблема конвертации текста с бумажных носителей в электронный вид. Особенно это трудозатратно в промышленных масштабах.

В конце двадцатого века появились специализированные системы, занимающиеся оптическим распознаванием символов. Все, что необходимо для их работы, это полученные путем сканирования или фотографирования изображения текстовых данных.

Система несколькими этапами обрабатывает изображения, сопоставляя каждому участку соответствующий символ, и сохраняет результат в выбранный пользователем формат.

Однако, такие системы не всегда точны, в среднем они удачно переводят около 99% данных. Правильность конвертации зависит от многих факторов: угол сканирования документа, пятна, надломы и другие физические повреждения. Поэтому результат работы таких программ нуждается в человеческом вмешательстве.

Но существуют и многоязычные документы. Качество их перевода зависит от способности системы правильно и в нужный момент определять язык текста. Для этого в системах существуют группы языков и встроенные словари, занимающиеся идентификацией слов.

На данный момент существует достаточно большое число коммерческих и открытых для общего пользования программ, таких как “ABBYY FineReader Online”, “Readiris Pro”, “OmniPage”, “CuneiForm” и других, профессионально занимающихся оптическим распознаванием текстов.

Все эти программы используют технологию оптического распознавания символов (ОРС).

ОРС – электронный перевод с бумажного носителя в текстовые данные, которые, могут быть представлены в любом текстовом редакторе.

Этот термин возник в 1929 году, а в 1935 году появилось механическое устройство, работавшее с документами с помощью метода ОРС. Далее этот метод совершенствовался и развивался.

В 90-ых годах российская компания “ОКРУС” создала программу “AutoR”, которая распознавала кириллицу. На тот момент алгоритм был в полной мере «умным» и работал быстро.

Вскоре еще одна компания “ABBYY” создала новую технологию распознавания, которая стала популярной и массово использовалась как обычными пользователями, так и компаниями.

Современные системы, ориентированные на задачу оптического распознавания символов, работают с большими растровыми изображениями источника информации, занимающими до 1Мб памяти.

Работа проводится в несколько этапов.

На первом этапе программа разбивает изображение на блоки текста, опираясь на выравнивание текста и колонки.

Следующий этап заключается в том, что полученные блоки разбиваются на строки. На данном этапе существуют проблемы с восприятием текста по причине того, что страница может иметь физические повреждения или отсканирована под каким-либо углом, тогда, например, у таких букв, как «ё», «j» верхние знаки строки №2 могут быть восприняты как точки для верхней строки №1.

На последнем этапе строки разбиваются на изображения и сопоставляются с определенными символами. Таким образом, ОРС по буквам восстанавливает страницу текста.

Не забудьте оставить свой комментарий. У меня на сегодня все, до встречи в новых статьях.

Как перевести печатный текст в электронный?

Для того чтобы перевести отсканированный или сфотографированный печатный текст, а также pdf-файлы в электронный вариант, существуют специальные программы для распознавания текста. Скачать самые популярные из них вы сможете на этом сайте.

Сфотографированный текст, который распознали подобным образом, можно легко редактировать в ворде, что сэкономит ваше время и силы, так как отпадает нужда вручную печатать нужный вам фрагмент из книги или журнала.

При покупке сканера должен быть установочный диск, в котором есть программа функция распознавания текста. Для перевода печатного текста в электронный нужно отсканировать в этой программе и нажать кнопочку «распознавание». Текст сохранится в формате выбранной программы (обычно это Ворд).

Но бывают случаи, когда у нас нет сканера под рукой, а есть только фотография с текстом. В этом случае нужно воспользоваться специальными программами, которые предназначены для перевода печатного текста в электронный. Например, такой программой является CuneiForm.

Как сделать электронную копию документа

Содержание статьи

• Как сделать электронную копию документа
• Как создать электронный документ
• Как вставить подпись в электронный документ

Электронная копия документа

Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.

Как создать электронный вариант документа?

Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.

Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение — драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.

Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста). Длят ого чтобы сделать электронную копию документа, необходимо: перейти в меню «Пуск», а в списке всех программ найти либо драйвер от сканера или МФУ, либо программу ABBY Finereader и запустить ее. После запуска программы и сканера можно открывать крышку и класть на нее бумажный документ текстом вниз. Документ следует расположить на поверхности сканера максимально ровно по отношению к краям рабочей поверхности устройства. Далее требуется как можно плотнее прижать крышку, чтобы освещение не попадало на рабочую поверхность. В противном случае электронный документ получится засвеченный, то есть часть текста, на которую попал свет, не будет видна.

