Word 2010 главное окно

47

Microsoft
Word 2010 — это текстовый процессор,
предназначенный для создания
профессионально оформленных документов.
Объединяя в себе лучшие средства
форматирования текста, приложение Word
помогает легко создавать и оформлять
документы. Кроме того, приложение Word
обеспечивает удобную среду для совместной
работы.

Основные элементы интерфейса

Рассмотрим
окно программы Word 2010 (Рисунок 1).

Рисунок
1. Главное окно Word 2010 и элементы его
интерфейса

Основные
элементы интерфейса окна программы
Word
2010.

Строка
заголовка окна.В
строке заголовка окнаотображается
название документа, открытого в данный
момент. Новый документ получает по
умолчанию названиеДокумент 1 (2, 3 и
т.д.).

Кнопки
управления окномрасполагаются в
правой частистроки
заголовка окна. Они позволяют свернуть
окно, перевести окно в полноэкранный
или оконный режим, закрыть окно.

Лента— это полоса в верхней части экрана, на
которой размещаются все основные наборы
команд, сгруппированные по тематикам
на отдельных вкладках и в группах.

Панель
быстрого доступа— настраиваемая
панель инструментов с наиболее часто
используемыми командами.

Рабочая
область(текстовое поле)
находится в центральной части окна
Word. В этой области набирается текст,
создаются и добавляются различные
объекты.

Полосы
прокрутки— вертикальная полоса
прокрутки, находящаяся в правой части
окна, и горизонтальная — в нижней части
(отсутствует, если ширина окна достаточна
для отображения документа).

Линейки.
Горизонтальные и вертикальные линейки
располагаются вверху и слева. Вертикальная
линейка отображается только в режимеРазметка страницы.

Кнопка
Линейки
,
расположенная над полосой прокрутки,
позволяет показать или скрыть линейки.

Строка
состояния располагается внизу
окна. Она позволяет получить сведения
о текущем документе, выбрать режим и
масштаб отображения документа. Настройка
строки состояния осуществляется через
контекстное меню.

К
элементам интерфейса относятся также
Мини-панели инструментов,
содержащие наиболее часто используемые
элементы для оформления текста документа,
рисунков, диаграмм и других объектов,
состав которых не может быть изменён.
Мини-панель для оформления текста
появляется автоматически при выделении
фрагмента документа. Первоначально
отображается полупрозрачная мини-панель,
которая становится яркой при наведении
на неё указателя мыши.

Лента

Лента
является главным элементом пользовательского
интерфейса Microsoft Word 2010.

Рисунок
2 Основные компоненты ленты

Лента
позволяет быстро находить и использовать
необходимые команды, которые упорядочены
в логические группы, собранные на
вкладках (Рисунок 2).

В
начале работы в окне отображается восемь
постоянных вкладок.

Вкладка
Файл,
обеспечивает доступ ко всем действиям
с файлами. Остальные вкладки используются
для работы внутри файла.

Главная
— содержит команды, связанные с буфером
обмена, выбором шрифтов, настройками
абзаца, стилями и правкой.

Вставка
— включает в себя инструменты для
добавления различных объектов в документ.

Разметка
страницы
— позволяет настраивать параметры
страницы и порядок расположения элементов
на странице, работать с темами, фоновыми
изображениями и интервалами между
абзацами в документе.

Ссылки
– позволяет вставлять в документ
специальные элементы: оглавление,
сноски, заголовки, предметный указатель
и пр.

Рассылки
– содержит команды для создания,
предварительного просмотра и реализации
технологии слияния.

Рецензирование
– содержит команды, необходимые для
проверки документа и предоставления
доступа к нему другим пользователям, а
также команды, предназначенные для
добавления комментариев, отслеживания
и обработки изменений, сравнения версий
и защиты документа.

Вид
— содержит все необходимое для отображения
документа различными способами, а также
для работы с документами в нескольких
окнах.

Для
перехода к нужной вкладке нужно щёлкнуть
левой кнопкой мыши по ее названию.

По
умолчанию не отображается одна постоянная
вкладка Разработчик,
на которой собраны средства работы с
макросами, надстройками, защитой
документа и управления шаблонами.

Наборы
команд каждой вкладки объединены
контурной линией и названием в группы,
связанные с видом выполняемого действия.
В правом нижнем углу каждой группы
находится кнопка
группы.

При
выполнении некоторых задач, например,
таких, как форматирование таблиц или
изображений, при переходе в определённые
режимы либо при выделении объекта
автоматически появляются контекстные
вкладки. При снятии выделения или
перемещения курсора контекстная вкладка
автоматически скрывается. Такие вкладки
нельзя отобразить принудительно.

Команды
в группах представляют следующиеэлементы управления:

• обычные
  кнопки, которые используются
  для выполнения определённого действия
  или вызова диалогового окна; работают
  в режиме переключателей;

• кнопки
  с раскрывающимися списками,имеющие стрелку в правой части, при
  нажатии на которую открывается меню
  или коллекция¹,
  позволяющие выбрать необходимое
  действие или параметр, которые
  запоминаются на кнопке.

• кнопки
  команд,отображающие меню, в
  котором выбирается нужное действие,
  или вызывающие диалоговое окно (без
  запоминания);

• списки,
  в которых можно выбрать для применения
  какой-либо параметр;

• счетчики,
  которые применяют для установки
  числовых значений параметров с помощью
  кнопок счетчика или вводом с клавиатуры;

• флажки,используемые для установки или снятия
  выбранного параметра (нажатием кнопки
  мыши);

• кнопка
  группы– значокв правом нижнем углу группы элементов
  во вкладке. Щелчок по значку открывает
  соответствующее этой группе диалоговое
  окно или область задач, предоставляя
  дополнительные возможности.

При
наведении на элемент управления указателя
мыши отображается всплывающая подсказка
с информацией о назначении этого
элемента. Клавиша F1 вызывает
окно справкиWord.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Вступление

Совсем недавно в нашем распоряжении появился новый и еще более замечательный инструмент  для работы с документами –  Microsoft Office Word 2010. Внешне непохожий на версию 2003 года выпуска, а также еще более улучшенный и визуально «похорошевший» по сравнению со своим собратом 2007 года, он сразу привлек внимание как специалистов в этой области, так и обычных пользователей. Причины тому – наглядность, удобство, скорость, богатство функций и возможностей, да и попросту внешняя привлекательность программы. И хотя программные продукты совершенствуются, но проблемы у пользователей остаются старые. Не успев ознакомиться с основными возможностями интерфейса программы, они лезут в темные чащи сложных настроек и команд, а в итоге не могут сделать и малой части того, что умели раньше в том же Word 2003. В итоге это вызывает целый град критики в адрес ленточного интерфейса Word 2010, большей частью незаслуженной. Чтобы как-то смягчить эту проблему, я решил написать эту статью для тех пользователей, которые только знакомятся с  Word 2010. В первой статье речь, главным образом, пойдет о назначении элементов интерфейса главного окна Word 2010. В дальнейшем речь пойдет о настройке интерфейса программы под  нужды отдельного пользователя.

Рисунок 1. Элементы интерфейса главного окна Word 2010

1. Заголовок окна;
2. Вкладка «Файл»;
3. Элементы вкладки;
4. Группа;
5. Панель быстрого доступа;
6. Текстовое поле;
7. Лента;
8. Горизонтальные и вертикальные линейки;
9. Строка состояния;
10. Полоса прокрутки

Заголовок окна

Заголовок окна – это то место, где отображается название вашего документа, открытого в данный момент. Если вы откроете другой документ, то его название отобразится в заголовке окна. Если же вы создаете новый документ, то по умолчанию он получает название «Документ 1» («Документ 2», «Документ 3» и т.д.). Чтобы сохранить новый документ, откройте вкладку «Файл», выберите пункт «Сохранить» (или нажмите комбинацию клавиш – Ctrl+S), после чего в открывшемся диалоговом окошке введите нужное вам имя файла и нажмите кнопку «Сохранить». Обратите внимание на то, что теперь заголовок окна отображает название,  которое вы указали при сохранении документа.

Стоит заметить, что вы можете перетаскивать окошко документа Word 2010, когда он находится в оконном режиме. Для этого наведите курсор на заголовок окна, затем нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши.  Перетащите окошко в нужном вам направлении по рабочему столу, после чего отпустите кнопку. Двойной щелчок по заголовку окна переводит Word 2010 из оконного в полноэкранный режим и наоборот.  Оконный режим от полноэкранного отличается тем, что в этом режиме вы можете  регулировать размер окна, просто перетаскивая «уголки» окошка. Так же, вы можете развернуть его во весь экран, нажав на квадратике (двойной квадратик служит для сворачивания в оконный режим) в правом верхнем углу, а затем, так же свернуть на панель задач, нажав на кнопке   . Так вы полностью сворачиваете документ, после этого он будет отображен  в виде кнопки на панели задач на рабочем столе. Вы можете развернуть окно, нажав на его кнопке, расположенной на панели задач, либо воспользовавшись комбинацией клавиш Alt+Tab. Также можете нажать комбинацию клавиш Win+R и ввести путь к файлу, либо проделайте то же самое в проводнике – введите путь к файлу в адресной строке, или  отыщите его (файл) стандартным способом и откройте.  Закрыть документ, можно несколькими способами:

· нажмите комбинацию «горячих клавиш» Alt+F4

· вкладка «Файл» — «Выход»

· щелкнув по кнопочке с крестиком внутри .

Рисунок 2. Диалоговое окно сохранения документа

Вкладка «Файл»

Вкладка «Файл» больше всего напоминает «ворота», поскольку при работе в Word 2010, вы как минимум,  начинаете с этой вкладки работу, и, как правило, ее силами заканчиваете. Содержит в себе список типичных задач  и множество важных и очень полезных функций. По умолчанию открывается на пункте «Сведения».

Рисунок 3.  Вкладка «Файл» с открытым пунктом «Сведения»

Со всеми ее возможностями мы будем знакомиться в следующих статьях.

Лента

Чтобы понять, что такое вкладка, сначала стоит разобраться в том, что такое лента.

Лента — это полоса в верхней части экрана, шириной больше дюйма (при разрешении монитора от 1360×768), на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам на отдельных вкладках и группах. Элемент интерфейса главного окна Word 2010 – «Лента»,  выделена крупной красной полосой на рисунке 1.

