Word 2010 оформление документов

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В свет уже давно вышла новая версия знаменитого офисного пакета компании Microsoft. Обновления не обошли стороной и мощный текстовый редактор Word. В данной статье на примере составления инструкции мы рассмотрим основные нововведения и изменения в этом компоненте.

Начало начал

Для тех, кто еще не привык к ленточному меню новых версий Office, есть плохие новости: Microsoft намерена внедрять их везде. Но стоит только пару дней поработать с такой лентой, как полностью отвыкаешь от старого представления офиса. В Office 2010 разработчики уделили еще большее внимание ленте, значительно переработав стартовую страницу, сделав вкладку «Файл». В нее собраны все настройки и параметры Word.

Первый пункт «Сведения» отражает все свойства документа, а также параметры его защиты и ограничений работы с ним. Второй — это «Последние». Здесь собраны все последние открытые документы, а с правой стороны идет список мест, в которых они расположены, интегрирован так называемый быстрый доступ к директориям расположения файлов.

Третий пункт — «Создать». Это сборник шаблонов, в котором есть различные заготовки: конверты, анкеты, резюме и многое другое. Помимо встроенных шаблонов у пользователя есть возможность находить необходимые ему заготовки на официальном сайте компании, специально для этого встроено поле поиска по сайту.

Одним из самых приметных является пункт «Печать», который на порядок упрощает работу с принтерами. Все основные параметры управления печатью вынесены на эту страницу, поэтому пользователю не придется копаться в куче диалоговых окон, чтобы найти «те самые» настройки. Все четко разложено по полочкам. Число копий, выбор принтера, параметры печати — все это находится на виду.

Последний пункт «Сохранить и отправить» — это нововведение, которого не было в Office 2007. Начиная с новой версии офиса Microsoft решила создать наиболее благоприятную среду для передачи документов и создания документом с общим доступом. Теперь несколько человек могут работать над одним документом — конечно, эта находка не нова, но все же она заслуживает похвалы. А передавать файлы коллегам стало проще: автоматическая конвертация в PDF, отправка по указанному адресу электронной почты.

Возможности форматирования текста в Word 2010

В новой версии Word 2010 значительно расширились возможности форматирования текста. Основным примером является создание свечения текста, формирование тени и отражения. Данный модуль назвали «Параметры анимации», он очень схож со всем знакомым Word Art, который присутствовал в предыдущих версиях, но имеет значительные отличия. Текст, к которому применен один из видов анимации — свечение, тень, отражение, — может быть отредактирован, как и любой другой текст в документе. То есть программа распознает его не как изображение, а как обычный текст.

Чтобы применить одну из этих настроек к тексту, необходимо выделить участок текста, зайти в «Главная → Шрифт» и на уже на открытой вкладке найти букву «А», выделенную синим цветом. В выпадающем меню вам будет предложен один из стилей оформления, а также отдельные параметры тени, свечения и отражения. Данные эффекты по своим функциям схожи с такими же эффектами, которые раньше можно было применять только к изображениям.

Второе улучшение, касающееся форматирования текста — возможность форматирования шрифтов OpenType. Эти шрифты были разработаны компанией Microsoft и Adobe и до недавнего времени применялись только в профессиональных приложениях. С их помощью стала возможна работа с лигатурами (несколькими соединенными между собой символами), а также изменение уже существующих шрифтов. Для этого в диалоговом окне «Шрифт» на странице «Дополнительно» создан специальный радел по настройке шрифтов OpenType.

Введено еще такое понятие, как стилистические наборы. Это новые возможности по редактированию шрифтов, которые влияют на характеристики символов — к примеру, их вытянутость. Выбирая один из стилистических вариантов, вы немного изменяете шрифт, тем самым подбирая оптимальный и наиболее понравившийся.

Далее мы разберем, как можно применять те или иные нововведения при составлении нового документа. Начнем с форматирования текста.

Наводим блеск

Примером подготовки документа послужит инструкция для работы с текстовым редактором Word. В нашем случае инструкция взята с официального сайта Microsoft и будет состоять из отдельных статей, которые в сумме и составят ее. Для начала скопируем с сайта компании текст. В Word 2010 усовершенствовалась функция вставки, пользователь при нажатии на ярлык вставки может быстро выбрать параметры вставляемого объекта: сохранить исходное форматирование, объединить форматирование, сохранить только текст. Если после вставки нажать клавишу Ctrl, то с помощью стрелок можно переключать режим вставки, сразу же наблюдая результат. Клавиша Enter является подтверждением выбора.

