Word document business letter format

A teacher in a high school or college careers class might ask you to write a business letter in Microsoft Word. To do so, you will need to use proper style and format. Word 2019 is the current version, but if you use an earlier version, such as Word 2007, the major difference is the layout of the Microsoft Word ribbon. Regardless of the version, follow the standard business letter format.

Sender and Recipient Addresses

If you are the sender, type your address one line above the date. Include your street address, city and ZIP code. Don’t include your name. The recipient’s address is the location of the person you’re sending the letter to. Include the name and title such as Mr., Miss or Mrs. If a woman prefers Miss or Ms., use what she prefers. If you don’t know her preference, use Ms. Include professional titles such as Dr. For an address in the United States, use the standard U.S. postal format. For an international address, complete the street address and city as you normally would, but type the country name in all caps. The recipient address is one line below your address. Format the recipient address left justified.

Date and Greeting

Unless you’re sending the letter a few days after you’ve typed it, send the letter the day you type it. Use the standard date format of month, day, year — such as June 1, 2015. Type the month, day and year 2 inches from the top of the page.

Include the name of the person you’re writing to and a personal or professional title. If you’re writing to someone you know — and you usually address that person by his first name — use his first name. The salutation in a business letter always uses a colon, not a comma. If you’re not on a first-name basis, type his title and last name. After the greeting, leave a blank line before the body paragraphs.

Body Paragraphs

For standard block and modified block formats, use single space and left justify each paragraph. Leave a blank line between each paragraph. Make your opening courteous and professional. State why you are writing the letter — such as you are replying to a job posting. Show how your qualifications match the job requirements. Provide examples of your best work. Provide evidence of recognition or awards. Mention recommendations from teachers or previous employers. For example, if you are applying for a position in a veterinarian’s office, include any recommendations plus experience you have as a pet sitter to support your interest and qualifications.

Closing and Enclosures

Format the closing at the same vertical point as your date and one line down after the last body paragraph. Only capitalize the first word of your closing and include a comma after the last word. In the example of «Sincerely yours,» the word «yours» has a comma after it. Leave four lines between the closing and the sender’s name.

Enclosures indicate that you have included other documents in the envelope. Type the word «Enclosures» one line below the closing. You can list the name of each document, if you wish, but it’s not mandatory.

If you typed the letter for someone else, indicate this with your initials. The format is uppercase for the initials of the person who requests the letter and lowercase for the typist’s initials. For example, if Jane Smith requests that Mike Jones type a letter for her, Mike Jones would format the typist initials like so: JS:mj.

Style and Font

The most common style for business letters is standard block format. For this format, align everything flush left. For modified block format, place the return address, date, closing and signature to the right of the page center. Alternatively, you can format these to be flush with the right margin. In the modified block style, all body paragraphs are left-justified. For semi-block format, indent the first line of each paragraph. Though you might be able to use Ariel, most companies, prefer Times New Roman 12.

Business Letter Format: Communication is a critical aspect for any business to get their points across at multiple levels. Whether it is to share company information with the shareholders, communicating policies or decisions within the organisation or being the point of contact for external stakeholders interested in the organisation, for example – candidates willing to join the company, communication is the bridge that connects all these diverse entities. Most organisations communicate through Business letters for specific purposes, and these letters are tailored to the particular communication they are carrying.

Business Letter Format

With Business letters being the primary medium for any kind of information sharing, within and outside the organisation, it is imperative that the correct format for writing a business letter is properly understood and carefully taken into consideration while drafting the same. A very important point to be kept in mind while preparing a business letter is that it should be clear and concise, yet it should not be impolite. Since the primary purpose of any business letter is for the stakeholders to get quickly to the point, lengthy letters with flowery language may defeat the purpose.

There can be multiple forms of writing a business letter, in any language, with different tonalities and structures. For example, a legal document is written in an extremely formal language with careful detailing of every point being raised. An email or text message conversation, on the other hand, can be extremely casual with most of the information missing and being understood by the recipient from the context. Business letters, however, fall between these two extreme forms of writing.

Since a business letter is written, either for an organisation with some authority or to an executive having a certain authority within the organisation, its language cannot be completely informal. A strictly formal letter, however, may make the reader lose interest, thereby missing the important communication, for which the letter is being written. Hence, finding the right balance is the key here. Equally important is to have a logical sequence in the points being mentioned in the letter.

