Try these fixes if you cannot edit the Microsoft Word document on your PC
by Milan Stanojevic
Milan has been enthusiastic about technology ever since his childhood days, and this led him to take interest in all PC-related technologies. He’s a PC enthusiast and he… read more
Updated on September 19, 2022
Reviewed by
Vlad Turiceanu
Passionate about technology, Windows, and everything that has a power button, he spent most of his time developing new skills and learning more about the tech world. Coming… read more
- Microsoft Word is the world’s most well-known text document editor, but it is still software.
- Multiple user reports show that they cannot edit the Word document.
- The guide below lists some practical solutions that will help you to resolve the issue if you cannot edit a Word document anymore.
XINSTALL BY CLICKING THE DOWNLOAD FILE
This software will repair common computer errors, protect you from file loss, malware, hardware failure and optimize your PC for maximum performance. Fix PC issues and remove viruses now in 3 easy steps:
- Download Restoro PC Repair Tool that comes with Patented Technologies (patent available here).
- Click Start Scan to find Windows issues that could be causing PC problems.
- Click Repair All to fix issues affecting your computer’s security and performance
- Restoro has been downloaded by 0 readers this month.
There’s an ongoing debate about whether Microsoft Office, including Word, has over 1 billion users.
Well, judging from the ease and user-friendly nature of Office programs, one might tend to believe this, but that’s beside the point.
Microsoft Word is one of the easiest, simplest and fastest programs to type, edit and save documents. It’s been in use for decades now and still going.
But, some issues with Word never go away, and users keep asking about them. One of these issues is Why can’t I edit a Word document?
If you’re experiencing this problem, check out some solutions you can use to fix it.
Why is my Microsoft Word not letting me edit?
There are not one but multiple reasons why you can’t edit a Word document on your PC. After some research, we have created a list of the most common reasons that would trigger this problem.
- You are using the trial version of Microsoft Office and the license has expired.
- The Word document is open in read-only mode.
- The author of the Word document has restricted editing of the document.
- Protected View mode might be enabled.
- More than one user might have opened the same document on a shared network.
- The file format of the document isn’t compatible with Microsoft Office.
What do I do if I can’t edit a Word document?
- Unblock the document from Properties
- Use Word Online
- Use an alternative to Microsoft Word
- Check if you’re using a Trial Version
- Use Undo
- Assign permissions/Remove protection
- Check if another user has the document open or in use
1. Unblock the document from Properties
- Save the document to your computer or hard drive.
- Right-click on the document.
- Select Properties.
- Click Unblock.
2. Use an alternative to Microsoft Word
Microsoft Word is indeed the go-to solution for opening word documents, but when if it starts causing issues for you, an alternative software may be your only choice.
Even though MS Office has been on the market for a long time and provides an excellent suite of tools, you can now find many good alternatives.
Microsoft Office alternatives usually come in a similar form: a suite with multiple tools that let you create documents, presentations, and spreadsheets.
The text editing and other controls are generally similar, so you won’t have to take a lot of time to learn how to use new software.
On top of that, many Office suites provide support for PDF files, digital signatures, cloud storage, and more. Many of these tools are free or have trial versions, so you can try out a few and see which you like best.
One essential thing to look for if you want to switch to a different app: make sure that it supports all major document file formats so you can open documents that have been created in MS Word with no issues.
A great alternative to MS Office that supports all its file formats is WPS Office, a completely free solution. WPS has a PDF toolkit where you can read, edit, and even convert PDFs to other file formats, all for free.
Plus, you can easily edit and create documents with tools like Writer, Spreadsheets, and Presentation. All these tools are necessary to get the job done easily.
WPS Office
An all-in-one office suite alternative for inconvenient times.
3. Use Word Online
- Visit this website.
- Sign in with your Microsoft credentials.
- From the left pane, select Word.
- Hit the Upload button.
- Open it and check if you can edit the Word document using the online tool or not.
Word Online doesn’t have all the features of Microsoft Office’s completely installed program. But this is a quick solution if you aren’t able to edit in the offline tool.
