Продолжение заметки о работе с формами в Word 2007
В предыдущей статье Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы «парой кликов» я быстро пробежался по процессу создания шаблона электронной формы в MS Word 2007, что называется «без единой строчки кода». Однако в реальных рабочих сценариях, таких «форм в себе», для которых нужно еще приложить усилия по извлечению данных, толку не очень много. С другой стороны, все эти предварительные действия по настройке формы может выполнить обычный бизнес-пользователь, а обработка в любом случае — на совести программиста.
В наших изысканиях мы будем исходить из того, что:
Ну что ж, поехали…
Для начала, несколько общих теоретических моментов, которые мы будем использовать в дальнейшем. Для тех, кто знаком с WordprocessingML, это все известно, а остальным, надеюсь, пригодится для понимания того, что мы будем делать дальше (все это, и многое другое можно найти в книге Воутер Ван Вугт «Open XML: кратко и доступно». Где найти книгу и другие ресурсы по OpenXML, смотрите здесь Ресурсы по Open XML). Итак:
Итак, задача сводится к тому, чтобы:
Начнем со связывания. К сожалению, мне не известны удобные (да и не удобные) способы связать элементы управления с узлами источника данных непосредственно из самого Word, однако нам вполне хватить возможностей бесплатной утилиты Word 2007 Content Control Toolkit, которую можно найти на http://www.codeplex.com/dbe.
Запустив эту программу, и выбрав в меню FileOpen наш документ, мы увидим примерно следующую картину:
В левой части перечислены все элементы управления, найденные в документе, а в правой — источники данных в том же документе (у нас пока нет ни одного).
Теперь, чтобы добавить новый источник, мы сначала щелкнем по ссылке «Create a new Custom XML Part», а затем переключимся на закладку «Edit View». На этой закладке можно отредактировать xml c данными вручную, или загрузить ее из внешнего файла. Мы воспользуемся вторым вариантом, после чего вернемся на закладку «Bind View». Теперь можно произвести связывание узлов данных и полей представления. Для этого достаточно схватить мышкой нужный узел в правой части и перетащить его на нужный же контроль в левой. То, что примерно должно получиться в результате, можно увидеть на следующем рисунке:
Теперь нужно только сохранить файл и наша форма со связанным источником готова к использованию.
Остался последний, но, очень важный штрих — как извлечь данные из файла формы? Вот несколько возможных способов:
1. Помня о том, что OpenXML-файл это, по сути своей, простой zip-архив, мы можем распаковать файл данных из этого архива. Принимая во внимание, что Content Control Toolkit складывает файлы Custom XML в одну и ту же папку, их совсем не сложно найти (в нашем случае это файл customXmlitem1.xml):
Несмотря на всю привлекательную простоту данного метода, назвать его удачным нельзя из-за привязки к конкретным именам и путям файлов, которые могут меняться от одной формы к другой (да и просто разные разработчики могут внести несогласованные изменения).
2. Второй способ основывается на использовании Open XML Format SDK. Нам подойдет и первая, и вторая (пока еще CTP) версии. В качестве иллюстрации приведу простейший пример, извлекающий ФИО заявителя и дату подписания:
3. Наконец, могу предложить некоторый промежуточный вариант — использовать PowerTools for Open XML — набор командлетов для оболочки PowerShell 1.0. Если вы имеете опыт использования этой, пока еще довольно новой командной среды, то указанный инструмент Вам очень может пригодится, причем не только для извлечения XML-данных, но и для манипулирования, коментариями, стилями, подписями и даже для преобразования в HTML. Пример использования командлета для извлечения XML-данных и результат его работы:
PS> (Get-OpenXmlCustomXmlData -Path ‘Шаблон заявления на отпуск.docx’ -Part item1.xml).ToString()
<Zajav>
<FIO>Романов М.Л</FIO>
<Period>
<God_nach>2009</God_nach>
<God_kon>2010</God_kon>
</Period>
<Otpusk>
<Data_nach>2009-03-02</Data_nach>
<Data_kon>2009-03-13</Data_kon>
<Data_vih>2009-03-16T00:00:00</Data_vih>
</Otpusk>
<Data_podp>2009-02-25</Data_podp>
</Zajav>
Как видите, ничего особо сложного работа с формами в Word 2007 не имеет.
Кроме того, хочу заметить, что механизм SDT работает в обе стороны, т.е. можно заранее подготовить форму, а затем менять в ней компонент с данными!!! Вот простейший пример, демонстрирующий это:
Наконец, вместо итога, хочется обсудить какие варианты применения и какие ограничения есть у этого механизма.
Пожалуй, это все. Если остались вопросы и неясности, задавайте их в комментариях, постараюсь ответить.
Учебное пособие
Основы работы в текстовом редакторе
Microsoft Office Word 2007
Учебное пособие для студентов всех
специальностей,
а также для повышения квалификации преподавателей в области информационных
технологий
Екатеринбург – 2018
Аннотация
Учебное пособие может быть использовано для
проведения практических занятий по дисциплинам «Информатика», «Информационные
технологии», а также повышения квалификации преподавателей в сфере
использования современных информационных технологий в профессиональной деятельности.
Учебное пособие содержит краткие теоретические
сведения по основным вопросам работы в текстовом редакторе MS Word,
практические упражнения с описанием алгоритма выполнения и упражнения для
самостоятельной работы, отмеченные символом &.
Пособие может быть использовано для
самостоятельного изучения технологий работы с текстовыми документами.
Составитель: Валияхметова Т. С., преподаватель высшей
квалификационной категории «Колледж управления и сервиса «Стиль»
Содержание
1. Запуск программы
2. Интерфейс текстового
редактора MS Office Word 2007
3. Настройка параметров
разметки текстового документа
4. Ввод и редактирование
данных в текстовом
редакторе MS Word
5. Форматирование текста
документа
6. Вставка и форматирование
таблиц
7. Вставка и форматирование
графических объектов
8. Создание документов на
основе шаблонов
9. Применение слияния для
создания и печати писем
и других документов
10. Создание оглавления
1.
Запуск программы
Для запуска
программы MS Word можно использовать команду главного меню Windows: Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2007 или ярлык программы на
рабочем столе.
2. Интерфейс текстового редактора MS
Office Word 2007
Программа MS Word относится к классу программ,
называемых текстовыми редакторами. Текстовые редакторы — это программы для
создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов.
Программа MS Word позволяет:
·
Создавать
и редактировать текстовый документ;
·
Задавать
шрифтовое оформление текста;
·
Задавать
параметры форматирования абзацев;
·
Создавать
маркированные, нумерованные и многоуровневые списки;
·
Создавать
и форматировать таблицы;
·
Работать
с графическими объектами (рисунками, диаграммами, объектами WordArt);
·
Осуществлять
проверку правописания.
