Word что такое таблица ссылок

Таблица ссылок применяется на Западе (в частности, в США) преимущественно для работы с юридическими документами. По своему функционалу таблица ссылок напоминает предметный указатель.

Внимание – Просьба не путать ссылки для таблицы ссылок с перекрестными ссылками и ссылками для предметного указателя. Это совершенно разные виды ссылок (и, соответственно, различные виды полей).

Для формирования таблицы ссылок используется группа Таблица ссылок (Table of Authorities), которая находится в версии Word 2010 в правой части вкладки Ссылки, рядом с группой Предметный указатель.

Группа Таблица ссылок (Table of Authorities) включает в себя три команды:
— Пометить ссылку (Mark Citation);
— Вставить таблицу ссылок (Insert Table of Authorities);
— Обновить таблицу ссылок (Update Table of Authorities).

Для начала работы с таблицей ссылок выделите текст, на основании которого будет сформирована ссылка, и нажмите на кнопку Пометить ссылку.
Откроется окно Определение элемента таблицы ссылок.

Выберите категорию в таблице ссылок в выпадающем списке Категория, при необходимости скорректируйте краткую форму ссылки в поле Краткая форма и нажмите на кнопку Пометить.

Виды категорий в выпадающем списке Категория не переведены на русский язык. В Word 2010 отображается шестнадцать категорий, из которых только семь имеют наименования (на английском языке).

Ниже приводится номера и типы категорий таблицы ссылок (перевод наименований категорий на русский язык – условный):
1. Cases – судебные дела, (юридические) прецеденты.
2. Statutes — законы, постановления.
3. Other Authorities – другие авторитетные источники (источники ссылок).
4. Rules – правила.
5. Treatises – трактаты.
6. Regulations – регламенты, предписания, распоряжения, директивы.
7. Constitutional Provisions – конституционные положения.

Остальные девять потенциальных категорий по умолчанию обозначаются номерами от 8 до 16.

Структура поля ссылки для таблицы ссылок имеет следующий вид:
{ TA l «[Выделенный текст]» s «[Краткая форма]» c [Номер категории] }
При этом TA – обозначение поля Table of Authorities.
Например: { TA l «Пометка ссылки Cases» s «Cases 1» c 1 }

Для сравнения, структура поля элемента предметного указателя проще: { XE «[Выделенный текст]» }, где XE – обозначение поля элемента предметного указателя. Например: { XE «Пометка элемента предметного указателя» }

Для корректировки перечня категорий нажмите на кнопку Категория… в окне Определение элемента таблицы ссылок. После этого будет открыто новое окно Изменение категории, с помощью которого можно заменить наименования категорий по умолчанию. Для этого нужно установить курсор на соответствующей строке, ввести новое наименование категории в поле Заменить на и нажать на кнопку Заменить.

После окончания работы с окном Изменение категории нажмите на кнопку OK.

В окне Определение элемента таблицы ссылок имеется также кнопка Следующий, которая позволяет найти в тексте следующее вхождение выделенного отрывка и перейти к нему.
По окончании работы с окном Определение элемента таблицы ссылок нажмите на кнопку Отмена.

После окончания пометки ссылок для таблицы ссылок установите курсор в нужное место и нажмите кнопку Вставить таблицу ссылок в той же группе на вкладке Ссылки.
Откроется окно Таблица ссылок.

Можно составить таблицу ссылок по всем категориям, выделив в поле Категории окна Таблица ссылок строку Все, или по одной из категорий, выделив в указанном поле нужную категорию. В последнем случае можно выделить только одну категорию.

Полученная таблица ссылок приобретет следующий вид:

Cases
Пометка ссылки Cases    1, 5
Statutes
Пометка ссылки Statutes    1

и т.д.

Для обновления таблицы ссылок можно использовать команду Обновить поле контекстного меню таблицы ссылок или кнопку Обновить таблицу ссылок на вкладке Ссылки.

Обратите внимание, что обновление таблицы ссылок производится по категориям. Если нужно обновить всю таблицу ссылок, то необходимо выделить все ее строки и затем произвести обновление.

Ниже приведена ссылка на файл настоящей статьи с иллюстрациями.

Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк — 41001162202962; на WebMoney — R581830807057.

ВикиЧтение

Офисный компьютер для женщин
Пастернак Евгения

Часто в тексте документа необходимо отметить, где находится объект связанный с конкретным текстом. Например, «Схему подсоединения водопроводного крана смотри на рисунке 10». То есть нам необходимо сделать ссылку на рисунок. Если в документе 5 рисунков, то можно и вручную подсчитать. А если рисунков 25? Ещё хуже, если собираем один большой документ из нескольких тоже немаленьких документов. Вот тут на помощь придёт Перекрестная ссылка.

Можно создать перекрестные ссылки на следующие элементы:

1. Абзац
2. Заголовок
3. Закладка (познакомимся с понятием Закладка позже)
4. Сноска (познакомимся с понятием Сноска позже)
5. Концевая сноска (познакомимся с понятием Концевая сноска позже)
6. Названия объектов

По окончании урока вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Если вы правильно сделали документ по итогам Урока 30, то откройте этот документ. Но можете воспользоваться этой ссылкой: Скачайте документ тут. Откройте документ. Поскольку работы со стилями на этом уроке не будет, то я закрыла область задач Стили.

