Word access как работать


Загрузить PDF


Загрузить PDF

Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 1

    1

    Во вкладке «Файл» выберите «Новая». В базах данных можно хранить информацию различных форм. Вы можете создать пустую базу данных, пустую веб-базу данных, или выбрать любую из широкого ассортимента шаблонов.

    • Пустая база данных — это стандартная база данных программы Access, отлично подходит для локального использования. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
    • Веб-базы данных разработаны для применения вместе со встроенными инструментами Access для публикации в интернете. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
    • Шаблоны — это заранее построенные базы данных широкого спектра применения. Выбирайте шаблоны, если вы не хотите тратить слишком много времени, сводя структуру баз данных в единое целое.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 2

    2

    Назовите свою базу данных. Выбрав тип базы данных, назовите ее согласно предназначению. Это будет особенно полезно, если вы работаете одновременно с несколькими разными базами данных. Введите название в поле «Имя файла». Нажмите «Создать», чтобы сгенерировать новую базу данных.

    Реклама

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 3

    1

    Определите лучшую структуру для хранения вашей информации. Если создаете пустую базу данных, вам стоит заранее подумать, как организовать хранение своей информации и заранее добавить необходимую структуру. Существует несколько вариантов, как вы можете изменять и взаимодействовать со своими данными в Access:

    • Таблицы — основной вид хранения информации. Таблицы можно сравнить с таблицами Excel: все данные распределяются по строкам и столбцам. Именно поэтому импортировать информацию из Excel или других табличных редакторов относительно просто.
    • Формы — это способ внесения информации в базу данных. Используя таблицы, информацию в базу данных можно вносить напрямую, однако формы позволяют делать это более быстро и наглядно.
    • Отчеты позволяют подсчитывать и выводить информацию из базы данных. Отчеты нужны для анализа информации и для получения ответов на необходимые вопросы, например сколько прибыли было получено, или где находятся клиенты. Как правило, их используют для распечатки в бумажном виде.
    • Запросы необходимы для получения и сортировки информации. Запросами можно пользоваться для поиска определенных записей из нескольких таблиц. Их также можно использовать для создания и обновления информации.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 4

    2

    Создайте свою первую таблицу. Если речь идет о создании пустой базы данных, автоматически будет создана пустая таблица. Вводить туда данные можно вручную или копируя и вставляя из другого источника.

    • Каждую часть данных нужно вставлять в отдельную колонку (поле), в то время как каждую запись нужно начинать с новой строки. Например, каждая строка — это клиент, а каждая колонка — это отдельная информация об этом клиенте (имя, фамилия, электронная почта, телефон и прочее).
    • Вы можете переименовывать названия колонок, чтобы было понятнее, какое поле для чего предназначено. Дважды щелкните по заголовку колонки, чтобы изменить его название.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 5

    3

    Импортируйте информацию из другого источника. Если вы хотите импортировать информацию из файла поддерживаемого формата или определенного места, вы можете настроить Access на импорт информации и добавление в вашу базу данных. Это полезно для импорта информации с веб-сервера или из другого открытого источника.

    • Перейдите на вкладку «Внешние данные».
    • Выберите тип файла, который собираетесь импортировать. В разделе «Импорт и объединение» вы найдете несколько вариантов для выбора. Нажмите кнопку «больше», чтобы открыть еще больше вариантов выбора. ODBC — это протокол для подключения баз данных, например таких как SQL.
    • Укажите место расположения файла. Если файл расположен на сервере, вам нужно будет ввести адрес сервера.
    • В следующем окне выберите «Указать, как и где вы хотите сохранять данные в текущей базе данных». Нажмите «ОК». Следуйте инструкциям для импорта необходимой информации.

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 6

    4

    Добавьте еще таблицу. Разные записи следует хранить в разных базах данных. Так базы данных будут работать безошибочно. Например, в одной таблице будет содержаться информация о клиентах, в другой — о заказах. Затем вы сможете связать таблицу о клиентах с информацией в таблице о заказах.

    • В разделе «Создание» вкладки «Домой» нажмите кнопку создания таблицы. Новая таблица появится в вашей базе данных. Внесите нужную информацию так же, как делали это в первой таблице.

    Реклама

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 7

    1

    Узнайте, как работают ключи. В каждой таблице есть уникальный ключ для каждой записи. По умолчанию Access создает колонку имен, которая растет с каждым вводом. Это и есть первичный ключ. Таблицы также могут иметь внешние ключи. Это поля, связанные с другой таблицей в базе данных. Связанные поля содержат одну и ту же информацию.

    • Например, в таблице заказов у вас может быть поле «Имя клиента» для отслеживания, кто именно заказал определенный продукт. Вы можете создать связь этого поля с полем «Имя» в вашей таблице клиентов.
    • Создание связей позволяет улучшить целостность, эффективность и удобство чтения информации.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 8

    2

    Нажмите на вкладку «Работа с базами данных». Выберите «Схема данных». Откроется окно с обзором всех таблиц в базе данных. Каждое поле будет указано под названием его таблицы.

    • Прежде чем создавать связь, необходимо создать поле для внешних ключей. Например, если вы хотите использовать «Идентификатор клиента» в таблице заказов, создайте поле под именем «Клиент» и оставьте его пустым. Оно должно быть такого же формата, как и то, с которым вы устанавливаете связь (в этом случае числа).

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 9

    3

    Перетащите поле, которое вы хотите использовать как внешний ключ. Переместите его в заранее приготовленное поле для внешнего ключа. Нажмите «Создание» в появившемся окне, чтобы создать связь между полями. Появится линия между двух таблиц, связав тем самым поля.

    • При создании связей установите флажок в графе «Обеспечить целостность данных». Данная функция позволяет вносить изменения во второе поле при изменении первого, что исключает неточность данных.

    Реклама

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 10

    1

    Поймите роль запросов. Запрос — это действие, которое позволяет быстро посмотреть, добавить или изменить информацию в базе данных. Существует большой выбор запросов, начиная от простого поиска и заканчивая созданием новых таблиц, основанных на имеющейся информации. Запросы — это необходимый инструмент для подготовки отчетов.[1]

    • Запросы разделяются на два главных вида: «Выбор» или «Действие». Запросы на выборку позволяют извлекать информацию из таблиц и делать вычисления. Запросы действия позволяют добавлять, изменять и удалять данные из таблиц.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 11

    2

    Воспользуйтесь мастером запросов, чтобы создать запрос на выборку. Если вы хотите создать базовый запрос на выборку, воспользуйтесь мастером запросов, чтобы он шаг за шагом помог вам в этом. Вы можете найти мастер запросов во вкладке «Создание». Он позволяет находить нужные поля в таблице.

    Реклама

Создание запроса на выборку по критериям

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 12

    1

    Откройте инструмент «Конструктор запросов». Вы можете использовать критерии поиска, чтобы сузить выбор и выводить только нужную информацию. Для начала нажмите на вкладку «Создание» и выберите инструмент «Конструктор запросов».

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 13

    2

    Выберите таблицу. Откроется окно выбора таблиц. Дважды щелкните по нужной таблице для запроса, а затем нажмите «Закрыть».

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 14

    3

    Добавляйте поля, из которых нужно получить данные. Дважды щелкните по каждому полю, чтобы добавить их в запрос. Эти поля будут добавляться в сетку конструктора.

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 15

    4

    Добавьте собственные критерии. Вы можете использовать разные виды критериев, такие как текст или функции. Например, если вы хотите отобразить цены выше, чем 5000 рублей в поле «Цены», введите >=5000, чтобы добавить этот критерий. Если вы хотите найти клиентов только из России, введите Россия в поле критериев.

    • В одном запросе можно использовать несколько критериев.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 16

    5

    Нажмите «Выполнить», чтобы увидеть результаты. Кнопка «Выполнить» в виде восклицательного знака находится во вкладке «Конструктор». Результаты запроса будут выведены в отдельное окно. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить результаты запроса.

    Реклама

Создание выборного запроса по параметрам

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 17

    1

    Откройте инструмент «Конструктор запросов». Запрос по параметрам позволит вам установить, какие именно результаты вы хотите видеть каждый раз, когда делаете запрос. Например, если в вашей базе данных есть клиенты из разных городов, вы можете настроить запрос по параметрам, чтобы выводить результаты для определенного города.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 18

    2

    Создайте запрос на выборку и выберите таблицу(-ы). Добавляйте поля для отбора путем двойного клика в общем обзоре таблицы.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 19

    3

    Добавляйте параметр в раздел критериев. Параметры разделены между собой скобками «[]». Текст внутри скобок будет выведен в строку, которая появится во время проведения запроса. Например, для запроса города кликните по ячейке критериев в поле города и введите [Какой город?].

    • Параметр может заканчиваться на «?» или «:», но не «!» или «.»

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 20

    4

    Сделайте запрос по множеству параметров. Вы можете использовать несколько параметров , чтобы создать поисковый запрос. Например, в поле «Дата» можно ввести диапазон дат, введя Между [Введите начальную дату:] И [Введите дату окончания:]. В результате запроса вы получите две строки. [2]

    Реклама

Создание запроса на создание таблицы

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 21

    1

    Во вкладке «Создание» нажмите «Конструктор запросов». Вы можете использовать запросы для получения выбранной информации из уже существующих таблиц или можете создавать новые таблицы с этой информацией. Это будет особенно полезно, если вы хотите поделиться какой-либо частью базы данных или создать особые формы для подразделов вашей базы данных. Для начала вам нужно создать обычный запрос на выборку.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 22

    2

    Выберите таблицу(-ы) из которых вы хотите извлечь данные. Дважды щелкните по таблице, из которой необходимо извлечь информацию. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 23

    3

    Выберите поля, из которых нужно извлечь данные. Дважды щелкните по каждому полю для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 24

    4

    Выставьте необходимые критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Перейдите в раздел «Создание запроса на выборку по критериям» выше за более подробной информацией.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 25

    5

    Протестируйте запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он извлекает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

  6. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 26

    6

    Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос, вы сможете использовать его снова, затем перейдите на вкладку «Конструктор».

  7. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 27

    7

    Нажмите на кнопку «Создать таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите «ОК».

  8. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 28

    8

    Нажмите кнопку «Выполнить». Согласно установленным запросам будет создана новая таблица. Таблица появится в колонке навигации слева.

    Реклама

Создание запроса на добавление

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 29

    1

    Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана в другой таблице. Это полезно, когда необходимо добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 30

    2

    Нажмите кнопку «Добавление» во вкладке «Конструктор». Откроется диалоговое окно. Выберите в нем таблицу, которую нужно дополнить.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 31

    3

    Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали добавляемой информации. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените это значение согласно добавляемой информации, например «2011».

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 32

    4

    Выберите, куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете данные в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы вносите изменения, приведенные выше, информацию следует добавить в поле «Год» на каждой строчке.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 33

    5

    Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Конструктор». Запрос будет проведен и информация будет добавлена в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться в правильности введенных данных.

    Реклама

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 34

    1

    Выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Формы отображают данные по каждому полю и позволяют с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы — необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации; большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 35

    2

    Нажмите кнопку «Форма» во вкладке «Создание». Будет автоматически создана форма, основанная на данных из таблице. Программа Access автоматически создает поля с нужным размером, но по желанию их всегда можно изменить или сдвинуть.

    • Если вы не хотите отображать определенное поле в форме, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».
    • Если таблицы связаны между собой, над каждой записью появится описание, отображающее объединенные данные. Так редактировать эти данные гораздо проще. Например, каждому торговому представителю можно приписать базу клиентов.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 36

    3

    Перемещайтесь по новой форме. Указатели в форме стрелок позволяют перемещаться от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи.

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 37

    4

    Нажмите кнопку описания, чтобы воспользоваться таблицей. Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения выбранной таблицы с помощью форм.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 38

    5

    Внесите изменения в существующие записи. Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, то же произойдет и во всех связанных таблицах.

  6. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 39

    6

    Вносите новые записи. Нажмите «Добавить запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.

  7. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 40

    7

    Сохраните форму, когда закончите работу с ней. Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S; вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.[3]

    Реклама

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 41

    1

    Выберите таблицу или запрос. Отчеты позволяют быстро отобразить сводку по нужным данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из таблиц или запросов, созданных вами ранее.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 42

    2

    Нажмите вкладку «Создание». Выберите тип необходимого отчета. Существует несколько разных путей создания отчетов. Access может сделать отчет для вас автоматически, либо создайте его самостоятельно.

    • Отчет — будет создан автоотчет, использующий всю доступную информацию из вашего источника. Ничего не будет сгруппировано, но для небольших баз данных вполне подойдет.
    • Пустой отчет — будет создан пустой отчет, который вы сами сможете заполнить нужными данными. Вы сможете выбирать информацию из любого доступного поля, чтобы создать необходимый отчет.
    • Мастер отчетов поможет вам пройти через процесс создания отчета, позволяя выбирать и группировать данные, а затем редактировать подходящим образом.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 43

    3

    Выберите источник для пустого отчета. Если вы выбрали создание пустого отчета, вам нужно указать для него источник. Сначала нажмите вкладку «Упорядочить», а затем перейдите в «Свойства». Для этого также можно нажать Alt + Enter.

    • Нажмите на стрелочку рядом с полем «Источник записей». Появится список всех доступных таблиц и запросов. Выберите один, и он будет отнесен к отчету.

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 44

    4

    Добавьте поля в отчет. Указав источник, добавьте поля из него в свой отчет. Нажмите вкладку «Формат», затем нажмите «Добавить существующие поля». Список полей доступен в правой части.

    • Нажмите и переместите поля, которые необходимо добавить в раздел «Конструктор». Запись появится в отчете. При добавлении дополнительных полей они будут добавляться автоматически к уже существующим.
    • Вы можете изменять размер полей путем нажатия на грани и перемещения указателя.
    • Удаляйте поля из отчета, выделив заголовок и нажав кнопку «Удалить».

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 45

    5

    Добавляйте группы в свой отчет. Группы позволяют быстро разбираться в информации из отчета, поскольку все подается в организованном виде. К примеру, если вам необходимо создать группы для продаж по региону или с привязкой к продавцу, все это можно сделать с помощью группировки.

    • На вкладке «Конструктор», выберите «Группировка».
    • Правой кнопкой мыши щелкните по части поля, которое вы хотите добавить в группу. Выберите «Сгруппировать» из меню.
    • Появится заголовок для группы. Вы можете изменять заголовок на любой желаемый.

  6. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 46

    6

    Сохраните и поделитесь своим отчетом. Как только отчет будет готов, вы можете сохранить его и распечатать как любой документ. Используйте его, чтобы рассказать об эффективности компании инвесторам, поделиться контактной информацией с работниками и для других целей.

    Реклама

Советы

  • Microsoft Access открывается в режиме скрытой информации, в котором находятся опции, позволяющие вам открывать существующие базы данных, создавать новые и получать доступ к командам для редактирования любых ваших баз.

Реклама

Предупреждения

  • Некоторые возможности Access не всегда доступны — все зависит от типа созданной вами базы данных. Например, нельзя предоставить доступ к базе данных, созданной для использования оффлайн, а некоторые возможности оффлайн баз, например, суммарное число запросов, не будут работать в веб-базе данных.

Реклама

Источники

Об этой статье

Эту страницу просматривали 285 618 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

В этой статье описаны элементы пользовательского интерфейса Access и ссылки на дополнительные сведения об этих элементах и о том, как настроить интерфейс.

В этой статье

  • Общие сведения

  • Представление Backstage

  • Лента

  • Область навигации

  • Документы с вкладками

  • Строка состояния

  • Mini toolbar

Общие сведения

В пользовательском интерфейсе Access есть три основных компонента:

  • Лента    — полоса вкладок в верхней части окна программы, которая содержит группы команд.

  • Представление Backstage    — это набор команд, которые вы видите на вкладке «Файл» на ленте.

  • Область навигации    — это левая часть окна программы Access, которая позволяет работать с объектами базы данных. 

Эти три элемента обеспечивают среду, в которой создаются и используются базы данных.

Лента

Лента является основной заменой меню и панели инструментов. В основном она состоит из вкладок с группами кнопок.

На ленте есть основные вкладки, которые группировать часто используемые команды, контекстные вкладки, которые отображаются только при их использовании, и небольшая панель инструментов, которую можно настроить с помощью избранных команд.

Некоторые кнопки на вкладке ленты предоставляют вам коллекции вариантов, а другие запускают команды.

Представление Backstage

Представление Backstage содержит команды и сведения, которые применяются во всей базе данных, например для сжатия и восстановления,а также команды, которые в более ранних версиях были в меню «Файл», например «Печать».

Область навигации

С помощью области навигации можно систематизировать объекты базы данных, что является основным средством открытия или изменения ее оформления.

В области навигации есть категории и группы. Вы можете выбрать один из множества вариантов организации, а также создать собственную организационную схему в области навигации. По умолчанию в новой базе данных используется категория «Тип объекта», которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория «Тип объекта» организована для объектов базы данных так же, как окно базы данных, отображаемое по умолчанию в более ранних версиях.

Вы можете свернуть или скрыть ее, но не скрыть ее, открыв объекты базы данных перед ней.

Представление Backstage

Представление Backstage занимает вкладку «Файл» на ленте и содержит множество команд. Представление Backstage также содержит другие команды, которые применяются к всему файлу базы данных. Если открыть Access, но не базу данных (например, открыть Access из меню «Пуск» Windows), откроется представление Backstage.

В представлении Backstage можно создать новую базу данных, открыть существующую и выполнить много задач обслуживания файлов и баз данных.

Создание пустой базы данных

  1. Запустите Access из меню «Пуск» или сочетания клавиш.

    Появится представление Backstage.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • Создание веб-базы данных

      1. В области «Доступные шаблоны»выберите «Пустая веб-база данных».

      2. В правой области в поле «Пустая веб-база данных» введите имя файла базы данных в поле «Имя файла» или используйте то, которое вам нужно.

      3. Нажмите кнопку Создать.

        Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.

    • Создание базы данных рабочего стола

      1. В области «Доступные шаблоны»выберите «Пустая база данных».

      2. В области «Пустая база данных» введите имя файла базы данных в поле «Имя файла» или используйте нужное имя.

      3. Нажмите кнопку Создать.

        Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.

В Access есть несколько шаблонов с продуктом, и вы можете скачать дополнительные шаблоны из Office.com. Шаблон Access — это стандартная база данных с профессионально оформленными таблицами, формами и отчетами. Шаблоны дают большое начало при создании базы данных.

Создание базы данных на базе образца шаблона

  1. Запустите Access из меню «Пуск» или сочетания клавиш.

    Появится представление Backstage.

  2. Щелкните «Образцы шаблонов»и просмотрите доступные шаблоны.

  3. Когда вы найдете нужный шаблон, щелкните его.

  4. В поле «Имя файла» справа введите имя файла или используйте его.

  5. Нажмите кнопку Создать.

    Access создаст базу данных на базе шаблона и откроет ее.

Вы можете скачать дополнительные шаблоны Access office.com непосредственно из представления Backstage.

Создание базы данных на Office.com шаблона

  1. Запустите Access из меню «Пуск» или сочетания клавиш.

    Появится представление Backstage.

  2. В Office.com шаблонов щелкните категорию, а затем, когда появятся шаблоны из этой категории, выберите шаблон.

    Примечание: Вы также можете найти шаблон с помощью предоставленного поле поиска.

  3. В поле «Имя файла» введите имя файла или используйте его.

  4. Нажмите кнопку Скачать.

    Access автоматически скачивает шаблон, создает базу данных на его основе, сохраняет его в папке «Документы» (например, в папке «Мои документы») и открывает базу данных.

Когда вы открываете (или создаете и открываете) базу данных, Access добавляет имя файла и ее расположение во внутренний список последних использованных документов. Этот список отображается на вкладке «Последние» представления Backstage, так что вы можете легко открыть последние использованные базы данных.

Открытие недавно использованной базы данных

  1. Запустите Access.

  2. В представлении Backstage щелкните «Последние»и выберите базу данных, которую вы хотите открыть.

    Access откроет базу данных.

Открытие базы данных в представлении Backstage

  1. Запустите Access.

  2. Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне «Открыть» найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку «Открыть».

    Откроется база данных.

К началу страницы

Лента

Лента является основной заменой меню и панели инструментов и предоставляет основной интерфейс команд в Access. Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что она объединяет в одном месте те задачи или точки входа, которые использовались для отображения меню, панели инструментов, области задач и других компонентов пользовательского интерфейса. Таким образом, вы сможете искать команды в одном месте, а не в разных местах.

Когда вы открываете базу данных, лента отображается в верхней части главного окна Access, где команды отображаются на активной вкладке.

Лента Access

Лента содержит набор вкладок с командами. В Access основными вкладками команд являются «Файл», «Главная»,«Создание»,«Внешниеданные» и «Средства управления базами данных». Каждая вкладка содержит группы связанных команд, и в этих группах находятся новые элементы пользовательского интерфейса, такие как коллекции — новый тип элемента управления, который визуально представляет варианты выбора.

Команды, доступные на ленте, также отражают текущий активный объект. Например, если в таблице, открытой в представлении таблицы, при нажатии кнопки «Форма» на вкладке «Создание» в группе «Формы» будет создаваться форма на основе активной таблицы. Таким образом, имя активной таблицы ввели в свойстве RecordSource новой формы. Кроме того, некоторые вкладки ленты отображаются только в определенных контекстах. Например, вкладка «Конструктор» появляется только в том случае, если объект открыт в конструкторе.

Для этого можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш, которые были доступны в предыдущих версиях Access, по-прежнему работают. Система клавиатурного доступа заменяет ускорители меню в более ранних версиях Access. В этой системе используются небольшие индикаторы с одной буквой или сочетанием букв, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают, какие сочетания клавиш активют нижеуголнее.

Выбрав вкладку команды, можно просмотреть доступные на нее команды.

Выбор вкладки команды

  1. Запустите Access.

  2. Откройте нужную вкладку.

-или-

  1. Запустите Access.

  2. Нажмите и отпустите клавишу ALT.

    Появятся подсказки клавиатуры.

  3. Нажмите клавиши, показанные на подсказке клавиатуры, или ближе всего к нужной вкладке команд.

Выполнить команду можно различными способами. Самый быстрый и прямой маршрут — использование сочетания клавиш, связанного с командой.

Дополнительные сведения о сочетаниях клавиш см. в сочетаниях клавиш в Access.

Выполнение команды

  1. Запустите Access.

  2. Щелкните соответствующую вкладку для команды. В следующей таблице показаны выборки с выборками вкладок и командами, доступными на каждой вкладке. Доступные вкладки и команды зависят от того, что вы делаете.

Вкладка «Команды»

Часто вещей, которые можно сделать

HOME

Выберите другое представление.

Копирование и копирование из буфера обмена.

Установите текущие характеристики шрифта.

Настройка текущего выравнивания шрифта.

Применение форматирования текста к полю МЕМО.

Работа с записями («Обновить», «Новое», «Сохранить», «Удалить», «Итоги», «Орфография», «Другое»).

Сортировка и фильтрация записей.

Поиск записей.

Создание

Создайте пустую таблицу.

Создайте таблицу на ее шаблоне.

Создайте список на сайте SharePoint и таблицу в текущей базе данных, связанную с созданным списком.

Создайте пустую таблицу в конструкторе.

Создайте форму на основе активной таблицы или запроса.

Создайте новую таблицу или диаграмму.

Создайте новый отчет на основе активной таблицы или запроса.

Создайте новый запрос, макрос, модуль или модуль класса.

Внешние данные

Импорт внешних данных или связывать их с данными.

Экспорт данных.

Сбор и обновление данных по электронной почте.

Создавать сохраненные импорты и сохраненные экспорты.

Запустите диспетчер связанных таблиц.

Инструменты для работы с базами данных

Перемещение некоторых или всех частей базы данных на новый или существующий сайт SharePoint.

Запустите Visual Basic или запустите макрос.

Создание и просмотр связей между таблицами.

Показать или скрыть зависимости объектов.

Запустите документер базы данных или проанализируйте производительность.

Перемещение данных в Microsoft SQL Server или в базу данных Access (только таблицы).

Управление надстройами Access.

Создание или изменение модуля Visual Basic для приложений (VBA).

  1. Щелкните один из хим. Кроме того, если вы знаете сочетания клавиш для команды из более ранней версии Access, введите его с помощью клавиатуры.

    -или-

    Нажмите и отпустите клавишу ALT.

    Появятся клавиши доступа.

    Нажмите клавиши, показанные в подсказке клавиатуры, связанной с нужной командой.

Контекстные вкладки команд

Кроме стандартных вкладок команд, в Access также доступны контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть объекта, с которым вы работаете и что вы делаете) рядом со стандартными вкладками команд могут появиться одна или несколько контекстных вкладок команд.

Контекстные вкладки

Активация контекстной вкладки команды

  • Щелкните контекстную вкладку команды.

-или-

  1. Нажмите и отпустите клавишу ALT.

    Появятся клавиши доступа.

  2. Нажмите клавиши, показанные в клавише доступа, которая отображается в контекстной вкладке или ближе всего к ней.

Контекстные вкладки команд содержат команды и функции, необходимые для работы в определенном контексте. Например, если таблица открыта в конструкторе, контекстные вкладки содержат команды, которые применяются только при работе с таблицей в этом представлении. В качестве еще одного примера при открытие таблицы в конструкторе рядом с вкладками «Дополнительные средства» появляется контекстная вкладка «Конструктор». Если щелкнуть вкладку «Конструктор», на ленте будут показаны команды, доступные только в том случае, если объект находится в конструкторе.

«Коллекций»    

На ленте также используется тип управления, называемый галереей. Эта система предназначена для того, чтобы привлечь ваше внимание к нужному результату. Вместо того чтобы просто показывать команды, в коллекции показан результат их применения. Вы можете визуально просматривать и просматривать возможности Access 2010, сосредоточившись на результатах, а не только на командах.

Коллекция полей

Они могут быть разных фигур и размеров. На ленте есть макет сетки, представление в меню, которое пропадет, и даже макет на ленте, в который помещается содержимое коллекции.

Скрытие ленты

Иногда может потребоваться немного больше места для выделять место для работы. Поэтому ленту можно свернуть, чтобы оставалась только полоса с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команды. Чтобы снова от показать его, еще раз дважды щелкните активную вкладку команды.

Скрытие и восстановление ленты

  1. Дважды щелкните активную вкладку команды (активная вкладка является выделенной).

  2. Дважды щелкните активную вкладку команды еще раз, чтобы восстановить ленту.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа — это панель инструментов, смежная с лентой, позволяющая получать доступ к командам одним щелчком мыши. По умолчанию к таким командам относятся команды «Сохранить», «Отменить» и «Отменить», а также настроить панель быстрого доступа, чтобы включить в нее другие часто частоиспользные команды. Вы также можете изменить расположение панели инструментов и от размера по умолчанию к большому. Рядом с вкладками команд на ленте появится небольшая панель инструментов. При переключении в большой размер панель инструментов появляется под лентой и расширяет ее полную ширину.

Панель быстрого доступа

Настройка панели быстрого доступа

  1. Щелкните правую стрелку вниз на панели инструментов.

  2. В области «Настройка панели быстрого доступа»выберите команду, которую вы хотите добавить, и все готово.

    Если команды нет в списке, нажмите кнопку «Другиекоманды» и перейдите к следующему шагу этой процедуры.

  3. В диалоговом окне «Параметры Access» выберите команду или команды, которые вы хотите добавить, а затем нажмите кнопку «Добавить».

  4. Чтобы удалить команду, выделите ее в списке справа и нажмите кнопку «Удалить». Также можно дважды щелкнуть команду в списке.

  5. По завершении нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Область навигации

Когда вы открываете базу данных или создаете новую, имена объектов базы данных отображаются в области навигации. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макрос и модули.

Область навигации базы данных "Борей 2007"

Чтобы открыть объект базы данных или применить команду к объекту базы данных, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню элемент меню. Команды в контекстном меню зависят от типа объекта.

Открытие объекта базы данных, например таблицы, формы или отчета

  • Дважды щелкните объект в области навигации.

    -или-

    В области навигации выберите объект и нажмите ввод.

    -или-

  • В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Открыть».

Обратите внимание, что в диалоговом окне «Параметры переходов» можно настроить параметры открытия объектов одним щелчком мыши.

В области навигации объекты базы данных делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории предопределяются, и вы можете создавать собственные настраиваемые группы.

По умолчанию при открытие базы данных, в том числе баз данных, созданных в более ранних версиях Access, области навигации появляются. Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию не появлялись области навигации, установив параметр программы. Ниже объясняется, как следует предпринимать каждое действие.

Показ или скрытие области навигации    

  • Нажмите кнопку в правом верхнем углу области навигации (или Кнопка открытия и закрытия границы области навигации в Accessклавишу F11).

Предотвращение появления области навигации по умолчанию

  1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

    Откроется диалоговое окно Параметры Access.

  2. В левой области выберите «Текущая база данных».

  3. В области навигацииотобразить поле навигации, а затем нажмите кнопку «ОК».

Дополнительные сведения об области навигации см. в статье «Просмотр объектов и управление ими с помощью области навигации».

К началу страницы

Документы с вкладками

Для ежедневного интерактивного использования, возможно, вы предпочитаете интерфейс документов с вкладками. Вы можете включить или отключить документы со вкладками, наключив параметры Access (см. статью «Показать или скрыть вкладки документов» далее в этой статье). Однако если вы измените параметры документа со вкладками, вам необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы новые параметры вступили в силу.

