What is wrapping text in excel

What is Wrap Text in Excel?

The wrap text feature in excel allows displaying lengthy text strings of a cell in multiple lines. This enhances the readability of the worksheet and ensures that the entire cell data is visible at all times. After wrapping text, the row height increases automatically though the column width stays the same. If one changes the column width, the cell content adjusts itself to fit the new width.

For example, in the following image, wrap text has been applied to the string in cell B2. At the same time, column B has been widened.

The purpose of wrapping text is to prevent the cell data from spilling to the cells on the right. Moreover, it ensures that a text string is not cut by the border of the adjacent cell. Wrapping text is extremely helpful in worksheets that have a lot of content to display at a time.

How to Wrap the Text in Excel?

Wrap text is a formatting feature of Excel, which changes the appearance of a string without changing the string itself. The methods of wrapping text are listed as follows:

• Method #1–Wrap text using the Home tab
• Method #2–Wrap text using the “format cells” window
• Method #3–Wrap text using the keyboard shortcut
• Method #4–Wrap text using line breaks

Note that methods #1 to #3 wrap text automatically, while method #4 wraps text manually. In method #4, line breaks are inserted at the desired place in a cell. A line break serves as a substitute for the wrap text feature of Excel.

Let us discuss the four methods with the help of examples.

You can download this Wrap Text Excel Template here – Wrap Text Excel Template

Method #1–Using the Home tab

The succeeding image shows a long text string in cell A2. We want to wrap this text in cell A2. Use the “wrap text” option of the Home tab.

The steps to wrap text in excel by using the stated method are listed as follows:

Step 1: Select cell A2 whose text string needs to be wrapped.

Step 2: From the “alignment” group of the Home tab, click “wrap text.” The text string of cell A2 is displayed in multiple lines, as shown in the succeeding image.

Notice that even after wrapping text, the width of column A stays the same as that of the other columns. However, the height of row 2 increases when this feature is turned on.

Note 1: “Wrap text” is a toggle button that can be turned on and off to wrap and unwrap the text.

Note 2: To wrap the text of multiple cells simultaneously, select all such cells and press the “wrap text” toggle button.

Method #2–Using the “Format Cells” Window

Working on the text string of method #1, we want to wrap the text in cell A2. Use the “format cells” window of Excel.

Method #3–Using the Keyboard Shortcut

The succeeding image shows a text string in cell A1. We want to wrap this string of cell A1. Use the keyboard shortcutAn Excel shortcut is a technique of performing a manual task in a quicker way.read more for wrapping text.

The steps to wrap text in excel by using keyboard shortcut are listed as follows:

Step 1: Select cell A1 that consists of the string to be wrapped.

Step 2: Press the shortcut keys “Alt+H+W.” For this shortcut to work, first press the “Alt” key and release it. Next, press and release the “H” key followed by the “W” key.

Step 3: Once the “W” key is released, the “wrap text” feature is applied to the cell selected in step 1. The output is shown in the following image.

Method #4–Using Line Breaks

Working on the text string of method #1, we want to perform the following tasks:

• Apply the wrap text feature in cell A1.
• Insert line breaks manually after the strings “enter,” “large,” and “a” in cell A2.
• Compare the results of applying wrap text with inserting line breaks.

Use the keyboard shortcut for inserting line breaks. Note that both cells A1 and A2 should contain the text string of method #1.

The steps to perform the given tasks are listed as follows:

Step 1: Wrap the text in cell A1 by selecting the cell and choosing “wrap text” from the Home tab. The output is shown in cell A1 of the succeeding image.

Step 2: To insert line breaks, place the cursor in that part of the cell where line breaks are to be inserted. Next, press the keys “Alt+Enter” together.

So, first, place the cursor after the string “enter” and press the given shortcut. The line break is inserted at the end of this string. Likewise, insert line breaks after the strings “large” and “a.”

The result is shown in cell A2 of the following image.

Comparison between applying wrap text and inserting line breaks: It must be noted that when a line break is inserted, the “wrap text” feature is automatically turned on in Excel.

Therefore, when “wrap text” is applied, it is applied alone. However, when a line break is added, it is added in combination with “wrap text.”