Если вы захотите удалить ее или заменить прежними панелями инструментов, то у вас это не получится. Но вы можете сворачивать ленту – для этого щелкните по кнопке со стрелочкой   , расположенной в правом верхнем углу рядом с кнопкой справки, либо воспользуйтесь контекстным меню. Для этого подведите курсор на любое место ленты, кроме строки с набором стилей, щелкните правой кнопкой мыши, и в открывшемся контекстном меню выберите опцию – свернуть ленту.

Рисунок 4. Контекстное меню ленты, находящейся в развернутом состоянии

Рисунок 5. Контекстное меню ленты, находящейся в свернутом состоянии

Активировав эту опцию, вы увидите, что лента исчезла с экрана.  Для того что бы снова вернуть ей прежний вид  щелкните на этой кнопочке , либо воспользуйтесь контекстным меню, сняв флажок в опции «Свернуть ленту».

Вкладка – это составляющая часть ленты с командами, сгруппированная по задачам, которые чаще всего выполняются совместно. При запуске Word 2010 всегда открывается на вкладке «Главная». Изначально в окне программы отображаются восемь вкладок ленты. Но вы можете добавить на свое усмотрение дополнительные вкладки, группы и команды. На скриншотах можно увидеть пример такого подхода – вкладки «Экспериментальная вкладка 1» и «Экспериментальная вкладка 2» (подробнее о работе с вкладками речь пойдет в следующих статьях).

Группа – это набор команд сформированных по принципу наибольшей совместимости. Это те команды, которые наиболее часто применяются совместно, например, имеет смысл использовать в одной группе команды «жирный шрифт» и «курсив» поскольку это относится к форматированию текста, в частности визуального отображения шрифта. Яркий пример — вкладка «Шрифт» с набором команд по умолчанию.

В группах располагаются кнопки для выполнения определенных команд или активации меню.

Навигация по ленте. Существует два способа перемещения по ленте, перечислим их:

· в окне открытого документа щелкаем по названию вкладки;

· подводим курсор к названию вкладки (без разницы какой), а затем прокручиваем колесико мышки вверх или вниз, в зависимости от того, в каком направлении расположена нужная нам вкладка. По умолчанию, прокручивая колесико мыши  вверх, мы перемещаемся на панели вкладок вправо, вниз – соответственно влево.

Панель быстрого доступа

На мой взгляд, панель быстрого доступа, одна из ряда наиболее удачных наработок в Word 2010. Она очень проста в работе и чрезвычайно удобна. При наличии широкоформатного монитора,  вы сможете использовать его экранный простор, для удобного (как визуально, так и функционально)  размещения набора «быстрых команд». После непродолжительной практики, благодаря этому инструментарию, вы сможете существенно увеличить скорость и комфортность работы в Word 2010.

Изначально, панель быстрого доступа находится над лентой, и там расположено всего несколько команд – сохранения, отмены и повтора действия. Но в том-то и прелесть этой панели, что вы можете добавить туда дополнительные команды, и переместить панель под ленту. Это становится особенно актуальным при добавлении большого количества новых кнопок команд на панель быстрого доступа.

Перемещение панели осуществляется подобно тому, как это делалось в отношении ленты.

Откройте документ, наведите курсор на свободное место на панели быстрого доступа, вызовите контекстное меню, нажав правую кнопку мыши. Выберите любой из двух возможных вариантов – «Разместить панель быстрого доступа над лентой» (если она уже расположена под лентой), или «под лентой» (если панель расположена над лентой).

Рисунок 6. Настройка расположения панели быстрого доступа

На панель быстрого доступа (так же как и на ленту) можно добавить дополнительные кнопки команд. Как это сделать, я расскажу в следующей статье.

Текстовое поле

В центральной части окна Word находится текстовое поле. Текстовое поле – это рабочая область, в которой происходит набор текста, создание таблиц и объектов, добавление рисунков и т.д. Текстовое поле Word 2010 обращает на себя внимание наибольшей неподвластностью времени, поскольку  ничем не отличается от представленного в предыдущих версиях Word.

Если вы привыкли работать с размеченными границами и обрезными метками документа, или вам это необходимо для более точной компоновки текста, вы всегда можете включить или выключить эту настройку следующим образом:

1. Вкладка «Файл» — Параметры — Дополнительно – Показывать содержимое документа.

2. Поставить флажки напротив опции «Показывать границы текста» и «Показывать обрезные метки».

Рисунок 7. Включение границ и обрезных меток в текстовом поле

Иногда бывает нужно удостовериться в правильном построении абзаца, либо бывают случаи, когда человек, набирающий произвольный текст, теряет смысловую нить, и тогда необходимо сверять буквально каждое предыдущее предложение или абзац. Визуально удобным в таком случае является отключение верхнего и нижнего полей документа.

Чтобы это сделать, надо подвести курсор к разделительному полю в открытом окне документа, а затем дважды щелкнуть мышью. Чтобы позже вернуть все в прежнее состояние, нужно проделать те же самые манипуляции.

Рисунок 8. Документ с включенным отображением границ и обрезных меток

Рисунок 9. Управление отображением полей

Полосы прокрутки

В нижней и правой части окна находятся полосы прокрутки. Горизонтальная – внизу, вертикальная – справа. Их также можно скрыть (отобразить), как, например,  ленту. Для этого сделайте следующее:

1. На вкладке «Файл» выберите пункт  «Параметры», затем «Дополнительно».

2. Найдите в раскрывшемся списке вкладку «Экран» и поставьте (уберите) флажки напротив пунктов:

· Показывать горизонтальную полосу прокрутки

· Показывать вертикальную полосу прокрутки

· Показывать вертикальную линейку в режиме разметки

Рисунок 10. Управление отображением полос прокрутки

Горизонтальная и вертикальная линейки

Располагаются вверху и слева. Вертикальная отображается только в режиме «Разметка страницы».

Включение-отключение линейки. Первый вариант: открываем вкладку «Вид», находим вторую группу слева («Показать или скрыть») и снимаем (или ставим) флажок с формы «Линейка». Второй вариант: щелкаем по кнопке «Линейка» над вертикальной полосой прокрутки.

Изменение единиц измерения. Файл – Параметры — Дополнительно – Экран – Единица измерения.

Рисунок 11. Изменение единиц измерения линейки

Строка состояния

Как и в более ранних версиях продукта строка состояния располагается внизу окна. Но в Word 2010 состав и возможности строки состояния существенно расширены. Настройка строки состояния осуществляется очень просто: наводим курсор на свободное место на строке состояния, щелкаем правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбираем то, что нам нужно добавить/убрать, отводим курсор от меню и щелкаем левую кнопку мыши.

Использование клавиши «Alt».

Еще один замечательный инструмент оптимизации вашего рабочего времени. Нажатие клавиши активирует комбинации клавиш, которые запускают ту или иную команду, открывают меню и т.п. Для начала стоит запомнить около десятка основных команд, так их легче будет усвоить и избежать путаницы в дальнейшем. Механизм работы предельно простой – например, необходимо просмотреть документ перед отправкой на печать. Для этого жмем клавишу «Alt», затем 5 (для ваших настроек кнопка может быть другая) и переходим в режим предварительного просмотра. Просто и удобно. Заметьте, что практически над каждой командой и меню появились подсказки, следуя им можно выполнять последовательные операции. Некоторое время, работая по такому принципу, можно все их выучить, что, несомненно, поможет существенно ускорить работу.  Очень удобная «вещь» для любителей клавиатурных сочетаний.

Рисунок 12. Настройка строки состояния

Заключение

В ходе изложения статьи мы познакомились с такими понятиями как «заголовок окна», «лента», «вкладка», «группа», «панель быстрого доступа», «строка состояния» и т.д. Освоение этих фундаментальных понятий позволит более эффективно работать с Word 2010. Знание интерфейса программы – это та основа, которая позволяет любому пользователю оптимизировать процесс работы с программой, равно как и процесс ее изучения.

На правах рекламы:

Общая информация

Интерфейс Word 2010 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.

В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.

Лента

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2010 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов (
рис.
1.1).

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Word нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть).

1. Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий вкладок (
   рис.
   1.2).
2. Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (
   рис.
   1.3).

Ленту можно свернуть и иначе.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см.
   рис.
   1.2).
2. В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Word, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки Главная при различной ширине окна.

Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы (
рис.
1.6), и будут отображены все элементы группы.

При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.

То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (
рис.
1.8).

При увеличении размера окна лента автоматически появляется снова.

В Microsoft Word 2007 содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и неизменно. Нельзя было ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В нынешней версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см.
   рис.
   1.2).
2. В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.

Настройка ленты производится в категории Настройка ленты окна Параметры Word (
рис.
1.9). Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений ленты.

Лекция8. Microsoft Word 2010

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2010 представляет собой ленту,
которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов . С
помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики,
флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на
вкладках.  Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих
версий приложения Microsoft Word нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту
можно скрыть (свернуть).

1.     
Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой
части линии названий вкладок ( рис. 1).

Лента будет скрыта, названия вкладок останутся. Ленту
можно свернуть и иначе.

1.     
Щелкните правой кнопкой мыши в
любом месте ленты.

2.     
В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем
выберите параметр или команду, которую
следует использовать.

            В
нынешней версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность
расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их,
создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках,
добавлять и удалять отдельные элементы и др.

1.     
Щелкните правой кнопкой мыши в
любом месте ленты.

2.     
В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.

Настройка ленты производится в
категории Настройка ленты окна Параметры Word .
Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и
выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты
или для сброса всех изменений ленты.

Вкладки

По умолчанию в окне отображается восемь
постоянных  вкладок: Файл, Главная, Вставка, Разметка 
страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например,
при работе с таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет.

При снятии выделения или перемещения курсора контекстная вкладка автоматически
скрывается.

Элементы управления

Элементы управления на лентах и вкладках объединены в группы, связанные
с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером
обмена, установки параметров шрифта, установки
параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки,
списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки сменю, флажки, значки
(кнопки) группы. Кнопки используются для выполнения какого-либо действия.  В
некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно.  Обычно
кнопки работают в режиме переключателей. То есть,
для того чтобы отказаться от назначенного кнопке действия надо еще раз нажать
на нее. Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой части. При щелчке по стрелке
открывается меню или
палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются
на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку.