Вкладки объектов в Access 2007

Показ и скрытие вкладок документа

  1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

    Откроется диалоговое окно Параметры Access.

  2. В левой области выберите «Текущая база данных».

  3. В разделе «Параметры приложений» в разделе «Параметры окна документа»выберите «Документы со вкладками».

  4. Чтобы отобразить вкладки документов, выберите или отобразить их. Если снять его, вкладки документа будут отключены.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Примечания: 

    • Вкладки документов отображаются для каждого параметра базы данных. Этот набор следует настроить для каждой базы данных по отдельности.

    • После изменения параметра «Вкладки документов для отображения» необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.

    • Новые базы данных, созданные с помощью вкладок документов Access, по умолчанию отображаются.

    • По умолчанию в базах данных, созданных в более ранней версии Access, используются перекрывающиеся окна.

К началу страницы

Строка состояния

В нижней части окна можно отобразить строку состояния. В этом стандартном элементе пользовательского интерфейса по-прежнему можно искать сообщения о состоянии, подсказки свойств, индикаторы выполнения и так далее. В панели состояния также есть две стандартные функции, которые также можно увидеть в панели состояния других программ Office: переключение представлений и окон и изменение масштаба.

С помощью элементов управления, доступных в панели состояния, можно быстро переключаться между доступными представлениями. Если вы просматриваете объект, который поддерживает переменную степень масштабирования, вы можете настроить масштаб с помощью ползуна в панели состояния.

В диалоговом окне «Параметры Access» можно включить или отключить ее.

Показ или скрытие панели состояния

  1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

    Откроется диалоговое окно Параметры Access.

  2. В левой области выберите «Текущая база данных».

  3. В окне «Параметрыприложений» выберите или сберегуйте параметры отображения панели состояния. При этом отключается отображение панели состояния.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Mini toolbar

Вам будет проще форматирование текста с помощью мини-панели инструментов. При выборе текста для форматирования над его текстом автоматически появляется мини-панель инструментов. Если вы переместите указатель мыши ближе к мини-панели инструментов, мини-панель инструментов затухнет и вы можете применить полужирное наитие, курсив, размер шрифта, цвет и так далее. При переходе указателя от мини-панели инструментов мини-панель инструментов исчезает. Если вы не хотите использовать мини-панель инструментов для применения к выделениям форматирования текста, просто переместите указатель на несколько пикселей. Мини-панель инструментов исчезнет.

Mini toolbar

Форматирование текста с помощью мини-панели инструментов

  1. Вы выберите текст для форматирование.

    Мини-панель инструментов появится над текстом.

  2. Применение форматирования с помощью мини-панели инструментов.

К началу страницы

Источник

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
    Создание базы данных в Access 2007

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
    Инициализация полей

    Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

  1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
    Схема данных

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков”; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» – из какой таблицы, «WHERE Адрес = “Харьков”» – условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
    Результат выборки

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков” AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» – типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

    Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

  4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
    Добавление группировки
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
    Выбор вида макета
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

    Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

  8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
    Редактирование отчета
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Источник

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Создание и наполнение баз данных Access

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Выбор шаблона баз данных

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

  1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
  2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
  3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
  4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Конструктор Access

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Внешние данные Access

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

  1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
  2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

  1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
  2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
  3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Конструктор отчета в Access

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Источник


Download Article

Create and manage databases with ease


Download Article

  • Creating a Database

    • |

  • Creating Tables

    • |

  • Importing Data

    • |

  • Setting Table Relationships

    • |

  • Making Queries

    • |

  • Creating a Make Table Query =

    • |

  • Creating Forms

    • |

  • Creating Reports

    • |

  • Q&A

    • |

  • Tips

    • |

  • Warnings

Microsoft Access is a database management program that allows anyone to easily create, edit, and maintain a database of information. Access, which is a part of Microsoft Office (now Microsoft 365), is suitable for anything from small projects to large business processes, and is a very visual program. This makes Access great for performing data entry, as you don’t need to create complex tables and spreadsheets the way you might in Microsoft Excel. Follow along as this wikiHow article teaches you everything you need to know about Microsoft Access.

Things You Should Know

  • When you create a database, you’ll add your data to tables. Each table has columns (fields) and rows (records).
  • You can run queries to filter, modify, or delete data in tables. You can also run reports to summarize the data to fit your needs.
  • Create forms to easily look up and add new data.

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 1

    1

    Click the File tab and Select New. The database is what will contain all of your data in its various forms. You can choose to create a blank database from scratch, or choose from a variety of templates.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 2

    2

    Select a template or choose Blank database. A blank database is a standard Access database and is good for local use. Creating a blank database will create one table as well. You can click any of the templates to see a preview and learn more about its capabilities.[1]

    • Templates are pre-built database structures designed for a wide range of uses, such as task management, inventories, student data, and project management.

    Advertisement

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 2

    3

    Name your database and click Create. You can also change your file’s save location at this time, or stick with the default folder created for Microsoft Access.

    • Depending on which template you selected (if applicable), you may be prompted to create a login for your database. You can add a secure login to any database upon creation.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 3

    4

    Understanding Access files. An Access database is a file that stores all of your database information. Within the database, you can store and work with data in various ways.

    • Tables: This is the main way that data is stored in your database. Tables can be compared to spreadsheets in Excel: the data is organized in rows and columns. Because of this, importing data from Excel and other spreadsheet programs is a relatively straightforward process.
    • Forms: You can create and use forms to add, view, and edit any data in a table.
    • Reports: These summarize and display the data in your database. Reports are for analyzing data and returning answers to specific questions, such as how much profit was made, or where customers are located. These are usually designed to be printed or shared with others.
    • Queries: Queries are used to retrieve and filter your data. You can use queries to display specific entries from multiple tables. You can also use queries to create and update data.

    5. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 4

    1

    Create a table. When adding data to your database, you’ll want to create one table for each type of data you’re tracking.[2]
     For example, you can list your customer contact information in one table, and products for sale in another. If you are starting with a blank database, you will automatically begin with one blank table. You can begin entering your data into this table, either by hand or by copying and pasting from another source.

    • To create a new table, click the Create tab, then click Table. You can also click Table Design on the same tab to create a table in Design View, which gives you more control over your table design.[3]

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 6

    2

    Add fields to the table. Fields are essentially column headers that contain a single type of data, such as name, age, or address.[4]
     Each field has a data type, e.g., «Short Text,» «Currency,» or «Long Date,» which applies to the values in that field (in other words, the values of the column). To name a field, double-click it, then type a name.

    • You can set the data type for a selected field by clicking the Table Fields menu at the top, choosing More Fields, and then clicking the preferred data type.[5]
    • For example, if you create a field called «Phone» for customer phone numbers, you’ll want to set the data type to «Phone» so the proper phone number format applies to the data in the column.
    • The ID field, which is the first column, is used to store keys that uniquely identify each row (record) of data in your Access database.[6]
       To learn more about the keys and the ID field, see Setting Table Relationships.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 7

    3

    Add field values. Field values are the individual pieces of data added to fields. Each «cell» is a field value that contains information relative to the field (column) it’s in. For example, if the field is «Phone,» each field value in that column will be a different phone number.

    • Each row is called a record. As you generate new records by adding fields, an ID number will appear in the ID column. You can use that ID number to reference that particular record.

    4. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 5

    1

    Click the External Data tab. If you want to import from a supported file or location, you can set Access to grab the information and add it to your database. This is useful for grabbing data off of a web server or some other shared resource:

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 9

    2

    Select the file type that you are importing. In the «Import & Link» section, you will see a few options for data types. If you do not see the type you need, click New Data Source (Microsoft 365) or More to view additional options. [7]

    • You can import data From File (Excel spreadsheets, HTML, XML, & text), From Database (Access, SQL Server, Azure Database, or a dBASE file), From Online Services (Dataverse, Sharepoint, or Data Services), or From Other Sources (ODBC Database and Outlook Folder).
    • Once you select a source, the Get External Data wizard will expand.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 10

    3

    Select the location of your data. Click Browse to select a file, or enter the address of the location that contains the data you want to import.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 11

    4

    Choose how to import the data and click OK.

    • To import the data, select Import the source data into a new table in the current database. A new table will be created for the selected data unless you already have a table with the same name and fields.
    • Alternatively, you can select Link to the data source by creating a linked table. This option creates a table in the current database for the selected data that stays linked to the original data source.

    5. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 7

    1

    Understand how keys work. Each table will have one primary key that is unique for each entry. By default, Access creates an ID column that increases in number for each entry. This is set as the primary key. Tables can also have foreign keys, which are fields linked with other tables in the database. The linked fields would contain the same data.

    • For example, in your Orders table, you may have a Customer ID field to track which customer ordered which product. You can create a relationship with the Orders table and another table by adding the same ID field to the other table.
    • Using relationships helps keep your data consistent, efficient, and readable.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 13

    2

    Click the Database Tools. It’s at the top of Access.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 8

    3

    Click the Relationships button in the toolbar. This will open a new window with an overview of all of the tables in the database. Each field will be listed underneath its table’s name.

    • You will need to have created the field for the foreign key before you create the relationship. For example, if you want to use the Customer ID on the Orders table, create a field in the Orders table called Customer and leave it blank. Make sure it is the same format as the field you are linking (numbers in this case).

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 9

    4

    Drag the field you want to use as a foreign key. Drop it to the field that you created for the foreign key. Click Create in the window that appears to set the relationship for the fields. A line will appear between the two tables, connecting the fields.

    • Check the box to “Enforce Referential Integrity” when creating the relationship. This means that if data is changed in one field, the other field is automatically updated. This will help keep your data accurate.

    5. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 10

    1

    Understand the role of queries. Queries are actions that let you quickly view, add, and edit the data in your database. There are a wide variety of query types, ranging from simple lookups to the creation of new tables based on existing data. Queries are essential tools for building reports.

    • Queries are broken down into two main types: Select and Action. Select queries pull data from tables and can make calculations. Action queries can add, edit, and delete data from tables.[8]

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 11

    2

    Use the Query Wizard to create a basic select query. To do so, click the Create tab and select Query Wizard. You can now do basic select queries, including finding duplicates, finding unmatched data, and more.

    3. Advertisement

Creating a Select Query with Criteria

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 18

    1

    Open the Query Design tool to do more advanced queries. To do this, click the Create tab and select Query Design. You can use this tool to narrow down your select query and only display the information you need. Select is selected by default, but you can also select an action to perform an action query, such as Append, Make Table, Delete, and more. [Image:Use Microsoft Access Step 12 Version 5.jpg|center]]

    • In this example, we’ll create a select query that displays customer names and phones numbers.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 19

    2

    Select a table on which to run the query. Double-click the name of the table in the right «Add Tables» panel» to add it to your query.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 14

    3

    Add fields to the query. In the small pop-up that contains the table name and field names, double-click each field you want to query. The fields will be added to the Design grid at the bottom.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 15

    4

    Add your criteria. You can use several types of criteria, such as text or functions. For example, if you wanted to only display prices higher than $50 from your “Prices” field, you would enter >=50 into the criteria. If you wanted to only show customers from the UK, you would type UK into the Criteria field.

    • You can use multiple criteria per query.

  5. Image titled Use Microsoft Access Step 16

    5

    Click Run to see your results. The Run button is located on the Query Design tab at the top of Access. Your Query results will be displayed in the window. Press Ctrl + S to save the query.

    6. Advertisement

Creating a Select Query with Parameters

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 17

    1

    Open the Query Design tool. A parameter query will allow you to specify what you want to retrieve each time the query is run. For example, if you have a database with customers from various cities, you can run a parameter query to ask which city you want to display results for.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 18

    2

    Create a select query and specify the table(s). Add fields to be retrieved in the query by double-clicking them in the table overview.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 19

    3

    Add a parameter to the Criteria section. Parameters are denoted by “[]” around the parameter. The text inside the brackets will be shown in the prompt that appears when the query is run. For example, to prompt for the city, click the Criteria cell for the city field, and type [Which city?].

    • You can end parameters with “?” or “:”, but not with “!” or “.”

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 20

    4

    Make a multi-parameter query. You can use multiple parameters to create a custom range for your query results. For example, if the field is a Date field, you can return a range of dates by typing Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]. You will receive two prompts when you run the query.[9]

    5. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 21

    1

    Click the Create tab and select Query Design. You can use queries to pull specific data from existing tables and create a new table with this data. This is especially useful if you want to share specific parts of your database, or create specific forms for subsets of your database. You will need to create a regular select query first.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 22

    2

    Select the table(s) that you want to pull data from. Double-click on the tables that you want to pull your data from. You can pull from multiple tables if necessary.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 23

    3

    Select the fields that you want to retrieve data from. Double-click each field that you want to add from the table overview. It will be added to your query grid.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 24

    4

    Set your criteria. If you want to specify specific data from a field, use the criteria section to set the filter. See the “Creating a Select Query with Criteria” section above for more details.

  5. Image titled Use Microsoft Access Step 25

    5

    Test your query to ensure that it returns the results you want. Before you create your table, run the query to ensure that it is pulling all of the correct data. Adjust your criteria and fields until you get all of the data that you want.

  6. Image titled Use Microsoft Access Step 26

    6

    Save the query. Press Ctrl + S to save the query for later use. It will appear in your navigation frame on the left side of the screen. Click on the query to select it again and then click on the Design tab.

  7. Image titled Use Microsoft Access Step 27

    7

    Click the “Make Table” button in the Query Type group. A window will appear asking for your new table name. Enter the name for the table and click OK.

  8. Image titled Use Microsoft Access Step 28

    8

    Click the Run button. Your new table will be created with the query you established. The table will appear in your navigation frame on the left.

    9. Advertisement

Creating an Append Query

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 29

    1

    Open a previously created query. You can use an append query to add data to a table that already exists from another table. This is useful if you need to add more data to a table you created with a make table query.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 30

    2

    Click the Append button in the Design tab. This will open the Append dialog box. Select the table you want to append.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 31

    3

    Change the criteria of your query to match what you want to add. For example, if you created a table with the criteria “2010” for the Year field, change it to the year you want to add, such as “2011”.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 32

    4

    Set where you want the data appended. Make sure to set the correct fields for each column that you are appending. For example, when using the above changes, data should be appending to the Year field on the Append To row.

  5. Image titled Use Microsoft Access Step 33

    5

    Run the query. Click the Run button on the Design tab. The query will be run and the data will be added to the table. You can open the table to verify that the data was added correctly.

    6. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 34

    1

    Select the table that you want to create a form for. Forms allow you to easily see the data for each field, as well as quickly switch between records or create new ones. Forms are essential for extended periods of data entry, as most people find them much easier to work with than tables.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 35

    2

    Click the Form button in the Create tab. This will create a form based on the fields contained in the table automatically. Access does a pretty good job of automatically creating fields that are the correct size, but you can resize and move around any elements on the form that you want.

    • If you don’t want a specific field to be displayed on the form, you can right-click on it and select Delete.
    • If your tables have relationships, a datasheet will appear beneath each record, showing the connected data. You can edit your connected data this way much easier. For example, each sales rep in your database may have a customer database attached to their record.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 36

    3

    Navigate your new form. The arrow buttons at the bottom move from record to record. The fields will be populated by your record data as you switch between them. You can use the buttons on the edges to move to the first or last record.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 37

    4

    Click the datasheet button to use the table. This is located in the upper-left corner, and will allow you to start changing the values of your table by using the form.

  5. Image titled Use Microsoft Access Step 38

    5

    Make changes to existing records. You can edit the text in any field of each record to change the data in the table. The changes will reflect automatically in the table, as well as in any connected tables.

  6. Image titled Use Microsoft Access Step 39

    6

    Add new records. Click the “Add Record” button near the navigation buttons to create a new record at the end of the list. You can then use the fields to input data into the blank record in the table. This is a much easier way to add new information than through the table view.

  7. Image titled Use Microsoft Access Step 40

    7

    Save the form when finished. Make sure to save your form by pressing Ctrl + S so that you can easily access it again later. It will appear in your navigation frame on the left side of the screen.

    8. Advertisement

  1. Image titled Use Microsoft Access Step 41

    1

    Select your table or query. Reports allow you to quickly display summaries of your data. They are often used for income and shipping reports, and can be tailored to just about any use. Reports draw data from either tables or queries that you have created.

  2. Image titled Use Microsoft Access Step 42

    2

    Click the Create tab. Select the type of report you want to create. There are a few different ways you can go about creating a report. Access can create your report for you automatically, or you can create a custom one.

    • Report – This will create an auto-report with all of the data from your source. Nothing will be grouped, but for small databases this is probably sufficient for showing what you need.
    • Blank Report – This will create an empty report that you can fill with your data as you see fit. You will be able to choose from any available field to create a custom report.
    • Report Wizard – The report wizard will guide you through the report creation process, allowing to to choose and group your data, and then format it accordingly.

  3. Image titled Use Microsoft Access Step 43

    3

    Set a source for a blank report. If you’ve selected to create a blank report, you’ll need to select a source for it. First, click the Arrange tab and then select Property Sheet. Alternatively, you can also press Alt + Enter.

    • Click the down arrow next to the Record Source field. A list of your available tables and queries will appear. Select one and it will be assigned to the report.

  4. Image titled Use Microsoft Access Step 44

    4

    Add fields to your report. Once you have a source, you can start adding fields from it to your report. Click the Format tab, and then click Add Existing Fields. The Field List will appear in the right frame.

    • Click and drag the fields you want to add into the Design frame. The record will appear in the report. As you add additional fields, they will be lined up automatically with existing fields.
    • You can resize fields by clicking on the edges and dragging the mouse.
    • Delete fields from the report by clicking on the heading and pressing the Delete key.

  5. Image titled Use Microsoft Access Step 45

    5

    Add groups to your report. Groups allow you to quickly parse information in a report, as they allow you to organize related information. For example, you may want to group sales by region or by salesperson. Groups allow you to do this.

    • Click the Design tab, click the Group & Sort button.
    • Right-click on any part of the field you want to add to a group. Select Group On from the menu.
    • A header will be created for the group. You can adjust the header to whatever you want to label the group.

  6. Image titled Use Microsoft Access Step 46

    6

    Save and share your report. Once your report is finalized, you can save it and then share it or print it like any document. Use this to share company performance with investors, contact information with employees, and much more.

    7. Advertisement

Add New Question

  • Question

    How do I put a password on a Microsoft Access database?

    Community Answer

    In the File tab, you can click ‘encrypt with password’. Type in the password and encrypt it.

  • Question

    How do I make the Access Database I have open to a specific form?

    Community Answer

    Go to where your form is listed in your computer window. Right-click on the form, then choose «Open With». Choose Microsoft Access. Alternatively, open Access, and got to «File>Open», (CTRL + O), and browse to the file you want to open.

  • Question

    What kind of data can be used only with the Access database?

    Community Answer

    For any form of valid CSV (Comma Separated Value), Access, Word, Excel may be used. Integers, words, symbols, yes/no are all logical inputs for Access.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Advertisement

  • Microsoft Access opens in «Backstage View,» which provides menu options that allow you to open an existing database, create a new database or access commands to edit any of your databases.

Thanks for submitting a tip for review!

Advertisement

  • Some features in Access are not always available, depending on the type of database you created. For instance, you cannot share a desktop-only database on the Web, and some desktop features, such as query totals, will not work on a Web database.

Advertisement

References

About This Article

Article SummaryX

1. Click File > New to create a new database.
2. Create a table.
3. Import data from other sources.
4. Add additional tables.
5. Set up table relationships.
6. Use the Query Wizard to make a basic Select query.
7. Use Query Design for other queries.
8. Create a forms for tables.

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,035,321 times.

Reader Success Stories

  • Hilary R.

    «As a total SQL newbie, this article held my hand and walked me through running my first queries on a data set I had…» more

Is this article up to date?

Источник

Содержание

  • 1 Описание MS Access
  • 2 Определения основных понятий
  • 3 Создание БД
    • 3.1 Создание и заполнение таблиц
    • 3.2 Создание и редактирование схем данных
    • 3.3 Выполнение запросов
      • 3.3.1 Виды запросов
        • 3.3.1.1 На выборку
        • 3.3.1.2 На создание сущности
        • 3.3.1.3 На добавление, удаление, редактирование
    • 3.4 Создание формы
    • 3.5 Формирование отчета
  • 4 Вывод
      • 4.0.1 Создание выбранного запроса по критериям
      • 4.0.2 Создание выборного запроса по параметрам
      • 4.0.3 Создание запроса на создание таблицы
      • 4.0.4 Создание запроса на добавление

GEEKon » Инструкции » Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

    Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

  1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

    Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

  4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

    Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

  8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

  1. Поймите роль запросов.

    Запрос это действие, которое позволяет быстро посмотреть, добавить или изменить информацию в вашей базе данных. Существует большой выбор запросов, начиная от простого поиска и заканчивая созданием новых таблиц основанных на имеющейся информации. Запросы — это необходимый инструмент для подготовки отчетов.

    • Запросы разделяются на два главных вида: Выбор или Действие. Выборные запросы могут доставать информацию из таблиц и делать вычисления. Запросы действия могут добавлять, изменять и удалять данные из таблиц.

  2. Воспользуйтесь мастером запросов, чтобы создать выборный запрос. Если вы хотите создать базовый выборный запрос, воспользуйтесь мастером запросов, чтобы он шаг за шагом помог вам в этом. Вы можете найти мастер запросов во вкладке «Создать». Он позволяет находить нужные поля в таблице.

Создание выбранного запроса по критериям

  1. Откройте инструмент «Дизайн Запросов». Вы можете использовать критерии поиска, чтобы сузить выбор и выводить только нужную информацию. Для начала нажмите на вкладку «Создать» и выберите инструмент «Дизайн Запросов».

  2. Выберите вашу таблицу. Откроется окно выбора таблиц. Сделайте двойной клик на нужной таблице для запроса, а затем нажмите Закрыть.

  3. Добавляйте поля из которых нужно получить данные. Сделайте двойной клик на каждом поле, чтобы добавить поле в запрос. Эти поля будут добавляться в сетку Дизайна. .

  4. Добавьте собственные критерии.

    Вы можете использовать разные виды критериев, такие как текст или функции. Например, если вы хотите отобразить цены выше, чем 50 долларов в вашем поле «Цены», вы вводите

    >=50

    в ваши критерии. Если вы хотите найти клиентов только из Великобритании, вы вводите

    UK

    в поле критериев.

    • Вы можете использовать несколько критериев в одном запросе.

  5. Нажмите «Выполнить», чтобы увидеть результаты. Кнопка «Выполнить» обозначена восклицательным знаком и находится во вкладке «Дизайн». Результаты запроса будут выведены в отдельное окно. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить результаты запроса.

Создание выборного запроса по параметрам

  1. Откройте инструмент Дизайна Запросов. Запрос по параметрам позволит вам установить, какие именно результаты вы хотите видеть каждый раз, когда делаете запрос. Например, если в вашей базе данных есть клиенты из разных городов, вы можете настроить запрос по параметрам, чтобы выводить результаты для определенного города.

  2. Создайте выборный запрос и выберите таблицу(таблицы). Добавляйте поля для отбора путем двойного клика в общем обзоре таблицы.

  3. Добавляйте параметр в раздел Критериев.

    Параметры разделены между собой скобками “[]”. Текст внутри скобок будет выведен в строку, которая появится во время проведения запроса. Например, для запроса города, кликните по ячейке критериев в поле города и введите

    .

    • Вы можете делать окончание параметров «?» или «:», но не «!» или «.»
  4. Сделайте запрос по множеству параметров.

    Вы можете использовать несколько параметров , чтобы создать поисковый запрос. Например, в поле «Дата» вы можете ввести диапазон дат, введя

    Между И

    . В результате запроса вы получите две строки.

Создание запроса на создание таблицы

  1. Во вкладке «Создать» нажмите «Дизайн Запроса». Вы можете использовать запросы для получения выбранной информации из уже существующих таблиц или можете создавать новые таблицы с этой информацией. Это будет особенно полезно, если вы хотите поделиться какой-либо частью базы данных, или создать особые формы для подразделов вашей базы данных. Для начала вам нужно создать обычный выборный запрос.

  2. Выберите таблицу (таблицы) из которых вы хотите достать информацию. Сделайте двойной клик на таблице, из которой вы хотите достать данные. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

  3. Выберите поля, из которых вы хотите достать данные. Сделайте двойной клик на каждом поле для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

  4. Выставите ваши критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Обратитесь во вкладку «Создание Выборного Запроса по Критериям» за более подробной информацией.

  5. Протестируйте ваш запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он достает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

  6. Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос — вы сможете использовать его снова, затем кликните на вкладку «Дизайн».

  7. Нажмите на кнопку «Создать Таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите ОК.

  8. Нажмите кнопку «Выполнить». Будет создана ваша новая таблица согласно установленным запросам. Таблица появится в колонке навигации слева.

Создание запроса на добавление

  1. Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана из другой таблицы. Это полезно когда вы хотите добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

  2. Нажмите кнопку «Добавить» во вкладке «Дизайн». Это откроет диалоговое окно добавления. Выберите таблицу, которую вы хотите дополнить.

  3. Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали информации, которую вы хотите добавить. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле Год, измените это значение, согласно добавляемой информации, например «2011».

  4. Выберите куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы используете изменения приведенные выше, информация должна быть добавлена в поле Год на каждой строчке.

  5. Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Дизайн». Запрос будет проведен и информация добавится в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться, что информация введена правильно.

Программа Microsoft Access — это очень мощный и удобный набор инструментов для создания и использования как простых, так и самых сложных баз данных без знания специальных языков программирования.
Данный раздел представляет собой access для чайников — видеоуроки, которые позволят Вам легко освоить основные навыки работы с базами данных, созданием, редактированием и использованием их не только в учебных, но и личных целях.
Наши видеоуроки по программе access разделены по основным темам:

  • основные понятия баз данных, термины и определения
  • порядок создания и настраивания таблиц для хранения данных в базе
  • работа с данными в таблицах: принципы фильтрации и сортировки
  • создание запросов — от самых простых до сложных с использованием языка SQL
  • формирование отчетов для представления данных таблиц и запросов в виде документов
  • создание форм — пользовательского интерфейса для работы с базой данных access.

После просмотра видеоуроков Вы получите основные знания и навыки работы с программой аксесс.

Типы полей таблицы Access и их свойства

Определение полей в окне конструктора Таблицы С целью определения полей в Таблице, в конструкторе нам необходимо задать следующие поля: Тип данных Имя поля Свойства поля Описание в виде краткого комментария. Есть вкладка Общие, где расположены строки свойств поля, включая значение по умолчанию, максимально возможный размер, подпись – она показывается в заголовке столбца и т.д. Подстановка

Как создать таблицу в Access?

Перед тем, как рассмотреть создание таблиц в Access, определим некоторые важные понятия. Таблица — основное место, где хранятся данные в базе. Перед ее созданием спланируйте структуру базы на бумаге, так вы избежите дублирования информации, сможете четко понять, сколько и какие таблицы вам нужны, что именно будет в каждой из них. Самые важные моменты, которые нужно

Что такое база данных и из каких объектов она состоит?

Итак, что же такое база данных и из чего она состоит? В данной статье мы рассмотрим понятие базы данных, основные объекты access и их назначение. Понятие базы данных База данных представляет собой файл или несколько файлов, необходимых для хранения, а также обработки большого количества упорядоченных данных, касающихся одной тематики. Если говорить проще, это целый склад

Источник

Представляем Вашему вниманию обучающие видеоуроки по программе Microsoft Access. Все видеоуроки MS Access абсолютно бесплатны, для просмотра не требуется регистрации. Если вы ищете курсы MS Access, но по ряду причин, пройти официально их не можете, в этом случае данные обучающие ролики помогут Вам разобраться в эффективной работе с базами данных. Не нужно обладать какими-то специальными компьютерными навыками и знаниями, чтобы самостоятельно изучить видеоуроки Microsoft Access. Даже посмотрев и изучив, первых восемь представленных здесь урока, Вы с легкостью сможете составлять небольшие базы данных. Также Вы научитесь создавать таблицы, запросы, формы и отчеты — основные компоненты любой базы Microsoft Access.

Список скринкастов продолжает пополняться.