Мы остановимся на третьем пункте «сохранить только текст», потому что неоформленный текст проще форматировать, чем тот, который насыщен форматированием. Первое, чем мы займемся, будет форматирование заголовков различных уровней.

Все основные настройки по редактированию текста находятся на вкладке «Главная». Первое, что мы сделаем — изменим шрифт текста в разделе «Шрифт» на Times New Roman, а его размер установим равным 14.

Далее выберем полуторный интервал. Кнопка «интервал» располагается в разделе «Абзац» и представляет собой значок с несколькими строками и двумя стрелками по вертикали. Выделим текст и нажмем на эту кнопку, после чего появится список, состоящий из числовых параметров межстрочного интервала — установим значение 1,5.

Чтобы текст в документе располагался красиво и не выглядел порванным, его нужно выравнять. Для оформления рефератов, статей и прочих документов для основного текста чаще всего используют «Выравнивание по ширине». Чтобы применить выравнивание к тексту, нужно его выделить и нажать на кнопку «Выравнивание по ширине», которая находится в разделе «Абзац». В этом случае наш текст растянется на ширину всей страницы, и его правая часть будет ровной.

Чтобы не проделывать эти действия несколько раз в каждом разделе, проще всего создать новый стиль. Для этого выделяем фрагмент текста, к которому мы уже применили необходимое форматирование, переходим в «Стили» и, раскрыв весь список, находим параметр «Создать выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль».

Нажимаем на него и в появившемся окне вводим название нашего стиля, при необходимости его можно тут же отредактировать, нажав на кнопку «Изменить».

После того, как название указано, нажимаем кнопку «ОК», и наш стиль появится в списке основных стилей Microsoft Word. В дальнейшем его можно быстро применять к различным частям текста.

Для концентрации внимания читателя на определенной фразе или важном слове их можно выделять в тексте с помощью полужирного, курсивного и подчеркнутого начертания текста. Эти элементы расположены в разделе «Шрифт», здесь же редактируется цвет текста. С помощью полужирного начертания текста выделим основные команды, которые впервые встречаются в инструкции, чтобы пользователь мог легко найти их в уже прочтенном тексте. Красным цветом отметим информацию из категории «Внимание!», то есть основные ошибки, которые может совершить пользователь.

Но редактирование текста на этом еще не закончено. Нам необходимо создать маркерные или нумерованные списки в тех местах, в которых они нужны. Для этого выделяем те строки, которые впоследствии должны стать списком, и в разделе «Абзац» нажимаем на кнопку «Маркер» или «Нумерация», в зависимости от того, что нам нужно. На этом мы закончим редактирование текста и перейдем к вставке графических элементов в наш документ.

Вставка графических элементов

Любая инструкция должна быть снабжена пояснительными картинками, и наша инструкция не исключение. Поэтому переходим в начало документа и по порядку начинаем добавлять в него изображения, иллюстрирующие описываемые действия. Чтобы вставить изображение в документ, перейдем во вкладку «Вставка», раздел «Иллюстрации», здесь нажимаем кнопку «Рисунок». Откроется проводник, с помощью которого мы должны выбрать изображения для вставки. Находим его на своем компьютере и нажимаем кнопку «ОК». После этого изображение будет вставлено в то место, где был расположен курсор.

Параметры вставленного изображения можно в любой момент изменить. Для начала выделим изображение, нажав на нем левой кнопкой мыши один раз и выровняем его по центру. Когда картинка выделена, в ее углах можно заметить черные кубики, которые указывают на возможность изменения размера. Если потянуть за углы картинки, то она изменит свой размер.

Когда элемент выделен, открыта специальная вкладка «Работа с рисунками (Формат)» в ней расположены все настройки изображения. В разделе «Обтекание текстом» можно выбрать различные варианты расположения картинки в тексте. В нашем случае нужно отметить «Сверху и снизу», и желательно после изображения сделать отступ, нажав клавишу Enter.

В Word 2010 появилась еще такая интересная функция, как «Обрезание изображения», с ее помощью можно не обращаться к графическим редакторам, а «на лету» изменить изображение, обрезав те части, которые не должны отображаться в документе.