The line breaks entered in cell A2 will stay in place even if column A is made wider. Moreover, if “wrap text” is turned off but the line breaks are retained, the string of cell A2 appears in a single line. However, the line breaks inserted in step 2 are visible in the formula bar.

In contrast, when the “wrap text” of cell A1 is disabled, the string appears as a single line, in this cell and the formula bar. So, with wrap text in excel, the cell content can regain its initial appearance with a single click of the toggle button.

The Reasons “Wrap Text” Feature may not Work in Excel

The reasons due to which the wrap text feature may not work in Excel are listed as follows:

• It does not work on merged cells. So, cells need to be unmerged before the wrap text feature can be applied to them.
• It does not work if the cell is already wide enough to display the entire text string. In this case, one can insert line breaks to display the cell content in multiple lines.
• It may not be visible if the height of the row has been set at a very low value. To avoid this, make sure that the height of the row adjusts automatically with the application of the wrap text feature in excel.

Note: To ensure that wrapped text is visible at all times, follow either of the listed techniques in Excel:

• Set the row height to adjust automatically. For this, click the “format” drop-down from the “cells” group of the Home tab. Next, choose “AutoFit row height” from the “cell size” option.
• Enlarge the height of the row manually. For this, place the cursor on the lower border of the row label. The row labels are displayed on the left side of the worksheet. Once the “resizing” mouse pointer appears, drag the lower border of the row downwards to increase the row height.

Frequently Asked Questions

Recommended Articles

This has been a guide to wrap text in Excel. Here we discuss how to wrap text in Excel by using the top 4 methods along with shortcuts and examples. You may also look at these useful functions in Excel–

• Format Text in ExcelText formatting in Excel include changing the colour, font name, font size, alignment, font appearance in bold, underlining, italic, background colour of the font cell, and so on.read more
• Separating Text in ExcelThe methods used to separate text in Excel are as follows: 1) Text to Column (Delimited and Fixed Width) 2) Using Excel Formulasread more
• Add Text in Excel FormulaText in Excel Formula allows us to add text values to using the CONCATENATE function or the ampersand (&) symbol.read more
• Change Case in ExcelPROPER, UPPER, and LOWER are the three Excel functions that help in converting the text to proper case, upper case and lower case respectively.read more

Wrap text in a cell

Microsoft Excel can wrap text so it appears on multiple lines in a cell. You can format the cell so the text wraps automatically, or enter a manual line break.

Wrap text automatically

In a worksheet, select the cells that you want to format.

On the Home tab, in the Alignment group, click Wrap Text. (On Excel for desktop, you can also select the cell, and then press Alt + H + W.)

Data in the cell wraps to fit the column width, so if you change the column width, data wrapping adjusts automatically.

If all wrapped text is not visible, it may be because the row is set to a specific height or that the text is in a range of cells that has been merged.

Adjust the row height to make all wrapped text visible

Select the cell or range for which you want to adjust the row height.

On the Home tab, in the Cells group, click Format.

Under Cell Size, do one of the following:

To automatically adjust the row height, click AutoFit Row Height.

To specify a row height, click Row Height, and then type the row height that you want in the Row height box.

Tip: You can also drag the bottom border of the row to the height that shows all wrapped text.

Enter a line break

To start a new line of text at any specific point in a cell:

Double-click the cell in which you want to enter a line break.

Tip: You can also select the cell, and then press F2.

In the cell, click the location where you want to break the line, and press Alt + Enter.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

Источник

Wrap text in a cell

Microsoft Excel can wrap text so it appears on multiple lines in a cell. You can format the cell so the text wraps automatically, or enter a manual line break.

Wrap text automatically

In a worksheet, select the cells that you want to format.

On the Home tab, in the Alignment group, click Wrap Text. (On Excel for desktop, you can also select the cell, and then press Alt + H + W.)

Data in the cell wraps to fit the column width, so if you change the column width, data wrapping adjusts automatically.

If all wrapped text is not visible, it may be because the row is set to a specific height or that the text is in a range of cells that has been merged.

Adjust the row height to make all wrapped text visible

Select the cell or range for which you want to adjust the row height.