  1. Как создать базу данных Microsoft Access за 30 минут
  2. Как создать таблицы в Microsoft Access за 8 минут
  3. Как ЛЕГКО и БЫСТРО создать схему данных в Microsoft Access?
  4. Как создать запросы в Microsoft Access за 10 минут
  5. Как создать формы в Microsoft Access за 10 минут
  6. Как создать отчеты в Microsoft Access за 10 минут
  7. Как создать макросы в Microsoft Access за 7 минут
  8. Как создать главную кнопочную форму в Microsoft Access за 9 минут

Файлы из уроков

  1. Поиск по диапазону дат Microsoft Access (1911 downloads)
  2. Пример функция SUM (1566 downloads)
  3. Пример функция COUNT (1459 downloads)
  4. Пример функция AVG (1239 downloads)
  5. Подтверждение изменений перед сохранением (873 downloads)
  6. Динамические отчеты (995 downloads)
  7. Выделение активного элемента управления (1130 downloads)
  8. Часы на форме Access (1029 downloads)
  9. Функции Mid и InStr (826 downloads)
  10. Группировка по первой букве (725 downloads)
  11. Функция Dcount Access (328 downloads)
  12. Функция WeekDay и WeekDayName Access (254 downloads)
  13. Зависимые списки Access (496 downloads)
  14. Как открыть форму на ОПРЕДЕЛЕННОЙ записи (384 downloads)
  15. Условное форматирование (297 downloads)
  1. Первое знакомство с Microsoft Access. Изучаем интерфейс и возможности программы.
  2. Таблицы Microsoft Access. 3 способа создания таблиц.
  3. Таблицы Microsoft Access. Какие типы данных существуют в базе данных Microsoft Access.
  4. Таблицы Microsoft Access. Основные свойства полей таблицы Microsoft Access.
  5. Таблицы Microsoft Access. ЛЕГКОЕ создание маски ввода в базе данных Microsoft Access
  6. Таблицы Microsoft Access. КАК и ЗАЧЕМ использовать мастер подстановок в Microsoft Access
  7. Таблицы Microsoft Access. Что такое ключевые поля и индексы в БД Microsoft Access
  8. Таблицы Microsoft Access. Какие типы связей между таблицами существуют в БД Access
  9. Таблицы Microsoft Access. ПОШАГОВОЕ создание схемы данных в базе данных Access
  10. Таблицы Microsoft Access. Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access
  11. Запросы Microsoft Access. Как задать условия для ТЕКСТОВЫХ полей в запросах MS ACCESS
  12. Запросы Microsoft Access. Как создать ЗАПРОС С УСЛОВИЕМ в базе данных MS ACCESS
  13. Запросы Microsoft Access. Как определить ГОД, КВАРТАЛ, МЕСЯЦ, ДЕНЬ НЕДЕЛИ в запросе Access
  14. Запросы Microsoft Access. Как создать ВЫЧИСЛЯЕМЫЕ запросы в базе Access
  15. Запросы Microsoft Access. Как создать запрос с параметром в Microsoft Access за 7 минут
  16. Запросы Microsoft Access. Создание запроса на создание таблицы в базе Access
  17. Запросы Microsoft Access. Как создать запрос с помощью мастера запросов в базе Access
  18. Запросы Microsoft Access. Поиск повторяющихся записей в запросах Access
  19. Запросы Microsoft Access. Запрос на поиск записи без подчиненных в базе данных Microsoft Access
  20. Запросы Microsoft Access. Как создать ЗАПРОСЫ НА ОБНОВЛЕНИЕ в Microsoft Access за 5 минут
  21. Запросы Microsoft Access. Как создать ЗАПРОСЫ НА УДАЛЕНИЕ в Microsoft Access за 4 минуты
  22. Запросы Microsoft Access. Как создать ЗАПРОСЫ НА ДОБАВЛЕНИЕ в Microsoft Access за 8 минут
  23. Запросы Microsoft Access. Как быстро создать ПЕРЕКРЕСТНЫЙ запрос в базе данных Microsoft Access
  24. Формы Microsoft Access. Создание однотабличных форм в базе данных Microsoft Access
  25. Формы Microsoft Access. Как создать форму с помощью КОНСТРУКТОРА в базе данных ACCESS
  26. Формы Microsoft Access. Создание командной кнопки для формы БД Access
  27. Формы Microsoft Access. Как создать подчиненные формы в базе Access
  28. Формы Microsoft Access. Как создать вычисляемые поля в форме Access
  29. Формы Microsoft Access. Как создать поле со списком на форме Access
  30. Формы Microsoft Access. Как задать фильтр при помощи полей со списком Access
  31. Формы Microsoft Access. Флажки и группа переключателей в базе данных Access
  32. Отчеты Microsoft Access. Создание отчета в Access с помощью мастера
  33. Отчеты Microsoft Access. Конструктор отчетов в базе данных Microsoft Access
  34. Отчеты Microsoft Access. Сортировка и группировка данных с итогами в отчетах Access
  35. Отчеты Microsoft Access. Экспорт отчетов Access в Excel и Word
  36. Отчеты Microsoft Access. БЫСТРОЕ создание подчиненных отчетов в базе Access
  37. Отчеты Microsoft Access. ПОШАГОВОЕ форматирование отчета СЧЕТ-ФАКТУРА в Access
  38. Отчеты Microsoft Access. Фильтр в отчетах Access
  39. Отчеты Microsoft Access. Круговые диаграммы Access
  40. Новый способ построения современных диаграмм и графиков Access
  41. Изолированный макрос для поиска информации (Макрокоманда НайтиЗапись)
  42. Внедренный макрос для поиска и замены информации (Макрокоманда ЗадатьЗначение)
  43. Как легко и быстро настроить горячие клавиши Microsoft Access (макрос AutoKeys)

Скачать Microsoft Office 2013 бесплатно

  1. Как ЛЕГКО и БЫСТРО сделать макрос?
  2. Как ЛЕГКО и БЫСТРО вставить картинку?
  3. Как поставить пароль ВСЕГО за 1 минуту?
  4. Как посчитать возраст?
  5. Как сделать нумерацию строк в отчете?
  6. Как вставить рисунок в форму и отчет?
  7. Как сбросить значения поля счетчика (3 способа)?
  8. Как создать кнопку в отчете?
  9. Как сделать автозапуск формы при открытии базы (2 способа)?
  10. Как сделать информационное сообщение при отсутствии данных в базе Access?
  11. Как увеличить количество элементов в кнопочной форме?
  12. Как сделать запрос с выпадающим списком?
  13. Как сделать ЗАВИСИМЫЕ поля со списком?
  14. Как сделать условное форматирование элементов формы?
  15. Как открыть форму Access на ОПРЕДЕЛЕННОЙ записи?
  16. Импорт данных из EXCEL в ACCESS
  17. Слияние WORD c базой ACCESS всего за 7 МИНУТ
  18. Значение по умолчанию в поле со списком Access
  19. Окно сообщения при закрытии базы Access
  20. Создание формы с вкладками Access
  21. Подсчет количества логических полей Access
  22. Как поменять цвет ячейки в зависимости от значения поля Access
  23. Автоматическое заполнение полей в базе Access
  24. Как восстановить главную кнопочную форму Switchboard Items в базе Access
  25. Как найти максимальное и минимальное значение в запросе Access
  26. Гривны, тенге и другая валюта в Access
  27. Супер простая форма авторизации в базе Access без VBA
  28. Как ЛЕГКО и БЫСТРО сделать авторизацию в Microsoft Access
  29. Как ЛЕГКО и БЫСТРО изменить начальное значение поля счетчика Access
  30. ЛЕГКИЙ перенос данных из одной таблицы в другую в Access (Создание архива)
  31. Макрос данных для автоматического заполнения полей в базе данных Access (До изменения)
  32. Экспорт отчета Microsoft Access в PDF в 1 клик (VBA)
  33. Как добавить новый элемент в поле со списком Microsoft Access (VBA)
  34. Как убрать панель инструментов в базе данных Microsoft Access (VBA)
  35. Сумма значений полей в ленточной форме Access — #Ошибка
  36. Поиск по части слова, строки, текста в запросах MS Access — Оператор LIKE
  37. Как ЛЕГКО и БЫСТРО создать наклейки в базе данных Microsoft Access
  38. Приход и расход товара — складской учет в базе данных Microsoft Access
  39. Как развернуть форму Access на весь экран (VBA)
  40. Как объединить данные из нескольких полей в базе данных Microrosoft Access
  41. Поиск по диапазону дат в базе данных Microsoft Access
  42. Как подтвердить изменения перед сохранением в Microsoft Access (VBA)
  1. Функция IIF
  2. Функция DateAdd
  3. Функция DatePart
  4. Функция DateDiff
  5. Функция Len
  6. Функция Format
  7. Функция Month
  8. Функция Dlookup
  9. Функция NZ
  10. Функция Date и Now
  11. Функция Sum
  12. Функция Count
  13. Функция Avg
  14. Функции Left и Right
  15. Функции Mid и InStr
  16. Функция DCount
  17. Функции WeekDay и WeekDayName
  1. Как работать в программе и создавать видеоуроки
  2. Как ЛЕГКО и БЫСТРО сделать запись экрана
  3. Как редактировать запись
  4. Как использовать окно предварительного просмотра
  5. Как легко и быстро импортировать файлы
  6. Как добавить горячие клавиши на экран
  7. Как добавить анимированные коллауты
  8. Как сделать размытие и скрыть часть видео
  9. Как добавить текст на видео
  10. Как вставить музыку в видео
  11. Как работать с переходами в Camtasia 9 (Transitions)
  12. Эффекты курсора в Camtasia 9 (Cursor Effects)
  13. Как масштабировать изображение (Zoom-n-Pan)
  14. Как записать голос (Voice Narration)
  1. SQL: создаем запросы на выборку (SELECT)
  2. SQL: создаем запросы на выборку с условием (WHERE)
  3. SQL: Сортировка данных в запросе (ORDER BY)
  4. SQL: Агрегатные функции SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX
  5. SQL: создаем запрос на обновление (UPDATE)
  6. SQL: создаем запрос на удаление (DELETE)
  7. SQL: создаем вложенные подзапросы
  8. SQL: Как создать таблицу с помощью CREATE TABLE

Какой урок по базам данных Access вы хотите получить бесплатно? Напишите нам!

Источник

MS Access – Обзор

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД) от Microsoft, которая объединяет реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Он входит в набор приложений Microsoft Office, включенных в профессиональные и более поздние выпуски.

  • Microsoft Access – это только часть общей стратегии Microsoft по управлению данными.

  • Он хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet.

  • Как и реляционные базы данных, Microsoft Access также позволяет легко связывать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку он имеет несколько мощных функций подключения.

  • Он также может импортировать или связывать напрямую с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.

  • Как следует из названия, Access может работать напрямую с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных на ПК, со многими базами данных SQL (язык структурированных запросов) на настольном компьютере, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах, а также с данными, хранящимися на Интернет или интранет веб-серверы.

  • Access также может понимать и использовать множество других форматов данных, включая множество других файловых структур базы данных.

  • Вы можете экспортировать данные и импортировать данные из файлов текстовой обработки, электронных таблиц или файлов базы данных напрямую.

  • Access может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2.

  • Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения.

Microsoft Access – это только часть общей стратегии Microsoft по управлению данными.

Он хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet.

Как и реляционные базы данных, Microsoft Access также позволяет легко связывать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку он имеет несколько мощных функций подключения.

Он также может импортировать или связывать напрямую с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.

Как следует из названия, Access может работать напрямую с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных на ПК, со многими базами данных SQL (язык структурированных запросов) на настольном компьютере, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах, а также с данными, хранящимися на Интернет или интранет веб-серверы.

Access также может понимать и использовать множество других форматов данных, включая множество других файловых структур базы данных.

Вы можете экспортировать данные и импортировать данные из файлов текстовой обработки, электронных таблиц или файлов базы данных напрямую.

Access может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2.

Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения.

Microsoft Access хранит информацию, которая называется базой данных. Чтобы использовать MS Access, вам нужно будет выполнить следующие четыре шага:

  • Создание базы данных – создайте базу данных Microsoft Access и укажите, какие данные вы будете хранить.

  • Ввод данных – после того, как ваша база данных создана, данные каждого рабочего дня могут быть введены в базу данных Access.

  • Запрос – это причудливый термин для описания процесса извлечения информации из базы данных.

  • Отчет (необязательно) – информация из базы данных организована в виде удобной презентации, которую можно распечатать в отчете о доступе.

Создание базы данных – создайте базу данных Microsoft Access и укажите, какие данные вы будете хранить.

Ввод данных – после того, как ваша база данных создана, данные каждого рабочего дня могут быть введены в базу данных Access.

Запрос – это причудливый термин для описания процесса извлечения информации из базы данных.

Отчет (необязательно) – информация из базы данных организована в виде удобной презентации, которую можно распечатать в отчете о доступе.

Архитектура

  • Access вызывает все, что может иметь имя объекта. В базе данных рабочего стола Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, макросы данных и модули.

  • Если вы работали с другими системами баз данных на настольных компьютерах, возможно, вы видели термин «база данных», используемый для обозначения только тех файлов, в которых вы храните данные.

  • Но в Access база данных настольных компьютеров (.accdb) также включает все основные объекты, связанные с хранимыми данными, включая объекты, которые вы определяете для автоматизации использования ваших данных.

Access вызывает все, что может иметь имя объекта. В базе данных рабочего стола Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, макросы данных и модули.

Если вы работали с другими системами баз данных на настольных компьютерах, возможно, вы видели термин «база данных», используемый для обозначения только тех файлов, в которых вы храните данные.

Но в Access база данных настольных компьютеров (.accdb) также включает все основные объекты, связанные с хранимыми данными, включая объекты, которые вы определяете для автоматизации использования ваших данных.

MS Access – СУБД

Microsoft Access имеет внешний вид и другие продукты Microsoft Office в том, что касается его компоновки и навигационных аспектов, но MS Access – это база данных, а точнее, реляционная база данных.

  • До MS Access 2007 расширение файла было * .mdb , но в MS Access 2007 расширение было изменено на расширение * .accdb .

  • Ранние версии Access не могут читать расширения accdb, но MS Access 2007 и более поздние версии могут читать и изменять более ранние версии Access.

  • Настольная база данных Access (.accdb или .mdb) является полнофункциональной СУБД.

  • Он предоставляет все функции определения данных, манипулирования данными и управления данными, необходимые для управления большими объемами данных.

  • Вы можете использовать настольную базу данных Access (.accdb или .mdb) либо в качестве автономной СУБД на одной рабочей станции, либо в режиме общего клиента / сервера по сети.

  • База данных настольных компьютеров также может выступать в качестве источника данных для данных, отображаемых на веб-страницах в корпоративной сети вашей компании.

  • Когда вы создаете приложение с настольной базой данных Access, Access является СУБД.

До MS Access 2007 расширение файла было * .mdb , но в MS Access 2007 расширение было изменено на расширение * .accdb .

Ранние версии Access не могут читать расширения accdb, но MS Access 2007 и более поздние версии могут читать и изменять более ранние версии Access.

Настольная база данных Access (.accdb или .mdb) является полнофункциональной СУБД.

Он предоставляет все функции определения данных, манипулирования данными и управления данными, необходимые для управления большими объемами данных.

Вы можете использовать настольную базу данных Access (.accdb или .mdb) либо в качестве автономной СУБД на одной рабочей станции, либо в режиме общего клиента / сервера по сети.

База данных настольных компьютеров также может выступать в качестве источника данных для данных, отображаемых на веб-страницах в корпоративной сети вашей компании.

Когда вы создаете приложение с настольной базой данных Access, Access является СУБД.

Определение данных

Давайте теперь поймем, что такое определение данных –

  • В документе или электронной таблице у вас обычно есть полная свобода определять содержимое документа или каждой ячейки в электронной таблице.

  • В документ можно включить абзацы текста, таблицу, диаграмму или несколько столбцов данных, отображаемых с несколькими шрифтами.

  • В электронной таблице у вас могут быть текстовые данные вверху, чтобы определить заголовок столбца для печати или отображения, и у вас могут быть различные числовые форматы в одном и том же столбце, в зависимости от функции строки.

  • СУБД позволяет вам определять тип имеющихся у вас данных и способ их хранения.

  • Вы также можете обычно определять правила, которые СУБД может использовать для обеспечения целостности ваших данных.

  • Например, правило проверки может гарантировать, что пользователь не сможет случайно сохранить буквенные символы в поле, которое должно содержать число.

В документе или электронной таблице у вас обычно есть полная свобода определять содержимое документа или каждой ячейки в электронной таблице.

В документ можно включить абзацы текста, таблицу, диаграмму или несколько столбцов данных, отображаемых с несколькими шрифтами.

В электронной таблице у вас могут быть текстовые данные вверху, чтобы определить заголовок столбца для печати или отображения, и у вас могут быть различные числовые форматы в одном и том же столбце, в зависимости от функции строки.

СУБД позволяет вам определять тип имеющихся у вас данных и способ их хранения.

Вы также можете обычно определять правила, которые СУБД может использовать для обеспечения целостности ваших данных.

Например, правило проверки может гарантировать, что пользователь не сможет случайно сохранить буквенные символы в поле, которое должно содержать число.

Манипуляция данными

Работа с данными в СУБД сильно отличается от работы с данными в программе обработки текстов или электронных таблиц.

  • В текстовом редакторе вы можете включить табличные данные и выполнять ограниченный набор функций для данных в документе.

  • Вы также можете искать текстовые строки в исходном документе и, с помощью элементов управления ActiveX, включать таблицы, диаграммы или изображения из других приложений.

  • В электронной таблице некоторые ячейки содержат функции, которые определяют желаемый результат, а в других ячейках вы вводите данные, которые предоставляют исходную информацию для функций.

    • СУБД предоставляет вам множество способов работы с вашими данными. Например,

  • Вы можете искать информацию в одной таблице или запросить сложный поиск по нескольким связанным таблицам.

  • Вы можете обновить одно поле или несколько записей с помощью одной команды.

  • Вы можете писать программы, которые используют команды СУБД для извлечения данных, которые вы хотите отобразить, и позволяют пользователю обновлять данные.

В текстовом редакторе вы можете включить табличные данные и выполнять ограниченный набор функций для данных в документе.

Вы также можете искать текстовые строки в исходном документе и, с помощью элементов управления ActiveX, включать таблицы, диаграммы или изображения из других приложений.

В электронной таблице некоторые ячейки содержат функции, которые определяют желаемый результат, а в других ячейках вы вводите данные, которые предоставляют исходную информацию для функций.

СУБД предоставляет вам множество способов работы с вашими данными. Например,

Вы можете искать информацию в одной таблице или запросить сложный поиск по нескольким связанным таблицам.

Вы можете обновить одно поле или несколько записей с помощью одной команды.

Вы можете писать программы, которые используют команды СУБД для извлечения данных, которые вы хотите отобразить, и позволяют пользователю обновлять данные.

Access использует мощный язык баз данных SQL для обработки данных в ваших таблицах. Используя SQL, вы можете определить набор информации, которая вам нужна для решения конкретной проблемы, включая данные из, возможно, множества таблиц.

Контроль данных

Электронные таблицы и текстовые документы отлично подходят для решения однопользовательских задач, но их трудно использовать, когда более чем одному человеку нужно делиться данными.

  • Когда вам нужно поделиться своей информацией с другими, RDBMS предоставляет вам гибкость, позволяющую нескольким пользователям читать или обновлять ваши данные.

  • СУБД, предназначенная для совместного использования данных, также обеспечивает функции, гарантирующие, что два человека не смогут одновременно изменять одни и те же данные.

  • Лучшие системы также позволяют вам группировать изменения (которые также известны как транзакции), так что либо все изменения, либо ни одно из изменений не появятся в ваших данных.

  • Вы также можете быть уверены, что никто другой не сможет просмотреть какую-либо часть заказа, пока вы не введете ее полностью.

  • Поскольку вы можете делиться своими данными Access с другими пользователями, вам может потребоваться установить некоторые ограничения на то, что различным пользователям разрешено просматривать или обновлять.

Когда вам нужно поделиться своей информацией с другими, RDBMS предоставляет вам гибкость, позволяющую нескольким пользователям читать или обновлять ваши данные.

СУБД, предназначенная для совместного использования данных, также обеспечивает функции, гарантирующие, что два человека не смогут одновременно изменять одни и те же данные.

Лучшие системы также позволяют вам группировать изменения (которые также известны как транзакции), так что либо все изменения, либо ни одно из изменений не появятся в ваших данных.

Вы также можете быть уверены, что никто другой не сможет просмотреть какую-либо часть заказа, пока вы не введете ее полностью.

Поскольку вы можете делиться своими данными Access с другими пользователями, вам может потребоваться установить некоторые ограничения на то, что различным пользователям разрешено просматривать или обновлять.

Ms Access – Объекты

MS Access использует «объекты», чтобы помочь пользователям составить список и упорядочить информацию, а также подготовить специально разработанные отчеты. При создании базы данных Access предлагает вам таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных в Access составляются из многих объектов, но следующие основные объекты –

  • таблицы
  • Запросы
  • формы
  • Отчеты

Вместе эти объекты позволяют вам вводить, хранить, анализировать и компилировать ваши данные. Вот краткое изложение основных объектов в базе данных Access;

Таблица

Таблица – это объект, который используется для определения и хранения данных. Когда вы создаете новую таблицу, Access просит вас определить поля, которые также называются заголовками столбцов.

  • Каждое поле должно иметь уникальное имя и тип данных.

  • Таблицы содержат поля или столбцы, в которых хранятся различные виды данных, такие как имя или адрес, и записи или строки, которые собирают всю информацию о конкретном экземпляре субъекта, например всю информацию о клиенте или сотруднике и т. Д.

  • Вы можете определить первичный ключ, одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи, и один или несколько индексов в каждой таблице, чтобы помочь быстрее получать ваши данные.

Каждое поле должно иметь уникальное имя и тип данных.

Таблицы содержат поля или столбцы, в которых хранятся различные виды данных, такие как имя или адрес, и записи или строки, которые собирают всю информацию о конкретном экземпляре субъекта, например всю информацию о клиенте или сотруднике и т. Д.

Вы можете определить первичный ключ, одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи, и один или несколько индексов в каждой таблице, чтобы помочь быстрее получать ваши данные.

запрос

Объект, который предоставляет настраиваемое представление данных из одной или нескольких таблиц. Запросы – это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц.

  • Выполнение запроса похоже на подробный вопрос о вашей базе данных.

  • Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны.

  • В Access вы можете использовать графический запрос в качестве примера или написать оператор языка структурированных запросов (SQL) для создания ваших запросов.

  • Вы можете определить запросы для выбора, обновления, вставки или удаления данных.

  • Вы также можете определить запросы, которые создают новые таблицы из данных в одной или нескольких существующих таблицах.

Выполнение запроса похоже на подробный вопрос о вашей базе данных.

Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны.

В Access вы можете использовать графический запрос в качестве примера или написать оператор языка структурированных запросов (SQL) для создания ваших запросов.

Вы можете определить запросы для выбора, обновления, вставки или удаления данных.

Вы также можете определить запросы, которые создают новые таблицы из данных в одной или нескольких существующих таблицах.

форма

Форма – это объект в базе данных рабочего стола, предназначенный, главным образом, для ввода или отображения данных или для контроля выполнения приложения. Вы используете формы для настройки представления данных, которые ваше приложение извлекает из запросов или таблиц.

  • Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей.

  • Причиной того, что формы используются так часто, является то, что они являются простым способом помочь людям правильно вводить данные.

  • Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные попадают именно туда, куда ее хочет поместить дизайнер базы данных, в одну или несколько связанных таблиц.

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей.

Причиной того, что формы используются так часто, является то, что они являются простым способом помочь людям правильно вводить данные.

Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные попадают именно туда, куда ее хочет поместить дизайнер базы данных, в одну или несколько связанных таблиц.

отчет

Отчет – это объект в настольных базах данных, предназначенный для форматирования, расчета, печати и обобщения выбранных данных.

  • Вы можете просмотреть отчет на своем экране, прежде чем распечатать его.

  • Если формы предназначены для ввода, то отчеты для вывода.

  • Все, что вы планируете распечатать, заслуживает отчета, будь то список имен и адресов, финансовая сводка за период или набор почтовых ярлыков.

  • Отчеты полезны, потому что они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате.

  • Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным.

  • Access предлагает вам возможность создать отчет из любой таблицы или запроса.

Вы можете просмотреть отчет на своем экране, прежде чем распечатать его.

Если формы предназначены для ввода, то отчеты для вывода.

Все, что вы планируете распечатать, заслуживает отчета, будь то список имен и адресов, финансовая сводка за период или набор почтовых ярлыков.

Отчеты полезны, потому что они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате.

Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным.

Access предлагает вам возможность создать отчет из любой таблицы или запроса.

Другие объекты MS Access

Давайте теперь посмотрим на другие объекты MS Access.

макрос

Этот объект представляет собой структурированное определение одного или нескольких действий, которые Access должен выполнять в ответ на определенное событие. Макрос доступа – это скрипт для выполнения некоторой работы. Например, чтобы создать кнопку, которая открывает отчет, вы можете использовать макрос, который будет запускать действие OpenReport.

  • Вы можете включить в макросы простые условия, чтобы указать, когда одно или несколько действий в макросе должны быть выполнены или пропущены.

  • Вы можете использовать макросы для открытия и выполнения запросов, для открытия таблиц или для печати или просмотра отчетов.

  • Вы также можете запускать другие макросы или процедуры Visual Basic из макроса.

  • Макросы данных могут быть прикреплены непосредственно к событиям таблицы, таким как вставка новых записей, редактирование существующих записей или удаление записей.

  • Макросы данных в веб-приложениях также могут быть автономными объектами, которые можно вызывать из других макросов данных или макро-объектов.

Вы можете включить в макросы простые условия, чтобы указать, когда одно или несколько действий в макросе должны быть выполнены или пропущены.

Вы можете использовать макросы для открытия и выполнения запросов, для открытия таблиц или для печати или просмотра отчетов.

Вы также можете запускать другие макросы или процедуры Visual Basic из макроса.

Макросы данных могут быть прикреплены непосредственно к событиям таблицы, таким как вставка новых записей, редактирование существующих записей или удаление записей.

Макросы данных в веб-приложениях также могут быть автономными объектами, которые можно вызывать из других макросов данных или макро-объектов.

модуль

Модуль – это объект в базах данных рабочего стола, содержащий пользовательские процедуры, которые вы кодируете с помощью Visual Basic. Модули обеспечивают более дискретный поток действий и позволяют отлавливать ошибки.

  • Все, что можно сделать в макросе, можно также выполнить в модуле, но вы не получите интерфейс макроса, который подсказывает вам, что необходимо для каждого действия.

  • Модули намного мощнее и необходимы, если вы планируете писать код для многопользовательской среды, поскольку макросы не могут включать обработку ошибок.

  • Модули могут быть автономными объектами, содержащими функции, которые могут быть вызваны из любого места в вашем приложении, или они могут быть напрямую связаны с формой или отчетом для ответа на события в связанной форме или отчете.

Все, что можно сделать в макросе, можно также выполнить в модуле, но вы не получите интерфейс макроса, который подсказывает вам, что необходимо для каждого действия.

Модули намного мощнее и необходимы, если вы планируете писать код для многопользовательской среды, поскольку макросы не могут включать обработку ошибок.

Модули могут быть автономными объектами, содержащими функции, которые могут быть вызваны из любого места в вашем приложении, или они могут быть напрямую связаны с формой или отчетом для ответа на события в связанной форме или отчете.

Ms Access – Создать базу данных

В этой главе мы рассмотрим базовый процесс запуска Access и создания базы данных. В этой главе также объясняется, как создать настольную базу данных с использованием шаблона и как создать базу данных с нуля.

Чтобы создать базу данных из шаблона, нам сначала нужно открыть MS Access, и вы увидите следующий экран, на котором отображаются различные шаблоны базы данных Access.

шаблон

Чтобы просмотреть все возможные базы данных, вы можете прокрутить вниз или использовать окно поиска.

Давайте введем проект в поле поиска и нажмите Enter. Вы увидите шаблоны базы данных, связанные с управлением проектом.

Управление проектом

Выберите первый шаблон. Вы увидите больше информации, связанной с этим шаблоном.

Информация о шаблоне

После выбора шаблона, соответствующего вашим требованиям, введите имя в поле « Имя файла», и вы также можете указать другое местоположение для вашего файла, если хотите.

Имя файла

Теперь нажмите кнопку «Создать». Access загрузит этот шаблон базы данных и откроет новую пустую базу данных, как показано на следующем снимке экрана.

Имя файла

Теперь нажмите на панель навигации с левой стороны, и вы увидите все другие объекты, которые поставляются с этой базой данных.

Панель навигации

Нажмите «Проекты» и выберите «Тип объекта» в меню.

Выберите тип объекта

Теперь вы увидите все типы объектов – таблицы, запросы и т. Д.

Типы объектов

Создать пустую базу данных

Иногда требования к базе данных могут быть настолько конкретными, что использование и изменение существующих шаблонов требует больше работы, чем просто создание базы данных с нуля. В таком случае мы используем пустую базу данных.

Шаг 1 – Давайте начнем с открытия MS Access.

Пустая база данных

Шаг 2 – Выберите пустую базу данных рабочего стола. Введите имя и нажмите кнопку «Создать».

Кнопка Создать

Шаг 3 – Access создаст новую пустую базу данных и откроет таблицу, которая также полностью пуста.

Созданная таблица

Ms Access – Типы данных

Каждое поле в таблице имеет свойства, и эти свойства определяют характеристики и поведение поля. Наиболее важным свойством для поля является его тип данных. Тип данных поля определяет, какие данные он может хранить. MS Access поддерживает различные типы данных, каждый с определенной целью.

  • Тип данных определяет тип значений, которые пользователи могут хранить в любом заданном поле.
  • Каждое поле может хранить данные, состоящие только из одного типа данных.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов данных, которые вы найдете в типичной базе данных Microsoft Access.