Далее в настройках следует выбрать оптимальные параметры сканирования, такие как цвет, выходной размер, разрешение вывода и др. Когда все будет готово, можно нажимать на кнопку «Сканировать». Когда процедура завершится, следует нажать на «Распознавание», с помощью которого текст будет преобразован в электронный формат, например .doc, и документ можно будет открывать в текстовом редакторе для внесения изменений.

Электронный образ документа создается с помощью средств сканирования документа на бумажном носителе, а электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.

В определенных целях документ в электронном виде может быть как электронным образом документа, так и электронным документом (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»).

Понятие электронного образа документа и электронного документа

Электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Под электронным образом документа (электронной копией документа, изготовленной на бумажном носителе) в судебной практике понимается переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 57, п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 N 252 (далее — Порядок N 252), п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 N 168 (далее — Порядок N 168)).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ).

В судебной практике под электронным документом понимается документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251).

Требования к электронному образу документа и к электронному документу

Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.

Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

• электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
• электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
• сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
• файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
• каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

• место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
• элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отличие электронного образа документа от электронного документа

Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).

Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.

Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).

Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО «Управляющая компания «КВС»

Компаниям и ИП необходимо документировать факты хозяйственной деятельности, чтобы защитить себя от невыполнения договоренностей и отчитаться перед госорганами. С бумажными документами все процессы затягиваются: пока согласуют, отправят, получат и подпишут в ответ — пройдет много времени. А еще затраты на бумагу, доставку и организацию архива. Поэтому документооборот активно переводят в электронный формат. 

В статье расскажем, какие виды электронных документов бывают и о требованиях к ним. Как обеспечить юридическую значимость, зачем нужен оператор ЭДО, квалифицированная подпись и о многом другом.

Электронные документы и их виды

Электронный документ — информация, которую можно открыть и обработать с помощью специального ПО, а также передать по телекоммуникационным каналам связи. Структура и способ передачи данных должны быть понятны для человека.

По способу возникновения электронные документы могут быть:

• Электронные — созданные в таком виде сразу. 
• Электронные образы — созданные на бумаге и отсканированные.

Различаются они юридической значимостью. Образ (скан) — не оригинал документа, поэтому он не подойдет для госорганов. Например, отсканированные первичные документы не будут доказательством для налогового учета расходов. 
ФНС и Росстандарт признают оригиналом документа только первый или единичный экземпляр документа в том формате, в котором он создавался изначально. Утвержденные форматы: XML, для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG.

В зависимости от формы документы бывают:

Структурированные (формализованные) — когда формат определяет нормативный правовой акт уполномоченного органа. К ним относятся такие форматы ЭД, утвержденные приказами ФНС: 

• УПД. Счет-фактура (СЧФ);
• УПД. Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП);
• УПД. Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (ДОП).
• УКД (КСЧФ) — корректировочный счет-фактура;
• УКД (ДИС) — изменение стоимости;
• УКД (КСЧФДИС) — корректировочный счет-фактура и изменение стоимости.

Такие документы заполняют строго по правилам регулятора, ничего не изменяя, — иначе возникает риск ошибок при отправке документов. Кроме этого, единый формат упрощает обработку информации: налоговая инспекция по основным полям учитывает все данные быстро.

Компании и ИП должны самостоятельно проверять актуальность формата документа перед заполнением, потому что ФНС может дорабатывать свои требования к ним.

Если не хотите тратить время на проверку актуальности и обновление форм, воспользуйтесь сервисом СФЕРА Курьер. Форматы обновляются автоматически, а перед отправкой сервис проверяет полноту заполнения полей, чтобы документ прошел автоматическую проверку госоргана и точно был доставлен получателю.

Еще есть акты приемки работ, приемки и расхождений, ТОРГ-12 — их формат тоже устанавливает налоговая служба. Он рекомендованный: в работе организации могут дополнять или изменять поля на свое усмотрение. Однако по требованию налоговой службы для подтверждения расходов по налогу на прибыль документы необходимо отправить без отступлений от рекомендованного формата. 