4. Check if you’re using a Trial Version
Sometimes Word cannot execute certain functions owing to a trial version of Microsoft Office, which has expired.
Some PC issues are hard to tackle, especially when it comes to corrupted repositories or missing Windows files. If you are having troubles fixing an error, your system may be partially broken.
We recommend installing Restoro, a tool that will scan your machine and identify what the fault is.
Click here to download and start repairing.
In this case, you have reduced functionality on not just Word but other programs. In addition, during this phase, you won’t have access to most commands, so you cannot create, edit or even save documents.
You can only view and print them. If you’re using a trial version, which has now expired, purchase a full Microsoft Office version, install, and activate it to continue enjoying Word.
5. Use Undo
If you notice that your text is highlighted or frozen, this happens when the text is converted to a field. You can Undo or press the Ctrl + Z in this case simultaneously.
Check the Undo arrow at the top menu to see whether you had previously inserted a field. If this is the case, then Undo will resolve the issue. Otherwise, unlink the field using Ctrl + Shift + F9.
6. Assign permissions/Remove protection
There are instances when you open a document that has Editing Restrictions from earlier Word versions, and as such, you cannot edit the record whether you have password permissions to it or not.
This issue happens whenever password protection is given to protect a Word document, but not when using Information Rights Management.
Alternatively, you can use a good password manager from our list to avoid this issue.
Thankfully, versions from 2003 onward let you assign permissions to particular parts of a document for specific users, making the content read-only to some users when used.
Opening a file of this nature using earlier versions opens it under ‘protected’ status, which lets users comment but cannot edit.
To remove such protections, here are the steps you can take:
For Word 2013, 2010
- Click File.
- Choose Options.
- Click Trust Center on the left pane.
- Click on Trust Center Settings.
- On the left pane, click Protected View.
- Uncheck all three boxes under Protected View.
- Click OK.
For Word 2007
- Click Review.
- Click Protect Document.
- Under Protect group, click Restrict Formatting and Editing.
- Click Stop Protection.
For Word 2003
- Go to the Tools menu.
- Click Unprotect.
7. Check if another user has the document open
Sometimes the document you are trying to edit has been locked for editing by another user.
This happens whenever someone owns the file, or you try to use a document on a shared network, and another user has it opened.
If this is the case for you, note that these steps may vary based on your version of Microsoft Windows:
- Save all work you have open.
- Quit all programs.
- Press Ctrl + Alt + Del to open Windows Security.
- Click Task Manager.
- Select Processes.
- Click Winword.exe, then End Process.
- Click Yes under the Task Manager Warning box.
If a message prompt comes up that the program is not responding, click End now, then continue with the following steps:
- Go to File.
- Click Exit Task Manager.
- Start Windows Explorer and go to the folder with the Word document you wanted to edit.
- Delete the file owner (a .doc file that looks like this: ~$cument.doc that is found in the same folder as the document you want to edit).
- Open Word.
- Click No if asked to load changes made to the template.
- Open your Word document.
Why is my Word document locked?
Here are a few reasons why your Word document is locked.
- The file is shared and two users simultaneously are editing it.
- Another instance of the Office app with the same file is running in the background.
- The file has been might be marked as Final and can no longer be updated.
Did these solutions work for you? Or maybe there’s a specific issue you’re having with Word? Share with us, and we’ll endeavor to help you.
Still having issues? Fix them with this tool:
SPONSORED
If the advices above haven’t solved your issue, your PC may experience deeper Windows problems. We recommend downloading this PC Repair tool (rated Great on TrustPilot.com) to easily address them. After installation, simply click the Start Scan button and then press on Repair All.
Newsletter
“Why Microsoft Word won’t let me edit?”
Word documents are very important in an office setting as a lot of official work and reports are done in Microsoft Word. Microsoft’s Productive Suite is very easy to work in, with Microsoft Word being one of the best text editors available in the market. But what if for some reason you can’t edit Word document all of a sudden? It can be especially problematic for office workers.
We definitely understand how distressing this problem can, which is why in this article we have discussed several ways that can be used to diagnose and troubleshoot this problem.
We have shown a VIDEO walk through at the end of the post for easy solution.