On the Home tab, in the Cells group, click Format.

Under Cell Size, do one of the following:

To automatically adjust the row height, click AutoFit Row Height.

To specify a row height, click Row Height, and then type the row height that you want in the Row height box.

Tip: You can also drag the bottom border of the row to the height that shows all wrapped text.

Enter a line break

To start a new line of text at any specific point in a cell:

Double-click the cell in which you want to enter a line break.

Tip: You can also select the cell, and then press F2.

In the cell, click the location where you want to break the line, and press Alt + Enter.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

Источник

Перенос текста в ячейке Excel

Приступая к работе в Microsoft Excel без должной подготовки, пользователь неизбежно столкнется с определенными трудностями, которые специалисту покажутся пустяковыми. Взять, к примеру, такую простую на первый взгляд операцию как перенос текста в ячейке. Пока вы набираете текст, Excel автоматически расширяет его по горизонтали, длинный текст отображается поверх соседних ячеек. А можно ли сделать так, чтобы длинный текст переносился на следующую строку и оставался в той же самой ячейке? Конечно можно, что мы сейчас и продемонстрируем.

Перенос текста в одной ячейке Excel

У нас есть некий длинный текст, который мы хотим разместить в одной ячейке, но так, чтобы он был видим целиком. Мы предложим два варианта размещения текста: без объединения ячеек и с объединением оных. Начнем с первого.

Выделите ячейку мышкой, нажмите по выделенной области правой кнопкой мыши и выберите «Формат ячеек»;

В открывшемся окне настроек на вкладке «Выравнивание» отметьте пункт «переносить по словам» и нажмите «OK»;

Сохранив настройки, можете смело набирать текст в созданной ячейке, не используя символ каретки;

По завершении ввода нажмите Enter . Текст будет сохранен в одной ячейке и останется виден целиком, а ячейка растянется по высоте.

А вот и второй, более простой способ сделать автоперенос текста в ячейке.

Выделите мышкой ячейку, затем на панели инструментов, в блоке «Выравнивание» нажмите пиктограмму «Перенести текст» (смотрите скриншот);

Всё готово, набирайте в ячейке ваш текст, а Excel сама позаботится о переносе его на новую строку в той же ячейке;

Нажмите Enter для сохранения результатов.

Перенос текста в объединенных ячейках Excel

А теперь рассмотрим способ вставки текста с переносом в объединенные ячейки. Для чего это нужно? Всё очень просто: вам может понадобиться крупная ячейка «на фоне» маленьких ячеек, используемых в Excel по умолчанию.

Выделите мышкой или с помощью комбинации Shift + Стрелки нужное количество ячеек;

Нажмите последовательно клавиши Alt → Я → Щ → Б (необязательно с включенным капсом), вследствие чего ячейки тут же будут объединены;

Нажмите на панели инструментов уже знакомую вам пиктограмму «Перенести текст»;

Вставьте в созданную ячейку ваш текст.

Тот же результат можно получить следующим образом:

Выделите требуемое количество ячеек, кликните по выделенной области и выберите в меню опцию «Формат ячеек»;

В открывшемся окне отметьте чекбоксы «переносить по словам» и «объединение ячеек»;

Нажмите «OK» и вставьте в ячейку ваш текст.

Как сделать перенос строки в ячейке Excel

С помощью «горячих клавиш»

Самым простым способом переноса текста внутри ячейки Excel является использование комбинации Alt + Enter .

1. Установите курсор в ячейку и начинайте вводить текст;
2. В том месте, где вы хотите сделать перенос, нажмите Alt + Enter и продолжайте вводить текст с новой строки;

Завершив ввод текста, нажмите ввод. В результате вы увидите весь ваш текст в одной ячейке.