Тип данных Описание Размер
Короткий текст Текст или комбинации текста и чисел, включая числа, которые не требуют вычисления (например, номера телефонов). До 255 символов.
Длинный текст Длинный текст или комбинации текста и чисел. До 63 999 символов.
Число Числовые данные, используемые в математических расчетах. 1, 2, 4 или 8 байт (16 байт, если задан идентификатор репликации).
Дата / время Дата и время для лет от 100 до 9999. 8 байт
валюта Значения валют и числовые данные, используемые в математических вычислениях, включают данные с одним до четырех десятичных знаков. 8 байт
AutoNumber Уникальный последовательный (с шагом в 1) номер или случайное число, назначаемое Microsoft Access при каждом добавлении новой записи в таблицу. 4 байта (16 байтов, если установлен идентификатор репликации).
Да нет Значения Да и Нет, а также поля, содержащие только одно из двух значений (Да / Нет, Истина / Ложь или Вкл / Выкл). 1 бит

  • Если вы используете предыдущие версии Access, вы заметите разницу для двух из этих типов данных.

  • В Access 2013 у нас теперь есть два типа данных – краткий текст и длинный текст. В предыдущих версиях Access эти типы данных назывались text и memo.

  • Текстовое поле называется кратким текстом, а поле заметки теперь называется длинным текстом.

Если вы используете предыдущие версии Access, вы заметите разницу для двух из этих типов данных.

В Access 2013 у нас теперь есть два типа данных – краткий текст и длинный текст. В предыдущих версиях Access эти типы данных назывались text и memo.

Текстовое поле называется кратким текстом, а поле заметки теперь называется длинным текстом.

Вот некоторые другие специализированные типы данных, которые вы можете выбрать в Access.

Типы данных Описание Размер

прикрепление

Файлы, такие как цифровые фотографии. Несколько файлов могут быть прикреплены к записи. Этот тип данных недоступен в более ранних версиях Access.

Примерно до 2 ГБ.

OLE объекты

Объекты OLE могут хранить изображения, аудио, видео или другие большие двоичные объекты (большие двоичные объекты)

Примерно до 2 ГБ.

Гиперссылка

Текст или комбинации текста и чисел, хранящиеся в виде текста и используемые в качестве адреса гиперссылки.

До 8 192 (каждая часть типа данных Hyperlink может содержать до 2048 символов).

Мастер поиска

Запись мастера поиска в столбце «Тип данных» в представлении «Дизайн» на самом деле не является типом данных. Когда вы выбираете эту запись, мастер начинает помогать вам определить простое или сложное поле поиска.

Простое поле поиска использует содержимое другой таблицы или списка значений для проверки содержимого одного значения в строке. Сложное поле поиска позволяет хранить несколько значений одного и того же типа данных в каждой строке.

Зависит от типа данных поля поиска.

вычисленный

Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.

Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.

прикрепление

Файлы, такие как цифровые фотографии. Несколько файлов могут быть прикреплены к записи. Этот тип данных недоступен в более ранних версиях Access.

Примерно до 2 ГБ.

OLE объекты

Объекты OLE могут хранить изображения, аудио, видео или другие большие двоичные объекты (большие двоичные объекты)

Примерно до 2 ГБ.

Гиперссылка

Текст или комбинации текста и чисел, хранящиеся в виде текста и используемые в качестве адреса гиперссылки.

До 8 192 (каждая часть типа данных Hyperlink может содержать до 2048 символов).

Мастер поиска

Запись мастера поиска в столбце «Тип данных» в представлении «Дизайн» на самом деле не является типом данных. Когда вы выбираете эту запись, мастер начинает помогать вам определить простое или сложное поле поиска.

Простое поле поиска использует содержимое другой таблицы или списка значений для проверки содержимого одного значения в строке. Сложное поле поиска позволяет хранить несколько значений одного и того же типа данных в каждой строке.

Зависит от типа данных поля поиска.

вычисленный

Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.

Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.

Это все различные типы данных, которые вы можете выбирать при создании полей в таблице Microsoft Access.

Ms Access – Создание таблиц

Когда вы создаете базу данных, вы сохраняете свои данные в таблицах. Поскольку другие объекты базы данных так сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц и последующего создания любого другого объекта. Прежде чем создавать таблицы, тщательно продумайте ваши требования и определите все таблицы, которые вам нужны.

Давайте попробуем создать первую таблицу, в которой будут храниться основные контактные данные сотрудников, как показано в следующей таблице.

Имя поля Тип данных
EmployeelD AutoNumber
Имя Короткий текст
Фамилия Короткий текст
Адрес 1 Короткий текст
Адрес 2 Короткий текст
город Короткий текст
государственный Короткий текст
застежка-молния Короткий текст
Телефон Короткий текст
Тип телефона Короткий текст

Давайте теперь будем иметь краткий текст в качестве типа данных для всех этих полей и откроем пустую базу данных в Access.

Главная

Это где мы оставили вещи. Мы создали базу данных, а затем Access автоматически открыл это представление таблицы-таблицы-таблицы для таблицы.

поля

Теперь перейдем на вкладку «Поле», и вы увидите, что она также создается автоматически. Идентификатор, который является полем AutoNumber, действует как наш уникальный идентификатор и является первичным ключом для этой таблицы.

Поле идентификатора уже создано, и теперь мы хотим переименовать его в соответствии с нашими условиями. Это таблица сотрудников, которая будет уникальным идентификатором для наших сотрудников.

Уникальный идентификатор

Нажмите на опцию « Имя и подпись» на ленте, и вы увидите следующее диалоговое окно.

Свойства поля

Измените имя этого поля на EmployeeID, чтобы сделать его более конкретным для этой таблицы. Введите другую дополнительную информацию, если хотите, и нажмите Ok.

Таблица 1

Теперь у нас есть поле идентификатора сотрудника с заголовком Идентификатор сотрудника. Для этого автоматически устанавливается автоматический номер, поэтому нам не нужно менять тип данных.

Давайте теперь добавим еще несколько полей, нажав на кнопку, чтобы добавить .

Нажмите, чтобы добавить

Выберите « Короткий текст» в качестве поля. Когда вы выбираете краткий текст, Access автоматически выделяет это имя поля, и все, что вам нужно сделать, это ввести имя поля.

Короткий текст

Введите FirstName в качестве имени поля. Аналогичным образом добавьте все обязательные поля, как показано на следующем снимке экрана.

Имя

Как только все поля будут добавлены, нажмите значок Сохранить.

Теперь вы увидите диалоговое окно Сохранить как , где вы можете ввести имя таблицы для таблицы.

Сохранить как

Введите имя вашей таблицы в поле Имя таблицы. Здесь префикс tbl обозначает таблицу. Позвольте нам нажать Ok, и вы увидите свою таблицу в панели навигации.

Таблица

Представление дизайна таблицы

Как мы уже создали одну таблицу, используя Datasheet View . Теперь мы создадим другую таблицу, используя представление « Дизайн таблицы» . Мы будем создавать следующие поля в этой таблице. Эти таблицы будут хранить некоторую информацию для различных книжных проектов.

Имя поля Тип данных
Идентификатор проекта AutoNumber
Название проекта Короткий текст
ManagingEditor Короткий текст
автор Короткий текст
PStatus Короткий текст
контракты прикрепление
ProjectStart Дата / время
ProjectEnd Дата / время
бюджет валюта
ProjectNotes Длинный текст

Теперь перейдем на вкладку «Создать».

Создать вкладку

В группе таблиц нажмите «Таблица», и вы увидите, что это выглядит совершенно иначе, чем представление таблицы. В этом представлении вы можете видеть имя поля и тип данных рядом.

Вкладка «Дизайн»

Теперь нам нужно сделать ProjectID первичным ключом для этой таблицы, поэтому давайте выберем ProjectID и выберем опцию Primary Key на ленте.

Основной ключ

Имя поля

Теперь вы можете увидеть маленький значок ключа, который будет отображаться рядом с этим полем. Это показывает, что поле является частью первичного ключа таблицы.

Давайте сохраним эту таблицу и дадим ей имя.

Проект Saveas

Нажмите Ok, и теперь вы можете увидеть, как эта таблица выглядит в Datasheet View.

Datasheet View

Давайте нажмем кнопку просмотра таблицы данных в верхнем левом углу ленты.

Левый угол

Если вы когда-нибудь захотите внести изменения в эту таблицу или любое другое конкретное поле, вам не всегда нужно возвращаться в представление конструктора, чтобы изменить его. Вы также можете изменить его из таблицы данных. Давайте обновим поле PStatus, как показано на следующем снимке экрана.

Pstatus

Нажмите Ok, и вы увидите изменения.

Статус проекта

Ms Access – Добавление данных

База данных Access не является файлом в том же смысле, что и документ Microsoft Office Word или Microsoft Office PowerPoint. Вместо этого база данных Access – это набор объектов, таких как таблицы, формы, отчеты, запросы и т. Д., Которые должны работать вместе, чтобы база данных функционировала должным образом. Теперь мы создали две таблицы со всеми полями и свойствами полей, необходимыми в нашей базе данных. Для просмотра, изменения, вставки или удаления данных в таблице в Access можно использовать представление таблицы данных.

  • Таблица данных – это простой способ просмотра ваших данных в строках и столбцах без какого-либо специального форматирования.

  • Всякий раз, когда вы создаете новую веб-таблицу, Access автоматически создает два представления, которые вы можете сразу начать использовать для ввода данных.

  • Таблица, открытая в представлении таблицы данных, напоминает рабочий лист Excel, и вы можете вводить или вставлять данные в одно или несколько полей.

  • Вам не нужно явно сохранять ваши данные. Access фиксирует ваши изменения в таблице, когда вы перемещаете курсор в новое поле в той же строке или когда вы перемещаете курсор в другую строку.

  • По умолчанию поля в базе данных Access настроены на прием данных определенного типа, таких как текст или числа. Вы должны ввести тип данных, который поле должно принимать. Если нет, Access отображает сообщение об ошибке –

Таблица данных – это простой способ просмотра ваших данных в строках и столбцах без какого-либо специального форматирования.

Всякий раз, когда вы создаете новую веб-таблицу, Access автоматически создает два представления, которые вы можете сразу начать использовать для ввода данных.

Таблица, открытая в представлении таблицы данных, напоминает рабочий лист Excel, и вы можете вводить или вставлять данные в одно или несколько полей.

Вам не нужно явно сохранять ваши данные. Access фиксирует ваши изменения в таблице, когда вы перемещаете курсор в новое поле в той же строке или когда вы перемещаете курсор в другую строку.

По умолчанию поля в базе данных Access настроены на прием данных определенного типа, таких как текст или числа. Вы должны ввести тип данных, который поле должно принимать. Если нет, Access отображает сообщение об ошибке –

Давайте добавим некоторые данные в ваши таблицы, открыв базу данных Access, которую мы создали.

База данных

Выберите « Виды» → « Просмотр таблицы» на ленте и добавьте некоторые данные, как показано на следующем снимке экрана.

Техническая спецификация

Аналогично, добавьте некоторые данные во вторую таблицу, как показано на следующем снимке экрана.

Добавить данные

Теперь вы можете видеть, что вставка новых данных и обновление существующих данных очень просты в Datasheet View, как и работа с электронной таблицей. Но если вы хотите удалить какие-либо данные, вам нужно сначала выбрать всю строку, как показано на следующем снимке экрана.

Вставить данные

Теперь нажмите кнопку удаления. Появится подтверждающее сообщение.

Доступ

Нажмите Да, и вы увидите, что выбранная запись сейчас удалена.

Выбранная запись

Ms Access – Запрос данных

Запрос – это запрос результатов данных и действий над данными. Вы можете использовать запрос, чтобы ответить на простой вопрос, выполнить вычисления, объединить данные из разных таблиц или даже добавить, изменить или удалить данные таблицы.

  • Поскольку таблицы увеличиваются в размере, они могут иметь сотни тысяч записей, что делает невозможным для пользователя выбирать конкретные записи из этой таблицы.

  • С помощью запроса вы можете применить фильтр к данным таблицы, чтобы получить только ту информацию, которая вам нужна.

  • Запросы, которые вы используете для извлечения данных из таблицы или для выполнения расчетов, называются запросами выбора.

  • Запросы, которые добавляют, изменяют или удаляют данные, называются запросами действий.

  • Вы также можете использовать запрос для предоставления данных для формы или отчета.

  • В хорошо спроектированной базе данных данные, которые вы хотите представить с помощью формы или отчета, часто находятся в нескольких разных таблицах.

  • Сложная часть запросов заключается в том, что вы должны понять, как их создать, прежде чем сможете их реально использовать.

Поскольку таблицы увеличиваются в размере, они могут иметь сотни тысяч записей, что делает невозможным для пользователя выбирать конкретные записи из этой таблицы.

С помощью запроса вы можете применить фильтр к данным таблицы, чтобы получить только ту информацию, которая вам нужна.

Запросы, которые вы используете для извлечения данных из таблицы или для выполнения расчетов, называются запросами выбора.

Запросы, которые добавляют, изменяют или удаляют данные, называются запросами действий.

Вы также можете использовать запрос для предоставления данных для формы или отчета.

В хорошо спроектированной базе данных данные, которые вы хотите представить с помощью формы или отчета, часто находятся в нескольких разных таблицах.

Сложная часть запросов заключается в том, что вы должны понять, как их создать, прежде чем сможете их реально использовать.

Создать запрос выбора

Если вы хотите просматривать данные только из определенных полей в таблице или просматривать данные из нескольких таблиц одновременно или просто просматривать данные по определенным критериям, вы можете использовать запрос Выбрать . Давайте теперь рассмотрим простой пример, в котором мы создадим простой запрос, который будет извлекать информацию из таблицы tblEmployees . Откройте базу данных и нажмите на вкладку « Создать ».

Создать Выбрать

Нажмите Query Design .

Query Design

На вкладке « Таблицы » в диалоговом окне « Показать таблицу » дважды щелкните таблицу tblEmployees, а затем закройте диалоговое окно.

Показать таблицу

В таблице tblEmployees дважды щелкните все те поля, которые вы хотите видеть в результате запроса. Добавьте эти поля в сетку запроса, как показано на следующем снимке экрана.

Добавить поля

Теперь нажмите « Выполнить» на вкладке « Дизайн », затем нажмите « Выполнить» .

дизайн

Запрос выполняется и отображает только данные в том поле, которое указано в запросе.

MS Access – критерии запроса

Критерий запроса помогает вам извлекать определенные элементы из базы данных Access. Если элемент соответствует всем введенным критериям, он появляется в результатах запроса. Если вы хотите ограничить результаты запроса на основе значений в поле, вы используете критерии запроса.

  • Критерий запроса – это выражение, которое Access сравнивает со значениями поля запроса, чтобы определить, включать ли запись, содержащую каждое значение.

  • Некоторые критерии просты и используют базовые операторы и константы. Другие являются сложными и используют функции, специальные операторы и включают ссылки на поля.

  • Чтобы добавить некоторые критерии в запрос, необходимо открыть запрос в представлении «Дизайн».

  • Затем вы определяете поля, для которых вы хотите указать критерии.

Критерий запроса – это выражение, которое Access сравнивает со значениями поля запроса, чтобы определить, включать ли запись, содержащую каждое значение.

Некоторые критерии просты и используют базовые операторы и константы. Другие являются сложными и используют функции, специальные операторы и включают ссылки на поля.

Чтобы добавить некоторые критерии в запрос, необходимо открыть запрос в представлении «Дизайн».

Затем вы определяете поля, для которых вы хотите указать критерии.

пример

Давайте рассмотрим простой пример, в котором мы будем использовать критерии в запросе. Сначала откройте базу данных Access, затем перейдите на вкладку «Создать» и нажмите «Дизайн запроса».

Query Design

На вкладке «Таблицы» в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно.

Tblemployees

Теперь давайте добавим поле к сетке запросов, например EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle и Email, как показано на следующем снимке экрана.

Query Grid

Давайте теперь запустим ваш запрос, и вы увидите только эти поля в качестве результата запроса.

Результат запроса

Если вы хотите видеть только тех, чей JobTitle является координатором по маркетингу, вам нужно будет добавить критерии для этого. Давайте снова перейдем к Query Design и в строке Criteria JobTitle введите Marketing Coordinator.

Координатор по маркетингу

Позвольте нам теперь выполнить ваш запрос еще раз, и вы увидите, что получено только название должности координаторов по маркетингу.

Источник

Если вы хотите добавить критерии для нескольких полей, просто добавьте критерии в несколько полей. Допустим, мы хотим получить данные только для «Координатора по маркетингу» и «Помощника по бухгалтерскому учету»; мы можем указать оператор строки OR, как показано на следующем скриншоте –

Помощник бухгалтера

Давайте теперь запустим ваш запрос еще раз, и вы увидите следующие результаты.

Запустить запрос

Если вам нужно использовать функциональные возможности оператора AND , то вам нужно указать другое условие в строке Criteria. Допустим, мы хотим получить всех помощников по бухгалтерскому учету, но только те должности координатора по маркетингу с фамилией «Поллард».

И оператор

Давайте теперь запустим ваш запрос еще раз, и вы увидите следующие результаты.

Запустить запрос

Ms Access – Действие Queries

В MS Access и других системах СУБД запросы могут выполнять намного больше, чем просто отображение данных, но на самом деле они могут выполнять различные действия с данными в вашей базе данных.

  • Запросы действий – это запросы, которые могут добавлять, изменять или удалять несколько записей одновременно.

  • Дополнительным преимуществом является то, что вы можете предварительно просмотреть результаты запроса в Access, прежде чем запускать его.

  • Microsoft Access предоставляет 4 различных типа запросов действий –

    • присоединять

    • Обновить

    • удалять

    • Сделать стол

  • Запрос действия не может быть отменен. Вам следует рассмотреть возможность создания резервной копии любых таблиц, которые вы будете обновлять с помощью запроса на обновление.

Запросы действий – это запросы, которые могут добавлять, изменять или удалять несколько записей одновременно.

Дополнительным преимуществом является то, что вы можете предварительно просмотреть результаты запроса в Access, прежде чем запускать его.

Microsoft Access предоставляет 4 различных типа запросов действий –

присоединять

Обновить

удалять

Сделать стол

Запрос действия не может быть отменен. Вам следует рассмотреть возможность создания резервной копии любых таблиц, которые вы будете обновлять с помощью запроса на обновление.

Создать запрос на добавление

Вы можете использовать запрос «Добавить» для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и добавления этих данных в другую таблицу. Давайте создадим новую таблицу, в которую мы добавим данные из таблицы tblEmployees . Это будет временная таблица для демонстрации.

Давайте назовем его TempEmployees, и он содержит поля, как показано на следующем снимке экрана.

Tempemployees

Стол для Темпомплоэ

На вкладке « Таблицы » в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно. Дважды щелкните поле, которое вы хотите отобразить.

Диалоговое окно таблицы

Позвольте нам выполнить ваш запрос для отображения данных в первую очередь.

Сначала данные

Теперь вернемся к дизайну запросов и нажмите кнопку « Добавить» .

присоединять

В поле «Тип запроса» нажмите кнопку «Добавить». Это отобразит следующее диалоговое окно.

Добавить имя таблицы

Выберите имя таблицы в раскрывающемся списке и нажмите «ОК».

Query1

В сетке запросов вы можете видеть, что в строке « Добавить к» по умолчанию выбраны все поля, кроме « Адрес1» . Это потому, что это поле Address1 недоступно в таблице TempEmployee . Итак, нам нужно выбрать поле из выпадающего списка.

Добавить в

Давайте посмотрим в поле адреса.

Поле адреса

Позвольте нам выполнить ваш запрос, и вы увидите следующее подтверждающее сообщение.

Подтверждение сообщения

Нажмите Да, чтобы подтвердить свое действие.

Данные добавлены

Когда вы откроете таблицу TempEmployee , вы увидите, что все данные добавляются из tblEmployees в таблицу TempEmployee.

Ms Access – Создание запросов

Давайте разберемся, как создавать запросы в этой главе.

Создать запрос на обновление

Вы можете использовать запрос на обновление, чтобы изменить данные в ваших таблицах, и вы можете использовать запрос на обновление, чтобы ввести критерии, чтобы указать, какие строки должны быть обновлены. Запрос на обновление дает вам возможность просмотреть обновленные данные перед выполнением обновления. Давайте снова перейдем на вкладку «Создать» и нажмите «Дизайн запроса».

Query Design

На вкладке «Таблицы» в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно.

Закрыть диалоговое окно

На вкладке « Дизайн » в группе «Тип запроса» нажмите «Обновить» и дважды щелкните поле, в котором вы хотите обновить значение. Допустим, мы хотим обновить FirstName «Rex» на «Max».

Дизайн Tab Max

В строке « Обновление » сетки « Дизайн» введите обновленное значение, а в строке «Критерии» добавьте исходное значение, которое вы хотите обновить, и выполните запрос. Появится подтверждающее сообщение.

Обновить записи

Нажмите « Да» и перейдите в «Представление таблицы», и вы увидите первую запись – имя FirstName теперь обновлено до «Max».

Первая запись

Создать запрос на удаление

Вы можете использовать запрос на удаление, чтобы удалить данные из ваших таблиц, и вы можете использовать запрос на удаление, чтобы ввести критерии, чтобы указать, какие строки должны быть удалены. Запрос на удаление дает вам возможность просмотреть строки, которые будут удалены перед выполнением удаления. Давайте снова перейдем на вкладку « Создать » и нажмите « Дизайн запроса» .

Query Design

На вкладке «Таблицы» в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно.

Лист недвижимости

На вкладке « Дизайн » в группе « Тип запроса » нажмите « Удалить» и дважды щелкните по EmployeeID .

Идентификатор сотрудника

В строке Criteria Design Grid введите 11. Здесь мы хотим удалить сотрудника, у которого EmployeeID равно 11.

Описание

Давайте теперь запустим запрос. Этот запрос будет отображать подтверждающее сообщение.

Показать запрос

Нажмите « Да» и перейдите к представлению «Таблица данных», и вы увидите, что указанная запись сотрудника удалена.

Указанная запись

Создать запрос на создание таблицы

Вы можете использовать запрос make-table для создания новой таблицы из данных, которые хранятся в других таблицах. Давайте снова перейдем на вкладку «Создать» и нажмите « Дизайн запроса» .

Query Design

На вкладке «Таблицы» в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно.

Сделать стол

Выберите все те поля, которые вы хотите скопировать в другую таблицу.

Другая таблица

В поле «Тип запроса» нажмите кнопку «Создать таблицу» .

Кнопка «Создать таблицу»

Вы увидите следующее диалоговое окно. Введите имя новой таблицы, которую вы хотите создать, и нажмите ОК.

Введите новую таблицу

Теперь запустите ваш запрос.

Запустите свой запрос

Теперь вы увидите следующее сообщение.

Отменить команду

Нажмите Да, и вы увидите новую таблицу, созданную на панели навигации.

Создана новая таблица

Ms Access – Запросы параметров

Лучшая часть запросов заключается в том, что вы можете снова и снова сохранять и запускать один и тот же запрос, но когда вы снова и снова запускаете один и тот же запрос, изменяя только критерии, вы можете рассмотреть запрос на прием параметров.

  • Если вы часто хотите запускать варианты определенного запроса, рассмотрите возможность использования запроса параметра

  • Запрос параметров извлекает информацию в интерактивном режиме, предлагая конечному пользователю предоставить критерии перед выполнением запроса.

  • Вы также можете указать, какой тип данных должен принимать параметр.

  • Вы можете установить тип данных для любого параметра, но особенно важно установить тип данных для числовых данных, валют или данных даты / времени.

  • Когда вы указываете тип данных, который должен принимать параметр, пользователи видят более полезное сообщение об ошибке, если вводят неверный тип данных, например ввод текста, когда ожидается получение валюты.

  • Если параметр настроен на прием текстовых данных, любой ввод интерпретируется как текст, и сообщение об ошибке не отображается.

Если вы часто хотите запускать варианты определенного запроса, рассмотрите возможность использования запроса параметра

Запрос параметров извлекает информацию в интерактивном режиме, предлагая конечному пользователю предоставить критерии перед выполнением запроса.

Вы также можете указать, какой тип данных должен принимать параметр.

Вы можете установить тип данных для любого параметра, но особенно важно установить тип данных для числовых данных, валют или данных даты / времени.

Когда вы указываете тип данных, который должен принимать параметр, пользователи видят более полезное сообщение об ошибке, если вводят неверный тип данных, например ввод текста, когда ожидается получение валюты.

Если параметр настроен на прием текстовых данных, любой ввод интерпретируется как текст, и сообщение об ошибке не отображается.

пример

Давайте теперь рассмотрим простой пример, создав запрос параметра. Позвольте нам открыть вашу базу данных и выбрать Query Design на вкладке Create table.

Temp2

Дважды щелкните tblProjects и закройте диалоговое окно Show .

tblprojects

Выберите поле, которое вы хотите видеть в качестве результата запроса, как показано на следующем снимке экрана.

Выбрать

В сетке дизайна запросов в строке Критерии столбца ProjectStart введите [Введите данные начала проекта] . Строка [Введите данные начала проекта] – это подсказка вашего параметра. Квадратные скобки указывают, что вы хотите, чтобы запрос запрашивал ввод, а текст – Ввод данных начала проекта , когда отображается запрос параметра.

Дата начала

Позвольте нам выполнить ваш запрос, и вы увидите следующее приглашение.

Значение параметра

Давайте теперь введем следующую дату.

Введите стартовые данные

Нажмите OK, чтобы подтвердить.

подтвердить

В результате вы увидите детали проекта, который начался 1.02.2007. Давайте перейдем в представление конструктора и снова запустим запрос.

подробности

Введите дату как на скриншоте выше и нажмите Ok. Теперь вы увидите детали проекта, который начался 01.05.2008.

Ms Access – Альтернативные критерии

Запросы имеют много преимуществ. Вы можете сохранять и выполнять один и тот же запрос снова и снова, и много раз вы хотите добавить альтернативные критерии.

Вы можете добавить альтернативные критерии двумя следующими способами:

  • Вы можете использовать оператор ИЛИ для объединения двух наборов критериев.
  • Вы также можете использовать сетку запроса, но вместо того, чтобы указывать критерии в одной строке, вам нужно будет разделить ее на несколько строк.

пример

Давайте посмотрим на простой пример альтернативных критериев. Откройте базу данных и на вкладке Создать выберите Query Design .

Сотрудник Query Design

Дважды щелкните tblEmployee и закройте диалоговое окно «Показать таблицу».

Выберите Показать таблицу

Дважды щелкните все поля, которые вы хотите видеть в качестве результата запроса.

Поле результата запроса

Теперь вы можете видеть, что альтернативный критерий указан в разных строках поля LastName . Когда вы выполните этот запрос, вы увидите сотрудников, чья фамилия – Поллард или Мэннинг . Давайте теперь запустим этот запрос.

Фамилия

Как видите, только два сотрудника были извлечены из-за альтернативных критериев.

Если вы хотите добавить альтернативные критерии в несколько полей, вам придется использовать разные строки для всех полей. Давайте теперь добавим еще один альтернативный критерий, в котором мы можем получить информацию о сотрудниках, чья фамилия – Поллард или Мэннинг, или название должности – Помощник по бухгалтерскому учету .

Давайте теперь запустим этот запрос.

Должность

Теперь вы увидите следующий результат.

Результат

MS Access – относящиеся данные

В этой главе мы поймем основы связанных данных. Прежде чем говорить и создавать отношения между различными данными, давайте рассмотрим, зачем нам это нужно. Все восходит к нормализации.

нормализация

Нормализация базы данных, или просто нормализация, – это процесс организации столбцов (атрибутов) и таблиц (отношений) реляционной базы данных для минимизации избыточности данных. Это процесс разделения данных по нескольким таблицам для повышения общей производительности, целостности и долговечности.

  • Нормализация – это процесс организации данных в базе данных.

  • Это включает в себя создание таблиц и установление связей между этими таблицами в соответствии с правилами, разработанными как для защиты данных, так и для повышения гибкости базы данных за счет устранения избыточности и противоречивой зависимости.

Нормализация – это процесс организации данных в базе данных.

Это включает в себя создание таблиц и установление связей между этими таблицами в соответствии с правилами, разработанными как для защиты данных, так и для повышения гибкости базы данных за счет устранения избыточности и противоречивой зависимости.

Давайте теперь посмотрим на следующую таблицу, которая содержит данные, но проблема в том, что эти данные довольно избыточны, что увеличивает шансы опечатки и непоследовательной фразы при вводе данных.

CustID название Адрес печенье Количество Цена Всего
1 Этель Смит 12 Main St, Арлингтон, Вирджиния 22201 S Шоколадные чипсы 5 $ 2,00 $ 10,00
2 Том Уилбер 1234 Дуб Доктор, Пекин, IL 61555 Choc Chip 3 $ 2,00 $ 6,00
3 Этил кузница 12 Main St., Arlington, VA 22201 Шоколадные чипсы 5 $ 2,00 $ 10,00

Чтобы решить эту проблему, нам нужно реструктурировать наши данные и разбить их на несколько таблиц, чтобы устранить некоторые из этих избыточностей, как показано в следующих трех таблицах.

Три таблицы

Здесь у нас есть одна таблица для клиентов, вторая – для заказов, а третья – для файлов cookie.

Проблема здесь в том, что простое разделение данных на несколько таблиц не поможет понять, как данные из одной таблицы связаны с данными в другой таблице. Чтобы соединить данные в нескольких таблицах, мы должны добавить внешние ключи в таблицу Orders .