There can be various reasons that can stop you from editing your Word document, let’s look at the causes of this problem:
- If the trial version of the office program that you are running expires, then you can face this issue.
- The Word file may be set to open in read-only mode, which is why you are unable to edit it.
- If editing the Word document has been restricted, then this problem can occur.
- The Protected view feature is enabled can restrict editing documents that can potentially harm your computer.
- If more than one user has the document open in a shared network, then you cannot edit the Word document.
- The the file may not be a Word document (.docx) but rather converted to .doc, which is why Microsoft Word won’t let you edit it.
What To Do When You Can’t Edit Word Document
Now that you know the various causes of this problem, it’s time to troubleshoot them one by one.
Solution 1: Check Some Basic Issues
This problem can occur if you are using a trial version of the Office program and the trial period has expired. The first thing that you need to do if you are using a trial version is to check if the trial period has finished.
Next, if the document you want to edit is in any removable device, then copy it and paste it in your hard disk and then try editing it.
Then, check if the Word is asking for a password when you are trying to edit the document. If yes, then ask the owner of the document to give you the password.
Finally, check if the document you are trying to open is really a .doc file. Sometimes this problem can arise when other file formats are converted into .doc, which Microsoft Word may not allow to be edited.
Solution 2: Disable Read-Only Mode
This problem can also occur if the document has been opened in read-only mode. In this scenario, disabling the read-only mode should fix this problem.
To disable the read-only mode, follow the steps given below:
- Locate the Word document you want to edit and right-click on it.
- Click on the Properties option from the pop-up menu.
- Uncheck the Read-only attribute in the General tab.
- Now, select the Security tab and see if the elements in the Group or user names section have been allowed the Full control, Modify, Read & execute, Read, Write permissions.
- If they are not allowed then, click on the Edit option below the Group or user names section and select the boxes for the options given above.
- Finally, click on Apply and OK to save all the changes.
Now, check if you still can’t edit Word document. This solution should fix this problem.
Solution 3: Change the Restrict Editing Settings
As mentioned above, documents can be restricted to edit. If this is the case, then changing the Restrict Editing settings should fix this problem.
To change the Restrict Editing settings, follow the steps given below:
- First, open the document in Microsoft Word and then click on the Review option.
- Click on the Restrict Editing option. If any of the restriction boxes are selected, then uncheck them.
- Close down the document and reopen it.
Disabling the Restrict Editing feature should solve this issue.
Solution 4: Disable The Protected View Feature
The Protected View feature in Microsoft Word basically opens the potentially malicious documents in a restricted mode. Thus, this security feature can stop you from editing the Word document if it considers the document as malicious or a threat to your computer.
To disable Protected view, follow the steps given below:
- Open the document in the Microsoft Word and click on the File option.
- Scroll down and click on the Options It will open the Word options panel on your computer.
- Now, click on the Trust Centre option and then click on the Trust Centre Settings.
- Click on the Protected View option.
- Now, uncheck all the options related to Protected View and then click on OK.
Close the document and then reopen it. Check if you are able to edit it or not. If you still cannot edit Word document, then try the next solution.
Solution 5: Remove The Owner Of The File
If you are trying to open a word document that is available in a shared network and you are unable to edit it, then most likely someone else has the file opened and already editing it. If that’s the case then the file will only open in Read-only mode, unless you remove the file owner.
To remove the file owner, follow the steps given below:
- First, save the word document that you are unable to edit and then close down all the programs, including the document.
- Press the Ctrl + Shift + Esc keys on your desktop to open the Task Manager.
- In the Processes tab, locate and right-click on the exe process and then click on the End Process option in the pop-up menu.
- If any dialog opens up asking to close down the program because it’s not responding, then click on Ok.
- Close the Task Manager and navigate to the folder in which the Word document is located.
- Locate the file named as ~$cument.doc and delete it.
- Now, open the document in Microsoft Word. If any dialog appears asking to load changes made to the template, then click on No.
This solution should fix this problem.
Wrapping Up
So, now you know what to do if you can’t edit Word document. The troubleshooting methods given above should help you fix this problem. Feel free to share your thoughts on the article in the comment section.