How to write Business Letter

While writing a business letter, the writer must be careful of the following aspects

• Starting and closing the business letter
• Addressing the business letter
• The format is used to draft the business letter.

How to start a Business Letter

The time when a reader starts reading your letter is the time that they have the maximum attention towards the content. Hence, it is beneficial to get important information across in as brief a manner as possible. A good practice is to start with the sender’s details (Name, Designation, Organization) followed by a Subject Line. This helps to set the tone and can convey who the letter is from and what is it about, with just a glance.

How to Address a Business Letter

Once you have captured your reader’s attention to the reasons for your letter, it is very important to use an appropriate salutation. A wrong address or salutation may make the reader feel disrespected and lose interest instantly. Although formal writing requires the recipient to be addressed as Sir or Madam, while writing a business letter, they can be addressed by their last names as “Dear Mr Watson.” or “Dear Ms Bell”. This verbiage is not strictly formal yet not informal in any way. However, if you are unaware of the recipient’s name (corresponding with the organisation as a whole), it is better to stick to the formal version or go for a generic statement.

How to Format a Business Letter

Since a business letter is usually short and precise, it is important to format it properly, so that the maximum information is conveyed in as less number of words as possible. There are two generally accepted format styles for most business communications

• Block Style – In this style, all paragraphs are aligned to the left of the page, with no indentation. This is the style used in most of the modern-day business communications.
• Modified Block Style – This is a slightly modified version of the above style. Even here, the paragraphs are aligned to the left of the page. However, the first word of every new paragraph is indented.

Whichever style is selected by you to format the letter, it is important to convey as much information as possible, generally in a single page. This is done keeping in mind the demands on the recipient’s time and show the respect from the sender to the recipient by keeping the letter as brief as possible, without losing the essence of what one wants to communicate.

How to End a Business Letter

Just like a good beginning is required, to set a proper tone for the business letter, it is equally important to maintain the same tone and close on a definitive note. A good closing helps to summarise the content for the recipient’s benefit and also state clearly what actions are expected from them. In case a follow, up is required for the communication, clearly outline when and how you plan to carry out the same. This helps keep the communication open and transparent – essentials of good business communication.

How to Write Business Letter

Writing a business letter may appear to be quite a daunting task for a newbie. However, it need not be so. If a few important points are kept in mind by the writer, it is one of the easiest tasks one may carry out in the course of duty. Here is a checklist for quick reference, before diving right into writing that memo or internal communication

• • Make a list of all the points, and you intend your business letter to communicate. Missing out a point here may mean that much of a gap in the communication. Thus, this exercise is really helpful.
  • Understand the audience for which this letter is meant. Are you writing a general memo for the entire team, an email about the upcoming presentation to an individual, response to a job seeker’s query or answering a customer’s complaint? The language, tone, address and the length of the business letter will depend on all of these.
  • Logically arrange your points from the list in the order they should appear in your communication.
  • If you are addressing queries or concerns, do you have sufficient information and authority to respond to the same? If your answer is no, it is better to obtain the requisite information as well as authority before proceeding with writing the business letter

Once you have gone through the checklist thoroughly, only then proceed to write the actual letter, and you will be known as a great communicator within the organisation, pretty soon.

Business Letter Heading

There are two possible ways of adding a heading to a business letter

• Company Letterhead – An extremely professional and quick method of adding a heading is to write the letter on pre-formatted company letterhead. This helps in bringing uniformity and authority across the multiple simultaneous communications happening from an organisation. This also removes the need of every sender to find out and mention the correct official address of the organisation.

• Writing the company Address – If your organisation doesn’t have a pre-designed and approved company letterhead, you should write the sender’s name, company address, website URL (if any) and contact number at the beginning of the letter.

Business Letter Format Spacing

Since brevity is of the essence in writing a business letter, it is important to ensure that as much space as possible is utilised. Hence, a lot of white spaces on the page must be avoided. However, this does not mean that the text in the letter should be cluttered and illegible.

A good thumb rule and the accepted standard are to use 1-1.5-inch margins around the page, with one line space left a blank between every paragraph. However, if your company has a predefined template or letterhead, it is important to factor in the space in that design, while considering your letter spacing.