Определение отношений

Связь работает путем сопоставления данных в ключевых столбцах, обычно столбцах с одинаковыми именами в обеих таблицах. В большинстве случаев отношение соответствует первичному ключу из одной таблицы, которая предоставляет уникальный идентификатор для каждой строки, с записью во внешнем ключе в другой таблице. Существует три типа отношений между таблицами. Тип создаваемой связи зависит от того, как определены соответствующие столбцы.

Давайте теперь посмотрим на три типа отношений –

Отношения один ко многим

Отношения «один ко многим» являются наиболее распространенным типом отношений. В этом типе отношений строка в таблице A может иметь много совпадающих строк в таблице B, но строка в таблице B может иметь только одну соответствующую строку в таблице A.

Например, таблицы «Клиенты» и «Заказы» имеют отношение «один ко многим»: каждый клиент может разместить много заказов, но каждый заказ поступает только от одного клиента.

Отношения многие ко многим

В отношении «многие ко многим» строка в таблице A может иметь много совпадающих строк в таблице B, и наоборот.

Вы создаете такую ​​связь, определяя третью таблицу, называемую соединительной таблицей , первичный ключ которой состоит из внешних ключей из таблицы A и таблицы B.

Например, таблица «Клиенты» и таблица «Cookies» имеют отношение «многие ко многим», которое определяется отношением «один ко многим» из каждой из этих таблиц к таблице «Заказы».

Индивидуальные отношения

В отношении «один к одному» строка в таблице A может иметь не более одной совпадающей строки в таблице B, и наоборот. Отношение один к одному создается, если оба связанных столбца являются первичными ключами или имеют уникальные ограничения.

Этот тип отношений не распространен, потому что большая часть информации, связанной таким образом, будет находиться в одной таблице. Вы можете использовать отношения один к одному с –

  • Разделите таблицу на множество столбцов.
  • Из соображений безопасности изолируйте часть стола.
  • Храните данные, которые недолговечны и могут быть легко удалены простым удалением таблицы.
  • Хранить информацию, которая относится только к подмножеству основной таблицы.

Ms Access – Создать отношения

В этой главе мы поймем необходимость создания отношений между связанными таблицами. Одной из целей хорошего проектирования баз данных является устранение избыточности данных.

  • Для достижения этой цели вы делите свои данные на множество тематических таблиц, чтобы каждый факт был представлен только один раз.

  • Для этого все общие поля, которые связаны друг с другом, помещаются в одну таблицу.

  • Чтобы сделать этот шаг правильно, вы должны сначала понять отношения между вашими таблицами, а затем указать эти отношения в вашей базе данных Access.

Для достижения этой цели вы делите свои данные на множество тематических таблиц, чтобы каждый факт был представлен только один раз.

Для этого все общие поля, которые связаны друг с другом, помещаются в одну таблицу.

Чтобы сделать этот шаг правильно, вы должны сначала понять отношения между вашими таблицами, а затем указать эти отношения в вашей базе данных Access.

Зачем создавать отношения таблиц?

MS Access использует связи таблиц для объединения таблиц, когда вам нужно использовать их в объекте базы данных. Существует несколько причин, по которым вам следует создавать отношения таблиц перед созданием других объектов базы данных, таких как формы, запросы, макросы и отчеты.

  • Чтобы работать с записями из более чем одной таблицы, вам часто необходимо создать запрос, объединяющий таблицы.

  • Запрос работает путем сопоставления значений в поле первичного ключа первой таблицы с полем внешнего ключа во второй таблице.

  • Когда вы разрабатываете форму или отчет, MS Access использует информацию, которую он собирает из уже определенных вами взаимосвязей таблиц, чтобы предоставить вам осознанный выбор и предварительно заполнить настройки свойств соответствующими значениями по умолчанию.

  • При разработке базы данных вы делите свою информацию на таблицы, каждая из которых имеет первичный ключ, а затем добавляете внешние ключи в связанные таблицы, которые ссылаются на эти первичные ключи.

  • Эти пары внешний ключ-первичный ключ образуют основу для табличных отношений и многостоловых запросов.

Чтобы работать с записями из более чем одной таблицы, вам часто необходимо создать запрос, объединяющий таблицы.

Запрос работает путем сопоставления значений в поле первичного ключа первой таблицы с полем внешнего ключа во второй таблице.

Когда вы разрабатываете форму или отчет, MS Access использует информацию, которую он собирает из уже определенных вами взаимосвязей таблиц, чтобы предоставить вам осознанный выбор и предварительно заполнить настройки свойств соответствующими значениями по умолчанию.

При разработке базы данных вы делите свою информацию на таблицы, каждая из которых имеет первичный ключ, а затем добавляете внешние ключи в связанные таблицы, которые ссылаются на эти первичные ключи.

Эти пары внешний ключ-первичный ключ образуют основу для табличных отношений и многостоловых запросов.

Теперь давайте добавим еще одну таблицу в вашу базу данных и назовем ее tblHRData, используя Table Design, как показано на следующем снимке экрана.

Дизайн стола

Нажмите на значок Сохранить, как на скриншоте выше.

Сохранить иконку

Введите tblHRData в качестве имени таблицы и нажмите Ok .

TblHRData

tblHRData теперь создается с данными в нем.

Ms Access – отношения один-к-одному

Давайте теперь поймем отношения один-к-одному в MS Access. Это отношение используется для связи одной записи из одной таблицы с одной и только одной записью в другой таблице.

Теперь перейдем на вкладку « Инструменты базы данных ».

TblHRData

Нажмите на параметр Отношения .

Отношения

Выберите tblEmployees и tblHRData, а затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить их в наше представление, а затем закройте диалоговое окно « Показать таблицу ».

Добавить к просмотру

Чтобы создать связь между этими двумя таблицами, используйте мышь, щелкните и удерживайте поле EmployeeID из tblEmployees и перетащите это поле в поле, которое мы хотим связать, наведя указатель мыши на EmployeeID из tblHRData . Когда вы отпустите кнопку мыши, Access откроет следующее окно –

Редактировать отношения

Приведенное выше окно связывает EmployeeID из tblEmployees с EmployeeID из tblHRData. Теперь давайте нажмем кнопку « Создать» , и теперь эти две таблицы связаны.

Две таблицы созданы

Теперь отношения сохраняются автоматически, и нет необходимости нажимать кнопку «Сохранить». Теперь, когда у нас созданы самые основные отношения, давайте теперь перейдем к таблице, чтобы посмотреть, что произошло с этими отношениями.

Давайте откроем таблицу tblEmployees .

Стол сотрудника

Здесь, в левой части каждой записи, вы увидите небольшой знак плюс по умолчанию. Когда вы создаете связь, Access автоматически добавит вспомогательную таблицу в эту таблицу.

Sub Datasheet

Давайте нажмем на знак плюс, и вы увидите информацию, относящуюся к этой записи, в таблице tblHRData .

Дата приема на работу

Нажмите на значок Сохранить и откройте tblHRData, и вы увидите, что введенные нами данные уже здесь.

Введенные данные

Ms Access – отношения один-ко-многим

Подавляющее большинство ваших отношений, скорее всего, будут отношениями один ко многим, где одна запись из таблицы потенциально может быть связана со многими записями в другой таблице.

Процесс создания отношения один-ко-многим точно такой же, как и при создании отношения один-к-одному.

Один ко многим

Давайте сначала очистим макет, нажав опцию « Очистить макет» на вкладке «Дизайн» .

Инструменты базы данных

Сначала мы добавим еще одну таблицу tblTasks, как показано на следующем скриншоте.

Таблица задач

Нажмите на значок Сохранить и введите tblTasks в качестве имени таблицы и перейдите в представление Отношения .

Задача Отношения

Нажмите на опцию Показать таблицу .

Показать задачу таблицы

Добавьте tblProjects и tblTasks и закройте диалоговое окно Показать таблицу .

Добавить проекты

Мы можем снова пройти тот же процесс, чтобы связать эти таблицы. Нажмите и удерживайте ProjectID из tblProjects и перетащите его до ProjectID из tblTasks. Кроме того, окно отношений появляется, когда вы отпускаете мышь.

ProjectID

Нажмите кнопку Создать. Теперь у нас созданы очень простые отношения.

Созданные отношения

Ms Access – отношения «многие ко многим»

В этой главе давайте разберемся в отношениях «многие ко многим». Чтобы представить отношение многие-многие, вы должны создать третью таблицу, часто называемую соединительной таблицей, которая разбивает отношение многие-ко-многим на два отношения один-ко-многим. Для этого нам также нужно добавить соединительную таблицу. Давайте сначала добавим еще одну таблицу tblAuthers .

TblAuthers

Давайте теперь создадим отношения « многие ко многим» . У нас есть более одного автора, работающего над несколькими проектами, и наоборот. Как вы знаете, у нас есть поле Author в tblProjects, поэтому мы создали для него таблицу. Нам больше не нужно это поле.

TblAuthers Описание

Выберите поле Автор и нажмите кнопку удаления, и вы увидите следующее сообщение.

Диалоговое окно

Нажмите Да . Теперь нам нужно создать соединительную таблицу. Эта соединительная таблица содержит два внешних ключа, как показано на следующем снимке экрана.

Иностранные ключи

Эти поля внешнего ключа будут первичными ключами из двух таблиц, которые были связаны вместе – tblAuthers и tblProjects .

Чтобы создать составной ключ в Access, выберите оба эти поля, и на вкладке дизайна инструментов таблицы вы можете щелкнуть непосредственно по первичному ключу, и он помечает не одно, а оба этих поля.

Дизайн столовых инструментов

Комбинация этих двух полей является уникальным идентификатором таблиц . Давайте теперь сохраним эту таблицу как tblAuthorJunction .

Последний шаг в сближении отношений «многие ко многим» – возврат к представлению об этих отношениях и создание этих отношений, нажав « Показать таблицу» .

Выберите три вышеуказанные таблицы и нажмите кнопку «Добавить», а затем закройте это диалоговое окно.

Выделенные таблицы

Нажмите и перетащите поле AuthorID из tblAuthors и поместите его поверх таблицы AuthorID таблицы tblAuthorJunction .

TblAuthers Junction

Отношения, которые вы создаете, – это отношения, которые Access будет рассматривать как отношения «один ко многим». Мы также обеспечим ссылочную целостность. Теперь давайте включим Cascade Update и нажмите кнопку Create , как на скриншоте выше.

каскадный

Давайте теперь возьмем ProjectID , перетащите его прямо поверх ProjectID из tblAuthorJunction .

Ссылочный ключ

Мы обеспечим обязательное использование ссылочной целостности и каскадного обновления .

Каскадное обновление

Ниже приведены отношения многие ко многим.

Много ко многим

Ms Access – Подстановочные знаки

Подстановочные знаки – это специальные символы, которые могут заменять неизвестные символы в текстовом значении и удобны для поиска нескольких элементов с похожими, но не идентичными данными. Подстановочные знаки также могут помочь с получением базы данных в соответствии с указанным шаблоном.

Access поддерживает два набора символов подстановки, поскольку он поддерживает два стандарта языка структурированных запросов.

  • ANSI-89
  • ANSI-92

Как правило, вы используете подстановочные знаки ANSI-89 при выполнении запросов и операций поиска и замены для баз данных Access, таких как файлы * .mdb и * .accdb .

Подстановочные знаки ANSI-92 используются при выполнении запросов к проектам Access. Доступ к файлам, подключенным к базам данных Microsoft SQL Server. Проекты Access используют стандарт ANSI-92, поскольку SQL Server использует этот стандарт.

Подстановочные знаки ANSI-89

В следующей таблице перечислены символы, поддерживаемые ANSI-89.

символ Описание пример
* Соответствует любому количеству символов. Вы можете использовать звездочку (*) в любом месте строки символов. что * находит, что, белый и почему, но не какое-то время или часы.
? Соответствует любому алфавитному символу. Балл находит шар, колокол и счет.
[] Соответствует любому отдельному символу в скобках. B [ae] ll находит шар и колокол, но не Билл.
! Соответствует любому символу, не указанному в скобках. b [! ae] найдет Билла и Быка, но не мяч или колокол.
– Соответствует любому из ряда символов. Вы должны указать диапазон в порядке возрастания (от A до Z, а не от Z до A). b [ac] d находит bad, bbd и bcd.
# Соответствует любому одному числовому символу. 1 # 3S находит 103, 113 и 123.

Подстановочные знаки ANSI-92

В следующей таблице перечислены символы, поддерживаемые ANSI-92.

символ Описание пример
% Соответствует любому количеству символов. Он может использоваться как первый или последний символ в строке символов. wh% находит что, белый и почему, но не какое-то время или часы.
_ Соответствует любому алфавитному символу. B_ll находит мяч, колокол и счет.
[] Соответствует любому отдельному символу в скобках. B [ae] ll находит шар и колокол, но не Билл.
^ Соответствует любому символу, не указанному в скобках. b [^ ae] ll найдет счет и быка, но не шар или колокол.
– Соответствует любому из ряда символов. Вы должны указать диапазон в порядке возрастания (от A до Z, а не от Z до A). b [ac] d находит bad, bbd и bcd.

пример

Давайте теперь посмотрим на простой пример использования этих символов подстановки, открыв дизайн запроса.

Добавьте выделенные таблицы и закройте диалоговое окно « Показать таблицу ».

Вставить ошибки

Добавьте поля в сетку запроса, которые вы хотите видеть в качестве результата запроса.

Добавить сетку запросов

Запустите ваш запрос.

Запустить Query Project

Давайте снова перейдем к дизайну запроса и добавим приглашение для имени проекта.

Query2

Теперь запустите ваш запрос и позвольте нам предположить, что вы не знаете точное имя проекта, но знаете, что имя проекта содержит слова «зелье». Нажмите Ok .

Зелье

Вышеуказанный шаг не дает никакого результата. Это связано с тем, что Access ищет точное совпадение в поле имени проекта . Он ищет тот проект, в названии которого есть слово зелье .

Если вы хотите, чтобы пользователи могли вводить подстановочные знаки для замены неизвестных символов, то вам нужно настроить критерии и включить оператор как .

Как оператор

Когда вы запускаете запрос, пользователи могут использовать подстановочные знаки для замены любого количества символов.

Количество символов

Предположим, вы знаете, что слово зелье появляется где-то в названии, но вы не совсем уверены, где именно.

Вы можете добавить *, чтобы заменить любое количество символов перед словом зелье, а затем добавить еще один * после. Нажмите Ok .

Добавить зелье

Свиток зелья

Пользователям всегда полезно знать подстановочные знаки, в которые они могут войти. Но есть пользователи, которые могут не знать подстановочные знаки, которые они могут и не могут ввести. В этом случае вы можете ввести символы подстановки самостоятельно.

В этой ситуации, между оператором Like и нашей подсказкой параметров, мы можем добавить эти шаблоны, и теперь есть очень специфический способ написать это. После слова как в кавычках введите подстановочный знак, который мы используем. В этом случае мы использовали «*» для замены любого количества символов. Теперь мы добавим это к параметру. Для этого нам понадобится символ амперсанда (&) и пробел. Теперь мы повторим этот шаг и добавим еще один амперсанд (&), потому что мы присоединяем этот подстановочный знак к любому критерию, введенному пользователем для этого имени проекта, а затем кавычкам «*».

Как ввести имя

Теперь давайте снова запустим наш запрос. Введите слово зелье в командной строке без подстановочных знаков.

Зелье

Теперь запрос будет отслеживать эти шаблоны по обе стороны от того, что введено здесь. Нам нужно просто набрать зелье и нажать ввод.

Свиток зелья

Теперь мы получаем результаты, которые искали, и результаты будут одинаковыми, независимо от того, что вводят пользователи.

Допустим, мы хотим найти каждый проект со словом «the» в названии. Затем вам нужно просто ввести слово и ввести или нажмите кнопку ОК .

Параметр

Мать Слово

С помощью этого запроса становится легче искать проекты со словом «the» в их именах. 2- й уровень результатов может также включать названия проектов со словом «мать», где «the» является частью слова.

Ms Access – Расчетное выражение

В MS Access выражение похоже на формулу в Excel. Он состоит из ряда элементов, которые можно использовать по отдельности или в комбинации для получения результата. Выражения могут включать операторы, константы, функции и идентификаторы.

  • Выражения могут использоваться для выполнения различных задач: от получения значения элемента управления или предоставления критериев до запроса, до создания вычисляемых элементов управления и полей или определения уровня группы для отчета.

  • В этой главе мы сосредоточимся на создании очень специфического вида выражения, называемого вычисляемым выражением. Мы создадим несколько вычисляемых полей, которые будут вычислять и отображать данные, которые нигде не хранятся в самой базе данных, но вычисляются из отдельных сохраненных полей.

Выражения могут использоваться для выполнения различных задач: от получения значения элемента управления или предоставления критериев до запроса, до создания вычисляемых элементов управления и полей или определения уровня группы для отчета.

В этой главе мы сосредоточимся на создании очень специфического вида выражения, называемого вычисляемым выражением. Мы создадим несколько вычисляемых полей, которые будут вычислять и отображать данные, которые нигде не хранятся в самой базе данных, но вычисляются из отдельных сохраненных полей.

Теперь у нас есть новая база данных Access, которая содержит больше данных для расчета.

пример

Давайте попробуем пример, чтобы понять это. Мы будем извлекать некоторую информацию из различных таблиц – tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails и tblBooks и анализировать различные поля.

Обзор

Давайте теперь запустим запрос, и вы увидите следующие результаты.

Промежуточный итог

Мы хотим очень простой расчет для промежуточного итога, который будет принимать количество заказанных книг и умножать его на розничную цену книги. Хорошей идеей будет начинать каждое выражение или любое выражение с имени для вызова этого поля. Давайте назовем этот промежуточный итог .

выражение

Полное выражение (промежуточный итог: [tblOrdersDetails]! [QTY] * [tblBooks]! [RetailPrice]) включает в себя имя таблицы, сначала tblOrdersDetails в квадратных скобках, потому что именно там находится наше поле количества. Теперь восклицание говорит Access, чтобы заглянуть в эту таблицу для поля QTY и умножить его на поле розничной цены в tblBooks.

Давайте попробуем выполнить ваш запрос, и в конце вы увидите поле промежуточных итогов.

Итого, поле

Допустим, мы хотим рассчитать наш налог с продаж. В таблице запросов мы будем действовать точно так же, как раньше, и на этот раз мы назовем поле просто Налог и давайте умножим Итого на девять процентов.

Просто налог

Позвольте нам выполнить ваш запрос еще раз, и в конце вы увидите новое поле «Налог» .

Итого, поле

MS Access – индексирование

Индекс – это структура данных, специальная структура данных, предназначенная для повышения скорости поиска данных. Если вы часто выполняете поиск в таблице или сортируете ее записи по определенному полю, вы можете ускорить эти операции, создав индекс для поля. Microsoft Access использует индексы в таблице, так как вы используете индекс в книге для поиска данных.

  • В некоторых случаях, например для первичного ключа, Access автоматически создает индекс для вас.
  • В других случаях вы можете захотеть создать индекс самостоятельно.
  • Индекс хранит расположение записей на основе поля или полей, которые вы выбираете для индексации.
  • После того как Access получит местоположение из индекса, он сможет извлечь данные, перейдя непосредственно в правильное местоположение.
  • Таким образом, использование индекса может быть значительно быстрее, чем сканирование всех записей для поиска данных.
  • Индексы могут ускорить поиск в запросах, но они также могут снизить производительность при добавлении или обновлении записей.

Давайте теперь рассмотрим, какие индексы Microsoft Access создает по умолчанию и как их создавать сами, и узнаем, как удалять любые ненужные индексы. Откройте таблицу tblEmployees в базе данных Access, которую мы создали.

  • Мы действительно не играли с индексами в этой базе данных, но это не значит, что у нас их нет.
  • Фактически, любое поле, заданное в качестве первичного ключа в Access, автоматически индексируется.
  • Access создает дополнительные вторичные индексы в зависимости от имен ваших полей.

Теперь перейдем в меню «Файл» и выберите «Параметры».

Меню Файл

Вы увидите окно «Параметры доступа».

Дизайнер объектов

Перейдите к конструкторам объектов, и вы увидите раздел с меткой AutoIndex при импорте / создании, а в текстовом поле вы увидите ID; ключ; код; номер. По умолчанию, доступ автоматически добавляет вторичный индекс к полям, которые начинаются или заканчиваются этими именами, и это касается полей, которые вы импортировали, а также полей, которые вы создали вручную.

Если вы хотите сделать любое поле проиндексированным, вы можете перейти на вкладку Поле .

индексированный

Выберите любое поле, которое вы хотите проиндексировать, и установите флажок Индексированный в разделе Проверка поля. У вас также есть альтернативные варианты для создания или удаления индекса. Вы можете вернуться к представлению « Дизайн» .

Представление дизайна

Вы можете настроить индексы, выбрав любое поле. Вы также можете увидеть, как они индексируются в области свойств поля ниже. Любое поле, которое не выбрано рядом с индексированным, означает, что для данного поля нет индекса. Вы можете изменить это, щелкнув раскрывающееся меню и выбрав два других параметра – Да (Дублировать ОК) и Да (Без дубликатов) .

компрессия

Последний параметр Да (Нет Дубликатов) означает, что Access автоматически запретит повторяющиеся значения в этом поле. Давайте теперь создадим индекс для нашего поля фамилии.

дублировать

Давайте выберем LastName для индексации и скажем « Да» (Дубликаты ОК) . При сохранении Access создаст этот индекс. Еще одна область, где вы можете просматривать и настраивать свои индексы для таблицы, – это область разработки таблиц в группе « Показать / Скрыть ».

Дубликат Да

Если вы нажмете на эту кнопку «Индексы», появится специальное представление, отображающее все индексы, созданные для этой таблицы.

Специальный вид

Теперь у нас есть два индекса для tblEmployees – один, который был создан автоматически на основе поля первичного ключа, и один, который мы только что создали для поля LastName. Это разные способы работы с индексами в таблицах Microsoft Access.

MS Access – группировка данных

В этой главе мы расскажем, как рассчитать группу записей в Access. Мы создали поле, которое вычисляет строку за строкой или запись за записью, чтобы создать итоговое поле или поле промежуточных итогов, но что, если бы мы хотели вычислять по группам записей, а не по отдельным. Мы можем сделать это, создав так называемый совокупный запрос .

Совокупный запрос

Совокупный запрос, также известный как итоговый или сводный запрос, представляет собой сумму, массу или групповые данные. Это может быть общая или полная сумма или группа или подмножество записей. Агрегированные запросы могут выполнять ряд операций. Вот простая таблица, в которой перечислены некоторые способы суммирования по группе записей.

S.No Агрегатные функции и описание
1.

сумма

Добавляет значения поля

2.

в среднем

Среднее значение поля

3.

Min

Минимальное (минимальное) значение поля

4.

Максимум

Наибольшее (максимальное) значение поля

5.

подсчитывать

Количество значений (записей)

6.

StDev

Стандартное отклонение значений полей, включая поля даты / времени

7.

Var

Дисперсия значений поля, включая дату / время

сумма

Добавляет значения поля

в среднем

Среднее значение поля

Min

Минимальное (минимальное) значение поля

Максимум

Наибольшее (максимальное) значение поля

подсчитывать

Количество значений (записей)

StDev

Стандартное отклонение значений полей, включая поля даты / времени

Var

Дисперсия значений поля, включая дату / время

Позвольте нам открыть вашу базу данных и перейти к Query Design и включить следующие таблицы –

TblBooks

Закройте это диалоговое окно, и будут показаны следующие два поля, как показано в сетке запросов на следующем снимке экрана.

Скриншот

Это простой запрос, и мы отображаем только два поля – название книги и количество, и когда мы запускаем его, мы видим каждый отдельный заказ в нашей базе данных.

Давайте теперь запустим этот запрос, и вы увидите следующие результаты.

Индивидуальный заказ

Вот почему названия книг повторяются. Отдельные заказы были размещены здесь для каждой из этих книг, и они были заказаны в разных количествах. Предположим, мы хотим увидеть сводку только того названия книги, которое было указано только один раз. А затем сумма количества, указанного рядом с ним.

Теперь перейдем к представлению «Дизайн» и на вкладке «Дизайн» вы увидите символ Sigma. Это ваша общая кнопка.

Скриншот

Щелкните по символу сигмы, который откроет другую строку под вашим полем в строке таблицы, и отсюда вы можете указать, как вы группируете этот запрос.

Группа по

Теперь мы сгруппируемся по названию книги, а также суммируем поле количества.

Если мы щелкаем по группам по областям и далее нажимаем на раскрывающееся меню, все опции будут перечислены внизу. В этом случае мы выберем опцию Сумма и затем запустим ваш запрос.

сумма

Теперь вы можете видеть каждую отдельную книгу, а также все отдельные заказы, отображаемые рядом с названием книги.

Индивидуальный

Конкатенация в Access

Мы изучили процесс нормализации, хранения информации в отдельных полях. Иногда вы хотите видеть или просматривать данные вместе, например, объединяя поля имени и фамилии в одно поле. Вы можете отобразить эту информацию вместе, создав вычисляемое поле, объединяющее одну или несколько строк. Вы также можете добавить другие символы, такие как запятая или точка, которую вы можете захотеть.

  • Для объединения в Access есть два разных оператора, которые можно использовать с амперсандом (&) и знаком плюс (+) .

  • Амперсанд объединит две строки в одну, тогда как знак плюс объединит две строки и распространит значения NULL, например, если одно значение равно NULL, все выражение будет равно нулю.

Для объединения в Access есть два разных оператора, которые можно использовать с амперсандом (&) и знаком плюс (+) .

Амперсанд объединит две строки в одну, тогда как знак плюс объединит две строки и распространит значения NULL, например, если одно значение равно NULL, все выражение будет равно нулю.

пример

Давайте рассмотрим простой пример, чтобы понять процесс создания нового запроса с использованием дизайна запроса. Это будет очень простой запрос, который извлекает информацию из таблицы наших клиентов.

Теперь давайте добавим таблицу tblCustomers, чтобы закрыть диалоговое окно отображения таблицы. Мы попробуем объединить некоторые простые именованные поля.

TblCustomers

Давайте теперь добавим поля имени и фамилии и запустим запрос.

Как видите, имя и фамилия разделены на два разных поля.

Имя таблицы

Нам нужно отобразить эту информацию вместе.

Информация вместе

Вернитесь в представление конструктора и в третьем поле создайте новое поле с именем полное имя . Теперь добавьте полное имя и введите выражение, объединяющее эти два поля.

Дизайн Посмотреть полное имя

Давайте запустим запрос, и вы увидите новое вычисляемое поле.

Расчетное поле

Он может объединять информацию из этих двух полей вместе, но не совсем так, как мы этого хотим. Он запускает весь этот текст вместе, потому что он работает так, как мы его просили. Теперь нам нужно попросить Access добавить пробел между информацией из этих двух полей.

Давайте теперь вернемся к представлению «Дизайн» и добавим еще один раздел к этому выражению.

Дизайн Посмотреть полное имя

Добавьте пробел внутри кавычек и еще один амперсанд. Это заставляет Access брать информацию из этого поля имени; добавьте его с пробелом, а затем добавьте информацию из поля фамилии в самом конце. Теперь запустите запрос еще раз, и вы увидите следующие результаты.

Расчетное поле

Ms Access – обобщение данных

Агрегатные запросы хороши, если вы ищете только одно конкретное число, но если вы хотите получить сводную информацию, такую ​​как сводка в виде электронной таблицы, вы можете рассмотреть возможность запроса кросс-таблицы. Если вы хотите реструктурировать сводные данные, чтобы их было легче читать и понимать, рассмотрите возможность использования перекрестного запроса .

  • Кросс-таблица является типом запроса выбора . При выполнении запроса кросс-таблицы результаты отображаются в таблице данных. Эта таблица данных имеет структуру, отличную от других типов данных.

  • Структура перекрестного запроса может облегчить его чтение, чем простой запрос на выборку, отображающий те же данные, как показано на следующем снимке экрана.

Кросс-таблица является типом запроса выбора . При выполнении запроса кросс-таблицы результаты отображаются в таблице данных. Эта таблица данных имеет структуру, отличную от других типов данных.

Структура перекрестного запроса может облегчить его чтение, чем простой запрос на выборку, отображающий те же данные, как показано на следующем снимке экрана.

Безусловно, самый простой способ создания запроса кросс-таблицы в Access – просто использовать мастер, который поставляется вместе с Access, для создания запроса кросс-таблицы. Теперь перейдем на вкладку «Создать», в группы запросов и нажмите «Мастер запросов».

Новый запрос

В приведенном выше диалоговом окне вы можете увидеть все виды специальных запросов. Вы можете создать простой мастер запросов, например, как мы работали так далеко от представления конструктора. Второй – тот, который нам нужен – запрос кросс-таблицы, который отображает данные в виде компактной электронной таблицы. Теперь выберите запрос кросс-таблицы и нажмите «ОК».

Перекрестный

На первом экране мастера будет предложено указать, какая таблица или запрос содержит поля, которые вы хотите получить для результатов кросс-таблицы. Нажмите переключатель « Запросы » и выберите « qryOrdersInformation» – это тот, который мы создали ранее, который содержит промежуточный итог, налог с продаж и т. Д. Нажмите « Далее» .

Crosstab Query

Теперь мы рассмотрим доступные поля из этого запроса. Он предложит вам ввести значения полей, которые вы хотите в качестве заголовков строк. Допустим, мы хотим простой список всех наших различных названий книг. Теперь выберите поля названия книги и отправьте это в выбранную область поля и нажмите Далее .