В списке можно выбрать для применения
какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему
мышью. Например, в спискеСтили таблиц вкладки Конструктор можно выбрать вариант оформления
таблицы.      Для просмотра списка в пределах ленты
можно пользоваться кнопками Вниз и Вверх.
Но обычно список разворачивают,
для чего надо  щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры, после
чего отображается галерея списка. В нижней части галереи списка могут
отображаться команды меню . Если галерея большая, она имеет в
правой части полосу прокрутки.
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке
списка и выбрать требуемый параметр. Например, в
раскрывающемся списке Размер
шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта .

Счетчики применяют для установки числовых значений
каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше ( Вверх ) и Меньше ( Вниз ). Например, в счетчике Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы можно
установить значение величины интервала перед
абзацем. Также значение в поле счетчика можно
ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

Нажатие некоторых кнопок не приводит к
выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие.
Например, щелкнув по кнопке Регистр в группе Шрифт вкладки Главная, в появившемся меню можно
выбрать регистр оформляемого
текста. В некоторых случаях выбор команды меню кнопки
вызывает диалоговое окно. Флажки используются для применения
какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид определяют особенности
отображения окна документа.

Не
каждая группа имеет
значок.

Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку с информацией о назначении этого
элемента — достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши

Вкладка (меню) «Файл»

Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой
слева. По своей
сути вкладка Файл представляет собой меню . Меню содержит команды для работы с файлами
( Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать ), для работы с текущим документом ( Сведения, Печать, Доступ ), а также для настройки  Word ( Справка, Параметры ).

Команда Доступ открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной
почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата
файла документа).

Панель
быстрого доступа по умолчанию
расположена в верхней части окна Word и
предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию
панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть ( Повторить ).
Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или
удаляя существующие.

1.     
Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа.

2.     
В меню выберите наименование необходимого элемента. Элементы,
отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

3.     
Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите
команду Другие команды .

4.     
В разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Word в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выберите
вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в
списке и нажмите кнопку Добавить 

Для удаления элемента из панели достаточно
щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать
команду Удалить с панели быстрого доступа.

Для восстановления стандартного состава
панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Word нажмите кнопку Сброс и выберите команду Сброс
только панели быстрого доступа.

Мини-панели инструментов

Мини-панели
инструментов содержат основные наиболее часто используемые элементы
для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и
других объектов.

Мини-панель для оформления текста появляется автоматически при
выделении фрагмента документа.
Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. Мини-панель
станет яркой, как только на нее будет наведен указатель мыши. Чтобы использовать мини-панель, нажмите нужную
кнопку или воспользуйтесь раскрывающимися списками .
Можно отключить автоматическое отображение мини-панели инструментов для оформления текста.

1.     
Перейдите во вкладку Файл.

2.     
Нажмите кнопку Параметры 

3.     
В разделе Общие окна Параметры Word снимите
флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении .

Создание документов

Новый документ создается автоматически сразу после
запуска Word.

Новый пустой документ или документ на основе
шаблона можно создать в процессе работы.

1.     
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего отобразится
раздел Создать.

2.     
Для создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать .

3.     
Для создания документа на основе шаблона, установленного на
компьютере, щелкните по значку Образцы
шаблонов . Прокручивая список
выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок
и нажмите кнопку Создать.
Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.

4.     
При наличии подключения к Интернету можно
обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office. В разделе Шаблоны Office.com
щелкните по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся.
Прокручивая список, выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или
выделите этот значок и нажмите кнопку Загрузить.

5.     
Для создания документа на основе одного из ранее использованных
шаблонов щелкните по значку Последние
шаблоны . Выберите нужный
шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать или Загрузить.

 

Сохранение файлов

Сохранение изменений в существующем файле

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать
кнопку Сохранить в панели быстрого доступа.

Сохранение изменений в виде нового файла

Для сохранения нового документа в виде файла или существующего
документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните
следующие действия.

1.     
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сохранить как.

2.     
В окне Сохранение
документа перейдите к нужной папке.

3.     
В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует)
и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом формате

По умолчанию все файлы сохраняются в том же
формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2010 сохраняются
в формате Документ Word,
файлы предыдущих версий — в формате Документ
Word 97 2003, файлы RTF —
как Текст в формате RTF и т.д.

При сохранении можно изменить формат файла. Для
этого в окне Сохранение
документа щелкните по кнопке
с указанием
типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип.

Выбранный формат может не поддерживать
какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее
предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.

Для преобразования (сохранения) файла в наиболее
популярные форматы можно воспользоваться и другой процедурой.

1.     
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Доступ, после чего отобразится
раздел Доступ. Нажмите
кнопку Изменить тип файла .

2.     
В разделе Изменить
тип файла  щелкните по кнопке
с названием нужного формата.

3.     
В окне Сохранение
документа  перейдите в папку,
в которую будет сохранен файл, и укажите имя сохраняемого файла.

Просмотр документа

Выбор режима просмотра документа

Выбрать режим просмотра документа
можно при работе в любой вкладке Word 2010. Ярлыки режимов просмотра документа
обычно расположены в правой части строки состояния. Если ярлыки не
отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся
контекстном меню выберите команду Ярлыки
режимов просмотра.

Несколько удобнее
переключаться между режимами просмотра документа во вкладке Вид. Группа Режимы просмотра документа содержит
кнопки для выбора основных режимов.

Наиболее часто
используемый режим просмотра документа — Разметка
страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других
элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице.
Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для
окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и
полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Именно этот
режим устанавливается по умолчанию в Word 2010.

Режим Черновик удобен для
ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а
разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование
текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты,
для которых не установлено обтекание В
тексте, в этом режиме не показываются.

Режим Веб-документ обеспечивает представление документа в
том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для
отображения электронных
документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом
режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают
те же позиции,
что и в окне Web-обозревателя.

Режим
чтения предназначен для чтения
документа на экране компьютера. Впрочем, в этом режиме можно также отображать
документ в том виде, в каком он будет выведен на печать.
Здесь можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания,
работать в режиме записи исправлений, хотя все это используется редко. Для настройки параметров режима чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана и
выберите соответствующую команду меню.

Можно отображать
одну или две страницы в окне. Для показа документа в режиме предварительного
просмотра, т.е. в том виде, в каком он будет выведен на печать,
выберите команду Показать
печатную страницу. Изменить масштаб просмотра в этом случае невозможно.
Правда, можно управлять отображением полей страницы. Для этого щелкните по
команде Параметры полей и
выберите соответствующую команду в подчиненном меню. В обычном режиме чтения данная команда недоступна.

Следует отметить, что режим
отображения печатной страницы запоминается. При последующем переходе к режиму
чтения будет автоматически установлен именно такой режим. Для отказа от
отображения печатной страницы в режиме чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана и
выберите команду Показать
печатную страницу еще раз.

Для возможности редактирования
документа в режиме чтения выберите команду Разрешить
ввод. Режим редактирования распространяется на все документы, для которых
устанавливается режим чтения, а также запоминается и автоматически
устанавливается при повторном переходе к режиму чтения. Некоторые
дополнительные параметры режима чтения можно использовать, если щелкнуть по
кнопке Сервис в верхнем левом углу экрана.

Для выхода из режима
чтения нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна или клавишу Esc.

Структура  — один из самых редко используемых режимов
отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые
отсутствуют в других режимах. Здесь можно свернуть документ, оставив только
основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной
текст, можно перемещать и копировать текст, перетаскивая заголовки. Кроме того,
в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими
несколько частей. Однако в этом режиме не отображаются границы страниц,
колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите
внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая вкладка — Структура, упрощающая работу с
заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку
вывести невозможно, но она там и не нужна.

Вставка
специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых
нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы,
например,  ;
буквы греческого алфавита, например, , латинские буквы с надбуквенными
значками, например, , или
просто символы-картинки, например,

1.     
Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните
по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся
списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы .

2.     
Во вкладке Символы окна Символ в
раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.

3.     
Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению
нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем
нажать кнопку Вставить.

Математические символы большей частью находятся в шрифте Symbol. Шрифт ( обычный
текст ) включает в себя буквы латиницы и кириллицы специального
начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные
символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3
содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.

Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS.
Используя для представления каждого знака более одного байта,
этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все
языки мира.

Для вставки часто используемых символов можно создать элемент
автозамены.

1.     
В окне Символ  выделите изображение символа и
нажмите кнопку Автозамена.

2.     
В окне Автозамена  в поле Заменить введите сочетание символов,
которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом.

3.     
Нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

Теперь при вводе текста
достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел,
после чего буквосочетание заменится соответствующим символом.

Вставка
даты и времени

1.     
Установите курсор в место вставки даты и/или
времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите
кнопку Вставка/Дата и время .

2.     
В диалоговом окне Дата и время 
выберите язык и формат вставляемых данных.

Если
перед вставкой в диалоговом окне Дата и время  установить
флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в
документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа.

Добавление
оглавления

Для создания оглавления заголовки в тексте
документа должны быть должным образом помечены. Проще всего для этого при
оформлении заголовков использовать стили типа Заголовок 1, Заголовок
2, Заголовок 3 и т.д.

1.     
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните
по кнопке Оглавление и в появившемся списке выберите один из
предлагаемых вариантов автособираемого оглавления. По умолчанию в оглавление
включаются заголовки, оформленные стилями Заголовок 1-3.

2.     
Оглавление вставляется как специальное поле. При наведении указателя мыши оглавление
затеняется бледным фоном. При печати документа этот фон не отображается.

3.     
При фиксации курсора в созданном оглавлении
появляется рамка элемента управления текстом, а сам текст
оглавления затеняется серым фоном. При печати документа этот фон не
отображается.

Можно настроить параметры создаваемого оглавления.
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните
по кнопке Оглавлениеи в появившемся меню выберите
команду Оглавление . В диалоговом окне Оглавление 
выберите и установите требуемые параметры. Можно, например, выбрать другой
заполнитель или уровни заголовков, включаемых в оглавление.

Если в документе произведены изменения,
оглавление следует обновить.

1.     
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление нажмите
кнопку Обновить таблицу. Если курсор находится в
оглавлении и отображается рамка оглавления, можно нажать кнопку Обновить
таблицу расположенную в верхней части рамки.

2.     
В окне запроса на обновление оглавления выберите требуемый режим.

Для удаления оглавления во вкладке Ссылки в
группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и
в появившемся менювыберите команду Удалить оглавление .