With all the electronic media availability, handwritten letters are a thing of the past. However, keeping in mind the formal nature and official tone of the business letters, it is important to choose a simple and formal looking font for your letter. As a rule, avoid any font having serifs or cursive letters. Another important parameter is the sizing of the letters. They should neither be too big to cover a lot of space, nor so small that they do not remain legible.

Business Letter Layout

A typical business letter has the same layout, however different the content may be. This is because the information being communicated by a business letter can be arranged under standard headings. What is important is to take care of the actual content of the letter. As for the layout, most companies have their predefined templates. Below is an indicative layout for a standard business letter

Sender’s Information
Date
Subject
Recipient’s address
Salutation
Content
Closing
Business letter salutation

When writing a business letter, it is very important to ensure that the recipient is addressed in a manner that is neither over friendly nor extra formal. More often than not, a business letter is written on behalf of an organization. Hence, it becomes even more important, to ensure that the salutations are proper since you are addressing someone on behalf of the whole organization.

It is still considered a good practice to address someone by their title (e.g. Dr., Engg., Major, Cpt., etc.). However, if the title is not known, one can always be addressed by their names prefixed by Dear. Hence, “Dear Mr. Campbell” is acceptable. Ensure always to prefix the “Dear”, as such a salutation is considered formal enough for a business letter.

Avoiding informal salutations in a business letter is important. For example, it is considered inappropriate to begin a business communication with “Hello”, “Hi” or even a normal greeting like “Good Morning”. Such addresses should be reserved for informal communications.

When the recipients are unknown, it is good practice to have a generic statement like “To Whoever it may concern”.

Parts of a Business Letter

As is clear by now, writing a business letter is as much an art as writing any other Standard English construct. Hence, on similar lines, there is a clear identification of components that must be a part of a well-written business letter. In this section, we take a brief look at these components and their importance.

• Sender’s Information – This is a quick and easy way to help the recipient scan as well as get a context of the communication. If they are expecting communication from your organisation or you as an individual, this section immediately helps them pick out your letter and take action on it. Also, it is considered polite and good manners to introduce oneself before getting to the point. The sender’s information section on top can achieve this by using very little space and time.
• Date – An extremely critical component of any business communication, this is one information that must be a part of every business letter. This one small information saves a lot of trouble by simply keeping the communication in sequential order. Also, the content of the letter can have a reference to a previous letter based on its date, making it easier for the recipient to track the conversation and follow up on the actions.
  
• Subject – This information is omitted from some business letters these days. However, this is a piece of important and helpful information. This helps the recipient in rapid scanning and deciding on the priority of the received communication. This can also help the recipient to relate to the contents of the letter before going through the actual detailed content.
• Receiver’s Information – This information is relevant and helps to state the context upfront about who is the intended recipient of the information. This also comes in helpful when the communication is from a sender in an official capacity to the recipient in their official capacity.
• Salutation – A very important part of the entire communication, proper salutation can make the conversation by setting the correct tone. An improper salutation, on the other hand, can break off the conversation due to the inappropriate tone setting. Hence, one should be very careful while selecting the salutation, especially in a business letter.
• Content / Body – This is the heart of the business letter, conveying the actual message for which the letter is being written. Therefore, this part of the business letter should be properly thought out, clearly worded and grammatically correct. Correct grammar, firm yet the gentle tone and clear language make a business letter stand out. Any misunderstanding arising out of the language of the content can have serious implications in a business setting. So, it is advised to take sufficient time, for working out the information that needs to be captured and conveyed through the letter.
• Closing – This is another critical component of any business letter. Since these letters are official and are generally written where an action is expected, the closing should draw out the expectations. Open-ended closings are not considered good practice. Also, a business letter should end with due respect to the reader who has taken out time to go through the letter.
• Enclosures – Although not a mandatory component of every business letter, these are really helpful and must be provided wherever relevant. These save everyone’s time by having all the information together at one place, avoiding any to and fro of letters and searching archives for previous communications. Enclosures can also be utilised to provide supporting documentary evidence for any kind of claims being made in the letter.