В редактировании отказано — почему Word так поступает с документом
Вы скачали «вордовский» файл с интернета, но оказалось, что изменить что-то в нём вы не можете — все иконки неактивны. Сама программа может предупреждать о том, что редактура в этом документе запрещена. Что делать в такой ситуации?
Документ в «Ворде» не редактируется: как проявляется ошибка и почему
Текстовый документ не редактируется по двум причинам: включён режим ограниченного функционала (документ ранее был создан в версии «Ворда» ниже, чем у вас) либо на документе была ранее установлена защита (запрет на редактуру).
Если стоит режим ограниченного функционала, значит, вы открыли документ, который создавался в версии «Ворд» ниже вашей
Эти две причины просто различить. В первом случае будет стоять отметка «Режим ограниченной функциональности» после названия файла вверху. Во втором после запуска документа у вас появится панель справа «Ограничить редактирование». В обоих случаях иконки на панели инструментов для редактуры будут серыми, некликабельными.
При запуске файла появилось дополнительное меню
Что делать в этой ситуации
Рассмотрим, как устранить обе причины, чтобы приступить сразу к изменению файла.
Проблемы с совместимостью — отключаем ограничение функционала
Чтобы убрать ошибку совместимости, вам нужно просто снова сохранить текстовый файл:
- Кликаем по «Файл». Переходим в блок для сохранения.
Открываем раздел для сохранения
- Выбираем имя для файла (можно оставить оригинальное), его формат (поставьте вместо doc docx), папку для сохранения.
Выберите формат файла в большом меню
- Сохраняем документ. Запускаем снова файл — режим ограниченного функционала будет выключен.
Запрет на редактирование — как его снять
Вы можете снять запрет на редактирование, только если на документе не стоит пароль. В ином случае открыть доступ к редактированию сможет только человек, который этот пароль установил.
В настройках «Ворда»
Если вы увидели справа окно «Ограничить редактирование», сделайте следующее:
- Для начала щёлкните по «Выключить защиту».
Отключите защиту в документе
- Уберите птичку с пункта «Разрешить только этот метод редактирования» либо в выпавшем меню чуть ниже выберите необходимое значение.
Уберите отметку со второго пункта
- Вы увидите, что иконки на панели для изменения формата текста станут кликабельными. Кликните по значку крестика на панели «Ограничить редактирование», чтобы закрыть эту зону окна.
Панель с инструментами станет активной
- Отредактируйте текст, как вам нужно. Кликните по «Файл», а затем по «Сохранить как».
- Наберите имя файла, укажите его формат в выпадающем меню. Чуть выше выберите папку, в которой должен храниться изменённый файл. Щёлкните по «Сохранить».
В свойствах самого документа
Ограничение на редактуру может стоять в настройках самого файла — в его свойствах. Как быть в этой ситуации:
- Находим в «Проводнике Виндовс» документ, который у вас не получается изменить. Кликаем по нему правой клавишей мышки. В контекстном меню заходим в свойства документа.
Перейдите к свойствам файла
- Открываем вкладку с параметрами безопасности. Жмём на «Изменить».
Кликните по кнопке «Изменить»
- Ставим птичку рядом с полным доступом в столбце «Разрешить». Применяем настройки.
Поставьте полный доступ и сохранитесь
Если вы увидели в названии файла фразу «Режим ограниченной функциональности», просто сохраните заново документ, а затем откройте его — проблема должна быть решена. Если у вас появляется меню «Ограничить редактирование», попробуйте отключить защиту. Если файл не запаролен, вы сможете это сделать. Если есть пароль, узнайте его либо попросите человека, который поставил его, убрать код защиты.
- Распечатать
Оцените статью:
- 5
- 4
- 3
- 2
- 1
(10 голосов, среднее: 2.6 из 5)
Поделитесь с друзьями!
Содержание
- Почему документ не редактируется
- Запрет на редактирование
- Снятие запрета на редактирование в свойствах документа
- Вопросы и ответы
Пользователи, которые часто работают в Microsoft Word время от времени могут столкнуться с определенными проблемами. О решении многих из них мы уже рассказывали, но до рассмотрения и поиска решения каждой из них нам еще далеко.