Можно изменить и цвет заливки шрифта.

1.     
Выделите фрагмент текста.

2.     
Щелкните по стрелке кнопки Цвет
текста группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели
инструментов и
выберите требуемый цвет шрифта 
При наведении указателя мыши на
выбираемый цвет срабатывает функция динамического просмотра, и фрагмент текста отобразится указанным цветом шрифта.

О списках

При создании документов может потребоваться
различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении
количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности
автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить
какими-либо значками — маркерами. Часто такое оформление применяется не только
к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть
еще один способ оформления текста — многоуровневые списки. В них можно
использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое
одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно
оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и
маркеров определяется уровнем текста.

Оформление нумерованных списков

Создание списка

При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом
списка может быть
только абзац. Список, набранный в строку, автоматически пронумеровать нельзя.

1.     
Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде списка.

2.     
Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная и в галерее списков
выберите нужный вариант нумерации. При наведении указателя мыши на выбираемый список срабатывает
функция динамического просмотра, и фрагмент документа отображается нумерованным.

Настройка
параметров списка

Можно изменить параметры созданного ранее списка
или настроить эти параметры при создании списка.

1.     
Выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка.

2.     
Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная  и выберите команду Определить новый формат номера.

3.     
В диалоговом окне Определение
нового формата номера 
установите необходимые параметры.

4.     
В раскрывающемся списке нумерация выберите
требуемый вид нумерации. Можно выбрать нумерацию арабскими и римскими цифрами,
латинскими и русскими буквами, количественными и порядковыми числительными и
т.д.

5.     
В поле Формат
номера при необходимости
добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при
каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него.
Например, при нумерации списка
кафедр можно добавить к номерам слово Кафедра .

6.     
Обычно нумерация имеет
те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Можно изменить
параметры шрифта номеров и сопровождающего текста.
Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые параметры шрифта.

7.     
В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров
относительно позиции номера.

Изменение порядка нумерации

Для имеющегося списка можно изменить начальный
номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как
продолжение предыдущего списка в документе.

1.     
Выделите абзацы, оформленные в виде списка.

2.     
Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная  и выберите команду Задать начальное значение.

3.     
В диалоговом окне Задание
начального значения 
установите необходимые параметры.

Для выбора начального
номера, а также присоединения нумерации текущего
списка к предыдущему, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по первому абзацу в списке и в контекстном
меню выбрать нужную команду.

Настройка отступов в
списке

Каждый вариант оформления нумерованного списка
имеет свои параметры отступов оформляемых абзацев, а также устанавливает
собственные позиции табуляции, отделяющие нумерацию от текста нумеруемых абзацев. При этом
размеры отступов, установленные ранее при оформлении абзацев, могут быть
изменены.

Отступы в списках можно устанавливать так же, как и
в обычных абзацах, но удобнее воспользоваться специальной настройкой.

1.     
Щелкните правой кнопкой мыши по
любому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Изменить отступы в списке 

2.     
В диалоговом окне Изменение
отступов в списке установите
необходимые параметры.

3.     
В счетчике Положение
номера установите расстояние от позиции номера
до левого поля страницы.

4.     
В счетчике Отступ
текста установите отступ от
левого поля страницы всех строк, кроме первой.

5.     
В раскрывающемся списке Символ
после номера выберите символ,
который будет отделять номер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить
флажок Добавить позицию
табуляции и в счетчике указать расстояние между
номерами и текстом. Можно выбрать Пробел — один пробел между номерами и
текстом. Можно выбрать (нет),
чтобы не оставлять места между номерами и текстом.

Удаление нумерации

Нумерация удаляется одинаково, независимо от способа
установки и вида установленной нумерации.

1.     
Выделите абзацы, для которых необходимо удалить нумерацию.

2.     
Нажмите кнопку Нумерация группы Абзац вкладки Главная или щелкните по стрелке этой кнопки и
выберите режим нет .

Оформление многоуровневых списков

Создание списка

При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом
списка может быть
только абзац.

1.     
Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде многоуровневого
списка.

2.     
Щелкните по кнопке Многоуровневый
список группы Абзац вкладки Главная и в галерее списков выберите нужный
вариант нумерации.
При наведении указателя мыши выбираемый
список отображается более крупно, но функция динамического просмотра в
документе не работает.

3.     
Если абзацы оформляемого текста не различаются отступами слева, то
первоначально список не будет многоуровневым.

4.     
Для понижения уровня отдельных абзацев списка надо увеличить
отступ слева. Выделите абзац (абзацы) и нажмите кнопку Увеличить отступ группы Абзац вкладки Главная . Каждое нажатие кнопки понижает
выделенные абзацы на один уровень. Для повышения уровня нажмите кнопку Уменьшить отступ. Для этой же
цели можно использовать аналогичные кнопки мини-панели
инструментов.

Для понижения уровня элементов
в списке можно также использовать клавишу Tab,
а для повышение — комбинацию Shift
+Tab.

Настройка параметров списка

Можно изменить параметры ранее созданного списка
или настроить эти параметры при создании списка.

1.     
Выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка.

2.     
Щелкните по кнопке Многоуровневый
список группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Определить новый
многоуровневый список.

3.     
В диалоговом окне Определение
нового многоуровневого списка 
установите необходимые параметры. Для отображения всех возможностей окна
нажмите кнопку Больше. Для
скрытия некоторых возможностей нажмите кнопку Меньше. Изменение
параметров списка производится отдельно для каждого уровня.

4.     
В списке Выберите
уровень для изменения выделите
уровень изменяемого списка.

5.     
В раскрывающемся списке Нумерация для этого уровня выберите требуемый
вид нумерации или маркеров. Можно выбрать нумерацию арабскими
и римскими цифрами, латинскими и русскими буквами, количественными и
порядковыми числительными и т.д. Если требуется маркер, отсутствующий в списке,
то в раскрывающемся списке выберите режим Новый
маркер. После этого выберите символ в диалоговом окне Символ 

6.     
При необходимости в счетчике Начать
с укажите начальный номер
списка.

7.     
В поле Формат
номера при необходимости
добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при
каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него.

8.     
Обычно нумерация или
маркеры имеют те же параметры шрифта, что и список. Можно изменить параметры шрифта номеров (маркеров) и сопровождающего
текста. Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые
параметры.

9.     
В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров
относительно позиции номера. В счетчике на установите расстояние от позиции номера
до левого поля страницы.

10.  В счетчике Отступ текста установите отступ от левого поля
страницы всех строк нумеруемого абзаца, кроме первой.

11.  Можно
настроить отступы сразу для всех уровней списка. Нажмите кнопку Для всех уровней. В окне Параметры
для всех уровней  настройте
положение маркера или номера первого уровня, положение текста первого уровня, а
затем укажите дополнительный отступ для каждого более низкого уровня.

12. 
В раскрывающемся списке Символ
после номера выберите символ,
который будет отделять номер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить
флажок Добавить позицию
табуляции и в счетчике указать расстояниемежду
номерами и текстом. Можно выбрать Пробел — одни пробел между номерами и
текстом. Можно выбрать (нет),
чтобы не оставлять места между номерами и текстом.

13.  При
необходимости повторите указанные процедуры для каждого уровня нумерации.

Создание таблицы

Общие сведения о таблицах

Таблицы в документах Word используют, большей
частью, для упорядочивания представления данных. В таблицах можно производить
вычисления, таблицы можно применять для создания бланков документов. Табличные
данные можно использовать для создания диаграмм.

Ячейки таблицы могут содержать текст, графические объекты, вложенные
таблицы.

Для вставки таблицы используют вкладку Вставка.

Для работы с таблицами в Microsoft Word применяют
контекстные вкладки Конструктор и Макет группы вкладок Работа с таблицами . Эти вкладки автоматически
отображаются, когда курсор находится
в какой-либо ячейке существующей таблицы.

Кроме обычных таблиц Word
документы могут содержать таблицы, импортированные из Microsoft Excel,
и таблицы Microsoft Excel, созданные непосредственно в документе.

Вставка таблицы Microsoft Word

Таблица всегда вставляется в то место документа,
где в данный момент находится курсор. Лучше всего поставить курсор в начало абзаца текста, перед которым
должна располагаться создаваемая таблица.

Для быстрой вставки простой таблицы во вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и в появившемся табло при нажатой
левой кнопке выделите необходимое число столбцов и строк. При наведении указателя мыши срабатывает функция динамического просмотра,
и создаваемая таблица отображается в документе. Таблица занимает всю ширину
страницы и имеет столбцы одинаковой ширины.

Можно настроить некоторые
параметры создаваемой таблицы.

1.     
Установите курсор туда,
где будет находиться создаваемая таблица.

2.     
Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Вставить таблицу .

3.     
В окне Вставка
таблицы  выберите требуемое
количество строк и столбцов, а также способ автоподбора. При выборе режима постоянный можно установить ширину столбцов
таблицы.

При создании
таблицы можно
воспользоваться имеющимися заготовками Microsoft Word или собственными, ранее созданными
таблицами.

1.     
Установите курсор туда,
где будет находиться создаваемая таблица.

2.     
Нажмите кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Экспресс-таблицы).

3.     
Прокрутите список таблиц и выберите нужную. Пользовательские
таблицы, занесенные в список экспресс-таблиц, обычно располагаются в разделе Общие в конце списка.

В результате в документ
будет вставлена готовая, содержащая текст и оформление таблица. Оформление
встроенных экспресс-таблиц Microsoft Word зависит от выбранной темы документа.
Вставленная таблица может иметь заголовок. Ненужный текст можно удалить. Можно
также изменить оформление таблицы.

Добавление элементов таблицы

Для добавления строк в таблицу можно
воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.     
Установите курсор в
любую ячейку строки таблицы, выше или ниже которой
требуется вставить новую строку.

2.     
Нажмите кнопку Вставить
сверху или Вставить снизу группы Строки и столбцы .

При работе в других
вкладках для вставки строк можно воспользоваться контекстным меню.

1.     
Щелкните правой кнопкой мыши по
любой ячейке строки таблицы, выше или ниже которой
требуется вставить новую строку, и выберите команду Вставить.

2.     
В подчиненном меню выберите команду Вставить строки сверху или Вставить
строки снизу.

Если в таблицу требуется
вставить сразу несколько новых строк, то следует выделить в таблице такое же
число строк, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.