Business Letter Structure

Business letters are pretty much like any other written document as far as the structure is concerned. Every letter must have a proper opening, with the sender introducing themselves and the context of the letter. This should be followed by the actual content of the letter in a logical sequence. Finally, the letter should be wrapped up by summarising the content, the expectation from the recipient and follow-ups to be done (if any). Following a structure also makes the letter readable and easy to comprehend for the recipient.

Business Letter Style      

Business letters are more about function than a display of language skills. The writing style must be simple, clear, unambiguous and direct. It is advisable to avoid the use of passive voice in the business letters, as it makes the language ambiguous. However, there are exceptions to this thumb rule. For example, when negative information needs to be conveyed, it is better to use passive voice rather than put the information bluntly and in a harsh manner. The tone of a business letter should be gentle but not over friendly and informal.

Business Letter Closings

A good and proper closing is as important for business communication as a proper start. The closing sentences must be in line with the overall tone and objective of the entire letter. A thoroughly planned and properly worded closing can achieve the following aims

• Concisely explain the recipient, what is expected from them
• Outline the next steps to be taken after this communication and the people responsible for taking them
• Set the tone for future communications and improving business objectives

This is also the place in the letter where the sender can reiterate the respect shown to the recipient initially. It is always a good idea to thank the recipient for taking time out to read the letter. Some of the most commonly used and widely accepted closing remarks are “Yours Sincerely”, “Yours Truly”, “Warm Regards”, “ Thanks and Regards”, etc.

The closing greetings must be followed by the sender’s signature and position of authority. Any enclosures to be affixed with the letter must be added after the signature.

Business Letter Format Sample with Example

Best Letter Template has covered few Examples

Business Email Format    

With the advancement in the field of technology, the use of physical letters is decreasing day by day. They are generally used in legal matters these days. Almost all other communication happens over electronic mail (E-mail) and other digital media. Hence, even though the format and purpose of business letters haven’t changed much, it has adapted to be compatible with the email method. Business emails are quite different from the informal emails shared between friends. They are closer to the business letters that have been discussed so far. In the below sections, we will take a look at the components and structures of business email formats and a few samples of the same.

How to write Business Email

A business email can be sent for a variety of reasons and to a plethora of stakeholders. For example, in a single day’s work, you may send business emails to your boss, your colleagues, your vendors, your clients and another team within the organisation. The tone and structure of each of these emails will be slightly different from the other. However, as with business letters, the primary components of a business email do not change. It is the content under these components is what makes the difference.

Let us take a look at the components of a typical business email.

• Subject Line – The first difference between a business letter and a business email is that the email starts with the subject line. The sender’s and the recipient’s names as well as their organisational emails are implicitly part of the email address and need not be explicitly mentioned. The subject line is the one line placeholder to mention the context of the email. It is considered a good practice to appropriately mention the subject line.

Modern email services allow the recipient to filter the emails by the subject line. This is an extremely fast method to track all the communication that has taken place on the subject under discussion.

• Content – This is the heart of the communication, just like the business letter. The guidelines for writing the content for a business email remain the same as that of the business letter. However, it is also advised to keep the email content as short as possible. Longer emails generally get an unfavourable response from the recipient.

Also, the tone of the email should be as per the company’s work environment. Typically, when addressing a senior, a different department or external stakeholders, it is recommended to use a formal language. However, with your peers, you may use slightly informal language if the same is encouraged in your organisation.

It is always a good idea to thank the intended recipient for their previous communication if they have reached out to seek certain information or bring a point to your notice, before starting to write the actual content of the email.

The font of the email should be carefully selected, and again serif based or handwriting based fonts should be avoided. Also, writing in full capitals is considered the digital equivalent and must be avoided at all costs, while writing a business email.

• Attachments – This is the digital equivalent of enclosures. You can attach as many reference documents as you want. The number is restricted only by the size of files allowed to be exchanged by your official email exchange servers. Make sure you have attached all the relevant documents or URLs for the ongoing subject of discussion. This helps save a lot of time and avoid confusion in the case of multiple email exchanges.
• Signature – This is the digital stamp of the recipient and can be saved as a template for future use in most of the email services. The signature should be included

1. Closing salutations
2. Sender’s name
3. Sender’s contact number
4. Sender’s email ID
5. Sender’s organisation name / URL

Business Email Format Sample

A business letter is a document that is used for formal correspondence between an organization and its clients, employees, partners or other stakeholders. The formality of the business letter often depends on the brand of the company, the purpose of the letter and the relationship between the sender and the receiver. In any case, it’s important to understand the conventions of business letter writing so you can adjust them based on your specific needs.