В этой статье речь пойдет о тех проблемах, которые возникают при попытках открыть «чужой» файл, то есть тот, который был создан не вами или был скачан из интернета. Во многих случаях такие файлы доступны для чтения, но не для редактирования, и на это есть две причины.
Почему документ не редактируется
Причина первая — режим ограниченной функциональности (проблема совместимости). Включается он при попытке открыть документ созданный в более старой версии Ворд, чем та, которая используется на конкретном компьютере. Причина вторая — отсутствие возможности редактирования документа ввиду того, что на нем установлена защита.
О решении проблемы совместимости (ограниченная функциональность) ранее мы уже рассказывали (ссылка ниже). Если это — ваш случай, наша инструкция поможет вам открыть такой документ для редактирования. Непосредственно в данной статье мы рассмотрим вторую причину и дадим ответ на вопрос, почему документ Word не редактируется, а также расскажем о том, как это устранить.
Урок: Как отключить режим ограниченной функциональности в Ворд
Запрет на редактирование
В документе Word, который невозможно редактировать, неактивны практически все элементы панели быстрого доступа, во всех вкладках. Такой документ можно просматривать, в нем можно выполнять поиск по содержимому, но при попытке что-то в нем изменить появляется уведомление «Ограничить редактирование».
Урок: Поиск и замена слов в Ворде
Урок: Функция навигации в Word
Если запрет на редактирование установлен «формальный», то есть, документ не защищен паролем, то такой запрет можно попытаться отключить. В противном случае, открыть возможность редактирования может только тот пользователь, который ее установил или администратор группы (если файл создавался в локальной сети).
Примечание: Уведомление «Защита документа» также отображается в сведениях о файле.
Примечание: «Защита документа» устанавливается во вкладке «Рецензирование», предназначенной для проверки, сравнения, внесения правок и совместной работы над документами.
Урок: Рецензирование в Ворде
1. В окне «Ограничить редактирование» нажмите кнопку «Отключить защиту».
2. В разделе «Ограничение на редактирование» снимите галочку с пункта «Разрешить только указанный способ редактирования документа» или выберите необходимый параметр в выпадающем меню кнопки, расположенной под этим пунктом.
3. Все элементы во всех вкладках на панели быстрого доступа станут активными, следовательно, документ можно будет редактировать.
4. Закройте панель «Ограничить редактирование», внесите необходимые изменения в документ и сохраните его, выбрав в меню «Файл» команду «Сохранить как». Задайте имя файла, укажите путь к папке для его сохранения.
Повторимся, снятие защиты на редактирование возможно лишь в том случае, если документ, с которым вы работаете, не защищен паролем и не защищен сторонним пользователем, под его аккаунтом. Если же речь идет о случаях, когда на файл или на возможность его редактирования установлен пароль, не зная его, внести изменения, а то и вовсе не сможете открыть текстовый документ невозможно.
Примечание: Материал о том, как снять защиту паролем с файла Word ожидается на нашем сайте в ближайшее время.
Если же вы сами хотите защитить документ, ограничив возможность его редактирования, а то и вовсе запретив его открытие сторонними пользователями, рекомендуем прочесть наш материал на данную тему.
Снятие запрета на редактирование в свойствах документа
Бывает и так, что защита на редактирование устанавливается не в самом Microsoft Word, а в свойствах файла. Зачастую, снять такое ограничение значительно проще. Прежде, чем приступить к выполнению ниже описанных манипуляций, убедитесь в том, что вы обладаете правами администратора на своем компьютере.
1. Перейдите в папку с файлом, который вы не можете отредактировать.
2. Откройте свойства этого документа (правый клик — «Свойства»).
3. Перейдите во вкладку «Безопасность».
4. Нажмите кнопку «Изменить».
5. В нижнем окне в колонке «Разрешить» установите галочку напротив пункта «Полный доступ».
6. Нажмите «Применить» затем нажмите «ОК».