Сделка

В приведенном выше диалоговом окне вопрос заключается в том, что вы хотите использовать в качестве заголовков столбцов, и это действительно зависит от того, что вы хотите оценить. Предположим, что вы хотите просмотреть наши продажи по дате , выберите TransactionDate и нажмите Next .

Дата сделки

Вопрос в диалоговом окне выше – это специализированный вопрос, основанный на поле, которое мы ранее выбрали, так как мы выбрали столбец даты и времени. Он спрашивает, хотим ли мы сгруппировать информацию в столбце даты и времени по определенному интервалу. Выберите опцию года и нажмите Далее .

функция

Следующий вопрос в приведенном выше диалоговом окне спрашивает, какое число вы хотите рассчитать для каждого столбца в пересечении строк. В этом случае мы можем перейти к количеству проданных книг, выбрав количество (QTY) и сумму в функциях и нажав Далее .

Посмотреть запрос

На последнем экране вашего мастера будет задан вопрос о том, как вы хотите назвать свой запрос, а затем нажмите « Готово», чтобы просмотреть этот запрос .

Завершить запрос

Теперь у нас есть информация по каждой книге, а также информация об общих продажах, например, когда каждый из этих продаж произошел.

Ms Access – Присоединяется

База данных представляет собой набор таблиц данных, которые позволяют логические отношения друг с другом. Вы используете отношения для связи таблиц по полям, которые у них общие. Таблица может быть частью любого числа отношений, но каждое отношение всегда имеет ровно две таблицы. В запросе отношение представлено соединением.

Что такое Join

Объединение определяет, как объединять записи из двух или более таблиц в базе данных. Концептуально объединение очень похоже на табличное отношение. На самом деле, соединения – это запросы, которые связаны с таблицами.

Ниже приведены два основных типа соединений, которые мы будем обсуждать в этой главе.

  • Внутреннее соединение
  • Внешнее соединение

Оба из них могут быть легко созданы из представления дизайна запросов .

Внутреннее соединение

Позвольте нам теперь понять Внутреннее Присоединение –

  • Наиболее распространенный тип объединения – это внутреннее соединение, которое также является типом соединения по умолчанию в Microsoft Access.
  • Внутреннее объединение будет отображать только те строки или записи, где объединенные поля из обеих таблиц равны.
  • Этот тип соединения просматривает эти общие поля и данные, содержащиеся в них. Он отображает только совпадения.

Внутреннее соединение

Внешнее соединение

Давайте теперь поймем, что такое Внешнее Соединение –

  • Внешнее объединение отображает все строки из одной таблицы и только те строки или записи из другой таблицы, где объединенные поля равны.
  • Другими словами, внешнее соединение показывает все строки из одной таблицы и только соответствующие строки из другой таблицы.

Внешнее соединение

Есть и другие типы соединения –

Левое внешнее соединение и правое внешнее соединение

Давайте теперь поймем левое внешнее соединение и правое внешнее соединение –

  • Вы можете выбрать таблицу, которая будет отображать все строки.
  • Вы можете создать левое внешнее соединение, которое будет включать все строки из первой таблицы.

Оставить Присоединиться

  • Вы можете создать правое внешнее объединение, которое будет включать все строки из второй таблицы.

Право Присоединиться

Теперь перейдем на вкладку « Создать » и создадим запрос из представления « Дизайн» . Выберите tblProjects и tblTasks и закройте диалоговое окно Show Table, как показано на следующем снимке экрана.

TblTasks

Добавьте поле ProjectName из tblProjects и TaskTitle, StartDate и DueDate из таблицы tblTasks .

Добавить название проекта

Давайте теперь запустим запрос.

Подробности проекта

Мы показываем только записи из нескольких проектов. У нескольких из этих проектов много задач, связанных с этим проектом, и эта информация связана с полем ProjectID .

  • Когда мы создаем этот запрос в Microsoft Access, Access берет эту связь из созданных нами отношений.

  • По умолчанию он создает так называемое внутреннее соединение между этими двумя полями , между этими двумя таблицами, и именно так он связывает эту информацию вместе из этих двух таблиц.

  • Он показывает нам только совпадения, поэтому, когда мы запускаем этот запрос, в tblProjects появляется много других проектов, которые не отображаются как часть нашего набора записей в этом запросе, и это из-за того, как эти две таблицы объединены вместе, через это Внутреннее Соединение, которое снова является тем Соединением по умолчанию для любого запроса.

Когда мы создаем этот запрос в Microsoft Access, Access берет эту связь из созданных нами отношений.

По умолчанию он создает так называемое внутреннее соединение между этими двумя полями , между этими двумя таблицами, и именно так он связывает эту информацию вместе из этих двух таблиц.

Он показывает нам только совпадения, поэтому, когда мы запускаем этот запрос, в tblProjects появляется много других проектов, которые не отображаются как часть нашего набора записей в этом запросе, и это из-за того, как эти две таблицы объединены вместе, через это Внутреннее Соединение, которое снова является тем Соединением по умолчанию для любого запроса.

Однако, если вы хотите изменить отношение, допустим, вы хотите создать внешнее объединение, или, другими словами, показать все проекты из tblProjects , каждую запись в этой таблице, а также все задачи из tblTasks – Открыть свойства соединения; мы можем сделать это, просто дважды щелкнув по строке отношения.

Присоединиться к недвижимости

Access отобразит имя левой таблицы и имя правой таблицы в диалоговом окне «Свойства соединения».

  • Имя левого столбца, а также имя правого столбца и первый переключатель должны включать только те строки, в которых поля объединения из обеих таблиц равны, и это внутреннее соединение, и именно это выбирается по умолчанию при создании отношений при создании соединения. в запросе, но вы можете изменить его.

  • У нас также есть два других варианта; мы можем включить все записи из tblProjects и только те записи из tblTasks, в которых объединенные поля равны, а эта – Left Outer Join.

  • У нас есть третий вариант, включающий все записи из tblTasks и только те записи из tblProjects, где объединенные поля равны, и эта является правым внешним соединением.

Имя левого столбца, а также имя правого столбца и первый переключатель должны включать только те строки, в которых поля объединения из обеих таблиц равны, и это внутреннее соединение, и именно это выбирается по умолчанию при создании отношений при создании соединения. в запросе, но вы можете изменить его.

У нас также есть два других варианта; мы можем включить все записи из tblProjects и только те записи из tblTasks, в которых объединенные поля равны, а эта – Left Outer Join.

У нас есть третий вариант, включающий все записи из tblTasks и только те записи из tblProjects, где объединенные поля равны, и эта является правым внешним соединением.

Это различные типы объединений, которые вы можете легко создавать в режиме конструктора. Давайте выберем второй вариант, который называется Left Outer Join, и нажмите Ok .

Давайте теперь посмотрим на другие шаги –

Другие шаги

Когда вы посмотрите на линию отношений, вы увидите маленькую стрелку, указывающую на ProjectID в tblTasks . Когда вы выполните этот запрос, вы увидите следующие результаты.

Стрелка указывая результаты

Как вы можете видеть, он показывает нам каждое название проекта, независимо от того, имеет ли оно связанную задачу. Вы также увидите кучу пустых полей. Все это будет пустым, потому что в tblTasks нет связанной информации, откуда берутся эти поля. Теперь давайте снова перейдем к представлению « Дизайн» и дважды щелкните строку отношения.

Связанная задача

В диалоговом окне «Свойства соединения» выберите третий параметр для правого внешнего соединения и нажмите « ОК» .

Другие шаги

Теперь посмотрим на нашу линию отношений. Вы увидите, что маленькая стрелка теперь указывает на ProjectID в tblProjects . При выполнении этого запроса вы увидите следующие результаты.

Линия Отношений

Самосоединения

Самостоятельное присоединение – это еще один тип объединения. Самостоятельное соединение связывает совпадающие поля из одной и той же таблицы. Например, посмотрите на таблицу сотрудника с полем супервизора, которое ссылается на тот же тип номера, который хранится в другом поле той же таблицы – идентификатор сотрудника.

Самостоятельно присоединяется

Если мы хотим узнать, кто является супервайзером Кейтлин Расмуссен, нам нужно взять число, хранящееся в этом поле супервизора, и посмотреть его в той же самой таблице в этом поле идентификатора сотрудника, чтобы узнать, что Charity Hendricks является супервизором.

Эта таблица не является идеальной структурой для реляционной базы данных, потому что она не нормализована.

Если у нас возникнет ситуация, когда мы захотим создать запрос, который будет просто перечислять имена сотрудников вместе с именами их руководителей, мы не сможем сделать простой запрос, если не создадим Self-join.

Чтобы увидеть самостоятельное соединение, создайте таблицу со следующими полями и введите некоторые данные.

Создать таблицу

Здесь мы хотим снова создать список с именем сотрудника, а затем с именем руководителя. Давайте создадим запрос из представления дизайна запроса .

Теперь добавьте таблицы tblEmployees .

Добавить TblEmployees

Закройте это диалоговое окно.

Теперь добавьте имя и фамилию для наших сотрудников.

Имена сотрудников

Теперь нам нужен способ создать связь между этой таблицей и самим собой. Для этого нам нужно открыть диалоговое окно show table и еще раз добавить tblEmployees.

Диалоговое окно «Показать таблицу»

Мы создали еще одну копию той же таблицы в этом представлении запроса. Теперь нам нужно создать Self-join. Для этого нажмите Supervisor в таблице tblEmployees, удерживайте кнопку мыши и перетащите ее прямо поверх EmployeeID в этой скопированной таблице – tblEmployees_1 . Затем добавьте имя и фамилию из этой скопированной таблицы.

Создать Self Присоединиться

Давайте теперь запустим ваш запрос, и вы увидите следующие результаты.

Отображаемые имена

Он отображает имена сотрудников вместе с именами их руководителей. И это, как вы создаете самостоятельное соединение в Microsoft Access.

MS Access – мастер создания дубликатов запросов

В этом уроке мы создали множество запросов на выборку, в основном из представления конструктора. Но в Access мы можем использовать некоторые специальные мастера запросов для создания пары конкретных запросов select. Первым из них является Мастер поиска дубликатов запросов. Мастер поиска дубликатов запросов создаст запрос, который найдет записи с дублирующимися значениями полей в одной таблице или запросе.

Как мы уже говорили, реляционные базы данных предназначены для того, чтобы избежать хранения дублирующейся информации. Но, несмотря на такой дизайн, иногда пользователи случайно вводят дублирующую информацию.

пример

В таблице клиента один и тот же клиент может быть случайно добавлен дважды. В таких случаях у клиента будет один и тот же адрес, но разные идентификаторы клиента, что может создать проблемы с отчетностью. В этой ситуации вы можете использовать мастер запросов дубликатов, чтобы быстро найти возможные дубликаты записей .

Теперь давайте откроем нашу базу данных Access, которая содержит таблицу tblAuthers, перейдем на вкладку « Создать » и в группе запросов выберите мастер запросов .

Если вы видите следующий скриншот, у вас есть четыре разных мастера на выбор. Выберите мастер поиска дубликатов и нажмите « ОК» .

Дубликат запроса

На первом экране мастера поиска дубликатов будет задан вопрос, по какой таблице или по какому запросу вы хотите найти возможные дубликаты. Допустим, мы хотим проверить таблицу нашего автора, чтобы убедиться, что один и тот же автор не был случайно введен дважды. Итак, выберите tblAuthors и нажмите Далее .

Посмотреть таблицу

ID автора

  • Второй экран мастера спросит, какие поля могут содержать дублирующую информацию.

  • Как правило, вы не будете использовать свое поле первичного ключа, потому что, опять же, когда вы определяете поле в Access в качестве первичного ключа, Access не позволяет вводить дубликаты.

  • Мы рассмотрим любое другое поле или комбинацию полей.

Второй экран мастера спросит, какие поля могут содержать дублирующую информацию.

Как правило, вы не будете использовать свое поле первичного ключа, потому что, опять же, когда вы определяете поле в Access в качестве первичного ключа, Access не позволяет вводить дубликаты.

Мы рассмотрим любое другое поле или комбинацию полей.

Мы можем искать по фамилии или имени и фамилии, или вы можете искать по их почтовому адресу, или, если точнее, по номеру телефона или дню рождения.

Теперь давайте выполним поиск по имени, фамилии и дню рождения и нажмите Далее .

Дата создания

На следующем экране в этом мастере будут отображаться поля, которые мы хотим отобразить в нашем запросе. Для этого нажмите двойную стрелку, все поля переместятся в область дополнительных полей запроса и будут добавлены в результаты нашего запроса.

Дополнительный запрос

Давайте теперь нажмите кнопку Далее . Это приведет нас к последнему экрану в этом мастере запросов.

Мастер следующего запроса

На следующем экране введите, как вы хотите назвать свой запрос.

Посмотреть результат

По умолчанию он назовет дубликат для плюс для любого имени объекта, который вы запрашиваете . В этом случае, tblAuthors , но вы также можете дать ему любое другое имя и нажать « Готово» .

Здесь Access обнаружил возможный дубликат, и это будет автор Хосе Калин, у которого тот же день рождения, тот же адрес, тот же номер телефона, но разные AuthorID.

Возможный дубликат

Этот был определенно введен дважды случайно. Теперь мы добавили все поля в наш запрос, мы могли бы просто пойти и удалить запись. Мы также должны убедиться, что у нас нет связанных записей в другой таблице.

Связанные записи

Выберите любую запись и выберите «Удалить», как в следующем диалоговом окне.

Удалить запись

Access выдает подсказку «Вы собираетесь удалить одну запись». Нажмите «Да», если хотите продолжить.

Если вы хотите увидеть, как этот мастер создал этот запрос, перейдите в представление конструктора и посмотрите, что все было добавлено в этот запрос.

Добавленный список

Как вы можете видеть на скриншоте выше, у нас есть поля и некоторые конкретные критерии под полем имени.

Указанные критерии

Вот как этот мастер ищет эту дублирующую информацию. На сегодняшний день это самый простой способ найти дубликаты.

MS Access – непревзойденный мастер запросов

В Access есть еще один очень полезный мастер – мастер поиска несопоставленных запросов . Мастер поиска несоответствующих запросов создает запрос, который находит записи или строки в одной таблице, которые не имеют связанных записей в другой таблице.

Как мы уже обсуждали, как данные объединяются в запросах и как большинство запросов ищет совпадения между двумя или более таблицами.

Подобранная

  • Это соединение по умолчанию в Access, например, если мы разработаем запрос с двумя таблицами tblCustomers и tblOrders и соединим эти две таблицы с помощью идентификаторов CustomerID, этот запрос будет возвращать только совпадающие результаты. Другими словами, клиенты, которые разместили заказы.

  • Временами мы не хотим видеть совпадения, например, мы можем не захотеть видеть ни одного клиента в нашей базе данных – клиентов, которые еще не разместили заказы.

Это соединение по умолчанию в Access, например, если мы разработаем запрос с двумя таблицами tblCustomers и tblOrders и соединим эти две таблицы с помощью идентификаторов CustomerID, этот запрос будет возвращать только совпадающие результаты. Другими словами, клиенты, которые разместили заказы.

Временами мы не хотим видеть совпадения, например, мы можем не захотеть видеть ни одного клиента в нашей базе данных – клиентов, которые еще не разместили заказы.

Не размещенные заказы

  • Это именно то, что делает поиск несопоставимого.

Существует также много других возможных применений для этого вида запроса.

В нашей базе данных мы можем использовать его, чтобы увидеть, какие авторы еще не написали проект, или вы можете использовать его, чтобы узнать, какие сотрудники еще не выбрали какую-либо пользу для здоровья. Давайте теперь откроем вашу базу данных, которая содержит таблицу клиентов и заказов ; перейдите на вкладку «Создать» и нажмите кнопку мастера запросов.

Выберите Мастер поиска несопоставленных запросов и нажмите ОК .

Бесподобный

В этом сценарии мы будем следить за теми клиентами, которые не разместили заказ. На первом экране спрашивается, какая таблица или запрос содержит записи, которые вы хотите в результатах запроса.

Теперь мы хотим список клиентов от tblCustomers . Выберите эту опцию и нажмите Далее .

Таблица клиентов

На следующем экране необходимо указать, какая таблица или запрос содержит связанные записи . Другими словами, какую таблицу вы используете для сравнения с первой. Для этого нам нужно найти те, которые не разместили заказы. Нам нужно выбрать таблицу, которая содержит информацию обо всех заказах – tblOrders . Теперь нажмите Next .

TblOrders

На следующем экране вам необходимо указать, какая часть информации находится в обеих таблицах.

  • Обычно это будет какой-то первичный ключ, внешний ключ, поле или отношение.
  • Если у вас есть существующие отношения в вашей базе данных, Access выберет и сопоставит эти поля для вас.
  • Но если у вас есть другие поля, которые вы можете объединить, содержащие аналогичную информацию, вы также можете выбрать это здесь.

Здесь у нас есть CustID, выбранный по умолчанию в обоих полях в ‘tblCustomers’ и в полях в ‘tblOrders’. Теперь нажмите Next .

CustID

На следующем экране вы можете выбрать поля, которые вы хотите видеть в результатах запроса.

Выбранные файлы

Теперь давайте выберем все доступные поля и кликните на двуглавой стрелке. Это переместит все доступные поля в выбранную область полей . Теперь нажмите Next .

Первый заказ

Последний экран позволит вам выбрать имя для вашего запроса и нажать кнопку « Готово» .

Без соответствия

Здесь мы указали одного клиента, который еще не разместил у нас заказ.

Список клиентов

Вы также можете увидеть, как был создан этот запрос. Для этого вам нужно вернуться в представление конструктора .

Нулевой

Этот мастер создал внешнее соединение между tblCustomer и tblOrders, и критерии C Null добавлены в CustID из tblORders. Это исключает определенные записи. В данном случае это клиенты, которые разместили заказы или у которых есть связанная информация в tblOrders.

Ms Access – Создать форму

Формы в Access похожи на витрины в магазинах, которые облегчают просмотр или получение нужных вам предметов. Поскольку формы – это объекты, с помощью которых вы или другие пользователи можете добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в вашей базе данных рабочего стола Access, дизайн вашей формы является важным аспектом. Есть много вещей, которые вы можете сделать с помощью форм в Microsoft Access. Вы можете создать два основных типа форм –

  • Связанные формы
  • Несвязанные формы

Связанные формы

Давайте теперь поймем, что такое Связанные формы –

  • Связанные формы связаны с неким базовым источником данных, таким как таблица, запрос или оператор SQL.
  • Связанные формы – это то, о чем обычно думают люди, когда думают о цели формы.
  • Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
  • Примерами связанных форм обычно являются то, что пользователи используют для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.

Несвязанные формы

Давайте посмотрим на несвязанные формы –

  • Эти формы не связаны с базовой записью или источником данных.
  • Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, панелями переключателей или навигационными формами.
  • Другими словами, несвязанные формы обычно используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, в отличие от самих данных.

Типы связанных форм

Есть много типов связанных форм, которые вы можете создать в Access. Позвольте нам понять типы –

Форма одного предмета

Это самый популярный вариант, и именно здесь отображаются записи – по одной записи за раз.

Форма для нескольких предметов

Это отображает несколько записей одновременно из этого связанного источника данных.

Сплит Форма

Форма делится на две половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает список или предоставляет представление таблицы нескольких записей из базового источника данных.

Создание форм

Есть несколько методов, которые вы можете использовать для создания форм в Access. Для этого откройте свою базу данных и перейдите на вкладку «Создать» . В группе «Формы» в правом верхнем углу вы увидите кнопку «Мастер форм».

Мастер форм

Нажмите на эту кнопку, чтобы запустить мастер форм.

На этом первом экране в мастере вы можете выбрать поля, которые вы хотите отобразить в своей форме, и вы можете выбрать из полей из более чем одной таблицы или запроса.

Допустим, мы хотим просто иметь быструю форму, которую мы собираемся использовать для ввода данных для информации о наших сотрудниках.

В раскрывающемся списке Таблицы / Запросы выберите таблицу tblEmployees . Нажмите на двойную стрелку, чтобы переместить все поля одновременно.

Поле мастера форм

Давайте просто оставим это за одной таблицей и нажмем Далее .

Выберите должность

На следующем экране мастера форм будет запрошен макет, который нам нужен для нашей формы. У нас есть столбчатые, табличные, таблицы данных и обоснованные макеты. Здесь мы выберем расположение столбцов и затем нажмите « Далее» .

раскладка

На следующем экране нам нужно дать название для нашей формы. Давайте назовем это frmEmployees .

После того, как вы дали своей форме заголовок, вы можете открыть форму, чтобы увидеть, как эта форма выглядит, или вы можете начать вводить информацию в вашу таблицу. Или вы можете выбрать вариант, чтобы изменить дизайн формы. Давайте выберем первый вариант, чтобы открыть форму для просмотра или ввода информации, и нажмите « Готово» .

Открытая форма

Теперь взгляните на следующий скриншот. Вот как выглядит ваша форма. Это форма отдельного элемента, то есть одна запись отображается за раз, и далее внизу вы можете видеть кнопки навигации, которые говорят нам, что это отображает запись 1 из 9. Если вы нажмете эту кнопку, она будет перемещена. к следующей записи.

Одна запись

Если вы хотите перейти к самой последней записи в этой форме или этой таблице, вы можете использовать кнопку рядом с этой стрелкой вправо, стрелку с линией после нее, то есть кнопку последней записи. Если вы хотите добавить информацию о новом сотруднике, перейдите в конец этой записи, а затем после 9 записей вы увидите пустую форму, в которой вы можете начать ввод информации о новом сотруднике.

Информация о сотруднике

Новая форма

Это один из примеров того, как вы можете создать форму с помощью мастера форм. Давайте теперь закроем эту форму и перейдем на вкладку «Создать». Теперь мы создадим немного более сложную форму с помощью мастера. Нажмите «Мастер форм», и на этот раз мы выберем поля из нескольких разных таблиц.

В этом мастере форм давайте выберем tblProjects для таблиц / запросов и выберем несколько доступных полей, таких как ProjectID, ProjectName, ProjectStart и ProjectEnd. Эти поля теперь будут перемещены в выбранные поля.

Бюджет формы

Теперь выберите tblTasks для таблиц / запросов и отправьте через TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate и PercentComplete. Нажмите Далее .

Доступные поля

Одиночная форма

Здесь мы хотим получить данные из нескольких разных объектов. Мы также можем выбрать один из вариантов того, как мы хотим оформить нашу форму. Если мы хотим создать плоскую форму, мы можем выбрать упорядочение с помощью tblTasks , которая создаст эту единственную форму со всеми полями, расположенными в плоском виде, как показано выше.

Однако, если мы хотим создать иерархическую форму, основанную на этом отношении «один ко многим», мы можем выбрать размещение наших данных по tblProjects.

Подформа

В вышеприведенном окне у нас есть возможность включить подчиненную форму для tblTasks , или мы можем сделать ее связанной формой. В этой связанной форме tblProjects будет иметь кнопку, которая будет запускать вторую форму, отфильтрованную по проекту, который мы выбрали в этой форме базовых проектов. Давайте теперь выберем Форму с подформой (формами) и затем нажмите Далее .

На следующем экране вы можете выбрать макет для вашей подчиненной формы. Представление таблицы данных выбирается по умолчанию. Представление таблицы данных аналогично представлению таблицы. Теперь нажмите Next .

Форма данных

На следующем экране вам нужно указать имя для ваших форм. Введите желаемое имя и нажмите Готово .

Проекты Frm

Access даст вам предварительный просмотр того, как выглядит ваша форма. Кроме того, у вас есть элементы управления в главной форме, которая находится в нашей таблице Projects . Когда вы спуститесь вниз, вы увидите подчиненную форму. Это как форма внутри формы.

Таблицы проекта

Форма для нескольких предметов

Вы также можете создать конкретный вид формы. Для этого вы можете нажать на раскрывающееся меню Больше форм .

Несколько предметов

Из меню вы можете создать форму « Несколько элементов», форму « Таблица данных», форму « Разделение» или даже форму « Модальное диалоговое окно» . Это обычно связанные формы; выберите объект, который вы хотели бы привязать к этой форме. Это не относится к модальным диалоговым формам.

Чтобы создать форму такого типа, вам нужно сначала выбрать объект на панели навигации. Давайте выберем здесь сотрудников.

Форма сотрудника

Нажмите кнопку « Больше форм» и « Несколько элементов» .

Больше форм

Вышеуказанный шаг далее создаст форму Multiple Items, в которой перечислены все сотрудники.

Сплит Форма

Этот тип формы разделен на равные половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает представление списка или таблицы из нескольких записей из базового источника данных.

Теперь давайте выберем tblEmployees на панели навигации и затем на вкладке Create . Выберите опцию « Разделить форму» в меню «Дополнительные формы», и вы увидите следующую форму, в которой форма разделена по вертикали.

Сплит Форма

Ms Access – Изменить форму

Мы узнали несколько способов создания простых форм ввода данных. Хотя формы облегчают процесс ввода данных; они могут не служить другим целям, которые вы хотели бы. Они могут не быть броскими или удобными для того, что вы намеревались.

  • При создании формы первое, что вы, вероятно, захотите сделать, это изменить размер или переместить элементы управления.
  • Вам также может понадобиться добавить элемент управления или удалить его.

Теперь мы обсудим, как легко изменить вашу форму.

управления

Это просто общий термин, используемый для описания любого объекта в форме или отчете, который отображает данные, выполняет действия или элементы, используемые для художественных оформлений, таких как линия. Другими словами, элемент управления – это почти все, что помещено в форму или отчет.

Следующие могут рассматриваться как элементы управления –

  • Объекты, такие как метки.
  • Несвязанные или связанные текстовые поля, которые можно использовать для добавления, редактирования или даже вычисления выражения.
  • Командные кнопки, которые выполняют такие действия, как Сохранить, Открыть электронную почту или Печать, и эти кнопки также называются элементами управления.
  • Это просто общий термин для любого объекта в форме или отчете.

Теперь мы рассмотрим различные аспекты создания презентабельной формы и поймем, как редактировать и изменять форму. Давайте теперь откроем нашу форму Multiple Items, в которой перечислены все сотрудники из tnlEmployees .

Редактировать форму

Как вы можете видеть список сотрудников, но на самом деле это не очень удобный список. Наши элементы управления негабаритны. Они слишком большие, разнесены друг от друга и не обеспечивают очень полезного представления списка.

Чтобы изменить внешний вид элементов управления в этой форме, у вас есть два вида формы, которые вы можете использовать. На вкладке «Главная» щелкните раскрывающийся список « Вид» .

Управление внешним видом

У вас есть Layout View или Design View, и оба эти вида используются для редактирования вашей формы. Форма просмотра открывается по умолчанию; это представление, которое вы будете использовать для взаимодействия или редактирования базового источника данных.

Чтобы отредактировать внешний вид самой формы, нам нужно сначала перейти к представлению макета.

Форма Сама

Когда вы переключитесь на Layout View, вы увидите ряд контекстных вкладок.

В верхней части Access вы увидите область с пометкой « Инструменты макета формы» с тремя вкладками: вкладкой «Дизайн», вкладкой «Упорядочить» и вкладкой «Формат», и каждая из этих вкладок имеет различные параметры для форматирования внешнего вида или внешнего вида формы.

Когда вы возьмете мышку и нажмете на любой из этих элементов управления, вы заметите, что Access выделит определенную область этой формы, а все элементы управления в этой области будут затенены светло-оранжевым, тогда как выбранный вами элемент управления будет затенен темнее, чем предыдущий или иметь более темную оранжевую рамку вокруг, где вы нажимаете.

Инструменты макета

Здесь вы можете изменить размеры ваших элементов управления, как вы хотите, щелкая и перетаскивая мышь, чтобы изменить размер высоты или ширины или обоих этих одного элемента управления.

Управление изменением размера

В этой конкретной форме, когда вы изменяете размер любого отдельного элемента управления, вы также изменяете размер остальных элементов управления в вашей форме, это связано с тем, как эти элементы управления сгруппированы. Теперь давайте настроим все поля так, как вы хотите, используя функцию мыши и перетаскивания мышью.

Настроить поля

Это один из быстрых способов редактирования высоты и ширины элементов управления в вашей форме из этого вида макета.

Темы

В Access есть несколько основных способов форматирования форм с помощью встроенных тем, цветов и стилей шрифтов, настройки цветов заливки и затенения альтернативных строк. Давайте теперь откроем frmEmployees .

Темы

Формы, которые создает Access, просты и понятны. У них есть синяя полоса сверху и белый фон.

Если вы хотите узнать, как еще можно стилизовать эти формы, вы можете перейти в представление «Дизайн» или «Просмотр макета» и изучить некоторые параметры на вкладке «Дизайн» в области «Темы».

Стилизовать

Если вы щелкнете по раскрывающейся галерее Тем, у вас есть много предварительно созданных тем, которые можно попробовать. Если навести указатель мыши на любой из них, вы сможете просмотреть изменения таких вещей, как цвета и размеры шрифта, а также фактический используемый шрифт. Чтобы применить определенный стиль, просто нажмите на него мышью, и вы увидите, как это выглядит.