При переносе текста на новую строку с помощью клавиш в ячейке автоматически включается режим «Перенос текста». Чтобы увидеть результат ручного переноса, ширина столбца, в котором находится ячейка, должна быть достаточной, чтобы в ней уместилась фраза целиком до момента переноса, иначе сработает автоперенос по ширине ячейки и результат будет отличаться от ожидаемого

Перенос строки в ячейке Excel формулой

Для переноса текста в ячейках можно также использовать готовые формулы, например, формулу сцепления текста. Она имеет следующий формат:

Где СИМВОЛ(10) — это специальный невидимый символ переноса на новую строку, добавляемый между частями текста. К слову, когда вы нажимаете Alt + Enter , тот же символ переноса добавляется в конце строки. Заключенный в двойные кавычки текст может быть произвольным, это 2 фразы, которые должны быть расположены на разных строках внутри одной ячейки.

Выделите ячейку, вставьте в поле формул указанную формулу с подготовленным текстом и нажмите ввод;

После того объединенный текст будет вставлен, выделите первую ячейку с началом текста и нажмите на панели инструментов кнопку переноса строк, иначе спецсимвол не будет работать;

В результате вторая часть текста будет перенесена в ячейке на новую строку.

Как скрыть длинный текст в ячейке Excel

А сейчас мы рассмотрим обратную ситуацию, когда вставленный в ячейку более или менее объемный текст нужно частично скрыть, но таким образом, чтобы в нужный момент времени его можно было увидеть целиком. Делается это очень просто.

Выделите ячейку и вставьте в нее свой текст так, как есть. Он растянется по всей длине ячеек;

Нажмите ввод, выделите первую ячейку, в которой хотите оставить видимый текст, нажмите по ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню опцию «Формат ячеек»;

В открывшемся окне переключитесь на вкладку «Выравнивание», в выпадающем списке «По горизонтали» выберите значение «с заполнением».

Теперь длинный текст будет скрыт, его отображение ограничится шириной текущей ячейки.

Чтобы увидеть текст целиком, нажмите на ячейку с фрагментом текста. Одинарное нажатие отобразит его только в поле ввода формул, двойной клик — в поле для формул и по всей длине ячеек.

А вот и альтернативный способ.

Выделите ячейку и вставьте в нее свой текст так, как есть. Естественно, он растянется по всей длине ячеек;

Выделите соседнюю, заполненную частью текста ячейку и установите курсор в поле для вставки формул;

После того как выделенная ячейка станет пустой, нажмите пробел, а затем ввод. Лишний текст тут же будет скрыт, останется лишь его фрагмент в первой ячейке;

Если вы хотите видеть немного больше скрытой информации, можете воспользоваться таким способом.

Объедините две или три ячейки с помощью инструмента «Объединить ячейки»;

Вставьте в удлиненную ячейку длинный текст и нажмите ввод. Лишний текст будет тут же скрыт;

Чтобы его увидеть, поступаем так же, как описано в пункте 5 предыдущего раздела.

Ну вот, теперь вы знаете, как можно быстро и без головной боли перенести текст на другую строку в ячейке программы Эксель или спрятать его основную часть. Однако, простота приведенных здесь примеров не должна вводить вас в заблуждение: этот программный компонент Microsoft Office довольно специфичен, и чтобы изучить все его возможности, нужно потратить не одну неделю.

Источник

How to wrap text in Excel

by Svetlana Cheusheva, updated on February 7, 2023

This tutorial shows how to wrap text in a cell automatically and how to insert a line break manually. You will also learn the most common reasons for Excel wrap text not working and how to fix it.

Primarily, Microsoft Excel is designed to calculate and manipulate numbers. However, you may often find yourself in situations when, in addition to numbers, large amounts of text need to be stored in spreadsheets. In case longer text does not fit neatly in a cell, you can of course proceed with the most obvious way and simply make the column wider. However, it’s not really an option when you work with a large worksheet that has a lot of data to display.

A much better solution is to wrap text that exceeds a column width, and Microsoft Excel provides a couple of ways to do it. This tutorial will introduce you to the Excel wrap text feature and share a few tips to use it wisely.

What is wrap text in Excel?

When the data input in a cell is too large fit in it, one of the following two things happens:

• If columns to the right are empty, a long text string extends over the cell border into those columns.
• If an adjacent cell to the right contains any data, a text string is cut off at the cell border.

The screenshot below shows two cases:

The Excel wrap text feature can help you fully display longer text in a cell without it overflowing to other cells. «Wrapping text» means displaying the cell contents on multiple lines, rather than one long line. This will allow you to avoid the «truncated column» effect, make the text easier to read and better fit for printing. In addition, it will help you keep the column width consistent throughout the entire worksheet.