Неструктурированные (неформализованные) — когда участники хозяйственного оборота могут менять и устанавливать формат на свое усмотрение с учетом Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Любой договор, товарная накладная, доверенность, техническая документация — все, что не требует массовой обработки госоргана с помощью специального ПО.

Юридическая значимость электронных документов

Чтобы бумажный документ приобрел юридическую силу, его нужно подписать. С электронными документами порядок действий аналогичный, но придание ему  юридической силы зависит от вида подписи и степени ее защиты.

Самой высокой защитой обладает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она признается аналогом собственноручной (рукописной) подписи, поэтому наделяет документ полной юридической силой. Для подписания документа КЭП не нужно заключать дополнительное соглашение, такие документы точно примут в госорганах. Выпустить КЭП может только удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры РФ.

УЦ СберКорус Выпускаем КЭП для любых нужд

Любой электронный документ можно подписать квалифицированной электронной подписью, чтобы наделить его юридической силой.

Нормативные правовые акты

Гражданский кодекс РФ признает электронную форму документа в п.2 ст. 434 и устанавливает возможность подписания ЭД электронной подписью в п.2 ст. 160.

 ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  устанавливает определение электронного документа, необходимость подписания электронным аналогом, требования к защите информации и предписывает соответствие правилам делопроизводства. 

 ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»  регулирует виды электронных подписей и правила их использования.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ разрешает участникам судебного процесса использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств наравне с привычными документами на бумажном носителе (п.1 ст.41, п.3 ст.75).

ФЗ 77-ФЗ от 29.12.1994 «Об обязательном экземпляре документов»  разделяет электронные и бумажные документы только по способу предоставления и виду носителя. То есть требования ко всему остальному — одинаковые. Зависят они от того, что именно задокументировано, поэтому для каждого вида нужно учитывать специальные требования из правовых актов, регулирующих документооборот.

В настоящее время на рассмотрение в Государственную Думу внесен проект Федерального закона N 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты», который определяет правила конвертации, создания электронных и материальных дубликатов документов, а также хранения электронных документов.

УПД (счет-фактура) и корректировки

Статья 169 НК РФ признает равнозначными бумажный и электронный счета-фактуры  и корректировки к нему и устанавливает порядок их использования. Есть требование налоговой службы: передавать электронные УПД и УКД можно только через оператора ЭДО, потому что необходимо обеспечить высокий уровень защиты данных и подтверждение их КЭП. 

Формат документов и правила заполнения устанавливают Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, Приказ 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (утратит силу с 01.10.2021), Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ (вступает в силу с 01.10.2021). Своевременная проверка и обновление актуальности форм и форматов возлагается на участников экономических отношений. 

До 1 октября 2021 года налогоплательщики вправе формировать корректировочные счета-фактуры по формату Приказа 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, либо по формату, утвержденному Приказа ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@. 

С 01.07.2021 года, согласно изменениям в ст. 169 НК РФ, обмен УКД для поставщиков и получателей товаров, подлежащих прослеживаемости, возможен только в электронном виде.

Электронные УПД (СЧФ) и УКД обязательно подписывать квалифицированной подписью, и обрабатывать через Оператора ЭДО — это устанавливает Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н (утратит силу с 01.07.2021), и поддерживает Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н (вступает в силу с 01.07.2021).

Отчетность и первичная документация

Согласно Федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 28.11.2018, бухгалтерскую отчетность с 2021 года сдают в налоговую службу только в электронном формате, ее необходимо подписать КЭП.

Первичные документы регулирует статья 9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»   и разрешает составлять их в электронном виде с применением электронной подписи. К формату первичных документов нет строгих требований, поэтому компании могут дополнять поля на свое усмотрение без ущерба для информативности и читаемости документов. 

Не все документы могут принять в электронном виде: это может быть закреплено законом или договором сторон, а также из-за технических ограничений. Тогда для обмена документ придется распечатать и подписать на бумаге.

Некоторые формы отчетов в госорганы можно сдавать на бумаге, если у ИП или юрлица среднесписочная численность сотрудников — не более 24:

• СЗВ-М в ПФР (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ),
• 4-ФСС в ФСС (Приказ ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 (ред. от 07.06.2017)).

Договоры, соглашения, контракты

Распространяются те же правила к форме и содержанию, как у бумажных.