Выпадающая галерея

Если вам нравится тема, но вы хотите изменить цвета, вы можете отрегулировать цвета, вернувшись к группе «Темы» на вкладке «Дизайн» и выбрав нужный вам цвет. Вы также можете создавать собственные цвета в соответствии с цветами вашей компании.

Тема цветов

Точно так же у вас есть ряд стилей шрифтов на выбор. Вы можете выбрать один из множества встроенных в Office Suite или настроить эти шрифты, выбрав определенный шрифт заголовка, шрифт основного текста и даже создав собственное имя для этой группы шрифтов и сохранив его.

Заголовок шрифта

Давайте вернемся к frmEmployees . В этой форме вы увидите, что каждый альтернативный ряд закрашен светло-серым цветом.

Row Shade

Параметр форматирования называется « Цвет альтернативной строки», и если вы хотите настроить его в многократной форме, перейдите в представление « Дизайн» .

Цвет строки

Выберите этот подробный раздел и перейдите на вкладку «Формат», а в фоновой группе вы увидите опцию « Цвет альтернативной строки» . Вы можете изменить цвета для альтернативных рядов. Чтобы увидеть, как это выглядит, просто перейдите в представление формы или представление макета.

Сменить цвет

Если вам вообще не нужна заливка, вы можете выбрать « Нет цвета» в качестве цвета альтернативной строки, и это более традиционный вид из предыдущих версий Access.

Нет цвета

Ms Access – Форма навигации

Доступ включает в себя навигационный элемент управления, который позволяет легко переключаться между различными формами и отчетами в вашей базе данных. Форма навигации – это просто форма, которая содержит элемент навигации. Навигационные формы являются отличным дополнением к любой настольной базе данных.

  • Microsoft Access предлагает несколько функций для управления тем, как пользователи перемещаются по базе данных.

  • Мы уже использовали панель навигации для навигации по всем создаваемым объектам Access, таким как формы, запросы, таблицы и т. Д.

  • Если вы хотите создать свою собственную навигационную структуру и упростить пользователям поиск нужных им объектов, вы можете создать навигационную форму, которая использует элементы управления навигацией, чтобы пользователи могли использовать или просматривать формы и отчеты. прямо из этой главной навигационной формы.

Microsoft Access предлагает несколько функций для управления тем, как пользователи перемещаются по базе данных.

Мы уже использовали панель навигации для навигации по всем создаваемым объектам Access, таким как формы, запросы, таблицы и т. Д.

Если вы хотите создать свою собственную навигационную структуру и упростить пользователям поиск нужных им объектов, вы можете создать навигационную форму, которая использует элементы управления навигацией, чтобы пользователи могли использовать или просматривать формы и отчеты. прямо из этой главной навигационной формы.

пример

Давайте теперь возьмем простой пример, в котором мы создадим форму навигации. Для этого перейдите на вкладку «Создать»; в группе форм вы увидите это раскрывающееся меню навигации.

Меню навигации

В этом меню вы увидите различные макеты для организации ваших форм и отчетов, которые вы хотели бы встроить в эту навигационную форму.

  • Одна с горизонтальными вкладками, другая с вертикальными вкладками – где все вкладки выровнены по левому краю, вертикальная раскладка вкладок, где все вкладки выровнены по правому краю.

  • Существует горизонтальный макет вкладок, который имеет два уровня, поэтому, если у вас есть много объектов, которые вы хотите отобразить в верхней части, вы можете использовать это.

  • У вас может быть один, где у вас есть как горизонтальные вкладки, так и вертикальные вкладки, выровненные влево или вправо.

Одна с горизонтальными вкладками, другая с вертикальными вкладками – где все вкладки выровнены по левому краю, вертикальная раскладка вкладок, где все вкладки выровнены по правому краю.

Существует горизонтальный макет вкладок, который имеет два уровня, поэтому, если у вас есть много объектов, которые вы хотите отобразить в верхней части, вы можете использовать это.

У вас может быть один, где у вас есть как горизонтальные вкладки, так и вертикальные вкладки, выровненные влево или вправо.

В следующем примере мы будем использовать горизонтальные вкладки и вертикальные вкладки. Чтобы создать этот макет или форму навигации, просто нажмите на нее, и Access создаст несвязанную форму с элементом управления навигацией.

Вкладки навигации

Чтобы добавить объекты в эту форму навигации, проще всего сделать это через представление макета, просто перетаскивая объекты туда, где вы хотите, чтобы они появлялись.

Давайте теперь перетащим форму frmProjects из панели навигации и поместим ее в [Добавить новый] вверху.

Перетащите Frmprojects

Аналогичным образом перетащите форму frmAuthers из области навигации и поместите ее слева от кнопки «Добавить новую».

Добавить новую кнопку

Давайте теперь добавим другие формы, связанные с проектами, такие как frmSubTasks, frmCurrentProjects и т. Д.

Родственные формы

Давайте теперь добавим дополнительные вкладки в верхней части. Сначала мы добавим форму frmEmployees .

Дополнительная вкладка

Теперь вы увидите, что другие ваши кнопки проекта исчезли слева, и это потому, что они прикреплены к вкладке Проект. Все кнопки, которые вы видите слева, связаны с тем, что вы выбрали вверху. Теперь, выбрав вкладку «Сотрудник», давайте перетащим информацию о сотрудниках влево.

Кнопки проекта

Теперь у нас есть информация о проекте на одной вкладке, информация о сотрудниках на другой. Точно так же вы можете добавить больше вкладок в соответствии с вашими требованиями. Как видите, название вкладок не подходит, поэтому давайте начнем переименовывать некоторые из этих вкладок, чтобы сделать их более удобными для пользователя. Самый простой способ – дважды щелкнуть любую вкладку или любую кнопку слева и переименовать ее, как показано на следующем снимке экрана.

переименовывать

Ms Access – Combo BOx

Когда вы вводите данные в любой форме, выбор значения из списка может быть быстрее и проще, чем запоминание значения для ввода. Список вариантов также помогает убедиться, что значение, введенное в поле, является подходящим. Элемент управления списком может подключаться к существующим данным или отображать фиксированные значения, которые вы вводите при создании элемента управления. В этой главе мы расскажем, как создать поле со списком в Access.

Поле со списком

Поле со списком – это объект или элемент управления, который содержит раскрывающийся список значений, из которых пользователь может выбрать.

  • Элемент управления combo box предоставляет более компактный способ представления списка вариантов.
  • Список скрыт, пока вы не нажмете стрелку раскрывающегося списка.
  • Поле со списком также дает вам возможность ввести значение, которого нет в списке.
  • Таким образом, элемент управления комбинированного окна объединяет функции текстового поля и списка.

пример

Давайте теперь возьмем простой пример создания поля со списком. Мы создали форму для сотрудника, как показано на следующем снимке экрана.

Поле со списком

Теперь мы хотим создать поле со списком для типа телефона, потому что мы знаем, что тип телефона должен быть домашним , сотовым или рабочим . Эта информация должна быть доступна в раскрывающемся списке, и пользователю не нужно вводить эту информацию.

Теперь перейдем к представлению « Дизайн» для этой формы. Выберите поле « Тип телефона» и нажмите «Удалить».

Тип телефона

Тип телефона Удалить

Как только поле «Тип телефона» будет удалено, перейдите на вкладку «Дизайн».

Используйте контрольные слова

Теперь давайте выберем опцию Use Wizards в меню Controls и затем выберите Combo Box Control из меню, как показано на следующем скриншоте.

Дизайн вкладки Combo

Теперь нарисуйте поле со списком, где вы хотите, и когда вы отпустите кнопку мыши, вы увидите диалоговое окно мастера со списком.

Combo Wizard

Здесь у вас есть другой вариант для данных; давайте выберем второй вариант, в котором мы добавим значения и нажмите Далее.

вариант

Введите значения, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке, и нажмите Далее .

Помните Ценность

Нажмите Далее еще раз.

этикетка

Введите метку для вашего поля со списком и нажмите « Готово» .

несвязанный

Вы можете видеть, что поле со списком создано, но оно не выровнено с другим полем. Давайте сделаем это сначала, выбрав все поля, а затем перейдем на вкладку «Упорядочить».

Расположить вкладку

Слева вы увидите опцию Stacked . Нажмите эту кнопку.

Stacked

Теперь вы можете увидеть поля выровнены.

Чтобы сделать размер каждого поля одинаковым, у нас есть разные варианты, давайте нажмем кнопку «Размер / Пространство».

Кнопка формы размера

В раскрывающемся списке нажмите « Наименьший» .

К кратчайшему

Теперь перейдите к представлению формы .

Посмотреть форму

Теперь пользователь может легко выбрать любую опцию для типа телефона.

MS Access – SQL View

В этой главе мы рассмотрим представление SQL. Всякий раз, когда вы создаете запрос в структуре запроса, Access автоматически создает запрос SQL для вас. Это на самом деле извлекает данные из таблиц. Чтобы увидеть, как ваш запрос создается в SQL при его создании в дизайне запросов, давайте откроем вашу базу данных.

Выберите Query Design на вкладке Create и добавьте таблицу tblEmployees .

SQL View

Дизайн сотрудников

Выберите поле, которое вы хотите видеть в качестве результата запроса, а затем выполните запрос.

Результат запроса поля

Теперь вы можете видеть всю информацию о сотрудниках как результат запроса. Вы выбрали определенные поля в сетке запросов; в то же время MS Access также создал SQL-запрос с результатами, полученными из вашей таблицы запросов.

Чтобы просмотреть SQL, перейдите на вкладку Главная. Выберите SQL View из меню View, и вы увидите SQL вашего запроса.

Домашняя вкладка

пример

Ниже приведен еще один пример, в котором мы увидим проекты в процессе выполнения.

Прогресс проекта

Навигация Отношения

Давайте теперь запустим ваш запрос.

Название задачи

Чтобы увидеть SQL, выберите SQL View из меню View.

SQL-запрос

Вы можете увидеть SQL-запрос, который автоматически генерируется Access. Это помогает получать данные из двух таблиц.

Ms Access – Форматирование

Одним из особенно полезных инструментов форматирования в Access является возможность применять условное форматирование для выделения определенных данных. Давайте возьмем простой пример условного форматирования.

пример

В этом примере мы будем использовать форму fSubCurrentProjects в нашей базе данных.

Текущий проект

У нас есть список всех проектов в этой базе данных, и у нас также есть пара новых полей, таких как Статус в срок и Количество опоздавших задач . Эта форма создана из другого запроса.

Завершенный

В этом запросе мы имеем соединение между таблицей и запросом, в котором будет отображаться количество сроков выполнения или количество выполненных проектов с просроченными задачами. У нас также есть вычисляемое поле, которое использует функцию IF, чтобы определить, больше или нет значение срока оплаты больше нуля. Затем отобразятся слова « Поздно», если проект опаздывает, или « Вовремя», если в этом конкретном проекте нет просроченных задач.

Вовремя

Пример 1

В этом примере мы будем использовать вышеуказанную форму, чтобы понять, как вы можете использовать условное форматирование для выделения определенных фрагментов информации. Теперь мы выделим каждый проект, который в настоящее время опаздывает. Чтобы применить условное форматирование к одному или нескольким полям, нам нужно переключиться на представление «Макет».

Теперь выберите поле On Time Status .

Время Статус

Теперь перейдите на вкладку Формат.

Вкладка «Формат»

На этой вкладке «Формат» вы увидите группу «Форматирование элементов управления» и специальную кнопку «Условное форматирование». Давайте теперь нажмите на условное форматирование.

Диспетчер правил

Теперь вы увидите Диспетчер правил условного форматирования, и в настоящее время у нас нет правил, примененных к этому элементу управления. Теперь давайте создадим новое правило, нажав кнопку «Новое правило».

Новое правило

Теперь вы увидите диалоговое окно «Новое правило форматирования». Сначала мы укажем тип правила, которое мы будем создавать, и здесь у нас есть два варианта. Первый вариант – проверить значения в текущей записи или использовать выражение , а второй – сравнить эту запись с другими записями .

Теперь у нас есть только одно из двух значений в нашей форме; либо по времени, либо по слову поздно, и это из данного запроса. Теперь давайте выберем « Значение поля » в первом поле со списком, а затем выберите « равно » во втором поле со списком. Теперь введите слово « Поздно » в кавычках.

Равно

Теперь мы можем установить наше условное форматирование, как мы хотим, чтобы это поле выглядело, если в этом поле появляется слово Late . Давайте теперь изменим цвет шрифта на красный и сделаем его жирным, курсивом и подчеркиванием , и это наше условное правило. Давайте теперь нажмем Ok и затем нажмите Apply , и снова Ok .

Отформатированный поздно

Вы можете видеть, что слово Late отформатировано сейчас. Это один из примеров того, как создать очень простое правило условного формата.

Пример 2

Давайте возьмем другой пример. Здесь мы сделаем название или название проекта красным и жирным, курсивом и подчеркиванием . Выберите элемент управления именем проекта в вашей форме.

Условное форматирование

Теперь мы вернемся на вкладку «Формат» и нажмите «Условное форматирование» и создадим новое правило для этого конкретного элемента управления, как показано на снимке экрана выше.

Не задан формат

Здесь мы не будем проверять значение текущего поля, которое мы выбрали, но мы будем сравнивать его с другим полем в этой форме. Выберите Expression Is в первом поле со списком, а затем нажмите кнопку… в конце, как на скриншоте выше.

Построитель выражений

В категориях выражений у вас есть каждый объект, который находится в этой форме. Дважды щелкните на CountofDueDate . Это отправит ссылку на этот элемент управления или это поле до нашего построителя выражений и условия, если оно больше нуля. Теперь нажмите Ok.

Правило форматирования

Давайте теперь нажмите Ok, а затем нажмите Apply и Ok снова.

Пример значения

Это был пример условного форматирования поля, основанного на значениях в другом поле.

Пример 3

Давайте теперь посмотрим на другой пример условного форматирования. Предположим, мы хотим увидеть, какие проекты более поздние или имеют более поздние задачи, чем другие поздние проекты. Выберите параметр условного форматирования.

Срок выполнения отсчета

Нажмите на кнопку New Rule, чтобы создать новое правило, а затем нажмите Ok, как на скриншоте выше.

Новое правило форматирования

В новом правиле форматирования мы теперь выберем тип правила « Сравнить с другими записями ». Давайте дополнительно изменим цвет бара на красный . Мы хотим, чтобы наш самый короткий столбец представлял самое низкое значение, а самый длинный столбец представлял самое высокое значение. Давайте теперь нажмите Ok, а затем нажмите Apply и Ok снова.

Бар Цвет Красный

Теперь вы можете видеть, как применяется условное затенение, как на скриншоте выше. Давайте теперь перейдем к представлению формы.

Условное затенение

Ms Access – Управление и свойства

В этой главе мы рассмотрим элементы управления и свойства, доступные в Access. Мы также узнаем, как добавить элементы управления в формы. Элементы управления – это части формы или отчета, которые вы используете для ввода, редактирования или отображения данных. Элементы управления позволяют просматривать и работать с данными в приложении базы данных.

  • Наиболее часто используемым элементом управления является текстовое поле, но другие элементы управления включают кнопки команд, метки, флажки и элементы управления подчиненной формы / подчиненного отчета.

  • Существуют различные виды и типы элементов управления, которые вы можете создавать, но все они попадают в одну из двух категорий – привязанные или не связанные.

Наиболее часто используемым элементом управления является текстовое поле, но другие элементы управления включают кнопки команд, метки, флажки и элементы управления подчиненной формы / подчиненного отчета.

Существуют различные виды и типы элементов управления, которые вы можете создавать, но все они попадают в одну из двух категорий – привязанные или не связанные.

Связанные элементы управления

Давайте теперь поймем, что такое Bound Controls –

  • Связанные элементы управления – это элементы, которые связаны с конкретным источником данных в вашей базе данных, таким как поле и таблица или запрос.
  • Значения могут быть либо текстом, датами, числом, флажками, изображениями или даже графиками.
  • Вы используете связанные элементы управления для отображения значений, поступающих из полей в вашей базе данных.

Несвязанные элементы управления

Давайте теперь поймем, что такое Unbound Controls –

  • С другой стороны, несвязанные элементы управления не привязаны к источнику данных и существуют только в самой форме.
  • Это может быть текст, рисунки или фигуры, такие как линии или прямоугольники.

Типы управления

Вы можете создавать различные типы элементов управления в Access. Здесь мы обсудим несколько распространенных, таких как текстовое поле, метка, элементы управления вкладками кнопок и т. Д.

Текстовое окно

  • Как правило, все, что находится в текстовом поле, будет связано, но не всегда.

  • Вы можете использовать эти элементы управления для взаимодействия с данными, хранящимися в вашей базе данных, но у вас также могут быть несвязанные текстовые поля.

  • Вычисляемые элементы управления будут выполнять какие-то вычисления на основе написанного вами выражения, и эти данные нигде не хранятся в вашей базе данных.

  • Он рассчитан на лету и живет только в этой форме.

Как правило, все, что находится в текстовом поле, будет связано, но не всегда.

Вы можете использовать эти элементы управления для взаимодействия с данными, хранящимися в вашей базе данных, но у вас также могут быть несвязанные текстовые поля.

Вычисляемые элементы управления будут выполнять какие-то вычисления на основе написанного вами выражения, и эти данные нигде не хранятся в вашей базе данных.

Он рассчитан на лету и живет только в этой форме.

Этикетки

  • Ярлыки всегда будут текстовыми и несвязанными.
  • Обычно метки не связаны ни с одним источником в вашей базе данных.
  • Метки используются для обозначения других элементов управления в вашей форме, таких как текстовые поля.

кнопка

  • Это еще один тип популярного контроля; эти командные кнопки обычно выполняют макрос или модуль.
  • Кнопки обычно используются для взаимодействия с данными или объектами в вашей базе данных.

Управление вкладками

  • Элементы управления вкладками дают вам представление вкладок элементов управления или других элементов управления в вашей форме.
  • Добавление вкладок в форму может сделать ее более упорядоченной и простой в использовании, особенно если форма содержит много элементов управления.
  • Размещая связанные элементы управления на отдельных страницах элемента управления вкладками, вы можете уменьшить беспорядок и упростить работу с данными.

Гиперссылка

  • Гиперссылка создает гиперссылку в вашей форме на что-то другое. Это может быть веб-страница или даже другой объект или место в вашей базе данных.

Гиперссылка создает гиперссылку в вашей форме на что-то другое. Это может быть веб-страница или даже другой объект или место в вашей базе данных.

Некоторые другие элементы управления

Давайте теперь посмотрим на некоторые другие элементы управления –

  • Вы также можете создать веб-браузер управления и навигации, группы, разрывы страниц, поля со списком.

  • Вы можете создавать диаграммы, линии, кнопки-переключатели, списки, прямоугольники, флажки, несвязанные рамки объектов, вложения, кнопки выбора, подчиненные формы и вложенные отчеты, связанные рамки объектов и даже размещать изображения в своей форме.

Вы также можете создать веб-браузер управления и навигации, группы, разрывы страниц, поля со списком.

Вы можете создавать диаграммы, линии, кнопки-переключатели, списки, прямоугольники, флажки, несвязанные рамки объектов, вложения, кнопки выбора, подчиненные формы и вложенные отчеты, связанные рамки объектов и даже размещать изображения в своей форме.

пример

Давайте теперь посмотрим на простой пример некоторых из этих элементов управления, создав новую пустую форму. Перейдите на вкладку « Создать » в группе форм и нажмите « Бланк» .

Бланк

Приведенный выше шаг откроет несвязанную форму, которая еще не прикреплена ни к одному элементу в нашей базе данных.

Список полей

По умолчанию он открывается в режиме макета, как показано на скриншоте выше.

Теперь давайте перейдем к представлению «Дизайн», чтобы добавить поля.

Добавить поля дизайна

На вкладке «Дизайн» нажмите «Список свойств».

Дизайн недвижимости

В окне свойств щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что выбрана форма, а затем перейдите на вкладку «Данные».

Подробности собственности

На вкладке «Данные» вы увидите, что источник записи остается пустым. Предположим, мы хотим создать форму, которая будет привязана к двум разным таблицам в нашей базе данных. Теперь нажмите на кнопку … В дальнейшем он откроет свой собственный построитель запросов.

Query Builder

Выберите таблицы, которые содержат данные, которые вы хотите отобразить; нажмите кнопку Добавить, а затем закройте это диалоговое окно.

Выберите лист недвижимости

Теперь давайте выделим все поля из tblEmployees и перетащим в таблицу запросов, а также добавим все поля из tblHRData.

Теперь нажмите «Сохранить как» и присвойте этому запросу имя.

Query2 Сохранить

Давайте назовем его qryEmployeesData и нажмите « ОК», а затем закройте построитель запросов.

Данные сотрудника

Теперь вы можете видеть запрос в качестве источника записи. Теперь мы связали эту форму с объектом в нашей базе данных, в данном случае qryEmployeesData. Теперь мы можем начать с добавления некоторых элементов управления в эту форму и добавить любой из этих элементов управления, перейдите на вкладку «Дизайн» и просмотрите параметры из группы элементов управления.

Использовать мастер управления

В меню «Элементы управления» вы увидите, что мастер использования элементов управления выделен, как показано на снимке экрана выше. Эта маленькая кнопка имеет выделенную рамку вокруг нее по умолчанию. Это означает, что мастера управления включены. Это похоже на тумблер. При нажатии на тумблер мастера отключаются. Повторное нажатие включит волшебников.

Теперь давайте кликнем на Метку и перетащим эту метку и введите Информация о сотруднике, а затем перейдите на вкладку Формат, чтобы отформатировать ее, как показано на следующем снимке экрана.

Подробная информация о сотрудниках

Вы можете применить жирный стиль или изменить размер шрифта текста внутри этого ярлыка и т. Д. Этот элемент управления отображается в разделе сведений вашей формы. Имеет смысл разместить этот ярлык внутри раздела заголовка формы, который пока не виден.

Раздел заголовка

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте фона этой формы и выберите заголовок формы, как на скриншоте выше.

Заголовок формы

Переместите этот элемент управления в область заголовка формы. Теперь давайте создадим некоторые другие элементы управления на вкладке «Дизайн». На данный момент, скажем, мы хотим распределить все наши поля на две разные вкладки.

Область заголовка

В меню элемента управления вы можете увидеть элемент управления вкладками, который будет создавать вкладки в вашей форме. Нажмите на элемент управления вкладкой и нарисуйте его на форме в разделе сведений, как на скриншоте выше.

Управление вкладками

Это создаст две вкладки – страницу 2 и страницу 3, как на скриншоте выше.

Давайте начнем с добавления некоторых элементов управления к этой вкладке.

Если мы хотим просмотреть некоторую информацию, которая хранится в нашем базовом запросе, щелкните параметр « Добавить существующие поля» в группе «Лента в инструментах», чтобы просмотреть все доступные поля из нашего базового запроса.

Существующие поля

Чтобы перенести существующие поля на страницу, выберите все поля, доступные в списке полей, как показано на следующем снимке экрана.

Доступные поля

Теперь перетащите поля на страницу 2 элемента управления вкладками, как показано на следующем снимке экрана.

Перетащите Поля

Теперь перейдите на вкладку Arrange и выберите Stacked layout.

Stacked Layout

На второй странице давайте теперь добавим остальные поля из этого запроса.

Остальные поля

Вы можете пройти и внести любые изменения в размер и ширину этих элементов управления, чтобы они выглядели так, как вам нравится.

Как только вы закончите форматирование, нажмите на значок Сохранить как, чтобы сохранить форму с нужным именем.

Сохранить данные сотрудника

Нажмите Ok и перейдите в представление формы, чтобы просмотреть всю информацию в этой форме.

Просмотр информации

Элемент управления вкладками разделяет наши элементы управления или поля на два экрана, чтобы упростить просмотр и добавление информации.

Добавлять информацию проще

MS Access – Основы отчетов

В этой главе мы расскажем об основах отчетов и о том, как создавать отчеты. Отчеты позволяют просматривать, форматировать и обобщать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, вы можете создать простой отчет о телефонных номерах для всех ваших контактов.

  • Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.

  • Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.

  • Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записи.

  • Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам нужно использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.

Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.

Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записи.

Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам нужно использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

пример

Теперь мы возьмем простой пример, чтобы понять процесс создания очень простого отчета. Для этого нам нужно перейти на вкладку «Создать».

отчет

Прежде чем нажать кнопку «Отчет», чтобы создать базовый отчет, убедитесь, что выбран правильный запрос. В этом случае qryCurrentProjects выбирается на вашей панели навигации. Теперь нажмите на кнопку «Отчет», которая сгенерирует отчет на основе этого запроса.

Проект выбран

Вы увидите, что отчет открыт в режиме макета. Это позволяет быстро настроить размер или ширину любого из ваших полей, которые вы видите в отчете. Давайте теперь отрегулируем ширину столбцов, чтобы все было лучше.

Отрегулируйте столбцы

Прокрутите вниз и настройте управление страницей внизу.

Настройте управление страницей

Это был очень быстрый способ создать очень простой отчет. Вы также можете внести незначительные изменения и корректировки в представлении дизайна отчета.

Быстрый путь

  • Как и формы, отчет состоит из множества различных разделов.
  • У вас есть подробный раздел, где все ваши данные по большей части хранятся.
  • Вы также увидите верхний и нижний колонтитулы страницы; они появляются вверху и внизу каждой страницы вашего отчета.

Давайте теперь изменим заголовок отчета и присвоим ему другое имя.

Изменить заголовок

Нажмите на значок сохранения, чтобы сохранить отчет.

Название отчета

Вы получите диалоговое окно выше.

Введите имя для вашего отчета и нажмите ОК. Если вы хотите посмотреть, как на самом деле будет выглядеть этот отчет, в режиме предварительного просмотра вы можете вернуться к кнопке «Просмотр» и нажать «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как будет выглядеть этот отчет при печати на бумаге или в формате PDF.

Фактический вид

Используя инструменты в правом нижнем углу, вы можете увеличивать или уменьшать масштаб. У вас также есть несколько кнопок на вкладке «Предварительный просмотр», которые отображаются автоматически при переключении в режим предварительного просмотра. В разделе увеличения у вас есть просмотр одной страницы, двух страниц; или, если у вас более длинный отчет, вы можете просматривать сразу четыре страницы, восемь страниц или двенадцать страниц. Вы также можете настроить простые вещи, такие как размер бумаги, которую вы используете для печати, поля для отчета, ориентация, количество столбцов, настройка страницы и т. Д. И так вы можете создавать очень быстро. простой отчет с помощью кнопки «Отчет» на вкладке «Создать».

Создать отчет, используя дизайн отчета

Дизайн отчетов – это еще один метод создания быстрого отчета в Access. Для этого нам нужно использовать кнопку «Представление дизайна отчета», которая похожа на кнопку «Дизайн формы». Это создаст пустой отчет и откроет его непосредственно в представлении «Дизайн», что позволит вам изменить источник элемента управления и добавить поля непосредственно в представление «Дизайн» отчета.

Теперь перейдем на вкладку «Создать» и нажмите кнопку «Дизайн отчета».

Дизайн отчета

Он откроет пустой отчет или несвязанный отчет, то есть этот отчет не связан ни с одним другим объектом в нашей базе данных.

Несвязанный отчет

На вкладке «Дизайн» в группе «Инструменты» выберите «Лист свойств». Это откроет панель свойств.

Группа инструментов

На вкладке «Данные» назначьте источник отчета этому отчету, чтобы подключить его к объекту базы данных, как показано на следующем снимке экрана.

Вкладка данных

Выберите qryLateProjects из выпадающего списка , и теперь следующий шаг – пройти и добавить некоторые поля в этот отчет, нажав кнопку Добавить список существующих полей на вкладке Дизайн.

Поздние проекты

Выберите поля, как на скриншоте выше.

Выберите поля

Перетащите поля в отчет, как на скриншоте выше. Перейдите на вкладку «Упорядочить», и в группе «Таблица» у вас есть несколько вариантов выбора.

Выберите форму

Существует макет с накоплением и табличный макет, который очень похож на электронную таблицу. Давайте выберем табличный макет.

Табличный макет

Вы можете видеть, что он перемещает все метки в область заголовка страницы. Эти метки будут отображаться только один раз в верхней части каждой страницы, и запрос данных будет повторяться для каждой записи в разделе «Сведения». Теперь вы можете выполнить некоторые настройки, чтобы расширить поле ProjectName.

Поле шире

Как вы можете видеть на скриншоте выше, между разделом Detail и нижним колонтитулом есть много места.

Давайте перетащим Нижний колонтитул страницы вверх, чтобы уменьшить пространство, как на следующем скриншоте. Теперь перейдем на вкладку «Дизайн», нажмите кнопку «Вид» и выберите «Просмотр отчета».

Нижний колонтитул страницы

Просмотр отчета

Теперь вы можете видеть, что некоторые имена проектов не являются полными; Вы можете настроить это либо в режиме конструктора, либо в макете, чтобы сделать это.

Простой отчет

Именно так мы создаем простой отчет только из представления конструктора.

MS Access – форматирование отчетов

В этой главе мы научимся форматировать отчеты. Вы обнаружите, что существует много общего между форматированием отчетов и формами форматирования, но есть несколько инструментов и приемов, специфичных для отчетов. Давайте теперь рассмотрим концепцию разделов и групп отчетов.

Для этого нам нужно открыть отчет, который мы создали в предыдущей главе. Здесь мы увидим, как часть этой информации отображается в отчете.