Интерфейс программы MS Word схож с интерфейсами
других windows-приложений. Рассмотрим
основные элементы окна программы (рис. 1):
Рис. 1 «Интерфейс программы MS Office Word»
Приведем
назначение основных элементов окна программы:
Строка
заголовка –
отображает название рабочей книги;
Главная кнопка
Office – создание, открытие,
сохранение, печать документа.
Ленты
инструментов:
Главная – редактирование и
форматирование текста;
Вставка – вставка различных объектов
в текстовый документ (таблицы, иллюстрации, связи, колонтитулы надписи,
символы и др.);
Разметка
страницы –
настройка рабочей области, параметры страницы;
Ссылки – вставка и настройка ссылок
в текстовый документ, создание оглавления, предметного указателя и др.;
Рассылки – настройка параметров и
осуществление почтовой рассылки документа;
Рецензирование – поверка правописания,
защита данных текстового документа;
Вид – настройка внешнего вида
окна программы.
Панели
инструментов
— элемент графического интерфейса пользователя, предназначенный для размещения
на нём нескольких команд, схожих по назначению (Формат, Абзац, Таблицы, Иллюстрации
и др.).
Рабочая
область – страница
документа, с предустановленными параметрами разметки.
Запуск программы
приведет к созданию нового текстового документа. В случае необходимости
создания второго документа, сохранения или печати необходимо воспользоваться
главной кнопкой Office 
.
3. Настройка параметров разметки
текстового документа
Перед созданием
текстового документа необходимо настроить параметры разметки страницы, такие
как ориентация листа, поля документа и др.
Для задания
параметров разметки документа предназначена инструментальная линейка «Разметка
страницы».
Рис. 2 «Инструментальная линейка «Разметка страницы»
& Создайте новый документ и
настройте для него следующие параметры: Ориентация листа – книжная; Поля: левое
– 3 см, правое 1,5 см, верхнее и нижнее – по 2
см.
4. Ввод и
редактирование данных в текстовом редакторе MS Word
Для ввода текста
необходимо установить курсор в нужное место документа.
Текст документа
состоит из абзацев. Для перехода на новый абзац необходимо нажать клавишу Enter.
Для преждевременного перехода текстового курсора на новую строку необходимо
нажать сочетание клавиш Shift+Enter, что приведет к
принудительному разрыву строки.
Для удаления
текста используем клавиши Delete или Backspace, предварительно выделив,
удаляемый фрагмент.
Для копирования
или перемещения текстового фрагмента можно воспользоваться соответствующими
командами контекстного меню, нажав правую клавишу мыши (ПКМ) на выделенном
фрагменте, либо сочетанием клавиш Ctrl+C (для копирования), Ctrl+X (для вырезания), Ctrl+V (для вставки).
& Напечатайте текстовый фрагмент:
Полстрочки здесь, полстрочки там…
Кто их расставит по местам?
Два сапога пара, да оба в воду упали.
У семи нянек кулаками не машут.
Старый друг лучше большого таракана.
Чем хвалишься, о того и наберешься.
Скучен день до вечера, коли хвост телкин.
Маленькая рыбка, лучше новых двух.
После драки дитя без глазу
С кем поведешься, на том и провалишься.
Не суйся в волки, коли делать нечего.
Держался Авоська за Небоську, и оба
на левую ногу.
& Используя необходимые операции правки текста
(копирование, удаление, перемещение) привести в порядок известные всем
пословицы.
5. Форматирование текста документа
Форматирование
текста – это
изменение параметров текста, таких как размер и тип шрифта, цвет и
видоизменение текста.
Для
форматирования текста его необходимо выделить и воспользоваться панелями
инструментов, размещенными на ленте Главная.
Рис. 3 «Инструментальная линейка «Главная»
Рассмотрим
подробнее панель «Шрифт» и «Абзац».
С помощью панели
«Шрифт» можно задать тип и размер шрифта, цвет текста и выделение
цветом, видоизменение (курсив, жирный, подчеркивание).
Для вызова
дополнительных параметров шрифта можно вызвать диалоговое окно «Шрифт»,
щелкнув ПКМ по выделенному фрагменту:
Рис. 4 «Диалоговое окно «Шрифт»»
& Используя изученные возможности форматирования текста в MS Word, задать для пословиц соответствующее
шрифтовое оформление:
Для 1-ой – Шрифт Arial, размер – 18, начертание – курсив,
цвет текста – сиреневый;
Для 2-ой – Шрифт Georgia, размер –
12, начертание – полужирный курсив, цвет текста – бирюзовый, подчеркивание –
пунктирной линией;
Для 3-ей – Шрифт Comic Sans MS,
размер – 16, цвет текста – голубой, разряженный интервал на 5 пт, анимация –
фейерверк;
Для 4 –ой – Шрифт Verdana, размер –
24, цвет текста – розовый, смещение вверх на 3 пт, уплотненный интервал на 3
пт, выделение бирюзовым цветом;
Для 5 –ой – Шрифт Times New Roman, размер – 18, цвет текста –
сиреневый, видоизменение – по контуру, все прописные, подчеркивание волнистой
линией;
Для 6-ой – шрифт Arial Black, размер
14, цвет текста – синий, видоизменение – надстрочный знак, разряженный интервал
на 2 пт;
Для 7- ой строки – шрифт Comic Sans
MS, цвет – ярко-зеленый, размер шрифта – первая буква 4 пт с увеличением каждой
последующей буквы на 1 пт;
Для 8-ой – стиль – заголовок 1,
приподнятый, цвет – красный;
Для 9-ой – Шрифт Comic Sans MS, размер – 24, цвет – синий, все
гласные буквы выделить красным цветом;
Для 10-й строки – шрифт Times New Roman, размер – 18, цвет текста – лиловый,
начертание полужирный курсив, видоизменение подстрочный, зачеркнутый.
С помощью панели
«Абзац» можно задать выравнивание, междустрочный интервал, отступы и
границы для абзаца. Для вызова дополнительных параметров абзаца можно вызвать
диалоговое окно «Абзац», щелкнув ПКМ по выделенному фрагменту:
Рис.
5 «Диалоговое окно «Абзац»»
& Наберите текстовый фрагмент и задайте следующие параметры
форматирования:
Выполнить
следующие задания:
1.
Для
основного заголовка установить – шрифт Arial, размер – 24, цвет – синий, разряженный интервал – 3 пт.
2.
Для всех
заголовков правил и законов – шрифт Tahoma, размер – 14, цвет текста – красный, видоизменение – по
контуру, выравнивание – по центру.
3.