При работе с клавиатурой для вставки строки можно
поставить курсор справа от самой правой ячейки строки и нажать клавишу Enter.

Новая строка снизу
таблицы автоматически появляется, если, находясь в последней ячейке последней строки таблицы нажать
клавишу Tab.

Добавление столбцов

Для добавления столбцов в таблицу можно
воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.     
Установите курсор в
любую ячейку столбца таблицы, левее или правее
которого требуется вставить новый столбец.

2.     
Нажмите кнопку Вставить
слева или Вставить справа группы Строки и столбцы.

При работе в других
вкладках для вставки столбцов можно воспользоваться контекстным меню.

1.     
Щелкните правой кнопкой мыши по
любой ячейке столбца таблицы, левее или правее
которого требуется вставить новый столбец, и выберите команду Вставить.

2.     
В подчиненном меню выберите команду Вставить столбцы слева или Вставить
столбцы справа

Если в таблицу требуется вставить сразу несколько
новых столбцов, то следует выделить в таблице такое же число столбцов, а затем
воспользоваться любым из описанных выше способов.

Удаление элементов таблицы

Для удаления строк и столбцов
таблицы можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.     
Установите курсор в
любую ячейку удаляемой строки или удаляемого
столбца таблицы.

2.     
Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы и  в меню
выберите соответствующую команду ( Удалить
строки или Удалить столбцы ).

При работе в других
вкладках для удаления строк и столбцов можно воспользоваться клавиатурой или
контекстным меню.

1.     
Выделите удаляемую строку (удаляемый столбец).

2.     
Нажмите клавишу BackSpase или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному элементу таблицы и
выберите командуУдалить строки ( Удалить столбцы ).

Если в таблице требуется удалить сразу несколько
строк или столбцов, то следует их выделить, а затем воспользоваться любым из
описанных выше способов.

Клавиша Delete не удаляет строки и столбцы таблицы, а
только очищает их содержимое. Однако если выделить одновременно строку текста
над таблицей и строку (строки) таблицы и нажать Delete, то удалится и строка
текста, и выделенная часть таблицы. То же самое будет при выделении части
таблицы и текста ниже таблицы.

Удаление ячеек может потребоваться для исправления
структуры таблицы.

1.     
Установите курсор в ячейку,
нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы , и выберите команду Удалить ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и
выберите команду контекстного меню Удалить
ячейки.

2.     
В появившемся окне выберите направление сдвига существующих ячеек
таблицы.

Для удаления
таблицы можно
воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.     
Установите курсор в
любую ячейку таблицы.

2.     
Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню
выберите команду Удалить
таблицу.

Таблицу также можно удалить, удалив все ее строки
или столбцы.

Объединение и разделение ячеек

Объединять можно только
смежные ячейки,
которые суммарно образуют прямоугольную область.

1.     
Выделите объединяемые ячейки.

2.     
Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Объединить ячейки .

При работе в других
вкладках для объединения ячеек можно щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном
меню выбрать команду Объединить
ячейки.

При работе во вкладке Конструктор для объединения ячеек
можно использовать «ластик».

1.     
Нажмите кнопку Ластик в группе Нарисовать таблицу. Указатель мыши примет вид ластика

2.     
Щелкните или при нажатой левой кнопке мыши проведите ластиком по границе между
объединяемыми ячейками 

Ячейку можно
разделить на части, как по вертикали (столбцы), так и по горизонтали (строки).

1.     
Установите курсор в
разделяемой ячейке или выделите несколько разделяемых
ячеек.

2.     
Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Разбить ячейки .

3.     
В окне Разбиение
ячеек  укажите требуемое
число столбцов и строк, на которые разделяется ячейка.

Разделение
таблицы

Таблицу можно разделить по горизонтали.

1.     
Установите курсор в
любой ячейке строки, с которой будет начинаться
новая таблица.

2.     
Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Разбить таблицу или нажмите
комбинацию клавишCtrl + Shift + Enter.

Поворот текста

Текст в ячейках таблице
можно располагать не только горизонтально, но и под углом  90  сверху вниз или снизу
вверх.

1.     
Выделите фрагмент таблицы, в ячейках которого
поворачивается текст. Если направление текста изменяется в одной ячейке,
ее можно не выделять, достаточно установить в ней курсор.

2.     
Во вкладке Макет в группе Выравнивание нажмите кнопку Направление текста. Если текст
был горизонтальным, то один щелчок по кнопке расположит текст сверху вниз.
Следующий щелчок повернет текст снизу вверх. Следующий щелчок снова расположит
текст горизонтально.

При работе в других вкладках для изменения направления
текста можно воспользоваться контекстным меню.

1.     
Щелкните правой кнопкой мыши по
выделенному фрагменту таблицы и выберите команду Направление текста.

2.     
В окне Направление
текста — Ячейка таблицы 
выберите один из вариантов.

Сортировка таблиц

Сортировка — расположение строк в таблице в определенном
порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки по данным одного или
нескольких столбцов.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию.

При сортировке по
возрастанию используется следующий порядок. Сначала числа от наименьшего
отрицательного до наибольшего положительного числа, затем различные знаки (+,
-, !, и др.), затем английские буквы, затем русские буквы. При сортировке по убыванию порядок заменяется на
обратный.

При сортировке строка
заголовков столбцов обычно не сортируются вместе с остальными строками, но
сортируемая таблица может и не иметь заголовков столбцов. Последняя строка
включается в диапазон сортировки,
поэтому нежелательно сортировать таблицы, содержащие итоговые строки.

Как правило, при сортировке упорядочиваются
целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки столбца.

Сортировку таблицы можно выполнять при работе во вкладке Главная или Макет.

Сортировка таблицы

1.     
Установите курсор в
любую ячейку таблицы.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.

3.     
В окне Сортировка  в списке поля Сначала по выберите столбец, по данным которого
будет выполняться сортировка таблицы. В списке поля тип можно выбрать тип данных,
по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически.
Установите переключатель направления сортировки ( по
возрастанию или по убыванию ).

Если столбец, по
которому выполняется сортировка, содержит повторяющиеся записи, можно
выполнить многоуровневую сортировку. Для
этого следует в окне Сортировка
в списке поля Затем по выбрать столбец, по данным которого
следует сортировать строки таблицы после сортировки по
данным первого столбца. При наличии повторяющихся записей в первом и втором
столбцах можно произвести еще одну сортировку.

Сортировка ячеек столбца

1.     
Выделите ячейки столбца,
подлежащие сортировке.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.

3.     
В окне Сортировка  в списке поля тип можно выбрать тип данных,
по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически.
Установите переключатель направления сортировки ( по
возрастанию или по убыванию ). Нажмите кнопку Параметры.

4.     
В окне Параметры
сортировки  установите флажок только столбцы.

Вычисления в таблице

В таблицах Word можно
выполнять несложные вычисления с использованием формул.

1.     
Установите курсор в ячейку,
в которой требуется получить результат вычисления.

2.     
Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула. Если эта кнопка не
отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите
ее.

3.     
В окне Формула  в поле Формула введите формулу.
Для выбора функции можно воспользоваться списком поля Вставить функцию.
При желании в списке поля Формат
числа можно выбрать числовой
результат вычисления ( числовой
с разделителем разрядов, денежный, процентный ).

В некоторых случаях формула в
окне Формула может быть записана автоматически.
Например, если ячейка находится
ниже ячеек с числами, будет записана формула =
SUM (ABOVE), что означает суммирование всех вышерасположенных ячеек. Если ячейка находится
правее ячеек с числами, будет записана формула =
SUM (LEFT), что означает суммирование всех слева расположенных ячеек. Если
требуется именно такое действие, можно применить эти формулы. В противном
случае поле следует очистить и ввести формулу самостоятельно.

Формула вставляется в ячейку таблицы
как специальное поле. При изменении значений в вычисляемых ячейках результат не будет автоматически
изменяться. Для пересчета следует выделить ячейку и
нажать клавишу F9.

Перенос заголовков таблицы на следующую страницу

При создании таблиц, размещаемых на нескольких
страницах, необходимо, чтобы названия столбцов таблицы отображались и
печатались на каждой странице документа.

1.     
Установите курсор в
первую строку таблицы или, если в качестве заголовков используется несколько
первых строк, выделите их.

2.     
Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Повторить строки заголовков .

О рисунках и других графических объектах

Документ Microsoft Word может содержать различные графические
объекты: рисунки из графических файлов и рисунки из коллекции клипов Microsoft
Office, организационные и обычные диаграммы. В некоторой степени к графическим
объектам можно отнести также надписи и объекты WordArt. Наконец, средствами Word можно создавать несложные рисунки.

Для вставки в документ графических объектов
используют элементы группы Иллюстрации и некоторые элементы группы Текствкладки Вставка.

Для работы с рисунками из графических файлов и
коллекции клипов в Microsoft Word применяют
контекстную вкладку Формат группы
вкладок Работа с рисунками.
Эта вкладка автоматически отображается при выделении рисунка. Для выделения
рисунка следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются маркеры
рисунка.

Для удаления рисунка
достаточно выделить его и нажать клавишу Delete.

Вставка рисунка из графического файла

Microsoft Word позволяет вставлять в документ
рисунки из графических файлов всех основных графических форматов: jpeg, bmp, gif,tiff и
др.

1.     
Установите курсор туда,
где будет находиться вставляемый рисунок. При необходимости потом рисунок можно
будет переместить в другое место.

2.     
Нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации вкладки Вставка.

3.     
В окне Вставка
рисунка  перейдите в папку с
нужным графическим файлом.

4.     
Дважды щелкните по значку файла рисунка или выделите значок и
нажмите кнопку Вставить.

Вставка рисунка из коллекции картинок Microsoft Office

Картинками (клипами) в Microsoft
Office называют мультимедийные файлы: иллюстрации, фотографии, звуки
и видео. Можно пользоваться как коллекцией клипов, поставляемой вместе с Microsoft
Office, так и, при наличии подключения к интернету,
веб-коллекцией с сайта Microsoft.

1.     
Установите курсор туда,
где будет находиться вставляемый рисунок. При необходимости потом рисунок можно
будет переместить в другое место.

2.     
Нажмите кнопку Картинка в группе Иллюстрации вкладки Вставка, после чего появится
область задач Картинка .

3.     
В поле Искать введите ключевое слово искомого
рисунка. Щелкните стрелку поля Искать
объекты и установите флажок
рядом с названиями тех видов клипов, которые требуется найти. Нажмите кнопку Начать.