7. Откройте документ, внесите необходимые изменения, сохраните его.
Примечание: Данный метод, как и предыдущий, не работает для файлов, защищенных паролем или сторонними пользователями.
На этом все, теперь вы знаете ответ на вопрос, почему не редактируется документ Ворд и о том, как в некоторых случаях можно все-таки получить доступ к редактированию таких документов.
Excel for Microsoft 365 PowerPoint for Microsoft 365 Excel 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 PowerPoint 2016 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Excel 2013 PowerPoint 2013 Project Professional 2013 Project Standard 2013 Excel 2010 PowerPoint 2010 Project 2010 Project Standard 2010 Excel Starter 2010 More…Less
If a worksheet or presentation is locked for editing and can’t be edited in the Windows desktop application, it may be that the file is already being edited by someone else, or they have the file checked out.
Not sure what «checked out» means? This article might help: Check out or check in files in a document library.
Let’s take a quick look at some of the reasons why you might not be able to edit the file.
The file is locked due to a previous crash
If your computer stopped working previously while the file was open, it’s possible that the app mistakenly thinks the file is still in use, and thus the app has temporarily locked the file.
If the app tells you that you can’t edit a file because you already have it open, try the following steps:
-
Close the app.
-
Restart your computer.
This action should release the lock and allow you to open the file for editing again.
Another author has checked out the file
Normally, for a file stored on a SharePoint site, more than one person can work on it at the same time. This is called coauthoring. But if someone checks out the file from SharePoint, other authors are temporarily prevented from working in it until the file is checked in.
If required check-out is turned on for the document library in which the file is stored, the coauthoring features aren’t available.
For more info, see Check out or check in files in a document library.
To see who has a file checked out from SharePoint:
-
Navigate in your web browser to the SharePoint document library.
-
In the list of files, find the file you want to work on. If the following icon appears near the file name, someone else has the file checked out:
-
Point at the file. A small pop-up window with info about the file appears. Included in the info will be the name of the person who has the file checked out. You can then contact that person to inquire when you may get access to the file.
Another author is using a different version of the Office application
If an author opens the file in a previous version of the Office application, the coauthoring functionality isn’t available. For example, if the file has been opened in Excel 2010, then coauthoring isn’t available. Ask them to save and close the file as soon as they’re finished in order to unlock the file for you.
This also applies to you, of course; make sure you’re using the current version of the Office application.
The server doesn’t support the coauthoring functionality
The coauthoring functionality is available when a document is saved on a SharePoint Foundation site that supports Workspaces, on SharePoint in Microsoft 365, or on OneDrive. If the file is saved on some other kind of server, however, it’s possible that the server it’s stored on doesn’t support coauthoring.
It’s also possible that your organization’s policy administrator has disabled the coauthoring functionality on either the server or on your computer.
If any of those are the case, and somebody else has the file open, you won’t be able to edit until they close it.
The file format isn’t compatible with the coauthoring functionality
The coauthoring functionality can be used with Open XML files (such as .pptx or .xlsx).
The coauthoring functionality is not available for .doc files (the Microsoft Word 93-2007 format), .rtf files, templates (including modern format .dotx, .potx), or other formats. Additionally, macro-enabled PowerPoint presentations (.pptm) or Word documents (.dotm) do not support AutoSave and thus can’t be coauthored.
Depending upon the format your file is in, the easiest solution may be to save a new copy of the file, in the modern format, and work from that new copy.
You don’t have edit permissions for this file
If you do not have edit permission for the file, the coauthoring functionality is not available. Ask the owner of the file to grant you edit permissions.
Other features that can’t be used with the coauthoring functionality
The coauthoring functionality is not available if the document is marked as final or if it includes the following:
-
Information Rights Management or Digital Rights Management
-
Encryption
-
ActiveX controls
The coauthoring functionality is not available if the document is a master document or a subdocument, or if the Store random numbers to improve Combine accuracy option is not selected in File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Privacy Options.
See also
-
What is Protected View?
-
Why did my file open read-only?
-
Excel file is locked for editing by another user
-
Unlock a file that has been locked for editing