Selecting a Format and Template

Decide whether your letter will be sent to the recipient in hard copy or email format. This will depend on the purpose of the letter and the recipient. Business letters can be sent with sales proposals to clients, outlining the key points of the proposal. They can also be used to provide a reference for an employee. Figure out how the recipient would like the information you are sending and go with that format.

There are business letter templates available in Microsoft Word that can be used to format the content. In most cases, business letters follow a block style letter format, which means that all text is justified to the left of the page. The letter is single spaced, with double spaces between paragraphs. A double space is also known as a carriage return, and can be done by pressing “Enter” on the keyboard.

Setting Margins

In most business letter templates, the margins of the letter are set at 1 inch on all sides of the page. In some cases, you may need to adjust the margins of your business letter. For example, if your business letter is accompanying other documents like a sales proposal or spreadsheets that have different margins, you may want to adjust your letter margins to match the rest of the documents, providing a consistent look for the recipient.

Selecting Fonts

Fonts are categorized into two areas: serif and sans serif. Serif fonts have a small protruding stroke that is attached to the larger lines. Times New Roman, Garamond and Bookman Old Style are examples of serif fonts. Serif fonts are usually better for printed materials. Most businesses use Times New Roman.

Sans-serif fonts don’t have the small protruding strokes on the larger lines of the letters. Examples of sans-serif fonts are Arial, Helvetica and Verdana. Generally, sans-serif fonts are better used for online materials. Regardless of whether you choose a serif or sans-serif font, it’s best to avoid novelty fonts like Comic Sans or anything with cursive writing, as those can be difficult to read and appear unprofessional.

The size of font you choose may depend on the amount of content you have for your letter and other materials you’re sending with it. Match the other materials if possible for consistency. Most commonly, business letters are written in 10- or 12-point font size.

Writing Preliminaries

Start the business letter with your contact information, including your name, job title, address, phone number and email. Use single-space lines and then a double space before the date.

Write the date in the month, day, year format. Add another double space, and then write in the recipients contact information. Start with the name, job title, company name, address, phone and email, all single-spaced.

After that, add a double space and write the salutation. In business letters, it’s common to use “To” or “Dear,” followed by the full name or their title plus the last name. In business letters, use a colon after the name, instead of a comma as in personal letters.

Communicating the Message in the Body Paragraphs

Enter a double space and begin writing the body paragraphs. These should be single-spaced, with a double space between each paragraph. Keep the content succinct and clear. State the reason for the letter, some supporting information and a call to action if necessary.

Closing with an Appropriate Salutation

Add another double space and then end the letter with an appropriate closing, such as “Sincerely” or “Thank you for your time.” Enter a few double spaces to leave room for a signature, and then type your full name. If you’re printing the letter, you can sign it in blue or black ink. If you’re emailing the letter, you can use an electronic signature instead.

If you’re sending along additional documents with the letter, you can double space after your name and write “Enclosures.” After that, list the names of the documents you’re sending along on the next line.

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.

I don’t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.

Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.

---

~ Alan W. Livingston

Как вы знаете, деловой и разговорный английский имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.

В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.

Деловые письма на английском с переводом

В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.

Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них

Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)

Письмо-поздравление часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.

Пример письма-поздравления на английском

Перевод на русский

Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley 9034 Canyon Street San Francisco, California USA, 90345 October 01, 2015 Dear Mr Stanley, October, 02 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Hoverny Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary. With respect, John Lewis, General Manager

От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли 9034 Каньон стрит, Сан Франциско, Калифорния, США 90345 01 октября 2015 года Уважаемый г-н Стенли, 02 октября будет 10 лет Вашей работы в Ховерни Лтд. За период своей работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 10-летней годовщиной. С уважением, Джон Льюис, Генеральный директор.

Письмо-приглашение (Letter of Invitation)

Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.

Пример письма-приглашения на английском

Перевод на русский

Dear Charles Milton, I would like to invite you to a seminar that I’m confident will interest you. The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Best regards, Igor Petrov , Managing Director Ltd. The company «Center» Tel: +7 912 ХХХХХХХ

Уважаемый Чарлз Милтон, Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас. На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг. Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами. С уважением, Игорь Петров, Управляющий ООО Компания «Центр» Tel: +7 912 ХХХХХХХ

Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)

Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.