4.     
В области задач Картинка будут отображены эскизы найденных
рисунков. Щелкните по эскизу, чтобы вставить рисунок в документ.

Изменение режима обтекания

Первоначально рисунок вставляется непосредственно в
текст документа как встроенный объект без обтекания
текстом.

Для того чтобы рисунок можно было свободно
перемещать в документе, следует установить для него один из режимов обтекания
текстом.

1.     
Выделите рисунок.

2.     
Щелкните по кнопке Обтекание
текстом в группе Упорядочить вкладки Формат.

3.     
В появившемся меню выберите один из вариантов обтекания.

Для рисунка можно выбрать
один из стилей обтекания: Вокруг
рамки, По контуру, За текстом, Перед текстом или другой.

Перемещение рисунка

Рисунки, оформленные в режиме обтекания
текстом, можно перетаскивать мышью.

1.     
Наведите указатель мыши на
любую часть рисунка, кроме маркеров, так, чтобы около него отобразилась четырех
направленная стрелка.

2.     
Нажмите на левую кнопку мыши и
перетащите рисунок. В процессе перетаскивания рисунок будет отображаться в
бледных тонах.

Чтобы рисунок перемещался
строго по горизонтали или по вертикали, во время его перетаскивания удерживайте
нажатой клавишу Shift.

Размещение рисунка на странице

Можно задать точное положение рисунка на странице.

1.     
Выделите рисунок.

2.     
Щелкните по кнопке Положение в группе Упорядочить вкладки Формат.

3.     
В появившейся галерее выберите один из вариантов расположения. При
наведении указателя мыши на выбираемый вариант расположения
срабатывает функция динамического просмотра, и рисунок отображается в указанном
месте документа.

Для более точного
расположения рисунка и настройки параметров обтекания текстом в
галерее кнопки Положение  или в меню кнопки Обтекание текстом в группе Упорядочить вкладки Формат следует выбрать команду Дополнительные
параметры разметки.

Во вкладке Положение окна Разметка  можно выбрать выравнивание рисунка
или настроить положение рисунка на странице относительно элементов документа:
краев страницы, полей, колонок текста и т.д.

Во вкладке Обтекание текстом окна Разметка  можно выбрать особенности
расположения текста относительно рисунка и изменить расстояние от рисунка до обтекающего текста.

Изменение размера изображения

Можно уменьшить размер изображения рисунка, то есть
«обрезать края» рисунка.

1.     
Выделите рисунок.

2.     
Во вкладке Формат в группе Размер нажмите кнопку Обрезка. Маркеры рисунка примут
другой вид. Изменится и внешний вид указателя мыши .

3.     
Нажмите на левую кнопку мыши и
перетащите маркер. Если требуется изменить размер изображения в каком-либо
одном направлении, перетащите маркер, расположенный на одной из сторон рисунка.
Если размер изображения требуется изменять пропорционально по высоте и ширине,
перетащите угловой маркер.

4.     
При изменении размера изображения иллюстраций из коллекции
картинок обрезаемая часть рисунка скрывается.

5.     
При изменении размера изображения рисунков из графических файлов и
фотографий из коллекции картинок обрезаемая часть рисунка затеняется.

6.     
Для завершения процесса обрезки щелкните мышью в любом месте документа за пределами
рамки рисунка.

Лекция9. Microsoft Excel 2010

            Рассмотрим
наиболее важные моменты, необходимые при работе в Excel

Распределение текста в несколько строк

По умолчанию содержимое ячейки отображается в одну строку. В тех случаях, когда
ширина ячейки (столбца) не позволяет разместить текст в одну
строку, можно распределить текст в несколько строк в одной ячейке, то есть установить перенос по словам.

1.     
Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2.     
Нажмите кнопку Перенос
текста .

При установке переносов
по словам обычно автоматически устанавливает автоподбор строки по высоте. Если
этого не произошло, высоту строки можно подобрать обычными способами.

Для отказа от распределения текста в несколько
строк следует еще раз нажать кнопку Перенос текста .

Содержимое ячейки, для которой установлен перенос по словам, можно
выравнивать по любому краю ячейки, например по левому, по центру или по правому.

Объединение ячеек

Объединение ячеек используется при оформлении
заголовков таблиц и в некоторых других случаях.

1.     
Введите данные в левую верхнюю ячейку объединяемого
диапазона.

2.     
Выделите диапазон ячеек.

3.     
Нажмите кнопку или щелкните по стрелке кнопки Объединить и поместить в центре и выберите один из вариантов
объединения

Следует отметить, что в
объединенную ячейку помещаются только данные из левой верхней ячейки выделенного диапазона. Данные из других ячеек
уничтожаются, о чем будет выведено соответствующее предупреждение.

Объединенная ячейка
приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона пропадают.

Содержимое объединенной ячейки можно выравнивать по горизонтали и вертикали,
поворачивать точно так же, как и обычной ячейки.

Следует отметить, что наличие на листе объединенных
ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т. д.

Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку
Объединить и поместить в центре.

Поворот содержимого ячеек

Содержимое ячеек можно расположить не только
горизонтально, но и под любым углом.

1.     
Выделите диапазон ячеек.

2.     
Щелкните по стрелке кнопки Ориентация и выберите один из вариантов
направления.

3.     
Для поворота содержимого на произвольный угол в меню кнопки Ориентация выберите команду Формат выравнивания ячейки.

4.      Во
вкладке Выравнивание диалогового
окна Формат ячеек  в группе Ориентация выберите способ поворота и требуемый
угол.

Сортировка данных

Сортировка — расположение данных на листе в определенном
порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными.
Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно
сортировать и отдельные ячейки.   Сортировку можно производить как по
возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в
соответствии с собственным порядком сортировки.  Поскольку при сортировке
Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый
диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но
не рекомендуется.  При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются
вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков
столбцов.   Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее
при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем
приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и
столбцы.  Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А),
числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также
датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также
выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет
ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.

По возрастанию

При сортировке по возрастанию используется
следующий порядок:  1) Числа сортируются от наименьшего отрицательного до
наибольшего положительного числа.  2)При сортировке алфавитно-цифрового текста
сравниваются значения по знакам слева направо.  Текст, в том числе содержащий
числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! » # $ % & (
) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N
O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ
Ы Ь Э Ю Я

Апострофы (‘) и дефисы (-) игнорируются с единственным
исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с
дефисом ставится в конец.  Если предназначенный для сортировки столбец содержит
как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1а, 2, 2а), все они должны быть
отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут
располагаться числа, а за ними числа с текстом.   3)Пустые значения всегда
ставятся в конец.

По убыванию

При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный,
за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

По форматам

Порядок сортировки по цвету ячеек, цвету шрифта, и
по значкам настраивается пользователем.

Сортировка по значениям одного столбца

Простейшая сортировка производится по данным одного
столбца.

1.     
Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого
сортируется таблица.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки.

Для сортировки можно также использовать кнопки
группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

Кроме того, для
сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.

Сортировка по формату

1.     
Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Настраиваемая
сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные

3.     
В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным
которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (цвет
ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке
раскрывающегося списка Порядок и выберите цвет или значок. Строки,
содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части
сортируемого диапазона. При желании или необходимости в рядом расположенном
раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней
части диапазона данных

4.     
В окне Сортировка  нажмите кнопку Копировать уровень и после того, как появится новая
строка, щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите другой цвет (значок).
Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться ниже.
Повторите это действие для других цветов (значков).

5.     
После выбора всех необходимых цветов (значков) нажмите кнопку ОК .

Пользуясь кнопками Вверх и Вниз окна Сортировка можно изменять последовательность уровней сортировки.

Ошибочно созданный или не нужный уровень сортировки
можно удалить.

1.     
Выделите строку в окне Сортировка.

2.     
Нажмите кнопку Удалить
уровень.

 

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким
столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего
осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с
одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы «Отдел» и
«Сотрудник», сначала можно отсортировать строки по столбцу
«Отдел» (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по
имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке).
Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

1.     
Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду
Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные .

3.     
В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным
которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение,
цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке
раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или
цвет (значок).

4.     
В окне Сортировка  нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая
строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться
последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок
сортировки. Повторите это действие для других столбцов.

5.     
После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК .

Сортировка части диапазона

Можно сортировать часть данных таблицы, например,
только данные одного столбца без влияния на другие столбцы.

1.     
Выделите ячейки сортируемого диапазона.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или
нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка
и фильтр вкладки Данные.

3.     
В появившемся предупреждении установите переключатель сортировать в пределах указанного
диапазона и нажмите кнопку Сортировка.

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных
является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки,
отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок
записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не
требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно
редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать,
не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать
возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного
в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и
столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

1.     
Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого
устанавливаются фильтры.

2.     
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите
кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные 

3.     
После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся
значки раскрывающих списков.

Для удаления фильтров
выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры,
нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка
и фильтр вкладки Данные 

Фильтры автоматически устанавливаются при
оформлении «таблицы» и автоматически удаляются при преобразовании
«таблицы» в обычный диапазон.

Работа с фильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку
раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр
выборки.

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с
помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в
названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая
отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени
отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества
записей в таблице. Количество столбцов, по которым производится выборка, не
ограничено.

Отбор по значению

Можно выбрать строки по одному или нескольким
значениям одного или нескольких столбцов.

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
производится отбор.

2.     
Отметьте флажками значения, по которым производится отбор. Нажмите
кнопку ОК.

При работе с календарными значениями автоматически
производится группировка данных и выборку можно производить не только по
конкретным значениям, но и по периодам: год или месяц

Отбор по формату

Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов.

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
производится отбор.

2.     
Выберите команду Формат по цвету, а затем в подчиненном меню
выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок. Нажмите кнопку ОК.

Отбор по условию

Можно производить выборку не только по конкретному
значению, но и по условию.

Условие можно применять для числовых значений.

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
производится отбор.

2.     
Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню
выберите применяемое условие.

3.     
При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше
или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский  автофильтр . Значение условия можно выбрать из
списка или ввести с клавиатуры.

Некоторые особенности
имеет применение условий для дат.

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
производится отбор.

2.     
Выберите команду Фильтры по дате, а затем в подчиненном меню
выберите применяемое условие.