Для
формулировок законов, правил и др. – шрифт Times New Roman,
размер – 16, цвет текста – коричневый, выравнивание – по ширине, отступ слева
и справа – 2 см, отступ красной строки – 1,5
см.
4.
Основной
заголовок отделить горизонтальной линией: тип линии – тройная, цвет – красный,
ширина – 2 пт., расстояние от заголовка до линии – 4 пт.
5.
Названия
законов, правил и др. пометить в рамки синего цвета.
Результат
работы сравните с образцом:
Некоторые законы и правила жизни
ПРАВИЛО ВЗАИМОЗАВИСИМОСТИ РИЧАРДА
То, что вы храните достаточно
долго, можно выбросить. Как только вы что-то выбросите, оно вам понадобится.
ЗАКОН САМОЛЕТА
Когда ваш самолет опаздывает,
самолет, на который вы хотели пересесть, улетает вовремя.
ПЕРВЫЙ ЗАКОН ЕЗДЫ НА ВЕЛОСИПЕДЕ
Куда бы вы ни ехали — это в гору
и против ветра.
ЗАКОН ДЖОНСОНА И ЛЭРДА
Зубная боль всегда начинается в
ночь на субботу.
НАБЛЮДЕНИЕ ЭТТОРЕ
Соседняя очередь всегда движется
быстрее
ЗАКОН БУБА:
Утерянное всегда находишь в
последнем кармане.
ЗАКОН СВОЕНРАВИЯ ПРИРОДЫ
Никогда нельзя правильно
определить, какую сторону бутерброда намазать.
СЛЕДСТВИЕ ДЖЕННИНГСА
Вероятность того, что бутерброд
упадет маслом вниз, прямо пропорциональна стоимости ковра.
Достаточно часто
в текстовых документах используются маркированные и нумерованные списки. Для
их задания предусмотрены две кнопки 
и 
, расположенные на панели Абзац инструментальной
линейки Главная.
Остановимся
подробнее на создании многоуровнего списка.
Для создания многоуровнего
списка необходимо:
1.
На
инструментальной панели Абзац выбрать команду Список, а затем
открыть вкладку Многоуровневый.
2.
Выбрать формат
списка, не содержащий слов «Заголовок», а затем нажать кнопку OK.
В документе будет отображен
первый номер списка.
3.
Ввести текст,
нажимая клавишу ENTER после ввода каждого элемента.
Соответствующие номера
автоматически подставляются в начало каждой строки на одинаковом уровне.
4.
Для
перемещения элемента списка на соответствующий уровень нумерации выполните на панели
«Абзац» одно из следующих действий.
—
Чтобы
переместить элемент на более низкий уровень нумерации, щелкните нужный элемент
и нажмите кнопку Увеличить отступ 
.
—
Чтобы
переместить элемент на более высокий уровень нумерации, щелкните нужный
элемент и нажмите кнопку Уменьшить отступ 
.
& Создайте из текстового фрагмента многоуровневый список по образцу:
Программное
обеспечение ПК
1. Общее ПО:
1.A.
Системное
ПО:
—
Операционные
системы
—
Сервисные
системы
—
Утилиты
1.B.
Инструментальные
среды и системы программирования
2. Прикладное ПО:
2.A.
Функционально-ориентированное
ПО:
—
Текстовые
редакторы
—
Электронные
таблицы
—
Поисковые
системы
—
Графические
редакторы
2.B.
Интегрированное
ПО
2.C.
Проблемно-ориентированное
ПО
Вставка и
форматирование таблиц
6. Вставка
и форматирование таблиц
Создать таблицу в
текстовом документе можно несколькими способами:
1. Вставить таблицу, указав ее
размерность (количество строк и столбцов);
2. Нарисовать таблицу.
Для создания
таблицы необходимо активировать инструментальную ленту «Вставка» и нажав
на кнопку «Таблица», выбрать подходящий способ создания таблицы «Вставить
таблицу» или «Нарисовать таблицу».
Рис.
6 «Инструментальная лента «Вставка»
После вставки
таблицы активируются дополнительные закладки «Конструктор», и «Макет»
с помощью которых, можно провести дальнейшее форматирование сетки таблицы.
Для
форматирования границ таблиц можно воспользоваться кнопкой «Границы» 
, расположенной на закладке «Главная».
& Создать и отформатировать таблицу по образцу:
|
Множители |
|||
|
Множитель |
Приставка |
Обозначение приставки |
Пример |
|
109 |
гига |
Г |
Гпа(гигапаскаль) |
|
106 |
мега |
М |
Мом(мегаом) |
|
103 |
кило |
к |
кГц(килогерц) |
|
102 |
гекто |
г |
гл(гектолитр) |
|
101 |
дека |
да |
даН(деканьютон) |
|
10-1 |
деци |
д |
дБ(децибел) |
|
10-2 |
санти |
с |
см(сантиметр) |
|
10-3 |
милли |
м |
мВ(милливольт) |
|
10-6 |
микро |
мк |
мкА(микроампер) |
|
10-9 |
нано |
н |
нс(наносекунда) |
7. Вставка
и форматирование графических объектов
С помощью
закладки «Вставка» можно добавить различные графические объекты в текстовый
документ: рисунки, фигуры, диаграммы, формулы, объекты Smart Art и Word Art.
& Вставьте в текстовый документ произвольную картинку из коллекции клипов MS Office
После вставки
рисунка, активируется дополнительная закладка «Работа с рисунком», с
помощью которой можно отформатировать графический объект.
& Задайте следующие параметры
форматирования для рисунка:
Яркость – обычная;
Контрастность — +20;
Стиль – скошенный прямоугольник;
Эффекты – свечение и рельеф с
произвольными настройками;
Обтекание – по контуру.
С помощью кнопки
«Фигуры» в текстовом документе можно создавать собственные рисунки.
Для создания изображения с
помощью фигур необходимо:
1. Выбрать нужную фигуру из существующего
списка фигур;
2. Нарисовать фигуру, удерживая
ЛКМ и перемещая ее по документу до тех пор, пока не будет достигнут желаемый
размер фигуры;
При выделенной
фигуре активируется дополнительная закладка Средства рисования – Формат,
с помощью, которой можно задать стиль, границы, цвет, объем фигуры, изменить
порядок наложения нескольких фигур и др.
Обычно для
рисования изображения используется несколько фигур, поэтому после того, как все
фигуры, составляющие изображение нарисованы и отформатированы, их необходимо
сгруппировать в единое целое.
Для группировки
фигур необходимо:
1. Выделить все объекты,
входящие в изображение, щелкая по каждой фигуре и удерживая клавишу Ctrl, либо перейти на закладку Главная
– Выделить – Выбор объекта и обвести все объекты, входящие в изображение в
рамку.