Также в новой версии популярного текстового редактора появилась функция захвата экрана монитора. Она расположена в том же разделе, что и «Рисунок», и называется «Снимок». При запуске функции вам предстоит выделить область экрана, которую вы хотите захватить. После того как вы «вырежете» часть экрана, этот кусок будет автоматически вставлен в то место, где располагался курсор. Эта новая функция очень полезна при составлении инструкций или пояснительных статей, где в текст необходимо вставлять снимки экрана. В нашей инструкции мы будем активно использовать эту функцию и сделаем несколько таких скриншотов.

Помимо нее, Microsoft добавила интересные графические элементы и назвала их SmartArt. Они представляют собой готовые блоки, схемы, стрелки, выполненные на высоком уровне. При правильной группировке из них можно составлять профессиональные иллюстрации. Данную функцию мы будем использовать, чтобы подчеркнуть взаимодействие элементов и добавим в свою инструкцию замкнутую схему.

Для этого перейдем «Вставка → Иллюстрации → SmartArt» и из появившихся элементов выберем понравившуюся схему. После нажатия кнопки «ОК» данная картинка будет автоматически вставлена на страницу документа, где стоял курсор. Для каждого отдельного блока есть редактируемые поля, что позволяет тратить меньше сил на оформление, сразу же приступая к его редактированию. Впишем текст в каждый блок, и на этом работа с элементами SmartArt будет завершена.

Колонтитулы и сноски. Быть или не быть?

Как и в любой статье, инструкции или ином материале, у нас должны быть организованы сноски и созданы колонтитулы. Сноски нужны для того, чтобы указать описание нового термина или пояснение какого-либо высказывания. К примеру, в курсовых работах и дипломных проектах для студента создание сносок и ссылок является главным условием оформления своей научной работы. Мы тоже последуем данному принципу и создадим несколько сносок в нашем тексте.

Предположим, у нас есть цитата, указывающая на то, что в новой версии Word появилась возможность изменять отдельные части изображения — к примеру, удалять фон. Вначале выделяем предложение, в котором идет речь об этой новой функции, затем переходим в раздел меню «Ссылки» и выбираем пункт «Вставить сноску». После этого в конце листа появится сноска в виде цифры «1», здесь можно подробно описать мысль или указать источник. Мы напишем, что данная функция появилась только в новой версии и до этого нигде не использовалась. Теперь в тексте можно заметить, что в конце предложения чуть выше букв расположена маленькая цифра «1», которая указывает на номер сноски. Если зажать клавишу Ctrl и нажать на предложение, то мы автоматически будем переброшены к сноске. Аналогичным образом можно вернуться обратно от сноски к тексту.

Колонтитулы предназначены для отображения краткой информации вверху или внизу страницы. Такой информацией может быть название книги, статьи, имя автора и т. д. В нашей инструкции мы создадим колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно произвести двойной клик по верхней пустой области страницы, таким образом мы перейдем в режим редактирования колонтитулов. На панели настроек отмечаем пункт «Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц». После этого помимо текста «верхний колонтитул» Word отметит, к какой группе он относится (к четному или нечетному). На четных страницах указываем «Краткая инструкция для работы в Word 2010», а на нечетных — «Взято с сайта компании Microsoft». Выйти из режима редактирования можно, нажав на любую область, находящуюся за пределами колонтитула.

Помимо настроек для четных и нечетных страниц можно создать специальный колонтитул для первой страницы. Так как она практически всегда является титульным листом, то, следовательно, колонтитул должен быть пустым. Когда сноски и колонтитулы созданы, приступим к ответственному этапу — созданию оглавления.

Все четко и по полочкам

После того как заголовки созданы, оформление текста и его основные элементы выделены — можно приступить к созданию оглавления. Оно организуется буквально в два клика. Выбираем в меню вкладку «Ссылки» и находим там «Оглавление».

Из предложенных шаблонов выбираем понравившийся или же редактируем стиль оглавления под оформление документа. После того, как мы выбрали шаблон, оглавление будет вставлено в то место в котором находился курсор.

Таким же образом создается и титульный лист. Итак, открываем «Вставка → Титульная страница». Здесь, как и в случае с оглавлением, можно выбрать шаблон. Преимущество готовых шаблонов в том, что они помогают сэкономить время и при этом не приходится заниматься форматированием текста и его расположением на листе, все делается автоматически. Указываем название нашей инструкции, авторство и год. На этом наша работа завершена — инструкция готова к употреблению.

Выводы

Поля

Ø
Расположение «Разметка страниц/ параметры страницы
(квадратик со стрелкой)».