Отображаемая информация

Здесь мы начнем с раздела отчета и группировки.

Теперь перейдем к представлению «Дизайн» данного отчета.

Раздел отчета

Вы можете видеть, что там не так много, и здесь видны только верхний колонтитул страницы, раздел сведений и нижний колонтитул страницы. Вы можете легко добавить дополнительную пару разделов.

Дополнительный раздел

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этого отчета, и вы увидите верхний / нижний колонтитул страницы и верхний / нижний колонтитул отчета. В этом конкретном отчете этот верхний / нижний колонтитул не отображается. Давайте выберем эту опцию и вернемся к представлению отчета.

Заголовок отчета

Вы можете видеть, что он просто добавляет небольшую цветную область в самом верху отчета. В представлении «Дизайн» разверните эту область, наведя указатель мыши вверху разделителя заголовка страницы, щелкая и перетаскивая его вниз. Это добавит больше области к заголовку отчета.

Представление дизайна отчета

В представлении отчета теперь вы увидите больше области в самом верху отчета, как на следующем снимке экрана.

Больше площади

Элементы управления «Верхний и нижний колонтитулы отчета» отображаются в верхней части первой страницы отчета. Нижний колонтитул отчета контролирует то, что вы видите на самой последней странице в нижней части отчета.

Контроль нижнего колонтитула

Верхний и нижний колонтитулы отчета отличаются от верхнего и нижнего колонтитула страницы. Все, что помещено в заголовок страницы, будет отображаться в верхней части каждой страницы. Точно так же все, что находится в нижнем колонтитуле, будет повторяться внизу каждой страницы.

Нижний отчет

Теперь вы можете добавить дополнительные уровни группировки, и для этого вы должны убедиться, что у вас включена сортировка группы и общая площадь.

В разделе «Группировка и итоги» на вкладке «Дизайн» нажмите кнопку «Группировать и отсортировать», которая откроет область «Группировка», «Сортировка» и «Итого» внизу, как показано на следующем снимке экрана.

Повторите нижний колонтитул

Теперь вы можете добавить дополнительные группы или группы на любой элемент управления, который у вас есть в вашем отчете. Давайте теперь нажмите на Добавить группу.

Дополнительная группа

На приведенном выше снимке экрана вы можете видеть базовый источник управления для отчета с названием проекта, названием задачи, сроком выполнения и процентом выполнения. Давайте теперь скажем, что мы хотим сгруппировать все наши поздние задачи по проектам, поэтому выберите Project Name из списка.

Задача по проекту

Теперь вы увидите дополнительный уровень группировки ProjectName Header над разделом с вашими данными. Вместо того, чтобы имя проекта появлялось рядом с каждой опоздавшей отдельной задачей, теперь мы можем переместить этот элемент управления в заголовок этого проекта. Вы можете выбрать его, а затем нажать Ctrl + X на клавиатуре, чтобы вырезать его из этого раздела сведений, и щелкнуть в любом месте фона фонового заголовка проекта, а затем нажмите Ctrl + V, чтобы вставить этот элемент управления в заголовок этого проекта.

Имя Заголовок

Теперь вы можете перейти к представлению отчета и просмотреть изменения, внесенные для группировки элементов в отчете, как на следующем снимке экрана.

корректировок

Каждый отдельный проект имеет свой собственный маленький уровень на своей линии, а затем под этой областью вы увидите все задачи, которые опаздывают на вышеуказанный проект. Теперь, когда это изменилось, вы можете перейти к форматированию отчета в представлении макета.

Если вы хотите увеличить имя проекта, перетащите строку ниже и измените размер шрифта на 20 на вкладке «Формат».

Название проекта больше

Вы можете увеличить ширину элемента управления, чтобы охватить всю ширину страницы.

Увеличить ширину

Чтобы удалить границу вокруг элемента управления, щелкните контур формы на вкладке «Формат», как показано на следующем снимке экрана.

Контур формы

Выберите опцию Прозрачный .

прозрачный

Теперь перейдем к представлению «Дизайн», как показано на следующем снимке экрана.

Групповая сортировка

Настройте заголовок задачи слева от вашей страницы, как показано на следующем снимке экрана.

Название проекта

Теперь давайте перенесем данные из раздела « Верхний колонтитул страницы» в раздел заголовка « ProjectName », используя Ctrl + X и Ctrl + V.

Добавить группу

Давайте теперь вернемся к представлению отчета. Теперь вы увидите, что метки появляются прямо над элементами управления, которые они описывают.

Появилась этикетка

Если вы заметите, вы увидите, что между задачами и именем следующего проекта нет пробела. Между ними должно быть дополнительное пространство. Для этого нам нужно добавить ProjectName Footer .

Теперь перейдите к представлению «Дизайн».

Имя Нижний колонтитул

В области «Группа», «Сортировка» и «Итого» нажмите кнопку «Дополнительно» рядом с названием проекта.

Теперь вы найдете все параметры для группировки и сортировки по названию проекта, как на следующем снимке экрана.

Название сортировки группы

Здесь у нас есть свойство без раздела нижнего колонтитула . Давайте изменим эту опцию, нажав на эту маленькую стрелочку рядом со словами « Без нижнего колонтитула» .

Раздел нижнего колонтитула

Измените его на раздел нижнего колонтитула .

С разделом

Как вы можете видеть на скриншоте выше, добавлен раздел Нижний колонтитул ProjectName под разделом Подробности. Это будет действовать в качестве нижнего колонтитула для этой группы имен проекта.

Давайте теперь вернемся к представлению отчета.

Детальный раздел

Чтобы удалить затенение или появление фона для чередующихся областей как в разделе «Сведения», так и в области «Имя проекта», снова перейдите в представление «Дизайн».

Удалить затенение

Давайте сначала изменим раздел «Сведения», щелкнув разделитель сведений, а затем откройте страницу «Свойства».

На вкладке «Формат» измените « Альтернативный задний цвет» на « Нет цвета», как показано на следующем снимке экрана.

Альтернативный цвет

Аналогичным образом измените «Альтернативный задний цвет» на «Нет цвета» для заголовка ProjectName и нижнего колонтитула ProjectName и перейдите к представлению отчета.

Изменить альтернативный цвет

Теперь вы можете увидеть, как выглядит отчет. Чтобы увидеть, как ваши данные будут распечатываться постранично, перейдем к предварительному просмотру.

Предварительный просмотр

Вот как это будет выглядеть при печати.

MS Access – встроенные функции

В этой главе мы будем работать со встроенными функциями. В Access доступно около сотни встроенных функций, и практически невозможно охватить каждую из них. В этой главе мы расскажем об основной структуре, синтаксисе и использовании некоторых из наиболее популярных функций, а также о подводных камнях, чтобы вы могли самостоятельно изучить некоторые другие функции.

функции

Функция – это процедура VBA, которая выполняет задачу или вычисление и возвращает результат. Функции обычно можно использовать в запросах, но есть и другие места, где вы можете использовать функции.

  • Вы можете использовать функции в свойствах таблицы, например, если вы хотите указать значение по умолчанию для поля даты / времени, вы можете использовать функцию date или Now, чтобы вызвать информацию о текущей дате / времени из вашей системы, и ввести это значение автоматически.

  • Вы также можете использовать функции в выражении при создании вычисляемого поля или использовать функции внутри формы или элементов управления отчетом. Вы можете использовать функции даже в макросах.

  • Функции могут быть довольно простыми, не требующими вызова другой информации, или просто ссылаться на одно поле из таблицы или запроса.

  • С другой стороны, они также могут быть довольно сложными, с несколькими аргументами, ссылками на поля и даже другими функциями, вложенными в другую функцию.

Вы можете использовать функции в свойствах таблицы, например, если вы хотите указать значение по умолчанию для поля даты / времени, вы можете использовать функцию date или Now, чтобы вызвать информацию о текущей дате / времени из вашей системы, и ввести это значение автоматически.

Вы также можете использовать функции в выражении при создании вычисляемого поля или использовать функции внутри формы или элементов управления отчетом. Вы можете использовать функции даже в макросах.

Функции могут быть довольно простыми, не требующими вызова другой информации, или просто ссылаться на одно поле из таблицы или запроса.

С другой стороны, они также могут быть довольно сложными, с несколькими аргументами, ссылками на поля и даже другими функциями, вложенными в другую функцию.

Давайте теперь посмотрим на некоторые примеры использования встроенных функций.

Функции даты и времени

Давайте теперь поймем функции даты и времени –

  • Функция Date () предназначена для возврата текущей системной даты. Эта функция не требует никаких аргументов функции или дополнительной информации. Все, что вам нужно сделать, это написать имя функции, а также открыть и закрыть скобки.

  • Есть две очень похожие встроенные функции Time () и Now ().

  • Функция Time () возвращает только текущее системное время, а функция Now () возвращает как текущую системную дату, так и время.

  • В зависимости от данных, которые вы хотите отслеживать, или хранить, или запрашивать, у вас есть три встроенные, простые в использовании функции, которые помогут с этой задачей.

Функция Date () предназначена для возврата текущей системной даты. Эта функция не требует никаких аргументов функции или дополнительной информации. Все, что вам нужно сделать, это написать имя функции, а также открыть и закрыть скобки.

Есть две очень похожие встроенные функции Time () и Now ().

Функция Time () возвращает только текущее системное время, а функция Now () возвращает как текущую системную дату, так и время.

В зависимости от данных, которые вы хотите отслеживать, или хранить, или запрашивать, у вас есть три встроенные, простые в использовании функции, которые помогут с этой задачей.

Теперь давайте откроем вашу базу данных и создадим новый запрос, используя дизайн запроса, и добавим tblProjects и tblTasks.

Добавить таблицы

Добавьте ProjectName из tblProjects и TaskTitle, StartDate и DueDate из tblTasks и выполните свой запрос.

Воссоединение

Теперь вы можете увидеть все различные задачи из всех проектов. Если вы хотите просмотреть задачи проекта, которые выполняются по состоянию на сегодняшнюю дату, то мы должны указать критерий, используя функцию Date () для просмотра проектов, которые начинаются в или после сегодняшней даты.

Давайте теперь укажем критерии под StartDate.

Функция даты

Критерий начинается с оператора, большего, чем символ , за которым следует символ равенства, а затем функция даты .

Когда мы запустим этот запрос, все задачи будут выполнены в текущую дату или в будущем, как показано на следующем снимке экрана.

Сегодня Дата

Это был пример того, как вы можете использовать функцию Date () в качестве критерия запроса.

  • Давайте теперь скажем, что этот запрос должен быть более гибким с точки зрения дат, которые он запрашивает, начиная с этой недели.

  • У нас есть несколько разных задач, которые начались на этой неделе, и которые не отображаются в этом списке из-за наших критериев. Он смотрит на даты начала, которые равны сегодня или выше.

Давайте теперь скажем, что этот запрос должен быть более гибким с точки зрения дат, которые он запрашивает, начиная с этой недели.

У нас есть несколько разных задач, которые начались на этой неделе, и которые не отображаются в этом списке из-за наших критериев. Он смотрит на даты начала, которые равны сегодня или выше.

Если мы хотим просмотреть задачи, которые начались на этой неделе, которые еще не выполнены или должны быть выполнены сегодня, вернемся к представлению «Дизайн».

Здесь мы добавим дополнительную информацию к этим критериям. На самом деле, мы хотим, чтобы оно было больше или равно сегодняшней дате минус семь дней.

Больше чем дата

Если мы введем минус семь и запустим запрос, вы сможете увидеть задачи, которые начались на этой неделе.

Запущенная задача

Функция DateDiff ()

Функция DateDiff () – еще одна очень популярная функция даты / времени. Функция DateDiff возвращает Variant (long), указывающий количество временных интервалов между двумя указанными датами. Другими словами, он вычисляет разницу между двумя датами, и вы выбираете интервал, по которому функция рассчитывает эту разницу.

Давайте теперь скажем, что мы хотим рассчитать возраст наших авторов. Для этого нам сначала нужно создать новый запрос и добавить таблицу авторов, а затем добавить поля FirstName, LastName и BirthDay.

DATEDIFF

Мы можем рассчитать возраст людей, вычислив разницу между их датой рождения или днем ​​рождения и какой бы ни была сегодняшняя дата.

Давайте попробуем использовать функцию DateDiff в новом поле.

Добавить Datediff

Давайте назовем его Age, затем двоеточие, а затем напишем DateDiff Function.

  • Первым аргументом функции для функции DateDiff является интервал, поэтому введите «гггг».
  • Следующий аргумент функции – это первая дата, по которой мы хотим вычислить, которая в этом случае будет полем дня рождения.
  • Третий аргумент функции – какая бы ни была сегодняшняя дата.

Теперь запустите ваш запрос, и вы увидите новое поле, в котором указан возраст каждого автора.

Возраст каждого автора

Функция Format ()

Функция Format () возвращает строку, содержащую выражение, отформатированное в соответствии с инструкциями, содержащимися в выражении формата. Вот список пользовательских форматов, которые можно использовать в функции Format ().

настройка Описание
гггг Год
Q четверть
м Месяц
Y День года
d День
вес будний день
WW Неделю
час Час
N минут
s второй

Давайте теперь вернемся к вашему запросу и добавим в него дополнительные поля с помощью функции Format ().

Функция формата

Введите функцию форматирования. Первым аргументом функции будет выражение, которое может быть почти любым. Давайте теперь будем иметь поле дня рождения первым, а следующее – написать наш формат. В этом случае нам нужен месяц, месяц, день, день. Напишите «mmdd» в кавычках, а затем выполните запрос.

Аргумент Выражение

Теперь он берет дату из поля дня рождения, 4 – месяц, а 17 – день.

Давайте добавим «mmm» и «mmmm» вместо «mmdd» в следующих полях, как на следующем скриншоте.

Добавить месяц

Запустите ваш запрос, и вы увидите результаты, как на следующем скриншоте.

Название месяца

В следующем поле возвращаются первые 3 символа из названия месяца для этого дня рождения, а в последнем поле вы получите полное название месяца.

Чтобы увидеть месяц, за которым следует год от дня рождения, давайте добавим «гггг», а также показано на следующем скриншоте.

Год

Позвольте нам снова запустить ваш запрос.

Месяц год

Теперь вы увидите месяц с запятой, а затем год.

IIf () Функция

Функция IIf () является аббревиатурой от «Immediate If», и эта функция оценивает выражение как true или false и возвращает значение для каждого. Имеет до трех аргументов функции, все из которых являются обязательными.

  • Первый аргумент – это любое выражение, которое вы хотите оценить.
  • Следующий аргумент обозначает истинную часть, которая может быть значением или выражением, возвращаемым, если ваше первое выражение истинно.
  • Последний аргумент – это то, что вы хотите вернуть, если ваше выражение ложно.

пример

Давайте возьмем простой пример. Мы создадим новый запрос, используя дизайн запроса, добавим таблицу tblAuthors, а затем добавим следующие поля.

Немедленно если

Теперь вы можете видеть, что у нас есть три поля – FirstName, MiddleInitial, LastName, а затем это объединенное поле, которое объединяет все три поля. Давайте запустим ваш запрос, чтобы увидеть результат этого запроса.

Конкат Поля

Теперь вы можете увидеть результат запроса, но вы также заметите, что некоторые записи не имеют среднего начального значения. Например, запись Джойса Дайера не имеет средней инициалы, но в поле FullName вы увидите период, который действительно не должен быть там. Итак, вернитесь к представлению «Дизайн». Здесь мы сцепим имя другим способом, используя функцию IIf.

Другой путь

Давайте напишем имя в другом поле и назовем его FullName1, а затем наберем функцию IIf.

  • Первым аргументом функции для Immediate If будет ваше выражение. В выражении мы увидим, является ли среднее начальное поле пустым или нулевым.

  • Следующий аргумент – это истинная часть. Итак, если средний инициал равен нулю, мы бы хотели отобразить FirstName и LastName.

  • Теперь для нашей ложной части – если MiddleInitial не равно NULL, то мы бы хотели отобразить FirstName, MiddleInitial и LastName.

Первым аргументом функции для Immediate If будет ваше выражение. В выражении мы увидим, является ли среднее начальное поле пустым или нулевым.

Следующий аргумент – это истинная часть. Итак, если средний инициал равен нулю, мы бы хотели отобразить FirstName и LastName.

Теперь для нашей ложной части – если MiddleInitial не равно NULL, то мы бы хотели отобразить FirstName, MiddleInitial и LastName.

Теперь давайте запустим ваш запрос, и вы увидите результаты, как на следующем скриншоте.

Показать результат

MS Access – Макросы

В этой главе мы рассмотрим основы макросов в Access. Макрос – это инструмент, который позволяет автоматизировать задачи и добавлять функциональность к формам, отчетам и элементам управления.

  • Макросы в Access работают несколько иначе, чем макросы в Word или Excel, где вы по сути записываете последовательность нажатий клавиш и воспроизводите их позже.

  • Макросы Access создаются из набора предопределенных действий, позволяя автоматизировать общие задачи и добавлять функциональные возможности к элементам управления или объектам.

  • Макросы могут быть автономными объектами, которые можно просматривать на панели навигации, или встроенными непосредственно в форму или отчет. После того как вы создали объекты базы данных, такие как таблицы, формы и отчеты, макросы могут предоставить быстрый и простой способ связать все эти объекты вместе, чтобы создать простое приложение базы данных, которое каждый может использовать или даже изменять, с относительно небольшим обучением.

  • Макросы предоставляют способ запуска команд без необходимости писать или даже знать код VBA, и вы можете многого достичь только с помощью макросов.

Макросы в Access работают несколько иначе, чем макросы в Word или Excel, где вы по сути записываете последовательность нажатий клавиш и воспроизводите их позже.

Макросы Access создаются из набора предопределенных действий, позволяя автоматизировать общие задачи и добавлять функциональные возможности к элементам управления или объектам.

Макросы могут быть автономными объектами, которые можно просматривать на панели навигации, или встроенными непосредственно в форму или отчет. После того как вы создали объекты базы данных, такие как таблицы, формы и отчеты, макросы могут предоставить быстрый и простой способ связать все эти объекты вместе, чтобы создать простое приложение базы данных, которое каждый может использовать или даже изменять, с относительно небольшим обучением.

Макросы предоставляют способ запуска команд без необходимости писать или даже знать код VBA, и вы можете многого достичь только с помощью макросов.

Создание макроса

Давайте начнем с создания очень простого макроса, который открывает форму при нажатии кнопки команды. Для этого нам нужно открыть вашу базу данных и форму frmEmployeeData, в которой мы создали две вкладки.

Создание макроса

В этой форме мы можем добавить кнопку, позволяющую пользователям открывать всю информацию о работе.

Информация о работе

Теперь перейдем к представлению «Дизайн» этой формы и кнопке «Добавить» в меню «Элементы управления». Когда вы отпустите кнопку мыши, вы увидите диалоговое окно Command Button Wizard.

Общая кнопка

Существует несколько способов создания этого действия макроса, но самый простой способ – просто использовать мастер кнопок команд.

Самый простой способ

Для обычных действий, таких как открытие формы, выберите «Операции с формой» в списке «Категории», затем выберите «Открыть форму» в списке «Действия» и нажмите «Далее», как показано на снимке экрана выше.

Frmjobs

Вы должны указать, какую форму вы хотите открыть с помощью кнопки. А пока давайте выберем frmJobs и нажмите « Далее» .

Открытые записи

На этом экране у нас есть два варианта: мы можем открыть форму и отобразить очень конкретную запись , или мы можем открыть форму и показать все записи . Давайте выберем второй вариант и нажмите Далее, как на скриншоте выше.

Посмотреть вакансии

Мы могли бы заставить командную кнопку отображать картинку, или вы можете выбрать Показать текст. Здесь мы хотим, чтобы текст View Jobs отображался, и теперь нажмите Next.

CmdViewJobs

Теперь вы можете дать значимое имя вашей командной кнопке, как на скриншоте выше. Это может быть использовано в других кодах или других макросах. Давайте назовем это cmdViewJobs и нажмите Finish .

Теперь перейдите к представлению формы.

Форма ViewJobs

Теперь вы увидите кнопку «Просмотр вакансий» в вашей форме. Давайте нажмем на это.

Кнопка просмотра вакансий

Теперь у вас есть открытая форма, но вы не будете просматривать какую-либо информацию. Вернемся к представлению «Дизайн» формы frmEmployeeData. Убедитесь, что выбрана командная кнопка, и щелкните вкладку «Событие» в окне свойств.

Командная кнопка

При нажатии вы увидите встроенный макрос, созданный мастером. Если вы хотите изменить этот макрос, нажмите кнопку…, чтобы открыть макрос, созданный мастером.

Встроенный макрос

Это конструктор макросов, а справа вы увидите каталог действий. Здесь все ваши действия будут жить в папках. У вас есть опции ввода данных, импорт / экспорт данных и т. Д., А слева в основной области у вас есть другой макрос. Он содержит только одно действие, и, нажав на это одно действие, вы можете просмотреть другие свойства для этого конкретного действия.

Макро Дизайнер

Вы увидите имя формы и можете нажать на стрелку раскрывающегося списка, чтобы просмотреть формы, доступные в вашей базе данных. Вы можете изменить способ просмотра этой формы, вы можете открыть ее для просмотра формы, дизайна, предварительного просмотра. Вы можете применить имя фильтра или условие Где. Здесь мы хотим изменить режим данных, потому что frmJobs установлен в режим добавления, который позволяет только добавлять новые записи. Мы можем переопределить это здесь в этом макросе, изменив его на режим редактирования.

Режим данных

Теперь сохраните свой макрос, а затем закройте конструктор макросов и вернитесь в представление формы.

Сохранить макрос

Давайте снова кликнем на View Jobs.

ViewJob

Теперь вы можете видеть, что он открывает вашу форму frmJobs и позволяет вам просматривать все доступные вакансии в нашей базе данных.

Ms Access – импорт данных

В этой главе мы поговорим об импорте данных в Access и о том, какие типы данных вы можете импортировать с помощью Access. Обычно данные хранятся в различных форматах, файлах и местах, что затрудняет их получение и использование. Если у вас есть данные в электронной таблице, списке SharePoint или в каком-либо другом формате, вы можете импортировать их в базу данных Access всего за несколько шагов, что делает их гораздо более доступными в Access.

  • Команда Сохранить как обычно используется для сохранения документа в другом формате, чтобы вы могли открыть его в другой программе.

  • В Access вы не можете использовать команду «Сохранить как» таким же образом, вы можете сохранить объекты Access как другие объекты Access, но вы не можете сохранить базу данных Access в виде файла электронной таблицы.

  • Чтобы сохранить Access в виде файла электронной таблицы, вам потребуется использовать функцию импорта на вкладке «Внешние данные».

Команда Сохранить как обычно используется для сохранения документа в другом формате, чтобы вы могли открыть его в другой программе.

В Access вы не можете использовать команду «Сохранить как» таким же образом, вы можете сохранить объекты Access как другие объекты Access, но вы не можете сохранить базу данных Access в виде файла электронной таблицы.

Чтобы сохранить Access в виде файла электронной таблицы, вам потребуется использовать функцию импорта на вкладке «Внешние данные».

Различные типы доступа к данным могут импортировать

Чтобы понять, какие данные вы можете импортировать в данные Access, давайте откроем вашу базу данных и перейдем на вкладку «Внешние данные».

Импортировать

В группе импорта и ссылок вы можете увидеть различные виды параметров, доступных для импорта данных в Access. Ниже приведены наиболее часто используемые форматы импорта данных.

  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Office Access
  • Базы данных ODBC (например, SQL Server)
  • Текстовые файлы (с разделителями или фиксированной ширины)
  • XML-файлы

пример

Давайте рассмотрим простой пример импорта данных из файла Excel. Вот данные в файле Access.

Доступ к файлу

Чтобы импортировать данные в Access, сначала нужно открыть базу данных Access, а затем перейти на вкладку «Внешние данные», как показано на следующем снимке экрана.

Внешние данные

В группе Импорт и ссылка вы увидите опцию Excel. Давайте нажмем на эту опцию.

Link Group

Просмотрите файл Excel, из которого вы хотите импортировать данные, и тогда у нас есть различные варианты для хранения данных. Давайте выберем первый вариант и нажмите Ok.

таблица

Здесь вы увидите предварительный просмотр ваших данных. Теперь нажмите Next.

Предварительный просмотр данных

Теперь в предварительном просмотре видно, что первая строка содержит заголовки столбцов. Давайте теперь установим флажок и нажмите Далее.

Вариант поля

Теперь вы увидите диалоговое окно, в котором вы можете установить тип данных для каждого столбца / поля. Если вы не хотите импортировать какое-либо поле, просто установите флажок «Не импортировать поле». Как только вы закончите с полем FirstName, просто нажмите на поле MiddleInitial.

Второй инициал

Давайте теперь пройдемся по всем полям и затем нажмите Далее.

Выберите опцию

Вот различные варианты первичного ключа. Давайте выберем первый вариант и нажмите «Далее».

TblContacts

В последнем диалоговом окне вы можете ввести имя таблицы по вашему выбору и нажать кнопку «Готово».

Последнее диалоговое окно

Если вы хотите сохранить все эти шаги, установите флажок и закройте диалоговое окно.

Давайте теперь перейдем к панели навигации. Вы увидите, что новая таблица добавлена ​​здесь, и когда вы откроете новую добавленную таблицу, вы увидите все свои данные в Access.

Данные в доступе

пример

Давайте теперь посмотрим на другой пример импорта данных из базы данных Access. Давайте снова перейдем на вкладку «Внешний».

Внешняя вкладка

В группе «Импорт и связь» нажмите «Доступ».

Доступ к базе данных

Просмотрите базу данных Access, из которой вы хотите импортировать данные, а затем выберите первую опцию, которая говорит Импорт таблиц, запросов, форм и т. Д. Теперь нажмите кнопку ОК.

Импортировать объекты

В приведенном выше диалоговом окне вы можете увидеть различные вкладки для таблиц, запросов, форм и т. Д., Из которых вы можете выбрать, какой тип данных вы хотите импортировать.

Импорт отчетов

Давайте перейдем на вкладку Отчеты и выберите любой отчет, который вы хотите импортировать; Вы также можете выбрать все данные, нажав на кнопку Выбрать все . Давайте выберем Проекты и нажмите ОК .

Выбрать все

Теперь закройте диалоговое окно. В области навигации вы увидите, что добавлен новый отчет. Давайте откроем этот отчет, и вы увидите все данные в этом отчете.

Новый отчет

MS Access – экспорт данных

В этой главе мы поймем, как экспортировать данные из Access. Экспорт данных фактически противоположен импорту данных. При импорте данных мы переносим данные из других форматов в Access, а при экспорте мы сохраняем данные в других форматах.

Чтобы понять, какие данные вы можете экспортировать из данных Access, позвольте нам открыть вашу базу данных и перейти на вкладку «Внешние данные».

экспорт

В группе «Экспорт» вы можете увидеть различные варианты экспорта данных из Access. Ниже приведены наиболее часто используемые форматы экспорта данных –

  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Office Access
  • Базы данных ODBC (например, SQL Server)
  • Текстовые файлы (с разделителями или фиксированной ширины)
  • XML-файлы

пример

Давайте посмотрим на простой пример экспорта данных из Access. Откройте базу данных, из которой вы хотите экспортировать данные. В области навигации выберите объект, из которого вы хотите экспортировать данные.

Экспорт данных

Вы можете экспортировать данные из объектов таблицы, запроса, формы, отчета и т. Д. Давайте выберем объекты qryAllProject, а затем перейдем на вкладку Внешние данные.

На вкладке «Внешние данные» выберите тип данных, в которые вы хотите экспортировать данные. Например, чтобы экспортировать данные в формате, который может быть открыт в Microsoft Excel, щелкните Excel.

превосходить

Access запускает мастер экспорта. В мастере вы можете установить такую ​​информацию, как имя и формат файла назначения, включать ли форматирование и макет, какие записи экспортировать. Как только вы закончите с необходимой информацией, нажмите Ok.

Мастер экспорта

На этом экране мастера Access обычно спрашивает вас, хотите ли вы сохранить детали операции экспорта. Если вы считаете, что вам нужно будет выполнять одну и ту же операцию периодически, установите флажок Сохранить шаги экспорта и закройте диалоговое окно.

Откроется следующий файл Excel.

Сохранить экспорт

Предположим теперь, что вы хотите экспортировать данные в текстовый файл. На вкладке «Внешние данные» нажмите «Текстовый файл».

Текстовый файл

Укажите параметры экспорта и нажмите «ОК». Вы увидите диалоговое окно Encode, в которое мы хотим экспортировать данные в кодировке по умолчанию.

Windows по умолчанию

Выберите первый вариант и нажмите Ok.

Первый вариант

На этом экране мастера Access обычно спрашивает вас, хотите ли вы сохранить детали операции экспорта. Если вы считаете, что вам нужно будет выполнять одну и ту же операцию периодически, установите флажок Сохранить шаги экспорта и закройте диалоговое окно.

Теперь вы увидите, что текстовый файл открыт.

Проводить исследования

Точно так же вы можете изучить и другие варианты. Поэтому настоятельно рекомендуется поиграть с другими функциями импорта и экспорта.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Word access 2016 скачать бесплатно
  • Word accent in phonetics
  • Word accent in english words
  • Word accent in english word stress system is
  • Word accent and intonation