1. Перекрестная ссылка на Название таблицы

Вы обратили внимание, что по тексту документа встречаются выражения «(см. )»? Я подготовила место для перекрестной ссылки.

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрестной ссылки:

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Названия → кнопка Добавить перекрестную ссылку):

На всякий случай я покажу, как выглядит эта кнопка в полноэкранном режиме:

Появляется диалоговое окно:

1. На какой фрагмент будет организована перекрёстная ссылка? Из выпадающего меню определяем тип перекрёстной ссылки. Перекрестную ссылку можно сделать на абзац, заголовок, закладку, сноску, рисунок, таблицу и т.д.
2. Что из себя будет представлять ссылка? Например, «номер страницы». Значит ссылка будет иметь вид номера страницы, на которой находится фрагмент. Или «текст абзаца». В этом случае перекрестная ссылка будет полностью повторять текст выбранного фрагмента.

На уроке 30 я рассказала вам, что такое Поле. Перекрестная ссылка – это тоже Поле. Например, текст «см. рис. 15» является перекрёстной ссылкой на название рисунка 15 , т.е. щелчок ЛМ по перекрестной ссылке отправляет нас непосредственно к названию рисунка. Если название рисунка 15 меняет номер по каким-то причинам, то перекрестная ссылка на этот рисунок тоже меняет номер. Причем, не важно в каком месте документа находится данный рисунок.

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне Перекрёстная ссылка следующие значения:

1. Тип ссылки – таблица
2. Вставить ссылку на – «Постоянная часть и номер» (зачем нам всё название целиком?), а что такое Постоянная часть и что такое номер см. Урок 29
3. Вставить как гиперссылку – оставляем
4. Для какого названия – выбираем Таблица 1. Виды нормативных актов (список всех названий таблиц программа составляет автоматически на основе имеющихся в документе названий таблиц, если мы, разумеется вставляли название при помощи диалогового окна «Вставить название», см. Урок 29)

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»:

Кнопка Отмена превратилась в копку Закрыть.

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

Итак, в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия таблицы:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на названия таблицы. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – таблица
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберите название таблицы, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Например:

2. Перекрёстная ссылка на Название рисунка

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрёстной ссылки:

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Перекрестные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Называния → кнопка Добавить перекрестную ссылку:

Появляется диалоговое окно «Перекрестные ссылки».

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне «Перекрестная ссылка» следующие значения:

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

И вот в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия рисунка:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на Названия рисунков. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – «рисунок»
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберите название рисунка, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Например:

Я старалась по всему тексту неустанно повторять: Название таблицы, Название рисунка. Если вы удалите рисунок, а название объекта оставите, то ссылка будет работать как ни в чём не бывало.

А теперь самое время посмотреть, как будет работать перекрёстная ссылка.

3. Обновление поля «Перекрестная ссылка»

Поставим сразу сложную задачу. При работе с документом мы выяснили, что глава 5 на самом деле должна быть главой 2. Вспоминаем Урок 28, где мы познакомились с навигацией по заголовкам. Перейдите в начало документа (нажмите одновременно клавиши на клавиатуре Ctrl+Home)

Шаг 1. Отрываем рабочую область Навигация. Лента Вид → группа команд Показ → флажковая кнопка Область навигации:

Получаем такую картину:

Очень неудобно перемещать главы, так как в области Навигация показаны Заголовки второго уровня. В результате список всех заголовков получился длинным. Но на уроке 28 мы научились справляться с этой проблемой

Шаг 2. В любом месте области задач Навигация щёлкаем ПМ и из контекстного меню выбираем команду Свернуть все:

Получаем такую картину:

Сразу работать стало удобнее.

Шаг 3. Перемещаем в области Навигация Главу 5 на второе место в списке (нажимаем ЛМ на название Главы 5 и, не отпуская левую клавишу мышки, перетаскиваем Главу 5 на второе место после главы 1):

Вы обратили внимание, что, как только мы нажали ЛМ по главе 5 в области Навигация, то курсор сразу перескочил на главу 5?

Любуемся результатом:

Но вместе с главой 5 мы перетащили рисунок, который сохранил свой номер.

Шаг 4. Выделяем весь документ одновременным нажатием клавиш с клавиатуры Ctrl+A и нажимаем функциональную кнопку F9, в результате чего появляется уже знакомое окно:

• Отмечаем радиоточку «обновить целиком»
• Нажимаем ОК

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит во второй раз. Ведь у нас два списка иллюстраций: перечень рисунков и перечень таблиц.

Любуемся результатом:

И название рисунка поменяло свою нумерацию, и перекрёстная ссылка «отработала» это изменение. Можете пройти по всему документу и убедиться, что нумерация рисунков и таблиц обновилась, также обновились перечни рисунков и таблиц.

Теперь вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Добавляйте названия объектов, меняйте главы местами, объединяйте документы в единый документ – вам теперь не страшно! Функциональная кнопка F9 вас никогда не подведёт!