The following screenshot shows how wrapped text looks like in Excel:

How to wrap text in Excel automatically

To force a lengthy text string to appear on multiple lines, select the cell(s) that you want to format, and turn on the Excel text wrap feature by using one of the following methods.

Method 1. Go to the Home tab > Alignment group, and click the Wrap Text button:

Method 2. Press Ctrl + 1 to open the Format Cells dialog (or right-click the selected cells and then click Format Cells…), switch to the Alignment tab, select the Wrap Text checkbox, and click OK.

Compared to the first method, this one takes a couple of extra clicks, but it may save time in case you wish to make a few changes in cell formatting at a time, wrapping text being one of those changes.

Tip. If the Wrap Text checkbox is filled in solid, it indicates that the selected cells have different text wrap settings, i.e. in some cells the data is wrapped, in other cells it is not wrapped.

Result. Whichever method you use, the data in the selected cells wraps to fit the column width. If you change the column width, text wrapping will adjust automatically. The following screenshot shows a possible result:

How to unwrap text in Excel

As you can easily guess, the two methods described above are also used to unwrap text.

The fastest way is to select the cell(s) and click the Wrap Text button (Home tab > Alignment group) to toggle text wrapping off.

Alternatively, press the Ctrl + 1 shortcut to open the Format Cells dialog and clear the Wrap text checkbox on the Alignment tab.

How to insert a line break manually

Sometimes you may want to start a new line at a specific position rather than have lengthy text wrap automatically. To enter a line break manually, just do the following:

• Enter cell edit mode by pressing F2 or double-clicking the cell or clicking in the formula bar.
• Put the cursor where you want to break the line, and press the Alt + Enter shortcut (i.e. press the Alt key and while holding it down, press the Enter key).

Result. Inserting a manual line break turns on the Wrap Text option automatically. However, the line breaks entered manually will stick in place when the column is made wider. If you turn off text wrapping, the data displays in one line in a cell, but the inserted line breaks are visible in the formula bar. The following screenshot demonstrates both scenarios — a line break in entered after the word «owl.

For other ways to insert a line break in Excel, please see: How to start a new line in a cell.

Excel wrap text not working

As one of the most often used features in Excel, Warp Text was designed as simple as possible and you will hardly have any problems using it in your worksheets. If text wrapping does not work as expected, check out the following troubleshooting tips.

1. Fixed row height

If not all wrapped text is visible in a cell, most likely the row is set to a certain height. To fix this, select the problematic cell, go to the Home tab > Cells group, and click Format > AutoFit Row Height:

Or, you can set a specific row height by clicking Row Height… and then typing the desired number in the Row height box. A fixed row height comes in especially handy to control the way the table headers are displayed.

2. Merged cells

Excel’s Wrap Text does not work for merged cells, so you will have to decide which feature is more important for a particular sheet. If you keep the merged cells, you can display the full text by making the column(s) wider. If you opt for Wrap Text, then unmerge cells by clicking the Merge & Center button on the Home tab, in the Alignment group:

3. The cell is wide enough to display its value

If you try to wrap a cell(s) that is already wide enough to display its contents, nothing will happen, even if later on the column is resized and becomes too narrow to fit longer entries. To force the text to wrap, toggle the Excel Wrap Text button off and on again.

4. Horizontal alignment is set to Fill

Sometimes, people want to prevent text from spilling over into next cells. This can be done by setting Fill for horizontal alignment. If later on you enable the Wrap Text feature for such cells, nothing will change — text will still be truncated at the cell’s boundary. To resolve the issue, remove the Fill alignment:

1. On the Home tab, in the Alignment group, click the Dialog launcher (a small arrow in the lower-right corner of a ribbon group). Or press Ctrl + 1 to open the Format Cells dialog box.
2. On the Alignment tab of the Format Cells dialog box, set General for Horizontal alignment, and click OK.

This is how you wrap text in Excel to display longer text on multiple lines. I thank you for reading and hope to see you on our blog next week!

Источник