Пример письма о приеме на работу на английском

Перевод на русский

Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean 9034 Cody Street Denver, Colorado USA, 90345 February 15, 2016 Dear Mrs Lean With reference to our telephone conversation yesterday I am glad to tell you that we offer you the position of Senior Lawyer in our company. You will be provided with company car according to the corporate policy and full medical insurance. Your salary will be $100 000 per year according to your request. You may learn about job conditions in job offer attached to this letter. With respect, Jane Tumin, HR Manager

От: г-жа Джейн Тюмин, менеджер по персоналу Соммертим 7834 Ирвинг стрит, Денвер, Колорадо Кому: г-жа Лин 9034 Коди стрит, Денвер, Колорадо, США 90345 15 февраля 2016 года Уважаемая г-жа Лин Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору я рад сообщить Вам, что мы предлагаем Вам позицию старшего юриста в нашей компании. Вам будет предоставлен служебный автомобиль в соответствии с политикой компании и полная медицинская страховка. Ваша заработная плата будет составлять 100 тысяч долларов США в год в соответствии с вашим запросом. С полным перечнем условий работы вы можете ознакомиться в приложении к письму. С уважением, Джейн Тюмин, Менеджер по персоналу

Письмо-заявление (Application letter)

Содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с сопроводительным письмом, о котором мы рассказывали ранее!

Пример письма-заявления на английском

Перевод на русский

Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion 9034 Groom Street Chicago, Illinois USA, 90345 July 12, 2017 Dear Sirs With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter. I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company where I had no career prospects. I am the Bachelor of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. I would be very grateful if you consider my application. With respect, Kira Stan

От: г-жа Кира Стэн 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Кому: «Тренд&Фэшн» 9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345 12 июля 2017 года Уважаемые господа В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму. Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив. Я имею степень бакалавра управления и поэтому я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в Вашу компанию. Я была бы Вам очень благодарна, если Вы рассмотрите мое заявление. С уважением, Кира Стэн

Письмо-предложение (Commercial Offer)

Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.

Пример письма-предложения на английском

Перевод на русский

Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet Perfect Wedding 9034 South Street San Diego, CA USA, 90345 March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached. Yours sincerely, Mr Dean Hipp General Director

От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг 9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345 10 марта 2016 года Уважаемая г-жа Линнет Ваше свадебное агентство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садов мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре. С уважением, Дин Хипп, Генеральный директор

Письмо-жалоба (Letter of Complaint)

Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.

Пример письма-жалобы на английском

Перевод на русский

Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 April 25, 2017 Dear Sirs, I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days. Yours faithfully, Jack Lupin

От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Кому: Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 25 апреля 2017 года Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней. С уважением, Джек Люпин

Письмо–извинение (Letter of Apology)

Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.

Пример письма-извинения на английском

Перевод на русский

Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan April 28, 2017 Dear Mr Lupin, It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on April 24 was scratched. We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one. Yours sincerely, Mr Derek Smith General Manager

От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган 28 апреля 2017 года Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой. С уважением, Дерек Смит Генеральный менеджер

Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)

Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.

Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:

• Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
• Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
• Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.

Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.

Пример письма-соболезнования на английском

Перевод на русский

Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678. Sincerely, Ben Jones

Уважаемый г-н Смит Сегодня утром мы услышали печальную новость о смерти вашей жены … Все сотрудники нашего отдела выражают свою поддержку и соболезнования. Пожалуйста, не беспокойтесь о предстоящих проектах и встречах, которые появятся в следующем месяце. Если есть какой-либо отчет, который требуется, я получу его от других членов команды. Если есть что-то, чем мы можем вам помочь, пожалуйста, позвоните нам по телефону 12345678. С уважением, Бен Джонс

Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)

Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.

Пример письма-просьбы на английском

Перевод на русский

Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida June 28, 2016 Dear Sir or Madam I’d like to book a single room in your hotel from August 1 till August 10. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service? I am looking forward to your reply, Mr Ken Smith

От: г-на Кена Смита 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида 28 июня 2016 года Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля? С нетерпением жду Вашего ответа, Кен Смит

Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)

В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.