2. Нажать ПКМ на любом
выделенном объекте и в появившемся контекстном меню выбрать команду Группировать.
& С помощью фигур нарисовать изображение:
Для создания диаграммы необходимо:
1.
На
закладке Вставка активировать команду Диаграмма;
2.
Выбрать
тип и вид диаграммы и нажать ОК;
3.
В
появившейся электронной книге Excel ввести значения, по которым необходимо построить диаграмму;
4.
Нажать
ЛКМ на пустом месте текстового документа.
Созданную
диаграмму можно отформатировать, выделив ее, и воспользовавшись
активировавшимися закладками, Работа с диаграммой – Конструктор,
Макет, Формат.
& Создайте диаграмму по
образцу:
& Самостоятельно рассмотрите технологию работы с формулами, объектами Smart Art и Word Art и выполните следующие
задания:
1.) Создать
формулу:
2.) Создать
организационную диаграмму с помощью объекта Smart Art
3.)
Создать объект Word Art:
8. Создание
документов на основе шаблонов
Шаблон – это тип документа, при
создании которого создается его копия. Например, резюме – распространенный
документ, часто создаваемый в Word.
Вместо создания структуры резюме с самого начала можно использовать шаблон со стандартным
макетом страницы, шрифтами, полями для ввода данных и стилями. Остается лишь
создать документ на основе подходящего шаблона и заполнить соответствующими
данными.
С помощью
шаблонов можно создавать письма, факсы, отчеты, резюме, планы, открытки,
визитки брошюры и многое другое.
Для создания
документа на основе шаблона необходимо:
1. Нажать кнопку Microsoft Office, а затем выбрать команду Создать;
2. Выбрать подходящий шаблон из
списка Установленные шаблоны;
3. Удостоверившись, что
переключатель стоит в поле Документ, нажать кнопку Создать.
& Создайте резюме на основе шаблона MS Word.
9. Применение
слияния для создания и печати писем и других документов
Слияние
применяется, когда нужно создать набор документов, например, наклейки с
адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков.
Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные данные.
Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные
сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Процесс
слияния состоит из нескольких общих действий:
1. Настройка основного
документа;
2. Подключение документа к
источнику данных;
3. Уточнение списка получателей
или элементов;
4. Добавление в документ
текстовых заполнителей (полей слияния);
5. Предварительный просмотр и
завершение слияния.
Для слияния с почтой используются
команды инструментальной ленты Рассылки:
Рис. 7 «Инструментальная лента «Рассылки»»
Рассмотрим
технологию слияния документов на конкретном примере.
Предположим, что
у нас имеется таблица MS Excel с данными о клиентах нашей компании, которых мы хотим поздравить с
новым годом (рис. 8).
Рис.
8 «Таблица Excel с информацией о клиентах»
Поздравлять будем
с помощью письма:
Уважаемый Алексей
Петрович!
Поздравляем Вас с наступающим Новым Годом, желаем Вам исполнения здоровья
и счастья, а Вашей компании ООО «Монолит» —
творческих успехов и процветания!
С уважением, генеральный директор, Фомин А.А.
Наша задача
состоит в том, чтобы автоматически создать на каждого клиента отдельное письмо,
куда будут подставлены ФИО руководителя и название компании, с
тем, чтобы затем вывести письма на печать.
Для этого
необходимо:
1.) Подготовить
список клиентов в Excel (согласно рис. 
2.) Подготовить
шаблон письма в Word (согласно образцу, приведенному
выше) в формате обычного документа Word c оставленными в нем пустыми местами для вставки
полей из списка Excel.
3.) Выполнить
слияние документов.
Для этого
необходимо открыть шаблон письма в Word и запустить пошаговый мастер слияния на закладке Рассылки – Начать
слияние – Пошаговый мастер слияния.
Этапы
пошагового мастера слияния:
1. Выбрать тип документов,
которые мы хотим получить на выходе после слияния. В нашем случае – письма.
2. Определить, какой документ
будет являться основным для всех будущих однотипных сообщений. В нашем случае –
текущий документ.
3. Выбрать получателей. В нашем
случае необходимо подключить список клиентов в Excel к документу Word. Далее выбрать команду Использование списка и нажать кнопку Обзор,
после этого в диалоговом окне открытия файла указать, где лежит наш файл со
списком клиентов. После выбора источника данных Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор
записей при помощи окна Получатели слияния.
4. Создать письмо. На данном
этапе необходимо указать – куда именно в документ должны попасть данные из
подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в
письме и использовать ссылку Другие элементы, которая выводит полный
набор всех полей списка, из которого необходимо выбрать нужное поле для
вставки.
5. Просмотр писем. На данном
этапе можно предварительно просмотреть результаты слияния.
6. Завершение слияния. Нажать
ссылку Печать, что приведет к отправке всех результатов слияния на печать без
вывода на экран.
& Подготовьте приглашения
на конференцию «Информационно-коммуникационные технологии в образовании» для
руководителей 10 образовательных учреждений с помощью слияния.
10. Создание
оглавления
Часто в
многостраничных текстовых документах создают автоматическое оглавление.
Создание оглавления
и ссылок в документе осуществляется с помощью инструментальной линейки Ссылки:
Рис. 9 «Инструментальная лента «Ссылки»
Для создания
оглавления необходимо:
1. предварительно пометить
элементы, которые требуется включить в оглавление с помощью стилей форматирования
«Заголовок 1» «Заголовок 2» «Заголовок 3».
2. Установить курсор в место
документа, куда будет вставлено оглавление (обычно это начало документа);
3. На вкладке Ссылки в
группе Оглавления и указатели выбрать команду Оглавление,
затем выбрать необходимый стиль оглавления.
Чтобы задать
дополнительные параметры оглавления в раскрывающемся списке выберите команду Оглавление.
& Задания, выполняемые в процессе работы с пособием, скопируйте в один
файл (на отдельные страницы) и задайте для них следующие заголовки:
Редактирование и форматирование
текста
Форматирование абзацев
Работа со списками
Создание и форматирование таблицы
Работа с графическими объектами:
Вставка и форматирование
картинки
Рисование
Диаграмма
Формулы
Объект Smart Art
Объект Word Art
Создайте автоматическое
оглавление в начале документа.
Глава 1
Основы работы в Microsoft Word
1.1. Установка Microsoft Word
Перед тем как начать работу с программой, ее обязательно нужно установить. В процессе установки (инсталляции) на компьютер копируются файлы, необходимые для запуска и корректной работы программы, вносятся изменения в системный реестр. Если сравнить компьютер с жилым домом, то можно сказать, что установка — это заселение в него нового жильца.