3.     
При использовании условий: До, После или Между установите значение
условия в окне Пользовательский 
автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с
клавиатуры. Можно также щелкнуть по кнопке Выбор
даты и выбрать значение даты
из календаря.

Условия можно
использовать при отборе и для текстовых значений.

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
производится отбор.

2.     
Выберите команду Текстовые фильтры, а затем в подчиненном меню
выберите применяемое условие.

3.     
При использовании условий: равно, не равно, содержит, не содержит,
начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на установите
значение условия в окне Пользовательский 
автофильтр . Значение условия
обычно вводят с клавиатуры.

Во всех случаях при
использовании окна Пользовательский
автофильтр одновременно
можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется,
чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется,
чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

Отбор наибольших и наименьших значений

Для числовых значений можно отобрать строки по
наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце.

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
производится отбор.

2.     
Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню
выберите команду Первые 10.

3.     
В окне Наложение
условия по списку  установите
количество (или процент от
общего числа) отбираемых элементов, выберите принцип отбора (наибольшие или
наименьшие значения) и режим отбора: отображение строк с наибольшими или
наименьшими значениями (элементов списка) или
отображение строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном
отношении (% от количества элементов).

 

Отбор по ячейке

Данные можно быстро отфильтровать с помощью
условия, отражающего характеристики содержимого активной ячейки.

1.     
По ячейке щелкните правой кнопкой мыши.

2.     
В контекстном меню выберите команду Фильтр, а затем в подчиненном
меню принцип отбора: по значению в ячейке, цвету ячейки, цвету текста или значку.

Отказ от отбора

1.     
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому
произведен отбор.

2.     
Выберите команду Снять фильтр.

Удаление дубликатов данных

При работе с таблицами может возникнуть
необходимость поиска и удаления повторяющихся данных.

1.     
Выделите одну любую ячейку в диапазоне, в котором необходимо
удалить дубликаты данных.

2.     
В группе Работа с
данными вкладки Данные нажмите кнопку Удалить дубликаты. В окне Удалить дубликаты отметьте столбцы, в которых следует
искать повторяющиеся данные. Нажмите кнопку ОК.

Удалены будут целиком
строки, содержащие в указанном столбце повторяющиеся данные. В информационном
окне с результатами поиска и удаления нажмите кнопку ОК.

Создание примечаний

Одновременно можно создать только одно примечание к
одной ячейке.

1.     
Выделите ячейку, для которой создается примечание.

2.     
Нажмите кнопку Создать
примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Вставить примечание.

3.     
В рамке примечания введите текст примечания.

4.     
По окончании ввода текста примечания щелкните мышью в любом месте
листа за пределами рамки примечания.

По умолчанию в примечании указано имя пользователя. Если примечание необходимо сделать безымянным, имя пользователя можно удалить.

Текст примечания вводится обычным порядком. Для
перехода к новому абзацу используют клавишу Enter.
В примечание можно копировать текст из текстовых редакторов (Word и др.) и из других примечаний.

Количество символов текста в примечании не
ограничено. Если текст не помещается в рамке, перетаскиванием маркеров размер
рамки можно увеличить. При желании размер рамки можно и уменьшить. Размер рамки
можно будет изменить и в последующем, при оформлении примечания.

Отображение и просмотр примечаний

Выборочное отображение примечаний

Можно отображать примечания для отдельных ячеек.

1.     
Выделите ячейку, для которой отображается примечание.

2.     
Нажмите кнопку Показать
или скрыть примечание в
группе Примечания вкладки Рецензирование  или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Показать или скрыть примечание.

Для удобства работы отображенное примечание можно
переместить в любое место листа перетаскиванием за линию рамки.

Для скрытия отображенного примечания выделите ячейку, для которой отображено примечание, и нажмите
кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование  или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
команду Скрыть примечание.

Скрытое примечание будет отображаться обычным
порядком при наведении указателя мыши. Независимо от размещения на листе
отображенного примечания, скрытое примечание всегда отображается рядом с
ячейкой.

Удаление примечаний

1.     
Выделите ячейку или диапазон ячеек с примечаниями.

2.     
Нажмите кнопку Удалить в группе Примечания вкладки Рецензирование  или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Удалить примечание.

Для удаления отображенного примечания можно его
выделить и нажать клавишу Delete.

Лекция10. Microsoft ACCESS 2010. Основные понятия и объекты. 

СУБД
Access входит в пакет офисных программ Microsoft Office и представляет собой
систему управления базами данных (СУБД). Access позволяет легко обрабатывать
большие объемы информации и извлекать из базы данных нужные сведения.
Инструменты программы предоставляют пользователям огромные возможности и в то
же время отличаются простотой и надеж- ностью. Для создания собственной базы
данных достаточно освоить лишь несколько простых операций. Версии Access 2003,
2007, 2010 и 2013 отличаются по функциональности и графическим интерфейсом.
Интерфейс Access 2003 основан на панелях инструментов и главном меню. В версиях
2007, 2010 и 2013 используется «ленточный» интерфейс.

Так
как Access является реляционной СУБД, то ее основа – таблицы. Таблица БД
состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Некоторые поля таблицы могут
быть помечены как ключевые. Через ключевое поле таблица связывается с полем
другой таблицы. Для каждого поля задается формат данных (текстовый, числовой,
денежный, дата/время, счетчик и т. п).

Типы данных в базах

В Access можно определить следующие типы полей:

• Текстовый – текстовая строка; максимальная длина задаётся
параметром «размер», но не может быть больше 255

• Поле МЕМО – текст длиной до 65535 символов

• Числовой – в параметре «Размер поля» можно задать поле:
байт, целое, дейсвительное и т.п.

• Дата/время – поле, хранящее данные о времени.

• Денежный – специальный формат для финансовых нужд, по
сути являющийся числовым

• Счётчик – автоинкрементное поле. При добавлении новой
записи внутренний счётчик таблицы увеличивается на единицу и записывается в
данное поле новой записи. Таким образом, значения этого поля гарантированно
различны для разных записей. Тип предназначен для ключевого поля

• Логический – да или нет, правда или ложь, включен или
выключен

• Объект OLE – в этом поле могут храниться документы, картинки, звуки и т.п.
Поле является частным случаем BLOB – полей ( Binary Large Object ), встречающихся в различных базах данных

• Гиперссылка – используется для хранения ссылок на ресурсы
Интернета. Встречается не во всех форматах баз данных. К примеру, такого типа
нет в dBase и Paradox

Для
ввода данных необходимо перейти в режим таблица. Записи в таблицу можно вводить
с клавиатуры, удалять, копировать, вставлять. Если какое- либо поле было
помечено как обязательное, то перейти к вводу следующей записи нельзя пока его
не заполните. Поля с типом счетчик нумеруются автоматически, а их нумерация в
результате удаления и добавления записей может сбиваться (это в порядке вещей).
По каждому из полей можно выполнять сортировку данных и фильтрацию записей по
задаваемым критериям .

Перед
заполнением таблиц БД их сначала следует связать (кнопка схема данных). Это
один из главных процессов в проектировании базы данных . Существует несколько
видов связей: один-к-одному, один-ко-многим и многие-ко-многим. При создании
записи в случае необходимости можно отметить флажком дополнительные опции:
обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и
каскадное удаление связанных полей.  

Запрос
– это набор инструкций, который можно использовать для обработ ки данных. Чтобы
эти инструкции были выполнены, запрос следует запустить. Запрос не только
возвращает результаты, которые можно сортировать, группировать и фильтровать,
но и с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять
данные.

Отчет
– это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в
печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их
в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для
обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается
практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость
представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко
читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но
содержит за- головки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних
колонтитулов. Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в отчете
содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и т. п.
Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей
отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной
таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в
нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один
или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но
может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета. В
Access есть разные способы создания отчетов.

Графические
формы Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического
интерфейса пользователя для работы с БД. Формы являются важнейшим инструментом,
позволяющим осуществить первоначальную загрузку

Создание
таблиц базы данных

Рассмотрим
последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы
данных. Для создания файлы базы данных:
1. Выполним команду меню Файл|Создать. В окне Создание выберем Новая
база данных. Именуем базу данных, определим папку, в которой будет размещен
этот файл и щелкаем кнопкой мыши на значке Создать. В окне базы данных
выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Конструктор таблиц

 2. В столбец Имя
поля ввести в нужной последовательности имена полей. В столбце Тип
данных выбрать нужный тип данных для каждого поля, использовав кнопку
списка. На вкладке Общие задать свойства полей:
—  Размер поля, нажав в нем кнопку списка (для текстового поля  зададим размер
поля; для числового поля  выберем значение, определяющее длину целого числа,
достаточную для размещения максимального значения поля) 
— Условие на  значение является выражением, которое может быть сформировано с
помощью построителя выражений. Построитель вызывается при нажатии кнопки справа
от строки Условие на значение, в которую выражение должно быть введено.
После ввода выражения в окно построителя и нажатии клавиши <Enter> Access выполняет
синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение.

3. Теперь
определим первичный ключ таблицы. Выделим поле, щелкнув кнопкой мыши на области
маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле во вкладке
Конструктор. Признаком установки ключа является изображение ключа слева
от имени поля. Определим свойства ключевого поля.

4.  Сохраним
созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице, выполнив команду Файл|Сохранить
и введем это имя в окне Сохранения   

 Ввод
данных в таблицы

Ввод записей в
режиме таблицы: 

1.                 
В
окне Области навигации установим курсор на таблице, щёлкнем правой кнопкой мыши
на таблице и выберем в контекстном меню пункт Открыть. Таблица откроется
в режиме таблицы. Заполним строки (записи) открывшейся таблицы в соответствии с
названиями столбцов (полей). Корректность вводимых данных (соответствие
заданному типу поля, размеру и условию на значение, которые определены в
свойствах полей в режиме конструктора) проверяется автоматически при их вводе.
Отслеживается уникальность значений ключевых полей.    Отменить ввод значения в
поле до перехода к другому полю можно, нажав клавишу <Esc> . Для
отмены изменений и в поле, и в записи нажмите клавишу <ESC> два раза.
Переход от одного поля к другому можно выполнить клавишей <Tab>,
<ВПРАВО>, <ВЛЕВО> или переводом курсора. Чтобы перейти к следующему
полю в столбце, нажмите клавишу <ВВЕРХ> или <ВНИЗ>, или щелкните
нужную ячейку. 