Ø
Если предстоит выполнение нескольких однотипных
работ, то можно нажать кнопку «По умолчанию» и подтвердить «во всех
документах».

Ø
Если это одиночный документ, то можно просто нажать
«ОК».

	Для курсовой формы	Для докладной формы
Левое	2 – 2,5 см	2 см
Верхнее	2 см	1,5 см
Нижнее	2 см	1,5 см
Правое	1,5 см	1 см

Шрифт:

Ø
Расположение «Главная/ Шрифт (квадратик со
стрелкой)».

Ø
Если предстоит выполнение нескольких однотипных
работ, то можно нажать кнопку «По умолчанию» и подтвердить «во всех
документах».

Ø
Если это одиночный документ, то можно просто нажать
«ОК».

v Текст: Times
New Roman – 14 – обычный;

v
На заголовки: Times
New Roman – 14 – жирный;

v
Для публикации на сайте:
Arial – 14 – обычный.

Абзац

Ø
Расположение «Главная/ Абзац (квадратик со
стрелкой)».

Ø
Если предстоит выполнение нескольких однотипных
работ, то можно нажать кнопку «По умолчанию» и подтвердить «во всех
документах».

Ø
Если это одиночный документ, то можно просто нажать
«ОК».

Интервал
междустрочный:

v
Полуторный. (ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОДИНАРНЫЙ)

v
Перед: 0 пт.

v
После: 0 пт.

Абзацный
отступ

v
1 см (ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ НЕТ)

Расстановка переносов

Ø
Расположение «Разметка страниц/ параметры страницы/
кнопка над квадратиком со стрелкой».

Выделение текста

Ø
Расположение «Главная/ Абзац».

Ø Заголовки по центру. Ø Жирным. Ø После заголовка пустая строка.
Ø «Приложение» с правого края
Ø Основной текст по ширине

Списки

Ø
Расположение «Главная/ Абзац».

a)     Маркерный

b)    Нумерационный (цифрово-буквенный)

Нумерация:

v
Расположение «Вставка/ Колонтитулы».

v
С титульного листа. На титуле сам номер не ставится, но считается.

v
Номер по центру снизу без выделения.

v
Для работ Курсового плана: НОМЕР
СНИЗУ СПРАВА БЕЗ ВЫДЕЛЕНИЙ

v
В колонтитуле стоит выставить настройки

ü
 Положение верхнее 0,7 см

ü
Положение нижнее 0,7 см

ü
Особый колонтитул для первой страницы

Вставка рамок

Перед вставкой рамок будте внимательны.

Следует выполнить вставку нескольких страниц с разрывам.

v  Титульная.

v  Разрыв.

v  Содержание
или задание для работы.

v  Разрыв.

v  Потом
остальная работа или содержание и остальная работа.

Ощибка тут приведёт к путанице в рамках или вставки рамок одного типа.

Для
работы курсового типа требуется вставка рамок двух типов, а так же возможность
изменения нумерации страниц, то есть после второго разрыва должен идти номер
страницы (к примеру) один, а первые листы без нумерации.

Порядок вставки (на готовой работе)

Ø Щёлкнуть
после «Тамбов 2018» левой кнопкой мыши.

Ø Разметка
страниц  / Параметры страницы / Разрывы.

Ø Разрыв со
следующей страницы

Ø
Подтянуть к началу листа первую строку второго
листа.

Ø Щёлкнуть
вконце листа с содержанием или заданием на работу.

Ø Повторить
встаку ещё одного разрыва.

Ø Подтянуть
текст к началу страницы.

Ø Щёлкнуть по
номеру страницы.

Ø Выбрать
вкладку «Работа с колонтитулами»

 

Ø ОЧЕНЬ
ВНИМАТЕЛЬНО И ОСТОРОЖНО ВЫПОЛНИТЬ СЛЕДУЩИЙ ПУНКТ

Ø Убрать с
верхнего и нижних колонтитулов второго, третьего (четвёртого, если содержание
или задание больше одного листа) свечение на кнопке «Как в преведущем разделе»,
а также с третьего (четвёртого) листа галочку «Особый колонтитул для первого
листа»

v Работа с
колонтитулами / Переходы / Как в преведущем разделе

v Работа с
колонтитулами / Параметры / Особый колонтитул для первого листа

Ø
Если нужно сменить номер страницы «3» на «1» после
содержания, то

v
Щёлкаем по номеру страницы на третьем листе

v
Вкладка Вставка / Колонтитулы / Номер страницы /
Формат номеров страниц /начать с : 1/ ОК

v
Или Вкладка Вставка / Работа с колонтитулами / Колонтитулы
/ Номер страницы / Формат номеров страниц /начать с : 1/ ОК

Ø
Первые листы в итоге остались без номеров, а на
третьем оказалась цыфра один.