Некоторые компании продают компьютеры с уже установленным программным обеспечением, поэтому, возможно, вы никогда не сталкивались с необходимостью инсталляции приложений. Если пакет Microsoft Office, и в частности программа Word 2007, уже установлен на вашем компьютере, вы можете перейти к следующей главе, а к данной обращаться только в том случае, если программу по каким-то причинам нужно будет переустановить или возникнут проблемы в ее работе.
Примечание
Существуют программы, которые не требуют установки, однако это в основном небольшие утилиты, а не такие мощные пакеты, как Microsoft Office.
Установка Microsoft Word, как и многих других программ, начинается с запуска файла setup.exe. Расширение EXE указывает на то, что файл является исполняемым, то есть содержит в себе какую-нибудь программу (в данном случае программу установки). Название файла (setup) переводится с английского языка как «установка». Этот файл находится на диске с установочными файлами Microsoft Office (обычно в корневой папке).
Примечание
Возможно, вам не потребуется запускать этот файл, если при загрузке компакт-диска cработает автозапуск и на экране появится окно установки.
Перед началом установки убедитесь, что на компьютере не запущены никакие приложения Microsoft Office, иначе установка будет невозможна. Программа выдаст соответствующее предупреждение.
Начало установки
В большинстве случаев первым окном установки будет окно для ввода регистрационного ключа продукта (рис. 1.1). Этот ключ вы можете найти на компакт-диске с Microsoft Office. Ключ состоит из 25 символов и требует определенной внимательности при вводе. Лучше, чтобы вам кто-нибудь его продиктовал, — это поможет избежать ошибок ввода. Даже один неправильно введенный символ сделает установку Microsoft Word невозможной. Если вы ошиблись, то не сможете перейти к следующему окну установки, и вам придется исправить ошибку.
Рис. 1.1. Окно для ввода регистрационного ключа
В левом нижнем углу данного окна есть маленькая круглая кнопка со знаком вопроса. При ее нажатии появляется справочная информация по выполняемому шагу установки.
Введите ключ и нажмите кнопку Продолжить.
Появится следующее окно (рис. 1.2). Оно содержит лицензионное соглашение, с условиями которого необходимо согласиться, установив соответствующий флажок. Если этого не сделать, установка Microsoft Office будет прервана.
Рис. 1.2. Окно установки Microsoft Office, лицензионное соглашение
В следующем окне следует выбрать тип инсталляции: с установками, заданными по умолчанию, или с настройкой параметров (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Окно выбора типа установки
При нажатии кнопки Установить будут установлены практически все компоненты Microsoft Office. Состав приложений для установки определен заранее и не может быть изменен. При щелчке на кнопке Настройка появится окно, в котором можно выбрать устанавливаемые компоненты и указать другие параметры инсталляции.
Параметры установки
При нажатии кнопки Настройка появляется окно с тремя вкладками. На вкладке Параметры установки вы можете вручную указать приложения и компоненты, которые будут установлены (рис. 1.4). Такой установкой имеет смысл пользоваться в следующих случаях:
• когда на жестком диске недостаточно свободного места для установки всех приложений Microsoft Office;
• если вы не работаете с некоторыми программами Microsoft Office;
• если вы используете только ограниченный набор компонентов приложений.
Рис. 1.4. Окно для настройки устанавливаемых приложений
Каждое приложение Microsoft Office содержит несколько компонентов. Чтобы развернуть список компонентов, нужно щелкнуть на значке + слева от названия программы. Остановимся подробнее на компонентах программы Microsoft Word (рис. 1.5).
• Поддержка программирования.NET — позволяет программировать Word в Net Framework.
• Файлы быстрого форматирования — файлы для быстрого оформления текста с помощью так называемых экспресс-стилей.
• Фигурные границы страницы — средство для оформления страниц.
Рис. 1.5. Окно с развернутым списком компонентов Word
Кроме того, при выборе устанавливаемых компонентов стоит обратить внимание на Общие средства Office и Средства Office, которые расширяют возможности приложения Office.
В группу Общие средства Office входят, в частности, следующие компоненты.
• Конвертеры и фильтры — различные конвертеры и графические фильтры, которые позволяют приложениям Microsoft Office выполнять преобразование файлов в различные форматы и вставлять в документы рисунки.
• Многоязыковая поддержка — обеспечивает поддержку различных языков и кодировок.
• Организатор клипов — большое количество картинок разнообразной тематики.
• Темы Microsoft Office — набор заданных установок оформления текста (с установленными цветами, шрифтами, заливками и эффектами).
• Шрифты — дополнительные шрифты.
Группа Средства Office содержит, в частности, следующие компоненты.
• Редактор формул.
• Редактор сценариев (Microsoft) — редактор для языка HTML.
• Языковые параметры.
Для каждой программы Microsoft Office, а также для каждого компонента приложений можно указать свой вариант установки. Для выбора варианта необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на треугольнике слева от названия программы (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Меню с вариантами установки компонентов
Для каждого приложения и компонента можно выбрать один из следующих статусов установки.
• Запускать с моего компьютера — компонент (или приложение) установлен и в дальнейшем будет запускаться с жесткого диска.
• Запускать все с моего компьютера — компонент (или приложение) и все его подгруппы установлены и будут запускаться с жесткого диска.
• Устанавливать при первом вызове — это очень удобный вариант, при котором файлы компонента (или приложения) не копируются на жесткий диск до тех пор, пока они не понадобятся пользователю. Как только пользователь к ним обратится, потребуется доступ к компакт-диску или сетевому компьютеру, с которых будут скопированы необходимые файлы.
• Компонент недоступен — означает, что компонент (или приложение) не будет установлен.
После выбора и настройки приложений, а также компонентов, которые будут установлены, можно переходить к следующей вкладке — Расположение файлов.
На этой вкладке можно выбрать папку, в которую будут установлены программы и компоненты Office. По умолчанию путь установки — С:Program FilesMicrosoft Office, но вы можете изменить его при необходимости.
В строке Требуется на диске отображается количество места, которое нужно приложению для установки. При помощи строки Доступно на диске вы можете следить за тем, достаточно ли на жестком диске места для инсталляции. Если свободного места не хватает, не спешите удалять в окне выбора компонентов (см. рис. 1.5) все компоненты, особенно те, функций которых вы не знаете. В таком случае лучше изменить тип установки компонента на Устанавливать при первом вызове (если данный параметр доступен).
Совет
Если у вас недостаточно свободного места на жестком диске и вы не можете установить все необходимые вам приложения Microsoft Office 2007, стоит подумать о том, чтобы установить более раннюю версию пакета, например Office 2003 или XP. В них недоступны некоторые функции, введенные в последней версии Microsoft Office 2007, однако места на жестком диске они занимают меньше. Причем чем более ранняя версия пакета, тем меньше места она занимает на жестком диске.