2.                 
Размещение
объекта OLE. Рассмотрим вариант внедрения объекта в файл базы данных. Установим
курсор в соответствующее поле таблицы. Щёлкнем правой кнопкой мыши на поле
таблицы и выберем в контекстном меню пункт Вставка объекта.  В окне Вставка
объекта надо отметить переключатель Создать из файлa. Окно Вставка
объекта примет вид, который позволяет ввести имя файла с фотографией. Для
поиска файла можно воспользоваться кнопкой Обзор, по которой выведется
диалоговое окно, позволяющее просмотреть диски|папки и выбрать необходимый
файл.   Флажок Связь по умолчанию не отмечен и, следовательно,
содержимое файла будет введено в поле как внедренный объект. Увидеть содержимое
поля можно через форму или от чет. Дальнейшие изменения файла не будут отражаться
на встроенном объекте. Для введения в поле связанного объекта надо установить
флажок Связь. Это сэкономит место в базе данных и даст возможность
отображать все изменения, вносимые в файл.  В результате заполнения таблицы в
соответствующем поле будет указан вид объекта  «Точечный рисунок».
Для просмотра внедренного объекта необходимо в соответствующем поле установить
курсор и дважды щелкнуть кнопкой мыши.  Для отображения содержимого поля в виде
значка, представляющего файл с документом, надо в окне Вставка объекта
установить флажок В виде значка. Значок может быть использован для
представления связанного объекта. 

Однотабличные
формы 

Форма
на основе таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки,
просмотра и корректировки таблиц, а также как вспомогательная для включения в
какую- либо составную форму. Любая форма, с помощью которой можно
просматривать, вводить или редактировать записи таблиц БД, должна быть
предварительно спроектирована и далее сконструирована средствами Access. Для
создания формы могут быть использованы мастера Access. Однако, точное
формирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанными пользователем
в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм.
Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм.
При конструировании однотабличной формы определяется таблица БД, на основе
которой создается форма, выбираются поля таблицы, которые должны быть
представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, создаются
вычисляемые поля и другие графические элементы: кнопки, выключатели, элементы
оформления, поясняющий текст, рисунки. Для настройки различных элементов форм
используется типовой набор их свойств. Области и элементы формы в режиме
конструктора. Форма в режиме Конструктора форм имеет три области: Область
данных, Заголовок формы, и Примечание формы, которые могут быть
образованы по команде меню Вид|Заголовок|примечание формы. Области формы
наполняются различными графическими объектами. 

Создание:  В
области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны
отображаться в форме. На вкладке Создать в группе Формы нажмите
кнопку Форма.   Будет создана новая форма и отображена в режиме макета.
В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном
отображении данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с
данными. Работа команды «Форма» завершается отображением формы. При этом
появляется панель инструментов Режим формы. Кнопки этой панели по
назначению аналогичны кнопкам панели Таблица в режиме таблицы. Подпись
формы соответствует имени таблицы источника, при сохранении формы можно
подтвердить это имя или изменить его.

Редактирование
формы: 
При открытой форме переход в режим конструктора можно осуществить нажатием в
вкладке Режимы кнопки Режим. Кнопка Режим обеспечена
списком, развернув который можно выбрать необходимый режим представления формы.
После выбора режима конструктора в окне Access появляются панель Конструктор
форм  и Панель элементов. Панель форматирования Формат (Форма/
Отчет) может быть вызвана при активном окне формы по команде меню Вид|Панели
инструментов|Формат (Форма/Отчет).

Создание
заголовка:
Для ввода текста заголовка в полученную форму в окне конструктора расширим
область заголовка формы, установив курсор мыши на границу области данных и
перетаскивая эту границу на нужное расстояние. Для ввода текста заголовка надо
создать графический элемент Надпись. Теперь на панели форматирования
можно выбрать нужный шрифт и другие параметры оформления. Создание элемента Надпись
завершается нажатием клавиши <Enter> или щелчком мыши вне рамки элемента.
Для удаления элемента его надо выделить и нажать клавишу <Del>.

Сохранение
формы
после редактирования. По завершении редактирования формы она может быть
сохранена. Если редактируемая форма еще не сохранялась, выполняется команда
меню Файл|Сохранить  или нажимается кнопка панели инструментов Сохранить.
Можно сохранить форму и при ее закрытии командой Файл|Закрыть
(File|Close) или нажатием кнопки  (Закрыть) окна формы. Далее надо подтвердить
необходимость их сохранения, и в диалоговом окне Сохранение ввести
название в текстовом поле Имя формы. Если редактируемая форма была ранее
сохранена, то для сохранения измененной формы под новым именем над выполнить
команду меню Файл| Сохранить как.

Для перехода в
режим формы из режима конструктора нужно нажать в вкладке Режимы кнопки Режим
и выбрать Режим формы. Для загрузки , просмотра и корректировки данных
таблицы через ранее сохраненную форму в окне: база данных в группе Объекты
надо перейти к строке Формы и ,выделив в рабочей области название формы,
нажать кнопку Открыть.

 Для завершения
создания (редактирования) записи таблицы достаточно перейти к другой записи в
поле номера записи внизу формы. 

Запросы

Рассмотрим процесс
конструирования однотабличного запроса на выборку.

 Использование
логических операций в условии отбора. Пусть надо выбрать предметы, по
которым общее число изучения не более 100, и есть лекции, а также выбрать
предметы, по которым общее число часов больше 150 и число семестров изучения не
более двух. Результат должен содержать наименование предмета (НП), общее число часов
по предмету (ЧАСЫ), количество лекционных часов (ЛЕК) и число семестров (ЧС).
Для создания запроса в режиме конструктора выберем вкладку Создание на
панели быстрого доступа и нажмем кнопку Конструктор запросов.  После
нажатия кнопки появляется окно запроса на выборку в режиме конструктора Запрос1
и диалоговое окно Добавление таблицы. В диалоговом окне выберем таблицу
ПРЕДМЕТ и нажмем кнопку Добавить. Выбранная таблица будет отображена в области
схемы данных запроса. Закроем окно Добавление таблицы. В окне
конструктора перетащим из списка полей таблицы ПРЕДМЕТ поля НП, ЧАСЫ, ЛЕК и ЧС
в столбцы бланка запроса в строку Поле.   Сформулированные в задаче условия
требуют формирования следующего логического выражения:  (ЧАСЫ<=100 AND
ЛЕК<>0) OR (ЧАСЫ>150 AND ЧС<3). Условия из первых скобок запишем в
соответствующих полях ЧАСЫ и ЛЕК первой строки Условия отбора. Условия
из вторых скобок запишем в соответствующих полях ЧАСЫ и ЧС второй строки Условие
отбора. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется
логическая операция . Выполним запрос, нажав на панели конструктора запросов
кнопку Выполнить. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с
записями из таблицы ПРЕДМЕТ, отвечающими заданным условиям отбора. Сохраним
запрос, нажав кнопку Сохранить на вкладке Файл и задав нужное имя
запроса.

Создание
вычисляемых полей в запросах. Вычисляемое поле, включенное в запрос,
позволяет получить новое поле с результатами вычисления, отображаемыми только в
таблице запроса, и не создает полей в исходных таблицах базы данных. Рассмотрим
технологию создания запроса с вычисляемым полем на примере. Пусть необходимо
найти записи о предметах, в которых общее число часов по предмету не совпадает
с суммой часов лекций и практики. Для решения этой задачи рассчитаем разность
между общим числом часов по предмету (поле ЧАСЫ) и суммой часов лекций (поле ЛЕК)
и практики (поле ПР). В ответ включим только те записи, для которых эта
разность не равна нулю. Перетащим в бланк запроса поля НП, ПР, ЛЕК, ЧАСЫ. Для
получения разности создадим вычисляемое поле в пустой ячейке строки Поле,
записав туда выражение: [ЧАСЫ] — [ПР] — [ЛЕК]. Для отбора записей с ненулевым
значением разности в вычисляемом поле в строку Условие отбора введем
<>0 . После ввода выражения система формирует имя вычисляемого поля по
умолчанию- «Выражение 1». Это имя вставится перед выражением. Для изменения
имени установим курсор мыши в вычисляемом поле бланка запроса и нажмем правую
кнопку мыши. В контекстно- зависимом меню выберем Свойства поля, а в
строку Подпись введем новое имя поля- «ЧАСЫ не равны ПР+ЛЕК.  Для
формирования сложного выражения в вычисляемом поле целесообразно использовать
построитель выражений. Построитель позволяет выбрать необходимые имена полей из
таблиц, запросов, форм, знаки операций, функции.

Добавление
текущей даты к странице. Для добавления в отчет текущей даты
воспользуемся встроенной функцией Now(). Для этого создадим в заголовке отчета
свободный элемент, нажав кнопку Поле (Text Box), и зададим в окне его
свойств на вкладке Данные (Data) в строке Данные (Control Source)
выражение =Now(). На вкладке Макет (Format) в строке Формат поля
(Format) выберем значение Полный формат даты (General Date). Подпись этого поля
выделим и удалим.  

Просмотр и
печать отчета. Переход из режима конструкторов в режим
предварительного просмотра осуществим, нажав кнопку Предварительный просмотр
(Report View). Для просмотра ранее созданного отчета нужно выбрать его в окне
базы данных на вкладке Отчеты (Reports) и нажать кнопку Просмотр
(Preview). Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет
напечатан. 

Кнопка Печать
(Print) панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести
отчет на печать.  

Разработка
отчета на основе запроса. 

Запрос
является мощным и удобным средством выборки  взаимосвязанных данных. Поэтому с
помощью запроса можно подготовить данные для сложного отчета. Рассмотрим
технологию создания сложного отчета с использованием запроса на примере
формирования бланка “Экзаменационная ведомость” для группы студентов по
заданному предмету. Бланк должен иметь форму документа, используемого для ввода
данных после внесения оценок преподавателем в этот бланк.

Для
вывода в отчет реквизитов, указанных в проекте макета нужно определить таблицы
– источники и их взаимосвязи.  Для конструирования отчета во вкладке Создание
в группе  Отчеты  нажмем кнопку Констуктор Отчетов. В окне Новый
отчет выберем запрос, который будет источником данных для отчета.    Для
группировки по виду  нажмем кнопку Сортировка и группировка на панели
инструментов конструктора отчетов и заполним поля открывшегося окна.  После
определения группировки в окне конструктора отчета появятся разделы Заголовок
группы «ВИДЗ» и Примечание группы «ВИДЗ».