Ø
После этого щёлкаем номер страницы.

Ø
Переходим в верхний колонтитул второго листа

Ø
Открываем документ с большой рамкой

Ø
Копируем её

Ø
Открываем наш документ

Ø
Вставляем в верхний колонтитул рамку, регулируем
положение.

Ø
Переходим на третий (четвёртый) лист

Ø
Открываем документ с обычной рамкой

Ø
Копируем

Ø
Вставляем в верхний колонтитул третьего листа.

Ø
Рамка появляется на всех последующих листах до
конца документа.

Итог

Ø
Первый лист без рамки

Ø
Второй лист с большой рамкой

Ø
Третий лист и последущие с обычной рамкой

Ø
Если что-то не так, то проверте  кнопку «Как в
преведущем разделе»

Содержание работы

(если
не оговорено другого условиями предмета или специфики проведения защиты работы)

Ø
Титул

Ø
Содержание (оглавление) с номерами страниц

Ø
Введение

Ø
2 части работы с подпунктами

Ø
Заключение

Ø
Список используемых материалов

Ø
Приложения (по возможности) (с общей нумерацией)

v
Второй пункт (Содержание) можно выполнить
несколькими вариантами

1.    
Перебить названия пунктов в ручную и через пробел
или кнопку «Tab» отодвинуть номер страницы к правой
стороне. – Долго, не эффективно, на печати может поплыть выравнивание с правой
стороны.

2.    
Сделать таблицу из двух столбцов и количества строк
согласно списку пунктов, выравнивание 1 столбца с лева, 2 столбца – с права.
Скрыть границы. На печати смотрится ровно.

3.    
Выделить первый заголовок. Главная / стили/
стиль заголовок. отформатировать внешне под обычный заголовок. Выделить строку
с заголовком. Главная / буфер обмена/ форматирование по образцу. Выделить
второй заголовок. Потом опять формат по образцу и так до конца заголовков.
Потом перейти на страницу с содержанием на две строки ниже слова «Содержание».
Щёлкнуть левой кнопкой мыши. Перейти на вкладку Ссылки / Оглавление/
оглавление. Левая кнопка мыши. Внизу панели «Оглавление». Щелчок левой кнопкой
мыши. В новом окне ничего не меняем, кроме записи в прямоугольнике после
«Заполнитель» с «……..» на слово «нет». Нажимаем ОК. Появляется красивое
содержание с номерами страниц, которое автоматически будет меняться после
изменения текста, что при переделывание работы облегчает обработку. Достаточно
правой щёлкнуть и выбрать «обновить поле/ целиком или только страницы».

Сохранение документа

Самый ответственный и важный момент – грамотно сохранить
документ.

Стоит учитывать его….

Ø     Имя

Ø     Формат

Ø     Положение места сохранения.

Если преподаватель пользуется последней версией Word, то второй пункт не имеет значения. Он откроет его и как ’03, ’07,
’10, ’13 и более поздние версии, и .pdf. Но если
преподователь использует старые версии офисса, то лучше исключить конфликтную
ситуацию, особенно если он при этом User, заранее уточнить
в каком формате сдавать. Тоже следует сделать и при сдаче зачётно-курсовых
работ.

Если забыл уточнить формат, то сохрани в ’03, ’10 и .pdf на всякий случай.

Файл / сохранить как /…..

Титул

Управление
образования и науки Тамбовской области

ТОГАПОУ
«Колледж техники технологии наземного транспорта  М. С. Солнцева»

специальность: 08.02.10 «Строительство железных дорог, путь и
путевое хозяйство»

Доклад

дисциплина: Химия

тема: Аминокислоты

Дата сдачи «__» ______2018 Оценка «__» (________) Подпись ____________	Выполнил: Студент 1 курса Группы 1.13 Алпацкий Игорь
Дата защиты «__» ______2018 Оценка «__» (________) Подпись ____________	Проверил: Преподаватель химии и биологии Уваров Алексей Николаевич

Тамбов
2018