На вкладке Сведения о пользователе можно указать информацию о владельце данной программы — имя, инициалы и название организации (рис. 1.7). Эти сведения будут использоваться при создании документов Office.
Рис. 1.7. Окно для ввода сведений о пользователе
После задания всех параметров установки нажмите кнопку Установить. Начнется копирование необходимых файлов на жесткий диск. Установка может занять некоторое время (рис. 1.8). Ее продолжительность зависит от количества выбранных компонентов, приложений, а также от мощности компьютера. После окончания инсталляции программа сообщит вам об этом (рис. 1.9). Теперь желательно перезагрузить компьютер.
Рис. 1.8. Установка Microsoft Office
Рис. 1.9. Сообщение об окончании установки
Установка Microsoft Office 2007 поверх более ранних версий
Если на компьютере установлены более ранние версии приложений Microsoft Office, то процесс инсталляции будет немного отличаться от стандартного. После ввода серийного номера появится окно, показанное на рис. 1.10.
Рис. 1.10. Выбор вида установки Microsoft Office 2007 при инсталляции поверх более ранних версий
Это окно отличается от окна, показанного на рис. 1.3, тем, что кнопка Установить в данном окне заменена на Обновить. При нажатии этой кнопки программа удалит все предыдущие версии Microsoft Office и инсталлирует те приложения и компоненты, которые были установлены для ранних версий.
При задании выборочной установки (вариант Настройка) появится окно (рис. 1.11), в котором нужно будет выбрать, удалить предыдущие версии Office (Удалить все предыдущие версии), оставить все версии (Оставить все предыдущие версии) или удалить выбранные приложения Office (Удалить только следующие приложения). Выберите нужный вариант, установив переключатель в соответствующее положение. Затем настройте параметры установки (см. выше) и нажмите кнопку продолжения инсталляции. Надписи на этой кнопке будут различаться в зависимости от выбранного варианта установки: Обновить при удалении предыдущих версий Office или Установить при сохранении предыдущих версий.
Рис. 1.11. Запрос удаления/сохранения на компьютере предыдущих версий Word
В большинстве случаев одновременное присутствие на компьютере двух версий пакета Microsoft Office (особенно с одинаковым набором программ) не рекомендуется, так как это может вызвать сбои в системе. Если все,таки установлены две версии одной и той же программы, то при запуске каждое приложение будет изменять некоторые системные файлы. Это не означает, что вам придется каждый раз переустанавливать программу. В Microsoft Office 2007 предусмотрено автоматическое восстановление приложений. При запуске программы система проверяет наличие всех необходимых файлов и их доступность. Проверяются также записи в системном реестре, относящиеся к отсутствующим и поврежденным файлам, и при необходимости корректируются. Поэтому хоть запуск приложений при одновременной работе с двумя версиями пакета и может занимать больше времени, чем обычно, однако все проблемы будут решены еще до того, как вы начнете работать.
Изменение состава установленных приложений и компонентов
Тип установки Выборочная имеет свои преимущества, однако в некоторых случаях может стать причиной проблем, особенно если такой вариант выбирают неопытные пользователи. Например, указывая компоненты для инсталляции вручную, вы можете не установить поддержку языка для приложений или другой важный компонент. В процессе работы такое упущение даст о себе знать. В этом случае необходимо добавить отсутствующий компонент, сделав следующее.
1. Закройте все открытые приложения Microsoft Office.
2. Выполните команду Пуск → Настройка → Панель управления.
3. Щелкните на значке Установка и удаление программ.
4. В списке установленных программ, выберите Microsoft Office (рис. 1.12) и нажмите кнопку Изменить.
Рис. 1.12. Окно Установка и удаление программ
5. В окне изменения параметров установки выберите вариант Добавить или удалить компоненты (рис. 1.13).
Рис. 1.13. Окно изменения параметров установки Microsoft Office 2007
6. Далее выполняйте те же действия, что и при настройке устанавливаемых компонентов Microsoft Office.
Внимание!
Для добавления компонентов или приложений Microsoft Office вам потребуется компакт-диск с установочными файлами или сетевой ресурс, с которого устанавливается Microsoft Office.
1.2. Запуск программы Microsoft Word
Запустить программу Microsoft Word можно несколькими способами:
• выполнить команду Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007;
• щелкнуть на ярлыке Word на панели быстрого запуска;
• дважды щелкнуть на ярлыке Word на Рабочем столе.
Внимание!
Ярлыки на Рабочем столе и панели быстрого запуска не появляются по умолчанию при установке Microsoft Word, их нужно дополнительно создать при необходимости. Вы можете это сделать разными способами, но самый простой — просто перетащить значок Word из меню Пуск, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Каждый пользователь обычно выбирает тот вариант, который кажется ему наиболее удобным.
Кроме того, запустить Word можно, открыв один из типов файлов, которые с ней ассоциируются. О том, что файл может быть открыт в Word, говорит его значок. Файл можно открыть одним из следующих способов:
• дважды щелкнув на его названии кнопкой мыши в окне программы Проводник или в окне папки;
• щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в окне программы Проводник или в окне папки и выбрав в контекстном меню строку Открыть (рис. 1.14);
Рис. 1.14. Открытие документа Microsoft Word с помощью контекстного меню
• дважды щелкнув кнопкой мыши на названии документа в окне любой другой программы для работы с файлами (например, Total Commander);
• выполнив команду Пуск → Документы.
Внимание!
Открыть документ Microsoft Word последним способом можно только в том случае, если вы работали с ним недавно. В меню Документы находятся документы, которые открывались последними.
Если вы часто используете какой-нибудь документ Word, его ярлык можно вынести на Рабочий стол, чтобы иметь возможность быстро открывать его. Для создания ярлыка сделайте следующее.
1. Откройте папку, в которой хранится документ, и щелкните на его названии.
2. Выполните команду Файл → Создать ярлык или щелкните на названии документа правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Создать ярлык.
3. Щелкните на созданном ярлыке и, не отпуская кнопку мыши, перетащите его на Рабочий стол. Отличить ярлык от исходного документа можно по его значку. Значок ярлыка со стрелкой в левом нижнем углу (рис. 1.15).
Рис. 1.15. Созданный ярлык в окне папки
Таким же образом можно создать ярлык и для самой программы Microsoft Word. Файл запуска программы обычно находится по адресу Program FilesMicrosoft OfficeOffice12WINWORD.EXE.
Если вы не можете найти на компьютере ни одного файла со значком Microsoft Word, а также открыть программу ни одним из указанных способов, возможно, приложение не установлено на вашем компьютере. Чтобы это проверить, сделайте следующее.