Пример письма-просьбы на английском

Перевод на русский

Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 June 30, 2016 Dear Mr Smith Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it’s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer. Yours sincerely, Jennifer Watson Sales Manager

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Кому: г-н Кен Смит 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 30 июня 2016 года Уважаемый г-н Смит Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них. С уважением, Дженнифер Уотсон Менеджер по продажам

Как написать деловое письмо на английском

Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.

Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.

Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.

Планирование делового письма на английском языке.

Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:

• Кому я пишу это письмо?
• Зачем я пишу это письмо?
• Нужно ли включать в письмо специфические детали?
• Необходим ли мне ответ на письмо?

Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Важно!

Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address).

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин.

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Как приветствовать на английском	Комментарий
Dear Mr. Smith,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Пример на английском	Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.	Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Деловое письмо на английском фразы, клише

Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться

Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.

Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом

Фраза на английском	Перевод на русский
It is very kind of you to	Очень любезно с Вашей стороны
We enclose	Мы прилагаем
We are sorry	Мы сожалеем
Unfortunately	К сожалению
With reference to your	Относительно Вашего
As you requested	По Вашей просьбе
According to	В соответствии с
Please let me know	Пожалуйста, сообщите мне
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon	Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение

Сокращения в бизнес переписке

Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах сокращения для бизнеса . Ниже приведены примеры наиболее распространенных из них.

Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.

Аббревиатура	Фраза полностью	Перевод на русский
AFAIK	as far as I know	насколько мне известно
BTW	by the way	кстати
COB	close of business	окончание рабочего дня
FYI	for your information	к Вашему сведению
JIT	just in time	вовремя
IOW	in other words	другими словами, иначе говоря
LT	lead time	время выполнения заказа
NRN	no reply needed	ответ не требуется
OTOH	on the other hand	с другой стороны
WIP	work in process	проект в стадии разработки
OS	Operating system	операционная система
OTL	Over The Line	сверх положенного

Адрес электронной почты на английском языке

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.

Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).

Вот несколько других примеров названий доменов:

• .biz – бизнес;
• .gov – правительственная организация;
• .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
• .pro – профессия (например, медицина, право)

Советуем Вам также руководствоваться этими принципами при создании своего рабочего электронного ящика.

Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

Деловое письмо на английском образец

Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.

Шаблон письма на английском

Перевод на русский

To: rgill@mail.biz CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company’s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, Director of the Aqua Ltd., Ekaterinburg, Russia aqva-ekb@email.com

Кому: rgill@mail.biz Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист Уважаемый господин Роджер Гилл, Ваша реклама в майском номере журнала Аквариумные растения представляет большой интерес для нас. Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен. Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями. Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо. Александр Попов, Директор ООО Аква, Екатеринбург, Россия, aqva-ekb@email.com

Советы при написании делового письма на английском языке

Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.

В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.

Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке

Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.

Одно письмо одному адресату.

Правила хорошего тона рекомендуют адресовать письмо одному корреспонденту. Делать рассылку для всех – можно только в тех случаях, когда на письмо «для всех» не ожидается ответа.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

Точность адресации.

Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.

Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:

• если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
• если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
• если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
• в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
• отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
• скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».

Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.

Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.

Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.

Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.

Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.

Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.

Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.

Сохраняйте историю переписки.

Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

Всегда проверяйте орфографию письма!

Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.

Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.

Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.

Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.

Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.

7 главных табу деловой переписки на английском языке

Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.

Табу №1 Писать пространно и ни о чем.

Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.

Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.

Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?

Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.

Табу № 2 Начинать с негатива

Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.

Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.

Табу № 3 Использовать сокращения

Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.

Приведем примеры таких фраз:

CU (рус. Увидимся)

thx/TX (рус. спасибо)

RUOK? (рус. Ты в порядке?)

FYI (рус. для сведения)

Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.

Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O :-<:-/ ?

Табу № 4 Забыть о вложениях

Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.

Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.

Полезные фразы:

We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)

We are sending you … under separate cover (рус. Мы отправляем вам … в отдельном документе)

Please enclose … with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите … с ответом)

Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)

Табу № 5 Шутить и иронизировать.

Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.

Табу № 6 Экспериментировать с форматом

Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.

Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.

Табу № 7 Панибратствовать

Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!

Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman, это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.

Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).

В заключение:

Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.

А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти Бизнес курс английского языка в нашей школе.