Word auto text style

При наборе текста часто приходится заново набирать большие фрагменты текста. Например, название компании с реквизитами или подпись делового письма: фамилия, имя, номер мобильного телефона, адрес электронной почты. Можно, конечно, воспользоваться буфером обмена, то есть скопировать фрагмент текста в буфер обмена и потом вставлять в нужном месте, но это срабатывает только при непрерывном сеансе работы и при условии не переполнения буфера обмена. И здесь нам на помощь придёт такая замечательная функция, как «Автотекст».

По окончании этого урока вы сможете:

1. Занести текст в коллекцию «Автотекст»
2. Настроить кнопку вызова коллекции «Автотектст» на Панель быстрого доступа
3. Удалить стандартный блок из коллекции «Автотекст»

1. Основа для фрагмента текста

Шаг 1. Набираем собственный текст, который по вашему плану будет повторяться не только в одном документе:

Шаг 2. Форматируем текст, как можно красиво, чтобы произвести впечатление:

Я изменила гарнитуру шрифта, начертание, добавила линию интервал после абзаца, сделала абзационный отступ 7,75 см и вместо слов «телефон» и «адрес» применила значки-пиктограммы.

Маленькое лирическое отступление. Горизонтальные линии, применённые к месту, очень украшают документ. И очень часто пользователи просто берут автофигуру «Линия» из коллекции автофигур. А это приводит к нежелательным последствиям. Например, линия может убежать за пределы страницы. Лучше воспользоваться инструментом «Границы» (выделяем абзац, который будет дополнен горизонтальной линией) → лента Главная → группа команд Абзац → команда Граница → команда Граница и заливка из выпадающего меню):

Появляется диалоговое окно «Граница и заливка»:

1. Можно выбрать тип линии
2. Можно задать цвет линии
3. Можно задать толщину линии
4. Можно выбрать расположение линии (в нашем случае выбираем сверху)
5. Применить обязательно к абзацу и ОК

Обратите внимание: линия в точности повторяет ширину абзаца.

Если мы подведём курсор к линии, то курсор примет вид двойной стрелки. Перетягиванием курсора мы можем увеличить или уменьшить зазор между первой строчкой абзаца и линией. По сути, эта линия представляет собой осколок таблицы. А для нас главное, что линия намертво привязана к абзацу.

Возвращаемся к теме урока.

Шаг 3. Выделяем текст

Шаг 4. Заносим текст в коллекцию «Автотекст» (лента Вставка → группа команд Текст → команда Экспресс-блоки → команда Автотекст → команда Сохранить выделенный фрагмент текста в коллекцию «Автотекст» )

Шаг 5. Вносим данные нашего фрагмента в диалоговое окно «Создание нового стандартного блока»:

В данном случае оставляем все, как есть, но обращаем внимание, что сохраняется наш стандартный блок текста в шаблоне Normal. А это значит, что этот блок текста будет доступен для любого документа на вашем компьютере.

2. Кнопка вызова коллекции «Автотекст»

Шаг 1. Устанавливаем кнопку вызова коллекции «Автотекст» на Панель быстрого доступа (лента Вставка → группа команд Текст → команда Экспресс-блоки → ПМ на команде Автотекст → команда Добавить на панель быстрого доступа):

Шаг 2. Корректируем порядок расположения кнопок на Панели быстрого доступа (Урок 18 и Урок 19)

Шаг 3. Открываем любой документ, в котором необходимо применить наш новый стандартный блок текста и …:

Как видите, полностью сохранено форматирование фрагмента текста. Вставленный фрагмент никак не влияет на имеющиеся стили текста, чего не скажешь о буфере обмена.

Шаг 4. Я открыла другой документ, вошла режим колонтитулов и сохранила таблицу в коллекцию «Автотекст» (Пользуюсь только кнопкой на Панели быстрого доступа):

Шаг 5. И теперь применяю новый стандартный блок по мере необходимости:

3. Удаление стандартного блока из коллекции автотекст

Шаг 1. Команда «Автотекст» с панели быстрого доступа → выбор блока, который следует удалить → ПМ → из контекстного меню выбираем команду Упорядочение и удалить:

Шаг 2. После команд Удалить и Закрыть появляется рабочее окно, которое требует подтверждения «Удалить выделенный стандартный блок?»:

ОК.

Стандартные блоки очень помогают в создании унифицированных документов. Я создала собственную коллекцию различного оформления номеров страниц и титульных листов

Теперь вы сможете:

1. Занести текст в коллекцию «Автотекст»
2. Настроить кнопку вызова коллекции «Автотектст» на Панель быстрого доступа
3. Удалить стандартный блок из коллекции «Автотекст»

А попутно потренировались в украшении абзаца линиями.

Microsoft Word has been around for years. In fact, it’s one of the most used and trusted applications for word processing. Through the years, it has managed to keep up with the times–with technology, as well as what people need. Word offers an intuitive interface, as well as a richer, robust, and user-friendly feature that makes life and work easier. One of these features is formatting, which Word has a rich set of options that newbies can appreciate and experts can’t get enough of. Aside from the basics, which include applying a variety of text styles to documents, Word still retains its set of handy keyboard shortcuts to make formatting a breeze. Let’s take a look at how to set automatic text formatting for words and phrases in Word.

Manual Formatting Hassles

When it comes to formatting, things can get pretty tedious and repetitive even in Word, that is, if you don’t know the workaround to it. This is because formatting can be extensive, time-consuming, and meticulous work when done manually. This is true especially when it comes to editing large chunks of text or comprehensive documents, from technical papers to novels. You have to go through every paragraph and page, thoroughly looking at any deviation in your set format. Not doing this can result in a disjointed looking presentation.

This is exactly why Word has come out with automatic formatting features that take out the hassle off the equation.

Auto-Formatting Features in Word

With manual formatting, you have to go over each instance of formatting change to apply what needs to be done. This can take hours and even days for very extensive documents such as white papers and technical literature. And then, another whole set of changes may require you to do everything all over again.

With Word’s Auto-Formatting feature, called AutoCorrect, you can set your auto formats so that you don’t have to do everything. For example, you can auto-format underline, italics, or bold type on a particular word or phrase so that each time you type it in, MS Word will automatically do it for you. If you want to change this auto-format later on, you can still do so and the changes will automatically apply.

To do this, all you have to do is to type a word or phrase to be auto-formatted. Once done, format it the way you like it: bold, italic, smaller or bigger font size, different font face, different color, or whatever you want. Then, select the text and press the keyboard shortcut: Alt+T. With this, a small window will populate, after which you should tap the A key.

Here, the AutoCorrect window will open. Go to this tab. In the “Replace text as you type” section, select “Formatted text.” In the “Replace” box, enter the word or phrase you want to auto-format. Just remember that the word/phrase is case sensitive. When you’re done, simply click “Add” and then “Ok”.

Now, you can enjoy the convenience of having a word or phrase be defined with your specific formatting, thanks to AutoCorrect. This will apply to all your documents, so if you need a differently formatted document, remove your previous entries from autocorrect when you’re done.