1. Откройте Проводник или окно папки.
2. Перейдите в папку Program FilesMicrosoft Office (она может называться и по-другому, например Microsoft Office 2007).
3. Проверьте, есть ли в папке файл WINWORD.EXE.
Если вы нашли этот файл, создайте для него ярлык в удобном для вас месте запуска программы так, как это описано выше. Если файла в папке установки Microsoft Office не оказалось, вам необходимо добавить программу в состав установленных приложений пакета Office. О том, как это сделать, читайте в разд. 1.1.
Возможно, в папке Program Files вы не обнаружите директории Microsoft Office или другой с подобным названием. Это означает, что офисный пакет не был установлен на ваш компьютер. Подробные рекомендации по установке Microsoft Office читайте в разд. 1.1.
1.3. Завершение работы в Microsoft Word
Окно программы Microsoft Word имеет те же элементы, что и другие окна в операционной системе Windows, поэтому завершать работу с программой вы можете привычными способами. Существует несколько вариантов закрытия программы:
• нажать кнопку Office, расположенную в левом верхнем углу окна программы, и в открывшемся меню выполнить команду Выход из Word (рис. 1.16);
Рис. 1.16. Выполнение команды Выход из Word меню кнопки Office
• воспользоваться сочетанием клавиш Alt+F4;
• нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна программы;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на строке заголовка окна Microsoft Word и в появившемся меню выбрать строку Закрыть (рис. 1.17).
Рис. 1.17. Закрытие Microsoft Word при помощи контекстного меню строки заголовка окна программы
Если на момент закрытия в программе открыты файлы, изменения в которых не были сохранены, перед тем как завершить работу, программа попросит вас сохранить изменения. При выполнении одной из операций закрытия на экране появится окно Сохранить изменения в «название_документа»? (рис. 1.18). Для подтверждения сохранения изменений нужно нажать кнопку Да, для отклонения — кнопку Нет. Чтобы вернуться к документу и продолжить работу с ним, следует щелкнуть на кнопке Отмена.
Рис. 1.18. Окно с запросом на сохранение документа
Внимание!
Если при закрытии программы отрицательно ответить на вопрос о сохранении, то несохраненные данные будут утеряны.
1.4. Окно программы
Все программы, которые входят в пакет Microsoft Office, имеют похожий интерфейс. Во всех программах есть рабочая область, панели инструментов, главное меню, область задач. Поэтому, если вы уже знакомы с одной из программ пакета, вам будет нетрудно освоить основы работы и в остальных.
В версии Microsoft Office 2007 интерфейс приложений претерпел значительные изменения по сравнению с предыдущими версиями (рис. 1.19).
Рис. 1.19. Окно Microsoft Word
Внимание!
При разных разрешениях монитора интерфейс окна Word может различаться. Например, при разрешении 1024 × 768 не будут видны некоторые команды и подписи к инструментам, которые будут отображаться при разрешении 1280 × 1024.
Строка заголовка и панель быстрого доступа
Строка заголовка находится в верхней части окна Microsoft Word. Несмотря на то что она занимает совсем немного места, ее функции достаточно важны. Во-первых, она показывает название программы, поэтому по ней можно сразу увидеть, с каким приложением вы работаете в данный момент. Во-вторых, на ней отображается название текущего файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, вместо имени файла будет отображена надпись Документ1 (порядковый номер может быть другим). Это название Microsoft Word по умолчанию дает созданным файлам.
Совет
Создавая новый документ в Microsoft Word, лучше сразу же сохранять его и давать ему имя. Не забывайте также сохранять документ в процессе работы. Несохраненные данные будут утеряны после закрытия программы, а также в результате случайного завершения работы (например, зависания компьютера, отключения источника питания и т. д.).
Строка заголовка также предоставляет доступ к меню (см. рис. 1.17), с которым вы уже познакомились в предыдущем разделе. Это меню появляется при щелчке правой кнопкой мыши на строке заголовка. При помощи команд этого меню можно перемещать окно, изменять его размер и, как вы уже знаете, закрывать программу. Рассмотрим команды подробнее.
• Восстановить — сворачивает окно документа, если оно развернуто во весь экран.
• Переместить — команда доступна, только если окно программы не развернуто во весь экран. При выборе этой команды указатель изменяет вид, после чего можно перемещать окно при помощи клавиш управления курсором (стрелок) (рис. 1.20). Когда перемещение будет завершено, нажмите любую клавишу на клавиатуре или щелкните мышью в любом месте экрана один раз, чтобы принять изменения. Чтобы оставить первоначальный вид окна, нажмите клавишу Esc.
Рис. 1.20. Окно Microsoft Word во время перемещения
• Размер — команда доступна, только если окно программы не развернуто во весь экран. При выборе этой команды указатель принимает вид, показанный на рис. 1.20, после чего можно изменять размер окна при помощи мыши или клавиш управления курсором. Когда операция будет завершена, нажмите любую клавишу на клавиатуре или щелкните кнопкой мыши в любом месте экрана один раз, чтобы принять изменения. Чтобы оставить первоначальный вид окна, нажмите клавишу Esc.
• Свернуть — сворачивает окно программы на Панель задач. Вы можете использовать эту команду, когда вам нужно будет перейти к другому приложению. Вновь вызвать окно Word можно щелчком на кнопке программы на Панели задач (рис. 1.21).
Рис. 1.21. Кнопка Word на Панели задач
• Развернуть — команда доступна только в том случае, если окно программы не развернуто во весь экран. Эта команда разворачивает окно Microsoft Word во весь экран.
• Закрыть — эта команда вам уже знакома. Она служит для закрытия программы и завершения ее работы.
В правой части строки заголовка находятся три кнопки, которые дублируют некоторые команды рассмотренного выше меню. Они являются более удобными, так как для доступа к ним не нужно выполнять дополнительных действий (рис. 1.22).
Рис. 1.22. Кнопки управления окном
Крайняя левая кнопка дублирует команду Свернуть. Она убирает окно программы с экрана.
Кнопка, расположенная в центре, дублирует команды Развернуть и Восстановить. Если окно приложения развернуто во весь экран, с помощью этой кнопки можно восстановить его исходный размер (в данном режиме кнопка называется Свернуть в окно). Если окно свернуто до исходного размера, щелчком на кнопке можно развернуть его во весь экран. Вид кнопки изменяется в зависимости от того, в каком режиме вы работаете. В полноэкранном режиме на ней будет изображен куб, в свернутом — прямоугольник.
Крайняя правая кнопка служит для закрытия Microsoft Word и прекращения ее работы. Данная кнопка дублирует команды Закрыть и Выход из Word, рассмотренные выше.