Дополнительно законодатель развивает сферу электронного кадрового документооборота. Пока у всех есть возможность подписать КЭП  трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.3 407-ФЗ от 08.12.2020). Однако сейчас проходит эксперимент Минтруда по кадровому документообороту, который регулируется ФЗ №122-ФЗ от 24.04.2020 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» , поэтому список документов и правила подписания в некоторых хозяйствующих субъектах (участников эксперимента) могут измениться. 

Стоит отметить, что законодатель подготовил проект Федерального закона N 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)», который дополнит ТК РФ новой статьей про электронный документооборот для всех работодателей.

Оператор ЭДО и сервис

По приказу ФНС электронные счета-фактуры, УПД и корректировочные документы можно передавать только по защищенным каналам связи через сервис оператора ЭДО. Кроме этого, именно оператор ЭДО проверяет квалифицированную подпись в момент отправки документа и подтверждает ее подлинность.

СберКорус (ООО «КОРУС Консалтинг СНГ») — доверенный оператор электронного документооборота, включен в специальный реестр ФНС. Сервис СФЕРА Курьер полностью соответствует всем требованиям ФНС к безопасности и позволяет подписывать документы КЭП. 

Чтобы быстро начать обмен любыми видами электронных документов с контрагентами, можно подключиться к web-версии сервиса. Вход по логину и паролю.

Для работы из учетной системы есть готовый модуль 1С или интеграция с помощью API.

Переход на электронный формат документов

Переход на ЭДО с контрагентами — дело добровольное. Поэтому в первую очередь компания или предприниматель определяет для себя необходимость и обоснованность перехода, а затем предлагает партнерам присоединиться к новому формату документооборота.

Соглашение сторон

Когда решение о внедрении ЭДО принято, нужно выбрать тип электронной подписи. Для юридически значимого документооборота подходит только КЭП. 

Оформить квалифицированную подпись по всем требованиям закона вы можете на нашем сайте.

Финальный этап — получить согласие о переходе на ЭДО от контрагентов. Обычно это происходит в формате конклюдентного действия, когда партнер принимает приглашение и подключается к сервису оператора ЭДО.

В сервисе СФЕРА Курьер выберите раздел «Контрагенты» и нажмите кнопку «Добавить». Введите имя, название или ИНН. Выслать приглашение можно на почту или в смс.

Когда контрагент примет приглашение, по закону будет считаться, что соглашение достигнуто. Если контрагент не использовал сервис СФЕРА Курьер, нажмите «Контрагент не найден в списке» и укажите его данные. Мы сами свяжемся с ним и поможем с подключением.

Взаимодействие с госорганами

Отправить электронные отчеты в госорганы можно через личный кабинет на официальных сайтах служб или с помощью сервиса СФЕРА Отчетность. Подписывать любые документы для госорганов необходимо только КЭП. 

СФЕРА Отчетность позволяет отправлять необходимые документы в режиме единого окна. Не нужно создавать отдельные личные кабинеты, изучать правила работы, устанавливать дополнительное ПО. 

Для подачи документов в суд, необходима КЭП. Отправить ЭД в суды общей юрисдикции можно через личный кабинет на ГАС РФ «Правосудие». В арбитражные — через «Мой арбитр». Авторизация на порталах через Госуслуги.

Виды документов и юридическая значимость в сервисе СФЕРА Курьер

В сервисе СФЕРА Курьер вы можете обмениваться с контрагентами разными видами юридически значимых электронных документов (260 типов), используя КЭП.

Загружайте готовый документ или создавайте необходимый прямо в сервисе. Форматы структурированных документов актуальные и обновляются автоматически.

У сервиса интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подготовить документ для отправки, нужно выбрать получателя и пройти маршрут согласования (мы поможем с настройкой). Когда все готово, нужно нажать на кнопку «Подписать», а затем отправить документ получателю.

Когда контрагент подпишет квитанцию, вы увидите уведомление, что документ «получен». Когда контрагент подпишет сам документ, документооборот будет считаться завершенным, а карточка с подробной информацией об участниках и деталях перейдет в раздел «Обработанные».

Настройка маршрутов — непростой процесс. Чтобы вы не тратили время на изучение, мы всё сделаем сами бесплатно. Оставьте заявку на подключение.