Если дважды щелкнуть кнопкой мыши в любом месте области заголовка, то окно программы будет свернуто или развернуто во весь экран (в зависимости от того, в каком режиме вы находитесь).
В Word 2007 появился новый элемент интерфейса — панель быстрого доступа, которая находится в левой части строки заголовка (рис. 1.23).
Рис. 1.23. Панель быстрого доступа
По умолчанию на панель быстрого доступа вынесены три команды: сохранение документа, отмена и возврат действия. Эту панель можно настроить: добавить или удалить команды. Для этого щелкните на кнопке Настройка панели быстрого доступа, расположенной в правой части панели (рис. 1.24).
Рис. 1.24. Меню настройки панели быстрого доступа
Данное меню содержит часто используемые команды например создания, открытия, сохранения документа, предварительного просмотра, вставки таблицы. Команды, которые находятся на панели быстрого доступа, отмечены флажком. Чтобы добавить команду на панель, следует щелкнуть на ней (рис. 1.25). Чтобы убрать команду с панели, нужно еще раз щелкнуть на ней в меню настройки.
Рис. 1.25. На панель быстрого доступа добавлена команда открытия документа
Добавить на панель другие команды можно двумя способами. Первый заключается в следующем. Нужно выбрать в меню настройки панели (см. рис. 1.24) пункт Другие команды, в открывшемся окне щелкнуть на команде в левом списке и нажать кнопку Добавить (рис. 1.26). Команда будет перенесена в правый список и в результате появится на панели быстрого доступа. Чтобы с помощью данного окна удалить команду с панели, нужно выделить команду в левом списке и нажать кнопку Удалить.
Рис. 1.26. Окно настройки панели быстрого доступа
Для удобства выбора в области слева могут отображаться не все команды, доступные в Word, а лишь некоторые из них. По умолчанию показываются наиболее используемые команды. Если раскрыть список Выбрать команды из, можно отобразить команды меню Office, команды, размещенные на каждой из вкладок, которые доступны на ленте, команды, которых нет на ленте, макросы. Кроме того, можно выбрать отображение всех команд, которые имеются в Word.
Настроить панель быстрого доступа можно как для всех документов, так и для текущего. По умолчанию панель настраивается для всех документов. Чтобы изменения применялись только к текущему документу, выберите в списке Настройка панели быстрого доступа пункт Для вашего документа (в нем отобразится название файла).
Второй способ добавления команд состоит в использовании ленты — нового элемента Word 2007 (подробнее о ленте читайте ниже). Чтобы добавить на панель команду ленты, нужно щелкнуть на команде правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа (рис. 1.27).
Рис. 1.27. Добавление на панель быстрого доступа команды ленты
По умолчанию панель быстрого доступа располагается над лентой, но можно ее разместить и под лентой. Для этого в меню настройки панели (см. рис. 1.24) выполните команду Разместить под лентой. Чтобы вернуть расположение панели в первоначальное состояние, щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите пункт Разместить панель быстрого доступа над лентой.
Кнопка Office
Меню кнопки Office — это все, что осталось от главного меню предыдущих версий приложения Word (см. рис. 1.16). Некоторые команды перекочевали сюда из меню Файл, знакомого пользователям предыдущих версий программы, некоторые являются новыми.
Конец ознакомительного фрагмента.
Источником
данных (адресной книгой или списком
рассылок) может быть документ почти
любого типа, лишь бы его структура была
понятной текстовому процессору. То
есть, процессор должен различать, где
заканчивается одна запись и начинается
другая, а также как разделены поля данных
внутри записи.
Типы источников данных
На
практике в качестве источников данных
применяют:
-
специально
подготовленные документы Word; -
веб-документы,
имеющие табличную структуру; -
таблицы
баз данных (например, Microsoft
Access); -
электронные
таблицы Microsoft
Excel; -
документы,
подготовленные в специальном программном
средстве, входящем в пакет Microsoft
Office
и интегрированном с Microsoft
Word.
У
встроенного средства Microsoft
Office,
предназначенного для работы с источниками
данных, есть много достоинств, среди
которых простота, удобство, скорость
работы. Но есть у него и существенный
недостаток — его надо наполнять данными,
а это весьма нелегкий труд. Вот почему
в реальной жизни приходится использовать
в качестве источников данных все, что
можно — почтовые базы данных, полученные
из Интернета,
таблицы Access
или Excel,
устаревшие базы данных в форматах dBase,
Clipper,
FoxPro
и т.п.
Текстовый документ как источник данных
Microsoft
Word
очень терпимо относится к источникам
данных и готов принять почти все, что
угодно, даже простые текстовые документы
в формате .txt,
подготовленные в простейшем текстовом
редакторе типа Блокнот.
Надо только принять меры, чтобы четко
и однозначно выразить структуру данных
(отделить друг от друга записи
и значения полей).
Записи
(строки) принято разделять символом
«конец абзаца», то есть нажатием клавиши
Enter.
Поля
(столбцы) друг от друга можно отделять
множеством разных символов, например
символом табуляции (клавишей Tab),
звездочкой, косой чертой, восклицательным
знаком и другими. Обычно применяют точку
с запятой. При этом важно следить, чтобы
во всем документе для этой цели применялся
исключительно один символ и чтобы для
других целей он не использовался.
Имена
полей. Первая
строка текстового файла играет особую
роль. Данные, введенные в нее, воспринимаются
как имена
полей. Таким
образом, первая физическая запись
содержится во второй строке, вторая
запись — в третьей строке и так далее.
Документ Word как источник данных
В
документе Word
есть существенное преимущество перед
обычным текстовым документом — он может
содержать таблицы. В текстовом процессоре
Microsoft
Word
работа с таблицами организована очень
удобно: не надо заботиться ни о каких
символах-разделителях. Таблицы Word
надежно превращаются в источники данных
для документов слияния.
Веб-страница как источник данных
Возможность
использования таблиц Word
в качестве источников данных открывает
перед нами необъятные возможности
использования таблиц (или списков),
размещенных на веб-страницах. Для этого
их достаточно выделить в браузере,
скопировать и вставить в пустой документ
Word,
после чего проверить и отредактировать.
Электронная таблица Excel как источник данных
Таблицы
Excel
тоже можно успешно подключать к Microsoft
Word
в качестве источника данных. При этом
важно иметь в виду простейшие ограничения:
-
таблица
должна располагаться на отдельном
листе Excel; -
данные
первой строки рассматриваются как
имена полей;
-
между
первой строкой (строкой заголовков) и
строками записей нежелательны пустые
строки.
Соседние файлы в папке WORD 2007
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #